Bài giảng Chương 4: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word

Bài giảng Chương 4: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo mới, lưu, đóng và mở file word; các thao tác soạn thảo văn bản cơ bản; định dạng văn bản; chia cột, tạo bảng trong Word; chèn hình, textbox và công thức; mục lục cho tài liệu; trộn thư (Mail Merge); định dạng tiêu đề trang văn bản và in ấn.

CHƯƠNG 4: SOẠN THẢO VĂN  BẢN Với Microsoft  Word Nội dung bài học Giới thiệu chung Cách tạo mới, lưu, đóng và mở file word Các thao tác soạn thảo văn bản cơ bản Định dạng văn bản : Font, Paragraph, Tab Chia cột, tạo bảng trong Word Chèn hình, textbox và cơng thức Mục lục cho tài liệu Trộn thư (Mail Merge) Định dạng tiêu đề trang văn bản và in ấn Page 2 Microsoft Word 11/26/15 Giới thiệu chung • MS.  Word  là  phần  mềm  soạn  thảo  văn  bản  mạnh,  nằm trong bộ cơng cụ văn phịng của hãng Microsoft • Một số phiên bản Microsoft Office: Office 97,  Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007 • Khởi động Microsoft Word :  Start   Programs   Microsoft Office  Microsoft Word  • Thốt khỏi Word : – File   Exit  – Nhấp vào dấu     ở góc trên bên phải.(         ) Page 3 Microsoft Word 11/26/15 Giới thiệu chung • Word là một cách gọi tắt của từ Wordprocessor  (phần mềm xử lý văn bản).  • Q trình xử lý văn bản gồm hai giai đoạn chính – Soạn thảo (sắp chữ) – Xử lý (định dạng) Tại sao gọi là sắp chữ? Page 4 Microsoft Word 11/26/15 Giới thiệu chung Các thành phần cơ bản trong 1 file word Văn bản Bảng (table) Hình ảnh AutoShapes, Text Box, Clip Art, WordArt, Biểu  đồ  Các đối tượng nhúng (Mathtype, Excel,  ) Page 5 Microsoft Word 11/26/15 Giới thiệu chung Tổ chức của các thành phần  Văn bản Bảng (table) Nằm trên mặt phẳng văn bản Hình ảnh AutoShapes, Text Box,  Clip Art, WordArt,  Biểu đồ  Các đối tượng nhúng  (Mathtype, Excel,  ) Page 6 Mỗi đối tượng loại này nằm trên một mặt phẳng khác nhau, cũng  có trường hợp chúng nằm cùng  mặt phẳng với văn bản Microsoft Word 11/26/15 Giới thiệu chung Một số khái niệm khác • Ngắt đoạn Enter • Ngắt dịng Shift + Enter • Ngắt trang + Ctrl + Enter + Insert  Break  Page break Page 7 Microsoft Word 11/26/15 Giới thiệu chung Thanh  menu Thanh  tiêu đề Nút phóng to, thu  nhỏ và thốt khỏi  MS Word Đóng file  word Thanh cơng cụ chuẩn Thanh cơng cụ định dạng Thước  d ọc Khung tác vụ Vùng soạn  thảo Thanh  cuộn ngang Page 8 Thanh  trạng thái Microsoft Word 11/26/15 2. Cách tạo mới,lưu,đóng và mở bài • • • • Tạo  file  mới:  File New  hoặc  nhấp  chuột  vào  biểu  tượng New () trên thanh công cụ chuẩn Lưu file : File Save hoặc nhấp chuột vào biểu tượng  Save () trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn  đến thư mục lưu trữ, và đặt tên tập tin Mở  file  cũ  :  File Open  hoặc  nhấp  chuột  vào  biểu  tượng Open () trên thanh cơng cụ chuẩn, chọn đường  dẫn, và chọn tên tập tin muốn mở Đóng file đang mở : File Close hoặc nhấp vào dấu   ở góc trên bên phải của tài liệu đó.  Page 9 Microsoft Word 11/26/15 3. Các thao tác soạn thảo cơ bản • Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có: – Bộ gõ tiếng Việt : Vietkey, Unikey, VietWare – Phơng chữ hỗ trợ tiếng Việt: VNI, ABC, Unicode (xem phần hướng gõ tiếng việt) • Di chuyển con trỏ trong Word :  – Các phím mũi tên, Home, End, PageUp, PageDown – Kết hợp các phím trên với phím Ctrl – Dùng thanh cuộn dọc và ngang Page 10 Microsoft Word 11/26/15 A. Gõ tiếng Việt • Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có: – Bộ gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey, Vietware  – Phơng chữ hỗ trợ tiếng Việt: • VNI : VNI­Time, VNI­Helve,… • Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial,… • Khi nào chương trình Vietkey được thiết lập ở  chế độ gõ tiếng Việt (chữ V màu vàng tại  System tray hoặc nổi trên màn hình) thì mới gõ  được tiếng Việt Vietkey chế độ gõ tiếng Việt Page 57 Microsoft Word 11/26/15 A.1.Kiểu gõ tiếng Việt: Telex • f: huyền Gõ vào aw Nhận  ă Gõ  vào OW Nhận  Ơ ow / [ W Ư uw/ w/ ] AA Â Aa â OO Ơ oo EE Ê ee ê DD Đ dd đ AW Ă Page 58 Microsoft Word • s: sắc • r: hỏi • x: ngã • j: nặng • z: xoá dấu Vd: Trường­>Truwowfng Đại học­>DDaij hocj Nguyễn­>Nguyeexn 11/26/15 A.2.Kiểu gõ tiếng Việt: VNI Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng Mũ Móc Ă Đ Ví dụ : Trường Đại học ­>Tru7o72ng D9a5i ho5c Nguyễn Văn Tốt ­>Nguye64n Va8n To61t Lưu ý : ­ Các số được sử dụng là các số nằm phía trên bên trái ­ Muốn xóa dấu vừa gõ, bấm phím số 0 Page 59 Microsoft Word 11/26/15 B. Hệ thống menu • • • • • • • • • File: Các lệnh thao tác với tệp Edit: Các lệnh soạn thảo View: Các lệnh về chế độ hiển thị Insert: Các lệnh chèn Format: Các lệnh định dạng Tool: Các chức năng hỗ trợ Table: Bảng biểu Window: Liên quan đến cửa sổ Help: Hổ trợ Page 60 Microsoft Word 11/26/15 B.1.Hệ thống menu File • File: Các lệnh thao tác với tệp – – – – – – – – – – – – – New: Mở một văn bản mới Open: Mở văn bản đã có trên đĩa Close: Đóng văn bản đang soạn thảo Save: Cất văn bản vào tệp Save as: Cất văn bản vào tệp với tên khác Save as Web Page… : Ghi văn bản dưới dạng HTML Search: Tìm tệp trên đĩa Version: Quản lý phiên bản Page Setup: Định dạng trang in Print Preview: Xem trước trang in Print: In ra máy in Send To: Gửi văn bản tới các thiết bị, chương trình khác Properties: Các thuộc tính của văn bản Page 61 Microsoft Word 11/26/15 B.2.Hệ thống menu Edit • Edit: Các lệnh soạn thảo – – – – – – – – – – – – Undo…: Bỏ thao tác vừa làm Repeat…: Lặp lại thao tác vừa làm Cut: Xố đối tượng được chọn, lưu vào Clipboard Copy: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ  theo một phương pháp đặc biệt tuỳ chọn Clear: Xố đoạn văn bản đã chọn Find: Tìm kiếm xâu trong văn bản Replace: Thay thế xâu trong văn bản Go To: Chuyển con trỏ tới trang nào đó AutoText: Tạo văn bản mẫu Bookmark: Đánh dấu vị trí nào đó trong văn bản Page 62 Microsoft Word 11/26/15 B.3.Hệ thống menu View • View: Các lệnh về chế độ hiển thị – Normal: Chế độ hiển thị bình thường – Web Layout: Chế độ trang web – Print Layout: Chế độ hiển thị dưới dạng trang in – Outline: Chế độ hiển thị dạng outline – Toolbars: Các thanh cơng cụ – Ruler: Hiển thị thước kẻ ở phía trên văn bản – Document Maps: Chế độ hiển thị kiểu chương mục, bên  phải là các mục lớn, bên trái là nội dung văn bản – Header and Footer: Các dịng tiêu đề đầu và cuối trang – Footnotes: Ghi chú ở cuối trang – Fullscreen: Hiển thị văn bản tồn màn hình – Zoom…: Phóng to, thu nhỏ văn bản Page 63 Microsoft Word 11/26/15 B.4.Hệ thống menu Insert • Insert: Các lệnh chèn – – – – – – – – – – – – – – Break…: Chèn dấu ngắt trang Page Numbers…: Đánh số trang Date and Time…: Chèn ngày giờ AutoText: Chèn các mẫu có sẵn Field…: Chèn một trường thơng tin Symbol…: Chèn ký tự đặc biệt Comment: Chèn ghi chú Reference: Tham chiếu Picture: Chèn hình vẽ Text Box: Chèn một hộp văn bản File…: Chèn tệp khác vào văn bản hiện tại Object…: Chèn đối tượng (ảnh, bảng tính, …) Bookmark…: Chèn ký hiệu đánh dấu Hyperlink…: Chèn một siêu liên kết Page 64 Microsoft Word 11/26/15 B.5.Hệ thống menu Format • Format: Các lệnh định dạng – Font…: Định dạng phơng chữ – Paragraph…: Định dạng đoạn văn bản – Bullets and Numbering…: Định dạng đánh số đầu mục, gạch  đầu dịng – Borders and Shading…: Đường viền và bóng – Colunms…: Chia trang giấy thành nhiều cột – Tabs…: Định các tab – Drop Cap…: Định dạng chữ cái đầu tiên (phóng to) của đoạn – Change Case: Biến đổi chữ hoa thành thường và ngược lại – Background: Định dạng nền – Style and Formating…: Sử dụng các kiểu định dạng có sẵn  hoặc được tạo ra Page 65 Microsoft Word 11/26/15 B.6.Hệ thống menu Tools • Tools: Các chức năng hỗ trợ – Spelling and Grammar: Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp – Language: Chọn ngơn ngữ cho văn bản – Word Count: Đếm từ – Track Changes: Theo dõi sự thay đổi văn bản – Compare and Merge Documents: So sánh và hồ nhập các  văn bản – Protect Document: Bảo vệ các phần văn bản – Letters and Mailings: Các chức năng thư tín. (Mail Merge) – Macro: Chức năng macro – AutoCorrect Options…: Chức năng tự sửa từ ngữ gõ vào  theo quy tắc (viết tắt, gõ sai,…) – Options: Các tuỳ chọn cho Word Page 66 Microsoft Word 11/26/15 B.7.Hệ thống menu Table • Table: Các chức năng kẻ bảng – Draw Table: Vẽ bảng bằng tay với cơng cụ bút chì – Insert: Chèn các đối tượng thuộc bảng – Delete: Xố các đối tượng thuộc bảng – Select: Chọn các đối tượng thuộc bảng – Merge Cells: Hồ nhập các ơ trong bảng – Split Cells…: Phân chia một ơ thành nhiều ơ – Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo mẫu – Convert: Các chức năng chuyển đổi dùng cho bảng – Sort…: Sắp xếp bảng – Formula…: Tính tốn với các số liệu trong bảng Page 67 Microsoft Word 11/26/15 B.8.Hệ thống menu Window,Help • Windows: Các lệnh về cửa sổ văn bản – New Window: Mở cửa sổ văn bản mới chứa văn bản  hiện thời – Arrange All: Bố trí các cửa sổ văn bản đang mở – Split: Chế độ soạn thảo văn bản 2 phần (cửa sổ được  chia làm 2 phần) – Remove Split: Bỏ chế độ soạn thảo văn bản 2 phần • Help: Hệ thống trợ giúp của Word – Word Help : mở màn hình giúp đỡ và hướng dẫn – Assitant Help : gọi nhân vật trợ giúp – About Microsoft Word : thơng tin về phiên bản Word Page 68 Microsoft Word 11/26/15 C. Các tổ hợp phím tắt • Alt+F: Chọn menu File • Alt+E: Chọn menu Edit • Ctrl+C: Sao chép đối tượng  • Alt+V: Chọn menu View • • Alt+I: Chọn menu Insert • Alt+O: Chọn menu Format • • Alt+T: Chọn menu Tools • Alt+A : Chọn menu Table • • • Alt+W : Chọn menu Window • • Alt+H: Chọn menu Help • Page 69 được chọn vào Clipboard Ctrl+V: Dán nội dung trong  Clipboard vào vị trí con trỏ Ctrl+X: Xố đối tượng được  chọn và lưu vào Clipboard Ctrl+A: Bơi đen cả văn bản Ctrl+B: In đậm Ctrl+I: In nghiêng Ctrl+U: Gạch chân Microsoft Word 11/26/15 C. Các tổ hợp phím tắt • • • • • • • • Ctrl+]: Tăng kích thước chữ Ctrl+[: Giảm kích thước chữ Ctrl+Shift+W: Gạch chân từng  từ bằng nét đơn Ctrl+Shift+D: Gạch chân cả  dịng bằng nét kép Ctrl+=: Viết chỉ số dưới (m1,m2, …) Ctrl+Shift+=: Viết chỉ số trên (số  mũ, x2) Ctrl+Shift+K: Chữ in hoa nhỏ Ctrl+Shift+A: Tất cả chữ in hoa Page 70 • • • • • • • • Ctrl+Shift+H: Ẩn văn bản Ctrl+Shift+C: Sao chép định dạng Ctrl+Shift+V: Dán định dạng Ctrl+SpaceBar: Loại bỏ định dạng Shift+End: Bơi đen văn bản đến cuối  dịng Shift+Home: Bơi đen đến đầu dịng Shift+xuống hoặc lên: Bơi đen một  dịng Shift+trái hoặc phải: Bơi đen một ký  tự Microsoft Word 11/26/15 HẾT Page 71 Microsoft Word 11/26/15 ... Định dạng tiêu đề trang? ?văn? ?bản? ?và in ấn Page 2 Microsoft? ?Word 11/26/15 Giới thiệu chung • MS.  Word? ? là  phần  mềm  soạn? ? thảo? ? văn? ? bản? ? mạnh,  nằm trong bộ cơng cụ? ?văn? ?phịng của hãng? ?Microsoft • Một số phiên? ?bản? ?Microsoft? ?Office: Office 97, ... số Microsoft? ?Word 11/26/15 5. Chia cột, tạo bảng Chia? ?văn? ?bản? ?thành nhiều cột Phóng to chữ đầu đoạn Tạo bảng trong? ?Microsoft? ?Word Page 33 Microsoft? ?Word 11/26/15 5.1.Chia cột Chọn đoạn? ?văn? ?bản? ?trước khi thực hiện... Lưu? ?văn? ?bản? ?(nhấn Ctrl + S).  Tiến hành định dạng? ?văn? ?bản,  chèn hình, … Kiểm tra? ?văn? ?bản? ?lần cuối (chính tả, định dạng) Page 21 Microsoft? ?Word 11/26/15 Các thao tác cơ? ?bản Ngun tắc trong? ?soạn? ?thảo? ?văn? ?bản