Tài liệu chuyên đề văn bản QLNN và kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý của nhóm thanh tra tiếp công dân, thu gon, trọng tâm đối với ngành thanh tra và tiếp công dân.
Chuyên đề VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯƠC VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÍ Hoạt động quản lí diễn tất quan, tổ chức Trong hoạt động mình, quan, tổ chức sử dụng văn phương tiện để phục vụ cho hoạt động quản lí Từ đó, hình thành nên nhiều hệ thống văn khác Do vậy, nội dung kĩ soạn thảo văn quản lí rộng, bao gồm: kĩ soạn thảo văn quản lí nhà nước, văn Đảng, văn tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế…Tuy nhiên, với đối tượng bồi dưỡng ngạch lưu trữ viên, chuyên đề tập trung trình bày kĩ soạn thảo văn quản lí nhà nước Một số vấn đề chung văn quản lý nhà nước 1.1 Khái niệm văn văn quản lí nhà nước 1.1.1 Khái niệm văn Thuật ngữ văn có gốc từ tiếng Latin “documentum” có nghĩa chứng minh, chứng nhận Dưới góc độ văn học, văn hiểu theo nghĩa rộng nhất: vật mang tin ghi kí hiệu ngơn ngữ định Khái niệm từ lâu sử dụng phổ biến giới nghiên cứu sử học, văn học nước ta Dưới góc độ hành học, văn hiểu theo nghĩa hẹp hơn: công văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức Theo thị, định, chương trình, kế hoạch, báo cáo, thơng báo, biên bản, sổ sách, chứng từ, đơn từ… hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức gọi văn 1.1.2 Khái niệm văn quản lí nhà nước Văn quản lí nhà nước định thông tin quản lí thành văn, quan nhà nước ban hành phối hợp ban hành theo quy định pháp luật, đảm bảo thi hành quyền lực nhà nước Văn quản lí nhà nước có đặc điểm: Được ban hành danh nghĩa quan người đứng đầu quan, tiếng nói thức quan nhà nước - quan công quyền Văn quản lí nhà nước thể ý chí giai cấp cầm quyền mang tính quyền lực đơn phương Có thể nói, đặc điểm văn quản lí nhà nước Văn quản lí nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục, ngơn ngữ theo quy định pháp luật thức thống quan nhà nước có thẩm quyền quy định 1.2 Chức văn quản lí nhà nước Chức văn quản lí nhà nước thuộc tính vốn có văn quản lí nhà nước, bắt nguồn từ chức văn nói chung chức đối nội, đối ngoại nhà nước, cụ thể sau: 1.2.1 Chức thông tin Văn làm trước hết nhu cầu giao tiếp người, nhằm ghi chép truyền đạt thơng tin Vì chức thơng tin chức bao quát văn nói chung văn quản lí nhà nước nói riêng Xét mặt lịch sử, việc ghi chép truyền đạt thơng tin hình thức văn xuất sau loài người sáng tạo chữ viết - văn tự Chữ viết đời, văn trở thành phương tiện thông tin ngày quan trọng đời sống xã hội, khắc phục hạn chế khơng gian thời gian, có độ xác cao so với việc thông tin ngôn ngữ nói trở thành động lực thúc đẩy mạnh mẽ phát triển xã hội loài người Trong văn quản lí nhà nước, thơng tin gồm nhiều loại, phân chia theo nhiều tiêu chí khác tùy mục tiêu, tính chất nội dung cơng việc theo lĩnh vực quản lí có thơng tin trị, thơng tin kinh tế, thơng tin văn hóa - xã hội…; theo thẩm quyền tạo lập thơng tin có thông tin từ xuống, thông tin từ lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ; theo thời điểm thơng tin có thơng tin q khứ, thơng tin hành, thông tin dự báo… Chức thông tin văn quản lí nhà nước thể qua mặt sau: Ghi lại truyền đạt thông tin quản lí từ nơi đến nơi khác hệ thống quản lí hay từ quan đến nhân dân; Giúp quan thu nhập thông tin cần cho hoạt động quản lí; Giúp quan đánh giá thông tin thu qua hệ thống truyền đạt thơng tin khác Có thể khẳng định, đạt hiệu lực hiệu quản lí nhà nước khơng có định quản lí xây dựng ban hành sở thu thập, xử lí truyền đạt thơng tin hiệu 1.2.2 Chức pháp lí Chức pháp lí chức mang tính riêng biệt văn quản lí nhà nước, thể mặt sau đây: - Văn quản lí nhà nước phương tiện ghi chép truyền đạt quy phạm pháp luật, xác lập quan hệ mặt pháp luật tồn xã hội - Văn quản lí nhà nước cịn làm chứng pháp lí cho định quản lí thơng tin quản lí khác Việc nắm vững chức pháp lí văn quản lí nhà nước có ý nghĩa thiết thực, đòi hỏi việc soạn thảo ban hành văn phải tuân thủ quy định, chuẩn mực Mọi biểu tùy tiện soạn thảo ban hành văn làm suy giảm, hạ thấp chức pháp lí, từ ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu hoạt động quản lí quan, nhà nước 1.2.3 Chức quản lí Nhìn từ góc độ quản lí, văn quản lí nhà nước phương tiện nhà nước sử dụng để điều hành hoạt động máy nhà nước nhiều phạm vi thời gian, không gian theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Chức tạo nên vai trị đặc biệt quan trọng văn quản lí nhà nước hoạt động quan quản lí nhà nước Trong cơng tác quản lí, văn dùng vào nhiều mục đích: Ghi lại truyền đạt định quản lí, hướng dẫn, đơn đốc việc thực định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi với quan với cán công dân vấn đề có liên quan… Trong đó, khâu quan trọng truyền đạt định quản lí, đề chủ trương, sách, biện pháp cơng tác, xây dựng chương trình, kế hoạch… thơng tin cần văn hóa để truyền đạt cách đầy đủ chuẩn xác đến quan, đơn vị cá nhân có trách nhiệm thi hành, giúp cho đối tượng thực nội dung định thuận lợi đạt hiệu cao Mặt khác, định quản lí văn hóa thiếu để chủ thể ban hành tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực xử lí trường hợp khơng chấp hành nghiêm chỉnh 1.2.4 Các chức khác Ngoài ba chức văn quản lí nhà nước trình bày đây, văn quản lí nhà nước cịn có nhiều chức khác chức văn hóa - xã hội, chức thống kê,… Trong thực tế, nói chung khơng tồn văn quản lí nhà nước có chức mà đa chức Sự phân tích theo chức nhằm mục đích giúp nhận thức đắn đầy đủ vai trò văn quản lí nhà nước hoạt động quan nói riêng máy nhà nước nói chung, từ sử dụng phát huy cơng cụ nhằm phục vụ hiệu cơng tác quản lí 1.3 Vai trị văn quản lí nhà nước Từ chức nêu trên, thấy vai trị văn quản lí nhà nước thể sau: 1.3.1 Văn phương tiện đảm bảo thơng tin hoạt động quản lí quan, đơn vị Trong hoạt động quản lí nhà nước, nhu cầu thông tin lớn, đa dạng luôn biến đổi Nhu cầu xác định tùy vào công việc, phạm vi hoạt động quan yếu tố khác Thông tin để đảm bảo cho hoạt động quản lí quan, đơn vị cần xác, đầy đủ, kịp thời phải xử lí Trong đó, văn hình thức thông tin chủ yếu quan trọng để phục vụ hoạt động quản lí quan nhà nước Các thông tin thường thu thập văn bao gồm: Thông tin chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động lâu dài quan; Thông tin nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể quan, tổ chức; Thông tin phương thức hoạt động, quan hệ công tác đơn vị quan với nhau; Thông tin tình hình đối tượng bị quản lí, biến động quan, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan, tổ chức; Thông tin kết đạt quản lí Đối với quan, tổ chức, thơng tin quan trọng cần thiết để quan, tổ chức hoạt động có hiệu 1.3.2 Văn phương tiện truyền đạt định quản lí Quản lí khoa học nghệ thuật nên việc truyền đạt định quản lí có ý nghĩa quan trọng Nó địi hỏi nhanh chóng, xác đối tượng Vấn đề đặt phải truyền đạt để đối tượng quản lí khơng thơng suốt, hiểu nhiệm vụ nắm bắt ý đồ lãnh đạo, mà cịn nhiệt tình phấn khởi thực nhận định quản lí Việc truyền đạt kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, thiếu xác làm cho định quản lí khó có điều kiện thực thực với hiệu thấp không hiệu Trong thực tế, văn có vai trị quan trọng việc truyền đạt định quản lí Chúng có khả giúp cho việc truyền đạt thơng tin quản lí đến hệ thống bị quản lí xác, đầy đủ Truyền đạt định quản lí việc sử dụng văn phương tiện để truyền đạt khía cạnh quan trọng việc tổ chức lao động khoa học hoạt động quản lí 1.3.3 Văn phương tiện giúp kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lí Kiểm tra khâu q trình quản lí để đảm bảo cho hoạt động quản lí có hiệu Nếu khơng có kiểm tra chặt chẽ thiết thực, thị, nghị quyết, định quan lãnh đạo quản lí lí thuyết Trong thực tế, có nhiều phương tiện để thực việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động quản lí nhà nước, phương tiện quan trọng thiếu cho công tác kiểm tra hệ thống văn quản lí nhà nước Tuy nhiên, công tác kiểm tra văn thu kết quả, cần tổ chức cách khoa học, cần xác định rõ phải có văn để phục vụ cho cơng tác kiểm tra biện pháp áp dụng văn để kiểm tra công việc đơn vị Song song với việc kiểm tra hoạt động máy lãnh đạo quản lí thơng qua hệ thống văn cần gắn với việc phân công trách nhiệm cách cụ thể, xác cho phận, cán đơn vị hệ thống bị quản lí Nếu phân công không rõ ràng, thiếu khoa học khơng thể tiến hành kiểm tra có kết 1.3.4 Văn đóng vai trị quan trọng việc xây dựng hệ thống pháp luật Hệ thống văn quản lí nhà nước, mặt phản ánh phân chia quyền hành quản lí nhà nước, mặt khác cụ thể hóa chủ trương, đường lối Đảng sách, pháp luật Nhà nước Đó công cụ tất yếu việc xây dựng hệ thống pháp luật nói chung pháp luật hành nói riêng Theo quy định hành, văn dù thuộc hệ thống máy nhà nước ban hành dựa thẩm quyền pháp luật quy định Vai trò văn quản lí nhà nước việc xây dựng hệ thống pháp luật thể hiện: góp phần đắc lực vào việc xây dựng định hình chế độ pháp lí cần thiết cho việc xem xét hành vi q trình thực nhiệm vụ quản lí quan Đó sở quan trọng để giải tranh chấp quan, đơn vị cá nhân, giải quan hệ pháp lí hoạt động quan nhà nước 1.4 Phân loại văn quản lí nhà nước 1.4.1 Mục đích việc phân loại văn quản lí nhà nước Văn quản lí nhà nước gồm nhiều loại khác nhau, loại có chức riêng, ban hành nhằm đáp ứng yêu cầu cụ thể hoạt động quản lí Trong hoạt động quan nhà nước, hàng năm quan nhỏ có tới hàng trăm văn hình thành; quan lớn bộ, ngành Trung ương, UBND tỉnh số lượng văn hình thành tới hàng nghìn với thể loại đa dạng nội dung phong phú Việc phân loại chung văn quản lí nhà nước nhằm mục đích đây: - Giúp nắm tính chất, cơng dụng, đặc điểm loại văn để chọn thể loại văn ban hành phù hợp với trường hợp cụ thể, đồng thời áp dụng phương pháp soạn thảo thích hợp (cả cấu trúc, ngơn ngữ, văn phong nội dung văn bản) - Tạo thuận lợi cho việc quản lí sử dụng văn hình thành hoạt động quan - Có cách xử lí đắn loại, nhóm văn lập hồ sơ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 1.4.2 Một số tiêu chí phân loại văn quản lí nhà nước Có thể phân loại văn quản lí nhà nước theo nhiều tiêu chí khác dựa vào đặc điểm hình thức nội dung chúng Sau số cách phân loại thường áp dụng: 1.4.2.1 Phân loại theo chủ thể ban hành văn Có thể chia thành loại: - Văn quan quyền lực nhà nước; - Văn quan hành nhà nước; - Văn quan xét xử; - Văn quan kiểm sát; - Văn Chủ tịch nước; - Các văn khác * Văn quan quyền lực nhà nước: bao gồm văn Quốc hội, Hội đồng nhân dân cấp * Văn quan hành nhà nước: bao gồm văn Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp; bộ, quan ngang bộ, quan chuyên môn địa phương * Văn quan xét xử: văn Tòa án nhân dân cấp * Văn quan kiểm sát: văn Viện kiểm sát nhân dân cấp * Văn Chủ tịch nước * Các văn khác: văn Kiểm toán Nhà nước… 1.4.2.2 Phân loại theo nguồn gốc văn Văn hình thành hoạt động quan, theo nguồn gốc chúng chia làm hai loại: - Văn đi; - Văn đến * Văn đi: tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Ví dụ: báo cáo, tờ trình gửi lên quan cấp trên; thị, định gửi quan cấp * Văn đến: tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Ví dụ: thị, thơng tư quan cấp gửi xuống; báo cáo, tờ trình quan cấp gửi lên cơng văn hành quan ngang cấp gửi tới 1.4.2.3 Phân loại theo nội dung phạm vi sử dụng văn Căn vào nội dung phạm vi sử dụng văn bản, chia văn quản lí nhà nước làm hai loại: - Văn thông dụng; - Văn chuyên ngành * Văn thông dụng: văn sử dụng phổ biến hoạt động quản lí quan Ví dụ: định, cơng văn, thơng báo, biên bản, báo cáo… * Văn chuyên ngành: loại văn thể chuyên môn nghiệp vụ mang tính đặc thù ngành lĩnh vực cơng tác định Ví dụ: Văn ngoại giao (công hàm, bị vong lục, hiệp định, hiệp ước….), văn tài (phiếu thu, phiếu chi, báo cáo toán…), văn tư pháp (cáo trạng, định khởi tố, án văn….) Thể thức văn chuyên ngành thủ trưởng quan đứng đầu ngành quy định 1.4.2.4 Phân loại theo tính chất mật phạm vi phổ biến văn Theo đặc điểm này, chia văn quản lí nhà nước thành ba loại: - Văn mật; - Văn nội bộ; - Văn phổ biến rộng rãi * Văn mật: văn có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật quan khơng phổ biến người có trách nhiệm đọc Văn mật bảo quản cẩn thận theo quy định quan nhà nước có thẩm quyền Tính chất mật văn dần theo thời gian tùy theo nội dung thông tin mà văn đề cập thay đổi tình hình có liên quan Ví dụ: Kế hoạch chuẩn bị đón tiếp nguyên thủ quốc gia Văn phòng Chủ tịch nước Bộ Ngoại giao lập mang tính chất mật kiện diễn diễn ra, sau kiện kết thúc văn khơng cịn mang tính chất mật * Văn nội bộ: văn sử dụng nội quan mà không công bố * Văn phổ biến rộng rãi: văn phổ biến rộng quan quần chúng nhân dân Ví dụ: Các thơng cáo Ủy ban Thường vụ Quốc hội, đạo luật ban hành, phát biểu vị lãnh đạo Đảng Nhà nước hội nghị quan trọng…Các văn thường công bố rộng rãi phương tiện thông tin đại chúng báo chí, đài phát thanh, đài truyền hình truyền đạt miệng 1.4.2.5 Phân loại theo hiệu lực pháp lí văn Dựa vào hiệu lực pháp lí văn bản, chia văn quản lí nhà nước làm hai loại: - Văn quy phạm pháp luật; - Văn hành * Văn quy phạm pháp luật: Văn quy phạm pháp luật văn có chứa quy phạm pháp luật, ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật * Văn hành chính: loại văn quản lí nhà nước khơng mang tính quy phạm pháp luật dùng để quy định, định, phản ánh, thơng báo tình hình, trao đổi cơng việc xử lí vấn đề cụ thể khác hoạt động quản lí 1.4.2.6 Phân loại theo mức độ xác văn Theo phân cách loại này, chia văn quản lí nhà nước làm ba loại: - Bản gốc văn bản; - Bản văn bản; - Bản văn * Bản gốc văn bản: hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ kí trực tiếp người có thẩm quyền (khoản Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010) Bản gốc văn có độ xác cao Bản gốc thường có bản.Tuy nhiên, có trường hợp gốc có nhiều * Bản văn bản: hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành (khoản Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư) Bản xem văn có độ xác cao Một văn ban hành có nhiều có giá trị * Bản văn bản: từ từ khác có giá trị theo thể thức quy định Về mặt pháp lí, có hiệu lực thi hành Nhưng xét từ góc độ sử liệu học lưu trữ học khơng coi trọng chính, lại nên xảy sai sót, độ tin cậy thấp Theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, văn quản lí nhà nước có loại gồm: y chính, trích lục Ngồi ra, đề cập đến văn quản lí nhà nước, cần phải nói tới thảo Bản thảo văn bản: viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức Bản thảo sau cấp có thẩm quyền phê duyệt nhân để ban hành thức Bởi thảo khơng có hiệu lực thi hành, nên khơng phải văn quản lí nhà nước Trong trường hợp khơng có văn người ta giữ lại thảo để làm chứng Còn thảo Hiến pháp, đạo luật, luật văn kiện quan trọng khác thường lưu giữ để phục vụ cho nghiên cứu Ngoài cách phân loại nói trên, cịn phân loại văn theo đặc điểm khác văn theo tác giả văn bản, tên loại văn bản, nội dung, thời gian ban hành…Chọn cách phân loại tùy thuộc vào yêu cầu nghiên cứu xử lí vấn đề, việc có liên quan đến văn Các cách phân loại nói mang tính tương đối Bởi thực tế có loại văn có nhiều chức thuộc thẩm quyền ban hành nhiều loại quan, tính chất đặc điểm văn thay đổi tùy thuộc vào mục đích ban hành quan ban hành Tóm lại, phân loại chung văn quản lí nhà nước phương pháp khoa học, giúp nhận thức văn từ nhiều góc độ khác nhau, từ xử lí tốt vấn đề có liên quan đến văn 1.5 Hệ thống văn quản lí nhà nước 1.5.1 Khái niệm hệ thống văn quản lí nhà nước Hệ thống văn quản lí nhà nước tập hợp văn hình thành hoạt động quản lí quan nhà nước mà chúng có liên quan với nhau, ảnh hưởng lẫn có quan hệ định mặt pháp lí Hệ thống văn quản lí nhà nước gồm nhiều phân hệ tiểu hệ thống Các phân hệ tiểu hệ thống hình thành theo chức quản lí theo phạm vi quản lí Có thể tập hợp hệ thống văn quản lí nhà nước thành phân hệ: - Hệ thống văn quản lí nhà nước (phân hệ) quan quyền lực nhà nước; - Hệ thống văn quản lí nhà nước quan hành nhà nước; - Hệ thống văn quản lí nhà nước quan xét xử; - Hệ thống văn quản lí nhà nước quan kiểm sát; - Hệ thống văn Chủ tịch nước; - Các hệ thống văn khác Trong phân hệ lại gồm nhiều tiểu hệ thống Ví dụ: Hệ thống văn quan quyền lực nhà nước gồm có: + Hệ thống văn quản lí nhà nước Quốc hội; + Hệ thống văn quản lí nhà nước Hội đồng nhân dân cấp… Sự hình thành hệ thống văn quan (hệ thống nhỏ nhất) xác định theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí quan hệ thống tổ chức máy nhà nước Hiện nước ta, bên cạnh hệ thống văn quản lí nhà nước, cịn có hệ thống văn khác Đó hệ thống văn Đảng Cộng sản Việt Nam - lực lượng trị lãnh đạo Nhà nước xã hội với loại hình văn đa dạng, khối văn hình thành lớn; hệ thống văn tổ chức trị - xã hội, hệ thống văn Mặt trận Tổ quốc Việt nam, hệ thống văn Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam…, hệ thống văn tổ chức kinh tế, tổ chức phi phủ… 1.5.2 Hệ thống văn quản lí nhà nước 1.5.2.1 Văn quy phạm pháp luật a Khái niệm Văn quy phạm pháp luật văn có chứa quy phạm pháp luật, ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Văn có chứa quy phạm, pháp luật ban hành không thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật khơng phải văn quy phạm pháp luật b Đặc điểm - Văn quy phạm pháp luật quan chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành phối hợp ban hành theo quy định pháp luật - Nội dung văn quy phạm pháp luật có chứa quy tắc xử chung mang tính bắt buộc thực đối tượng chịu điều chỉnh văn - Văn quy phạm pháp luật mang tính cưỡng chế 1.5.2.2 Văn hành a Khái niệm Văn hành loại văn quản lí khơng mang tính quy phạm pháp luật dùng để quy định, định, phản ánh, thơng báo tình hình trao đổi cơng việc xử lí vấn đề cụ thể khác hoạt động quản lí b Đặc điểm - Văn hành quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành; - Nội dung văn hành chứa định quản lí cá biệt (quy tắc xử riêng) thông tin quản lí thơng thường; - Văn hành khơng có tính cưỡng chế (trừ văn cá biệt) Văn hành có hiệu lực phạm vi thường hẹp thời gian thường ngắn so với văn quy phạm pháp luật đối tượng thi hành bao gồm đối tượng cụ thể, định Văn hành chia thành hai loại văn hành cá biệt văn hành thơng thường + Văn hành cá biệt quan cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục định sở áp dụng pháp luật để giải cơng việc có tính chất cụ thể, cá biệt Nội dung văn hành cá biệt chứa quy tắc xử riêng (quy tắc xử cá biệt, cụ thể) + Văn hành thơng thường sử dụng để ghi chép, truyền đạt phản ánh thông tin hoạt động quản lí 1.6 Cơng dụng loại văn quản lý nhà nước 1.6.1 Văn hành Theo quy định Khoản điều Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ việc bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, hệ thống văn hành gồm: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công Mỗi loại văn có cơng dụng riêng Tuy nhiên, khái quát lại, văn hành thường dùng vào mục đích sau đây: - Dùng để quy định, định: nghị (cá biệt), định (cá biệt), quy chế, quy định - Dùng để đạo thực hiện: thị - Dùng để công bố định, kiện quan trọng đối nội đối ngoại quan Nhà nước có thẩm quyền; thơng tin tình hình cơng tác, định quản lí…: thơng cáo, thơng báo - Dùng để giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực văn quan cấp trên: hướng dẫn, cơng văn - Dùng để trình bày dự kiến hoạt động hay để xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ công tác, giải pháp thực hiện…: chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án - Dùng để phản ánh tình hình lên cấp với tập thể vấn đề, việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mình, sơ kết, tổng kết cơng tác: báo cáo - Dùng để ghi chép diễn biến việc diễn xảy ra: biên - Dùng để gửi lên cấp cấp có thẩm quyền trình bày chủ trương, sách, chế độ, đề án công tác, dự thảo văn bản, tiêu chuẩn định mức sửa đổi, bổ sung chế độ, sách đề nghị cấp cấp có thẩm quyền phê duyệt: tờ trình - Dùng để thể thỏa thuận hai bên việc xác lập quan hệ pháp lí quyền nghĩa vụ bên: hợp đồng - Dùng để trao đổi, giao dịch: công văn - Dùng để thông tin truyền đạt lệnh, định quan, tổ chức người có thẩm quyền trường hợp cần kíp: công điện - Dùng để ghi lại nội dung thỏa thuận tinh thần hợp tác hữu nghị; làm chứng cho việc cam kết thực công việc cách tự nguyện; mô tả hoạt động tiêu chuẩn mà hai bên thống thực công việc: ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận - Một số loại giấy tờ dùng cơng tác hành như: giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển - Dùng để thực giao tiếp xã hội như: chúc mừng, chia buồn, cảm ơn…: thư công 1.6.2 Văn quy phạm pháp luật Theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật, hệ thống văn quy phạm pháp luật gồm: Hiến pháp Bộ luật, luật (sau gọi chung luật), nghị Quốc hội Pháp lệnh, nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị liên tịch Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Lệnh, định Chủ tịch nước Nghị định Chính phủ; nghị liên tịch Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Quyết định Thủ tướng Chính phủ Nghị Hội đồng Thẩm phán Tịa án nhân dân tối cao Thơng tư Chánh án Tịa án nhân dân tối cao; thơng tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ; thơng tư liên tịch Chánh án Tịa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; định Tổng Kiểm toán nhà nước Nghị Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp tỉnh) 10 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 11 Văn quy phạm pháp luật quyền địa phương đơn vị hành - kinh tế đặc biệt 12 Nghị Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp huyện) 13 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp huyện 14 Nghị Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã) 15 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp xã Trong hệ thống này, Hiến pháp, sau Luật văn quy phạm pháp luật có giá trị pháp lí cao Các văn quy phạm pháp luật khác không mâu thuẫn với Hiến pháp, Luật văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp Cơng dụng hình thức văn quy phạm pháp luật xem cụ thể Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Các yêu cầu quy trình soạn thảo văn quản lí nhà nước 2.1 Các yêu cầu soạn thảo văn Để văn ban hành đạt chất lượng cao thơng tin, hạn chế hậu xảy ra, nâng cao giá trị sử dụng văn bản, trình soạn thảo cần đảm bảo thực yêu cầu soạn thảo văn 2.1.1 Yêu cầu hình thức - Văn phải lựa chọn hình thức phù hợp trình bày thể thức: + Hình thức văn hiểu thể loại văn bản, mang tính hồn chỉnh thống mặt biểu bên với nội dung hàm chứa văn Căn vào nội dung mà chọn hình thức cho phù hợp để đạt mục đích ban hành văn (Ví dụ: trường hợp sử dụng tờ trình, cơng văn…) Bên cạnh đó, quan, tổ chức ban hành hình thức văn phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền + Thể thức văn phần biểu bên văn Cùng với nội dung hàm chứa chúng tạo nên hình thức - thể loại văn hoàn chỉnh Thể thức văn thành phần cần phải có cách thức trình bày thành phần quan có thẩm quyền quy định Văn phải trình bày thể thức theo quy định quan nhà nước có thẩm quyền Đây yêu cầu mang tính bắt buộc văn quản lí nhà nước - Bố cục văn phải phù hợp Bố cục văn phân nhóm ý xếp chúng văn theo trật tự logic đó, nhằm nêu bật mục đích cần thể văn Việc phân nhóm, xếp ý nhóm văn phải dựa sở hợp lí, khơng thể xếp cách tùy tiện Việc ngắt đoạn thể rõ ràng vấn đề văn tạo nên thể thống nội dung, đảm bảo yêu cầu hình thức văn Trong văn cần triển khai việc có quan hệ mật thiết với Như vậy, vừa tránh tình trạng trùng lặp, chồng chéo quy định, tản mạn, vụn vặt pháp luật mệnh lệnh, vừa cho quan ban hành ban hành nhiều văn để giải công việc định Nội dung mệnh lệnh ý tưởng phải rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác Tùy theo loại văn mà người soạn thảo trình bày bố cục cho phù hợp Thơng thường, văn có bố cục phần: mở đầu, nội dung kết thúc Tuy nhiên, có số văn soạn thảo khơng có phần mở đầu phần kết thúc đảm bảo mục đích văn + Phần mở đầu: Phần mở đầu văn thường nêu mục đích, lí ban hành, nêu sở pháp lí, sở thực tiễn việc ban hành văn + Phần nội dung: Tùy theo thể loại nội dung mà văn có phần pháp lí để ban hành Văn bố cục thành chương, mục, điều, khoản, điểm chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định: Nghị (cá biệt): Điều, khoản, điểm khoản, điểm; Quyết định (cá biệt): Điều, khoản, điểm; Quy chế kèm theo Quyết định có bố cục: chương, mục, điều, khoản, điểm; Chỉ thị (cá biệt): khoản, điểm; Các văn hành khác: phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với văn có bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục điều phải có tiêu đề + Phần kết luận: Trong văn dạng điều khoản, phần kết luận thường nêu điều khoản thi hành hiệu lực văn Các văn hành khác phần kết luận thường trình bày mong muốn yêu cầu thực 2.1.2 Yêu cầu nội dung - Văn ban hành phải thẩm quyền hợp pháp Trong nhà nước pháp quyền, quan nhà nước làm việc pháp luật cho phép theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền Theo đó, văn ban hành quan nhà nước, bao gồm văn quy phạm pháp luật văn hành phải đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, thẩm quyền Thẩm quyền ban hành văn quản lí nhà nước xem xét hai phương diện: thẩm quyền ban hành hình thức văn thẩm quyền ban hành nội dung văn Thẩm quyền ban hành hình thức văn có nghĩa quan, tổ chức ban hành thể loại văn luật pháp quy định Ví dụ, ngồi Quốc hội, khơng quan ban hành Hiến pháp, Luật Thẩm quyền nội dung có nghĩa chủ thể quản lí phép ban hành văn để giải vấn đề, việc mà theo pháp luật chủ thể có thẩm quyền giải 10 Nội dung văn ban hành không trái với Hiến pháp, pháp luật hành quy định cấp Mục đích để đảm bảo kỷ cương phép nước; làm cho chủ trương sách, luật pháp nhà nước thi hành nghiêm chỉnh thống nhất, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật quan ban hành văn bản, ngăn ngừa tình trạng ngành, cấp, quan tùy tiện đặt quy định, chế độ riêng mà khơng dựa sở pháp luật nhà nước Tính hợp pháp hiểu văn ban hành phải thẩm quyền; ban hành sở xác thực Nội dung văn ban hành không mâu thuẫn, trái với quy định Hiến pháp, pháp luật hành phù hợp với nội dung văn quan nhà nước cấp - Nội dung văn phải đảm bảo yêu cầu tính mục đích, tính khoa học tính khả thi Văn đạt mục đích cần xác định rõ: văn có thực cần thiết phải ban hành hay khơng? Văn ban hành để làm gì? Nhằm giải vấn đề gì? Giới hạn vấn đề đến đâu? Lời giải câu hỏi định hướng cho người thảo, người tham gia góp ý kiến người duyệt, kí văn q trình soạn thảo Một văn có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thơng tin pháp lí thơng tin thực tế cần thiết Các thơng tin phải xử lí đảm bảo xác, đầy đủ kiện số liệu; phải có qn, logic chủ đề, khơng có mâu thuẫn, chồng chéo ý; kết cấu hợp lý, chặt chẽ; nội dung văn phải phận cấu thành hữu hệ thống văn quản lí nhà nước nói chung Tính khả thi văn yêu cầu quan trọng văn bản, đảm bảo cho văn triển khai đem lại hiệu quản lí Văn ban hành phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế, với quy luật phát triển vật, tượng có liên quan, phải giải hài hịa lợi ích nhà nước lợi ích nhân dân Ngược lại, văn ban hành mang tính chủ quan, ý chí hay lợi ích phía tính khả thi hiệu mang lại văn bị hạn chế, chí làm tổn thất đến lợi ích Nhà nước gây khó khăn thiệt hại cho quần chúng nhân dân 2.1.3 Yêu cầu ngôn ngữ Tùy theo thể loại, phạm vi đối tượng tác động văn mà người soạn thảo sử dụng ngôn ngữ cho phù hợp để đạt mục đích chủ thể ban hành Ngơn ngữ sử dụng phải xác, phổ thơng; diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí, cho đối tượng có liên quan đến việc chấp hành thi hành văn hiểu nội dung văn đắn thống Ngắn gọn yêu cầu đặt việc soạn thảo văn quản lí nhà nước nói chung Văn viết ngắn gọn giúp cho người giải rút ngắn thời gian đọc, tạo thuận lợi cho việc nắm hiểu nội dung văn giải văn Ngồi ra, cịn góp phần tiết kiệm văn phịng phẩm cơng sức cán làm công tác in ấn Về bản, việc sử dụng ngôn ngữ nên tuân theo yêu cầu sau đây: - Yêu cầu từ ngữ: + Từ ngữ sử dụng văn thường có quy định chặt chẽ, phổ thông, dễ hiểu tuân thủ tính thứ bậc hành + Từ ngữ phải trung tính màu sắc tu từ; tần số sử dụng phương tiện khuôn mẫu (khuôn sáo hành chính), thuật ngữ hành cao + Không sử dụng từ ngữ diễn đạt khái niệm chung chung, mơ hồ, đa nghĩa, mang tính hình ảnh biểu tượng; không dùng từ thuộc phong cách ngữ, phong cách văn chương nghệ thuật; tránh sử dụng từ cổ, thận trọng với việc dùng từ mới; không dùng từ địa phương, tiếng lóng, từ tục tĩu chúng làm tính trang trọng, thể chế, pháp quy nghiêm túc văn Cần sử dụng thuật ngữ chuyên ngành - Yêu cầu câu: + Câu phải có đủ thành phần nịng cốt câu (chủ ngữ, vị ngữ, vế câu ghép); 11 + Câu phải phản ánh thực khách quan có vế câu hợp logic ngữ nghĩa; + Nghĩa câu phải phù hợp với chủ đề chung chủ đề phận văn Đó sở để tạo tính trọn vẹn nội dung văn + Cần điền dấu câu cho phù hợp với tả tiếng Việt nội dung câu Không dùng dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!), tức khơng dùng hình thức câu nghi vấn câu cảm thán 2.2 Quy trình soạn thảo văn 2.2.1 Khái niệm Quy trình soạn thảo văn trình tự cơng việc cần tiến hành q trình soạn thảo văn để ban hành 2.2.2 Quy trình soạn thảo văn Đối với văn quy phạm pháp luật, việc soạn thảo cần theo trình tự, thủ tục luật định Đối với văn hành có quy trình soạn thảo ban hành văn đơn giản có bước chung sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Đây bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn thuận lợi chất lượng gồm nội dung sau đây: - Phân công soạn thảo Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo Đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo: + Xác định mục đích, tính chất, nội dung vấn đề cần văn bản; + Xác định tên loại trích yếu nội dung văn bản; - Thu thập thơng tin, phân tích, lựa chọn thông tin; - Xây dựng đề cương Xây dựng đề cương văn phác thảo bố cục nội dung, ý lớn nhỏ văn nhằm giúp cho việc soạn thảo văn thuận lợi Đề cương trình bày sơ lược chi tiết dự định điểm cốt yếu nội dung bố cục văn Những văn có nội dung quan trọng tổ chức hội thảo thơng qua đề cương Bước 2: Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức văn theo quy định nhà nước - Viết thảo: Trên sở đề cương xây dựng, cá nhân đơn vị chủ trì tiến hành soạn thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung văn xác định Sau soạn thảo xong phải kiểm tra tả, kĩ thuật trình bày, mục đích đạt văn - Xin ý kiến góp ý cho thảo: Văn có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo - Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) hoàn chỉnh dự thảo Bước 3: Duyệt văn - Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng phó) duyệt nội dung thảo 12 - Chánh Văn phòng (cơ quan có Văn phịng) trưởng/phó phịng hành duyệt thể thức thủ tục pháp lí - Lãnh đạo quan (thủ trưởng phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt kí ban hành Đối với văn thuộc thẩm quyền tập thể mà việc thông qua phải tập thể thảo luận định theo đa số việc thơng qua tập thể định Bước 4: Kiểm tra thể thức, ghi số; ghi ngày, tháng, năm; đóng dấu làm thủ tục phát hành - Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn trình kí thức - Sau có chữ kí người có thẩm quyền, cán văn thư hoàn thiện thể thức làm thủ tục ban hành: + Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; + Nhân theo số lượng nơi gửi, nơi nhận; + Đóng dấu quan; + Làm thủ tục ban hành; + Lưu văn theo quy định hành (01 gốc lưu văn thư, 01 lưu đơn vị soạn thảo) Việc đưa bước tương đối, phụ thuộc vào tính chất cơng việc quan, tổ chức; nội dung văn quan trọng, phức tạp hay đơn giản để phân bước thích hợp, cơng việc nhanh chóng, tránh q nhiều tầng nấc làm chậm việc thiết phải đảm bảo tính chặt chẽ để việc soạn thảo ban hành văn đạt chất lượng hiệu cao Thể thức văn 3.1 Khái niệm, ý nghĩa tác dụng thể thức văn 3.1.1 Khái niệm Thể thức văn thành phần cần phải có cách thức trình bày thành phần thể loại văn định quan có thẩm quyền quy định 3.1.2 Ý nghĩa tác dụng thể thức văn Thể thức văn quản lí nhà nước quy định thống có ý nghĩa tác dụng đây: - Đảm bảo tính kỷ cương thống việc soạn thảo ban hành văn bản; - Đảm bảo tính chân thực hiệu lực pháp lí văn bản; - Thể quyền uy tinh thần trách nhiệm quan ban hành văn người kí văn bản; - Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo tính thẩm mỹ văn ban hành; - Tạo thuận lợi cho việc xử lí văn 3.2 Cách trình bày thành phần thể thức văn quản lí nhà nước Về thể thức văn quản lí nhà nước nói chung quy định văn bản: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Đối với thể thức văn hành quy định Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành chính; Thể thức kĩ thuật trình bày văn hành quan, đơn vị Quân đội thực theo Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26 tháng năm 2012 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng 13 Đối với thể thức văn quy phạm pháp luật quy định Nghị định số34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 (xem cụ thể văn trên) Kỹ thuật soạn thảo số văn hành thơng dụng 4.1 Soạn thảo định (cá biệt) 4.1.1 Các loại định Theo tiêu chí hiệu lực pháp lí, định chia làm loại định quy phạm pháp luật định cá biệt 4.1.2 Phương pháp soạn thảo 4.1.2.1 Về thể thức Quyết định cá biệt phải trình bày theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 4.1.2.2 Bố cục nội dung Quyết định có bố cục nội dung gồm hai phần: phần mở đầu nội dung - Phần mở đầu: Phần mở đầu cịn gọi phần ban hành định Phần nêu pháp lí thực tế để khẳng định tính hợp pháp tính khả thi văn Căn pháp lí gồm: + Căn pháp lí khẳng định thẩm quyền quan ban hành định (còn gọi giao quyền) Cần đưa vào văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan phân cấp quản lí; + Căn pháp lí làm sở cho việc quy định, định vấn đề mà nội dung định đề cập Căn thực tế gồm: + Căn thông tin phản ánh thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, lực cán bộ…) văn phản ánh thực tế (biên bản, kế hoạch…); + Căn đề nghị quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu, giúp vi ệc phụ trách vấn đề văn đề cập - Phần nội dung chính: Thơng thường định cá biệt có từ đến điều tùy theo nội dung định Nội dung thường trình bày theo trật tự sau: + Tại Điều trình bày chủ đề văn (được nêu phần trích yếu nội dung định) Trong cần nêu định vấn đề gì? Quyết định nào? + Tại Điều Điều cần trình bày nội dung nhằm cụ thể hóa Điều Đó nội dung chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm quan, cá nhân nói đến Điều + Điều cuối định (Điều khoản thi hành) quy định trách nhiệm thi hành định, xác định rõ đối tượng chịu trách nhiệm thi hành (cơ quan, tổ chức, cá nhân) Ngoài ra, quy định hiệu lực định điều khoản chuyển tiếp cần 4.1.3 Mẫu định Mẫu định (cá biệt) xem mẫu Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành 4.2 Soạn thảo kế hoạch 14 4.2.1 Các loại kế hoạch Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn năm (kế hoạch dài hạn), 2-3 năm (kế hoạch trung hạn), năm (kế hoạch ngắn hạn) Kế hoạch ngắn hạn xây dựng sở kế hoạch dài hạn trung hạn, nhằm cụ thể hóa việc thực nhiệm vụ, tiêu kế hoạch dài hạn kế hoạch trung hạn thời gian định Đối với kế hoạch năm (ngắn hạn) cụ thể hóa kế hoạch tháng, kế hoạch quý kế hoạch tháng Theo nguyên tắc, kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt, bắt buộc quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hoàn thành thời hạn Kế hoạch đề (hoặc giao) có hồn thành tốt thời hạn hay không chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao quan, đơn vị 4.2.2 Yêu cầu chung soạn thảo kế hoạch Một kế hoạch ban hành phải bảo đảm yêu cầu sau: - Trình bày thành phần thể thức theo quy định hành; - Nội dung kế hoạch phải ngắn gọn, đủ ý, cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu có tính khả thi để tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, thực Trong trường hợp cần thiết kèm theo văn như: Bản phân công nhiệm vụ; Lịch trình làm việc; Dự trù kinh phí v.v 4.2.3 Phương pháp soạn thảo - Về thể thức Kế hoạch phải trình bày theo quy định Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Về bố cục nội dung Kế hoạch chia làm ba phần gồm phần mở đầu, phần nội dung phần kết thúc + Phần mở đầu: xác định mục đích, yêu cầu kế hoạch Căn vào yêu cầu thực tiễn; vào chức năng, nhiệm vụ giao hay kế hoạch công tác hoạch định (kế hoạch năm) chủ trương Đảng, Nhà nước để xác định mục đích kế hoạch; Đặt yêu cầu nhằm đảm bảo thực tốt kế hoạch + Phần nội dung chính: Xác định xếp công việc cần làm theo trật tự logic (theo nhóm cơng việc theo công việc cụ thể); Xác định thành phần/ đối tượng tham gia thời gian, địa điểm, điều kiện, biện pháp thực công việc + Phần kết thúc (Phần tổ chức thực hiện): Phân công rõ ràng, cụ thể trách nhiệm quan, đơn vị, cá nhân việc thực kế hoạch; Quy định phối hợp quan, đơn vị, cá nhân quy định chế độ báo cáo, phản hồi cần 4.2.4 Mẫu kế hoạch Mẫu kế hoạch thực theo mẫu 1.4 Thông tư số 01/2011/TT-BNV 4.3 Soạn thảo công văn 4.3.1 Các loại công văn Ứng với mục đích khác nhau, hoạt động thực tiễn hình thành nên nhiều loại cơng văn khác công văn trả lời, công văn đề nghị, công văn đôn đốc, nhắc nhở, công văn mời họp…Tuy nhiên, cách gọi mang tính quy ước Do sử dụng với nhiều mục đích khác nên công văn sử dụng phổ biến chiếm tỷ lệ lớn số lượng văn ban hành quan, tổ chức 4.3.2 Yêu cầu chung soạn thảo công văn 15 Một cơng văn hành ban hành phải bảo đảm yêu cầu sau: - Trình bày thành phần thể thức theo quy định hành; - Mỗi công văn nói chung nên đề cập đến vấn đề với nội dung ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu để tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải quyết; - Ngôn ngữ sử dụng phải mực, thể phép lịch giao tiếp, không dùng lời lẽ mang tính chất riêng tư, xưng hô 4.3.3 Phương pháp soạn thảo - Thể thức: Cơng văn phải trình bày theo quy định Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Bố cục nội dung: Cơng văn có bố cục gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung phần kết thúc Do cơng văn sử dụng với nhiều mục đích dùng để gửi cho nhiều đối tượng khác nên phương pháp soạn thảo công văn phải vận dụng cách linh hoạt tùy theo mục đích ban hành đối tượng nhận văn * Phần mở đầu: Cần trình bày mục đích, lí sở để ban hành công văn Khi vận dụng vào thực tiễn soạn thảo, tùy theo mục đích ban hành, phần mở đầu cơng văn lại trình bày khác + Cơng văn trao đổi: Trình bày mục đích, lí trao đổi (trình bày thực trạng thuận lợi, khó khăn thực cơng việc để làm sở trao đổi) + Công văn trả lời: Trình bày mục đích, lí trả lời (nhắc lại việc văn nhận cứ, sở trả lời) + Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Trình bày mục đích, lí đơn đốc, nhắc nhở (nêu tóm tắt nhiệm vụ giao đạo cấp dưới; ưu điểm khuyết điểm việc thực nhiệm vụ, đặc biệt nhấn mạnh khuyết điểm cần khắc phục) + Công văn mời họp, mời dự hội nghị: Trình bày mục đích, lí tổ chức hội nghị, lí mời * Phần nội dung chính: Phần nội dung cơng văn phần quan trọng để thể mục đích ban hành văn Tùy theo mục đích ban hành mà nội dung cơng văn có khác nội dung, ngôn ngữ diễn đạt Khi soạn thảo phần cần vào mục đích, tính chất loại công văn; vào đối tượng nhận văn yêu cầu, mức độ cụ thể để trình bày + Nếu cơng văn trao đổi, đề nghị nội dung phải hợp lí, xác đáng, có tính khả thi Lời lẽ thể phải khiêm tốn cầu thị, khơng mang tính áp đặt, lập luận phải chặt chẽ, logic Cụ thể, nội dung công văn cần làm rõ vấn đề trao đổi, đề nghị, thành phần, đối tượng liên quan (cơ quan, tổ chức, cá nhân), thời gian, địa điểm, biện pháp tổ chức thực lưu ý (nếu có) vấn đề + Cơng văn trả lời nội dung phải rõ ràng, mạch lạc, sử dụng luận để nội dung trả lời có sức thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự, nhã nhặn Trường hợp chưa đủ thơng tin xác để trả lời, cần giải thích rõ lý hẹn thời gian trả lời + Công văn đôn đốc, nhắc nhở phải nêu rõ nhiệm vụ giao cho cấp dưới, biện pháp thực hiện, thời gian thực trách nhiệm cá nhân, tổ chức + Cơng văn mời họp phải nêu tóm tắt nội dung (nếu cần); thành phần tham dự; thời gian, địa điểm, yêu cầu, đề nghị tài liệu, phương tiện, kinh phí… (nếu có) + Cơng văn hướng dẫn nội dung phải cụ thể, dễ hiểu mạch lạc để đối tượng dễ thực Khi trình bày nội dung cơng văn, nội dung có nhiều ý phân thành tiểu mục để trình bày Những nội dung đơn giản ý trình bày đoạn văn 16 * Phần kết thúc: Cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực yêu cầu, đề nghị chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt thực hiện, đề nghị giúp đỡ hay lời cảm ơn xã giao 4.3.4 Mẫu công văn Mẫu chung công văn thực theo mẫu 1.5 Thông tư số 01/2011/TT-BNV 4.4 Soạn thảo tờ trình 4.4.1 Yêu cầu chung soạn thảo tờ trình - Nội dung đề nghị phải có mục đích rõ ràng, cụ thể hợp lí: Cần xác định mục đích giới hạn tờ trình: tờ trình soạn thảo ban hành nhằm trình bày việc, vấn đề gì? Giới hạn mức độ đến đâu? Trọng tâm cần trình bày vấn đề nào? Khơng nên trình nhiều vấn đề khác vấn đề lớn (phạm vi rộng) hay vấn đề khơng thiết phải làm tờ trình - Nội dung trình bày phải thuyết phục: + Có đầy đủ luận chứng, luận để người đọc thấy cấp thiết vấn đề trình bày, đề nghị giải + Có phân tích, so sánh để rõ ưu điểm, lợi ích, hiệu tờ trình phê duyệt - Ngơn ngữ tờ trình phải khách quan, nghiêm túc, lập luận chặt chẽ, logic; lời lẽ mực theo phong cách ngôn ngữ hành cơng vụ 4.4.2 Phương pháp soạn thảo - Thể thức: Tờ trình phải trình bày theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Bố cục nội dung: Nội dung tờ trình gồm ba phần, viết theo dạng văn xi hành nghị luận * Phần mở đầu: Trình bày mục đích, lí đưa vấn đề trình duyệt (Trong cần trình bày ngắn gọn thực trạng, nhận định tình hình làm sở cho việc đề xuất nhằm giúp người duyệt thấy tính cấp thiết vấn đề trình duyệt) * Phần nội dung chính: + Trình bày nội dung vấn đề trình (Trình bày vấn đề gì, sở pháp lý để thực hiện, vấn đề liên quan đến quan, tổ chức nào, thực hiện, thực đâu, thực nào, tổ chức thực nào) Đối với nội dung đơn giản trình bày trực tiếp tờ trình, nội dung phức tạp cần trình bày cách tóm tắt nội dung cịn nội dung cụ thể chi tiết trình bày văn kèm theo (Đề án, kế hoạch, sơ đồ, biểu mẫu, dự toán …) + Phân tích ý nghĩa, lợi ích, hiệu vấn đề trình duyệt + Có thể dự kiến khó khăn, phản ứng phát sinh từ việc thực đề xuất dự kiến biện pháp khắc phục, tiến độ thực * Phần kết thúc: + Bày tỏ mong muốn tờ trình phê duyệt + Có thể đề nghị hồi đáp, cho ý kiến đạo, lời cảm ơn xã giao 4.4.3 Mẫu tờ trình Mẫu tờ trình thực theo mẫu 1.4 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV 4.5 Soạn thảo thông báo 4.5.1 Thể thức: Thơng báo phải trình bày theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 17 4.5.2 Bố cục nội dung Nội dung thông báo thường gồm ba phần, viết theo dạng văn xi hành nghị luận Ngơn ngữ thông báo không yêu cầu lập luận hay bộc lộ tình cảm số văn hành khác * Phần mở đầu: Khơng cần trình bày lí mà giới thiệu trực tiếp vấn đề cần thông báo * Phần nội dung: + Đối với thông báo văn mới, truyền đạt chủ trương, sách, định, thị cần nhắc lại tên văn cần truyền đạt, tóm tắt nội dung văn yêu cầu quán triệt, triển khai thực + Đối với thông báo nhiệm vụ giao cần nêu rõ ràng, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, yêu cầu, quán triệt thực nhiệm vụ biện pháp cần áp dụng để triển khai thực + Đối với thông báo kiện, việc, hoạt động thực dự kiến xảy cần nêu rõ nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm, biện pháp tổ chức thực hiện, kết kiện, việc, hoạt động lưu ý có + Đối với thông báo kết luận cấp có thẩm quyền phải nêu thời gian, địa điểm họp; thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung họp định, nghị quyết, kết luận họp * Phần kết thúc: Nhấn mạnh nội dung chính, trọng tâm cần lưu ý người đọc nội dung có tính chất xã giao cần 4.5.3 Mẫu thông báo Mẫu thông báo thực theo mẫu 1.4 Thông tư số 01/2011/TT-BNV 4.6 Ghi biên 4.6.1 Các loại biên Biên có nhiều thể loại khác biên hội nghị, họp; biên việc; biên xử lí; biên bàn giao; biên nghiệm thu… 4.6.2 Yêu cầu chung ghi biên - Ghi chép mô tả xác, trung thực, đầy đủ số liệu, diễn biến kiện, vụ việc xảy Khơng suy diễn, bình luận thêm bớt theo ý chủ quan - Không ghi chép, diễn giải lan man mà vào trọng tâm, tập trung vào chủ đề - Về thủ tục phải chặt chẽ: Nếu có tang vật, chứng phải ghi vào gửi kèm theo biên Biên làm xong phải người có mặt trí thơng qua, có sai sót phải bổ sung, sửa chữa lại phải xác nhận vào biên Việc thông qua trí với biên phải ghi vào văn Biên phải có hai chữ kí phải lập thành từ hai trở lên 4.6.3 Phương pháp ghi biên Phương pháp ghi chi tiết, cụ thể: áp dụng biên ghi họp quan trọng, khám xét, khám nghiệm, hỏi cung, bàn giao cơng tác, bàn giao tài sản… Có trường hợp phải ghi nguyên văn lời phát biểu người tham dự họp, lời khai đối tượng bị thẩm vấn, lời kết luận người phụ trách kiểm tra, tra khám nghiệm Phương pháp ghi tóm tắt, khái quát: áp dụng cho biên ghi họp có chương trình, báo cáo thành văn Phương pháp ghi tổng hợp: phương pháp ghi biên kết hợp từ hai phương pháp Bố cục nội dung chung biên gồm: - Phần mở đầu: 18 + Thời gian địa điểm lập biên bản; + Thành phần tham dự - Phần nội dung chính: + Ghi diễn biến kiện (nội dung chính) từ bắt đầu đến kết thúc - Phần kết thúc: + Ghi tóm tắt kết luận lời phát biểu bế mạc chủ tọa biên hội nghị, nhận xét kết luận biên kiểm tra, tra + Ghi thời gian kết thúc biên + Thơng qua kí xác nhận vào biên Bố cục nội dung số loại biên thường gặp: * Biên vụ việc xảy - Ghi thời gian địa điểm lập biên - Thành phần tham gia lập biên bản: gồm ai, đại diện cho quan, tổ chức nào, họ tên, địa nhân chứng - Những liệu liên quan đến vụ việc: đặc điểm nơi xảy vụ việc, diễn biến vụ việc xảy ra, lời khai nhân chứng - Kết luận bước đầu người tham gia lập biên bản: nguyên nhân xảy vụ việc, lỗi thuộc ai, người chịu trách nhiệm - Đọc lại biên cho đương người có mặt nghe để thơng qua - Kí xác nhận * Biên bàn giao công việc - Viện dẫn tên văn thủ trưởng hay cấp với mục đích làm cho việc bàn giao công việc - Thời gian, địa điểm tiến hành bàn giao; thành phần tham gia bàn giao - Nội dung bàn giao - Những công việc khác liên quan - Đọc lại biên cho bên bàn giao nghe để thông qua - Ghi số lượng biên lập để gửi cho cấp có liên quan Các bên kí nhận trình lên cấp xác nhận việc bàn giao * Biên hội nghị (cuộc họp) - Phần mở đầu + Lí do, mục đích tiến hành hội nghị, nội dung hội nghị; + Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự (Chủ tọa đoàn chủ tịch, thư kí hội nghị, số người tham dự, họ tên, chức danh đại biểu tham dự hội nghị, đại diện quan đồn thể Nếu có danh sách ghi có danh sách kèm theo) - Phần ghi diễn biến hội nghị + Phần khai mạc: ghi rõ hội nghị khai mạc; + Phần báo cáo: Ghi tên, chức vụ người trình bày báo cáo; có báo cáo thành văn cần ghi: xem báo cáo kèm theo, khơng có báo cáo thành văn ghi tóm tắt nội dung báo cáo + Phần thảo luận: Ghi vấn đề mà chủ tịch (người chủ trì) hội nghị nêu thảo luận; đề tài tham luận, ý kiến phát biểu 19 + Phần nghị: Đây phần quan trọng cần ghi thật đầy đủ xác tất ý kiến tất đại biểu xoay quanh vấn đề đưa nghị, hình thức biểu quyết, ghi số phiếu tán thành, không tán thành, phiếu trắng - Phần kết thúc: + Ý kiến phát biểu đại biểu cấp trên, khách tới dự, tóm tắt ý kiến phê bình, đóng góp đại biểu tổ chức hội nghị + Nhận xét kết hội nghị + Thông qua biên trước hội nghị Trong trường hợp cần thiết, theo đề nghị đại biểu, người dự hội nghị (hoặc có vấn đề phức tạp) thư kí phải đọc lại phần toàn biên để hội nghị thơng qua Chủ tọa, thư kí kí vào biên 4.6.4 Mẫu biên Mẫu biên thực theo mẫu 1.12 Thông tư số 01/2011/TT-BNV 4.7 Soạn thảo báo cáo 4.7.1 Yêu cầu chung soạn thảo báo cáo - Một là, đảm bảo tính khách quan, trung thực: Các số liệu, việc, kiện phải phản ánh cách xác, với thực tiễn khách quan, không xuyên tạc thật hư cấu việc; đánh giá nhận xét phải đầy đủ, tồn diện, khơng áp đặt suy nghĩ chủ quan Thông tin đưa vào báo cáo phải có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng xử lí khoa học, xác Khi cần dùng biểu mẫu, bảng biểu, sơ đồ kèm theo để chứng minh - Hai là, nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm: Tùy theo mục đích, yêu cầu loại báo cáo để xác định nội dung vấn đề, việc trọng tâm, trọng điểm cần đưa vào báo cáo Cần đưa vào nội dung báo cáo thơng tin mặt hoạt động chính, vấn đề, việc chủ yếu thực hiện; tránh đưa nội dung dài dòng, dàn trải, vụn vặt, không liên quan đến chủ đề; nhận xét phải có trọng tâm xác đáng - Ba là, ngắn gọn, logic: Nội dung phản ánh phải đầy đủ thơng tin, phân tích phải ngắn gọn Nội dung ý, phần, mục, tiểu mục phải có logic với để thể chủ đề Các nội dung phải liên kết chặt chẽ, không trùng lặp, mâu thuẫn 4.7.2 Phương pháp soạn thảo - Về thể thức:Báo cáo phải trình bày theo quy định Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Về bố cục nội dung: Tùy theo mục đích, tính chất nội dung báo cáo để lựa chọn kết cấu bố cục nội dung báo cáo phù hợp: * Đối với loại báo cáo sơ kết, báo cáo định kỳ thời gian ngắn (tháng, quý) nội dung thường bố cục gồm phần chủ yếu sau: - Phần nội dung kết thực nhiệm vụ, công tác, lĩnh vực hoạt động: + Trình bày kết quả, nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động, mặt hoạt động thực hiện; đánh giá ưu điểm, hạn chế trình thực Mỗi nội dung phản ánh chia thành mục, khoản, điểm + Khi viết nội dung cần có tổng hợp, phân tích, so sánh với tiêu kế hoạch giao, so sánh với kỳ thời gian trước để đánh giá tiến độ kết thực 20 + Khi đưa số liệu phải có tổng hợp, xử lí xác - Phần phương hướng, nhiệm vụ: Cần trình bày nhiệm vụ trọng tâm, chủ yếu cần tiếp tục thực thời gian tới để tiếp tục phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế nhằm hoàn thành nhiệm vụ, tiêu kế hoạch đề Trong nêu phương hướng, nhiệm vụ chung phương hướng, nhiệm vụ, tiêu cụ thể * Đối với báo cáo tổng kết bố cục phải có phần: - Phần đặc điểm tình hình: Trình bày khái quát nhiệm vụ giao, nhiệm vụ thực (hoặc đánh giá khái quát đặc điểm chung, đặc điểm riêng vấn đề, việc phản ánh); trình bày thuận lợi khó khăn việc thực nhiệm vụ - Phần nội dung kết thực nhiệm vụ, cơng tác, lĩnh vực hoạt động: Trình bày nội dung kết thực nhiệm vụ công tác, lĩnh vực hoạt động Phương pháp trình bày phần phần kết thực nhiệm vụ, công tác, lĩnh vực hoạt động báo cáo sơ kết, báo cáo định kỳ nêu thơng tin phải mang tính khái qt, tổng hợp tồn vấn đề, việc Đồng thời trình bày đánh giá chung ưu - nhược điểm thực nhiệm vụ, từ nguyên nhân học kinh nghiệm - Phần phương hướng nhiệm vụ: Dựa tiêu, kế hoạch giao chủ trương, sách Đảng, Nhà nước, đồng thời dựa kết thực đánh giá chung trình bày phần trước để đưa phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới Phần cần đưa phương hướng, nhiệm vụ chung phương hướng, nhiệm vụ, tiêu cụ thể theo mặt hoạt động, nhiệm vụ cơng tác Ngồi phải đưa biện pháp thực - Phần kết luận: Đánh giá khái quát nội dung báo cáo; đề xuất kiến nghị với cấp quan có thẩm quyền; đưa nhận định triển vọng tình hình thực nhiệm vụ thời gian tới 4.7.3 Mẫu báo cáo Mẫu báo cáo thực theo mẫu 1.4 Thông tư số 01/2011/TT-BNV./ 21 ... khác hoạt động quản lí 1.4.2.6 Phân loại theo mức độ xác văn Theo phân cách loại này, chia văn quản lí nhà nước làm ba loại: - Bản gốc văn bản; - Bản văn bản; - Bản văn * Bản gốc văn bản: hoàn chỉnh... trình soạn thảo văn 2.2.1 Khái niệm Quy trình soạn thảo văn trình tự cơng việc cần tiến hành trình soạn thảo văn để ban hành 2.2.2 Quy trình soạn thảo văn Đối với văn quy phạm pháp luật, việc soạn. .. 01/2011/TT-BNV 4.3 Soạn thảo công văn 4.3.1 Các loại cơng văn Ứng với mục đích khác nhau, hoạt động thực tiễn hình thành nên nhiều loại công văn khác công văn trả lời, công văn đề nghị, công văn đôn đốc,