Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 3 Chương trình bảng tính điện tử Microsoft Excel trong giáo trình Tin học văn phòng dưới đây để nắm bắt được những nội dung về soạn thảo, định dạng và in ấn bảng tính, phân tích dữ liệu, sử dụng hiệu quả MS Excel. Đây là tài liệu tham khảo hữu ích cho các bạn đang học chuyên ngành Công nghệ thông tin.
SỞ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ & MÔI TRƯỜNG NGHỆ AN TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Lê Thế Vinh GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHỊNG Phần 3: Chương trình bảng tính điện tử Microsoft Excel Vinh, 12/2002 Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh MỤC LỤC Mục lục .2 I Giới thiệu .3 I.1 Vào Excel thành phần cửa sổ chương trình .3 I.2 Tạo, mở lưu file I.3 Làm việc với Bảng tính file liệu II Soạn thảo, định dạng in ấn Bảng tính .7 II.1 Soạn thảo II.2 Cách quản lý liệu Excel: địa chỉ, kiểu liệu .10 II.3 Làm việc với biểu đồ đồ thị 11 II.4 Định dạng bảng tính 14 II.5 In bảng tính .15 III Phân tích liệu 18 III.1 Sử dụng hàm 18 III.2 Sử dụng công cụ 28 IV Sử dụng hiệu MS Excel .36 Bài tập .37 Tài liệu tham khảo 38 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh I Giới thiệu Microsoft Excel cho phép lưu trữ liệu dạng bảng (gồm nhiều ơ: cells) Nó cung cấp cho người dùng công cụ xử lý, phân tích số liệu Việc minh hoạ số liệu biểu đồ đồ thị Excel giúp cho người dùng quan sát kết cách trực quan dễ hiểu Ngồi ra, phần mềm cịn cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích khác Hiện Excel sử dụng hiệu nhiều lĩnh vực cơng tác văn phịng, kế tốn, quản lý hàng hố, điểm thi học sinh nhiều thơng tin khác I.1 Vào Excel thành phần cửa sổ chương trình + Khởi động chương trình Microsoft Excel (gọi tắt Excel) ◄ Chọn nút Start, vào Programs chọn Microsoft Excel; Cửa sổ chương trình xuất + Các thành phần cửa sổ chương trình Excel ◄ Cửa sổ chương trình Excel Theo thứ tự từ xuống là: Thanh tiêu đề (cuối có nút lệnh: thu nhỏ, phóng to đóng cửa sổ), Thanh menu: chứa menu như: File, Edit, View, v.v, Hai công cụ: chứa biểu tượng: New, Open, Save, v.v, Giáo trình Tin học văn phịng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh Thanh địa nội dung ô chọn: cho biết địa ô chọn, cho phép nhập liệu số, chuỗi, ngày tháng cơng thức vào này, bảng tính gồm nhiều ô: gồm tên hàng 1,2,3 tên cột A,B,C, ví dụ: chọn B2, Tên bảng tính: sheet1, sheet2, ta làm việc bảng tính này, Thanh ngang (thanh dọc mép bên phải cửa sổ, bảng tính có số lượng lớn nên có nhiều ô bị khuất để xem ô ta dùng cuốn) Và trạng thái: hiển thị trạng thái chương trình ví dụ: chữ NUM cho biết nút Num Lock bật (đèn LED Num Lock bàn phím sáng) ta sử dụng nhóm phím số góc bên phải bàn phím Tham khảo thêm mục II.2 “Làm việc với chương trình, file thư mục” giáo trình “Hệ điều hành Windows” thành cửa sổ Khi rê chuột đến nút công cụ nhãn nút ra, hình vẽ nút save (lưu liệu bảng vào file) ◄3 Chọn menu File\Save Để lưu liệu vào file, ta thực cách: + chọn menu File\Save + chọn nút save công cụ + ấn tổ hợp phím Ctrl+S Các cơng việc khác có tương ứng cách làm + Thốt khỏi chương trình Excel Chọn menu: File\Exit chọn nút Close (nút có dấu x) góc bên phải cửa sổ chương trình I.2 Tạo, mở lưu file + Tạo file tài liệu Excel Trong menu File chọn New, cửa sổ new xuất ◄ Để tạo file mới, chọn táp General sau nháy đúp chuột vào biểu tượng Workbook Để tạo file theo mẫu có sẵn, chọn táp Spreadsheet Solution, chọn mẫu cần tạo (giao diện mẫu khung Preview) chọn OK Giáo trình Tin học văn phịng – MS Excel LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Một tài liệu mở Trong tài liệu này ta gõ thử vào ô chữ, số lưu liệu vừa gõ vào file + Lưu liệu vào file Để lưu liệu vào file ta chọn menu: File\Save hình 3, mục I.1 Cửa sổ Save as ◄2 Chọn thư mục nơi lưu file gõ tên file vào trắng có tiêu đề File name chọn nút Save để lưu + Mở file Ta chọn menu File\Open, cửa sổ Open ◄ Tìm chọn file cần mở Chọn nút Open để mở file I.3 Làm việc với Bảng tính file tài liệu Trong Excel, tài liệu (workbook) file ta thực cơng việc nhập, phân tích, xử lý lưu trữ liệu Một tài liệu chứa nhiều bảng, giúp cho ta tổ chức thơng tin liên quan khác file Dùng bảng tính (worksheet) để liệt kê phân tích liệu Ta nhập vào, sữa đổi liệu bảng tính thực tính tốn bảng tính Tên bảng tính xuất táp phía cửa sổ workbook Để chuyển từ bảng tính sang bảng tính khác ta chọn vào táp tương ứng Tên bảng tính kích hoạt tơ đậm + Trong bảng tính (xem hình mục I.1) để xem bị khuất ta dùng ngang, dọc phím Page Up, Page Down, phím mũi tên Giáo trình Tin học văn phịng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh + Quản lý bảng tính a) Chọn bảng tính Khi chọn bảng ta nháy chuột vào táp bảng Khi chọn nhiều bảng tính ta ấn đồng thời phím Shift chọn bảng bảng cuối Và thay việc ấn phím Shift ấn phím Ctrl để chọn bảng tính khơng b) Chèn thêm bảng tính: chọn menu Insert\Worksheet c) Sao chép di chuyển bảng tính: Ta chép di chuyển bảng tính từ file sang file khác, để thực việc trước hết ta mở file - Trong file nguồn chọn bảng tính cần thực - Chọn menu: Edit\Move or Copy Sheet, cửa sổ Move or Copy xuất hiện, đây: - Trong hộp To book, chọn file đích (file chép di chuyển bảng tới); hộp Before sheet chọn bảng tính mà vị trí trước bảng tính chép di chuyển tới Nếu muốn bảng tính nằm cuối tài liệu chọn (move to end) - Để chép chọn vào hộp kiểm Create a copy, hộp khơng chọn có nghĩa thực di chuyển d) Xố bảng tính - Chọn bảng tính cần xố - Chọn menu: Edit\Delete sheet - Chọn OK để chấp nhận xoá e) Đổi tên bảng tính - Nháy đúp chuột vào táp bảng tính cần đổi tên - Gõ vào tên mới, kết thúc ấn phím Enter Các cơng việc thực nhanh chóng cách nháy chuột phải lên táp bảng tính (một nhiều bảng lựa chọn) ◄ Nháy chuột phải vào táp bảng tính (sheet1) Ở thực việc chèn thêm, xoá, đổi tên, chép di chuyển bảng tính, chọn tất bảng tính xem mã lệnh Visual Basic file tài liệu Giáo trình Tin học văn phịng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh II Soạn thảo, định dạng in ấn Bảng tính Thứ tự cơng việc thực công việc để lưu trữ, quản lý, phân tích liệu in kết báo cáo gồm: nhập liệu vào máy, lưu liệu lên đĩa cứng chương trình Excel, xử lý liệu đưa kết quả, định dạng liệu cần in ra, minh trang in giấy Trong việc xử lý phân tích số liệu cần nhiều chức phức tạp nên tách thành phần riêng (phần III) Trong phần chúng tơi trình bày cách soạn thảo, định dạng liệu, định dạng bảng tính, vẽ hiển thị liệu biểu đồ in bảng tính giấy II.1 Soạn thảo + Cách nhập liệu Nhập liệu, chọn ô cần nhập, nhập liệu vào từ bàn phím (theo quy ước kiểu liệu), kết thúc việc nhập cách gõ phím Enter chuyển ô khác Sữa liệu ô, chọn ô cần sửa gõ phím F2, dùng phím mũi tên (hoặc chuột) đưa trỏ (dấu vạch đứng) đến vị trí cần sửa thực việc sửa, muốn xố ký tự dùng phím Delete để xố ký tự bên phải trỏ phím Backspace đểxố ký tự bên trái trỏ Ghi đè liệu vào ô: thực nhập liệu Cách di chuyển trỏ: dùng phím: (sang trái cột), (lên dòng), (sang phải cột), (xuống dòng); Alt + Page Up (sang trái trang), Alt + Page Down (sang phải trang), Page Up (lên trang), Page Down (xuống trang) Home (về đầu dịng), Ctrl+Home (về đầu trang: A1) dùng chuột: Nháy chuột vào ô muốn đến Nhập hàm vào ô: bắt đầu dấu “=”, tên hàm, tham số hàm (nằm ngoặc đơn( )) kết thúc gõ phím Enter Ví dụ: B2 ta nhập hàm tính tổng cho A1 đến A10 viết: =sum(a1:a10) gõ phím Enter (); Sử dụng dùng công cụ tự động điền liệu vào ô dựa vào liệu ô bên cạnh (Automatically fill in data based on adjacent cells- Fill handle) ◄1 Sử dụng Fill handle điền liệu dự vào ô dựa vào liệu ô bên cạnh Ví dụ: Ta điền số vào A1, số vào A2, sau chọn hai này, rê chuột đến Fill handle (ở góc bên phải ô A2) chuột biến thành dấu cộng (+), thí ấn rê chuột đến A3, A4 v.v Excel vào giá trị hai A1, A2 để điền tiếp giá trị vào ô Kết số điền vào ô A3 (hình vẽ) Tương tự cho ví dụ điền thứ hai (Mon) vào ô B1, điền tháng giêng January (viết tắt Jan) vào C5 Sau thực điền liệu tự động kết hình vẽ Sử dụng cơng cụ đặc biệt hiệu điền tự động công thức + Sao chép, di chuyển, xoá liệu Thực việc chép, di chuyển, xoá liệu Excel tương tự phần “Soạn thảo văn đơn giản Windows” mục II.2 giáo trình “Hệ điều hành Windows” Giáo trình Tin học văn phịng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh Bước 1: Chọn (bôi đen) liệu cần thực Bước 2: Để chép ta chọn menu: Edit\Copy Để di chuyển ta chọn menu: Edit\Cut Để xoá ta chọn menu: Edit\Clear\Contents Bước 3: Để chép di chuyển liệu ta vị trí đưa liệu đến chọn menu: Edit\Paste Hoặc ấn: Ctrl + C Hoặc ấn: Ctrl + X Hoặc ấn: Delete Hoặc ấn: Ctrl + V Tuy nhiên ta thực việc cách nhanh chong từ công cụ + Thêm bớt ô, hàng, cột Để chèn thêm hàng cột ta thực sau: 1) đánh dấu hàng (cột) nơi ta muốn hàng (cột) xuất hiện; 2) chọn menu Insert\Row để chèn thêm hàng, Insert\Column để chèn thêm cột Để xoá bớt hàng cột, trước tiên ta chọn nó, sau chọn menu: Edit\Delete Khi thực thêm bớt ô vào bảng tính Hộp thoại Insert Delete xuất Trong có lựa chọn sau: ◄ Hộp thoại Insert hộp thoại Delete Ý nghĩa lựa chọn: Shift Cells right (left): đẩy ô sang phải (trái) Shift Cells down (up): đẩy ô xuống (lên trên) Entire row: Chèn thêm (huỷ bỏ) hàng vào vị trí Entire column: Chèn thêm (huỷ bỏ) cột vào vị trí Để thêm vào bảng tính ta thực sau: 1) đánh dấu vị trí nơi cần chèn thêm ô mới; 2) chọn menu: Insert\Cells, cửa sổ Insert xuất hiện; chọn lựa chọn (tuỳ vào mục đích) nháy chuột vào nút OK; chọn nút Cancel để huỷ bỏ; Tương tự việc thêm ơ, để xố khỏi bảng tính ta thực sau: 1) đánh dấu ô cần xoá; 2) chọn menu: Insert\Delete , cửa sổ Delete xuất hiện; chọn lựa chọn (tuỳ vào mục đích) nháy chuột vào nút OK; chọn nút Cancel để huỷ bỏ; + Tìm kiếm thay liệu Ta tìm kiếm chuỗi ký tự, số để xem, sữa tự động thay liệu khác Trước tìm kiếm thay ta đưa trỏ chuột vào bảng tính a) Tìm kiếm liệu: Ta chọn menu: Edit\Find, hộp thoại tìm kiếm xuất (giống hình 3) Ta cần điền vào thơng tin sau: Nhập chuỗi ký tự cần tìm vào hộp trắng Find what; Đánh dấu vào Match Case cần phân biệt chữ hoa, chữ thường chọn nút lệnh Find Next để tìm kiếm Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh b) Để thay liệu ta chọn: Edit\Replace, hộp thoại thay (Replace) xuất ta điền vào liệu cần tìm vào Find What; liệu thay vào ô: Replace with; sau chọn nút Find Next để tìm kiếm; tìm kiếm chọn nút lệnh Replace để thay lặp hai động tác lúc hoàn thành Hoặc khẳng định cần thay đổi liệu tồn bảng tính sau điền xong thơng tin ta chọn Replace All (hình 3) ◄ Hộp thoại thay (Replace) liệu + Sắp xếp liệu Ví dụ ta có bảng liệu đây: Bảng xếp theo Thang, ta cần xem số liệu theo Cửa hàng Để xếp liệu bảng theo Cửa hàng ta thực bước sau: Thứ đưa trỏ chuột vào bảng tính; Thứ hai chọn menu: Data\Sort, cửa sổ xếp Ta nháy chuột vào nút mũi tên xuống ô Sort by ta chọn trường cần xếp; ô Then by ta chọn tiếp trường ưu tiên việc xếp Và cuối ta chọn nút lệnh OK để thực ▲ Cửa sổ xếp liệu Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh II.2 Cách quản lý liệu Excel: địa chỉ, kiểu liệu + Địa a) Cách phân loại quản lý địa Đối tượng quản lý Excel ô (cell) Ứng với ô có thơng tin sau: liệu mà lưu dữ, định dạng ô, địa ô Ô đơn vị liệu nhỏ nhất, lớn bảng tính (gồm nhiều ơ), tài liệu (gồm nhiều bảng tính) Dữ liệu workbook lưu file Một bảng tính gồm tối đa 65536 hàng, 256 cột (65536 x 256 = 16.777.216 ơ) Ơ nơi giao hàng với cột Nên ô xác định địa gồm ký tự ô giao cột với hàng Ví dụ: B2 giao cột B với hàng số 2; ô bảng ô A1 ô cuối ô IV65536 Trong liên kết liệu, từ file đích truy cập liệu file nguồn thông qua địa ví dụ: Ta có hai file dulieu.xls (gồm sheet1, sheet2, v.v.) baocao.xls (gồm sheet1, sheet2, v.v.) lưu thư mục “My Documents” Ô A1 sheet2 file baocao.xls ta viết: ='C:\My Documents\[dulieu.xls]Sheet1'!A2; A1 file baocao.xls\sheet2 nhận giá trị ô A2 file dulieu.xls\sheet1 Các loại địa chỉ: Trong Excel cung cấp hai loại địa chỉ, địa tương đối địa tuyệt đối Ví dụ bảng, B2 ta viết =A1 Địa ta viết gọi địa tương đối, đổi cách viết A1 thành $A$1 địa trở thành địa tuyệt đối Sự khác địa tương đối địa tuyệt đối: thứ giá trị ô A1 di chuyển sang ô khác (dùng Cut Paste) giá trị B2 nguyên ta dùng địa tuyệt đối, ngược lại giá trị =0 ta dùng địa tương đối Thứ hai ta dùng công cụ tự động điền liệu vào ô dựa vào liệu ô bên cạnh (Automatically fill in data based on adjacent cells- Fill handle) biểu thức điền vào ô không thay đổi ta dùng địa tuyệt đối, ngược lại dùng địa tương đối biểu thức điền vào ô tự động thay đổi + Một số kiểu liệu Excel Kiểu liệu Tiếng anh Tiếng việt General Chung chung Number Số Currency Tiền tệ Date Ngày tháng Time Thời gian Percentage Phần trăm Scientific Khoa học Text Chuỗi (ký tự) Ví dụ Trung tam CNTT Nghe An; 123; 1.234 1432498; $ 30 12/25/2002 10:30 50 % 1.00E4; 1.254E00; 1.00E+03 Trung tam CNTT Nghe An 10 Giáo trình Tin học văn phịng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh ◄ Thống kê học lực học sinh thông qua kết thi Thống kê học lực học sinh (bao nhiêu phần trăm học sinh đạt loại xuất sắc, giỏi, khá, trung bình, yếu kém) Bài tốn có liệu vào bảng A12:H12, cột cần tính tốn cột H (thứ từ trái qua phải bảng liệu) Ở ta sử dụng hàm dcount hàm count để thực tính tốn Để sử dụng hàm dcount ta phải tạo vùng tiêu chuẩn, tương ứng với trường hợp: kém, yếu, trung bình, khá, giỏi xuất sắc ta sử dụng vùng tiêu chuẩn: A20:A21, B20:C21, D20:E21, F20:G21,H20:I21 J20:J21 Q trình thực cơng việc gồm: Thứ ô J14 gõ vào biểu thức: “ =DCOUNT($A$2:$H$12,8,($A$20:$A$21))/COUNT($H$3:$H$12) “ sau điền tự động cho ô J15-J19 (giống cách làm bước 2) Sau sữa lại vùng tiêu chuẩn tương ứng trên, ví dụ J15 ta sữa $A$20:$A$21 thành $B$20:$C$21 Kết thu hình vẽ Căn vào kết thống kê ta đưa nhận xét Ví dụ kết cho ta thấy kết học tập học sinh chênh lệch tỷ lệ học sinh yếu 50% so với 30% Chưa có học sinh giỏi học sinh xuất sắc Như mục tiêu chất lượng đào tạo quý sau phải giảm tỷ lệ học sinh yếu tăng tỷ lệ học sinh giỏi xuất sắc Lưu ý: + Định dạng ô J14:J19 % Thực cách bôi đen vùng ô này, sau chọn menu: Format\Cells \ danh sách Category chọn Percentage, đặt ô trắng Decimal places = 0\OK; + Kết thống kê lưu bảng tính (sheet) file khác Để liên kết đến vùng liệu ta viết theo cú pháp sau: [tên file]tên bảng tính!địa Ví dụ: A1 sheet1 file thu1.xls viết: = [thu2.xls]sheet2!B2 có nghĩa giá trị ô A1 tham chiếu từ ô B2 sheet2 file thu2 Nếu liên kết bảng tính cú pháp : = tên bảng tính, địa Ví dụ: C1 sheet1 file thu2 viết: = sheet2!B2 tức tạo liên kết ô sheet1\C1 với sheet2\B2 file thu2 24 Giáo trình Tin học văn phịng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh Ví dụ 2: Tính tiền theo dõi tình hình khách đến Khách sạn + Nhập thơng tin khách hàng, phịng + Tính tiền khách phải trả (theo số ngày ở, loại phòng) cho khách sạn Các bước thực hiện: Nhập thông tin khách hàng: Tên, đến từ đâu, ngày đến, ngày phòng Kết lưu liệu lên đĩa với tên “vidu2” ▼ Số ngày khách lưu lại Khách sạn ngày trừ ngày đến Nên ô F3 ta gõ vào nội dung: =E3-D3 Sau điền tự động cho ô F4-F12 Chú ý, kiểu liệu D3:D12 E3:E12 kiểu ngày tháng (Date), F3:F12 kiểu chung (General) Kết hình vẽ Tính số ngày khách Khách sạn ▼ Tiền th phịng tính theo theo bảng đơn giá cho loại phòng Tiền thuê số ngày nhân với đơn giá ngày cho loại phòng tương ứng Nếu số ngày (khách đến ngày) tiền thuê giá ngày với loại phịng tương ứng Để tính tiền thuê phòng, ta viết biểu thức sau vào H3: 25 Giáo trình Tin học văn phịng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh “=IF(F3>0,VLOOKUP(LEFT(G3,1),$G$19:$I$21,2,FALSE)*F3,VLOOKUP(LEFT(G3,1),$ G$19:$I$21,2,FALSE)/2)” sau điền tự động cho H4-H12 (giống cách làm bước ví dụ 1) Kết trình bày hình vẽ Trong biểu thức ta sử dụng hàm left, ví dụ ô H3 hàm LEFT(G3,1)=”A” chữ A ký tự cần tìm hàm vlookup Tính tiền th phòng cho khách hàng ▼ Ở ta lưu ý vùng H3:H12 H19:H21 có kiểu liệu kiểu tiền tệ (Accounting) vùng I19:I21 có kiểu phần trăm (Percentage) Tương tự tính tiền th phịng, ta xác định tiền chi phí phục vụ Tiền phục vụ tiền th phịng nhân với phần trăm chi phí phục vụ ứng với loại phịng Giá chi phí phục vụ cho loại phòng cho bảng đơn giá Các bước thực bao gồm: thứ ta viết biểu thức sau vào ô I3: “=H3*VLOOKUP(LEFT(G3,1),$G$19:$I$21,3,FALSE)” sau điền tự động cho I4-I12 Tiền mà khách hàng phải trả cho khách sạn gồm tiền phịng tiền chi phí phục vụ Để tính khoản tiền này, ta gõ vào ô J3 biểu thức “= H3+I3” sau điền tự động cho J4-J12 Kết trình bày hình vẽ Chú ý: Để thuận tiện việc trình bày, có cách viết rõ ràng biểu thức Excel cho phép định nghĩa bảng (ví dụ vùng liệu hay vùng điều kiện) tên Ta thay vùng G19:I21 tên VungDieuKien cách chọn vùng G19:I21 sau chọn menu: Insert\ Name\Define\gõ tên vùng\OK; 26 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh Tính tiền chi phí phục vụ tổng số tiền phải trả cho khách hàng ▼ 27 Giáo trình Tin học văn phịng – MS Excel LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an III.2 Sử dụng công cụ 1) Sử dụng công cụ Lọc tự động (Auto Filter: AF) AF cho phép hiển thị tất ghi bảng liệu, lọc số ghi đầu (cuối) bảng (top 10, buttom 10), lọc ghi theo điều kiện đó, lựa chọn cho phép ta tìm kiếm ghi thoả mãn điều kiện mà ta đưa Dưới ta thực số động tác bảng liệu ví dụ mục III.1 + Mở file vidu1.xls + Đưa trỏ chuột đến ô A2 (hoặc ô vùng liệu) + Chọn menu: Data\Filter \AutoFilter, Ngay lúc bên phải tiêu đề trường xuất mũi tên hình vẽ: Bây ta lọc học sinh có tổng điểm thi 20 =32 ,H3 =26,H3