0

giáo trình tin học văn phòng - kỹ thuật soạn thảo văn bản

163 1,645 0
  • giáo trình tin học văn phòng - kỹ thuật soạn thảo văn bản

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Tài liệu liên quan

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 11/07/2014, 09:21

Phần I microsoft winword Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn bản 1.1. Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn bản, những yêu cầu, và những quy trình soạn thảo văn bản 1.1.1. Khái niệm về kỹ thuật soạn thảo văn bản Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó. Kỹ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong các quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo đến khi soạn thảo, và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình và những đòi hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản. 1.1.2. ý nghĩa của kỹ thuật soạn thảo văn bản Kỹ thuật soạn thảo văn bản có rất nhiều ý nghĩa. Nhưng ý nghĩa có tính chất cơ bản nhất phải kể đến là làm cho người nhận được văn bản dễ hiểu, và hiểu được một cách thống nhất. 1.1.3. Những yêu cầu về việc soạn thảo văn bản 1. Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. 2. Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác. 3. Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức. Thể thức được nói ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2006 1 yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v… 4. Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp. Nếu thụât ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản. 5. Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ, không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn. 1.1.4. Tóm tắt các bước soạn thảo văn bản 1. Bước chuẩn bị 1. Xác định mục tiêu 2. Chọn loại văn bản 3. Sưu tầm tài liệu - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ nội vụ 4. Xin chỉ thị cấp lãnh đạo 5. Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan 6. Suy luận ( các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc) - Thẩm quyền - Hình thức - Vi phạm pháp luật 2. Bước viết dự thảo 1. Lập dàn bài 2. Thảo bản văn theo dàn bài 3. Kiểm tra 3. Các bước in ấn và trình ký văn bản 1.2. Thể thức và bố cục văn bản 1.2.1. Thể thức văn bản Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2006 2 Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động các cơ quan . Thể thức là đối tượng chủ yếu của những nghiên cứu về tiêu chuẩn hoá văn bản. Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính của ta bao gồm những yếu tố sau: - Quốc hiệu; - Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản; - Cơ quan (tác giả) ban hành; - Số và ký hiệu của văn bản; - Cơ quan ( cá nhân) nhận văn bản; - Tên loại văn bản; - Trích yếu nội dung; - Nội dung văn bản; - Chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền; - Con dấu. Tóm lại, thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản. 1.2.2. Bố cục văn bản Thứ văn bản thông dụng nhất, hay được sử dụng nhất là công văn hành chính. Ta hãy chọn loại này để phân tích các yếu tố tạo thành văn bản. Văn thư hành chính ( Công văn hành chính thường có 4 phần cấu tạo nên: - Tiên đề - Thượng đề - Chính đề - Hậu đề. Tóm tắt bố cục văn bản thông thường 1. Phần tiên đề - Quốc hiệu - Địa điểm thời gian Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2006 3 - Cơ quan ban hành 2. Phần thượng đề - Nơi nhận nếu là công văn không có tên gọi - Tên gọi văn bản - Số và ký hiệu - Trích yếu - Căn cứ ( tham chiếu) 3. Phần nội dung (chính đề) - Khai thư (mở đầu văn bản) - Thân thư (các vấn đề cần đề cập trong văn bản) - Kết thư (lời cảm, xã giao) 4. Hậu đề - Ký tên - Văn bản đính kèm - Nơi nhận, bản sao 1.2.3. Kỹ thuật trình bày 1. Khổ giấy, kiểu trỡnh bày và định lề trang văn bản a) Khổ giấy Văn bản quy phạm phỏp luật và văn bản hành chớnh được trỡnh bày trờn giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Cỏc loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biờn nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển cú thể được trỡnh bày trờn giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trờn giấy mẫu in sẵn. b) Kiểu trỡnh bày Văn bản quy phạm phỏp luật và văn bản hành chớnh được trỡnh bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản cú cỏc bảng, biểu nhưng khụng được làm thành cỏc phụ lục riờng thỡ văn bản cú thể được trỡnh bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trước: Lề trờn: cỏch mộp trờn từ 20-25 mm; Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2006 4 Lề dưới: cỏch mộp dưới từ 20-25 mm; Lề trỏi: cỏch mộp trỏi từ 30-35 mm; Lề phải: cỏch mộp phải từ 15-20 mm. - Trang mặt sau: Lề trờn: cỏch mộp trờn từ 20-25 mm; Lề dưới: cỏch mộp dưới từ 20-25 mm; Lề trỏi: cỏch mộp trỏi từ 15-20 mm; Lề phải: cỏch mộp phải từ 30-35 mm. PHỤ LỤC I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TấN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kốm theo Thụng tư liờn tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 thỏng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phũng Chớnh phủ) ST T Tờn loại văn bản Chữ viết tắt Văn bản quy phạm phỏp luật 1 Luật Lt 2 Phỏp lệnh PL 3 Lệnh L 4 Nghị quyết NQ 5 Nghị quyết liờn tịch NQLT 6 Nghị định NĐ 7 Quyết định QĐ 8 Chỉ thị CT 9 Thụng tư TT 10 Thụng tư liờn tịch TTLT Văn bản hành chớnh 1 Quyết định (cỏ biệt) QĐ 2 Chỉ thị (cỏ biệt) CT 3 Thụng cỏo TC 4 Thụng bỏo TB 5 Chương trỡnh CTr 6 Kế hoạch KH 7 Phương ỏn PA 8 Đề ỏn ĐA Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2006 5 ST T Tờn loại văn bản Chữ viết tắt 9 Bỏo cỏo BC 10 Biờn bản BB 11 Tờ trỡnh TTr 12 Hợp đồng HĐ 13 Cụng điện CĐ 14 Giấy chứng nhận CN 15 Giấy uỷ nhiệm UN 16 Giấy mời GM 17 Giấy giới thiệu GT 18 Giấy nghỉ phộp NP 19 Giấy đi đường ĐĐ 20 Giấy biờn nhận hồ sơ BN 21 Phiếu gửi PG 22 Phiếu chuyển PC Bản sao văn bản 1 Bản sao y bản chớnh SY 2 Bản trớch sao TS 3 Bản sao lục SL PHụ LụC ii SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trờn một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kốm theo Thụng tư liờn tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 thỏng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phũng Chớnh phủ) Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2006 6 Ghi chỳ: ễ số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tờn cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2006 7 20-25 mm 30-35 mm 15-20 mm 2 3 5b 10a 10b 1 4 5a 9a 12 11 6 14 7a 7b 7c 8 9b 13 20-25 mm 4 : Địa danh và ngày, thỏng, năm ban hành văn bản 5a : Tờn loại và trớch yếu nội dung văn bản 5b : Trớch yếu nội dung cụng văn hành chớnh 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tờn và chữ ký của người cú thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đỏnh mỏy và số lượng bản phỏt hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax  Giới thiệu tóm tắt Kỹ thuật soạn thảo một số công văn hành chính thông thường. 1. Công văn hành chính Đây là khái niệm vừa bao quát dùng để chỉ cho tất cả các văn bản do cơ quan hành chính ban hành, vừa dùng để chỉ cho một số công văn cụ thể không có tên gọi. Vì không có tên gọi nên gọi chung là công văn. Công văn hành chính là các văn bản giao dịch chính thức giữa các cơ quan như mời họp, đề xuất hoặc trả lời các yêu cầu chất vấn hoạc kiến nghị; đôn đốc, nhắc nhở thi hành những công việc đã có quyết định, có kế hoạch v.v…Công văn hành chính không thay thế các văn bản pháp quy. Vì vậy, cách soạn thảo văn thư hành chính rất đa dạng, điểm chung nhất đã được phân tích ở phần trước. Phần nội dung của công văn là phần có ý nghĩa phân biệt giữa công văn này với công văn khác. Với nội dung khác nhau có thể phân biệt những loại công văn như sau: - Công văn đề nghị, Công văn phúc đáp, Công văn cám ơn, Công văn hướng dẫn, Công văn chối từ, Công văn đề xuất, Công văn thăm hỏi, Công Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2006 8 văn giải thích… Tuỳ từng loại công văn, vấn đề mà công văn đề cập mà có cách mở đề, thân đề, hậu đề phù hợp. Ví dụ: công văn phúc đáp nên mở đầu bằng đoạn: “Phúc công văn số …”. Nếu là công văn chối từ nên mở đầu bằng:” Trả lời công văn số…”, và thân phải nêu rõ lý do việc dẫn đến sự thừ chối. Kết đề phải là câu “ Mong quý cơ quan thông cảm”. 2. Thông báo: a. Định nghĩa: Thông báo là một văn bản hành chính thông thường không mang tính pháp quy. Nó được dùng chủ yếu để truyền đạt nội dung của một quyết định, một tin tức, một sự việc cho các cơ quan đơn vị, cá nhân liên quan biết. b. Các trường hợp có thể sử dụng thông báo - Thông báo một sự việc, một tin tức. - Thông báo một văn bản mới an hành hoặc một quy định một chế độ đã được phê chuẩn cho các cơ quan liên quan. - Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và lãnh đạo. Trong những trường hợp trên đây thông báo đôi khi gần với công văn trao đổi. Sự phân biệt thể hiện ở mức độ phổ cập của vấn đề cần thông báo và nội dung thông báo và thông báo thì có tên gọi rõ ràng. Thông báo về việc … Đôi khi thông báo cũng được dùng để thông báo một mệnh lệnh quản lý đơn giản. c. Cách soạn thảo một văn bản thông thường + Bố cục: phần chung ở trên cùng một bản thông báo gồm có: Quốc hiệu, ngày tháng và nơi viết thông báo; cơ quan thông báo; số và ký hiệu; trích yếu nội dung và tên văn bản (được viết thành một nhóm). Thông báo không ghi cơ quan hay cá nhân ở đầu văn bản như đối với công văn trao đổi. + Nội dung thông báo: Thông báo không cần trình bày lý do hoặc mô tả tinh hình như ở các văn bản khác, mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo ở phần mở đầu. Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2006 9 Văn phong của một bản thông báo đồi hỏi phải viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu không cần phải lập luận hay bộc lộ tình cảm như một số công văn hành chính khác. 3. Tờ trình Tờ trình là một loại văn bản thông thường mang tính chất trình bày để đề xuất một giải pháp, một dự án với cơ quan cấp trên. Tờ trình có thể liên quan đến những vấn đề thông thường xuất hiện trong quá trình điều hành công việc cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội. Có hai loại tờ trình: tờ trình đứng độc lập nếu như đề xuất được thể hiện ngay trong tờ trình; tờ trình đứng riêng rẽ với đề án đề xuất. Loại thứ hai được thường được dùng nhiều hơn, nhất là đối với đề án đề xuất lớn, như các dự án luật, dự án công tác… Tờ trình cũng có thể liên quan đến các chính sách, chủ trương mới, các luật lệ, quy trình sản xuất, các dự án kế hoạch v.v… + Bố cục nội dung tờ trình Một tờ trình thông thường có ba phần: thành phần chung giống như đối với các loại khác, gồm có; Quốc hiệu, ngày tháng và địa điểm biên soạn, tên gọi và vấn đề được đệ trình, tên cơ quan, đơn vị đệ trình, số và ký hiệu, cơ quan nhận tờ trình. Phần thứ hai là nội dung tờ trình, thông thường được chia làm 3 mục: Mục 1: Lý do đưa tờ trình Mục 2: Các đề nghị cụ thể (các phương án) Mục 3: Phân tích ý nghĩa của các đề nghị mới, lợi ích khả năng thực hiện và những khó khăn dự kiến xẩy ra các phản ứng có thể có, và cách giải quyết. Về cách hành văn, do đặc điểm của một văn bản có tính đề xuất vấn đề, hành văn trong tờ trình phải nhằm đạt được mục tiêu đặt ra nên cần rõ ràng, có lý lẽ chặt chẽ. ở phần trình bày lý do, lời văn cần mang tính khách quan, cụ thể. Phần đề nghị cần viết thật rõ ràng, có tính thuyết phục, tránh chung chung, khó hiểu. Các luận cứ sử dụng trong tờ trình phải điển hình và phải được lựa chọn từ các nguồn thông tin trung thực, chính xác. Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2006 10 [...]... với các ứng dụng khác - Có các bộ chương trình tiện ích và phụ trợ giúp tạo các văn bản dạng đặc biệt - Có chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt, macro…giúp người sử dụng soạn thảo các văn bản nước ngoài và tăng tốc độ xử lý văn bản - Chức năng tạo biểu bảng mạnh và dễ dùng Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2 006 15 - Word còn cung cấp nhiều khuôn mẫu, kiểu đã được định nghĩa sẵn, giúp bạn nhanh... Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp chạy trên môi trường Windows, chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản, sách vở, tạp chí,…phục vụ cho công tác văn phòng Microsoft Word có các tính năng mạnh như sau: - Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn và các hộp hội thoại với hình thức thẩm mỹ rất cao - Có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác - Có các bộ chương trình tiện ích và... cách: - Giữ phím Shift, nhấn các phím →, ↑, ↓, ←, PgUp, PgDn, Home, End đến vị trí cuối - Rê chuột đến vị trí cuối - Giữ Shift, đưa con trỏ chuột đến vị trí cuối rồi nháy nút trái chuột Chú ý: - Nếu chọn một số dòng bằng chuột, có thể rê chuột ở bên lề trái các dòng - Chọn toàn bộ văn bản: gõ Ctrl+A - Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản: gõ Shift +Ctrl+End - Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản: ... người trình bày, tóm tắt nội dung báo cáo ) 2 Thảo luận - Những vấn đề đoàn chủ tịch nêu ra để thảo luận - Những ý kiến thảo luận - ý kiến kết luận của đoàn chủ tịch 3 Quyết nghị Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2 006 14 - Ghi rõ những vấn đề hội nghị thống nhất biểu quyết thông qua, tỷ lệ phiếu: chống, thuận, trắng - Phân công chịu trách nhiệm thực hiện Phần thứ ba: Ghi những sự việc kết thúc hội nghị - ý... chuyển biến một bước mới 2 Biên bản: Biên bản là một loại văn kiện quan trọng của hội nghị Biên bản là một loại văn bản trong đó ghi chép những chi tiết cần thiết, diễn biến theo thời gian một sự việc Biên bản là bản ghi lại nhiều điều xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm bằng chứng về sau Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2 006 13 Chức năng, mục đích, đặc điểm của biên bản: Phải lưu lại được đầy đủ... tờ trình là chữ ký, chức vụ của người thay mặt cơ quan đệ trình Nếu tờ trình cần gửi đến nhiều cơ quan để tranh thủ ý kiến thì ở cuối tờ trình cần ghi thêm các cơ quan này ở phần nơi nhận Tờ trình có thêm kèm theo phần phụ lục nhằm mục đích minh hoạ thêm cho phần nội dung các đề xuất trong tờ trình  Các loại văn bản thông thường của hội nghị 1 Báo cáo: Báo cáo là một loại văn bản được dùng để trình. .. trang màn hình Ctrl-Home: di chuyển con trỏ về đầu văn bản Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2 006 20 Ctrl-End : di chuyển con trỏ về cuối văn bản F5 : di chuyển con trỏ nhanh đến trang nào đó Khi gõ phím này, hộp đối thoại sau hiện ra: - Phím xoá ký tự: Delete: Xoá ký tự tại vị trí con trỏ Backspace: Xoá ký tự bên trái con trỏ - Phím Insert: Dùng để chọn các thực đơn dọc bằng bàn phím - Phím Esc : Dùng để... đóng góp phê bình - Cảm tưởng đại biểu Phần kết thúc - Ngày giờ kết thúc - Chữ ký của thư ký và chủ tịch đoàn Nếu biên bản có đọc trước để hội nghị thông qua cần ghi thêm cả phần cuối cùng: Biên bản đã được đọc trước hội nghị và được toàn thể hội nghị nhất trí thông qua Nếu có đính kèm những văn bản khác như nghị quyết, quyết tâm thư cần ghi rõ vào phần chú thích CHƯƠNG 2: soạn thảo văn bản trên microsoftword... Tµi liÖu Tin häc V¨n phßng 2-2 006 21 - Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu dòng : gõ Shift+Home - chọn từ vị trí con trỏ đến cuối dòng : gõ Shift+End - chọn một khối hình chữ nhật : Alt+di chuột hoặc Ctrl+Shift+F8 b Chép một khối: Chép khối bằng thực đơn dọc: - Chọn khối muốn chép - Thực hiện lệnh Edit-Copy trên thực đơn dọc ( hoặc gõ Ctrl+C) - Di chuyển con trỏ đến vị trí mới - Thực hiện lệnh Edit-Paste... Text ( văn bản) - Number ( kiểu số) - Date ( kiểu ngày tháng) Nếu dữ liệu ở các hàng trong một cột khác kiểu nhau thì chỉ được phép sắp xếp theo kiểu Text Các bước sắp xếp trên bảng: - Chọn các hàng cần sắp xếp Nếu sắp xếp toàn bộ bảng thì chỉ cần đưa con trỏ vào một ô bất kỳ trong bảng - Vào menu Table, chọn Sort Hộp thoại Sort xuất hiện - Chọn các khoá sắp xếp trong hộp Sort By và Then By - Chọn . dẫn chung Về soạn thảo văn bản 1.1. Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn bản, những yêu cầu, và những quy trình soạn thảo văn bản 1.1.1. Khái niệm về kỹ thuật soạn thảo văn bản Văn bản là phương. về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản. 1.1.2. ý nghĩa của kỹ thuật soạn thảo văn bản Kỹ thuật soạn thảo văn bản có rất nhiều ý nghĩa yếu tố sau: - Quốc hiệu; - Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản; - Cơ quan (tác giả) ban hành; - Số và ký hiệu của văn bản; - Cơ quan ( cá nhân) nhận văn bản; - Tên loại văn bản; - Trích yếu
- Xem thêm -

Xem thêm: giáo trình tin học văn phòng - kỹ thuật soạn thảo văn bản, giáo trình tin học văn phòng - kỹ thuật soạn thảo văn bản, giáo trình tin học văn phòng - kỹ thuật soạn thảo văn bản, SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN