Kỹ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong các quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo đến khi soạn thảo, và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình và những đòi hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức.
Phần I microsoft winword Chơng 1: Hớng dẫn chung Về soạn thảo văn 1.1 Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn bản, yêu cầu, quy trình soạn thảo văn 1.1.1 Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn Văn phơng tiện để ghi nhận thông tin, truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ký hiệu ngôn ngữ định Kỹ thuật soạn thảo văn quy trình, đòi hỏi trình diễn cách liên tục từ chuẩn bị soạn thảo đến soạn thảo, chuyển văn đến nơi thi hành Gắn liền với quy trình đòi hỏi quy tắc việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn ngôn ngữ thể văn 1.1.2 ý nghĩa kỹ thuật soạn thảo văn Kỹ thuật soạn thảo văn có nhiều ý nghĩa Nhng ý nghĩa có tính chất phải kể đến làm cho ngời nhận đợc văn dễ hiểu, hiểu đợc cách thống 1.1.3 Những yêu cầu việc soạn thảo văn Để đảm bảo cho văn đợc ban hành có chất lợng phải nắm vững nội dung vấn đề cần văn hoá Các thông tin đợc sử dụng đa vào văn phải cụ thể đảm bảo xác Không nên viết văn với thông tin chung lặp lại từ văn khác Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 Đảm bảo cho văn đợc ban hành thể thức Thể thức đợc nói toàn thành phần cấu tạo nên văn Chúng đảm bảo cho văn có hiệu lực pháp lý đợc sử dụng thuận lợi trớc mắt nh lâu dài hoạt động quản lý quan Một văn đầy đủ thể thức yêu cầu phải có thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên quan, đơn vị ban hành; số ký hiệu; tên loại trÝch u néi dung; néi dung; ch÷ ký cđa ngêi có thẩm quyền; dấu hợp thức quan; địa điểm nơi văn đợc gửi đến (nơi nhận), v.v Sử dụng thuật ngữ văn phong thích hợp Nếu thụât ngữ văn phong không đợc lựa chọn thích hợp cho loại văn soạn thảo việc truyền đạt thông tin qua văn thiếu xác Điều tất nhiên ảnh hởng đến nội dung văn Văn phải thích hợp với mục đích sử dụng Ví dụ, không dùng thị thay cho thông báo ngợc lại Yêu cầu đòi hỏi phải có phân biệt rõ ràng loại văn trớc lựa chọn 1.1.4 Tóm tắt bớc soạn thảo văn Bớc chuẩn bị Xác định mục tiêu Chọn loại văn Su tầm tài liệu - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ nội vụ Xin thị cấp lÃnh đạo Hỏi ý kiến quan, tổ chức liên quan Suy luận ( loại vi phạm mà văn mắc) - Thẩm quyền Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 - Hình thức - Vi phạm pháp luật Bớc viết dự thảo Lập dàn Thảo văn theo dàn Kiểm tra Các bớc in ấn trình ký văn 1.2 Thể thức bố cục văn 1.2.1 Thể thức văn Thể thức văn toàn phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo cho văn có hiệu lực pháp lý sử dụng đợc thuận lợi trình hoạt động quan Thể thức đối tợng chủ yếu nghiên cứu tiêu chuẩn hoá văn Theo quy định nay, thể thức văn quản lý hành ta bao gồm yếu tố sau: - Quốc hiệu; - Địa danh ngày tháng ban hành văn bản; - Cơ quan (tác giả) ban hành; - Số ký hiệu văn bản; - Cơ quan ( cá nhân) nhận văn bản; - Tên loại văn bản; - Trích yếu nội dung; - Nội dung văn bản; - Chức vụ chữ ký ngời cã thÈm qun; - Con dÊu Tãm l¹i, thĨ thøc văn toàn phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý văn 1.2.2 Bố cục văn Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 Thứ văn thông dụng nhất, hay đợc sử dụng công văn hành Ta hÃy chọn loại để phân tích yếu tố tạo thành văn Văn th hành ( Công văn hành thờng có phần cấu tạo nên: - Tiên đề - Thợng đề - Chính đề - Hậu đề Tóm tắt bố cục văn thông thờng Phần tiên đề - Quốc hiệu - Địa điểm thời gian - Cơ quan ban hành Phần thợng đề - Nơi nhận công văn tên gọi - Tên gọi văn - Số ký hiệu - Trích yếu - Căn ( tham chiếu) Phần nội dung (chính đề) - Khai th (mở đầu văn bản) - Thân th (các vấn đề cần đề cập văn bản) - Kết th (lời cảm, xà giao) Hậu đề - Ký tên - Văn đính kèm - Nơi nhận, 1.2.3 Kỹ thuật trình bày Kh giy, kiu trình bày định lề trang văn a) Khổ giy Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 Vn quy phạm pháp luật văn hành trình bày giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn b) Kiểu trình bày Văn quy phạm pháp luật văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) c) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trước: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm - Trang mặt sau: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm; Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm PHỤ LỤC I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chớnh ph) Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 ST T 10 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Tên loại văn Văn quy phạm pháp luật Luật Pháp lệnh Lệnh Nghị Nghị liên tịch Nghị định Quyết định Chỉ thị Thông tư Thông tư liên tịch Văn hành Quyết định (cá biệt) Chỉ thị (cá biệt) Thơng cáo Thơng báo Chương trình Kế hoạch Phương án Đề án Báo cáo Biên Tờ trình Hợp đồng Cơng điện Giấy chứng nhận Giấy uỷ nhiệm Giấy mời Giấy giới thiệu Giấy nghỉ phép Giấy đường Giấy biên nhận hồ sơ Phiếu gửi Phiếu chuyển Bản văn Bản y Chữ viết tắt Lt PL L NQ NQLT NĐ QĐ CT TT TTLT QĐ CT TC TB CTr KH PA ĐA BC BB TTr HĐ CĐ CN UN GM GT NP ĐĐ BN PG PC SY Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 ST Tên loại văn T Bản trích Bản lục Chữ viết tắt TS SL PHô LơC ii SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ) Tµi liƯu Tin học Văn phòng 2-2006 20-25 mm 11 5b 5a 9a 10a 10b 12 30-35 mm 15-20 mm 7a 9b 13 7c 7b 14 20-25 mm Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu : Tên quan, tổ chức ban hành văn Tµi liƯu Tin học Văn phòng 2-2006 : S, ký hiệu văn : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung cơng văn hành : Nội dung văn 7a, 7b, : Chức vụ, họ tên chữ ký người có 7c thẩm quyền : Dấu quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu mức độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn dự thảo văn 13 : Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành 14 : Địa quan, tổ chức; địa EMail; địa Website; số điện thoại, số Telex, s Fax Giới thiệu tóm tắt Kỹ thuật soạn thảo số công văn hành thông thờng Công văn hành Đây khái niệm vừa bao quát dùng tất văn quan hành ban hành, vừa dùng số công văn cụ thể tên gọi Vì tên gọi nên gọi chung công văn Công văn hành văn giao dịch thức quan nh mời họp, đề xuất trả lời yêu cầu chất vấn hoạc kiến nghị; đôn đốc, nhắc nhở thi hành công việc đà có định, có kế hoạch v.v Công văn hành không thay văn pháp quy Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 Vì vậy, cách soạn thảo văn th hành đa dạng, điểm chung đà đợc phân tích phần trớc Phần nội dung công văn phần có ý nghĩa phân biệt công văn với công văn khác Với nội dung khác phân biệt loại công văn nh sau: - Công văn đề nghị, Công văn phúc đáp, Công văn cám ơn, Công văn hớng dẫn, Công văn chối từ, Công văn đề xuất, Công văn thăm hỏi, Công văn giải thích Tuỳ loại công văn, vấn đề mà công văn đề cập mà có cách mở đề, thân đề, hậu đề phù hợp Ví dụ: công văn phúc đáp nên mở đầu đoạn: Phúc công văn số Nếu công văn chối từ nên mở đầu bằng: Trả lời công văn số, thân phải nêu rõ lý việc dẫn đến thừ chối Kết đề phải câu Mong quý quan thông cảm Thông báo: a Định nghĩa: Thông báo văn hành thông thờng không mang tính pháp quy Nó đợc dùng chủ yếu để truyền đạt nội dung định, tin tức, việc cho quan đơn vị, cá nhân liên quan biết b Các trờng hợp sử dụng thông báo - Thông báo việc, tin tức - Thông báo văn an hành quy định chế độ đà đợc phê chuẩn cho quan liên quan - Thông báo quan hệ hoạt động máy quản lý lÃnh đạo Trong trờng hợp thông báo gần với công văn trao đổi Sự phân biệt thể mức độ phổ cập vấn đề cần thông báo nội dung thông báo thông báo có tên gọi rõ ràng Thông báo việc Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 10 Chọn đối tợng (TextBox, đối tợng Drawing) => bật menu ngữ cảnh ®èi tỵng => Chän mơc Action Settings => chän Mouse Click => Chän HyperLink to => Chän môc Other PowerPoint Presentation => Chän tƯp chøa Slide mn chun tíi => Chọn Slide muốn liên kết danh sách Slide tệp đà chọn 1.4.3 Tạo liên kết tới tƯp bÊt kú (më mét tƯp Word, Excel…) Chän ®èi tợng (TextBox, đối tợng Drawing) => bật menu ngữ cảnh đối tợng => Chọn mục Action Settings => chọn Mouse Click => Chän HyperLink to => Chän môc Other File => Chän tƯp mn liªn kÕt => OK 1.4.4 Tạo liên kết tới chơng trình ứng dụng (chạy chơng trình) Chọn đối tợng (TextBox, đối tợng Drawing) => bật menu ngữ cảnh đối tợng => Chọn mục Action Settings => chän Mouse Click => Chän môc Run Program => Click cht vµo nót Browse => chän tƯp muốn chạy => OK 1.5 Thiết lập chế độ hiĨn thÞ cđa Slide Kiểu hiển thị đơn giản cách quản lý thể slide bạn Bởi bạn thường viết văn bản, chèn đối tượng tạo cách bố trí cho slide trình bày nên có lẽ bạn muốn xem xét thật kỹ khía cạnh cụ thể trình bày để xem hiệu Nếu bạn có tổng quan để nhìn slide riêng biệt có lẽ bạn bỏ qua hội để nhìn tổng quan khác Ví dụ bạn muốn xem văn tất slide để xem tiến trình suy nghĩ hợp lý hay chưa xem liệu bạn có cần thêm dịng vào chỗ hay khơng Những mà kiểu hiển thị slide đem đến cho trình thiết kế văn trình bày chưa đủ; kiểu hiển thị rời rạc Tµi liƯu Tin học Văn phòng 2-2006 175 Powerpoint 2000, cựng vi nhng khung hiển thị khác giúp bạn tạo trình bày tốt Nó thường có kiểu hiển thị: Khung hiển bình thường (Normal View) Khung hiển thị bố cục (Outline View) Khung hiển thị slide (Slide View) Khung hiển thị xếp slide (Slide Sorter View) Khung chiếu slide (Slide Show View) Mỗi khung hiển thị cung cấp cách xem sửa đổi trình bày bạn khác Bạn chuyển qua lại khung hiển thị khác cách sử dụng nhiều nút phía góc bên trái cuộn đứng Điều quan trọng bạn phải biết làm việc khung hiển thị Đó số kiểu định dạng hiệu chỉnh thực số khung hiển thị Chế độ xem bình thường Chế độ xem bố cục Hiển thị slide Khung xếp slide Chế độ xem slide Hình Powerpoint 2000 với kiểu tính khung hiển thị - Khung hiển thị lúc cho phép bạn xem ba khía cạnh khác trình bày bạn hình Ba khung hiển thị năm khung hiển thị Powerpoint trở thành khung hiển thị ba ô cửa – Khung hiển thị bình thường, khung hiển thị bố cục slide 1.5.1 Khung hiển thị bình thng Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 176 Nh nói Khung hiển thị bình thường khung hiển thị ba cửa Nó cung cấp Khung hiển thị slide, Khung hiển thị bố cục ô cửa thích Bạn phải làm việc Khung hiển thị bình thường thấy bạn thường xuyên chuyển qua lại văn đối tượng slide Khung hiển thị cho phép bạn hiệu chỉnh văn slide khung bố cục Slide đủ rộng để bạn chèn đối tượng vào Hình 1.5.2 Khung hiển thị bố cục Bạn thấy việc bắt đầu làm việc trình bày Khung hiển thị bố cục thật dễ dàng Đó Khung hiển thị bố cục mở ô lớn cho văn Trong khung hiển thị bình thường, dù bạn phải xem văn để hiệu chỉnh văn trải rộng số dịng khoảng cách cột văn hẹp Bên cạnh bố cục văn khơng hiển thị Nếu bạn muốn xem văn tất slide điều thật bất tiện Khung hiển thị bình thường bạn phải cuộn nhiều lần Tµi liƯu Tin học Văn phòng 2-2006 177 Vỡ th khung hin th bố cục thuận tiện làm việc văn Những công cụ Tiêu chuẩn Định dạng ln có sẵn để hiệu chỉnh văn Thế nên, bạn làm việc văn thể bạn làm việc Word Bạn chí cịn kiểm tra tả sử dụng tính Tìm kiếm Thay để sửa đổi văn Trong khung hiển thị này, bạn nhìn thấy slide dạng thu nhỏ Bạn thêm Chú thích vào bạn muốn 1.5.3 Khung hiển thị slide Khung hiển thị slide cho bạn thấy văn đối tượng mà bạn tạo xuât slide Bạn làm việc slide riêng biệt khung hiển thị Trong khung hiển thị slide, việc chèn đối tượng sửa đổi chúng thật dễ dàng Do bạn làm việc trình bày nên điều quan bạn phải biết slide hoàn thành thật trông sau đặt văn lên Thỉnh thoảng có lẽ bạn thấy văn mà bạn chèn vào slide cách sử dụng Khung hiển thị bố cục chiếm q nhiều dịng slide chí trượt khỏi slide Trong trường hợp vậy, bạn có lẽ định cắt bớt văn sử dụng slide phụ Bạn hiệu chỉnh văn slide Khung hiển thị slide 1.5.4.Khung xếp slide Bạn xem tất slide riêng biệt Khung xếp slide Trong khung hiển thị bạn xếp văn đối tượng slide riêng lẻ, bạn thay đổi vị trí slide với Trong Khung hiển thị bố cục bạn di chuyển thay đổi vị trí Tµi liệu Tin học Văn phòng 2-2006 178 cỏc slide vi Nhưng bạn muốn thấy hiệu ứng hình ảnh cách xếp đặt khung xếp slide hữu ích - Presented by a speaker HiĨn thÞ phủ kín hình, tự động chuyển sang trang click chuột vào chỗ trống Slide ( sau đà hết Animation đối tợng) - Browesed by an individual: hiĨn thÞ cưa sỉ dạng tơng tự nh duyệt Web (có nút công tiÕn, lói, …) - Browesed at a kiosk: hiĨn thị đầy hình, không tự động chuyển trang nhấn chuột hay dùng phím pgUp, pgDn 9phải dùng liên kết chuyển trang) Không tự kết thúc đà duyệt hết Slides Chọn Slide Show menu bar => chän Set up Show => chän c¸c thiÕt lËp tơng ứng => kết thúc 1.6 Điều khiển hiển thị Sau đà tạo xong Slide, để hiển thị (chế độ xem, trình diễn Slide) làm theo cách sau: Cách 1: Vào Slide Show menu bar => chọn View Show Cách 2: Click chuột vào nút hiển thị công cụ chứa nút điều khiển hiển thị Chuyển đổi qua lại slide hiển thị: Tuỳ theo chế độ hiển thị đà thiết lập mục Set Up Show, cã thĨ sư dơng mét c¸c c¸ch sau: - Dïng c¸c phÝm Pgup (chun vỊ Slide tríc), PgDn (chun vỊ Slide sau) - Click cht vµo Slide (sau đà hiển thị xong đối tợng) - Click chuột vào đối tợng đà tạo liên kÕt chun Slide (Next Slide, last Slide…) Tho¸t khái chÕ độ hiển thị chế độ soạn thảo: Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 179 Tuỳ theo chế độ hiển thị đà thiết lập mục Set Up Show, cã thĨ sư dơng mét c¸c c¸ch sau: - Nhấn phím ESC - Click chuột phải vào Slide hiển thị => xuất menu ngữ cảnh => chän End Show - Click cht vµo nót kÕt thóc trªn nỊn slide => chän End Show - Click cht vào đối tợng đà tạo liên kết End Show Chng 8: IN ÊN VÀ thiết lập thông số trang in Một bạn tạo báo cáo, bạn muốn in Tuy nhiên, trước bạn in tài liệu, bạn nhìn thấy tài liệu hiển thị giấy có ích Đó cơng việc phải làm tài liệu, hình thời điểm để xem toàn tài liệu theo trang; trước xuất cơng cụ in Nếu bạn khơng hồn tồn hài lịng với bạn thấy, bạn thay đổi lại Điều giúp cho bạn tiết kiệm nhiều giấy thời gian in Word cho phép bạn hiển thị in cuối cách sử dụng Print Preview Print Preview hiển thị xem trước trang hành tất trang tài liệu thời điểm Bạn xem nhiều trang lúc Có số nút phần hộp thoại Print Preview, cung cấp cho bạn mục chọn xem trước in, hình Xem trang Zoom Rút lại cho đầy trang Help In Phóng to Xem nhiều trang Thước o Xem ton mn hỡnh Tài liệu Tin học Văn phßng 2-2006 180 Hình Hình Bằng cách sử dụng Print Preview để xem tài liệu in bạn, bạn thực thay đổi, bạn thấy khơng phải bạn muốn Để thực thay đổi lúc in, bạn có mục chọn Print hộp thoại Page Setup Hình hiển thị trang trơng giống chọn mục xem trước Đôi lúc soạn thảo tài liệu, bạn có vài trang thơng tin tài có nhiều cột Bạn nhận thấy đặt vừa tất cột trang có độ rộng 8.5 inch chiều dài 11 inch Tuy nhiên, bạn biết bạn làm cho cột nằm theo chiều dài trang thay theo độ rộng trang, lúc thơng tin tài vừa khít trang cách hồn hảo Điều có nghĩa bạn phải thay đổi hướng trang giấy Tµi liƯu Tin học Văn phòng 2-2006 181 Hỡnh 10 Hng trang mặc định theo chiều dọc (8.5x11) Nếu bạn muốn thay đổi chiều thành chiều ngang (11x8.5), bạn sử dụng mục chọn Page Setup thực đơn File Hình 10 hiển thị cho bạn thấy hình dạng trang theo chiều dọc chiều ngang Bạn chọn kích thước trang theo ý muốn Word cung cấp cho bạn vài kích thước trang chuẩn để chọn, chí cịn đưa cho bạn thêm vào dạng không chuẩn dạng danh thiếp dạng có nửa trang giấy Hình11 Phần Margins Page Setup cho phép bạn thay đổi lề, thiết lập kích thước phần đầu phần chân trang Nếu bạn muốn in báo cáo bạn trình bày dạng sách, bạn muốn có lề phía ngồi rộng lề phía trong, để người đọc ghi vài điểm ghi Đối với mục đích này, Word cấp mục chọn gọi l phn chiu (Mirror Margins) Tài liệu Tin học Văn phßng 2-2006 182 Mirror Margins lề, mà lề trái trang đánh số chẵn nằm phía với lề phải trang lẻ lề phải trang đánh số chẵn nằm phía với lề trái trang lẻ Điều gọi lề phản chiếu Word 2000 cung cấp mục chọn ‘2 pages per sheet’, mục chọn Page Setup, hai trang tài liệu hiển thị trang giấy Một trang theo chiều dọc chia theo chiều ngang, trang chiều ngang chia theo chiều dọc Ở chương trước, bạn thấy cách thức chỉnh lề đoạn văn tài liệu Chúng ta canh lề văn theo chiều dọc Điều hữu dụng bạn muốn tạo trang tiêu đề cho tài liệu bạn Phần Layout Page Setup hỗ trợ cho bạn bốn cách chỉnh lề văn phạm vi lề lề Các mục chọn cho việc canh lề dọc văn bản: Top – Văn canh với lề cùng, canh lề mặc định Centre – Văn canh giữa, lề lề Bottom – Văn chỉnh với lề Justify – Văn trải rộng dịng có khoảng cách từ dịng lề dòng cuối lề Bạn biết hỗ trợ quan trọng in Word 2000 cung cấp Cịn có vài mục chọn khác mà bạn sử dụng trước bạn thật in Các mục chọn tìm thấy hộp thoại Print hỡnh 12 di õy Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 183 Hình 12 Các mục chọn việc in: Nếu kết nối tới nhiều máy in, bạn chọn máy in để in Thiết lập mục chọn máy in Xác định trang nhiều trang để in Xác định số lượng bn in Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 184 1.3 Cách dùng chấm câu Các dấu chấm câu dấu viết có mục đích rõ mạch lạc từ; mệnh đề câu văn, những câu đoạn văn Khi nói, mạch lạc đợc biểu lé b»ng giäng nãi, lóc nhanh lóc chËm, lóc to, lóc nhá a DÊu phÈy DÊu phÈy (,) thêng cã c«ng dơng sau: - Chia nhiỊu tõ hay nhiỊu mệnh đề thuộc loại, đóng vai trò giống Ví dụ: ban hành mệnh lệnh gồm có: thông t, huấn thị, công văn, vụ lệnh, công vụ lệnh, v.v - Ngăn cách thành phần phụ đặt trớc chủ từ động từ, câu văn dùng mỹ từ pháp đảo ngữ Ví dụ: Dự án cất công thự nói trên, nhà thầu ph¶i cam kÕtthùc hiƯn xong thêi gian dù liƯu - Đóng khung chữ hay mệnh đề có mục đích giải nghĩa hay nhấn mạnh cần đợc lu ý Ví dụ: Công điện văn hành trờng hợp nơi nhận gần nơi gửi, đợc mang tay đợc gọi công điện mang tay Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 185 Trong văn hành chính, có trờng hợp dùng dấu phẩy xuống hàng nh sau: Tổng giám đốc trọng kính mời Ông Trần Văn Mỗ, Nghề nghiệp: , C ngụ sốđờng Hà nội, Đến văn phòng Tổng công ty vỊ viƯc … giê lµm viƯc b DÊu chÊm phÈy DÊu chÊm phÈy (;) cã c«ng dơng cđa mét dấu phẩy, nhiều công dụng dấu chấm, dùng để chia câu dài thành nhiều thành phần câu, phần câu đà diễn hết ý, nhng ý có liên quan đến Ví dụ: Về phơng diện tổ chức, quan công quyền giống nh tổ chức t nhân, ngời bàng quan không thấy có điểm khác biệt; phơng diện điều hành, quan công quyền đà khác nhiều tổ chức t nhân Trong văn có trờng hợp dùng dấu chấm phẩy xuống hàng vừa có tác dụng ngăn cách phần câu, đồng thời làm tăng tính trang vấn đề Cách thức thờng dùng phần thợng đề văn quy phạm pháp luật nh văn hành Ví dụ: "Tổng Thanh tra Nhà nớc - Căn Pháp lệnh Thanh tra ngành 1-4-1991; - Căn vào Nghị định 244-HĐBT, ngày 30-6-1990 Hội đồng Bộ trởng tỉ chøc cđa hƯ thèng Thanh tra Nhµ níc vµ biện pháp bảo đảm hoạt động tra; - Căn vào Nghị định 191-HĐBT ngày 18-6-1991 Hộ đồng Bộ trởng ban hành quy chế tra viên; - Sau thèng nhÊt ý kiÕn víi Bé trëng - Trởng ban Tổ chức Cán Chính phủ, Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 186 Quyết định" c DÊu chÊm DÊu chÊm (.) dïng ®Ĩ chÊm døt câu, cắt đoạn ý Dấu chấm dùng để phân cách câu, không đợc dùng đề phân cách thành phần câu Phải cân nhắc sở nội dung ý nghĩa, mục đích diễn đạt kết cấu ngữ pháp câu để định việc dùng dấu chấm Có hai sở lấy làm để xét xem dấu chấm đà đặt vị trí hay sai vị trí: 1) Nội dung thông báo câu văn đà trọn vẹn ý Khi cha trọn vẹn cha đặt dấu chấm; 2) Tơng ứng với nội dung thông báo câu đà đợc viết với đầy đủ thành phần d Dấu chÊm xuèng hµng DÊu chÊm xuèng hµng cã kü thuËt viết nh dấu chấm, nhng thờng dùng để cách đoạn mạch văn Khi đà diễn tả xong ý lớn, chuyển sang ý lớn khác nên dùng dấu chấm xuống hàng, làm cho văn thêm rõ ràng mạch lạc Ngợc lại, văn tránh việc dùng dấu chấm xuống hàng bừa bÃi, để làm văn rời rạc, lỏng lẻo e Dấu hai chấm (:) Dấu hai chấm dùng để báo hiệu lời trích dẫn, câu văn có tính liệt kê nội dung diễn đạt Chú ý: Trong trờng hợp dấu hai chấm đợc đặt dòng với câu văn có tính liệt kê viết hoa chữ đầu từ viết liền sau hai dấu chấm) Trong trờng hợp dấu hai chấm đợc đặt dòng trên, lời trích dẫn đặt dòng dới viết hoa chữ từ Ví dụ: Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 187 Điều 1, Hiến pháp nớc CHXHCN Việt nam quy định: "Nơc cộng hoà XHCN Việt nam nớc độc lập, cã chđ qun, thèng nhÊt vµ toµn vĐn l·nh thỉ, bao gồm đất liền, hải đảo, vùng biển vùng trời." e Dấu gach ngang - Trong văn đối thoại, dấu gạch ngang (-) đầu dòng dùng đổi nói Trong văn chơng hành chính, dấu gạch ngang đầu dòng có công dụng rõ chi tiết đợc kể lể đoạn văn Ví dụ: Bản kính gửi: - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chính phủ; - Bộ Nội vụ "để kính tờng" f Dấu ngoặc đơn Dấu ngoặc đơn () dùng ®Ĩ ®ãng khung mét sù gi¶i thÝch hay ghi có pháp Ví dụ: Yêu cầu Quý quan (Vụ Tổ chức) biết chi tiết vấn đề nói g Dấu ngoặc kép Trong văn chơng tổng quát dấu ngoặc kÐp “ “ thêng dïng ®Ĩ ®ãng khung lêi nãi hay đoạn trích nguyên văn tác phẩm Trong văn hành chính, công dụng nói trên, dấu ngoặc kép đợc dùng để đóng khung lời thích hay dẫn giải Ví dụ: Để kính tờng, Để thi hành, v.v Ngoài ra, văn chơng hành dấu chấm câu sau đợc sử dụng lý không thích hợp với đặc tính văn hành Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 188 - Dấu ba chấm () dùng để diễn tả ý tỏng bỏ lửng không nói hết - Dấu chấm hỏi (?) dùng để câu nghi vÊn - DÊu chÊm than (!) dïng ®Ĩ chØ câu than, chấm sau tiếng than Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2006 189 ... mà văn mắc) - Thẩm quyền Tài liệu Tin học Văn phòng 2-2 006 - Hình thức - Vi phạm pháp luật Bớc viết dự thảo Lập dàn Thảo văn theo dàn Kiểm tra Các bớc in ấn trình ký văn 1.2 Thể thức bố cục văn. .. thức văn quản lý hành ta bao gồm yếu tố sau: - Quốc hiệu; - Địa danh ngày tháng ban hành văn bản; - Cơ quan (tác giả) ban hành; - Số ký hiệu văn bản; - Cơ quan ( cá nhân) nhận văn bản; - Tên... văn - Số ký hiệu - Trích yếu - Căn ( tham chiếu) Phần nội dung (chính đề) - Khai th (mở đầu văn bản) - Thân th (các vấn đề cần đề cập văn bản) - Kết th (lời cảm, xà giao) Hậu đề - Ký tên - Văn