Công tác văn phòng bao gồm rất nhiều các công việc và không thể thiếu được sự trợ giúp của máy tính. Môn học Tin văn phòng nhằm giúp cho người học sử dụng được các chức năng cơ bản của các chương trình ứng dụng trong bộ Office do hãng Microsoft cung cấp.
Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin LỜI NÓI ĐẦU Cơng tác văn phịng bao gồm nhiều công việc thiếu trợ giúp máy tính Mơn học Tin văn phòng nhằm giúp cho người học sử dụng chức chương trình ứng dụng Office hãng Microsoft cung cấp Đó là, chương trình soạn thảo Word bảng tính điện tử Excel Hiện nay, có nhiều tài liệu, giáo trình viết Tin văn phịng chưa tương ứng, phù hợp với yêu cầu, nội dung thời gian cho học sinh, sinh viên trường Sau thời gian giảng dạy khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học sư phạm kỹ thuật Hưng Yên, viết sách nhằm cung cấp tài liệu học tập cho sinh viên phù hợp với chương trình mơn học Tin văn phịng Các đối tượng học mơn tin văn phòng trường gồm: học sinh lớp trung học thuộc khoa Công nghệ thông tin, sinh viên lớp cao đằng đại học thuộc khoa Sư phạm kỹ thuật Chúng cố gắng biên soạn tài liệu tương ứng cho đối tượng Tài liệu giành cho sinh viên lớp đại học - khoa Sư phạm kỹ thuật với thời lượng đvht (2 đvht lý thuyết 2đvht thực hành) Chúng mong tài liệu đáp ứng phần nhu cầu học sinh, sinh viên Khoa Cơng nghệ thơng tin Trang Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin MỤC LỤC PHẦN I MICROSOFT WINWORD Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn 1.1 Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn bản, yêu cầu, quy trình soạn thảo văn .8 1.1.1 Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn 1.1.2 Ý nghĩa kỹ thuật soạn thảo văn 1.1.3 Những yêu cầu việc soạn thảo văn .8 1.1.4 Tóm tắt bước soạn thảo văn .8 Bước chuẩn bị Bước viết dự thảo Các bước in ấn trình ký văn .9 1.2 Thể thức bố cục văn 1.2.1 Thể thức văn 1.2.2 Bố cục văn 10 1.3 Cách dùng chấm câu 13 2) Tương ứng với nội dung thông báo câu viết với đầy đủ thành phần 15 1.4 Một số quy định lề, kiểu chữ cỡ chữ văn quan Nhà nước 16 1.5 Một số quy định lề, cỡ, kiểu chữ văn quan Đảng 17 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword 20 2.1 Giới thiệu Winword 20 2.1.1 Khởi động Winword 20 2.1.2 Màn hình giao tiếp Winword 20 2.1.3 Xử lý cửa sổ 22 2.1.4 Lưu trữ tài liệu .22 2.1.5 Kết thúc Winword 23 2.2 Nhập điều chỉnh văn 23 2.2.1 Các phím thường dùng Winword .23 2.2.2 Nguyên tắc nhập văn Winword 24 2.2.3 Thao tác khối chọn 24 2.2.4 Định dạng văn đoạn 26 2.2.5 Các loại định dạng khác 27 a Tao khung làm ( Border) 27 b Sơn định dạng dùng để chép định dạng đoạn văn 27 Trang Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thông tin c Định khoảng cách Tab Stop ( Tab) .28 d Định số cột ( Column) .28 e Bullets Numbering 28 f Định dạng (Background) .28 g Định dạng tự động (AutoFormat) 29 Chương 3: Trình bày trang hình 30 3.1 Định dạng trang 30 a Thiết lập cỡ giấy hướng in: chọn Page size 30 b Đặt lề, chọn Page Margins 30 3.2 Đặt tiêu đề .31 3.3 Đánh số trang 31 a Chọn vị trí đánh số trang 31 b Có/ khơng hiển thị số trang trang tài liệu( Show Number on first Page) 31 c Nháy chuột nút Format để thiết lập thông số: .31 3.4 Trình bày hình 32 a Các kiểu xem tài liệu 32 b Xem tồn hình 32 c Phóng to thu nhỏ hình 32 d Hiển thị tài liệu trước in 32 e Bật tắt việc hiển thị thước, công cụ: 33 Chương 4: Lập bảng biểu 34 4.1 Sử dụng table 34 4.1.1 Tạo bảng 34 4.1.2 Các thao tác bảng .34 4.1.3 Sửa đổi bảng .34 a Chọn ô, hàng hay cột 34 b Chèn thêm ô, hàng, cột vào bảng: .35 c Xố ơ, hàng cột bảng 35 d Di chuyển, chép ô, hàng, cột bảng 35 e Thay đổi chiều rộng cột .35 h Gộp, tách cột bảng .36 4.1.4 Tạo đường kẻ cho bảng 37 4.1.5 Sắp xếp liệu bảng .37 Trang Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin 4.1.6 Tính tổng cuối cột số bảng 38 4.1.7 Chuyển đổi từ bảng chế độ văn & ngược lại 38 4.2 Sử dụng draw table 38 Chương 5: Các hiệu ứng đặc biệt 40 5.1 Chèn thêm ký tự đặc biệt 40 5.2 Tạo hiệu ứng đặc biệt nhờ WordArt 40 5.3 Tạo chữ lớn đầu dòng .41 5.4 Tạo cột báo .41 5.4 Chèn hình ảnh vào văn 41 5.4.1 Chén hình ảnh vào văn 41 5.5 Microsoft Equation 42 5.6 Các xử lý chi tiết .42 Tìm kiếm thay (Find & Replace) 43 Kiểm tra lỗi tả (Spelling) 43 Định nghiã từ gõ tắt 43 a Định nghĩa Auto Text: .43 b Định nghĩa AutoCorrect: 43 6.1 Các khái niệm .45 6.2 Soạn thảo Data File 45 6.3 Soạn thảo Main Document 45 6.4 Các bước tiến hành 46 Tạo đối tượng đồ hoạ .47 7.2 Thay đổi đối tượng vẽ .48 b Thay đổi hình dạng, kích thước 48 c Sao chép, cắt, xoá đối tượng 48 d Xoay, lật đối tượng: .49 e Mang trước/sau 49 f Thay đổi tổng thể 49 8.1 Hiển thị tài liệu trước in 50 8.2 Thay đổi hướng cỡ giấy .50 8.4 Đặt lề cho trang in 51 8.5 In tài liệu 52 9.1 Giới thiệu chung .54 9.1 Ghi Macro .54 Trang Tin học văn phòng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin 9.3 Quản lý Macro 55 9.4 Thi hành Macro 55 PhÇn II Microsoft Excel 56 1.1 Giới thiệu hình giao diện excel (Excel 97) 57 1.1.1 Khởi động Excel 57 1.1.2 Thoát khỏi Excel 57 1.1.3 Giới thiệu hình giao diện Excel (Excel 97) 58 1.1.4 Cửa sổ ứng dụng Excel (Excel Windows) 58 1.1.5 Cửa sổ bảng tính Excel (Excel Worksheet Windows) 58 1.2 Cấu trúc bảng tính 59 1.3 Các khái niệm .60 1.3.1 Di chuyển trỏ 60 b Các phím di chuyển trỏ .60 c Di chuyển trỏ với lệnh Go To .60 1.3.2 Các kiểu liệu bảng tính 60 Dữ liệu dạng chuỗi (Text) 61 Dữ liệu dạng số (Number) 61 Dữ liệu dạng công thức (Formulas) 62 Dữ liệu dạng ngày (Date), Giờ (Time) 62 1.3.3 Các loại địa chỉ: Có ba loại ô địa sau : 63 Chương 2: Các thao tác với tệp bảng tính 65 2.1 Lưu trữ tệp đĩa 65 2.1.1 Mở tệp có tên đĩa, tạo tệp, bảo vệ tệp 65 d Bảo vệ tệp: 65 c Đặt mật bảo vệ cho trang bảng tính 65 d Đặt mật cho WorkBook .65 2.2 Các thao tác 66 2.2.1 Nhập liệu vào bảng tính 66 Nhập liệu vào ô bảng tính 66 Cách nhập liệu vào nhóm bảng tính .66 2.2.2 Chỉnh sửa liệu (xố, điều chỉnh, khơi phục) 66 Xoá liệu 66 2.Chọn lệnh [Menu] Edit>clear .66 Chọn lệnh: 66 Trang Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin Nhấn phím Enter (hoặc chọn nút OK) .67 b Sử dụng thao tác Drag Mouse để xoá nội dung ô 67 c Sử dụng phím (hoặc Right-Click) để xố nội dung ô .67 Điều chỉnh liệu .67 Khôi phục liệu 67 2.2.3 Di chuyển liệu 67 2.3.4 Sao chép kiện 68 Sao chép chèn liệu phạm vi thực 69 2.3.5 Điền liệu vào phạm vi 69 Điền liệu có nội dung tăng /giảm vào phạm vi lựa chọn 70 Sử dụng lệnh fill Series .71 Sử dụng tính AutoFill theo trật tự bạn ấn định 71 2.3.6 Xứ lý ơ, cột, dịng bảng tính .72 Chèn thêm ơ, cột, dịng trống 72 Xoá ơ, cột, dịng 72 2.3.7 Sử dụng tên vùng 73 Quy ước đặt tên vùng 73 Đặt tên vùng 73 Xoá tên vùng 74 3.1 Hướng dẫn tổng quát việc thay đổi dạng thức (Format) 75 3.3 Canh biên liệu ô Alignment .76 3.4 Lựa chọn Font chữ Font 76 3.5 Trang trí đường viền Border .76 3.6 Tạo mẫu ô Patterns 76 3.7 Bật/tắt thông số bảo vệ liệu che dấu liệu công thức Protection .77 3.8 chép/huỷ bỏ dạng thức .77 3.8.1 Sao chép dạng thức 77 3.9 Thay đổi định dạng cột dịng bảng tính 77 3.10 Tập tin khuôn mẫu (template) .78 4.1 Dạng thức tổng quát hàm 80 4.2 Cách nhập hàm vào bảng tính 80 4.3 Một số hàm 82 Hàm AVERAGE() .83 Trang Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thông tin Hàm MAX(), MIN() 83 4.3.3 Hàm số học 86 4.3.4 Hàm logic 88 Ví dụ: =IF(diem>=5,”Đỗ”,”Truợt”) 89 4.3.5 Hàm thống kê 89 PHẦN I MICROSOFT WINWORD Trang Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin Trang Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thông tin - Cơ quan (tác giả) ban hành; - Số ký hiệu văn bản; - Cơ quan ( cá nhân) nhận văn bản; - Tên loại văn bản; - Trích yếu nội dung; - Nội dung văn bản; - Chức vụ chữ ký người có thẩm quyền; - Con dấu Tóm lại, thể thức văn toàn phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý văn 1.2.2 Bố cục văn Thứ văn thông dụng nhất, hay sử dụng công văn hành Ta chọn loại để phân tích yếu tố tạo thành văn Văn thư hành ( Cơng văn hành thường có phần cấu tạo nên: - Tiên đề - Thượng đề - Chính đề - Hậu đề Tóm tắt bố cục văn thông thường Phần tiên đề - Quốc hiệu - Địa điểm thời gian - Cơ quan ban hành Phần thượng đề - Nơi nhận cơng văn khơng có tên gọi - Tên gọi văn - Số ký hiệu - Trích yếu - Căn ( tham chiếu) Phần nội dung (chính đề) - Khai thư (mở đầu văn bản) - Thân thư (các vấn đề cần đề cập văn bản) - Kết thư (lời cảm, xã giao) Trang Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin Hậu đề - Ký tên - Văn đính kèm - Nơi nhận, Dưới mẫu trình bày thành phần văn quản lý Nhà nước: TCVN 57001992: Chú thích: - Ơ số 1: ghi tác giả ban hành văn - Ô số 2: ghi quốc hiệu - Ô số 3: ghi số ký hiệu văn - Ô số 4: Ghi địa danh ngày tháng - Ô số 5a: ghi nơi nhận văn (trường hợp văn công văn thường) - Ô số 5b: ghi nơi nhận văn (trường hợp văn có tên gọi) - Ô số 6a: ghi tên loại trích yếu nội dung (đối với văn có tên gọi) - Ơ số 6b: ghi tên loại trích yếu nội dung (đối với cơng văn) - Ơ số 7: ghi trình bày nội dung văn - Ô số 8: ghi quyền hạn chức vụ người ký - Ô số 9: chữ ký người có thẩm quyền - Ơ số 10: họ tên người ký văn - Ô số 11: dấu quan - Ơ số 12: trình bày yếu tố văn - Ô số 13: ghi dấu mật khẩn - Ô số 14: ghi chữ "dự thảo" cần 30 14 6b 6a 13 5a Trang 10 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin Chương 7: Cơ sở liệu ( DATABASE) 7.1 Giới thiệu chung Cơ sở liệu tập hợp thông tin, liệu tổ chức theo cấu trúc dịng cột để liệt kê, truy tìm, xố, rút trích dịng liệu thoả mãn tiêu chuẩn nhanh chóng Để thực thao tác ta phải tạo vùng Database, Criteria Extract Vùng Database vùng sở liệu gồm hai dịng Dịng chứa tiêu đề cột, gọi tên vùng tin ( Field Name ) CSDL Tên vùng tin phải liệu kiểu chuỗi không trùng lặp Các dòng lại lứa liệu, dòng gọi mẫu tin CSDL (Record) Vùng Criteria vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xố, rút trích, Vùng gồm hai dịng Dịng đầu chứa tiêu đề, dòng lại chứa điều kiện Vùng Extract vùng trích liệu chứa mẫu tin vùng Database thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn Vùng Extract có dịng chứa tiêu đề muốn trích rút Chỉ cần vùng trường hợp thực thao tác rút trích, cịn thao tác tìm, kiếm, xố, khơng cần đến vùng 7.2 Sử dụng hộp đối thoại Data Form Để giúp bạn dễ dàng quản lý liệu danh sách, Excel cho phép bạn thêm, bớt tìm kiếm ghi cách sử dụng Form lệnh đơn Data Khi chọn Form, hộp thoại xuất trình bày trường danh sách số nút nhấn lệnh quản lý danh sách Tên WorkSheet hành xuất tiêu đề hộp hội thoại Theo ngầm định ghi danh sách xuất hiện, bạn cuộn đến ghi khác cách sử dụng cuộn dọc Excel thêm ghi vào cuối danh sách Để thị ghi trống, bạn cuộn đến cuối danh sách nhắp lên nút nhấn New Mặc dù bạn thêm ghi cách gõ trực tiếp vào WorkSheet, sử dụng lệnh Form dễ dàng hơn, số trường hợp nhanh Muốn sử dụng hộp thoại Data Form, bạn tiến hành bước sau: Đặt trỏ ô nằm phạm vi vùng Database Thực lệnh: Data/Form Một hộp thoại xuất Trong nội dung CSDL theo mẫu tin Có thể sử dụng phím sau: : đến mẫu tin trước/sau mẫu tin hành Enter : đến mẫu tin sau mẫu tin hành PageUP/PgDn : đến mẫu tin đầu/cuối Tab/Shift-Tab: di chuyển qua lại khung liệu Công dụng nút hộp thoại : New: nhập mẫu tin Delete: xoá mẫu tin hành Restore : khơi phục liệu vừa nhập/xố Find Prev : đến mẫu tin trước mẫu tin hành Find Next: đến mẫu tin sau mẫu tin hành Criteria : nhập điều kiện truy tìm Trang 107 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin Close : đóng cửa sổ Data Form A B C TT Họ tên Chức vụ Lê Thị Thu TP Nguyễn Bá Khánh NV Trần Tiến Tùng NV Nguyễn Thái Hoà GĐ Lê Thị Mai Anh NV D Số 2 1 E Lương 840000 460000 360000 900000 500000 F G Chức vụ TP GĐ TT Họ tên Chức vụ Lê Thị Thu 840000 10 Nguyễn Thái Hoà 900000 đây: vùng A1:E6 vùng Database, vùng G2:G4 vùng Criteria, vùng A9:C10 vùng Extract 7.3 Các dạng vùng tiêu chuẩn a Tiêu chuẩn số : điều kiện có kiểu số Ví dụ: tiêu chuẩn Số b Tiêu chuẩn chuỗi: điều kiện có kiểu chuỗi Ví dụ: tiêu chuẩn Chức vụ "GD": điều kiện chứa ký tự đại diện ? * Ví dụ : tiêu chuẩn Tên bắt đầu "H" c Tiêu chuẩn so sánh: ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh Ví dụ: tiêu chuẩn Số lớn d Tiêu chuẩn cơng thức: điều kiện có kiểu công thức Trong trường hợp cần ý: - Ô tiêu đề vùng tiêu chuẩn phải tiêu đề khác với tất tiêu đề vùng Database - Trong ô điều kiện phải lấy địa ô mẫu tin để so sánh Ví dụ: tiêu chuẩn ký tự tên khác "H" Công thức ô điều kiện là: =LEFT(C2,1)"H" e Liên kết tiêu chuẩn: Có thể tìm, kiếm, xố hay rút trích mẫu tin vùng Database cách giao (AND) hay hội (OR) nhiều điều kiện khác - Ví dụ: Số Chức vụ NV hay Số lớn Chức vụ GD 7.4 Thao tác tìm, kiếm, rút trích xố (sử dụng AutoFilter advanced Filter) Tìm kiếm: thao tác cần tạo trước vùng Database vùng Criteria, không cần tạo vùng Extract - Di chuyển trỏ ô vào vùng Database - Thực lệnh : Data/Filter/Advanced Filter Một hộp thoại xuất - Chọn: Filter the list, in place mục Action (hiển thị mẫu tin thoả mãn điều kiện vùng CSDL) - Xác định địa vùng Database vào hộp : List Range - Xác định địa vùng Criteria vào hộp: Criteria Range - Gõ Enter hay chọn OK, mẫu tin không thoả mãn điều kiện vùng Criteria bị dấu đi, trình bày mẫu tin thoả mãn điều kiện Chú ý: sau muốn liệt kê lại tồn nội dung mẫu tin CSDL, dùng lệnh: Data/Filter/Show All Rút trích Trang 108 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin - Trong thao tác cần tạo trước vùng Database, vùng Criteria vùng Extract - Di chuyển trỏ ô vào vùng Database - Thực lệnh: Data/Filter/Advanced Filter Hộp thoại chức tìm kiếm - Chọn Copy to Another Location mục Action - Xác định địa vùng Database vào hộp List Range - Xác định địa vùng Criteria vào hộp: Criteria Range - Xác định địa tiêu đề vùng Extract vào hộp: Copy to - Gõ Enter hay chọn OK, mẫu tin thoả mãn điều kiện vùng Criteria chép vào vùng Extract Nếu chọn Unique Records Only: mẫu tin giống vùng trích tồn mẫu tin Nếu khơng chọn Unique Records Only: trích đầy đủ mẫu tin thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn Xoá: thực bước thao tác tìm kiếm - Sau vùng CSDL liệt kê mẫu tin thoả mãn điều kiện vùng Criteria, chọn dòng thực lệnh Edit/Delete Row - Thực lệnh Data/Filter/Show All để trình bày trở lại mẫu tin bị dấu 7.5 Các Hàm sở liệu Hàm DSUM, DAVERAGE, DCOUNT, DCOUNTA, DMAX, DMIN + Cộng dụng: = DSUM: Tính tổng số mẫu tin thoả điều kiện cột khai thác CSDL =DAVERAGE: Tính trung bình cộng mẫu tin thoả điều kiện cột khai thác CSDL = DCOUNT: Đếm tổng số ô chứa liệu số mẫu tin thoả điều kiện cột khai thác CSDL = DCOUNTA: Đếm tổng số ô chứa liệu mẫu tin thoả điều kiện cột khai thác CSDL = DMAX: CSDL Tìm trị số cao mẫu tin thoả điều kiện cột khai thác = DMIN: CSDL Tìm trị số nhỏ mẫu tin thoả điều kiện cột khai thác + Cú pháp: = DSUM (Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn) = DAVEGE(Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn) = DCOUNT (Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn) = DCOUNTA(Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn) = DMAX (Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn) = DMIN (Vùng CSDL, cột n, vùng tiêu chuẩn) Trang 109 Tin học văn phòng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin Lưu ý: * Số cột khai thác phải trị số lớn hay 1, khơng lớn số cột có khối khai thác * Xem cách khai báo phạm vi ghi điều kiện chương CSDL * Khi CSDL khơng có trị thoả điều kiện hàm cho trị Kiểm tra liệu nhập Nếu có nhiều người dùng đồng thời sử dụng danh sách, bạn kiểm tra thơng tin học nhập vào xem có sai sót khơng Để sử dụng tính kiểm tra liệu, làm sau: Chọn ô cột muốn bảo vệ liệu theo kiểu kiểm tra Các ơ chứa liệu hay ô trống, nơi bạn thêm ghi Chọn Validation từ lệnh đơn Data, hộp thoại xuất mở khối settings Trong danh sách đổ xuống Allow, định dạng bạn muốn cho liệu nhập vào Các tuỳ chọn bạn Any value, Whole Number, Date Khi chọn xong danh sách đổ xuống Allow, số ô nhập khác xuất để bạn định điều kiện, chẳng hạn số nhỏ số lớn để Excel chấp nhận Mở khối Input Message chọn Show Input Message When Cell is Selected để chấp nhận vào thông tin hướng dẫn xuất ô chọn Trong mục Input Message, nhập vào thông tin hướng dẫn nhập (bước tuỳ chọn) Mở khối Error Alert chọn Show Error Alert After Invalid Data Is Entered để Excel thông báo lỗi người dùng nhập liệu sai Trong danh sách đổ xuống Style, chọn tuỳ chọn sau: Stop (để ngưng nhập liệu), Warning (để nhắc nhở người dùng cho nhập liệu) Information để thông báo cho người dùng) Trong mục Error Message, gõ vào nội dung nhập thông báo lỗi liệu bị nhập sai Chọn OK để hoàn tất hộp hội thoại Data Validation Nếu bạn chọn lựa bước 7, bạn nhận thơng báo lỗi nhập liệu sai 7.6 kết hợp số liệu bảng tính (Consolidate worksheet) Cơng dụng: Tạo quan hệ nối kết liệu dạng số bảng tính lựa chọn vào bảng tính tổng hợp Bạn kết hợp số liệu bảng tính lựa chọn tập tin Workbook tập tin Workbook khác với Đọc lại tập tin Workbook chứa bảng tính cần kết hợp hiển thị cửa sổ bảng tính hình(để dễ dàng xác định phạm vi cần thích hợp) Lựa chọn bảng tính phạm vi dùng để chứa liệu kết hợp (chỉ cần chọn toạ độ ô đầu bảng tính bất kỳ) Chọn lệnh [Menu] Data > Consolidate Xuất hộp đối thoại Consolidate Lựa chọn phạm vi chứa liệu bảng tính cần kết hợp: Chọn hai cách thực sau: * Di chuyển vào bảng tính cần thực Drag phạm vi lựa chọn Trang 110 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin * Nhập toạ độ ô khung Reference (xem dạng thức phần lưu ý) Chọn nút Add Xuất phạm vi vừa khai báo khung All References Lập lại bước 4,5 cho bảng tính cần kết hợp khác Chọn thông số khung Use Labels In: * Left Column: Khi cần dùng cột liệu bên trái cột số liệu phạm vi lựa chọn làm cột tiêu đề * Top Row: Khi cần dùng dòng liệu phía dong số liệu phạm vi lựa chọn làm cột tiêu đề Thay đổi loại hàm cần tính tốn việc kết hợp khung Function cần thiết (định dạng Excel hàm Sum) Chọn nút OK Excel gới kết xuất vào phạm vi lựa chọn bước Lưu ý: * Phạm vi vùng chứa liệu cần kết hợp là: - Những vùng khác bảng tính - Giữa bảng tính tập tin Workbook - Giữa tập tin Workbook hiển thị hình đĩa * Có thể kết hợp tối đa 255 khu vực * Vùng chứa liệu cần kết hợp chứa cột dịng tiêu đề khơng * Nhập phạm vi vùng chứa liệu kết hợp khung Reference: - Tên toạ độ vùng: thực việc kết hợp bảng tính - Tên bảng tính! Tên toạ độ vùng: thực việc kết hợp bảng tính tập tin Workbook - [Tên tập tin]tên bảng tính tên toạ độ vùng thực việc kết hợp tập tin thư mục - Tên đường dẫn [Tên tập tin] tên bảng tính toạ độ vùng thực việc kết hợp tập tin Workbook khác thư mục * Chỉ có liệu loại giá trị tổng hợp (chuỗi dạng thức khơng có giá trị thực hiện) * Có 11 hàm tương thích với tính : Sum; Average; Count; Max; Min * Chọn nút Browse cần lựa chọn tạp tin Workbook chứa bảng tính cần kết hợp khác trê đĩa * Bạn sử dụng kí tự đại diện (*,?) phần tên tập tin khai báo khung Reference * Chọn thông số Create Links to Source Data cần tạo thêm liên két với liệu nguồn bảng tính 7.6 Sắp xếp tính tổng nhóm số liệu Thực việc thống kê, tính tốn nhóm liệu cột lựa chọn phạm vi vùng CSDL Excel tự động phân tách nhóm liệu đồng thời chèn vào cuối nhóm dịng thống kê tính tốn dịng tổng kết cuối phạm vi vùng CSDL Trang 111 Tin học văn phòng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin Các bước thực hiện: Sắp xếp lại phạm vi vùng CSDL theo thứ tự vùng tin cần thực việc thống kê hay tính tốn + Di chuyển hành vào vùng tin cần xếp + Chọn nút Standard Toolbar Di chuyển ô hành vào phạm vi vùng CSDL Chọn lệnh [Menu] Data > Subtotals Xuất hộp đối thoại Subtotals Lựa chọn vùng tin chứa liệu cần phân tách theo nhóm khung At Each Change in: + Click vào Menu drop-down + Click vào tên vùng tin lựa chọn Lựa chọn hàm sử dụng việc thống kê hay tính tốn khung Use Function: + Click vào Menu drop-down + Click vào hàm lựa chọn Lựa chọn vùng tin chứa liệu cần thực việc thống kê hay tính tốn khung Add Subtotal to: + Click vào Menu drop-down + Click vào tên vùng tin lựa chọn Lựa chọn thông số khác hộp đối thoại cần thiết Chọn nút OK Lưu ý: Khi cần huỷ bỏ việc thống kê tính tốn vừa thực bạn chọn lệnh [Menu] Edit > Undo Subtotals (hoặc chọn lại lệnh [Menu] Data Subtotals chọn nút Remove All) Các lựa chọn khác hộp đối thoại Subtotals: Replace Current Subtotals: bật tắt việc thay cho phạm vi liệu hành Page Break Between Groups: Bật tắt việc tự động tạo dấu ngắt trang nhóm liệu Summary Below Data: bật tắt việc tự động tạo dịng thống kê tính tốn phía nhóm liệu 7.7 Tính Pivot table CSDL tập hợp mẫu tin CSDL trình bày theo cấu trúc cột/dịng (mỗi vùng tin tương ứng với cột mẫu tin tương ứng với dịng bảng tính) Tuy nhiên với cấu trúc này, bạn gặp khó khăn cần phân tích hay tổng hợp liệu theo đề mục Nay với tính Pivot Table Excel, bạn dễ dàng xếp trình bày vùng tin CSDL, để nhanh chóng phân tích hay thống kê liệu theo nhiều hướng khác * Mỗi Pivot Table gồm có bốn thành phần sau: - Page: hiển thị mục tin vùng tin lựa chọn làm đề mục cho Pivot Table ( có khơng) - Row: hiển thị mục tin vùng tin lựa chọn dịng tiêu đề (có thể có khơng) Trang 112 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin - Column: hiển thị mục tin vùng tin lựa chọn cột tiêu đề (có thể có khơng) - Data : vùng liệu cần tính tốn hay thống kê tương ứng với cột/dịng tiêu đề (bắt buộc phải có) 7.1 Tạo Pivot Table Để tạo Pivot Table bảng tính, bạn phải thực bước theo hướng dẫn tính Pivot Table Wizard sau: Bước 1:Xác định loại liệu CSDL cần thực Bước 2:Lựa chọn phạm vi vùng chứa CSDL bảng tính Bước 3:Tạo cấu trúc cho Pivot Table Bước 4:Khai báo vị trí Pivot Table bảng tính ấn định thơng số cho Pivot Table * Các bước thực : Chọn lệnh [Menu] Data > Pivot Table Xuất hộp đối thoại Pivot Table Wizard Step of 4: Xác định loại liệu để tạo Pivot Table : + Click vào thông số sau: Microsoft Excel List or Database: CSDL (hoặc danh sách hay bảng kê có dịng đầu chứa tiêu đề cột) External Data Source: sử dụng CSDL chương trình khác hay tính Microsoft Query Multiple Consolidation Ranges: từ nhiều vùng CSDL kết hợp lại Another Pivot Table : từ Pivot Table khác + Chọn nút Next > Xuất hộp đối thoại Pivot Table Wizard step of Lựa chọn phạm vi vùng chứa CSDL bảng tính: + Drag phạm vi vùng CSDL (hoặc nhập toạ độ phạm vi khung Range) Excel xuất đường viền chuyển động xoay quanh khối ô lựa chọn + Chọn nút Next > Xuất hộp đối thoại Pivot Table Wizard step of 4 Tạo cấu trúc cho Pivot Table : + Drag nút tên vùng tin (bên trái hộp đối thoại vào thành phần Pivot Table + Chọn nút Next > Xuất hộp đối thoại Pivot Table Wizard step of Khai báo vị trí Pivot Table bảng tính ấn định thơng số cho Pivot Table : + Khai báo vị trí Pivot Table bảng tính: Click vào trống bảng tính (hoặc nhập toạ độ khung Pivot Table Starting Cell Trang 113 Tin học văn phòng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin + Đặt tên cho Pivot Table khung Pivot Table Name + Lựa chọn (bật/tắt) thông số cho Pivot Table : - Grand Totals For Columns: hiển thị dòng tổng cộng liệu phía bảng - Grand Totals For Rows: hiển thị cột tổng cộng liệu bên phải bảng - Save Data With Table Layout: lưu liệu với định dạng bảng - AutoFormat Table: sử dụng với tính AutoFormat + Chọn nút Finish Excel tạo Pivot Table phạm vi ấn định Lưu ý: Trong bước 3, ô hành nằm vùng CSDL Excel tự động lựa chọn phạm vi vùng Trong bước 5, bạn không khai báo phạm vi chứa Pivot Table Excel tự động chèn bảng tính bên trái bảng tính hành ) để chứa Pivot Table Khi ô hành Pivot Table mà chọn lệnh [Menu] Data > Pivot Table Excel chuyển thẳng vào hộp đối thoại Pivot Table step of 7.2 Khai thác chỉnh sửa Pivot Table Di chuyển ô hành vào Pivot Table cần thực Chọn cách thực sau: * Chọn lệnh [Menu] Data > Pivot Table ( Excel chuyển thẳng vào hộp đối thoại Pivot Table Wizard step of 4), sau thực tiếp việc chỉnh sửa khai báo thông số hộp đối thoại * Double Click tên vùng tin (Excel xuất hộp đối thoại Pivot Table Field), sau lựa chọn thơng số cần thực hộp đối thoại * Drag trực tiếp tên vùng tin đến phạm vi khác Pivot Table cần thay đổi cấu trúc Pivot Table * Double Click mục tin, Excel tự động chép liệu liên quan đến vùng tin mẫu tin ô hành vào bảng tính phía trước bảng tính chứa Pivot Table 7.3 Làm việc với vùng tin Pivot Table Chọn hai cách thực sau: * Di chuyển ô hành vào tên vùng cần thực Pivot Table chọn lệnh [Menu] Data > Pivot Table Field * Double Click tên vùng tin cần thực Excel xuất hộp thoại Pivot Table Field Lựa chọn thông số cần thực * Nhập tên vùng tin cần thay đổi khung Name * Thay đổi thành phần vùng tin Pivot Table : - Click vào nút: Row, Column, Page khung Orientation * Lựa chọn việc thống kê, tính tốn vùng tin khung Subtotals * Chọn nút Delete để xoá vùng tin Pivot Table * Bật/tắt việc hiển thị mục tin có vùng tin khung Hide Items Chọn nút OK Trang 114 Tin học văn phòng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin Ví dụ tạo Pivot Table Mont h Region Category Jan Jan North North Hardware Software Jan North Other Jan Jan South South Hardware Software 21554 1125 Jan Jan South West Other Hardware 850 29750 Jan West Software 1290 Jan West Other 1500 Feb North Hardware Feb North Software Feb Feb North South Other Hardware 1100 15690 Feb Feb Feb Feb Feb Mar Mar Mar Mar Mar Mar Mar South South West West West North North North South South South West Software Other Hardware Software Other Hardware Software Other Hardware Software Other Hardware 1800 1400 15400 900 150 23500 1190 1356 22500 2500 590 18650 Mar Mar West West Software Other 1050 275 Month Amount / 18500 975 530 / / / / 15350 500 / Di chuyển ô hành vào ô Trong phạm vi: A1:D28 Chọn lệnh [Menu] Data>Pivot Table Chọn nút Next HĐT Pivot Table Wizard Step of Chọn nút Next HĐT Pivot Table Wizard Step of Khai báo cấu trúc cho Pivot Table : - Drag vùng tin Month vào khung Page - Drag vùng tin Categary vào khung Row - Drag vùng tin Region vào khung Column - Drag vùng tin Amount vào khung Data - Chọn nút Next - Chọn nút Finish Jan Trang 115 Tin học văn phòng Sum of Amount Category Hardware Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin Region North 18500 South 21554 West 29750 Grand Total 69804 530 850 1500 2880 975 20005 1125 23529 1290 32540 3990 76074 North 69804 South 46440 West 64650 Grand Total 180894 2880 2650 2221 7751 3390 76074 3200 52290 4740 71611 11330 199975 Other Software Grand Total Region (All) Sum of Amount Category Hardware Month Other Software Grand Total Region Sum of Amount Month (All) Category Amount Jan Hardware 69804 Other 2880 Software 3390 Grand Total 76074 Feb 46440 2650 3200 52290 64650 180894 2221 7751 4740 71611 71611 199975 South 23529 West 32540 Mar Grand Total Category Month Sum of Amount Total (All) Jan Region North 20005 Trang 116 Grand Total 76074 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin Chương 8: Một số tập ứng dụng – in ấn 8.1 In tồn liệu bảng tính hành Để in nhanh tồn liệu có bảng tính hành máy in (với thông số Excel), bạn chọn hững cách sau: Sử dụng nút Print, Print Preview Standard Toolbar Tạo (hoặc đọc lại) tập tin liệu cần in vào hình bảng tính hành Chọn hai nút sau: * Print Preview: để xem trang in hình *Print : để in bảng tính hành Sử dụng lệnh Print Menu Tạo (hoặc đọc lại) tập tin liệu cần in vào hình bảng tính hành Chọn lệnh [Menu] File > Print Xuất hộp đối thoại Print Lựa chọn thay đổ thông số cần thiết (xem phần hướng dẫn chi tiết mục sau.) Chọn nút OK Excel xuất thông báo tình trạng in hành, tự động chuyển tồn liệu có bảng tính máy in Lưu ý: * Để huỷ bỏ việc in thực hiện, bạn cần nhấn phím Esc (hoặc nút Cancel) * Khi sử dụng nút Print, bạn lựa chọn thông số in cần thiết 8.2 Lựa chọn phạm vi khối in Trong Excel, bạn ấn định phạm vi khối liệu cần in phạm vi lựa chọn là: * Một khối liệu bảng tính hành * Một trang in bảng tính hành * Một số bảng tính Workbook In khối khối liệu bảng tính hành - Lựa chọn phạm vi khối (hoặc khối) liệu cần in - Chọn lệnh [Menu] File > Print (hoặc nhấn phím CTRL-P) Xuất hộp đói thoại Print - Chọn thông số (o) Selection khung Print What - Chọn nút OK Lưu ý: * Khi lựa chọn phạm vi khối in không liên lạc với Excel in khối trang in riêng biệt (theo thứ tự lựa chọn) Lựa chọn trang in bảng tính hành - Chọn lệnh [Menu] File > Print (hoặc nhấn phím CTRL-P) Xuất hộp đối thoại Print - Chọn thông số (o) Selection khung Print What - Chọn thông số (o) Page (s) khung Page Range Trang 117 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thông tin - Nhập số trang bắt đầu (hoặc dùng nút tăng giảm trị số)trên khung Form, nhập số trang kết thúc (hoặc dùng nút tăng giảm trị số) khung To - Chọn nút OK Lưu ý: *Bạn nên chọn nút Print Preview để xem trang in hình trước sau thực bước để kiểm soát số trang cần in Lựa chọn số bảng tính cần in tập tin Workbook - Lựa chọn bảng tính cần in - Chọn lệnh [Menu] File > Print (hoặc nhấn phím CTRL-P) Xuất hộp đối thoại Print - Chọn thông số (o) Selected sheet (s) khung Print What - Chọn nút OK Lưu ý: *Bạn nên chọn nút Print Preview để xem trang in hình trước sau thực bước để kiểm soát việc in In tồn bảng tính có chứa liệu tập tin Workbook - Chọn lệnh [Menu] File > Print (hoặc nhấn phím CTRL-P) Xuất hộp đối thoại Print - Chọn thông số: Entire workbook khung Print What - Chọn nút OK Lưu ý: * Chỉ có bảng tính chửa liệu in * Mỗi bảng tính in trang riêng biệt 8.3 Làm việc với hình trang in Trước thực việc in liệu bảng tính hành giấy, bạn nên kiểm tra lại nội dung hình thức liệu hình trang in dể tránh sai sót Trong hình trang in, bạn có thể: * Phóng to/thu nhỏ tỉ lệ thị trang in * Điều chỉnh kích thước lề trái, phải, trên, trang in vùng HEADER/FOOTER * Thay đổi độ rộng cột Hiển thị hình trang in Tạo (hoặc đọc lại) tập tin workbook chứa liệu cần in vào hình bảng tính hành Chọn cách thực sau: * Chọn nút Print Preview Standard Toolbar * Chọn lệnh [Menu] File > Print Preview * Chọn nút Print Preview hộp đối thoại: Print Page Setup Xuất hình hiển thị tồn trang in hành Lưu ý: * Bạn cần phóng to/thu nhỏ hình trang in, bạn chọn nút Zoom di chuyển trỏ Mouse (có hình kính lúp )vào vị trí cần hiển thị Click Mouse Trang 118 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thông tin Giới thiệu nút lệnh hình trang in + Next: thị trang in (nếu có) + Previous: thị trang in trước (nếu có) + Zoom: phóng to/thu nhỏ tỉ lệ hình trang in + Print: Thực lệnh in, chuyển vào họp đối thoại Prin + Setup: Chuyển vào hộp đối thoại Page setup + Margins: điều chỉnh lề độ rộng cột + Close: đóng hình trang in trở bảng tính(khơng thực lệnh in) + Help: xem giúp đỡ nút lệnh hình trang in Lưu ý: * Khi khơng có trang in trước thị nút lệnh next, Previous bị mờ * Nhấn phím Enter (hoặc nhấn phím mũi tên xuống) thay cho phím Next * Nhấn phím mũi tên lên thay cho phím Previous * Nhấn phím Home/End để hiển thị trang in đầu/cuối Điều chỉnh kích thước lề trang in, vùng Header/Footer độ rộng cột hình trạng in Chọn nút Margins (trong hình trang in) Excel xuất mốc vuông lề trái, phải trên, trang in, vùng Header/Footer hai bên cột liệu Drag mốc vuông lề cột cần điều chỉnh kích thước Trên dịng cuối hình trang in xuất kích cỡ hành Drag mốc vuông excel tự động điều chỉnh lề độ rộng cột trang in bảng tính theo kích thước 8.4 Lựa chọn/ thay đổi dạng thức trang in Thay đổi dạng thức trang in Chọn lệnh [Menu] File > Page Setup (hoặc chọn nút Setup hộp đối thoại Print) Xuất hộp đối thoại Page Setup Lựa chọn ấn định thông số cần thực Tab Page Tab: + Orientation: để thay đổi chiều in - Portrait: in theo chiều dài trang giấy - Landscape: in theo chiều ngang trang giấy + Scaling: thay đổi tỉ lệ kích cỡ liệu trang in Tỷ lệ 100% (có giá trị thay đổi từ 10 đến 400%) Trang 119 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin + Paper: để thay đổi kích cỡ trang in + Print Quality: để thay đổi chất lượng (số chấm điểm inch) + First Page Number: ấn định số trang in bắt đầu Margins Tab: + Top/Bottom/Left/Right: để thay đổi khoảng cách lề trang giấy vùng Header/Footer + Center on Page: canh liệu theo: - Horizontally: chiều ngang trang in - Vertically: chiều dọc trang in Header/Footer Tab: Tiêu đề đầu cuối trang in (xem phần chi tiết mục Header/Footer) Sheet Tab: Chọn nút: * OK: chấm dứt việc khai báo, lựa chọn thông số cần thực đóng hộp đối thoại Page setup * Cancel: huỷ bỏ lệnh đóng hộp thoại Page setup *Print Preview: xem trang in hình In tiêu đề dầu (Header), tiêu đề (Footer) trang in Dùng để in dòng liệu đầu cuối trang in a Tạo tiêu đề đầu, cuối trang in Chọn lệnh [Menu] File > Page Setup, chọn Tab Header/Footer Xuất hộp đối thoại Page Setup Chọn: * Những tiêu đề sẵn có khung Header Footer (Click vào drop down, sau click tiêu đề lựa chọn) Xuất hộp đối thoại Header Footer Di chuyển vào khung liệu cần nhập (trái, giữa, phải) tương ứng với vị trí trang in Chọn: * Nhập/chỉnh sửa nội dung liệu * Nhập/ xoá mã cần thực (chọn nút hình tượng hộp đối thoại nhập trực tiếp mã từ bàn phím ) Chọn nút OK (đóng hộp đối thoại Header Footer) Chọn nút OK (đóng hộp đối thoại Page setup) b ấn định cột/dòng tiêu đề liệu bảng tính trang in Dùng trường hợp bảng tính có nhiều trang in cần phải xuất lại cột/dòng tiêu đề phía bên phải khối in Trang 120 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thông tin * Các bước thực hiện: Chọn lệnh [Menu] File > Page Setup (hoặc chọn nút setup hộp đối thoại Print) Xuất hộp đối thoại Page setup Chọn Sheet Tab Chọn: * Row to Repeat at Top: để lựa chọn dòng làm tiêu đề phía khối in (nhập phạm vi khối thứ tự dòng khung Drag dịng lựa chọn bảng tính hành) * Columns to Repeat at Left: để lựa chọn cột làm tiêu đề bên trái khối in (nhập phạm vi theo kí hiệu cột khung Drag cột lựa chọn bảng tính hành) Chọn nút OK Lưu ý: * Phạm vi dùng làm cột/dòng tiêu đề bắt buộc phải liên lạc * Để huỷ bỏ phạm vi dùng làm cột/dòng tiêu đề bạn cần xoá toạ độ hiển thị khung Print Titles ấn định/huỷ bỏ việc phân trang bảng tính Trong Excel việc phân trang thực tự động dựa vào kích thước trang in Tuy nhiên bạn ấn định việc phân trang vị trí cần thiết bảng tính theo chiều ngang, chiều dọc hai a Thực việc phân trang vị trí định bảng tính Chọn vị trí cần thực sau: * Dịng phía vị trí cần phân trang theo chiều ngang * Cột bên phải vị trí cần phân trang theo chiều dọc * Dịng phía cột bên phải vị trí cần phân trang theo chiều ngang chiều dọc Chọn lệnh [Menu] insert > Page Break Tại vị trí vào lệnh xuất đường phần trang b Huỷ bỏ việc phân trang bảng tính Lựa chọn tồn bảng tính di chuyển hành vào phía hay bên phải ngắt trang cần huỷ bỏ Chọn lệnh [Menu] Insert > Remove Page Break Trang 121 ... MICROSOFT WINWORD Trang Tin học văn phòng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin Trang Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin - Cơ quan (tác giả) ban hành; - Số ký hiệu văn bản; - Cơ quan... bày yếu tố văn - Ô số 13: ghi dấu mật khẩn - Ô số 14: ghi chữ "dự thảo" cần 30 14 6b 6a 13 5a Trang 10 Tin học văn phòng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin 11 12 10 Trang 11 Tin học văn phịng... đính kèm văn khác nghị quyết, tâm thư cần ghi rõ vào phần thích Trang 17 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Cơng nghệ thơng tin Trang 18 Tin học văn phịng Biên soạn: Khoa Công nghệ thông tin Trang