kỹ năng soạn thảo văn bản

Tổng quan về hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước.. Hệ thống văn bản Quản lý hành chính nhà nước.. không văn bản pháp qui pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước hoặc phối hợp b

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

Xã A và xã B thuộc huyện M, từ xưa đã có truyền thống đoàn kết Cánh đồng C nơi giáp ranh giữa 2 xã thường xuyên có sự xâm canh và xâm cư nhưng không có vẫn đề gì xẩy ra Ngày mùa trên cánh đồng này như ngày hội Bà con trao đổi với nhau về cách làm ăn Về chuyện nhân tình thế thái Nhưng vào đầu tháng 3 năm 2011, nghe có vốn đầu tư vào cánh đồng C, chuyện vui vẻ như ngày nào trên cánh đồng này k còn nữa, thay vào đó là những lần cãi vã nhau, đánh chửu nhau, nhiều vụ đánh nhau thành thương phải đi cấp cứu tại bệnh viện Ba Lan Đơn từ bà con gửi đi khắp nơi, lên huyện, lên tỉnh và có đơn vượt cấp ra trung ương Để kịp thời ổn đỉnh trên cánh đồng C, chủ tỉnh UBND huyện M đã có văn bản gửi cho xã A, giao nhiệm vụ cho lãnh đạo xã A chủ trì phối hợp với lãnh đạo xã B, giải quyết việc tranh chấp trên cánh đồng C Và báo cáo về văn phòng UBND huyện chậm nhất vào ngày 20-4-2011 Để thực hiện nhiệm vụ trên chủ tịch nhân dân xã A giao nhiệm vụ cho văn phòng thống kê dự thảo văn bản để chủ tịch nhân dân xã A ký ban hành Vào lúc 15 giờ 30 phút ngày 07-3-2011 nhằm phối hợp với xã B giải quyết việc tranh chấp trên cánh đồng C ( Chủ tỉnh nhân dân xã A đã cùng làm việc với văn phòng thống kê thời gian với nhau) Là những cán bộ văn phòng thống kê anh ( chị hãy thực hiện nhiệm

vụ trên)

Học viên thực hành đóng vai cán bộ văn phòng thống kê của xã A thực hiện nội dung VB theo yêu cầu của chủ tịch xã A

I Tổng quan về hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước.

1 Hệ thống văn bản Quản lý hành chính nhà nước

( Giáo trình )

Khái niệm: Nhiều KN

Tại đơn vị trường học, xã có được ra văn bản pháp qui không? (không) văn bản pháp qui pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước hoặc phối hợp ban hành đúng thẩm quyền trình tự theo luật định

Trong đó qui định quy tắc sử sự chung, được NN đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng XHCN ( Điều 1 – luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật năm 2008 có hiệu lực ngày 01-01-2009)

Ngày 08/03/2011

Các văn bản pháp qui nhà nước.

- Quốc hội:

- Uỷ ban thường vụ quốc hội: Pháp luật, nghị quyết

- Chủ tịch nước: ban hành luật, quyết định

- Chánh án, toà án nhân dân:

- Hội đồng thẩm phán toà án nhân dân Ban hành nghị quyết

-Viện trưởng viện kiểm sát tối cao

- Tổng kiểm toán nhà nước: ban hành quyết định

- Có chủ thể là a và b thì: ban hành nghị quyết liên tịch

a) Hoặc là uỷ ban thường vụ quốc hội

Hoặc là tổ chức chính trị

b) Người đứng đầu của tổ chức chính trị

- Có chủ thể là c và d thì: ban hành thông tư liên tịch

c) Chánh án, toà án nhân dân tối cao

d) Bộ trưởng

Nhận xét:

- Văn bản pháp qui cũng là văn bản qui phạm pháp luật nhưng khác với văn bản qui phạm pháp luật ở chỗ chủ thể ban hành văn bản pháp qui thuộc

cơ quan hành chính nhà nước

- Chính quyền địa phương các cấp đều được ban hành văn bản pháp luật ( hay văn bản pháp qui) HĐND ra nghị quyết, UBND ra nghị quyết và chỉ thị

- Văn bản hành chính là loại văn bản mang thông tin nhà nước nhằm cụ thể hoá văn bản pháp qui, giải quyết các nhiệm vụ quản lý, đôn đốc hướng dẫn cấp dưới giao dịch trao đổi công việc với cơ quan nước ngoài, nội

bộ với cơ quan mình Theo khoản 2 điều 1 nghị định số không 9 năm 2010/ NĐ-CP ngày 8/2/2010 sửa đổi bổ sung của nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/12/2004 về công tác văn thư: Văn bản hành chính có 32 loại: Nghị quyết ( cá biết), quyết định ( cá biệt), chỉ thị, qui chế, qui định, thông báo, thông cáo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, giấy chuyển, thư công

Nhận xét: Thông cáo là 1 loại văn bản do cơ quan của chính phủ ban hành

nhằm thông báo về 1 lĩnh vực đối nội, đối ngoại

- Công văn là 1 loại văn bản k có tên gọi được biểu diễn là kg ( kính gửi)

- Hình thức văn bản được qui định trong vb pháp luật, vì vậy khi dự thảo văn bản phải đúng qui định như vb pháp luật

4 Văn bản của tổ chức chính trị: là do người đứng đầu của tổ chức chính trị, chính trị xã hội qui định.(khoản 4 điều 4) về công tác văn thư

- Văn bản quản lý nhà nước

- Văn bản quản lý hành chính nhà nước ( Xem giáo trình)

II Qui trình soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước.

- lấy ý kiến tham gia dự thảo

III Thể thức và kỷ thuật trình bày VB.

Theo thông tư 55/ Hướng dẫn và kỹ thuật trình bày VB của bộ nội vụ Qui định:

30-35mm

20-25mm

III.1 Thể thức VB là gì?

15-20mm

Là toàn bộ những thành phần cấu tạo nên Văn bản.

Theo điểm a khoản 1 điều 110 về thể thức VB hành chính và VB qui phạm pháp luật bao gồm 10 thành phần:

1 Quốc hiệu

2 Tên cơ quan ban hành VB

3 Số ký hiệu của VB

4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu của nội dung VB

6 Nội dung văn bản

7 Họ tên chức vụ của người có thẩm quyền

8 Con dấu

9 Nơi nhận

10 Dấu khẩn mật đối với loại VB khẩn mật

Chiều ngày 08/03/2011.

1 Nhà nước ta có hai quốc hiệu cũ là:

Việt nam dân chủ cộng hoà Độc lập – Tự do – hạnh phúc

Và từ năm 1976 lại mang quốc hiệu mới là:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam.

Độc lập – Tự do – hạnh phúc

Dòng quốc hiệu ở trên là thể chế chính trị, còn dưới là xã hội đi lên

Từ phong kiến, Tư bản, XHCN, CNtư bản Quốc hiệu trên xuất phát từ XHCN

Chú ý: Quốc hiệu phải viết ở vị trí số 1 bên phải của tờ giấy A4

- Cỡ chữ theo thông tư 55; in hoa cỡ chữ 12,13; dưới in thường 13,14

- Dưới dòng độc lập phải có dòng kẻ dài dòng chữ

2 Tên cơ quan ban hành văn bản: - Phải viết đúng như quyết định cơ quan ban hành tổ chức

- Nếu cơ quan chủ quản ở trên, cơ quan ban hành phía dưới đậm hơn, cở chữ đứng đậm; ví dụ: TỈNH UỶ TỈNH NGHỆ AN

TRƯỜNG CHÍNH TRỊ

- Phía dưới có 1 đường kẻ liền, chiều dài bằng 1/3 hoặc 1/2 đường kẻ liền

- Tên cơ quan ban hành văn bản ở vị trí số 2

3 Số ký hiệu của văn bản Đây là nhóm chữ viết tắt số của sổ văn bản, năm làm ra văn bản, hình thức làm ra văn bản và tác giả làm ra văn bản đó Ví

dụ 1: Số: /2011/NĐ-CP Lưu ý Số của sổ là phải lưu ở sổ ghi công văn

đi ra mới biết được số ? Số được lấy từ đầu năm và kết thúc vào 31/12 cuối năm Mỗi loại văn bản lấy 1 sổ riêng Số văn bản qui phạm pháp luật riêng, số

Theo nghị định 91/2006 qui định chi tiết thi hành ban hành văn bản pháp luụât của HĐND và UBND thì nghị quyết HĐND có 9 loại công việc là những nghị quyết k phải là nghị quyết qui phạm pháp luật

- Đối với VB hành chính có thể lấy số chung cho mọi loại VB Số VB

do người thảo đề qui định

- Năm ban hành VB chỉ dùng cho VB pháp luật

ví dụ:Số: /2011/TTr-UBND.(sai) mà đúng phải viết Số: /TTr-UBND

4 Địa danh ngày tháng năm ban hành văn bản:

Chú ý: không được ghi cấp hành chính vào: ví dụ: A, ngày tháng không ghi xã A, ngày tháng không viết nhưng khi nói đọc phải nói xã A \

Sáng ngày 09/03/2011.

5 Tên loại và trích yếu của nội dung văn bản

- Giúp cho người giữ văn bản lưu giữ công văn đi, công văn đến

- Phía dưới có đường kẻ liền, chiều dài = 1/3 hoặc 1/2 dòng chữ Từ trên xuống phía dưới qui định là 3 dòng kẻ

Lưu ý: VB k có tên gọi thì điểm thứ 5 là kính gửi:

Nếu viết đi 1 nơi thì viết ngày với từ kính gửi, cuối dòng có dấu chấm, nếu gưỉ đi nhiều nơi thì xuống dòng rồi mới viết cuối dòng là dấu chấm phẩy, kết thúc là dấu chấm

Đầu dòng là ông(bà), phải ghi rõ chức danh người nhận

Ví dụ:

Kính gửi:

- Ông: Nguyễn Văn A - giám đốc ( hiệu trưởng);

- Bà: Nguyễn Thị T - P.giám đốc;

- Ông: - CTCĐ

6 Nội dung văn bản

7 Họ tên chức vụ của người có thẩm quyền

Nếu cấp trưởng vắng uỷ quyền cho cấp phó nhưng phải có giấy uỷ quyền, hết thời gian phải rút uỷ quyền và không được uỷ quyền cho người thứ 3 ( người thứ 2 không uỷ quyền cho người thứ 3)

8 Con dấu

- Ký trước đóng dấu sau Cần thận trọng khi sử dụng con dấu

- Dấu đóng khoảng 1/3 bên trái chưa ký Mực giấy màu đỏ ít phai

9 Nơi nhận

Nơi nhận đánh chữ nghiêm,

10 Dấu khẩn mật đối với loại VB khẩn mật

Mức độ khẩn là do người ký quyết định.Đối với công văn khẩn, bộ phận văn thư phải bao gói gửi, nhân viên bưu điện phải chuyển trước các VB khác

- Khẩn: Khẩn, thỉnh, hoả tốc

- Mật: Mật, tốc mật, tuyệt mật

Lưu ý: Trong VB có 3 nơi đánh dấu kẻ, hai chỗ viết chữ nghiêng.

* Thủ tục văn bản

- Thủ tục chuyển văn bản có 4 vấn đề:

+ chuyển đúng tuyến và không vượt cấp

+ Chuyển VB phải đúng địa chỉ

+ VB chuyển lên cấp trên k được ghi vào lề bên trái để gửi mà phải làm công văn học tờ trình để chuyển lên cấp trên

+ Đối với VB chuyển ngang cấp hoặc cấp dưới thì có thể ghi vào lề bên trái với 4 nội dung là “ Kính chuyển – nội dung chuyển- thưòi gian chuyển – ký tên”

* Thủ tục trình chiếu VB Phải có hồ sơ trình ký

Nếu k có hồ sơ trình ký thì phải trình bày bằng miệng

Đối với cơ quan có chánh văn phòng hoặc là trưởng phòng hành chính thì phải có chữ ký nháy của văn phòng hoặc trưởng phóng hành chính

Lưu VB: Theo điều 19 nghị định 110 về công tác văn thư Một VB phải lưu 2 nơi vt và hs

* Thủ tục VB: Thủ tục theo qui định pháp luật ( 7 thành phần )

+ Hình thức sao

+ Tên cơ quan sao

+ Số ký hiệu sao

+ Địa danh ngày tháng năm sao

+ họ tên chức vụ của người có thẩm quyền

+ Con dấu.

+ Nơi nhận

+ Sao gồm: Sao y, sao lục, trích sao, Sao lục là sao lại VB của sao y Thủ tục sao theo qui định của pháp luật

Chiều ngày 09 tháng 3 năm 2011.

1 Bản chất mục tiêu điều hành công sở

2 Những nd cơ bản của nghệ thuật điều hành công sở

( Xem tài liệu – giáo trình)