Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng phần 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA Chủ biên Nguyễn Thị Bích Ngọc GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG Vinh - 2011 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA Chủ biên Nguyễn Thị Bích Ngọc GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG (Giáo trình đào tạo từ xa) Vinh - 2011 Phân cơng biên soạn: - Chủ biên: Nguyễn Thị Bích Ngọc - Các tác giả: Nguyễn Thị Bích Ngọc : Chương đến Chương MỤC LỤC CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ LUẬT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG 1.Khái niệm, đặc điểm phân loại văn hành thơng dụng Vai trò chức văn hành thơng dụng Những yêu cầu văn hành thơng dụng CHƯƠNG 15 SOẠN THẢO CÔNG VĂN 15 Khái niệm chung công văn 15 Soạn thảo công văn 16 CHƯƠNG 24 SOẠN THẢO TỜ TRÌNH 24 Khái niệm chung tờ trình 24 Soạn thảo tờ trình 24 CHƯƠNG 27 SOẠN THẢO BÁO CÁO 27 Khái niệm chung báo cáo 27 Soạn thảo báo cáo 28 CHƯƠNG 33 SOẠN THẢO BIÊN BẢN 33 Khái niệm chung biên 33 Soạn thảo biên 34 CHƯƠNG 38 SOẠN THẢO THÔNG BÁO 38 Khái niệm chung thông báo 38 Soạn thảo thông báo 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG 1.1 Khái niệm: Trong q trình quản lí, để thực chức Nhà nước ban hành văn để tác động lên đối tượng quản lí nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội Văn nhà nước ban hành đa dạng với tên gọi khác như: văn quy phạm pháp luật, văn áp dụng pháp luật văn hành loại có vai trị, mục đích sử dụng khác Văn quản lý Nhà nước có nhiều loại văn quy phạm pháp luật, văn áp dụng pháp luật, văn hành thơng dụng… Trong đó, văn hành thơng dụng sử dụng phổ biến thực tiễn quản lí cịn có nhiều quan điểm khác khái niệm, cách thức phân loại nhóm văn Văn hành thơng thường dùng để truyền đạt thơng tin hoạt động quản lí nhà nước như: Công bố thông báo chủ trương, định hay nội dung kết hoạt động quan, tổ chức; ghi chép lại ý kiến kết luận hội nghị; thơng tin giao dịch thức quan, tổ chức với Nhà nước với tổ chức cơng dân Văn hành thơng thường khơng đưa định quản lí, khơng dùng để thay cho văn quy phạm pháp luật văn áp dụng pháp luật Văn hành thơng dụng văn ban hành chủ thể khác nhằm triển khai thực văn pháp luật cấp trên, điều hành quản lý nội quan; giao dịch công tác quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân; trao đổi thông tin ghi nhận kiện thực tế xảy 1.2 Đặc điểm văn hành thơng dụng - Văn hành có nguồn gốc hình thành từ thực tiễn, xuất phát từ nhu cầu thực tế hoạt động quản lý Nhà nước không pháp luật quy định Đây điểm khác biệt so với văn quy phạm pháp luật văn áp dụng pháp luật nhóm văn ln ban hành chủ thể có thẩm quyền pháp luật quy định - Nội dung văn hành truyền đạt thông tin quản lý, ghi nhận kiện thực tế để phục vụ đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước công văn đôn đốc, cấp đánh giá tình hình thực nhiệm vụ giao đốc thúc cấp hoàn thành nhiệm vụ kịp tiến độ đề mà không đưa thị cụ thể … - Văn hành ban hành để cụ thể hóa văn quy phạm pháp luật, văn áp dụng pháp luật Việc ban hành văn để “chuyển tải thơng tin quản lí” sử dụng để hỗ trợ để đôn đốc, nhắc nhở cấp thực chức năng, nhiệm vụ công tác hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, ghi nhận lại kiện thực tế xảy Văn hành thơng dụng khơng mang tính bắt buộc không đảm bảo thực sức mạnh nhà nước Đây điểm khác biệt rõ nét văn hành với văn quy phạm pháp luật văn áp dụng pháp luật văn chứa đựng quy phạm pháp luật hay mệnh lệnh mang ý chí áp đặt đối tượng thực văn - Văn hành thơng dụng đa dạng, phong phú hình thức (tên gọi) cơng văn, báo cáo, biên bản, tờ trình… Do nhu cầu thực tế, mục đích làm phát sinh việc ban hành loại văn Do đó, nhóm văn đa dạng, phong phú hình thức so với văn quy phạm pháp luật văn áp dụng pháp luật - Mặc dù pháp luật không quy định thẩm quyền ban hành nhóm văn nhóm văn có chủ thể ban hành đa dạng phong phú bao gồm tất chủ thể giao nhiệm vụ tổ chức thực thực hoạt động quản lý Nhà nước có quyền ban hành văn hành Cịn văn quy phạm pháp luật, văn áp dụng pháp luật bị pháp luật giới hạn thẩm quyền ban hành 1.3 Phân loại văn hành thơng thường Văn hành thơng dụng phong phú, đa dạng tên gọi phân loại khác tiêu chí khác Có thể phân loại nhóm văn theo tiêu chí tính độc lập có văn hành ban hành độc lập văn hành phụ thuộc; theo tiêu chí mẫu có văn hành theo mẫu văn hành khơng theo mẫu Theo tiêu chí mục đích ban hành, văn hành bao gồm loại sau: - Văn hành dùng để thơng tin giao dịch Nhóm văn bao gồm: + Cơng văn lọai văn hành dùng để trao đổi, giao tiếp quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức, quan nhà nước với công dân để giải cơng việc lợi ích chung nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu + Tờ trình loại văn hành quan nhà nước, tổ chức sử dụng để đề xuất với cấp có thẩm quyền phê duyệt vấn đề phát sinh hoạt động quan nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu + Báo cáo loại văn hành sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết thực công việc hoạt động quan nhà nước, tổ chức làm sở để đánh giá tình hình quản lý, đề xuất biện pháp, chủ trương + Thơng báo văn hành thơng thường có vai trị truyền đạt thơng tin, việc cho quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết để giải công việc nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu Ngồi ra, nhóm văn cịn có Công điện, đề án, phương án, kế hoạch… - Văn dùng để ghi nhận kiện Các kiện xảy thực tế ghi lại hình thức văn hành làm cho định, hành vi ghi nhận kiện pháp lý phát sinh sở định hành chính, hành vi hành Nhóm văn gồm có biên bản, giấy ủy nhiệm, giấy đường, giấy chứng nhận… + Biên loại văn hành có vai trị ghi nhận lại kiện thực tế xảy làm sở để cấp có thẩm quyền ban hành văn áp dụng pháp luật VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG 2.1 Vai trị văn hành thơng dụng - Văn hành thơng dụng ban hành để cụ thể hóa văn quy phạm pháp luật, văn áp dụng pháp luật - Văn hành thơng dụng ban hành để “chuyển tải thơng tin quản lí” sử dụng để hỗ trợ để đôn đốc, nhắc nhở cấp thực chức năng, nhiệm vụ công tác hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ - Văn hành thơng dụng dùng để trao đổi thơng tin ghi nhận kiện thực tế xảy q trình quản lí 2.2 Các chức văn hành thơng dụng Khi nghiên cứu, soạn thảo sử dụng loại văn quản lý Nhà nước nói chung hay văn hành thơng dụng nói riêng cần xác định rõ chức văn bản, đặc biệt cần gắn liền văn với mục đích sử dụng giúp cho việc định hướng đắn trình hoạt động quan, tổ chức sử dụng chúng có hiệu Văn hành thơng dụng có chức sau: 2.2.1.Chức thông tin: Đây chức loại văn không riêng văn hành chính, văn nói chung chứa đựng truyền tải thông tin từ đối tượng sang đối tượng khác nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin cho đối tượng Chức thông tin văn hành thể việc ghi lại thông tin quản lý, truyền đạt thông tin qua lại hệ thống quản lý) từ quan nhà nước đến nhân dân, giúp quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý đánh giá thông tin thu qua hệ thống thơng tin truyền đạt khác Sự phát triển mặt đời sống xã hội, kinh tế quốc dân kéo theo khối lượng thông tin cần giao dịch, truyền đạt nội quan quan với nhau, quan với tổ chức, cá nhân ngày lớn Và văn loại hình quan trọng sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày tăng hoạt động quản lý hành nhà nước Thơng qua hệ thống văn hành chính, quan thu thập thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành, cụ thể thông tin chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước liên quan đến mục tiêu, phương hướng hoạt động quan Văn hành chứa thường chứa đựng ba loại thông tin sau: - Thông tin khứ: thông tin liên quan đến việc giải trình hoạt động quan quản lý - Thông tin hành: thông tin liên quan đến việc diễn trình hoạt động máy nhà nước; thông tin phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan đơn vị… - Thông tin dự báo: thơng tin mang tính kế hoạch tương lai, dự báo diễn biến đối tượng quản lý biến động hoạt động quản lý Loại thông tin thường chứa đựng văn kế hoạch, đề án, dự án phát triển, loại chương trình cơng tác dài hạn… 2.2.2 Chức quản lý: Đây chức phục vụ cho trình điều hành, tổ chức, kiểm tra hoạt động quan Văn hành phương tiện quan trọng chủ yếu để quan quản lý có tin cậy để nghiên cứu ban hành định quản lý xác, đồng thời truyền đạt cách đầy đủ, kịp thời đến đối tượng cần thiết định Bên cạnh đó, thơng qua văn hành chính, quan theo dõi, kiểm tra hoạt động quan cấp dưới, từ tổ chức hoạt động quản lý đạt hiệu cao 2.2.3 Chức pháp lý: Chức quan trọng chứa đựng văn hành Chức pháp lý văn hành thể hai phương diện chủ yếu sau: Thứ nhất, văn hành sử dụng để ghi lại mệnh lệnh quản lý, quan hệ luật pháp hình thành trình quản lý hoạt động khác quan, tổ chức nhà nước Ví dụ cơng văn cấp ban hành nhằm hướng dẫn cấp thi hành văn quy phạm pháp luật, chứa đựng mệnh lệnh người quản lý theo đối tượng quản lý phải nghiêm chỉnh chấp hành Thứ hai, nhiều trường hợp, văn hành chứng pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể quản lý điều hành công việc quan, tổ chức quản lý Ví dụ biên vi phạm hành coi chứng pháp lý để sở quan nhà nước có thẩm quyền định xử phạt vi phạm vi phạm hành chủ thể vi phạm Ngồi chức pháp lý văn hành cịn tạo nên mối quan hệ cá quan, tổ chức thuộc mày quản lý nhà nước, chủ thể quản lý đối tượng quản lý; tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm chủ thể tạo lập đối tượng tiếp nhận văn Nhận thức rõ tầm quan trọng chức pháp lý chứa đựng văn hành chính, địi hỏi việc xây dựng ban hành văn phải cẩn thận chuẩn mực: phải phù hợp với văn quy phạm pháp luật Nhà nước, phải ban hành thẩm quyền nội dung tức thẩm quyền giải công việc quan, phải ban hành hình thức, thể thức theo quy định pháp luật, đồng thời phải đảm bảo tính hợp lý văn tức nội dung văn phải phù hợp với thực tiễn… 2.2.4 Các chức khác: Bên cạnh chức kể trên, văn hành cịn có chức khác như: - Chức văn hoá-xã hội: văn hành đóng góp vào nguồn tư liệu lịch sử quý giá giúp hình dung tồn cảnh tranh trình độ văn minh quản lý nhà nước thời kỳ lịch sử cụ thể quốc gia - Chức thống kê: thể việc thống kê trình diễn biến công viểc quan, thống kê cán bộ, tiền lương, phương tiện quản lý… Qua giúp cho chủ thể quản lý phân tích diễn biễn hoạt đọng quan, ảnh hưởng nhân tố khác vào trình quản lý, kiểm tra kết công việc qua khối lượng hồn thành Trên sở đánh giá mức độ tăng trưởng hoạt động quan, đơn vị Tuy nhiên, văn phải đảm bảo đưa số liệu xác, đầy dủ, có tính khoa học, khơng gây ảnh hưởng, tác động tiêu cực cho hoạt động quản lý nhà nước Ngồi văn hành cịn có số chức khác như: chức kinh tế … Như vậy, việc xác định nắm vững chức văn hành quan trọng, cần thiết trình nghiên cứu, soạn thảo áp dụng văn vào mục đích khác hoạt động quản lý nhà nước có việc sử dụng văn đạt hiệu cao, kéo theo nâng cao hoạt động quản lý nhà nước quan, đơn vị NHỮNG U CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG 3.1 Yêu cầu nội dung văn hành thơng dụng Là nhóm văn dùng để truyền đạt thơng tin hoạt động quản lí, để đảm bảo chất lượng vai trò sử dụng trình ban hành văn phải đáp ứng yêu cầu sau đây: 3.1.1 Yêu cầu trị Văn hành thơng dụng loại cơng cụ hỗ trợ hoạt động quản lý Nhà nước, đó, ban hành loại văn việc thực hoạt động quản lý Nhà nước, hoạt động mang tính trị Vì vậy, văn phải đảm bảo yêu cầu là: - Nội dung văn phải phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; - Nội dung văn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp phản ánh nguyện vọng đáng đông đảo nhân dân lao động- đối tượng chịu tác động trực tiếp văn 3.1.2 Yêu cầu pháp lí Với tư cách sản phẩm hoạt động quản lý Nhà nước, loại văn quản lý sử dụng quản lý Nhà nước, văn hành phải đảm bảo tính hợp Hiến, hợp pháp tính thống Do đó, văn hành ban hành phải có nội dung phù hợp văn quy phạm pháp luật văn áp dụng pháp luật (với tư cách cụ thể nhóm văn này) - Phải sử dụng văn hành thơng dụng phù hợp với cơng việc giải mục đích chủ thể ban hành quy định pháp luật có liên quan đến loại văn Cho dù, nhóm văn đa dạng phong phú tên gọi mục đích sử dụng, hình thức văn hành có vai trị riêng biệt - Nội dung văn phải thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, không trái với văn cấp trên, có tính khả thi - Văn hành thơng dụng phải có nội dung hợp pháp, ban hành theo hình thức trình tự - Văn phải có nội dung dễ hiểu dễ nhớ, phù hợp với trình độ đối tượng tiếp nhận văn 3.1.3 Văn hành thơng dụng phải phản ánh thật khách quan Hoạt động quản lý hoạt động phải xuất phát từ thực tiễn Thông qua văn hành mà thực tiễn xã hội, thực tiễn quản lý kiện pháp lý phản ánh (thông tin) đến chủ thể quản lý Nhà nước có thẩm quyền để từ có định phù hợp với yêu cầu thực tiễn Vì vậy, yêu cầu thiếu văn hành phải phản ánh chân thực, khách quan thực tiễn Các thông tin sử dụng để đưa vào văn phải xử lý đảm bảo xác (Sự kiện số liệu xác, thực tế, không sử dụng kiện số liệu cũ, thông tin chung chung lặp lại từ văn khác) 3.1.4 Bảo đảm yêu cầu mặt kỹ thuật trình bày văn hành Như hoạt động quản lý nào, yêu cầu thiếu quản lý Nhà nước truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Văn hành thơng dụng phương tiện để chủ thể truyền đạt thông tin mà nội dung văn hành diễn đạt ngơn ngữ, yếu tố kỹ thuật văn Chính vậy, việc đối tượng chịu tác động văn tiếp nhận thông tin từ chủ thể ban hành cách chuẩn xác phụ thuộc nhiều vấn đề Do đó: - Ngôn ngữ cách hành văn phải đảm bảo nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, phổ thông - Đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song đảm bảo tính nghiêm túc, chặt chẽ khoa học - Bảo đảm lơ gích nội dung: quán chủ đề, bố cục, , cách phân chia, xếp phải logic, chặt chẽ - Đảm bảo tính hệ thống văn Mỗi văn phải xem xét xây dựng mối quan hệ biện chứng với văn khác hệ thống văn quản lý nhà nước nói chung Trong văn cần khai triển việc có quan hệ mật thiết với Như vừa tránh tình trạng trùng lặp, chồng chéo nội dung văn vừa giúp cho chủ thể ban hành ban hành nhiều văn để giải công việc định 3.2 Những yêu cầu hình thức văn hành thơng dụng Văn hành thơng dụng có nhiều loại theo hình thức (tên gọi) khác Mỗi loại thức kỹ thuật trình bày khác thể đặc điểm riêng văn bản: Công văn khác với biên bản, thông báo khác với tờ trình… Tuy nhiên chúng có điểm chung tạo thành thể thức văn Hình thức văn quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bao gồm: 3.2.1 Quốc hiệu (tiêu ngữ) Vị trí: Quốc hiệu trình bày vị trí trang trọng trang giấy, phía bên phải chiếm ½ trang giấy Nội dung: quốc hiệu chứa đựng yếu tố quan trọng quốc gia ba phận hợp thành, là: Tên nước, chế độ trị, mục tiêu lí tưởng phấn đấu quốc gia Do vậy, văn nhà nước nhân danh cá nhân, cơng dân phải viết đề mục vị trí trang trọng trình bày Cách thức trình bày: Dịng thứ nhất: Tên nước, chế độ trị “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm Dòng thứ hai: mục tiêu phấn đấu quốc gia “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dịng thứ hai cỡ chữ 13; dịng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ nhằm nhấn mạnh đề mục CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự – Hạnh phúc 3.2.2 Tên quan ban hành văn Vị trí: Tên quan ban hành văn trình bày ngang hàng với quốc hiệu, chiếm ½ trang giấy phía bên trái Cách thức trình bày : viết chữ in hoa đậm, phía có gạch chân 1/3 dịng đến ½ dịng chữ Hiện nay, có hướng viết tên quan ban hành văn pháp luật sau : - Cách thứ nhất: Chỉ ghi tên quan ban hành văn sử dụng quan có vị trí tương đối độc lập với quan cấp trực tiếp Đó là, quan quyền lực, quan quản lí có thẩm quyền chung, quan quản lí có thẩm quyền chun môn trung ương như: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội, Chính phủ, bộ, Tồ án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân cấp, Uỷ ban nhân dân cấp, Chủ tịch nước 10 Thời gian ban hành văn ghi đầy đủ theo thứ tự ngày, tháng, năm số Ả rập Ví dụ: Nghệ An, ngày 11 tháng năm 2011 3.2.5 Tên loại văn Tên loại văn quan, tổ chức ban hành phù hợp với nội dung văn Vị trí: trình bày giữa, đề mục Cách thức trình bày : viết chữ in hoa, khổ lớn, đậm nét (cỡ chữ 14) Trên thực tế có số cách trình bày tên văn sau: - Tên văn + tên loại việc Ví dụ : BIÊN BẢN HỘI NGHỊ VIÊN CHỨC - Chỉ viết tên văn Tương ưứng với loại văn lựa chọn để giải cơng việc chủ thể trình bày tên văn Ví dụ : TỜ TRÌNH THƠNG BÁO Riêng cơng văn khơng trình bày tên văn Đối với cơng văn phần trình bày tên văn ghi “Kính gửi :” sau tên quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc 3.2.6 Trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung phần tóm tắt, ngắn gọn phản ánh khái quát nội dung văn giúp người soạn thảo xác định trọng tâm nội dung văn bản, có tác dụng cá biệt hố văn Vị trí : - Trình bày tên văn Ví dụ : THƠNG BÁO Về kết luận Bộ trưởng Bộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO họp ngày…tháng…năm - Trình bày số, kí hiệu văn Cơng văn BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 1845/BTC-TCT Hà Nội, ngày 18 tháng 02 năm 2009 Về việc hướng dẫn số nội dung thuế TNCN Cách thức trình bày : trình bày bắt đầu chữ “Về việc”, viết chữ thường, đậm nét, gạch chân từ 1/3 đến 2/3 dịng để nhấn mạnh đề mục Ví dụ : Về việc thông qua quy chế chi tiêu nội 3.2.7 Chữ kí, thể thức đề kí, chức vụ người kí Vai trị : đề mục có ý nghĩa xác lập giá trị pháp lí văn pháp luật Vị trí : trình bày góc phải, cuối văn Tuỳ thuộc vào văn pháp luật ban hành quan hoạt động theo nguyên tắc tập thể hay cá nhân thủ trưởng, có loại chữ ký sau : 13 - Chữ ký thay mặt (TM.): Là chữ ký người đứng đầu quan hoạt động theo nguyên tắc tập thể, biểu theo đa số Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Ví dụ: TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CHỦ TỊCH - Chữ ký trực tiếp: kí trường hợp văn ban hành quan hoạt động theo nguyên tắc cá nhân thủ trưởng Đây chữ kí người đứng đầu quan tự định biểu theo đa số ( bộ, quan ngang bô, người đứng đầu quan nghiệp Bộ trưởng, Viện trưởng, Giám đốc ) Ví dụ : HIỆU TRƯỞNG - Chữ ký ký thay (KT.): Là chữ ký cấp phó ký thay cấp trưởng cấp trưởng uỷ quyền Ví dụ: KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG - Chữ ký thừa lệnh (TL.): Là chữ ký trưởng đơn vị cấp trực tiếp chủ thể có thẩm quyền ban hành văn bản, giải cơng việc đơn giản Ví dụ: TL HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO Đối với thể thức kí văn bản, sau chức vụ lãnh đạo chủ thể ban hành văn chữ kí chủ thể ghi đầy đủ họ, tên người kí văn 3.2.8 Dấu văn Sau văn pháp luật người có thẩm quyền kí thể thức, văn phải đóng dấu Khơng phép đóng dấu chưa có chữ kí Dấu đóng chiều, ngắn trùm lên 1/3 đến1/4 bên trái chữ kí 3.2.9 Nơi nhận Vị trí: trình bày ngang hàng với chữ kí, bên tay trái Cách trình bày: viết chữ thường, in nghiêng, cỡ chữ nhỏ chữ trình bày nội dung văn Phần nơi nhận người soạn thảo phải xác lập số địa nơi nhận văn sau : - Cơ quan có chức kiểm tra, giám sát việc thực văn (cơ quan cấp để báo cáo) - Cơ quan phối hợp thực văn (quan ngang cấp) - Đối tượng thực văn (đối tượng thi hành) - Lưu (đơn vị lưu giữ văn đơn vị trực tiếp soạn thảo văn bản) Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” “VP” đơn vị soạn thảo “TCCB” Ví dụ: Nơi nhận: - Tỉnh ủy, HĐND (để b/c); - Như kính gửi (để t/h); - Lưu: VP, SNV 14 CÂU HỎI ÔN TẬP Khái niệm đặc điểm văn hành thơng dụng Phân loại văn hành thơng thường Vai trị chức văn hành thơng dụng Yêu cầu nội dung văn hành thơng dụng 15 CHƯƠNG SOẠN THẢO CƠNG VĂN KHÁI QT CHUNG VỀ CƠNG VĂN 1.1 Khái niệm: Cơng văn hình thức văn hành dùng phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp Công văn trở thành phương tiện giao tiếp thức quan nhà nước cấp với cấp quan nhà nước ngang cấp; quan nhà nước tổ chức; quan nhà nước với công dân Thậm chí tổ chức xã hội doanh nghiệp hoạt động hàng ngày sử dụng công văn để thực hoạt động thông tin giao dịch nhằm thực chức nhiệm vụ Cơng văn lọai văn hành dùng để trao đổi, giao tiếp quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức, quan nhà nước với cơng dân để giải cơng việc lợi ích chung nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu 1.2 Phân loại công văn Công văn nhiều chủ thể sử dụng làm phương tiện hoạt động quản lí, có nhiều loại cơng văn chứa đựng nội dung chuyển tải khác Dựa vào nội dung, mục đích sử dụng mối quan hệ chủ thể ban hành, công văn phân chia thành loại sau: 1.2.1 Công văn cấp ban hành: - Công văn đạo, yêu cầu, đôn đốc, nhắc nhở - Công văn hướng dẫn thực văn công việc - Công văn giải thích - Cơng văn trả lời đề nghị cấp - Công văn chấp thuận, cho phép - Công văn thăm hỏi 1.2.2 Công văn cấp ban hành: - Cơng văn trình cấp đề án, kế hoạch - Công văn đề nghị, xin ý kiến giải công việc - Công văn tiếp thu, phê bình - Cơng văn cảm ơn 1.2.3 Cơng văn chủ thể ngang cấp ban hành: - Công văn giao dịch, trao đổi ý kiến - Công văn đề nghị phối hợp, giải công việc; - Công văn từ chối 1.2.4 Công văn Nhà nước gửi cho công dân - Cơng văn hướng dẫn, giải thích - Cơng văn trả lời Như vậy, thấy cơng văn sử dụng để giải nhiều công việc khác số loại công văn phong phú đa dạng Sự khác biệt rõ rệt văn pháp luật với công văn thể hiện, văn pháp luật cấp ban hành ln mang tính áp đặt cấp mà khơng có chiều ngược lại, cịn cơng văn cấp trên, cấp chí quan, tổ chức ngang cấp với có thẩm quyền ban hành 1.3 Mục đích sử dụng cơng văn Cơng văn quan nhà nước, tổ chức sử dụng để giải công việc sau: 16 - Trình cấp đề án, chương trình, kế hoạch công tác; - Chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ cho cấp dưới; - Hướng dẫn thực nội dung văn quy phạm pháp luật cấp ban hành hướng dẫn công việc cụ thể - Cấp đề nghị cấp giải cơng việc vấn đề mà cấp cịn vướng mắc; - Cấp trả lời công văn đề nghị cấp dưới; - Để thơng báo sách, chế độ công tác quan; - Để trao đổi thông tin nhằm thực thống quy định pháp luật lĩnh vực hoạt động quan; - Để thăm hỏi, cảm ơn quan, tổ chức khác… 1.4 Yêu cầu soạn thảo công văn Công văn văn hành đa dạng loại hình nhằm giải nhiều vấn đề hoạt động quản lí ban hành người soạn thảo phải thực yêu cầu sau: - Khi soạn thảo phải tuân thủ quy định pháp luật hành thể thức, kỹ thuật trình bày ( Thơng tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ quy định thể thức văn hành chính) - Mỗi công văn chứa đựng chủ đề người soạn thảo phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, xác Nội dung xoay quanh nhằm giải vấn đề nêu - Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề - Sử dụng ngơn ngữ hành cơng vụ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao Khơng dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa hay từ địa phương, tiếng lóng… Khi soạn thảo cơng văn phải sử dụng văn phong phù hợp với thể loại cơng văn, có lập luận chặt chẽ cho quan điểm đưa như: + Cơng văn đề xuất phải nêu rõ lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Cơng văn tiếp thu ý kiến phê bình dù hay sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, nêu bật lý khách quan, chủ quan có dẫn, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác + Cơng văn từ chối phải dùng từ ngữ lịch có động viên, an ủi song làm bật tính ngun tắc cơng việc + Cơng văn đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc bảo đảm tính nghiêm túc nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu công việc chậm trễ, khơng hồn thành kịp thời + Cơng văn thăm hỏi ngơn ngữ phải thể quan tâm chân tình, khơng chiếu lệ, sáo rỗng - Đối với cơng văn hướng dẫn: Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hướng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ SOẠN THẢO CƠNG VĂN Kết cấu (bố cục) cơng văn: - Quốc hiệu (tiêu ngữ) - Tên quan ban hành công văn - Số ký hiệu công văn - Địa danh thời gian gửi công văn - Chủ đề nhận công văn (cơ quan cá nhân) - Trích yếu nội dung - Nội dung cơng văn - Chữ ký, đóng dấu 17 - Nơi gửi 2.1 Cách thức soạn thảo hình thức cơng văn Hình thức cơng văn có số điểm đặc thù so với văn khác là: - Cơng văn khơng có tên văn - Trích yếu nội dung viết số, kí hiệu - Mở đầu cơng văn trình bày địa nơi cơng văn gửi đến thơng qua từ “Kính gửi” (Khi cơng văn gửi đến nhiều chủ thể dựa vào địa vị pháp lí chủ thể để xếp từ cao đến thấp Nếu cùng có địa vị pháp lí ngang xếp theo mức độ liên quan Nếu có nhiều chủ thể thuộc đối tượng khác xếp theo thứ tự từ nhà nước, tổ chức, cá nhân.) Hình thức cơng văn thể sau: UBND TỈNH A CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ Y TẾ Độc lập – Tự – Hạnh phúc A, ngày… tháng … năm… Số: … /SYT - NVY Về việc … Kính gửi: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………… Nơi nhận: - Như kính gửi; - Lưu: VT, NVY GIÁM ĐỐC 2.2 Cách thức soạn thảo nội dung công văn Nội dung công văn người soạn thảo trình bày theo kết cấu nghị luận, bố cục nội dung không phân chia thành điều, khoản, điểm số văn pháp luật Cơ cấu nội dung công văn bao gồm ba phần: - Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết cơng văn - Phần nội dung chính: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ quan gửi công văn - Phần kết thúc: Thể nghi thức (thường lời chào) 2.2.1 Soạn thảo phần mở đầu cơng văn Phần người soạn thảo trình bày rõ ràng sở, lý do, mục đích ban hành cơng văn: giới thiệu tổng qt nội dung vấn đề trọng tâm mà công văn cần giải đưa làm rõ mục đích, yêu cầu vấn đề cần đề cập nội dung cơng văn Người soạn thảo phải trình bày lí ban hành Phần mở đầu công văn trả lời câu hỏi văn đời dựa sở nào? Tại phải ban hành văn bản? với mục đích chuyển tải nội dung “Ai yêu cầu làm gì?” Cách thức soạn thảo: - Dựa nguyên tắc chung phần mở đầu bao gồm sở pháp lí sở thực tiễn Tuy nhiên, sở pháp lí khơng bắt buộc phải có ban hành công văn sở thực tiễn luôn phải trình bày phần mở đầu cơng văn với việc sử dụng trạng ngữ thời gian đầu câu 18 - Đối với công văn để giải thích cơng việc cấp hướng dẫn đối tượng thực phải dựa văn pháp luật hướng dẫn làm phần mở đầu Ví dụ: Kể từ Tổng Cục trưởng Tổng cục thuế ban hành thông tư số…/TTBTC, ngày…tháng …năm … của… việc áp mã thuế cá nhân Để thực việc áp mã thuế thống Tổng cục trưởng Tổng cục thuế yêu cầu Cục thuế thực biện pháp sau: Nếu cần ban hành công văn để đề nghị cấp cho ý kiến đạo nhân sự, mở đầu phải nêu mục đích nhằm kiện tồn tổ chức quan, đơn vị; Nếu công văn trao đổi công việc quan liên quan, mở đầu phải nêu vướng mắc triển khai cơng việc Nếu cơng văn trả lời mở đầu phải nêu lý ban hành cơng văn nhận cơng văn đề nghị cấp dưới… Ví dụ: “Trong thời gian gần tình trạng vệ sinh an tồn thực phẩm địa bàn thành phố Hà Nội…để bảo đảm…” Ví dụ: "… Năm học …… kết thúc Nhà trường xin hướng dẫn để khoa, phòng, ban làm báo cáo tổng kết theo nội dung sau …" 2.2.2 Soạn thảo nội dung cơng văn Nội dung phần quan trọng nhất, có vai trị triển khai cụ thể chủ đề phần mở đầu đề cập Tuỳ theo công việc cần giải mà nội dung công văn khác Thông thường cơng văn đời có vai trị giải loại việc cụ thể, nội dung phải giải trọn vẹn cơng việc Cần đề xuất cấp giải cơng việc nội dung thể cụ thể đề xuất đó; cần trình cấp đề án, chương trình, kế hoạch, dự thảo văn bản… nội dung cơng văn tồn đề án, chương trình… Nếu cần thơng báo cho đơn vị trực thuộc thơng tin nội dung thông tin cần thông báo cần hướng dẫn quan, đơn vị trực thuộc thực thống cơng việc đó, nội dung rõ cách thức tiến hành công việc Cần trao đổi với quan hữu quan để dẽ dàng thực cơng việc cịn vướng mắc nội dung vướng mắc cơng việc triển khai thực tế… Như vậy, người soạn thảo phải tùy theo loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết trình bày phần nội dung cần xếp ý từ mức độ quan trọng đến quan trọng để làm bật chủ đề cần giải 2.2.3 Soạn thảo phần kết luận cơng văn Phần có nhiệm vụ tổng kết, thâu tóm, củng cố chủ đề trình bày phần trên, đồng thời thể mong muốn chủ đề thực có hiệu thực tế Phần cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực u cầu (nếu có) Ngồi ra, phần kết luận công văn cần lưu ý xác lập lời chào chân thành, thể thái độ lịch trước kết thúc “Xin trân trọng cảm ơn” “Xin chân thành cảm ơn” “…xin cám ơn hợp tác Quý quan”… - Nếu công văn cấp ban hành gửi cấp trên, phần kết thể mong muốn cấp quan tâm, tạo điều kiện để đề xuất thực Nếu công văn cấp ban hành yêu cầu cấp thực hiện, phần kết luận thường khẳng định lại yêu cầu cấp tổ chức thực triển khai thực có hiệu thống nội dung công việc Nếu công văn trao đổi để giải vướng mắc 19 thực cơng việc có liên quan, phần kết thể mong muốn quan phối hợp, cho ý kiến giải vướng mắc trên… 2.3.Soạn thảo nội dung số loại công văn 2.3.1 Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở: - Mở đầu: nhắc lại tên văn pháp quy chủ trương kế hoạch triển khai - Nội dung chính: + Tóm tắt tình hình thực hiện, thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, lệch lạc cần chấn chỉnh + Những phương hướng yêu cầu + Biện pháp áp dụng - Kết thúc: yêu cầu đơn vị, sở …… thực (sữa chữa) Ví dụ: Nội dung công văn đôn đốc Chấp hành Chỉ thị số:… /CT-UBND ngày…tháng… năm… UBND thành phố A thực quy chế, chế độ báo cáo, UBND quận có Cơng văn số:…/ UBND-VP, ngày… tháng… năm…về việc chấn chỉnh công tác thực báo cáo phòng, ban trực thuộc UBND phường Đến nay, số đơn vị chấp hành tốt Tuy nhiên cịn tình trạng nộp báo cáo chậm, thực không đầy đủ loại báo cáo (tuần, tháng, năm) làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình phục vụ cơng tác đạo điều hành lãnh đạo quận, không kịp thời báo cáo cho UBND thành phố UBND quận biểu dương đơn vị chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo, đồng thời phê bình nhắc nhở đơn vị chưa thực tốt yêu cầu thủ trưởng đơn vị phải quan tâm theo dõi thực chế độ báo cáo quy định 2.3.2 Công văn giải thích: - Mở đầu: nêu tên văn pháp luật tên văn cấp Ủy Đảng - Nội dung: + Nêu chủ trương văn + Giải thích yêu cầu đặt văn + Các biện pháp tổ chức thực hiện, chủ thể có trách nhiệm qn triệt thi hành, chủ thể có trách nhiệm phối hợp - Kết thúc: phân tích ý nghĩa, tác dụng văn kinh tế, trị, xã hội Nêu mục đích chủ trương, sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành) 2.3.3 Công văn phúc đáp: - Mở đầu: trả lời công văn số … ngày … / … / … của… vấn đề… Nội dung: + Nêu nội dung trả lời vấn đề mà quan, đơn vị khác thư riêng, đơn khiếu nại cá nhân, yêu cầu quan giải yêu cầu hay trả lời thắc mắc + Nếu không trả lời chưa thể trả lời nêu lý hợp lý (có thể khơng đủ kiện để giải đáp thắc mắc yêu cầu đặt ra) - Kết thúc: nhận cơng văn này, cịn điểm chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến Chúng sẵn sàng trả lời thêm Ví dụ: Nội dung cơng văn phúc đáp UBND quận có nhận đơn đề ngày… bà… cư ngụ tại… xin xem xét, giải việc ông… chiếm dụng nhà số… Qua xem xét hồ sơ, UBND quận trả lời sau: 20 Căn nhà bà mua ông… thuộc sở hữu tư nhân, nên không thuộc thẩm quyền giải UBND quận Nếu có nhu cầu, bà gửi đơn khởi kiện tòa án nhân dân để xem xét giải theo thẩm quyền Trân trọng kính chào 2.3.4 Công văn đề nghị (gồm yêu cầu chất vấn) - Mở đầu: nêu mục đích vấn đề đặt (theo chức năng, nhiệm vụ, theo thông baó, theo quảng cáo …… quý quan …… vào trách nhiệm, nghĩa vụ ông, bà …) - Nội dung: + Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề + Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp) - Kết thúc: mong quý quan …; ông, bà …… sớm trả lời cho biết Xin chân thành cám ơn! Ví dụ: Nội dung cơng văn đề nghị Năm học 2000-2001 ngành Giáo dục Đào tạo quận đóng góp nhiều thành tích xuất sắc vào nghiệp giáo dục quận thành phố Trong có nhiều đơn vị, cá nhân nỗ lực phấn đấu vượt qua khó khăn, hồn thành nhiệm vụ giao, góp phần quan trọng vào kết chung ngành Giáo dục Đào tạo Để động viên phong trào thi đua ngành năm tới, UBND quận kính đề nghị UBND thành phố…, thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng thành phố, sở Giáo dục Đào tạo thành phố xét khen thưởng cho đơn vị cá nhân thuộc ngành Giáo dục Đào tạo quận… (có tên theo danh sách đính kèm) Kính mong chấp thuận Ví dụ: Nội dung cơng văn chấp thuận Xét đề nghị Sở Tư pháp thành phố Công văn số 103 /STP- VP ngày 11 tháng 02 năm 1999, UBND thành phố có ý kiến đạo sau: Chấp thuận cho Sở Tư pháp thành phố tổ chức in ấn, phát hành số loại biểu mẫu, sổ sách hộ tịch sau đây: - Đơn xin đăng ký khai sinh (dùng trường hợp có yếu tố nước ngồi) - Đơn xin đăng ký khai tử -Sổ đăng ký, nhận cha, mẹ, (in theo số lượng đăng ký UBND quận, huyện) - Sổ đăng ký giám hộ Giao cho UBND quận huyện in ấn phát hành loại biểu Mẫu hộ tịch khác UBND phường, xã sử dụng Sở Tư pháp thành phố chịu trách nhiệm hướng dẫn cụ thể in ấn biểu mẫu Việc in ấn, phát hành loại biểu mẫu, sổ sách hộ tịch nêu phải theo quy cách, nội dung kích cỡ mẫu Bộ Tư pháp hướng dẫn 2.3.5 Công văn mời họp, mời dự hội nghị, đại hội: - Mở đầu: nêu mục đích đại hội, hội nghị, họp - Nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung nghị (nếu hội nghị đề cập số nội dung trình bày tóm tắt) + Thành phần tham dự + Thời gian đại hội, hội nghị khai mạc + Địa điểm 21 Chú ý: yêu cầu người sử dụng mang theo tài liệu, báo cáo giấy tờ có liên quan khác điều kiện vật chất khác lưu ý đại biểu phần cuối tờ công văn - Kết thúc: + Yêu cầu đại biểu có mặt thành phần (nếu u cầu đại biểu có chức vụ định, khơng chấp nhận người thay) + Nếu không giới hạn thành phần kết thúc cần: Mong có mặt đại biểu Mẫu Cơng văn: Ví dụ: Cơng văn Bộ Tài hướng dẫn chun mơn nghiệp vụ BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 1845/BTC-TCT Hà Nội, ngày 18 tháng 02 năm 2009 Về việc hướng dẫn số nội dung thuế TNCN Kính gửi: Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Thực giải pháp cấp bách Chính phủ nhằm ngăn chặn suy giảm kinh tế, trì tăng trưởng, bảo đảm an sinh xã hội, Bộ Tài ban hành cơng văn số 16181/BTC-TCT ngày 31/12/2008 sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) số khoản thu nhập chịu thuế có nguồn gốc phát sinh từ năm 2008 trở trước Trong trình thực hiện, theo phản ánh của số Cục thuế, đơn vị chi trả thu nhập cá nhân nộp thuế, sau báo cáo xin ý kiến đồng ý Thủ tướng Chính phủ nêu cơng văn số 657/VPCP-KTTH ngày 03/02/2009 Văn phịng Chính phủ, Bộ Tài hướng dẫn sau: Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công: Thu nhập từ tiền lương, tiền cơng, tiền thưởng,… có nguồn gốc phát sinh từ kết sản xuất kinh doanh năm 2008 chi trả sau 01/01/2009 áp dụng tính nộp thuế theo Luật thuế TNCN Đơn vị chi trả thu nhập cá trách nhiệm tính số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ, đồng thời thực việc tạm giãn nộp thuế từ ngày 01/01/2009 đến hết ngày 31/5/2009 theo hướng dẫn khoản 1, Điều Thông tư số 27/2009/TT-BTC ngày 06/02/2009 Bộ Tài hướng dẫn giãn thời hạn nộp thuế TNCN Trường hợp, trước ngày ban hành văn này, đơn vị chi trả thu nhập tính khấu trừ thuế theo Pháp lệnh thuế thu nhập người có thu nhập cao năm 2008 điều chỉnh lại theo hướng dẫn văn để người nộp thuế hưởng ưu đãi giãn thời hạn nộp thuế Trường hợp đơn vị chi trả thu nhập khấu trừ thuế chưa nộp ngân sách Nhà nước nộp tiền thuế vào ngân sách Nhà nước, quan chi trả thu nhập, quan thuế thực hoàn trả lại tiền thuế cho người nộp thuế, thủ tục hoàn trả thực theo hướng dẫn điểm công văn số 1823/BTC-TCT ngày 18/02/2009 Bộ Tài hướng dẫn việc triển khai giãn nộp thuế TNCN Đối với thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản: Trường hợp cá nhân có hợp đồng chuyển nhượng bất động sản theo quy định pháp luật nộp hồ sơ hợp lệ cho quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền trước ngày 01/01/2009 xử lý sau: 22 a) Đối với chuyển nhượng nhà chung cư: thực theo hướng dẫn điểm công văn số 762/BTC-TCT ngày 16/01/2009 Bộ Tài b) Đối với cá nhân chuyển nhượng quyền sử dụng đất có cơng trình gắn liền với đất: Trường hợp cá nhân nộp hợp đồng chuyển nhượng bất động sản theo quy định pháp luật nộp hồ sơ hợp lệ cho quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền trước ngày 01/01/2009, số thuế phải nộp tính theo Luật thuế chuyển quyền sử dụng đất thấp số thuế phải nộp tính theo Luật thuế TNCN cá nhân chuyển nhượng nộp thuế theo quy định Luật thuế chuyển quyền sử dụng đất Trường hợp, số thuế phải nộp tính theo Luật thuế chuyển quyền sử dụng đất cao tính theo Luật thuế thu nhập cá nhân nộp thuế theo quy định Luật thuế thu nhập cá nhân Trường hợp trước ngày văn hướng dẫn, người nộp thuế nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước, mà mức thuế nộp cao so với số thuế phải nộp, quan thuế xử lý thoái trả Thủ tục thoái trả tiền thuế thực theo hướng dẫn điểm công văn số 1823/BTC-TCT ngày 18/02/2009 Bộ Tài hướng dẫn việc triển khai giãn nộp thuế TNCN c) Về giá chuyển nhượng bất động sản làm tính thuế thu nhập cá nhân: Giá chuyển nhượng bất động sản làm tính thuế TNCN giá theo hợp đồng chuyển nhượng Riêng trường hợp giá đất theo hợp đồng thấp mức giá Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quy định thời điểm nộp hồ sơ hợp lệ cho quan Nhà nước có thẩm quyền giá đất Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quy định để tính thuế; giá đất theo hợp đồng cao mức giá đất Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quy định tính theo giá ghi hợp đồng Đối với trường hợp nhận thừa kế, quà tặng bất động sản tính thuế giá trị bất động sản thời điểm nộp hồ sơ hợp lệ cho quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền d) Cá nhân chuyển nhượng, nhận thừa kế, quà tặng bất động sản không thiết phải đăng ký thuế có mã số thuế trước kê khai nộp thuế; trường hợp chưa có mã số thuế phải ghi rõ số chứng minh thư nhân dân vào tờ khai Trong trình thực hiện, có vướng mắc, đề nghị Cục thuế phản ánh Bộ Tài (Tổng cục Thuế) để giải kịp thời./ Nơi nhận: KT BỘ TRƯỞNG - Như THỨ TRƯỞNG - Vụ CST, PC; (đã kí) - Lưu VT, TCT (VT, TNCN) Đỗ Hồng Anh Tuấn Ví dụ: Công văn đôn đốc xây dựng trường mầm non đạt chuẩn quốc gia năm học 2009 -2010 UBND thành phố Hà Nội UBND TỈNH NGHỆ AN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 9046/SGD&ĐT- GDMN Về việc Đẩy nhanh tiến độ xây dựng trường mầm non đạt chuẩn quốc gia Nghệ An, ngày 16 tháng năm 2009 Kính gửi: Phịng Giáo dục & Đào tạo quận, huyện, thị xã 23 Để thực tốt nhiệm vụ năm học 2009 – 2010 cấp học mầm non đẩy nhanh tiến độ xây dựng trường mầm non đạt chuẩn quốc gia; Sở Giáo dục & Đào tạo đề nghị phòng GD&ĐT hướng dẫn, đạo trường mầm non thực số nhiệm vụ sau: - Căn Quyết định số 36/2008/QĐ-BGDĐT ngày 16/7/2008 Ban hành Quy chế công nhận trường mầm non đạt chuẩn quốc gia thực trạng trường mầm non: + Đầu năm học khảo sát đánh giá thực trạng theo tiêu chuẩn trường mầm non đạt chuẩn quốc gia; xác định tiêu chuẩn đạt chưa đạt để có kế hoạch phấn đấu xây dựng + Căn kết đánh giá thực trạng, tham mưu với quyền địa phương, bàn biện pháp giải xác định thời gian đạt chuẩn để đăng ký + Cuối năm học đánh giá kết đạt xác định mặt cịn yếu để có biện pháp khắc phục - Tổng hợp kết khảo sát đánh giá, dự kiến năm đăng ký đạt chuẩn quốc gia trường; đồng thời xây dựng kế hoạch tham mưu với UBND quận, huyện, thị xã tạo điều kiện đầu tư xây dựng, phấn đấu đạt tiêu trường mầm non đạt chuẩn quốc gia - Thời gian đăng kí trường mầm non đạt chuẩn quốc gia xác định từ năm 2010 đến 2015 - Đối với trường mầm non công nhận đạt chuẩn quốc gia đủ năm ( theo danh sách gửi kèm ) tự đánh giá theo QĐ 36 Bộ GD&ĐT, đạt mức độ làm hồ sơ trình cấp có thẩm quyền để kiểm tra công nhận lại mức độ - Tồn tỉnh cịn 13 trường đăng kí đạt chuẩn quốc gia năm 2009, đề nghị phịng GD&ĐT khẩn trương đạo xây dựng hồn thiện hồ sơ đề nghị công nhận Lưu ý: biểu mẫu (đã gửi hội nghị triển khai nhiệm vụ năm học 2009-2010) tổng hợp vào kỳ gửi phòng GDMN Sở GD&ĐT, đầu năm học trước ngày 25 / 9/2009, cuối năm học trước ngày 20/5/2010 Nơi nhận: - Như đề gửi; - Giám đốc, PGĐphụ trách (để b/c); - Lưu: VP, GDMN TL GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG GIÁO DỤC MẦM NON CÂU HỎI ÔN TẬP Cách thức soạn thảo nội dung cơng văn Trình bày nội dung công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở Trình bày nội dung cơng văn phúc đáp 24 CHƯƠNG SOẠN THẢO TỜ TRÌNH KHÁI NIỆM CHUNG VỀ TỜ TRÌNH 1.1 Khái niệm: Tờ trình văn hành chủ thể ban hành phổ biến công cụ cần thiết trình lãnh đạo, quản lý, điều hành quan nhà nước, tổ chức Tờ trình loại văn đề xuất lên cấp có thẩm quyền nhằm phê chuẩn chủ trương, đề án thay quy định, quy chế, định mức… Tờ trình loại văn hành quan nhà nước, tổ chức sử dụng để đề xuất với cấp có thẩm quyền phê duyệt CHƯƠNGmới phát sinh hoạt động quan nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu 1.2 Mục đích sử dụng tờ trình Với phong phú cơng việc đề cập nội dung tờ trình cho thấy tờ trình loại văn quan nhà nước, tổ chức sử dụng để giải cơng việc sau: - Trình cấp đề án, chương trình lĩnh vực quản lí chủ thể - Đề xuất chủ trương, sách, phương án công tác, chế độ, tiêu chuẩn, định mức - Trình cấp trên, dự thảo văn đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, huỷ bỏ văn hay quy định văn khơng cịn phù hợp Đề xuất vấn đề thơng thường điều hành quản lí quan mở rộng quy mô, thay đổi chức hoạt động, xây dựng thêm sở vật chất 1.3 Yêu cầu soạn thảo tờ trình: Tờ trình có nội dung chứa đựng vấn đề da dạng phong phú, đó, soạn thảo loại văn này, người soạn thảo phải tuân theo yêu cầu sau đây: - Phân tích thực tế điểm tích cực, tiêu cực tình hình làm mang tính thuyết phục làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần đề xuất vấn đề - Nêu chủ đề xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể Các kiến nghị phải hợp lý - Phân tích khả trình bày khái quát phương án phát triển, khắc phục khó khăn - Dự đốn, phân tích phản ứng xảy xung quanh đề nghị ghi tờ trình - Phân tích khó khăn, thuận lợi việc thực đề nghị mới, đề biện pháp khắc phục - Hành văn tờ trình phải văn phong nghị luận, diễn đạt phải rõ ràng, có lý lẽ chặt chẽ mang tính thuyết phục cao nhằm đạt mục tiêu đề Từ yêu cầu đây, người soạn thảo phải vận dụng để hoàn thành nội dung tờ trình với chất lượng cao SOẠN THẢO TỜ TRÌNH Kết cấu (bố cục) tờ trình: - Quốc hiệu (tiêu ngữ) - Tên quan ban hành tờ trình - Số ký hiệu tờ trình 25 - Địa danh thời gian tờ trình - Tên văn - Trích yếu nội dung - Nội dung tờ trình - Chữ ký, đóng dấu - Nơi nhận 2.1 Cách thức soạn thảo hình thức tờ trình Hình thức tờ trình đa số có đặc điểm giống với văn hành khác Hình thức tờ trình thể sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐH VINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nghệ An, ngày tháng năm Số: /TTr - ĐHV TỜ TRÌNH Về việc Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Bộ Giáo dục Đào tạo; - Lưu: VT, TCCB 2.2 Cách thức soạn thảo nội dung tờ trình Nội dung tờ trình người soạn thảo trình bày theo kết cấu nghị luận Cơ cấu nội dung tờ trình bao gồm ba phần: - Phần mở đầu: Nêu lý đưa nội dung trình duyệt Phân tích thực trạng vấn đề cần trình - Phần nội dung chính: Nêu nội dung vấn đề cần đề xuất tờ trình (trong có phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi) Trình bày có lựa chọn tính hiệu khả thi; Nêu bật khó khăn, thuận lợi đề giải pháp - Phần kết luận: Nêu ý nghĩa tác dụng vấn đề trình; Kiến nghị cấp phê chuẩn (hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần) 2.2.1 Soạn thảo phần mở đầu tờ trình Phần mở đầu phần nhận định tình hình ( phân tích thực trạng gồm thành tựu đạt chủ yếu nhấn mạnh hạn chế, tồn vấn đề cần đề xuất) Tuỳ theo vấn đề cần trình cấp phê duyệt mà người soạn thảo tờ trình phải linh hoạt vận dụng cho phù hợp Trong phần nêu lý do, người soạn thảo dùng hành văn để thể nhu cầu khách quan, hoàn cảnh thực tế cách cụ thể đòi hỏi cần phải ban hành tờ trình Ví dụ: Khi ban hành tờ trình để đề sửa đổi, bổ sung văn pháp luật phần mở đầu người soạn thảo phải nêu lý phải sửa đổi, bổ sung văn Lý sửa đổi, bổ sung văn pháp luật nội dung văn chứa đựng số quy định khơng cịn phù hợp, bất cập với thực tế, để kịp thời thể chế 26 hoá đường lối Đảng, văn cấp ban hành có thay đổi nội dung ( Phần đặt tên Sự cần thiết sửa đổi, bổ sung văn ) Nếu vấn đề cần trình cấp phê duyệt cơng việc mang tính vụ khơng cần phải đặt tên cho phần mở đầu đó, người soạn thảo trình bày ln lý việc đề xuất vấn đề 2.2.2 Soạn thảo phần nội dung tờ trình Nội dung tờ trình bao gồm việc nêu đề nghị cụ thể vấn đề cần xin phê duyệt (các phương án); phân tích phản ứng xảy liên quan trực tiếp đến đề nghị áp dụng; khó khăn, thuận lợi triển khai thực hiện; biện pháp cần khắc phục; quan điểm ý kiến chưa thống nội dung vấn đề trình thể phần Khi diễn đạt nội dung người soạn thảo phải viết thật rõ ràng, có tính thuyết phục cao tránh chung chung, khó hiểu Các luận sử dụng phần phải điển hình lựa chọn từ nguồn thơng tin đáng tin cậy nhất, cần phải xác minh để bảo đảm kiện số liệu trung thực Phân tích thuận lợi, khó khăn phương án việc thực đề nghị cần lập luận lơgíc, tồn diện, khách quan, tránh nhận xét chủ quan ý chí Ví dụ: trình văn cần sửa đổi, bổ sung phần ghi nhận tồn nội dung dự thảo Trong tờ trình phải thể điều khoản cần sửa đổi, bổ sung; lý sửa đổi, bổ sung; quan điểm chưa thống nội dung cụ thể Nếu đối tượng trình đề án, sách phần nội dung cụ thể đề án, sách đó; thuận lợi, khó khăn thực đề án, sách 2.2.3 Soạn thảo phần kết luận tờ trình: Trong phần người soạn thảo phải phân tích ý nghĩa, tác dụng vấn đề cần trình đồng thời nhấn mạnh đề nghị cấp xem xét chấp thuận (phê duyệt) đề xuất nêu để sớm triển khai, thực thực tế Khi trình bày kiến nghị phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin cho cấp phê duyệt Tờ trình đính kèm phụ lục để minh họa thêm cho phương án đề xuất kiến nghị tờ trình Khi đề cập đến yêu cầu phê chuẩn người soạn thảo nêu phương án theo thứ tự giảm dẫn mức độ quan trọng đến quan trọng xin cấp duyệt số phương án đó, hồn cảnh thay đổi chuyển phương án từ thức sang dự phịng CÂU HỎI ƠN TẬP Hãy trình bày yêu cầu soạn thảo tờ trình Cách thức soạn thảo nội dung tờ trình 27 ... KHÁI QUÁT VỀ LUẬT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG 1. Khái niệm, đặc điểm phân loại văn hành thơng dụng Vai trị chức văn hành thông dụng Những yêu cầu văn hành thông dụng CHƯƠNG... quản lí ban hành người soạn thảo phải thực yêu cầu sau: - Khi soạn thảo phải tuân thủ quy định pháp luật hành thể thức, kỹ thuật trình bày ( Thông tư số 01/ 2 011 /TT-BNV, ngày 19 / 01/ 2 011 Bộ Nội vụ... thường Vai trị chức văn hành thơng dụng Yêu cầu nội dung văn hành thơng dụng 15 CHƯƠNG SOẠN THẢO CƠNG VĂN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG VĂN 1. 1 Khái niệm: Cơng văn hình thức văn hành dùng phổ biến quan,