(NB) Nội dung của Giáo trình Tin học văn phòng được trình bày như sau: Tổng quan về Internet; Dịch vụ World Wide Web – Truy cập Website; Tổng quan về phần mềm xử lý văn bản; Trình bày văn bản; Xử lý bảng biểu; Bảo mật và in ấn;...Mời các bạn cùng tham khảo!
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI Tác giả Chủ biên: Vũ Đình Tân Đồng tác giả: Trịnh Thị Kim Liên GIÁO TRÌNH TIN VĂN PHỊNG (Lưu hành nội bộ) Hà Nội năm 2012 Tuyên bố quyền Giáo trình sử dụng làm tài liệu giảng dạy nội trường cao đẳng nghề Công nghiệp Hà Nội Trường Cao đẳng nghề Công nghiệp Hà Nội không sử dụng không cho phép cá nhân hay tổ chức sử dụng giáo trình với mục đích kinh doanh Mọi trích dẫn, sử dụng giáo trình với mục đích khác hay nơi khác phải đồng ý văn trường Cao đẳng nghề Công nghiệp Hà Nội Bài 1: Tổng quan Internet Khái niệm Internet a Khái niệm Internet Internet tập hợp máy tính liên kết nối lại với thơng qua hệ thống dây cáp mạng đường điện thoại tồn giới với mục đích trao đổi, chia sẻ liệu thông tin Bất nguời hệ thống tiếp cận vào xem thơng tin từ máy tính hệ thống hay hệ thống khác Trước mạng Internet sử dụng chủ yếu tổ chức phủ trường học Ngày mạng Internet sử dụng hàng tỷ người bao gồm cá nhân doanh nghiệp lớn, nhỏ, trường học tất nhiên nhà nước tổ chức phủ Phần chủ yếu mạng Internet World Wide Web Mạng Internet chung điều có nghĩa khơng thực sở hữu với tư cách cá nhân Mỗi phần nhỏ mạng quản lý tổ chức khác không không thực thể khơng trung tâm máy tính nắm quyền điều khiển mạng Mỗi phần mạng liên kết với theo cách thức nhằm tạo nên mạng toàn cầu Internet mạng toàn cầu bao gồm nhiều mạng LAN (Local Area Network), MAN (Metropolitan Area Network) WAN (Wide Area Network) giới kết nối với Mỗi mạng thành viên kết nối vào Internet thông qua router b Lịch sử phát triển Internet Vào cuối năm 1960 Bộ Quốc phòng Mỹ tiến hành xây dựng mạng máy tính diện rộng tồn nước Mỹ Mạng máy tính có tên gọi ARPANET (Advanced Research Project Agency Network) , mục tiêu xây dựng mạng máy tính cho phép tổ chức phủ Mỹ chia sẻ tài nguyên máy in, máy chủ, sở liệu mạng Vào đầu năm 1980 giao thức TCP/IP phát triển nhanh chóng trở thành giao thức mạng chuẩn dùng mạng ARPANET Hệ điều hành dùng mạng lúc BSD UNIX tích hợp để sử dụng giao thức TCP/IP Hệ điều hành nhanh chóng trở thành công cụ hữu hiệu để phát triển mạng máy tính Với cơng nghệ số lượng mạng máy tính phát triển nhanh chóng Mạng ARPANET ban đầu trở thành mạng đường trục (backbone) cho mạng máy tính chạy giao thức TCP/IP gồm hang ngàn máy thuộc mạng cục khác Mạng máy tính mạng Internet Tuy nhiên vào năm 1988, DARPA định tiến hành thử nghiệm khác, Bộ Quốc phòng Mỹ bắt đầu hủy bỏ mạng ARPANET thay vào mạng máy tính NSFNET Phát triển từ mạng ARPANET, ngày mạng Internet gồm hàng trăm ngàn máy tính nối với tồn giới Mạng đường trục tải lưu lượng lớn gấp hàng ngàn lần so với mạng ARPANET trước Sử dụng Internet Có bạn nghĩ với vài thao tác đơn giản bảo đảm máy tính ln hoạt động hiệu qua tiết kiệm đuợc nhiều thời gian thay phải xử lý cố treo máy hay sửa chữa hỏng hóc khơng đáng có Bài viết giới thiệu vài phương pháp hữu hiệu để đạt mục tiêu Thực lưu hệ thống Theo biết có số bạn đọc “cần cù” việc thực lưu hệ thống, trình ứng dụng liệu dù điều khơng thực cần thiết Trên thực tế, khơng có chiến lược lưu đạt hiệu 100% hầu hết tốn nhiều thời gian cho trình cài đặt hay sử dụng chúng Một biện pháp nhanh chóng hiệu để thực lưu hệ thống tạo “ảnh” cho đĩa cứng hệ thống tình trạng hoạt động tốt Theo cách này, trục trặc xảy ra, bạn cần phục hồi lại hệ thống từ ảnh đĩa tạo trước thời gian thực thường không 45 phút Sau đó, bạn có hệ thống đáng tin cậy hơn, khơng có phần mềm gián điệp hay tranh chấp (conflict) thiết bị phần cứng … ngoại trừ tất tập tin chương trình thông số cài đặt mà bạn thay đổi sau thực tạo ảnh đĩa Các tiện ích Symantec Norton Ghost (www.symantec.com/sabu/ghost/ghost_personal/) Acronis True Image (www.acronis.com/) phục hồi lại hệ điều hành Windows XP, ứng dụng văn phòng Microsoft Office ứng dụng tiện ích khác thời gian nửa thời gian bạn phải cài đặt lại tất chương trình, cập nhật thủ công lại tập tin liệu xếp lại cài đặt hệ thống theo ý riêng Nhược điểm phương pháp giá công cụ thực công việc lưu hệ thống cao, chẳng hạn Norton Ghost bán với giá 70 USD True Image 50 USD Nhưng dù việc lưu ảnh đĩa đĩa cứng khác thuận tiện so với việc chép tất liệu lên đĩa DVD, chí cịn tốn Cụ thể đĩa cứng có giá khoảng từ 100 đến 150 USD (tùy theo dung lượng tốc độ), hay từ 150 đến 250 USD đĩa cứng gắn Nếu chọn cách lưu ảnh đĩa cứng DVD, bạn cần bảo đảm chương trình lưu hệ thống dùng phải hỗ trợ kiểu liệu mà bạn tạo chủng loại đầu đọc DVD việc khơng tương thích ổ đĩa DVD phần mềm lưu thường xuyên xảy Nếu người có ý thức tiết kiệm đĩa cứng cịn nhiều khơng gian trống bạn khơng cần phải mua thêm đĩa cứng thứ hai Khi đó, bạn lưu tập tin ảnh đĩa vào phần vùng (partition) khác đĩa cứng Dĩ nhiên, đĩa cứng gặp cố hỏng hóc chẳng hạn, bạn hẳn tập tin ảnh đĩa Để tạo phân vùng thứ hai cho đĩa cứng, bạn sử dụng Windows XP hay chương trình khác Partition Magic Symantec (70 USD, www.symantec.com/partitionmagic/) chẳng hạn Để liệu phục hồi dễ dàng, lưu tập tin liệu phân vùng khác với phân vùng cài Windows trình ứng dụng khác Ví dụ, Outlook Express, bạn nhấn Tools > Options > Maintemance > Store Folder chọn thư mục để lưu thư điện tử Phần mềm Word, Excel ứng dụng khác có tùy chọn tương tự để thay đổi thư mục mặc định để lưu trữ liệu Thêm tính động cho đĩa cứng Bạn phục hồi tập tin ảnh đĩa nhanh chóng vài giây nhờ sử dụng hai đĩa cứng thay đổi: ổ đĩa hệ thống, ổ đĩa chứa liệu lưu Biện pháp đòi hỏi bạn phải trang bị khay chứa đĩa cứng di động Saturn Mobile Rock I Addonies giá 40 USD chẳng hạn Đặt khay vào khoang đĩa trống mặt trước PC bạn Duy trì đĩa cứng thứ hai (chứa tập tin ảnh đĩa đĩa cứng thứ nhất) tư sẵn sàng hoạt động Và tất công việc bạn cần phải làm trục trặc xảy tắt máy tính, tráo đổi hai đĩa cứng khởi động lại hệ thống Tránh khủng hoảng công suất cổng USB Máy ảnh kỹ thuật số, điện thoại di động, chuột, bàn phím thiết bị ngoại vi khác tranh “ngấu nghiến” nguồn điện có giới hạn cổng USB PC Việc yêu cầu nguồn điện gây tải cho cổng USB, bus hồn tồn đóng lại cổng USB khơng đủ cơng suất gây trục trặc cho thiết bị gắn vào Cơng cụ Device Manager Windows cho phép bạn kiểm tra yêu cầu nguồn điện cổng USB Trong Windows XP 2000, bạn nhấn phải chuột lên biểu tượng My Computer chọn Properties > Hardware > Device Manager, với Windows 98/Me nhấn phải chuột lên My Computer chọn Properties > Device Manager Trong cửa sổ Device Manager, bạn nhấn đúp vào mục Universal Serial Bus controller sau danh sách USB Root Hub Sau đó, chọn nhãn Power (nút Power properties Windows 98/ Me), bạn nhìn thấy danh sách thiết bị nối qua hub USB với yêu cầu công suất thiết bị theo đơn vị milliampe bên mục “Attached devices” hay “Device on this Hub” Windows 98/Me/2000 Trên thực tế, root hub thơng thường cung cấp tối đa 500 milliampe root hub bạn bị tải xấp xỉ cực đại 500 mA, chuyển số thiết bị nối với sang root hub khác, trang bị thêm hub USB tự cấp nguồn Cố định tên ổ đĩa Tên ổ đĩa (dạng kí tự) Windows gán cách tự động cho đĩa cứng tháo lắp, máy ảnh số, thẻ nhớ thiết bị lưu trữ gắn khác thường xuyên thay đổi Do đó, có trình ứng dụng tìm liệu ổ đĩa với tên chữ cụ thể khơng tìm thấy Muốn cố định tên ổ đĩa Windows XP 2000, bạn nhấn phải chuột lên biểu tượng My Computer chọn Manager > Disk Management Trong khung bên phải, nhấn phải lên đại diện cho ổ đĩa có tên chữ cần thiết lập chọn Change Drive Letter and Paths > Change (hay Edit với Win2000) Sau đó, chọn tên chữ từ trình đơn, nhấn OK Yes để kết thúc Trong Windows 98/Me, bạn nhấn phải lên biểu tượng My Computer chọn Properties > Device Manager, sau nhấn đúp lên tên thiết bị (nếu thiết bị khơng có thơng tin này, bạn khơng gặp may) Chọn Settings phần có nhãn “Reserved drive letters”, tiếp đến bạn chọn kí tự mục “Start drive letter” lần khác với kí tự “End drive letter” Từ trở sau, thiết bị gán tên kí tự mà bạn chọn Làm mát cho PC Máy tính q nóng gây tình trạng chạy sai gây hỏng CPU mạch điện tử khác Một số bo mạch chủ trang bị ngắt mạch theo nhiệt độ gắn BIOS Bộ ngắt mạch tự động ngắt điện máy tính nhiệt độ bên vượt trị số ngưỡng định Bạn kích hoạt tính chương trình PC Setup máy tính cách ấn giữ phím thích hợp (thường phím F1 Delete) máy tính khởi động, sau tìm tham khảo nhiệt độ bên phần có nhãn ”Power” từ tương đương Ngồi ra, bạn dùng qua tiện ích miễn phí Motherboard Monitor (có thể tải từ www.pcworld.com.vn, ID: 47642) cho phép kiểm tra nhiệt độ hệ thống từ hình Windows Tháo thiết bị gắn ngồi an toàn Nếu lúc Windows thực ghi/chép liệu bút nhớ USB hay thiết bị lưu trữ gắn ngồi mà bạn lại rút thiết bị khỏi máy tính liệu bị Trong Windows XP/2000/Me, bạn nhấn đúp lên biểu tượng Safety Remove Hardware khay hệ thống (hình 6) sẵn sàng tháo thiết bị khỏi máy tính, chọn tên thiết bị danh sách liệt kê nhấn nút Stop đến OK Ngay sau đó, thơng báo xuất cho biết bạn tháo thiết bị khỏi máy tính cách an tồn Nâng cấp phải cẩn trọng Một điều đáng ngạc nhiên có nhiều sản phẩm bán kèm trình điều khiển thiết bị (driver) chưa thử nghiệm chu đáo, chúng gây nhiều dạng trục trặc cho hệ thống Vì bạn cố giảm thiểu khả xảy tranh chấp cách loại bỏ driver thiết bị cũ trước lắp đặt thiết bị Bạn tìm thơng tin chi tiết thiết bị phần cứng từ tiện ích Device Manager Với Windows XP hay Windows 2000, nhấn phải chuột lên thiết bị cần loại bỏ chọn Uninstall Trong Windows 98/Me, bạn nhấn chuột lên tên thiết bị chọn Remove Ngồi ra, bạn nên nhớ phải ln kết thúc việc cài đặt driver sau đó, cần thiết, gỡ cài đặt bắt đầu lại từ đầu Việc ngưng chừng trình cài đặt làm thay đổi nội dung tập tin bạn thành công cài đặt lại thiết bị Theo dõi sức khỏe ổ đĩa cứng Sau thời gian sử dụng, số sector đĩa cứng bạn khả lưu trữ liệu Hãy tiến hành chạy chương trình chẩn đoán đĩa tháng lần để đánh dấu sector hỏng này, cách ly chúng để hệ thống không sử dụng sector chuyển tất liệu có nguy bị đe dọa sang nơi khác an toàn Để thực kiểm tra đĩa từ Windows XP/2000, cửa sổ tiện ích Windows Explorer cửa sổ thư mục bất kỳ, bạn nhấn phải chuột lên biểu tượng đĩa cứng cần kiểm tra chọn Properties.Tools.Check now Với Windows 98/Me, bạn nhấn Start.Programs.Accessories.System Tools.ScanDisk, chọn ổ đĩa mà bạn muốn thực kiểm tra nhấn Start Các kết cho biết đĩa cứng bạn có sector bị hỏng khơng Ngồi ra, để có thêm hướng dẫn tự động hóa cơng việc nhiệm vụ bảo dưỡng đĩa khác, bạn tham khảo viết “Thiết lập Windows định kỳ bảo trì hệ thống ” số báo tháng Ngồi ra, chương trình HDD Health miễn phí Panterasoft (www.pcworld.com.vn, ID: 47833) thường xuyên theo dõi đĩa cứng bạn để tìm dấu hiệu trục trặc Hầu hết hãng chế tạo máy tính có chương trình chẩn đốn dùng để kiểm tra tất phận phần cứng máy Nếu máy tính bạn khơng trang bị chương trình này, bạn tải tiện ích Sandra Lite (30 USD, dùng thử miễn phí có www.find.pcworld.com/47836) 10 hay #1-Tufftest Lite #1–PC Diagnosties (10 USD, www.find.pcworld.com/47838) Quản lý đĩa cài đặt cẩn thận: Hãy cất đĩa CD phần mềm quan trọng trình cài đặt thiết bị nơi thật an toàn, cặp đựng CD chẳng hạn Bạn nên ghi khóa cài đặt hay số đăng ký phần mềm lên CD riêng biệt, qua bạn dễ dàng tham khảo lại thông số lần cài đặt sau Giữ máy tính ln Dọn vệ sinh cho máy tính làm cần thiết dù bạn chẳng nhận thơng báo u cầu thực Ngồi ra, bạn nên kiểm tra khe thơng gió thùng máy thường xuyên để xem có nhiều bụi bẩn vật cản hay khơng, có lau chúng khăn giấy thấm ẩm Các khe thơng gió bị ghẹt gây tượng q nóng bên thùng máy, ngun nhân tất trục trặc Càng sẽ, hệ thống gặp hỏng hóc tuổi thọ sử dụng dài Tìm hiểu Internet Tại lại cần Internet Internet làm giúp cho Một nguyên nhân quan trọng người sử dụng Internet mức trung bình tìm số thơng tin khổng lồ ngồi tưởng tượng thơng qua việc tìm kiếm, chia liệu, thông tin Internet Khác xa với việc truyền thông tin truyền thống thư tay, điện thoại , Internet liên kết người sống cách xa hàng trăm ngàn kilomet lại với để giúp học hỏi kinh nghiệm, tăng thêm nguồn kiến thức – nguyên lý tảng Internet Quan niệm thời đại Internet khơng có giới hạn khoảng cách địa lý thời gian Internet làm giúp cho Internet giúp cho nhiều việc như: Là bác sĩ, bạn tìm hệ thống đa dịch vụ: báo chí y khoa, tin tức cập nhật công nghệ kỹ thuật y khoa Những thảo luận nghiên cứu y khoa, phương án thuốc, trị liệu lĩnh vực khác Môn học: Thương mại điện tử Ứng dụng Internet Trang Ví dụ : Bạn Việt Nam, bạn xem q trình diễn ca phẫu thuật phức tạp Mỹ, gia đình bạn nước ngồi bạn gia đình để tham dự hội nghị y khoa Khơng có thế, chí bạn thảo luận, đề nghị để cung cấp tài liệu y khoa có liên quan công cụ hỗ trợ cho công việc bác sĩ Bạn tìm thơng tin liều thuốc đại nhất, cấu thành chúng, mặt công cụ, hiệu hay chi tiết khác Hay thông tin thử nghiệm lâm sàng phát triển mang tầm vóc quốc tế khu vực đặc biệt bạn Những chuyên gia lĩnh vực khác thuốc thường thành viên cộng đồng y khoa Họ san sẻ kiến thức kinh nghiệm họ với với người khác, việc giúp người khác học nghiên cứu phạm vi tồn giới, khơng giới hạn quốc gia riêng lẻ Thư điện tử hay cịn gọi Email giúp gửi lời nhắn Người nhận dù đâu giới nhận thư vịng giây đồng hồ, nên email cách truyền đạt thông tin cách nhanh chóng, gọn nhẹ dễ dàng Bạn nói chuyện với người khác mạng cách sử dụng phần mềm truyền tin chương trình đọc lướt mạng tìm thơng tin tổng thể Một sinh viên ngành y khoa tìm lời ghi công cụ trợ lý học tập lớp sách Một người giảng viên sử dụng để làm tăng thêm nguồn kiến thức cho học hỏi kinh nghiệm thông qua trang Web Các dịch vụ Internet Các mạng kết nối hai nhiều máy tính với để cung cấp số phương pháp cho việc chia xẻ truyền liệu Nhiều đặc điểm mà mạng cung cấp xem dịch vụ (services) Các dịch vụ thông thường mạng là: thư điện tử (email), in ấn, chia xẻ file, truy xuất Internet, quay số từ xa (remote dial-in), giao tiếp(communication) dịch vụ quản trị (management service) Các mạng lớn có máy chủ (server) riêng, máy thực dịch vụ mạng Các dịch vụ file in ấn ... quyền Giáo trình sử dụng làm tài liệu giảng dạy nội trường cao đẳng nghề Công nghiệp Hà Nội Trường Cao đẳng nghề Công nghiệp Hà Nội không sử dụng không cho phép cá nhân hay tổ chức sử dụng giáo trình. ..trị) - Hàm đếm số ô chứa giá trị kiểu số vùng 16.3.6 Hàm COUNTA(Vùng giá trị) - Hàm đếm số có chứa liệu 16.3.7 Hàm INT(M/N) - Hàm lấy giá trị phần nguyên phép chia M/N 16.3.8 Hàm MOD(M, N) - Hàm ...16.3.2 Hàm AVERAGE(Vùng giá trị) - Hàm tính trung bình cộng 16.3.3 Hàm MAX, MIN(Vùng giá trị) - Hàm tìm giá trị lớn nhỏ 16.3.4 Hàm PRODUCT(Vùng giá trị) - Hàm tính tích giá trị 16.3.5 Hàm COUNT(Vùng