bài giảng kỹ thuật soạn thảo văn bản - đh tài chính marketing

 Chương 1: VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC (5 tiết LT)  Chương 2: THỂ THỨC VĂN BẢN (7 tiết LT, tiết TH) GIỚI THIỆU  Chương 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN (15 tiết LT, 10 tiết TH)  Chương 4: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP (3 tiết LT, tiết TH)  Câu hỏi ôn tập  Tài liệu tham khảo BÀI GIẢNG VĂN BẢN I KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN: & PHÂN Văn bản: a Khái niệm: Văn phương tiện để ghi nhận truyền đạt LOẠI thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ký VĂN BẢN hiệu ngôn ngữ định b Vai trị: Văn sợi dây liên lạc quan QUẢN LÝ đến quan khác, cá nhân đến cá nhân khác  Vì vậy, văn khơng thể thiếu c Chức năng:  Truyền đạt thông tin (thông tin)  Giao tiếp (quản lý)  Sử liệu (Pháp lý) VĂN BẢN I KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN: & PHÂN Văn quản lý hành Nhà nước: LOẠI  Văn quản lý Nhà nước định quản lý thành VĂN BẢN văn quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền ban QUẢN LÝ hành theo thể thức, thủ tục quy chế định  Văn quản lý Nhà nước hình thành trình hoạt động quan Nhà nước để thực thi công vụ VĂN BẢN II CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN: Chức thơng tin: Là hình thức ghi tin truyền đạt & thông tin qua văn  đóng vai trị quan trọng PHÂN công tác quản lý Chức quản lý: Các quan quản lý thực nhiệm LOẠI vụ, quyền hạn mình, phải sử dụng văn để điều hành VĂN BẢN công vụ, yếu tố tạo nên quan hệ chặt chẽ quan máy Nhà nước QUẢN LÝ Chức pháp lý: Là phương tiện áp dụng pháp luật vào đời sống xã hội, tác động theo lĩnh vực đến quan hệ XH điều chỉnh, xác định quan hệ pháp lý quan quản lý quan quản lý Đồng thời xác định rõ chế độ trách nhiệm quan Nhà nước với nhân dân III TÌNH HÌNH CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP: VĂN BẢN & Những quy định Nhà nước ta công tác văn bản: Nghị định số 142/CP ngày 28.09.1963; Nghị định số 84/HĐBT ngày 09.03.1992; Nghị định số 62/CP ngày 22.09.1993; Luật ban PHÂN LOẠI hành văn quy phạm pháp luật năm 1996 Thực trạng công tác văn quan, doanh nghiệp: 2.1 Ưu điểm:  VĂN BẢN QUẢN LÝ Văn góp phần quan trọng đời sống xã hội hoạt động thực tiễn quan Nhà nước, doanh nghiệp 2.2 Nhược điểm:  Xem thường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn  Quản lý văn không khoa học  Soạn thảo văn chất lượng IV PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ: Văn quy phạm pháp luật: Một là, Hiến pháp: luật Nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao Nó sở để hình thành hệ thống pháp luật hồn chỉnh đồng quốc gia Ví dụ: Hiến pháp 1992 CHXHCN Việt Nam Hai là, Luật: Là văn quy phạm pháp luật Quốc hội, quan quyền lực cao Nhà nước ban hành để cụ thể hóa VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ Hiến pháp, nhằm điều chỉnh loại quan hệ xã hội lĩnh vực hoạt động Nhà nước Ví dụ: Bộ luật Hình sự, luật Hơn nhân gia đình, … Ba là, Pháp lệnh: Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành, có giá trị pháp lý cao hệ thống văn luật Bốn là, Lệnh: Chủ tịch nước ban hành VĂN BẢN IV PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ: & PHÂN Văn quy phạm pháp luật (tt): Năm là, Nghị định, nghị quyết, thị: Thủ tướng phủ ban LOẠI hành  giữ vai trị quan trọng hệ thống văn VĂN BẢN pháp luật nước ta QUẢN LÝ Sáu là, Quyết định, thông tư (thông tư liên tịch): Bộ trưởng thành viên khác phủ ban hành Bảy là, Nghị quyết: Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp ban hành IV PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ : VĂN BẢN Các loại văn hành chính: (có loại chính) & 2.1 Cơng văn: Là văn giao dịch quan Nhà nước với PHÂN quan Nhà nước, với tổ chức xã hội cá nhân VD: mời họp, đề xuất, trả lời yêu cầu, chất vấn, kiến nghị LOẠI 2.2 Thơng báo: Là văn có tính chất thơng tin quan Nhà VĂN BẢN nước, tổ chức xã hội, nhằm truyền đạt kịp thời định quan có thẩm quyền 2.3 Biên bản: Là văn ghi lại tồn q trình diễn họp, hội nghị, vụ việc QUẢN LÝ 2.4 Báo cáo: Là văn trình bày lên cấp tình hình vè kết thực yêu cầu, kế hoạch, định (của cấp trên) hay toàn vấn đề quan IV PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ: VĂN BẢN Các loại văn hành chính: (có loại chính) & 2.5 Quyết định: Là văn có tính chất thực thi thẩm quyền PHÂN việc quy định vấn đề nhân sự, tiền lương, LOẠI khen thưởng, kỷ luật, … 2.6 Tờ trình: Là văn có tính chất trình bày vấn đề, nội VĂN BẢN dung quan cấp cho quan cấp QUẢN LÝ 2.7 Hợp đồng: Là văn thể cam kết nhiều quan, tổ chức, cá nhân với nghĩa vụ, trách nhiệm nhiều bên hoạt động giao dịch (hợp đồng nhân sự, hợp đồng kinh tế, )  Ngồi cịn có loại khác như: điện báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy mời họp, phiếu gửi, 10 III PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN : KỸ THUẬT Hợp đồng kinh tế: a Khái niệm: Là văn có tính chất thỏa thuận hai chủ thể định nội dung kinh tế hay nghiệp vụ kinh doanh nhằm thỏa mãn việc trao đổi mua bán luân chuyển hàng hóa, xây dựng, đại lý hàng hóa, … SOẠN THẢO VĂN b Yêu cầu: Văn phong ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết  Một là, Theo nguyên tắc: tự nguyện – Thỏa thuận có lợi BẢN  Hai là, Trình bày điều khoản phải rõ ràng, cụ thể  Ba là, Đầy đủ thông tin chữ ký chủ thể tham gia hợp đồng 58 KỸ THUẬT SOẠN Câu hỏi ôn tập: Anh (chị) phân biệt loại văn bản: Tờ trình, Quyết định, Cơng văn, Biên bản, Báo cáo, Thơng báo Hợp đồng kinh tế THẢO VĂN Hãy trình bày phương pháp soạn thảo loại văn BẢN 59 I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN: QUẢN LÝ Khái niệm nguyên tắc chung:  Khái niệm: Văn bản, tài liệu, thư từ quan nhận nơi khác gửi đến gọi tắt “văn đến” VĂN BẢN TRONG  Nguyên tắc chung:  Một là, Mọi văn đến phải qua phận văn thư quan đăng ký quản lý thống  Hai là, Văn đến phải xem xét xử lý nhanh, xác bí mật  DOANH NGHIỆP Ba là, Văn đến phải qua Chánh văn phịng (hoặc Trưởng phịng hành chính) xem xét trước phân phối cho phận (cá nhân) giải 60 QUẢN LÝ I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN: VĂN BẢN Quy trình tiếp nhận xử lý văn đến:  Theo trình tự sau: Tiếp nhận văn đến: Kiểm tra TRONG  Phân loại sơ (Loại phải đăng ký, loại đăng ký) DOANH  Mở bì văn đến  Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến  Trình xin ý kiến phân phối văn đến  Đăng NGHIỆP ký văn đến vào sổ “Văn đến”  Chuyển giao văn đến cho phận, cá nhân giải  Tổ chức giải kiểm tra việc giải văn đến 61 QUẢN LÝ II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI: VĂN BẢN Khái niệm nguyên tắc chung :  Khái niệm: Văn bản, tài liệu, thư từ quan gửi nơi TRONG khác gọi “Văn đi”  Nguyên tắc: Tất văn phải qua phận văn thư DOANH để đóng dấu, đăng ký làm thủ tục gửi cách thống NGHIỆP Quy trình xử lý văn đi:  Soạn thảo đánh máy văn  Trình ký văn  Đóng dấu lên văn  Đăng ký văn (số, ngày, đăng ký văn bản)  Chuyển văn  Sắp xếp quản lý lưu văn 62 QUẢN LÝ III LẬP HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ: Những vấn đề chung: VĂN BẢN  Khái niệm:  Hồ sơ tập gồm toàn tài liệu có liên quan với TRONG vấn đề, việc, đối tượng cụ thể, có DOANH đặc điểm tên loại hay tác giả,… hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức NGHIỆP nhiệm vụ quan, cá nhân cụ thể  Lập hồ sơ trình tập hợp, xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ giải công việc theo nguyên tắc chức quy định  Tác dụng việc lập hồ sơ:  Giải công việc nhanh chóng, có hiệu xác  Khơng bị thất lạc, mát giữ bí mật  Tạo điều kiện tốt cho việc lưu trữ, tra cứu, nghiên cứu 63 III LẬP HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ: QUẢN LÝ VĂN BẢN Yêu cầu lập hồ sơ :  Hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ TRONG quan DOANH  Văn bản, tài liệu hồ sơ phải có giá trị chúng phải tương đối đồng giá trị NGHIỆP  Văn bản, tài liệu hồ sơ phải có mối quan hệ chặt chẽ với vấn đề, việc hay đặc trưng 64 QUẢN LÝ III LẬP HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ: Phương pháp lập hồ sơ: VĂN BẢN  Lập hồ sơ cơng việc:   • • • • • • Đặc trưng lập hồ sơ (6 đặc trưng bản): Tên gọi Vấn đề Tác giả  Cho ví dụ cụ thể Cơ quan giao dịch Địa dư Thời gian  Thu thập văn đưa vào hồ sơ: văn thuộc vấn đề TRONG Mở hồ sơ: Ghi tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ DOANH NGHIỆP đưa vào hồ sơ vấn đề đó; năm vào năm đó; tất văn đưa vào hồ sơ 01  Sắp xếp thứ tự văn hồ sơ  Đánh số tờ văn  Lập mục lục văn viết chứng từ kết thúc  Viết bìa hồ sơ theo TCN1 – 2002 (330mm x 560mm) 65 QUẢN LÝ III LẬP HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ: VĂN BẢN Phương pháp lập hồ sơ (tt): TRONG  Lập hồ sơ nguyên tắc:  Hồ sơ nguyên tắc tập văn quy DOANH phạm pháp luật, văn đạo, hướng dẫn NGHIỆP nghiệp vụ, dùng để tra cứu giải công việc hàng ngày  Cách lập: Tập hợp văn quy phạm pháp luật đóng thành theo thứ tự thời gian tính chất nội dung văn có có tính thống 66 QUẢN LÝ III LẬP HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ: VĂN BẢN Nộp lưu trữ hồ sơ :  Quy định: Việc giao nộp lưu trữ hồ sơ chế độ bắt TRONG buộc tất quan DOANH  Yêu cầu:  Hồ sơ phải xếp gọn gàng thông qua việc chọn NGHIỆP lựa, xác định giá trị tài liệu hồ sơ (thời giam cụ thể, lâu dài hay vĩnh viễn)  Việc giao nộp hồ sơ phải có kế hoạch, giao nộp dứt điểm, trọn vẹn hồ sơ theo năm  Thủ tục bước nộp hồ sơ: Lập kế hoạch nộp tài liệu hồ sơ hàng năm  lựa chọn hồ sơ  kiểm tra hoàn thiện việc biên mục hồ sơ  lập mục lục hồ sơ  chuyển giao hồ sơ vào lưu trữ hành 67 QUẢN LÝ VĂN BẢN Câu hỏi ôn tập: TRONG Anh (chị) nêu trình tự cơng văn đến DOANH Anh (chị) trình bày phương pháp NGHIỆP lập hồ sơ Anh (chị) phân tích tác dụng việc lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ 68 Văn gì? Văn quản lý Nhà nước gì? Chức CÂU văn bản? Văn hành phân thành loại chủ yếu nào? Trình bày thành phần văn bản? Yêu cầu văn phong văn bản? Yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn nội dung gì? Trình bày bước xây dựng ban hành văn bản? Phương pháp soạn thảo loại văn sau: Tờ trình; Báo cáo; Quyết định; Thơng báo; Biên bản; Cơng văn; Hợp đồng kinh tế HỎI ÔN TẬP MÔN HỌC Nguyên tắc quản lý quy trình tiếp nhận, xử lý văn đến? Nguyên tắc quản lý quy trình xử lý văn đi? 10 Khái niêm, tác dụng phương pháp lập hồ sơ (công việc nguyên tắc) 69 Quản trị văn phòng doanh nghiệp – NXB Chính trị quốc gia – 1995 (Phan Hưng, Nguyễn Văn Đáng, Lê Văn In) Quản lý hành văn phịng – NXB Thống kê – 1998 (Luật sư Võ Thành Vị) Mẫu soạn thảo văn – NXB Thống kê – 1998 (Luật gia Hoàng Thị Loan) Xây dựng, ban hành, quản lý cơng tác lưu trữ – NXB Chính trị quốc gia – 1998 (Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, Nguyễn Văn Kết, Nguyễn Thị Thủy, Phan Thị Hợp) Hướng dẫn soạn thảo văn – NXB Thống kê – 2000 (PGS.TS Nguyễn Đăng Duy PGS.TS Hoàng Trọng Phiến) Cám ơn bạn tham dự lớp học ... hỏi ơn tập: Trình bày thành phần văn hành VĂN Phân tích văn phong văn đặc trưng bật BẢN 27 I YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN: KỸ THUẬT Khi soạn thảo văn bản, phải đảm bảo u cầu vừa có tính... coi quy trình soạn thảo văn phổ biến nhiều thể loại văn 37 II QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN: KỸ Quy trình xây dựng văn ban hành văn bản: THUẬT b Quy trình soạn thảo văn bản: Là trình... HÀNH VĂN BẢN: Quy trình xây dựng văn ban hành văn bản: KỸ THUẬT c Các bước tiến hành soạn thảo văn (tt): Bước 4: Xây dựng dàn bài, đề cương viết thảo (tt)  Viết thảo văn (tt):  Sau viết xong thảo