Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng phần 2

CHƯƠNG SOẠN THẢO BÁO CÁO KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BÁO CÁO 1.1 Khái niệm: Báo cáo dùng để trình bày kết đạt họat động quan, để đánh giá kết công tác lớn, phản ánh việc bất thường xảy lên cấp hay hội nghị, quan, đơn vị, ngành, tổ chức… Báo cáo loại văn hành sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết thực công việc hoạt động quan nhà nước, tổ chức làm sở để đánh giá tình hình quản lý, đề xuất biện pháp, chủ trương 1.2 Phân loại báo cáo Có nhiều tiêu chí để phân chia loại báo cáo như: thời hạn ban hành, nội dung báo cáo, mức độ hoàn thành công việc - Dựa vào thời hạn ban hành, báo cáo gồm: + Báo cáo thường kỳ, báo cáo ban hành sau kỳ hạn quy định báo cáo hàng quý, hàng năm, nhiệm kỳ + Báo cáo bất thường, báo cáo ban hành thực tế xảy biến động bất thường tự nhiên, tình hình kinh tế- xã hội, việc - Dựa vào mức độ hồn thành cơng việc cần báo cáo, báo cáo gồm: + Báo cáo sơ kết, báo cáo cơng việc cịn thực phần dạt kết định trình thực + Báo cáo tổng kết, báo cáo ban hành sau hoàn thành hồn thành cách cơng việc định - Dựa vào nội dung báo cáo, báo cáo gồm: + Báo cáo tình hình chung, loại báo cáo phản ánh nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác thực phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn quan + Báo cáo chuyên đề, báo cáo chuyên sâu nhiệm vụ công tác cấp đạo, vấn đề quan trọng 1.3 Mục đích sử dụng báo cáo Báo cáo gồm nhiều loại phong phú, đa dạng tùy thuộc vào nội dung báo cáo loại báo cáo có mục đích sử dụng khác nhau: - Đối với báo cáo thường kỳ ban hành để phản ánh tồn q trình hoạt động quan thời hạn báo cáo, giúp quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động cấp dưới, phát khó khăn, yếu để có giải pháp khắc phục kịp thời - Đối với báo cáo bất thường ban hành để thông tin nhanh vấn đề cụ thể xảy để quan có thẩm quyền đề giải pháp kịp thời - Đối với báo cáo sơ kết có kết định cơng việc cịn thực sở để quan có thẩm quyền điều chỉnh cho phù hợp với vấn đề phát sinh, dự kiến lập trước - Đối với báo cáo tổng kết ban hành để tiếp tục hồn thành cơng việc cách tốt báo cáo sơ kết mà đánh giá lại trình thực để so sánh với mục tiêu ban đầu đề - Đối với báo cáo tình hình chung thơng qua nội dung báo cáo, quan có thẩm quyền thấy toàn cảnh hoạt động quan mối quan hệ hoạt động với - Đối với báo cáo chuyên đề cho người quản lí nhìn nhận vấn nhiệm vụ công tác cấp đạo, vấn đề quan trọng thực 28 1.4 Yêu cầu soạn thảo báo cáo Để có báo cáo có giá trị việc cung cấp thông tin ban hành nhóm văn người sạo thảo phải đảm bảo yêu cầu sau: - Thông tin báo cáo phải đảm bảo trung thực, xác, phản ánh thật khách quan, toàn diện nêu ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc giải quyết, việc cịn tồn đọng cách diễn đạt thơng tin đánh giá báo cáo Không hư cấu chủ quan ý chí, cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát trình diễn biến việc, tượng để tìm nguyên nhân phản ánh báo cáo Nếu thật bị cắt xén, xác định sai ngun nhân, đưa nguồn tin khơng xác, khơng tồn diện, làm lãnh đạo đưa giải pháp không đúng, xử lý thiếu kịp thời không triệt để Đây yêu cầu quan trọng giúp cho quan có thẩm quyền đưa định quản lý đắn… - Nội dung báo cáo phải cụ thể, có nghĩa thơng tin cung cấp không chung chung, mà phải rõ ràng, cụ thể thông qua việc minh hoạ sơ đồ, số liệu…Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc số liệu kiện vấn đề thuộc chức nhiệm vụ yếu đơn vị để đưa vào báo cáo, khơng nên liệt kê tràn lan việc, tượng xảy Tập hợp số liệu xác, cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy ưu khuyết điểm thơng qua số Cần tránh số không phản ánh thực tế kiện chung chung không chứng minh, lý giải điều Trường hợp cần giải thích kỹ đính kèm theo báo cáo phụ lục ghi số liệu làm phương tiện minh chứng cho kết luận báo cáo - Nội dung báo cáo có trọng tâm, trọng điểm Nếu nội dung báo cáo túy thống kê việc mà không rút kinh nghiệm, học… báo cáo khơng đảm bảo chất lượng Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào số liệu, chi tiết không phù hợp với nội dung cần báo cáo - Báo cáo phải đảm bảo thông tin phải kịp thời, thể ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tơn trọng cấp trên, có trách nhiệm với cơng việc Nếu báo cáo chậm trễ gây hậu bất lợi cho chủ thể quản lý không nắm thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu ứng phó kịp thời, khơng đưa định, mệnh lệnh quản lý xác khắc phục việc bất thường xảy SOẠN THẢO BÁO CÁO Kết cấu (bố cục) báo cáo: - Quốc hiệu (tiêu ngữ) - Tên quan ban hành báo cáo - Số ký hiệu báo cáo - Địa danh thời gian báo cáo - Tên văn - Trích yếu nội dung báo cáo - Nội dung báo cáo - Chữ ký, đóng dấu - Nơi nhận 2.1 Cách thức soạn thảo hình thức báo cáo Hình thức báo cáo đa số có đặc điểm giống với văn hành khác 29 Hình thức báo cáo thể sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐH VINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nghệ An, ngày tháng năm Số: /BC - ĐHV BÁO CÁO TỔNG KẾT Về việc Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Bộ Giáo dục Đào tạo; - Lưu: VT, ĐT 2.2 Cách thức soạn thảo nội dung báo cáo Khi soạn thảo phải xác định mục đích yêu cầu báo cáo báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, báo cáo sơ kết hay báo cáo tổng kết…từ có sở để xây dựng nội dung báo cáo Thông thường tùy theo loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn bố cục cho thích hợp đó, phần nội dung trình bày theo kết cấu nghị luận, bao gồm ba phần: mở đầu, nội dung phần kết luận - Phần mở đầu: Đánh giá tình hình mơ tả việc, tượng xảy Nêu nét tiêu biểu khó khăn, thuận lợi cơng việc cần báo cáo - Phần nội dung: Nêu kết làm việc tồn chưa làm Phân tích nguyên nhân, điều kiện việc, tượng, đánh giá tình hình, rút học định phương hướng xác định công việc cần tiếp tục giải - Phần kết thúc: Nêu đề nghị, kiến nghị, kết luận Trong trình xây dựng người soạn thảo nêu kiện, nhận định, đánh giá, dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ đối chiếu (trình bày kèm theo phụ lục) xét thấy dễ hiểu ngắn gọn để chuyển tải nội dung cần báo cáo Ngoài ra, soạn thảo báo cáo quan trọng cần tổ chức họp hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi dự thảo báo cáo cho thống khách quan Còn báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần phải có xét duyệt lãnh đạo trước gửi nhằm thống với định quản lý thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt cung cấp cho cấp hội nghị 2.2.1 Soạn thảo phần mở đầu báo cáo Mở đầu báo cáo, người viết trình bày, đánh giá chung tình hình hoạt động quan thời gian vừa qua, thời gian thực cơng việc cấp giao Có thể nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức chủ trương, công tác cấp định hướng xuống Đồng thời nêu điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương nhiệm vụ Thông thường phần đặt tên “tình hình chung”, “Đánh giá tình hình”, “Đánh giá chung”…Người soạn thảo phải nêu thuận lợi, khó khăn gặp phải thời gian qua, thời gian thực cơng việc 2.2.2 Soạn thảo nội dung báo cáo 30 Nội dung báo cáo, người viết cung cấp tồn thơng tin tình hình hoạt động cơng việc thực thơng qua thành tựu đạt hạn chế, tồn như: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu khuyết điểm trình thực + Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm Phần đòi hỏi người viết báo cáo phải trình bày thành tựu, hạn chế khía cạnh minh hoạ cụ thể số liệu, sơ đồ, gương điển hình… Sau trình bày thêm nguyên nhân dẫn đến thành tựu hạn chế để thuyết phục người đọc sở để đề giải pháp phù hợp Lưu ý: Có thể đánh giá cơng việc chủ yếu đơn vị theo nội dung công việc Nếu báo cáo tổng hợp, kiểm điểm riêng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công việc làm chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm tìm nguyên nhân tồn riêng lĩnh vực công tác, nhiệm vụ giao 2.2.3 Soạn thảo phần kết luận báo cáo Phần người viết báo cáo trình bày giải pháp, phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu phấn đấu thời gian tới để tiếp tục giải biện pháp tổ chức thực hiện, tồn cần giải quyết, nhiệm vụ cụ thể tiếp tục đặt khắc phục tồn tại, khuyết điểm mong muốn triển khai thực tế đạt hiệu cáo Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo Chọn lọc tài liệu, tổng hợp kiện số liệu phục vụ yêu cầu trọng tâm báo cáo Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu cách khái quát - Dự kiến đề xuất kiến nghị với cấp trên, biện pháp tổ chức thực nhận định triển vọng Mẫu báo cáo BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐH VINH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nghệ An, ngày tháng năm BÁO CÁO Tổng kết công tác đào tạo năm học 2010 - 2011 Số: /BC - ĐHV Lời dẫn…………………………………………………………………… I Đánh giá tình hình chung Những thuận lơi Những khó khăn II Kết đạt Những thành tựu đạt Những hạn chế, tồn Nguyên nhân hạn chế, tồn III Phương hướng, giải pháp ……………………………………………………………… Trên toàn nội dung báo cáo, mong vị đại biểu đóng góp ý kiến để báo cáo hoàn thiện Nơi nhận: KT HIỆU TRƯỞNG - Bộ GDĐT; PHÓ HIỆU TRƯỞNG - Lưu: VT, ĐT 31 Ví dụ: Báo cáo tổng kết cơng tác UBND TỈNH H CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ TÀI CHÍNH Độc lập - Tự - Hạnh phúc H, ngày tháng năm Số: /BC - STC BÁO CÁO Tổng kết công tác năm 2010 phương hướng, nhiệm vụ năm 2011 Mở đầu: Nêu đặc điểm quan chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Nội dung chính: Phần I - Tổng kết công tác năm - Nêu kết làm - Phân tích đánh giá ưu điểm đạt nêu nhược tồn - Những học kinh nghiệm Phần II Phương hướng, nhiệm vụ, tiêu phải thực năm - Nhiệm vụ phải làm, tiêu - Các biện pháp tổ chức thực - Các đề nghị lên cấp Phần III Kết luận: Nêu kết công tác chủ yếu năm, tự nhận xét đánh giá: tốt, xuất sắc, hoàn thành kế hoạch cấp giao Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - UBND tỉnh, Bộ TC; - Lưu: VT Ví dụ: Báo cáo nhanh CƠNG AN QUẬN T ĐỘI PHỊNG CHÁY CHỮA CHÁY CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc T, ngày tháng năm Số: /BC - PCCC BÁO CÁO NHANH Về việc hỏa hoạn phường X Vào lúc…ngày…tại…đã xảy hỏa hoạn Đây khu nhà lụp sụp, nhà cửa dày đặc, xây cất chen chúc Đến …giờ…đám cháy dập tắt Có … hộ, gồm… nhân bị cháy nhà Thiệt hại tài sản theo ước tính ban đầu khoảng…tỉ đồng Khơng có thiệt hại người Nguyên nhân gây cháy điều tra rõ ràng Đối tượng gây hỏa hoạn bỏ trốn Ngay sau xảy cháy, lãnh đạo quyền cơng an địa phương có mặt trường để đạo khắc phục tình hình bố trí tạm cư cho bà bị hỏa hoạn Nơi nhận: ĐỘI TRƯỞNG 32 - UBND quận, Công an quận; Lưu: VT Chú ý: Đối với nhóm báo cáo đột xuất địi hỏi phải đáp ứng thơng tin khẩn cấp, việc bất thường, báo cáo phải ngắn gọn Loại phải trả lời câu hỏi: - Cái xảy ra, xảy nào? - Xảy nào? - Xảy đâu? - Xảy gây ra? - Tại (nguyên nhân hay mức độ thiệt hại) CÂU HỎI ƠN TẬP Hãy trình bày văn bản: Báo cáo tổng kết công tác ngành hải quan năm 2008 2.Trình bày văn bản: Báo cáo tổng kết công tác đào tạo năm học 2010 – 2011 trường Đại học V 3.Trình bày văn bản: Báo cáo nhanh việc hoả hoạn phường X Hãy trình bày biên bản: Hội nghị viên chức việc thông qua quy chế chi tiêu nội 33 CHƯƠNG SOẠN THẢO BIÊN BẢN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BIÊN BẢN 1.1 Khái niệm: Biên loại văn ghi chép lại việc, hoạt động theo thời gian, không gian, trạng thái mà việc, hành động diễn miêu tả diễn biến, ghi lại ý kiến, ghi lại kết luận, định hội nghị Trong quản lý Nhà nước, biên sở pháp lý để quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thơng báo q trình điều hành thực nhiệm vụ quản lý Biên loại văn hành có vai trị ghi nhận lại kiện thực tế xảy làm sở để cấp có thẩm quyền ban hành văn áp dụng pháp luật 1.2 Phân loại biên Nhìn từ bình diện chung nhất, biên có hai loại: biên vụ việc biên hội nghị - Biên vụ việc (biên ghi lại kiện, cố; Biên bàn giao, nghiệm thu, kiểm kê tài sản…) loại biên ghi nhận lại kiện thực tế xảy có giá trị chứng để chủ thể có thẩm quyền áp dụng pháp luật dựa sở ban hành văn áp dụng pháp luật Ví dụ: biên ghi nhận hành vi vi phạm hành lĩnh vực giao thông đường (hành vi vi phạm áp dụng mức phạt tiền 200.000 đồng) sở để Đội trưởng Đội cảnh sát giao thông định xử phạt vi phạm hành lĩnh vực - Biên hội nghị loại biên lập hội nghị, đại hội quan, ngành… có vai trị ghi nhận lại tồn diễn biến hội nghị 1.3 Mục đích sử dụng biên Biên loại văn ghi chép lại việc xảy xảy Biên khơng có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu dùng làm chứng minh chứng kiện thực tế xảy làm để chủ thể có thẩm quyền giải việc Khi biên phải mô tả lại việc tượng kịp thời, chỗ với đầy đủ, chi tiết tình tiết khách quan nhằm cung cấp thông tin để làm sở cho định xử lý, minh chứng cho nhận định kết luận khác 1.4 Yêu cầu soạn thảo biên Biên phải ghi nhận lại việc cách đầy đủ, xác, trung thực khách quan - Số liệu, kiện phải xác, cụ thể - Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan - Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm - Trong biên muốn có thủ tục chặt chẽ phải có tối thiểu hai người ký (nếu có tang vật, chứng cứ, phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản) Đòi hỏi trách nhiệm cao người lập biên người có trách nhiệm ký chứng nhận biên Thơng tin muốn xác có độ tin cậy cao phải ghi lại trung thực, phải đọc cho người có mặt nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đắn tự giác người chịu trách nhiệm phải kí vào biên để xác lập chịu trách nhiệm Thông thường họp, hội nghị biên phải có thư ký chủ tọa ký xác 34 nhận cịn biên vụ phải có chữ kí người lập biên đối tượng có liên quan Người lập biên thường người có thẩm quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật lập biên để đảm bảo thông tin ghi nhận biên xác làm tiền đề cho việc SOẠN THẢO BIÊN BẢN Kết cấu (bố cục) biên bản: - Quốc hiệu (tiêu ngữ) - Tên quan ban hành biên - Số ký hiệu biên (nếu có) - Địa danh thời gian biên (ghi cụ thể thời gian phút lập biên bản) - Tên văn - Trích yếu nội dung biên - Nội dung biên (Thành phần tham dự, Diễn biến kiện thực tế, thời gian kết thúc) - Ký xác nhận 2.1 Cách thức soạn thảo hình thức biên Hình thức biên đa số có đặc điểm giống với văn hành khác Tuy nhiên, số đề mục hình thức văn xác lập vị trí khác đề mục thời gian; biên có đề mục số, kí hiệu biên khơng có nơi nhận Hình thức biên thể sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐH VINH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nghệ An, ngày tháng năm BIÊN BẢN HỘI NGHỊ VIÊN CHỨC Về việc thông qua quy chế chi tiêu nội CHỦ TỌA THƯ KÍ 2.2 Cách thức soạn thảo nội dung biên Biên văn hành có vai trị ghi nhận lại kiện thực tế xảy Tuỳ thuộc vào loại biên mà người viết sử dụng độc lập hai cách ghi biên cách ghi chi tiết cách ghi tổng hợp kết hợp hai 2.2.1 Soạn thảo phần mở đầu biên Phần người soạn thảo (ghi biên bản) trình bày về: - Thời gian, địa điểm nơi diễn kiện - Thành phần tham dự (ghi rõ họ, tên) bao gồm: chủ tọa, thư kí, đại biểu… (nếu biên hội nghị) người có thẩm quyền lập biên đối tượng có liên quan (nếu biên vụ việc) 2.2.2 Soạn thảo phần nội dung biên 35 Nội dung biên ghi nhận toàn diễn biến kiện thực tế xảy Do đó, người soạn thảo phải linh hoạt để lựa chọn cách diễn đạt phù hợp ln đảm bảo tính trung thực, độ tin cậy cao thông tin Đối với kiện thực tế có tầm quan trọng xảy như: đại hội, việc xác nhận kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, lấy lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, bàn giao công tác, bàn giao tài sản… người soạn thảo lựa chọn cách ghi chi tiết Trong cách này, người viết biên phải ghi đầy đủ, xác, phải mơ tả, tường thuật chi tiết tình tiết diễn biến kiện Ngoài ra, người ghi biên phải ý đến vấn đề trọng tâm kiện Nếu lời nói họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… người viết phải ghi nguyên văn, đầy đủ lời nói đương yêu cầu người nói nghe lại xác nhận nội dung ghi (có thể xác nhận trang) Cách thường phù hợp việc lập biên vụ việc - Trong kiện thông thường khác như: họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết bình xét… người soạn thảo lựa chọn cách ghi tổng hợp Đây cách thức ghi biên mà người soạn thảo cần ghi nội dung quan trọng cách đầy đủ nguyên văn, nội dung thơng thường khác ghi tóm tắt ý Cách người viết phải có khả tổng hợp lại thông tin, lời phát biểu để tránh tình trạng bỏ sót trùng lặp thơng tin có ý kiến trùng lặp cần tổng hợp ý kiến lại làm sở để quan có thẩm quyền xem xét ln ln phải qn triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan Cách phù hợp viết biên hội nghị 2.2.3 Soạn thảo phần kết thúc văn bản: Phần người soạn thảo phải ghi thời gian chấm dứt kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc giờ… ngày…tháng… năm… Biên đọc lại cho người nghe (có bổ sung sửa chữa có yêu cầu) xác nhận biên phản ánh kiện ký xác nhận Mẫu Biên vụ việc CƠNG AN THÀNH PHỐ A CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘI CẢNH SÁT GIAO THÔNG SỐ Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số:…/BB - VPHC A, ngày … tháng… năm… BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH Hơm nay, hồi… giờ…ngày… tháng… năm… Tại…………………………………………………………………… Tôi…………………………………chức vụ………………………… Đơn vị………………………………………………………………… Tiến hành lập biên vi phạm hành đối với………………… Cư trú tại……………………………………………………………… Nghề nghiệp……………………số CMND…………………….đã có hành vi………………………………….vi phạm điểm, khoản… điều… Nghị định 34/2010/NĐ-CP, ngày … /…/2010 Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành lĩnh vực giao thông đường Các biện pháp ngăn chặn……………………………………………… Tang vật, phương tiện vi phạm………………………………………… Lời khai người vi phạm…………………………………………… 36 Biên lập thành… bản, giao cho người vi phạm 01 đọc lại cho người có tên biên nghe Biên lập kết thúc vào hồi…h ngày NGƯỜI VI PHẠM NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN NGƯỜI LÀM CHỨNG Biên hội nghị BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐH VINH NGƯỜI BỊ THIỆT HẠI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nghệ An, ngày tháng năm BIÊN BẢN Về hội nghị viên chức năm 2010 Thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị; Thành phần tham dự hội nghị: + Chủ toạ: + Thư ký: + Đại biểu: Diễn diến Hội nghị + Khai mạc Hội nghị (ghi rõ hội nghị khai mạc) + Ban tổ chức giới thiệu chương trình làm việc hội nghị (tóm tắt nội dung hội nghị) + Bầu đoàn chủ tịch thư ký hội nghị + Đại diện lãnh đạo đọc báo cáo tổng kết công tác trường năm 2010 (Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo; Tóm tắt nội dung báo cáo; Xem báo cáo kèm theo - báo cáo thành văn) + Các tham luận, phát biểu hoàn thiện nội dung báo cáo Tùy theo tính chất hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức ghi chi tiết hay ghi tóm tắt ý (ghi tổng hợp) Ghi vấn đề mà Chủ tọa đưa thảo luận trước hội nghị + Phần bầu cử nhân cho nhiệm kỳ tới (nếu có): Danh sách nhân đề cử (ghi họ tên); Danh sách trúng cử (biểu hình thức giơ tay tán thành phiếu kín) Danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba… (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần thiết) + Thông báo kết bầu + Phần nghị: phần quan trọng nên ghi chi tiết vấn đề nghị tỉ lệ đại biểu tán thành (biểu hình thức giơ tay bỏ phiếu kín) Nội dung nghị thứ là: ………… có …… % tán thành Nội dung thứ hai là: …………… có …… % tán thành + Đoàn chủ tịch tổng kết bế mạc hội nghị + Phần kết luận: thư kí ghi tóm tắt báo cáo lời phát biểu khách mời dự hội nghị lời bế mạc chủ tọa đọc công khai nội dung biên trước hội nghị để xác nhận + Thời điểm hội nghị bế mạc kết thúc hội nghị 37 CHỦ TOẠ THƯ KÝ CÂU HỎI ÔN TẬP Khái niệm phân loại biên Trình bày mục đích sử dụng biên Trình bày yêu cầu soạn thảo biên Hãy trình bày văn bản: Biên vi phạm hành đội cảnh sát giao thơng số 3, Cơng an thành phố A 38 CHƯƠNG SOẠN THẢO THÔNG BÁO KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THÔNG BÁO 1.1 Khái niệm: Thơng báo hình thức văn để thơng tin nội dung kết hoạt động quan quản lý Nhà nước Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời định, mệnh lệnh quan có thẩm quyền Một số trường hợp thơng báo cịn dùng để thơng tin nội dung, ý kiến đạo cấp Thông báo văn hành thơng thường có vai trị truyền đạt thơng tin, việc cho quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết để giải công việc nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu 1.2 Mục đích sử dụng thơng báo - Thông báo dùng để truyền đạt nội dung văn pháp luật, tin tức, việc cho chủ thể có liên quan biết hoạt động quản lí -Thơng báo sử dụng để giới thiệu chủ trương, sách nhà nước - Thông báo quan quản lý sử dụng để định hướng công việc đơn vị trực thuộc để phối hợp công tác với quan có liên quan khác 1.3 Yêu cầu soạn thảo thông báo Thông báo văn hành quan, tổ chức dùng để truyền đạt thông tin Để đảm bảo giá trị việc cung cấp thơng tin ban hành nhóm văn người sạo thảo phải đảm bảo yêu cầu sau: - Thông tin thông báo phải đảm bảo trung thực, xác kịp thời - Nội dung thơng báo phải cụ thể, phải có trọng tâm, không cung cấp thông tin chung chung - Về văn phong thơng báo địi hỏi người viết phải viết ngắn gọn, dễ hiểu, không yêu cầu phải lập luận hay bộc lộ tình cảm, thái độ thể tính lịch quan hệ cơng tác cơng văn hành - Đối với thể thức ký thông báo không bắt buộc phải thủ trưởng quan kí, mà trưởng, phó đơn vị cấp có trách nhiệm lĩnh vực như: đào tạo trường, văn phòng hay phòng tổ chức, phịng hành quan quyền ký trực tiếp thơng báo hình thức kí thừa lệnh Lưu ý: Trong trường hợp, thông báo không sử dụng để thay văn pháp luật khác định, thị thơng báo hình thức văn khơng mang tính lệnh, bắt buộc Ví dụ: thơng báo cho cán nghỉ hưu không dùng để thay cho định nghỉ hưu SOẠN THẢO THÔNG BÁO Kết cấu (bố cục) thông báo: - Quốc hiệu (tiêu ngữ) - Tên quan ban hành thông báo - Số ký hiệu thơng báo (nếu có) - Địa danh thời gian thông báo - Tên văn - Trích yếu nội dung thơng báo - Nội dung thơng - Chữ kí dấu - Nơi nhận 2.1 Cách thức soạn thảo hình thức thơng báo 39 Hình thức thơng báo đa số có đặc điểm giống với văn hành khác Hình thức thơng báo thể sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐH VINH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nghệ An, ngày tháng năm Số: … /TB - HCTH THÔNG BÁO Về kết luận hiệu trưởng họp ngày… tháng…năm Nơi nhận: - Các khoa, phòng, trung tâm; - Lưu: VT, HCTH TL HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP 2.2 Cách thức soạn thảo nội dung thông báo Cũng giống văn hành thơng thường khác, cấu nội dung thông báo gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận 2.2.1 Soạn thảo phần mở đầu thông báo Phần mở đầu người soạn thảo giới thiệu trực tiếp nội dung cần thơng báo mà khơng phải trình bày lý hay mơ tả tình văn hành khác - Trong phần người soạn thảo nhắc lại tên văn hay họp có nội dung cần thơng báo Nếu thơng báo nhằm giới thiệu đạo luật hay chủ trương, sách phải nêu rõ tên, số ngày tháng ban hành văn trước nêu nội dung khái quát - Nếu cần thiết đưa mệnh lệnh, đạo, định 2.2.2 Soạn thảo phần nội dung thơng báo Nội dung thơng báo người soạn thảo trình bày nêu vấn đề cần thông báo cách cụ thể, ngắn gọn, rõ ràng Để thông báo mạch lạc, dễ hiểu, người soạn thảo diễn đạt theo phần, mục vấn đề cần đề cập nội dung 2.2.3 Soạn thảo phần kết luận thơng báo Trong phần người soạn thảo nhắc lại nội dung chính, u cầu thơng báo để đối tượng liên quan thực Ngồi phần kết thúc khơng u cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn xác định trách nhiệm thi hành văn pháp quy * Tuỳ theo loại thông báo mà người soạn thảo xác định nội dung cho phù hợp để vận dụng linh hoạt cụ thể hố loại thơng báo Nội dung thơng báo soạn thảo sau: - Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, sách, định, thị cấp trên: + Nhắc lại tên văn cần truyền đạt; + Tóm tắt nội dung chủ trương, sách ; 40 + Yêu cầu quán triệt, triển khai thực - Đối với thông báo kết hội nghị, họp: + Nêu thời gian họp, thành phần tham dự ; + Tóm tắt nội dung, hội nghị, họp; + Tóm tắt định hội nghị, họp; + Nhắc lại nhấn mạnh thông tin thông báo - Đối với thông báo thay đổi hoạt động máy quản lý, lãnh đạo: thay đổi quan chủ quản, thay đổi phạm vi hoạt động, địa giới hành + Nêu rõ lý thay đổi; + Nội dung thay đổi; + Thời gian bắt đầu thực hiện; + Nhắc lại nội dung u cầu đơn vị có liên quan thực Trong trường hợp đây, nhiều quan nhà nước sử dụng công văn trao đổi mà không ban hành thông báo Giới hạn để lựa chọn thông báo hay công văn trao đổi mức độ phổ cập (phạm vi) vấn đề cần thông báo Với thông báo phạm vi, đối tượng cần cung cấp thơng tin rộng cơng văn hành Mẫu thơng báo Ví dụ: Thơng báo kết luận lãnh đạo cấp VĂN PHỊNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHÍNH PHỦ Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ Số: 309/TB-VPCP Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2009 THÔNG BÁO Kết luận Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng họp việc triển khai thực Quyết định số 97/2009/QĐ- TTg ngày 24 tháng năm 2009 Thủ tướng Chính phủ Ngày 24 tháng năm 2009, Văn phịng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng chủ trì họp để nghe báo cáo việc triển khai thực Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng năm 2009 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Danh mục lĩnh vực cá nhân thành lập tổ chức khoa học cơng nghệ Tham dự họp có đồng chí Trương Tấn Sang, Ủy viên Bộ Chính trị, Thường trực Ban Bí thư đại diện lãnh đạo: Bộ Khoa học Công nghệ, Bộ Ngoại giao, Bộ Tư pháp, Bộ Công an, Bộ Thông tin Truyền thông, Văn phòng Trung ương Đảng, Ban Tuyên giáo Trung ương, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Văn phòng Chính phủ Sau nghe Bộ trưởng Bộ Khoa học Cơng nghệ báo cáo tình hình triển khai thực Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg, ý kiến đại biểu dự họp phát biểu đồng chí Thường trực Ban Bí thư Trương Tấn Sang, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng kết luận sau: Sau Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng năm 2009 việc ban hành Danh mục lĩnh vực cá nhân thành lập tổ chức khoa học công nghệ, dư luận chung hoan nghênh việc ban hành Quyết định này, có số ý kiến cho Quyết định ban hành chậm không tán thành, đề nghị hỗn thi hành Quyết định khơng pháp luật Thủ tướng Chính phủ trực tiếp lắng nghe yêu cầu Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng 41 Bộ Khoa học Công nghệ Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ nghiên cứu, rà sốt kỹ lại tính hợp hiến, hợp pháp trình tự, thủ tục ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg Trên sở thảo luận thống với Bộ Khoa học Cơng nghệ, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Trung ương Đảng sau báo cáo, đồng ý Bộ Chính trị, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ký văn khẳng định việc ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ pháp luật Việc ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng năm 2009 Thủ tướng Chính phủ cần thiết, phù hợp với Hiến pháp, pháp luật có hiệu lực thi hành Các Bộ, ngành, địa phương liên quan khẩn trương tổ chức thực nghiêm Quyết định Bộ Khoa học Công nghệ khẩn trương xây dựng, ban hành Thông tư hướng dẫn điều kiện thủ tục đăng ký hoạt động tổ chức khoa học công nghệ, có tổ chức khoa học cơng nghệ cá nhân thành lập, theo Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg văn pháp luật có liên quan Cần lưu ý việc tổ chức phổ biến, giới thiệu rộng rãi đạo tổ chức thực nghiêm túc sau ban hành Thông tư hướng dẫn Giao Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội chủ trì, Bộ Khoa học Cơng nghệ có hình thức xử lý thích hợp, quy định Đảng Nhà nước việc tự giải thể Viện nghiên cứu phát triển (IDS) phát biểu thiếu tinh thần xây dựng số cá nhân thuộc Viện nghiên cứu phát triển (IDS) Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội đạo quan chức thực quy định pháp luật hành việc chấm dứt hoạt động Viện nghiên cứu phát triển (IDS) sau tổ chức tự giải thể Ủy quyền Bộ trưởng Bộ Khoa học Cơng nghệ có trả lời đến số Đại sứ nước ngồi có văn thư gửi Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quyết định số 97/2009/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ Văn phịng Chính phủ thơng báo để quan có liên quan biết, thực hiện./ Nơi nhận: KT BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM - Ban Bí thư Trung ương Đảng; PHĨ CHỦ NHIỆM - TTgCP, PTTg (để b/c); - Các Bộ: KH&CN, NG, TP, CA, TT&TT; - Văn phòng Trung ương Đảng; - Ban Tuyên giáo Trung ương; - UBND thành phố Hà Nội; - VPCP: BTCN, PCN, Vụ: PL, NC, QHQT, TH, Cổng TTĐT; - Lưu: VT, KGVX (3) (Đã ký) Nguyễn Hữu Vũ CÂU HỎI ÔN TẬP Hãy trình bày văn bản: Thơng báo việc ban hành quy chế chi tiêu nội quan A Cách thức soạn thảo nội dung thông báo 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Xây dựng văn pháp luật, Trường Đại học Luật Hà Nội, 2010 Giáo trình Xây dựng văn pháp luật, TS Lưu Kiếm Thanh TS Bùi Thị Đào, NXB Cơng an nhân dân, 2010 Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn pháp luật, GS TS Nguyễn Đăng Dung, NXB Kỹ Thuật, 2009 Cẩm nang soạn thảo văn hành chính, Hồng Giang, NXB Kỹ thuật, 2004 43 ... HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP 2. 2 Cách thức soạn thảo nội dung thông báo Cũng giống văn hành thơng thường khác, cấu nội dung thông báo gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận 2. 2.1 Soạn thảo. .. Nội, 20 10 Giáo trình Xây dựng văn pháp luật, TS Lưu Kiếm Thanh TS Bùi Thị Đào, NXB Công an nhân dân, 20 10 Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn pháp luật, GS TS Nguyễn Đăng Dung, NXB Kỹ Thuật, 20 09... loại biên Trình bày mục đích sử dụng biên Trình bày yêu cầu soạn thảo biên Hãy trình bày văn bản: Biên vi phạm hành đội cảnh sát giao thông số 3, Công an thành phố A 38 CHƯƠNG SOẠN THẢO THÔNG BÁO