KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN 1. KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.1. Văn bản Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. ...................
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.1 Văn Hoạt động giao tiếp nhân loại thực chủ yếu ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp thực từ buổi đầu xã hội loài người Với đời chữ viết, người thưc không gian cách biệt qua nhiều hệ Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ luôn thực qua trình phát nhận ngơn Hiện có nhiều quan niệm khác văn bản: - Quan niệm 1: “Văn loại tài liệu hình thành hoạt động khác đời sống xã hội”; - Quan niệm 2: Quan niệm nhà ngôn ngữ: “Văn chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm tập hợp câu có đầu đề, có tính quán chủ đề, trọn vẹn nội dung, tổ chức theo kết cấu chặt chẽ”; - Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng nhà nghiên cứu hành chính: “Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu ngôn ngữ định” 1.2 Văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước (VBQLNN) định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhà nước đảm bảo thi hành hình thức khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân 1.3 Văn quản lý hành nhà nước Văn QLHCNN phận văn QLNN, bao gồm văn quan nhà nước (mà chủ yếu quan hành nhà nước) dùng để đưa định chuyển tải thông tin quản lý hoạt động chấp hành điều hành Các văn đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn luật, văn luật mang tính chất luật) thuộc thẩm quyền tư pháp (bản án, cáo trạng, ) văn QLHCNN PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 2.1 Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật (QPPL) văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội Nhà nước đảm bảo thực Hệ thống văn quy phạm pháp luật bao gồm: + Hiến pháp, luật, nghị Quốc hội + Pháp lệnh, nghị Uỷ ban Thường vụ Quốc hội + Lệnh, định Chủ tịch nước + Nghị định Chính phủ + Quyết định Thủ tướng Chính phủ + Nghị Hội đồng Thẩm phán Tồ án nhân dân tối cao, Thơng tư Chánh án Toà án nhân dân tối cao + Thông tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao + Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang + Quyết định Tổng Kiểm toán Nhà nước + Nghị liên tịch Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Chính phủ với quan trung ương tổ chức trị - xã hội + Thông tư liên tịch Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang + Nghị Hội đồng nhân dân cấp + Quyết định, Chỉ thị Ủy ban nhân dân cấp 2.2 Văn hành 2.2.1 Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường dùng để chuyển đạt thơng tin hoạt động quản lý nhà nước công bố thông báo chủ trương, định hay nội dung kết hoạt động quan, tổ chức; ghi chép lại ý kiến kết luận hội nghị; thông tin giao dịch thức quan, tổ chức với tổ chức công dân Văn hành đưa định quản lý, đó, không dùng để thay cho văn quy phạm pháp luật văn cá biệt Văn hành thơng thường loại văn hình thành hoạt động quản lý nhà nước, sử dụng giải cơng việc có tính chất hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo… Các loại văn hành + Cơng văn + Thơng cáo + Thơng báo + Báo cáo + Tờ trình + Biên + Dự án, đề án + Kế hoạch, chương trình + Diễn văn + Cơng điện + Các loại giấy (giấy mời, giấy đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép,…) + Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,…) 2.2.2 Văn hành cá biệt Văn hành cá biệt định quản lý hành thành văn mang tính áp dụng pháp luật quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm đưa quy tắc xử riêng áp dụng lần một nhóm đối tượng cụ thể, rõ Các loại văn hành cá biệt: + Lệnh: hình thức văn chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp + Nghị quyết: hình thức văn tập thể chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp + Nghị định quy định cụ thể tổ chức, địa giới hành thuộc thẩm quyền Chính phủ + Quyết định hình thức văn chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp + Chỉ thị: hình thức văn chủ thể ban hành có tính đặc thù, nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp có quan hệ trực thuộc tổ chức với chủ thể ban hành Chỉ thị thường dùng để đơn đóc nhắc nhở cấp thực định, sách ban hành + Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy,… có tính chất nội Đây loại văn ban hành văn khác, trình bày vấn đề có liên quan đến quy định hoạt động quan, tổ chức định 2.3 Văn chuyên môn - kỹ thuật Đây văn mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành số quan nhà nước định theo quy định pháp luật Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng loại văn phải tuân thủ theo mẫu quy định quan nói trên, khơng tùy tiện thay đổi nội dung hình thức văn mẫu hóa Văn chun mơn hình thành số lĩnh vực cụ thể quản lý nhà nước tài chính, ngân hàng, giáo dục văn hình thành quan tư pháp bảo vệ pháp luật Các loại văn nhằm giúp cho quan chuyên môn thực số chức uỷ quyền, giúp thống quản lý hoạt động chuyên môn Những quan không nhà nước uỷ quyền không phép ban hành văn Văn kỹ thuật văn hình thành số lĩnh vực kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thuỷ văn Đó vẽ phê duyệt, nghiệm thu đưa vào áp dụng thực tế đời sống xã hội Các văn có giá trị pháp lý để quản lý hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật YÊU CẦU CHUNG VỀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 3.1 Yêu cầu chung nội dung văn Văn quản lý hành nhà nước hình thức hiệu lực pháp lý khác có giá trị truyền đạt thông tin quản lý, phản ánh thể quyền lực nhà nước, điều chỉnh quan hệ xã hội, tác động đến quyền, lợi ích cá nhân, tập thể, nhà nước Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý, văn quản lý hành nhà nước cần đảm bảo yêu cầu nội dung sau: 3.1.1 Tính mục đích Để đạt yêu cầu tính mục đích, soạn thảo văn cần xác định rõ: - Sự cần thiết mục đích ban hành văn bản; - Mức độ, phạm vi điều chỉnh; - Tính phục vụ trị: + Đúng đường lối, chủ trương, sách Đảng nhà nước; + Phục vụ cho việc thực nhiệm vụ trị quan, tổ chức; - Tính phục vụ nhân dân 3.1.2 Tính cơng quyền - Văn phản ánh thể quyền lực nhà nước mức độ khác nhau, đảm bảo sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực mình, truyền đạt ý chí quan nhà nước tới nhân dân chủ thể pháp luật khác; - Tính cưỡng chế, bắt buộc thực mức độ khác văn bản, tức văn thể quyền lực nhà nước; - Nội dung văn QPPL phải trình bày dạng các QPPL: giả định - quy định; giả định - chế tài; - Để đảm bảo có tính cơng quyền, văn phải có nội dung hợp pháp, ban hành theo hình thức trình tự pháp luật quy định 3.1.3 Tính khoa học Một văn có tính khoa học phải bảo đảm: - Các quy định đưa phải có sở khoa học, phù hợp với quy luật phát triển khách quan tự nhiên xã hội, dựa thành tựu phát triển khoa học - kỹ thuật; - Có đủ lượng thơng tin quy phạm thông tin thực tế cần thiết; - Các thông tin sử dụng để đưa vào văn phải xử lý đảm bảo xác, cụ thể; - Bảo đảm logic nội dung, quán chủ đề, bố cục chặt chẽ; - Sử dụng tốt ngơn ngữ hành - cơng cụ chuẩn mực; - Đảm bảo tính hệ thống (tính thống nhất) văn Nội dung văn phải phận cấu thành hữu hệ thống văn quản lý nhà nước nói chung, khơng có trùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo văn hệ thống văn bản; - Nội dung văn phải có tính dự báo cao; - Nội dung cần hướng tới quốc tế hóa mức độ thích hợp 3.1.4 Tính đại chúng - Văn phải phản ánh ý chí, nguyện vọng đáng bảo vệ quyền, lợi ích tầng lớp nhân dân; - Văn phải có nội dung dễ hiểu, d ễ nhớ, phù hợp với đối tượng thi hành 3.1.5 Tính khả thi Tính khả thi văn kết hợp đắn hợp lý yêu cầu tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng tính cơng quyền Ngồi ra, để nội dung văn thi hành đầy đủ nhanh chóng, văn cịn phải hội đủ điều kiện sau: - Nội dung văn phải đưa yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa phù hợp với trình độ, lực, khả vật chất chủ thể thi hành; - Khi quy định quyền cho chủ thể phải kèm theo điều kiện bảo đảm thực quyền đó; - Phải nắm vững điều kiện, khả mặt đối tượng thực văn nhằm xác lập trách nhiệm họ văn cụ thể 3.1.5 Tính pháp lý Văn quản lý hành nhà nước phải bảo đảm sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực mình, truyền đạt ý chí quan nhà nước tới nhân dân chủ thể pháp luật khác Văn đảm bảo tính pháp lý khi: a Nội dung điều chỉnh thẩm quyền luật định - Mỗi quan phép ban hành văn đề cập đến vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động - Thẩm quyền quan hành nhà nước quy định nhiều văn quy phạm pháp luật Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân, nghị định Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang bộ, nghị định Chính phủ … b Nội dung văn phù hợp với quy định pháp luật hành Xuất phát từ vị trí trị, pháp lý quan nhà nước cấu quyền lực nhà nước, máy nhà nước hệ thống thứ bậc thống nhất, vậy, văn quan nhà nước ban hành phải tạo thành hệ thống, thống có thứ bậc hiệu lực pháp lý Điều thể điểm sau: - Văn quan quản lý hành ban hành sở Hiến pháp, luật; - Văn quan quản lý hành ban hành phải phù hợp với văn quan quyền lực nhà nước cấp; - Văn quan cấp ban hành phải phù hợp với văn quan cấp trên; - Văn quan quản lý hành có thẩm quyền chun mơn phải phù hợp với văn quan quản lý hành có thẩm quyền chung cấp ban hành; - Văn người đứng đầu quan làm việc theo chế độ tập thể phải phù hợp với văn tập thể quan ban hành; - Văn phải phù hợp với điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết tham gia c Nội dung văn phải phù hợp với tính chất pháp lý nhóm hệ thống văn - Mỗi văn hệ thống chia thành nhiều loại, theo hiệu lực pháp lý, loại có tính chất pháp lý khác nhau, khơng sử dụng thay cho nhau; - Khi ban hành văn cá biệt, văn chuyên ngành phải dựa sở văn quy phạm pháp luật; văn hành thơng thường khơng trái với văn cá biệt văn quy phạm pháp luật Để sửa đổi, bổ sung thay văn phải thể văn có tính chất hiệu lực pháp lý cao tương ứng d Văn phải ban hành pháp lý, thể - Có cho việc ban hành; - Những pháp lý có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban hành; - Cơ quan, thủ trưởng đơn vị trình dự thảo văn có thẩm quyền xây dựng dự thảo trình theo quy định pháp luật 3.2 Yêu cầu ngôn ngữ văn 3.2.1 Phong cách ngôn ngữ văn QLNN a Khái niệm phong cách ngôn ngữ Việc sử dụng ngôn ngữ phần quan trọng yếu tố cấu thành chất lượng văn quản lý hành nhà nước Soạn thảo văn quản lý địi hỏi phải biết lựa chọn, sử dụng ngơn ngữ Khi soạn thảo văn bản, xử lý thông tin ngơn ngữ cần xem giai đoạn có tầm quan trọng đặc biệt Trong vấn đề này, nắm vững phong cách văn hành vận dụng chúng cách thích hợp điều kiện thiết yếu Ngôn ngữ công cụ giao tiếp chủ yếu người hệ thống tín hiệu đặc biệt - phong phú, đa dạng tinh tế Sự lựa chọn sử dụng phương tiện ngôn ngữ phù hợp, phụ thuộc vào yếu tố ngồi ngơn ngữ hồn cảnh giao tiếp, đề tài mục đích giao tiếp, nhân vật tham dự giao tiếp Sự lựa chọn khơng có tính chất cá nhân mà cịn có tính chất cộng đồng, hình thành nên cách thức lựa chọn sử dụng ngơn ngữ có tính chất truyền thống, chuẩn mực tồn xã hội, tạo nên khn mẫu hoạt động lời nói hay cịn gọi phong cách ngôn ngữ Phong cách ngôn ngữ dạng tồn ngôn ngữ dân tộc biểu thị quy luật lựa chọn, sử dụng phương tiện ngôn ngữ tùy thuộc vào nhân tố ngồi ngơn ngữ hồn cảnh giao tiếp, đề tài mục đích giao tiếp, đối tượng tham gia giao tiếp Do đó, hiểu phong cách ngôn ngữ khuôn mẫu hoạt động ngơn ngữ hình thành từ thói quen lựa chọn sử dụng ngơn ngữ có tính chất truyền thống, tính chất chuẩn mực xã hội, việc xây dựng lớp văn tiêu biểu b Các phong cách ngôn ngữ tiếng Việt Các phong cách ngôn ngữ tiếng Việt: - Phong cách ngôn ngữ khoa học; - Phong cách ngơn ngữ báo chí; - Phong cách ngơn ngữ luận; - Phong cách ngơn ngữ hành - cơng vụ; - Phong cách ngơn ngữ văn chương; - Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt Trong phong cách kể trên, phong cách ngôn ngữ hành - cơng vụ (hay cịn gọi phong cách ngơn ngữ hành chính) khn mẫu để xây dựng văn quản lý nói chung có văn quản lý nhà nước Nói cách khác, ngơn ngữ văn quản lý nhà nước thuộc phong cách ngơn ngữ hành c Đặc trưng ngơn ngữ văn quản lý nhà nước Ngôn ngữ văn quản lý nhà nước phải đảm bảo phản ánh nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ vấn đề, không để người đọc, người nghe không hiểu hiểu nhầm, hiểu sai Do đó, ngơn ngữ văn quản lý nhà nước có đặc điểm sau: - Tính xác, rõ ràng + Sử dụng ngơn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, tả, dùng từ, đặt câu…); + Thể nội dung mà văn muốn truyền đạt; + Tạo cho tất đối tượng tiếp nhận có cách hiểu theo nghĩa nhất; + Đảm bảo tính logic, chặt chẽ; + Phù hợp với loại văn hồn cảnh giao tiếp - Tính phổ thông đại chúng Văn phải viết ngôn ngữ dễ hiểu, tức ngôn ngữ phổ thơng, yếu tố ngơn ngữ nước ngồi Việt hóa tối ưu “Ngơn ngữ sử dụng văn phải xác, phổ thơng, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu Đối với thuật ngữ chuyên mơn cần xác định rõ nội dung phải định nghĩa văn bản” (Điều 5, Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật) Việc lựa chọn ngôn ngữ q trình soạn thảo văn hành việc quan trọng Cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, tránh dùng ngôn ngữ cầu kỳ, tránh sử dụng ngôn ngữ diễn đạt suồng sã - Tính khn mẫu Khác với phong cách ngơn ngữ khác, ngôn ngữ văn thuộc phong cách hành có tính khn mẫu mức độ cao Văn cần trình bày, xếp bố cục nội dung theo khn mẫu có sẵn cần điền nội dung cần thiết vào chỗ trống Tính khn mẫu đảm bảo cho thống nhất, tính khoa học tính văn hóa cơng văn giấy tờ Tính khn mẫu thể việc sử dụng từ ngữ hành cơng vụ, qn ngữ kiểu: “Căn vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu trách nhiệm thi hành … này”…, thông qua việc lặp lại từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn có sẵn,… Tính khn mẫu văn giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý lưu trữ theo kỹ thuật đại - Tính khách quan Nội dung văn phải trình bày trực tiếp, không thiên vị, lẽ loại văn tiếng nói quyền lực nhà nước khơng phải tiếng nói riêng cá nhân, văn giao cho cá nhân soạn thảo Là người phát ngôn cho quan, tổ chức công quyền, cá nhân không tự ý đưa quan điểm riêng vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh quan trình bày ý chí nhà nước Chính vậy, cách hành văn biểu cảm thể tình cảm, quan điểm cá nhân khơng phù hợp với văn phong hành - cơng vụ Tính khách quan, phi cá nhân văn gắn liền với chuẩn mực, kỉ cương, vị thế, tơn ti mang tính hệ thống quan nhà nước, có nghĩa tính chất quy định chuẩn mực pháp lý Tính khách quan làm cho văn có tính trang trọng, tính ngun tắc cao, kết hợp với luận xác làm cho văn có sức thuyết phục cao, đạt hiệu công tác quản lý nhà nước - Tính trang trọng, lịch Văn quản lý nhà nước tiếng nói quan cơng quyền, nên phải thể tính trang trọng, uy nghiêm Lời văn trang trọng thể tôn trọng với chủ thể thi hành, làm tăng uy tín cá nhân, tập thể ban hành văn Hơn nữa, văn phản ánh trình độ văn minh quản lý dân tộc, đất nước Muốn quy phạm pháp luật, định hành vào ý thức người dân, dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc, văn có chức truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà nước Đặc tính cần (và phải được) trì văn kỷ luật Tính trang trọng, lịch văn phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính” hành dân chủ, pháp quyền đại 3.3 Yêu cầu thể thức và kỹ thuật trình bày văn Thể thức văn tồn yếu tố thông tin cấu thành văn nhằm bảo đảm cho văn có hiệu lực pháp lý sử dụng thuận lợi trình hoạt động quan Có yếu tố mà thiếu chúng, văn không hợp thức Thể thức đối tượng chủ yếu nghiên cứu tiêu chuẩn hóa văn Nói cách khác, xem xét yêu cầu để làm cho văn soạn thảo cách khoa học, thống đối tượng trước hết quan tâm phận tạo thành văn Ngoài việc nghiên cứu hình thức văn việc nghiên cứu kết cấu văn bản, nội dung thông tin yếu tố văn mối quan hệ chúng với nhau, với mục tiêu sử dụng văn vô quan trọng Tất yếu tố có khả làm tăng lên hay hạ thấp giá trị văn thực tế Văn quản lý hành nhà nước loại văn có tính đặc thù cao so với loại văn khác.Với hệ thống văn này, tất yếu tố cấu thành liên quan chủ thể ban hành, quy trình soạn thảo, nội dung, đặc biệt hình thức hay nhiều phải tuân theo khuôn mẫu định Một phương diện phạm trù hình thức văn quản lý hành nhà nước thể thức văn 3.3.1 Khái niệm thể thức văn Theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ thể thức kỹ thuật trình bày văn phần quy định chung Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, thể thức văn quan niệm tập hợp thành phần cấu tạo văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Trong thực tế công tác văn quan, tổ chức, thể thức văn thường hiểu tập hợp thành phần (yếu tố) cấu thành văn thiết lập, trình bày thành phần theo quy định pháp luật hành Cách quan niệm phổ biến tính đầy đủ, cụ thể hàm chứa yêu cầu cập nhật tạo điều kiện thuận lợi cho người soạn thảo văn - Phần mở đầu: Nhận định tình hình, phân tích mặt tích cực tình hình để làm sở cho việc đề xuất vấn đề mới; phân tích thực tế để thấy tính cần kíp đề xuất - Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, dự kiến vấn đề nảy sinh quanh đề nghị áp dụng; nêu khó khăn, thuận lợi biện pháp khắc phục Phần trình bày phương án Luận điểm luận chứng trình bày cần cụ thể, nêu rõ việc số liệu xác minh để làm tăng sức thuyết phục đề xuất - Phần kết thúc: Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị mới; đề nghị cấp xem xét chấp thuận đề xuất để sớm triển khai thực Có thể nêu phương án dự phòng cần thiết 5.3.3 Mẫu Tờ trình a Mẫu chung TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số / TTr - (2) (3) , ngày tháng năm 200 TỜ TRÌNH Về việc (4) Kính gửi: (5) Phần mở đầu : - Nhận định tình hình - Phân tích mặt tích cực, tiêu cực tình hình để làm sở cho việc đề xuất vấn đề Phần nội dung : - Nêu tóm tắt nội dung đề nghị, đề xuất phương án - Nêu dự kiến vấn đề nảy sinh đề nghị áp dụng - Nêu khó khăn, thuận lợi (chủ quan, khách quan) triển khai thực dự kiến biện pháp khắc phục Phần kết thúc : - Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị - Đề nghị cấp xem xét chấp thuận đề xuất sớm triển khai thực Trân trọng kính trình / Nơi nhận: - - Lưu: CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ b Ví dụ minh hoạ CỤC THUẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CHI CỤC THUẾ QUẬN Số: /TTr- … CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………….,ngày ………tháng …… năm 20… TỜ TRÌNH Về việc lắp đặt hệ thống phịng cháy chữa cháy Kính gửi: Cục trưởng Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh Trụ sở Chi cục Thuế quận……tại số …đường … phường…… quận ……, đưa vào sử dụng từ tháng ………… Hằng ngày, số lượng khách đến làm việc đông, tài kiệu hồ sơ thuế phận nhiều Vừa qua, để đảm bảo an toàn quan khu vực dân cư chung quanh, quan chức yêu cầu đơn vị phải lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy Trước đây, hồ sơ xây dựng trụ sở mới, Chi cục Thuế quận……… có lập thiết kế dự trù kinh phí lắp đặt hệ thống PCCC, theo Quyết định số….ngày …… Tổng cục Thuế duyệt thiết kế dự tốn cơng trình xây dựng trụ sở làm việc Chi cục Thuế quận…… khơng có hệ thống PCCC Do đó, trụ sở Chi cục Thuế quận…… chưa có hệ thống PCCC theo quy định Vì vậy, Chi cục Thuế quận …… kính đề nghị lãnh đạo Cục Thuế phê duyệt kinh phí lắp đặt hệ thống PCCC theo yêu cầu quan chức Qua làm việc với đơn vị, Chi cục Thuế quận …… nhận thấy dịch vụ Cơng ty ……… … có ưu giá chất lượng, với tổng kinh phí dự trù ……………(ghi chữ) Chi cục Thuế quận ………….xin đính kèm bảng báo giá ba đơn vị cung ứng dịch vụ Chi cục Thuế quận …… ,kính đề nghị Lãnh đạo Cục Thuế, Phòng HCQTTV Cục Thuế xem xét, hỗ trợ kinh phí cho Chi cục Thuế Quân……….được lắp đặt hệ thống PCCC, tạo điều kiện làm việc an tồn cho CBCC Trân trọng kính trình./ Nơi nhận: - Lãnh đạo Cục Thuế; - Phòng HCQTTV; - Lưu: VT, HC CHI CỤC TRƯỞNG (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A 5.4 Báo cáo 5.4.1 Khái niệm Báo cáo văn dùng để phản ánh tình hình, việc, vụ việc, trình hoạt động quan, đơn vị, cá nhân khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo đề xuất chủ trương cho thích hợp 5.4.2 Yêu cầu báo cáo - Báo cáo phải trung thực, khách quan, xác: Thực tế viết ấy, khơng thêm thắt, suy diễn Người viết báo cáo không che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào chi tiết, số liệu không thực tế - Báo cáo cụ thể, trọng tâm: Báo cáo sở để quan cấp người có thẩm quyền trổng kết, đánh giá tình hình ban hành định quản lý, không viết chung chung tràn lan, vụn vặt mà phải cụ thể có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu văn báo cáo yêu cầu đối tượng cần nhận báo cáo - Báo cáo phải kịp thời, nhanh chóng: Mục đích báo cáo phục vụ cho cơng tác quản lý nhà nước, phục vụ cho kinh doanh phải nhanh chóng kịp thời 5.4.3 Phân loại báo cáo Căn vào nội dung, báo cáo chia thành loại sau: - Báo cáo công tác: Gồm báo cáo sơ kết (báo cáo công việc tiếp tục thực hiện) báo cáo tổng kết (báo cáo công việc qua năm, đợt, nhiệm kỳ công tác) - Báo cáo chuyên đề: Báo cáo sâu vào vấn đề hoạt động quan, doanh nghiệp Mục đích báo cáo chuyên đề tổng hợp, phân tích, nhận xét đề xuất giải pháp cho vấn đề nêu báo cáo - Báo cáo chuyên môn: Báo cáo thành lập theo yêu cầu nganh quan đơn vị sử dụng (như loại báo cáo tài chính, thống kê, thuế ) - Báo cáo chung: Báo cáo đề cập khái quát tất mặt toàn vấn đề - Báo cáo thực tế: Báo cáo trình bày thực tế làm rõ nhận định trình bày thực tế cơng tác đề xuất biện pháp giải vấn đề 5.4.4 Phương pháp soạn thảo Báo cáo khơng có mẫu trình bày hay bố cục định Nếu báo cáo viết theo mẫu quy định quan, đơn vị người soạn thảo cần thu thập liệu điền vào chỗ quy định Nếu báo cáo khơng có mẫu phải tiến hành bước sau: a Bước chuẩn bị - Xác minh mục đích báo cáo theo yêu cầu cấp tính chất cơng việc thực định - Thu thập liệu cần báo cáo Những liệu lấy từ nhiều nguồn từ việc khảo sát thực tế hoạt động phòng ban; từ số liệu qua báo cáo văn phịng ban, đơn vị; từ ý kiến nhận định, phản hồi cán bộ, nhân viên quan, người có liên quan, báo chí… Cần đối chiếu thông tin thu thập để kiểm chứng độ xác thơng tin (ví dụ so sánh thông tin thu thập từ tài liệu, báo cáo… với thông tin thu thập từ khảo sát thực tế) - Sắp xếp, tổng hợp liệu theo trật tự định để đưa vào báo cáo - Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp c Bước viết báo cáo - Báo cáo sơ kết: kiểm điểm việc làm được, chưa làm được, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân, biện pháp cần có để trực tiếp tục thực nhiệm vụ lại - Báo cáo tổng kết: yêu cầu báo cáo sơ kết chi tiết hơn, cụ thể hơn, tổng hợp toàn việc, nhiệm vụ hoàn thành chưa hoàn thành Trên sở đề phương hướng nhiệm vụ cho cơng việc tới 5.4.5 Cấu trúc báo cáo - Mở đầu: nêu điểm chủ trương, cơng tác, nhiệm vụ giao, nêu hoàn cảnh thực (những khó khăn thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết thực hiện); - Phần nội dung: kiểm điểm việc làm được, chưa làm được, nguyên nhân đánh giá phương hướng; - Phần kêt thúc: nêu mục tiêu, nhiệm vụ biện pháp thực hiện, kiến nghị, đề nghị giúp đỡ hỗ trợ cấp Với báo cáo quan trọng, người soạn thảo cần dựa để viết thành dự thảo báo cáo, sau tổ chức góp ý để điều chỉnh, sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh trình lãnh đạo phê duyệt 5.4.6 Mẫu báo cáo TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số / BC - (2) (3) , ngày tháng năm 200 BÁO CÁO …… (4) Phần mở đầu - Nêu đặc điểm tình hình - Nêu nhiệm vụ giao - Nêu khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối kết việc thực nhiệm vụ giao Phần nội dung: - Kiểm điểm việc làm tồn (nêu cụ thể ) - Đánh giá kết (cụ thể ….% so với tiêu, nhiệm vụ giao) - Nêu nguyên nhân Phần kết luận: - Nêu mục tiêu, nhiệm vụ tới - Nêu biện pháp thực - Nêu kiến nghị, đề xuất với cấp hay với quan chức Nơi nhận: - - - Lưu: .(6) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ 5.5 Quyết định 5.5.1 Khái niệm Quyết định loại hình văn dùng để quy định hay định chế độ, sách (quyết định quy phạm pháp luật) áp dụng chế độ sách lần cho đối tượng cụ thể (quyết định cá biệt) Quyết định cá biệt dùng để tổ chức điều chỉnh hoạt động quan, tổ chức việc chấp hành pháp luật, thường sử dụng trường hợp sau : - Quyết định ban hành chế độ, sách quan, tổ chức ban hành chế độ công tác, ban hành nội quy hoạt động; - Quyết định công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương bao gồm định tiếp nhận, tăng lương, kỷ luật, cho việc, bổ nhiệm, điều động cán - nhân viên, định thành lập quan, đơn vị; - Quyết định việc thực định quản lý sản xuất, kinh doanh; quản lý tài sản lý, kiểm kê, cấp phát vật tư tài sản… 5.5.2 Thẩm quyền ban hành Thẩm quyền ban hành định quy phạm pháp luật quy định cụ thể Hiến pháp năm 1992 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật, bao gồm Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang Bộ, Uỷ ban nhân dân cấp Đối với định cá biệt, thẩm quyền ban hành theo tư cách pháp nhân quan, doanh nghiệp phạm vi, chức vụ quyền hạn chủ thể pháp nhân nhà nước quy định Theo đó, quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức quản lý hành chính, quản lý kinh tế, quản lý nội có quyền ban hành định để áp dụng pháp luật trình hoạt động 5.5.3 Cấu trúc định Cấu trúc định gồm hai phần: phần ban hành định nội dung điều chỉnh a Phần ban hành định: gồm pháp lý thực tế Căn pháp lý dùng để ban hành định gồm thẩm quyền áp dụng Căn thẩm quyền cần phảiđược đưa vào định nguyên tắc để chứng minh cho quyền chủ thể pháp nhân ban hành văn định nhằm điều chỉnh mối quan hệ phạm vi chức quyền hạn Căn thẩm quyền nêu hình thức định thành lập quan Căn áp dụng phần nêu sở pháp lý sử dụng nội quy điều chỉnh Một định trái pháp luật khơng có giá trị pháp lý Vì thế, phần áp dụng định, phải nêu văn quy phạm pháp luật chế độ sách có liên quan đến nội dung điều chỉnh định loại văn Luật, Pháp lệnh; Nghị định Chính phủ; Thơng tư hướng dẫn định ban hành quy định chế độ sách quan cấp Bộ, văn khác quan quản lý nhà nước cấp địa phương vấn đề có liên quan Căn thực tế điều kiện hay tình hình thực tiễn làm sở để ban hành định Phần thường nêu văn cơng văn, tờ trình, dự án… đơn vị trực thuộc có liên quan đến nội dung điều chỉnh định; thơng qua việc xem xét tình hình thực tế (về đối tượng, nhu cầu tình hình hoạt động quan) có liên quan đến đối tượng hành vi điều chỉnh Quyết định dựa vào sở thực tế (như lực, phẩm chất cán nhu cầu công tác quan, đơn vị) Lưu ý: Mỗi pháp lý thực tế dẫn nhiều văn liên quan Khi việc dân văn pháp lý, người soạn thảo cần lưu ý đến tính phù hợp quy định văn viện dẫn nội dung điều chỉnh định Khi viện dẫn, văn trình bày dịng Cuối có dấu chấm phẩy, cuối dịng sau sử dụng dấu phẩy b Phần nội dung điều chỉnh điều khoản Phần nội dung định soạn thảo điều khoản khác thể mệnh lệnh yêu cầu quan, tổ chức Số lượng điều phụ thuộc vào nội dung đối tượng điều chỉnh Tuy nhiên, định phải có tối thiểu hai điều: điều trình bày nội dung điều chỉnh điều khoản thi hành Các điều định trình bày ngắn gọn, đọng xếp theo trình tự logic định, cụ thể sau : - Điều phải nêu bốn nội dung: hành vi điều chỉnh, đối tượng điều chỉnh, mức độ điều chỉnh thời gian điều chỉnh, ví dụ : Tăng lương, bổ nhiệm… Từ… đến…… ông, bà… từ ngày … tháng……năm …… - Điều nêu vấn đề kèm theo thực điều chinh điều chỉnh bổ sung cho điều 1, cụ thể sau: Nếu định có điều (như tăng lương, ban hành chế độ sách, cấp phát vật tư….) điều điều khoản thi hành Nếu định có điều (như bổ nhiệm, điều động, cho việc…) điều quy định lương phụ cấp Nếu định có điều (như thành lập quan, đơn vị) điều quy định năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan đơn vị thành lập - Điều nêu điều khoản thi hành, cụ thể cần xác định rõ đối tượng trực tiếp liên quan có trách nhiệm thi hành định cách nêu chức danh đối tượng đó, ví dụ: Các ơng (bà)….(Trưởng phịng hay Trưởng đơn vị đề nghị, Trưởng phịng ban có liên quan đối tượng điều chỉnh) chịu trách nhiệm thi hành định 5.5.4 Mẫu trình bày định a Mẫu chung TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số /QĐ - (2) (3) , ngày tháng năm 200 QUYẾT ĐỊNH Về việc (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn (6) ; Căn Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều .(7) ……………………………………………………………… Điều Điều Các .(8) .chịu trách nhiệm thi hành Quyết định .(9) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ Nơi nhận: - - - Lưu: b Mẫu Quyết định tuyển dụng TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số /QĐ - (2) (3) , ngày tháng năm 200 QUYẾT ĐỊNH Về việc (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn (6) ; Căn ; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Tuyển dụng Ông (Bà): , sinh ngày , quê quán .về công tác kể từ ngày Điều Ông (Bà) hưởng % mức lương khởi điểm ngạch .mã số .hệ số… .và điều khoản phụ cấp theoq uy định pháp luật hành Điều Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan Ơng (Bà) … chịu trách nhiệm thi hành Quyết định (7) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ Nơi nhận: - - - Lưu: c Mẫu Quyết định việc công nhận thời gian tập sự: TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số /QĐ - (2) (3) , ngày tháng năm 200 QUYẾT ĐỊNH Về việc (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn .(6) ; Căn ; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Công nhận hết thời gian tập kể từ ngày Ông (bà): sinh ngày , công tác Điều Ông (Bà) hưởng % mức lương khởi điểm ngạch .mã số .hệ số… .và điều khoản phụ cấp theo quy định pháp luật hành Điều Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan Ông (Bà) … chịu trách nhiệm thi hành Quyết định .(7) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ Nơi nhận: - - - Lưu: d Mẫu Quyết định khen thưởng TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) Số /QĐ - (2) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (3) , ngày tháng năm 200 QUYẾT ĐỊNH Về việc (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn (6) ; Căn ; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Ông (bà, tập thể, đơn vị) có thành tích cao (xuất sắc) trình (danh sách kèm theo - tập thể) Điều Ông (bà, tập thể, đơn vị) hưởng theo chế độ quy định Nhà nước Điều Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan Ơng (Bà, tập thể, đơn vị) … chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận: (7) - (Ký tên, đóng dấu) - Lưu: Họ tên đầy đủ đ Mẫu Quyết định kỷ luật TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) Số /QĐ - (2) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (3) , ngày tháng năm 200 QUYẾT ĐỊNH Về việc (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn (6) .; Căn ; Theo đề nghị .; QUYẾT ĐỊNH: Điều Kỷ luật Ông (bà, tập thể, đơn vị) vi phạm nội quy (quy định, pháp luật) trình (danh sách kèm theo - tập thể) Điều Ông (bà, tập thể, đơn vị) bị xử lý vi phạm mức Điều Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan Ơng (Bà, tập thể, đơn vị) … chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận: - - (7) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ - Lưu: 5.6 Biên 5.6.1 Khái niệm Biên hình thức văn ghi lại việc, vụ việc diễn để làm chứng pháp lý sau Biên phải ghi trung thực, khách quan, xác đầy đủ Biên không ghi chép chỉnh sửa mà phải hình thành việc, vụ việc diễn đảm bảo tính chân thực 5.6.2 Phân loại biên - Biên hội họp: Biên ghi lại tiến trình tổ chức thực họp hay hội nghị; - Biên hành chính: Biên ghi chép cách tiến hành cơng việc theo quy định hành biên mở đề thi, biên giao nhận bàn giao, biên hợp đồng; - Biên có tính chất pháp lý: Biên ghi chép vụ việc có liên quan đến pháp luật biên phiên tòa, biên khám nghiệm tử thi, biên tai nạn giao thông 5.6.3 Phương pháp ghi biên - Ghi biên thật đầy đủ xác cơng việc không dễ dàng, đặc biệt ghi biên họp ghi lời khai nhân chứng, tốc độ nói nhanh tốc độ viết Vì thế, khơng có số phương pháp, người ghi biên khó thể theo kịp tiến độ họp vụ việc diễn - Về nguyên tắc, ghi biên ghi ý Tuy nhiên, người ghi biên cần phân loại tiếp nhận thông tin Nếu thông tin để biết cần ý chính; thơng tin để biết để thực phải ghi đầy đủ, khơng bỏ sót ý nào, với thơng tin quan trọng Trường hợp người phát biểu ý kiến yêu cầu ghi nguyên văn người ghi biên sử dụng hình thức dẫn lời nói trực tiếp - Cần tập trung lắng nghe có trí nhớ tốt, vận dụng kỹ thuật ghi chép nhanh Có thể sử dụng cách biến đổi câu tiếng Việt để lựa chọn cấu trúc câu ngắn mà đảm bảo thông tin diễn đạt đầy đủ xác Có thể viết tắt số từ thông dụng (UBND, TNHH, CP,…) - Chuẩn bị sẵn mẫu ghi biên để họp vụ việc diễn ghi chép 5.6.4 Cấu trúc biên Cấu trúc biên thường gồm phần: - Phần mở đầu + Thời gian, địa điểm lập biên bản; + Thành phần tham dự - Phần nội dung + Nếu biên hội họp vụ việc diễn ghi theo tiến trình họp, hội nghị, vụ việc đó; + Biên vụ việc xảy mơ tả lại trường, ghi chép lại lời khai nhân chứng, đương nhận định người có liên quan - Phần kết thúc: + Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản; + Nếu biên thông qua người tham dự phải ghi rõ, biên lập thành nhiều phải ghi rõ số lập + Biên phải có chữ ký cán lập biên chữ ký chủ tọa (nếu biên hội họp), tùy theo tính chất vụ việc, biên phải có chữ ký người đại diện tổ chức vi phạm, chữ ký người làm chứng người bị hại (nếu có) 5.6.5 Mẫu biên a Mẫu biên họp, hội nghị TÊN CQ,TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN,TỔ CHỨC(2) Số: /…(3)…-…(4) … CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ….(5)…., ngày ….tháng…., năm 20…… BIÊN BẢN Họp …………………(6)……………………… Thời gian họp : - Khai mạc: … … ngày ……tháng ……năm …… - Địa điểm : - Nội dung họp : Thành phần dự hop: - Thành viên có mặt …….trên tổng số ……… - Thành viên vắng mặt …… Chủ tọa họp: ……………………………… Thư ký họp :………………………………… Các báo cáo họp :………… Thảo luận họp :…………………………………………………… Kết thúc kỳ họp ………………………… THƯ KÝ (Ký tên) CHỦ TỌA (Ký tên , đóng dấu) Họ tên Họ tên b Mẫu biên vụ việc TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số /BB - (2) (3) , ngày tháng năm 200 BIÊN BẢN Về việc (4) - Thời gian địa điểm tiến hành lập biên - Thành phần tham gia lập biên - Diễn biến việc xảy (5) (6) Nơi nhận: - - - Lưu: (7) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ c Mẫu biên việc giao nhận hàng hóa TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số / BB - (2) (3) , ngày tháng năm 200 BIÊN BẢN Về việc giao nhận hàng hóa - Căn Hợp đồng mua bán hàng hóa số …/HĐMB ngày…., việc cung cấp…………giữa Công ty ………, Công ty TNHH ………….; - Căn việc giao nhận hàng thực tế, Hôm nay, ngày … , tháng …, năm …., Văn phịng Cơng ty …., chúng tơi gồm có : Đại diện bên A (bên nhận): CƠNG TY …………………………… - Bà ……… Chức vụ : ………… - Ông ……… Chức vụ : ………… Đại diện bên B (bên giao) : CÔNG TY TNHH ……………………… - Bà ……… Chức vụ : ………… - Ông ……… Chức vụ : ………… Hai bên tiến hành giao nhận …………., theo hợp đồng mua bán hàng hóa số …/ HĐMB ngày …, tháng …., năm …., với số lượng quy cách sau : STT Danh mục ĐVT Màu Số lượng Bên B giao ………., theo chất lượng quy cách hợp đồng thỏa thuận, cụ thể: -………………………………………………………………………… -……………………………………………………………………… Biên giao nhận lập thành có giá trị nhau, bên giữ … ĐẠI DIỆN BÊN NHÂN ĐẠI DIỆN BÊN GIAO Họ tên Họ tên