Giáo trình Tin Học Văn Phòng - Lê Thế Vinh

Phần 3: Chương trình bảng tính điện tử Microsoft Excel

SỞ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ & MÔI TRƯỜNG NGHỆ AN TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Lê Thế Vinh GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Phần 3: Chương trình bảng tính điện tử Microsoft Excel Vinh, 12/2002 LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel 2 MỤC LỤC Mục lục 2 I. Giới thiệu 3 I.1. Vào ra Excel và các thành phần trong cửa sổ chương trình 3 I.2. Tạo, mở và lưu một file 4 I.3. Làm việc với các Bảng tính và file dữ liệu 5 II. Soạn thảo, định dạng và in ấn Bảng tính 7 II.1. Soạn thảo 7 II.2. Cách quản lý dữ liệu của Excel: địa chỉ, kiểu dữ liệu 10 II.3. Làm việc với biểu đồ và đồ thị 11 II.4. Định dạng bảng tính 14 II.5. In bảng tính 15 III. Phân tích dữ liệu 18 III.1. Sử dụng các hàm 18 III.2. Sử dụng các công cụ 28 IV. Sử dụng hiệu quả MS Excel 36 Bài tập 37 Tài liệu tham khảo 38 LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel 3 I. Giới thiệu Microsoft Excel cho phép lưu trữ dữ liệu ở dạng bảng (gồm nhiều ô: cells). Nó cung cấp cho người dùng các công cụ xử lý, phân tích số liệu. Việc minh hoạ số liệu bằng biểu đồ và đồ thị trong Excel giúp cho người dùng quan sát kết quả một cách trực quan và dễ hiểu. Ngoài ra, phần mềm này còn cung cấp nhiều dịch vụ và tiện ích khác. Hiện nay Excel đã được sử dụng hiệu quả trong nhiều lĩnh vực như công tác văn phòng, kế toán, quản lý hàng hoá, điểm thi của học sinh và nhiều thông tin khác. I.1. Vào ra Excel và các thành phần trong cửa sổ chương trình + Khởi động chương trình Microsoft Excel (gọi tắt là Excel). + Các thành phần trong cửa sổ chương trình Excel. Theo thứ tự từ trên xuống dưới là: Thanh tiêu đề (cuối thanh này có các nút lệnh: thu nhỏ, phóng to và đóng cửa sổ), Thanh menu: chứa các menu như: File, Edit, View, v.v, Hai thanh công cụ: chứa các biểu tượng: New, Open, Save, v.v, ◄ 1. Chọn nút Start, chỉ vào Programs và chọn Microsoft Excel; Cửa sổ chương trình xuất hiện. ◄ 2. Cửa sổ chương trình Excel. LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel 4 Thanh chỉ địa chỉ và nội dung của ô được chọn: cho biết địa chỉ ô đang chọn, cho phép nhập dữ liệu số, chuỗi, ngày tháng hoặc một công thức vào ô này, bảng tính gồm nhiều ô: gồm tên hàng 1,2,3 và tên cột A,B,C, ví dụ: ô đang chọn là B2, Tên các bảng tính: sheet1, sheet2, ta có thể làm việc trong các bảng tính này, Thanh cuốn ngang (thanh cuốn dọc ở mép ngoài bên phải cửa sổ, bảng tính có số lượng ô rất lớn nên có nhiều ô bị khuất để xem các ô này ta dùng các thanh cuốn) Và thanh trạng thái: hiển thị trạng thái của chương trình ví dụ: chữ NUM cho biết nút Num Lock đang bật (đèn LED Num Lock trên bàn phím sáng) như vậy ta có thể sử dụng được nhóm các phím số ở góc bên phải bàn phím. Tham khảo thêm mục II.2 “Làm việc với các chương trình, file và thư mục” trong giáo trình “Hệ điều hành Windows” về các thành của cửa sổ. Khi rê chuột đến các nút trên thanh công cụ thì nhãn của nút đó được hiện ra, trên hình vẽ là nút save (lưu dữ liệu trong bảng vào file). + Thoát khỏi chương trình Excel Chọn menu: File\Exit hoặc chọn nút Close (nút có dấu x) ở góc trên bên phải cửa sổ chương trình. I.2. Tạo, mở và lưu một file + Tạo một file tài liệu mới trong Excel Trong menu File chọn New, cửa sổ new xuất hiện ◄ 3. Chọn menu File\Save Để lưu dữ liệu vào file, ta có thể thực hiện bằng 3 cách: + chọn menu File\Save + chọn nút save trên thanh công cụ + ấn tổ hợp phím Ctrl+S Các công việc khác cũng có tương ứng 3 cách làm như vậy. ◄ 1. Để tạo một file mới, chọn táp General v à sau đó nháy đúp chuột vào biểu tượng Workbook Để tạo file theo mẫu có sẵn, chọn táp Spreadsheet Solution, chọn mẫu cần tạo (giao diện của mẫu sẽ hiện ra trong khung Preview) và chọn OK. LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel 5 Một tài liệu được mở ra. Trong tài liệu này này ta gõ thử vào các ô một chữ, số rồi lưu dữ liệu vừa gõ vào file. + Lưu dữ liệu vào file Để lưu dữ liệu vào file ta chọn menu: File\Save như hình 3, mục I.1. Cửa sổ Save as hiện ra. + Mở một file Ta chọn menu File\Open, cửa sổ Open hiện ra. I.3. Làm việc với các Bảng tính và file tài liệu Trong Excel, một tài liệu (workbook) là một file trong đó ta thực hiện các công việc như nhập, phân tích, xử lý và lưu trữ dữ liệu. Một tài liệu có thể chứa nhiều bảng, giúp cho ta có thể tổ chức các thông tin liên quan khác nhau chỉ trong một file. Dùng bảng tính (worksheet) để liệt kê và phân tích dữ liệu. Ta có thể nhập vào, sữa đổi dữ liệu trên các bảng tính và thực hiện tính toán trên các bảng tính này. Tên của các bảng tính xuất hiện trên các táp ở phía dưới cửa sổ workbook. Để chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác ta chọn vào táp tương ứng. Tên của bảng tính đang kích hoạt được tô đậm. + Trong một bảng tính (xem hình 2 mục I.1) để xem các ô bị khuất ta dùng các thanh cuốn ngang, thanh cuốn dọc hoặc phím Page Up, Page Down, các phím mũi tên. ◄ 2. Chọn thư mục nơi lưu dữ file gõ tên file vào ô trắng có tiêu đề File name chọn nút Save để lưu. ◄ 3. Tìm và chọn file cần mở Chọn nút Open để mở file này LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel 6 + Quản lý bảng tính a) Chọn bảng tính Khi chọn một bảng ta nháy chuột vào táp của bảng đó Khi chọn nhiều bảng tính kế tiếp nhau ta ấn đồng thời phím Shift trong khi chọn bảng đầu tiên và bảng cuối cùng. Và thay việc ấn phím Shift bằng ấn phím Ctrl để chọn các bảng tính không kế tiếp nhau. b) Chèn thêm một bảng tính: chọn menu Insert\Worksheet c) Sao chép hoặc di chuyển bảng tính: Ta có thể sao chép hoặc di chuyển bảng tính từ một file này sang file khác, để thực hiện việc này trước hết ta mở các file này ra. - Trong file nguồn chọn bảng tính cần thực hiện - Chọn menu: Edit\Move or Copy Sheet, cửa sổ Move or Copy xuất hiện, ở đây: - Trong hộp To book, chọn file đích (file sẽ sao chép hoặc di chuyển bảng tới); trong hộp Before sheet chọn bảng tính mà vị trí trước nó sẽ là bảng tính sắp sao chép hoặc di chuyển tới. Nếu muốn bảng tính mới nằm ở cuối cùng của tài liệu thì chọn (move to end). - Để sao chép thì chọn vào hộp kiểm Create a copy, nếu hộp này không được chọn có nghĩa là thực hiện di chuyển. d) Xoá một bảng tính - Chọn bảng tính cần xoá - Chọn menu: Edit\Delete sheet. - Chọn OK để chấp nhận xoá e) Đổi tên bảng tính - Nháy đúp chuột vào táp của bảng tính cần đổi tên - Gõ vào tên mới, kết thúc bằng ấn phím Enter Các công việc trên có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách nháy chuột phải lên táp của bảng tính (một hoặc nhiều bảng đã được lựa chọn). ◄ 1. Nháy chuột phải vào táp của bảng tính (sheet1). Ở đây có thể thực hiện việc ch èn thêm, xoá, đổi tên, sao chép hoặc di chuyển bảng tính, chọn tất cả các bảng tính và xem mã lệnh Visual Basic của file tài liệu LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel 7 II. Soạn thảo, định dạng và in ấn Bảng tính Thứ tự các công việc thực hiện các công việc để lưu trữ, quản lý, phân tích dữ liệu và in ra các kết quả báo cáo gồm: nhập dữ liệu vào máy, lưu dữ liệu lên đĩa cứng bằng chương trình Excel, xử lý dữ liệu đưa ra các kết quả, định dạng dữ liệu cần in ra, minh trang và in ra giấy. Trong đó việc xử lý và phân tích số liệu cần nhiều chức năng và phức tạp nên được tách ra thành một phần riêng (phần III). Trong phần này chúng tôi trình bày cách soạn thảo, định dạng dữ liệu, định dạng bảng tính, vẽ và hiển thị dữ liệu bằng biểu đồ và in bảng tính ra giấy. II.1. Soạn thảo + Cách nhập dữ liệu Nhập dữ liệu, chọn ô cần nhập, nhập dữ liệu vào từ bàn phím (theo quy ước kiểu dữ liệu), kết thúc việc nhập bằng cách gõ phím Enter hoặc chuyển đi ô khác. Sữa dữ liệu trong của ô, chọn ô cần sửa gõ phím F2, dùng phím mũi tên (hoặc chuột) đưa con trỏ (dấu vạch đứng) đến vị trí cần sửa và thực hiện việc sửa, muốn xoá một ký tự dùng phím Delete để xoá ký tự bên phải con trỏ và phím Backspace đểxoá ký tự bên trái con trỏ. Ghi đè dữ liệu mới vào một ô: thực hiện như nhập dữ liệu. Cách di chuyển con trỏ: dùng các phím: (sang trái một cột), (lên một dòng), (sang phải một cột), (xuống một dòng); Alt + Page Up (sang trái một trang), Alt + Page Down (sang phải một trang), Page Up (lên trên một trang), Page Down (xuống dưới một trang). Home (về đầu một dòng), Ctrl+Home (về đầu trang: ô A1). dùng chuột: Nháy chuột vào ô muốn đến. Nhập hàm vào một ô: bắt đầu là dấu bằng “=”, tiếp theo là tên hàm, tiếp theo là các tham số của hàm (nằm trong ngoặc đơn( )) và kết thúc bằng gõ phím Enter. Ví dụ: trong ô B2 ta nhập hàm tính tổng cho các ô A1 đến A10 thì viết: =sum(a1:a10) và gõ phím Enter (); Sử dụng dùng công cụ tự động điền dữ liệu vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh (Automatically fill in data based on adjacent cells- Fill handle) Ví dụ: Ta điền số 1 vào ô A1, số 2 vào ô A2, sau đó chọn hai ô này, rê chuột đến Fill handle (ở góc dưới bên phải ô A2) con chuột biến thành dấu cộng (+), thí ấn và rê chuột đến ô A3, A4 v.v thì Excel căn cứ vào giá trị ở hai ô A1, A2 để điền tiếp giá trị vào các ô tiếp theo. Kết quả số 3 được điền vào ô A3 (hình vẽ). Tương tự cho các ví dụ điền thứ hai (Mon) vào ô B1, điền tháng giêng January (viết tắt Jan) vào ô C5. Sau đó thực hiện điền dữ liệu tự động kết quả sẽ được như hình vẽ. Sử dụng công cụ này đặc biệt hiệu quả khi điền tự động các công thức. + Sao chép, di chuyển, xoá dữ liệu Thực hiện việc sao chép, di chuyển, xoá dữ liệu trong Excel cũng tương tự như phần “Soạn thảo một văn bản đơn giản trong Windows” ở mục II.2 giáo trình “Hệ điều hành Windows”. ◄ 1. Sử dụng Fill handle điền dữ liệu dự vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh. LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel 8 Bước 1: Chọn (bôi đen) dữ liệu cần thực hiện Bước 2: Để sao chép ta chọn menu: Edit\Copy Hoặc ấn: Ctrl + C Để di chuyển ta chọn menu: Edit\Cut Hoặc ấn: Ctrl + X Để xoá ta chọn menu: Edit\Clear\Contents Hoặc ấn: Delete Bước 3: Để sao chép hoặc di chuyển dữ liệu ta chỉ ra vị trí đưa dữ liệu đến và chọn menu: Edit\Paste Hoặc ấn: Ctrl + V Tuy nhiên ta có thể thực hiện việc này một cách nhanh chong từ thanh công cụ. + Thêm bớt ô, hàng, hoặc cột Để chèn thêm một hàng hoặc cột ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu hàng (cột) nơi ta muốn hàng (cột) mới sẽ xuất hiện; 2) chọn menu Insert\Row để chèn thêm hàng, Insert\Column để chèn thêm cột. Để xoá bớt một hàng hoặc một cột, trước tiên ta chọn nó, sau đó chọn menu: Edit\Delete. Khi thực hiện thêm hoặc bớt một ô vào bảng tính. Hộp thoại Insert hoặc Delete xuất hiện. Trong đó có các lựa chọn sau: Ý nghĩa của từng lựa chọn: Shift Cells right (left): đẩy ô hiện tại sang phải (trái) Shift Cells down (up): đẩy ô hiện tại xuống dưới (lên trên) Entire row: Chèn thêm (huỷ bỏ) một hàng vào vị trí hiện tại Entire column: Chèn thêm (huỷ bỏ) một cột vào vị trí hiện tại Để thêm một ô vào bảng tính ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu vị trí ô nơi cần chèn thêm ô mới; 2) chọn menu: Insert\Cells, cửa sổ Insert xuất hiện; chọn một trong 4 lựa chọn (tuỳ vào mục đích) và nháy chuột vào nút OK; hoặc chọn nút Cancel để huỷ bỏ; Tương tự như việc thêm một ô, để xoá một ô khỏi bảng tính ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu ô cần xoá; 2) chọn menu: Insert\Delete , cửa sổ Delete xuất hiện; chọn một trong 4 lựa chọn (tuỳ vào mục đích) và nháy chuột vào nút OK; hoặc chọn nút Cancel để huỷ bỏ; + Tìm kiếm hoặc thay thế dữ liệu Ta có thể tìm kiếm một chuỗi ký tự, hoặc một số để xem, sữa hoặc tự động thay thế bằng một dữ liệu khác. Trước khi tìm kiếm hoặc thay thế ta đưa con trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính. a) Tìm kiếm dữ liệu: Ta chọn menu: Edit\Find, hộp thoại tìm kiếm xuất hiện (giống hình 3). Ta cần điền vào các thông tin sau: Nhập chuỗi ký tự cần tìm vào hộp trắng Find what; Đánh dấu vào Match Case nếu cần phân biệt chữ hoa, chữ thường và chọn nút lệnh Find Next để tìm kiếm. ◄ 2. Hộp thoại Insert và hộp thoại Delete LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel 9 b) Để thay thế dữ liệu ta chọn: Edit\Replace, hộp thoại thay thế (Replace) xuất hiện trong đó ta điền vào dữ liệu cần tìm vào ô Find What; dữ liệu thay thế vào ô: Replace with; sau đó chọn nút Find Next để tìm kiếm; khi tìm kiếm được chọn nút lệnh Replace để thay thế và lặp hai động tác này cho đến lúc hoàn thành. Hoặc nếu khẳng định cần thay đổi dữ liệu này trong toàn bảng tính thì sau khi điền xong các thông tin ta chọn Replace All (hình 3). + Sắp xếp dữ liệu Ví dụ ta có bảng dữ liệu dưới đây: Bảng này đang được sắp xếp theo Thang, bây giờ ta cần xem số liệu theo Cửa hàng. Để sắp xếp dữ liệu trong bảng theo Cửa hàng ta thực hiện các bước sau: Thứ nhất là đưa con trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính; Thứ hai chọn menu: Data\Sort, cửa sổ sắp xếp hiện ra. Ta nháy chuột vào nút mũi tên chỉ xuống trong ô Sort by ta chọn trường cần sắp xếp; các ô Then by ta chọn tiếp các trường được ưu tiên trong việc sắp xếp này. Và cuối cùng ta chọn nút lệnh OK để thực hiện. ◄ 3. Hộp thoại thay thế (Replace) dữ liệu ▲ 4. Cửa sổ sắp xếp dữ liệu LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel 10 II.2. Cách quản lý dữ liệu của Excel: địa chỉ, kiểu dữ liệu + Địa chỉ a) Cách phân loại và quản lý địa chỉ Đối tượng quản lý của Excel là ô (cell). Ứng với mỗi ô có các thông tin sau: dữ liệu mà ô đó lưu dữ, định dạng của ô, và địa chỉ của ô. Ô là đơn vị dữ liệu nhỏ nhất, lớn hơn là bảng tính (gồm nhiều ô), tiếp theo là tài liệu (gồm nhiều bảng tính). Dữ liệu của workbook được lưu trên một file. Một bảng tính gồm tối đa là 65536 hàng, 256 cột (65536 x 256 = 16.777.216 ô). Ô là nơi giao nhau của một hàng với một cột. Nên một ô được xác định bằng địa chỉ của nó gồm 2 ký tự chỉ ra ô này là giao của cột nào với hàng nào. Ví dụ: ô B2 là ô giao của cột B với hàng số 2; ô đầu tiên trong bảng là ô A1 và ô cuối cùng là ô IV65536. Trong các liên kết dữ liệu, từ file đích có thể truy cập dữ liệu của file nguồn thông qua địa chỉ. ví dụ: Ta có hai file dulieu.xls (gồm sheet1, sheet2, v.v.) và baocao.xls (gồm sheet1, sheet2, v.v.) lưu trong thư mục “My Documents”. Ô A1 trong sheet2 của file baocao.xls ta viết: ='C:\My Documents\[dulieu.xls]Sheet1'!A2; khi đó ô A1 ở file baocao.xls\sheet2 sẽ nhận giá trị của ô A2 ở file dulieu.xls\sheet1. Các loại địa chỉ: Trong Excel cung cấp hai loại địa chỉ, địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối. Ví dụ trong một bảng, ở ô B2 ta viết =A1. Địa chỉ ta viết như vậy gọi là địa chỉ tương đối, nếu đổi cách viết A1 thành $A$1 thì địa chỉ này trở thành địa chỉ tuyệt đối. Sự khác nhau giữa địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối: thứ nhất là nếu giá trị trong ô A1 di chuyển sang một ô khác (dùng Cut và Paste) thì giá trị trong ô B2 sẽ dữ nguyên nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối, ngược lại giá trị này sẽ =0 khi ta dùng địa chỉ tương đối. Thứ hai khi ta dùng công cụ tự động điền dữ liệu vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh (Automatically fill in data based on adjacent cells- Fill handle) thì biểu thức điền vào các ô sẽ không thay đổi nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối, ngược lại nếu dùng địa chỉ tương đối thì biểu thức điền vào các ô sẽ tự động thay đổi. + Một số kiểu dữ liệu trong Excel Kiểu dữ liệu Tiếng anh Tiếng việt Ví dụ General Chung chung Trung tam CNTT Nghe An; 123; 1.234 Number Số 1432498; Currency Tiền tệ $ 30 Date Ngày tháng 12/25/2002 Time Thời gian 10:30 Percentage Phần trăm 50 % Scientific Khoa học 1.00E4; 1.254E00; 1.00E+03 Text Chuỗi (ký tự) Trung tam CNTT Nghe An [...]... bởi tên VungDieuKien bằng cách chọn vùng G19:I21 sau đó chọn menu: Insert\ Name\Define\gõ tên vùng\OK; 26 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh 4 Tính tiền chi phí phục vụ và tổng số tiền phải trả cho mỗi khách hàng ▼ 27 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an III.2 Sử dụng các công cụ 1) Sử dụng công cụ Lọc tự động (Auto Filter: AF) AF... 5 - 6,5 - 8 - 9 -1 0 (hoặc tính theo tổng số điểm của cả 4 môn: 0 - 12 - 20 - 26 - 32 - 36 - 40) là kém - yếu - trung bình - khá - giỏi - xuất sắc Ta thực hiện xếp loại bằng cách, tại ô I3 gõ vào biểu thức: “ =IF(H3>=36,"XSac",IF(AND(H3>=32,H3=26,H3=20,H3=12,H30,VLOOKUP(LEFT(G3,1),$G$19:$I$21,2,FALSE)*F3,VLOOKUP(LEFT(G3,1),$ G$19:$I$21,2,FALSE)/2)” sau đó điền tự động cho các ô H4-H12 (giống như cách làm ở bước 2 ví dụ 1) Kết quả được trình bày trên hình vẽ Trong biểu... của học sinh (Thực tế số học sinh có thể là hàng nghìn, hay chục nghìn hay lớn hơn nhưng ở đây ta xét một số ít đại diện mang tính chất nguyên lý Khi áp dụng thực tế động tác còn lại chỉ là thiết lập mẫu và thực hiện sao chép, kéo thả chuột một cách nhanh chóng.) Công việc cần làm gồm có: 20 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh + Nhập thông tin, kết quả thi của học. .. chú, khi gõ xong nháy chuột ra ngoài hộp soạn thảo để kết thúc 14 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel Trung tâm CNTT Nghệ an LTVinh Như vậy, mỗi ô trong Excel chứa các thông tin sau: nội dung, định dạng, lời ghi chú Phần trên đã trình bày cách đưa dữ liệu vào, đặt định dạng và thêm lời ghi chú Vậy muốn loại bỏ chúng thì làm như thế nào? Việc này được thực hiện bằng cách chọn menu: Edit\Clear và... các môn thi, điểm thi thấp nhất, cao nhất và trung bình của các học sinh + Xếp loại học sinh theo kết quả thi + Xét điểm lên lớp cho các học sinh + Thống kê học lực của học sinh (bao nhiêu phần trăm học sinh đạt loại xuất sắc, giỏi, khá, trung binh, yếu và kém) ◄ 1 Nhập thông tin, kết quả thi của học sinh Kết quả này được lưu dữ liệu lên đĩa với tên “vidu1” Excel sẽ tự động thêm phần mở rộng là “.xls”