Chương III: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word 97 pptx

Trên màn hình, ở phần trên cùng của cửa sổ là những dòng hiển thị các thông tin chung và các công cụ thường được sử dụng nhất trong việc soạn thảo văn bản: tên tệp văn bản, thanh bảng ch

Chương III Soạn thảo văn bản với Microsoft Word 97

1 Các khái niệm cơ bản

1.1 Hệ soạn thảo văn bản là gì?

Theo nghĩa thông thường ta hiểu văn bản là các giấy tờ có liên quan đến công việc trong vănphòng, chẳng hạn như đơn từ, báo cáo, chỉ thị, v.v Chúng ta hiểu văn bản ở đây theo một nghĩarộng hơn: văn bản có thể có nhiều dạng nội dung phong phú (như chứa cả các hình ảnh minh họa)

và dung lượng của chúng có thể thay đổi từ một trang duy nhất đến vài trăm trang, thậm chí hàngnghìn trang

Thay cho cách thức soạn thảo văn bản cổ điển bằng bút và giấy, với sự phát triển của công nghệthông tin, chúng ta đã có thể sử dụng máy tính cá nhân để soạn các văn bản một cách nhanhchóng và đẹp Chúng ta nhập nội dung của văn bản từ bàn phím, lưu nội dung này trong một tệp

tin được gọi là tệp văn bản Tệp văn bản là một tệp chứa các từ (các chữ cái a, b, c ) và các ký

hiệu thông dụng (các dấu chấm câu, dấu +, dấu , v.v.) thường được sử dụng trong ngôn ngữ của

con người Khác với các tệp tin thực thi, các tệp văn bản chỉ làm nhiệm vụ lưu giữ những gì có

trong chúng

Người ta tạo ra các tệp văn bản bằng các chương trình biên tập Chương trình biên tập là phần

mềm được thiết kế để thu nhận các ký tự gõ vào từ bàn phím và lưu giữ chúng trong các tệp vănbản Để cung cấp các thao tác xử lý nhanh, các trình biên tập thường có các tính năng sao, cắt,dán và tìm kiếm các phần văn bản

Nhu cầu của các công việc văn phòng đã kích thích sự phát triển của các chương trình định dạng văn bản Ví dụ như tạo ra các chữ đậm, nghiêng, thụt lề đoạn văn, v.v Trước đây các chương

trình định dạng và các trình biên tập văn bản là các chương trình riêng rẽ Để in văn bản, người taphải sử dụng trình biên tập văn bản để tạo ra tệp văn bản, dùng trình định dạng để định dạng vănbản và hướng dẫn máy in cách in ra văn bản đã được định dạng

Để có thể thấy được các kết quả của việc định dạng một cách trực tiếp trên màn hình trước khi invăn bản, trong vòng 20 năm trở lại đây, các trình biên tập và các trình định dạng được kết hợpvào trong một chương trình Kết quả là phần mềm “thấy gì được nấy” (WYSIWYG), nó hiển thịkết quả của hầu hết các lệnh định dạng trên màn hình WordStar là một phần mềm đầu tiên thuộcloại này cho máy tính cá nhân và đã được sử dụng rất phổ biến Vào năm 1981, WordPerfect, mộtchương trình loại WYSIWYG khác, đã xuất hiện và được chú ý đặc biệt Người ta gọi các

chương trình kết hợp như thế là các hệ soạn thảo văn bản.

Như vậy, hệ soạn thảo văn bản là một chương trình ứng dụng nhằm để biến máy tính thành một công cụ tạo, xử lý (biên tập, duyệt sửa, định dạng) và in ra các văn bản.

Việc sử dụng một hệ soạn thảo văn bản tương đương như việc sử dụng giấy, bút, máy chữ, tẩy,v.v., thậm chí cả từ điển, bằng các công cụ điện tử (máy tính, bàn phím, chuột…) Các chươngtrình soạn thảo văn bản thường là các chương trình phổ biến nhất và được sử dụng nhiều nhất vìhầu như mọi nơi, mọi người đều cần tới: trong các văn phòng để tạo công văn hay tài liệu, ngườilập trình cũng có thể dùng để viết các chương trình

Tùy theo chương trình và các thiết bị được sử dụng, hệ soạn thảo văn bản có thể hiển thị các vănbản trong chế độ ký tự (làm sáng, gạch dưới hay dùng các màu sắc khác nhau để mô tả trên màn

hình các chữ đậm, nghiêng hay các định dạng khác) hoặc trong chế độ đồ họa (hiển thị trên mànhình giống như khi được in ra trên giấy) Mọi hệ soạn thảo văn bản đều có khả năng định dạngnhiều hay ít, ví dụ như thay đổi phông chữ, chừa lề, bố trí trang Hầu hết các hệ soạn thảo văn bảnngày nay còn cung cấp các khả năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, tìm các từ đồng nghĩa, kếthợp các hình ảnh đồ họa được tạo ra từ các phần mềm khác, sắp đặt các công thức toán học cũngnhư thực hiện một số tính toán đơn giản

Cho tới nay nhiều sự hoàn thiện như các trình kiểm tra chính tả, các bộ từ điển điện tử và các khảnăng phông chữ đã được bổ sung thêm Với sự phát triển của hệ thống giao diện đồ họa (GUI)như Macintosh và các máy PC chạy hệ điều hành Microsoft Windows, các chương trình đã đạtđược khả năng hiển thị đúng các phông chữ trên màn hình Phần mềm soạn thảo văn bản hiện nay

đã có thể thực hiện các công việc ấn loát văn phòng đơn giản, đồng thời vẫn cung cấp cho ngườiviết tất cả các công cụ cần thiết để tạo lập, biên tập, duyệt sửa, định dạng và in văn bản

Các hệ soạn thảo văn bản thông dụng nhất hiện nay là WordPerfect và Microsoft Word Chươngnày sẽ trình bày các kiến thức cơ bản và cần thiết để sử dụng Microsoft Word 97 trong việc soạnthảo văn bản

1.2 Khởi động và kết thúc Word

Ta có thể khởi động hệ soạn thảo Word theo hai cách: khởi động Word với một tệp văn bản trống

và khởi động Word với một tệp văn bản cụ thể hiện có

a Khởi động Word với một tệp văn bản trống

Sau khi cài đặt, biểu tượng của Word là hình chữ W màu xanh - , còn tệp khởi động chươngtrình soạn thảo Word là tệp tin Winword.exe Chúng ta có thể khởi động Word tương tự như khởiđộng bất kỳ một chương trình ứng dụng nào khác Dưới đây là một vài cách khác nhau

1 Khởi động từ bảng chọn Programs (Chương trình): Nếu chúng ta chấp nhận các tùy chọn

ngầm định do chương trình Setup (Cài đặt) đề nghị trong khi cài đặt Word, biểu tượng của Word sẽ được đặt trong bảng chọn Programs Để khởi động, ta nháy chuột ở nút Start (Bắt đầu), đưa con trỏ chuột vào dòng Programs và nháy chuột ở biểu tượng của Word.

2 Khởi động từ thanh công cụ Office: Khi cài đặt Word từ bộ phần mềm Office 97, nếu chúng

ta tạo thanh công cụ Office (Office Tool Bar), trên màn hình, để khởi động một cách nhanhchóng Word, ta chỉ cần đưa con trỏ chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ đó và nháychuột (xem hình dưới)

3 Khởi động từ biểu tượng tắt (shortcut) Nếu chúng ta tạo một biểu tượng tắt trên màn hình làm việc để trỏ tới chương trình Word, nháy đúp chuột ở biểu tượng trên màn hình cũng làmột cách để khởi động Word

Khi khởi động Word với một trong các cách trên, Word sẽ nạp một văn bản trống sẵn sàng đểsoạn thảo Tệp văn bản trống này sẽ được đặt tên tạm thời là Document1 Khi kết thúc làm việcvới Word, bao giờ chương trình cũng hỏi lại xem chúng ta có muốn lưu tệp văn bản này không

b Khởi động Word với một tệp văn bản cụ thể

Để khởi động Word với một tệp văn bản cụ thể, chúng ta chỉ cần hiển thị tên tệp văn bản đó lên

màn hình và nháy đúp chuột ở tên tệp tin Một khi tệp tin đó do Word soạn thảo, khi nháy đúp

chuột ở đó, Windows 95 sẽ tự biết phải khởi động chương trình Word để mở tệp văn bản đó

Để tìm tệp văn bản, chúng ta có thể nháy đúp ở biểu tượng My Computer trên màn hình hoặc sử dụng chương trình Windows Explorer.

? Windows 95 còn hỗ trợ một cách đơn giản để chúng ta mở nhanh một văn bản được

soạn thảo trước đó không lâu: Dùng bảng chọn con Documents (Văn bản) trong bảng

chọn Start Khi trỏ chuột tới Documents trong bảng chọn Start, ta sẽ thấy một danh

sách tên các tệp được mở gần đây (số tên các tệp trong danh sách là cố định, khi mởthêm một tệp mới và không còn chỗ để đưa thêm tên tệp đó vào, Windows 95 sẽ xóatên tệp cũ nhất và đưa thêm tên tệp mới vào) Để mở tệp văn bản có tên trong danh sáchnày, ta chỉ cần nháy chuột ở dòng tên đó

c Khởi động Word ngay sau khi khởi động máy tính

Ngoài các cách ở trên chúng ta còn có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để khởi động Word(cũng như khởi động bất kỳ một chương trình ứng dụng nào khác), chẳng hạn như đưa biểu tượng

của nó vào bảng chọn Start hay đưa vào nhóm StartUp (Khởi động) để Word tự khởi động ngay

sau khi ta khởi động Windows 95 (xem lại Chương III, Hệ điều hành Windows 95 và bài thựchành ở cuối mục)

d Kết thúc phiên làm việc với Word

Sau khi thực hiện việc soạn thảo văn bản với Word, chúng ta phải lưu giữ kết quả làm việc trênđĩa cứng của máy tính hay đĩa mềm Để đề phòng các sự cố (chẳng hạn, mất điện), ta nên thườngxuyên thực hiện thao tác lưu giữ kết quả Khi đã được lưu, ta có thể mở lại văn bản để sửa đổi haylàm việc tiếp với nó

Thực hiện một trong các thao tác sau để lưu văn bản:

 Nháy nút Save (Lưu) trên thanh công cụ chuẩn

 Chọn File\Save trên thanh bảng chọn.

Nếu lần đầu tiên chúng ta lưu một tệp có tên ngầm định Document1, ta sẽ được hiển thị một cửa

sổ như ở hình trên để đưa vào những thông số tùy chọn (ví dụ tên tệp văn bản) của mình Từ lầnsau trở đi, khi lưu văn bản, cửa sổ này sẽ không được hiển thị nữa, tệp văn bản sẽ được tự độnglưu với tên của nó

Ta cho tên tệp văn bản (chẳng hạn Doc1) vào ô File name (Tên tệp) Chú ý tên thư mục trong ô

Save in (Lưu tại) để dễ tìm và mở văn bản ở những lần sau Trên hình minh họa ở trên, tên thư

mục đó là Documents

Sau khi đã chắc chắn rằng tệp văn bản đã được lưu, ta có thể đóng tệp văn bản đó lại để tiết kiệm

bộ nhớ Việc đóng tệp văn bản được thực hiện bằng một trong hai thao tác sau:

 Nháy chuột tại nút tại góc trên bên phải cửa sổ

 Chọn File\Close (Đóng) trên thanh bảng chọn.

Nếu ta chưa lưu những sửa đổi mới trong văn bản như mô tả ở trên, Word sẽ hỏi lại bằng hộpthoại minh họa ở hình trên rằng có muốn lưu hay không để tránh trường hợp mất thông tin Nháy

Yes (Đồng ý) để lưu, nháy No (Không) trong trường hợp ta không muốn lưu và nháy Cancel (Bỏ

qua) khi chưa muốn kết thúc làm việc với văn bản đó

Nếu không làm việc với Word nữa, ta thoát khỏi Word bằng cách nháy chuột tiếp ở nút tại góc

trên bên phải màn hình hoặc chọn File\Exit (Thoát).

1.3 Màn hình làm việc của Word

Cũng như bất kỳ ứng dụng nào khác chạy trên nền Windows, Word hoạt động trong một cửa sổriêng Nếu hệ soạn thảo Word được cài đặt theo cấu hình ngầm định, sau khi khởi động ta sẽ nhậnđược một cửa sổ soạn thảo tương tự như minh họa ở hình dưới đây

Trên màn hình, ở phần trên cùng của cửa sổ là những dòng hiển thị các thông tin chung và các

công cụ thường được sử dụng nhất trong việc soạn thảo văn bản: tên tệp văn bản, thanh bảng chọn và các thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng Ngoài ra, có thể nhìn thấy một thước đo, thanh trạng thái ở dưới cùng của màn hình, các thanh cuốn - thanh cuốn ngang ở ngay trên thanh trạng thái, thanh cuốn đứng nằm ở bên phải màn hình - và một dấu chèn nằm trong vùng soạn thảo chỉ ra vị trí của ký tự tiếp theo sẽ được gõ vào Chúng ta sẽ lần lượt làm quen với

các đối tượng này

a Tên tệp

Dòng trên cùng của cửa sổ là biểu tượng của chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Wordcùng với tên của tệp văn bản Tất cả các tệp văn bản được soạn thảo bằng Word đều có đuôingầm định là doc, trừ khi ta cho nó một đuôi khác Vì vậy ta chỉ cần cho phần tên của tệp là đủ.Khi ta nháy chuột tại nút ở bên phải của thanh bảng chọn, vùng soạn thảo sẽ được tách thành

một cửa sổ riêng, được gọi là cửa sổ văn bản Lúc này tên tệp văn bản sẽ nằm trên thanh tiêu đề

riêng của văn bản

b Thanh bảng chọn

Trong các chư ng trình ng d ng, thanh b ng ch n cho phép truy nh p v o các l nh Cácứng dụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ập vào các lệnh Các ào các lệnh Các ệnh Các

l nh ệnh Các đư c nhóm l i v i nhau th nh t ng nhóm có tên ào các lệnh Các ừng nhóm có tên được hiển thị trên thanh bảng chọn đư c hi n th trên thanh b ng ch n.ển thị trên thanh bảng chọn ị trên thanh bảng chọn ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ọn cho phép truy nhập vào các lệnh CácThanh b ng ch n c a Word có các nhóm l nh sau ây:ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ủa Word có các nhóm lệnh sau đây: ệnh Các đ

File Gồm các lệnh xử lý tệp văn bản, như Open (Mở), Close (Đóng), Save (Lưu);

Edit Gồm các lệnh biên tập nội dung văn bản, như Copy (Sao), Paste (Dán);

View Gồm các lệnh hiển thị văn bản, như Normal (Chuẩn), Toolbar (Thanh công cụ);

Insert Các lệnh chèn đối tượng vào văn bản: Page Number (Số trang), Picture (Hình);

Format Gồm các lệnh định dạng, như Font (Phông chữ), Paragraph (Đoạn văn);

Tools Gồm các lệnh để thiết đặt hay kích hoạt các công cụ;

c Thanh công cụ

Thanh công cụ chứa các nút lệnh là các biểu tượng được gắn trên nó Các nút lệnh cho phép chúng ta truy cập nhanh tới các lệnh thường hay sử dụng nhất bằng một thao tác nháy chuột đơn giản

Sử dụng các nút lệnh nhanh và dễ dàng hơn, chẳng hạn nháy nút trên thanh công cụ chuẩn để

mở một tệp có sẵn và thao tác đó tương đương với các thao tác nháy chuột ở File (Tệp) và nháy dòng Open (Mở) trong bảng chọn Để sử dụng có hiệu quả thanh công cụ ta cần quen biểu tượng

của các nút lệnh

Word cho phép ta hiển thị hơn mười thanh công cụ khác nhau Một vài thanh công cụ được hiểnthị một cách ngầm định khi cài đặt, số còn lại được hiển thị theo tùy chọn Chúng ta có thể phân

các thanh công cụ ra làm hai loại: cố định và di động.

 Thanh công cụ cố định được “gắn” từ trên xuống dưới, ngay dưới thanh bảng chọn và còn có

thể được gắn dưới đáy màn hình Ta không đóng và di chuyển tùy ý được các thanh công cụ

cố định một cách trực tiếp Chúng luôn luôn được hiển thị cho ta sử dụng

 Thanh công cụ di động được hiển thị dưới dạng một cửa sổ nhỏ, với tên cửa sổ (chính là tên

thanh công cụ) và dấu đóng (dấu nhân) ở bên phải Như tên gọi của nó, chúng ta có thể dịchchuyển vị trí của nó trên màn hình bằng động tác trỏ chuột vào thanh tiêu đề và kéo, thảchuột, có thể “đóng” cửa sổ này bằng cách nháy chuột ở nút dấu nhân cũng như thay đổi hìnhdáng, kích thước của cửa sổ tương tự như với các cửa sổ khác trong Windows

Các thanh công cụ được hiển thị dưới dạng cố định hay di động theo một nghĩa hoàn toàn tươngđối Ta có thể chuyển một thanh công cụ cố định thành di động và ngược lại

Hiển thị hoặc dấu thanh công cụ

Ta có thể hiển thị các thanh công cụ một cách tùy ý bằng một trong các cách sau đây:

 Chọn View\Toolbars (Thanh công cụ) Danh sách các thanh công cụ được hiển thị như ở

hình trên, bên trái Để hiển thị danh sách này ta cũng còn có thể nháy chuột phải tại một thanhcông cụ bất kỳ

 Nháy Tools\Customize (Tùy chỉnh) để làm xuất hiện cửa sổ như ở hình trên, bên phải:

Trong cả hai cách nói trên, nếu thanh công cụ nào đã được chọn thì sẽ có dấu ở bên trái trêndòng tương ứng Nếu cần hiển thị thanh công cụ nào thì chỉ cần nháy chuột ở ô bên trái đó Nếumuốn không hiển thị thanh công cụ đã được đánh dấu, ta nháy chuột ở chỗ đó và dấu chọn sẽ biếnmất Thanh công cụ đó sẽ không xuất hiện trên màn hình

Thông thường chúng ta chỉ cần dùng tới ba thanh công cụ sau: Standard (Chuẩn), Formatting (Định dạng) và Drawing (Vẽ), khi nào cần tới các thanh công cụ cho những thao tác đặc biệt mới

nên hiển thị nó trên màn hình

Thêm bớt nút lệnh trên thanh công cụ

Ta thấy rằng nháy chuột tại một biểu tượng trên thanh công cụ tương đương với việc ra lệnh chochương trình thực hiện một hay một loạt các thao tác được gán cho biểu tượng đó

Các thanh công c thụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ư ng g m các bi u tồm các biểu tượng khác nhau; các biểu tượng được nhóm lại theo ển thị trên thanh bảng chọn ư ng khác nhau; các bi u tển thị trên thanh bảng chọn ư ng đư c nhóm l i theo

t ng nhóm ch c n ng Word cung c p cho ngừng nhóm có tên được hiển thị trên thanh bảng chọn ứng dụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút ư i s d ng r t nhi u nút nh v y Nh ng nútử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút ụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút ều nút như vậy Những nút ư ập vào các lệnh Các ững nútchúng ta nhìn th y ấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút đư c do chư ng trình c i ào các lệnh Các đặt định sẵn chỉ là một phần rất ít trong số đị trên thanh bảng chọn.t nh s n ch l m t ph n r t ít trong sẵn chỉ là một phần rất ít trong số ỉ là một phần rất ít trong số ào các lệnh Các ột phần rất ít trong số ần rất ít trong số ấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút ốó

đ

Khi cần thực hiện thường xuyên một lệnh nào đó, đểtiết kiệm thời gian người ta thường đưa thêm nút lệnhtương ứng lên thanh công cụ Trong trường hợp cónhững nút lệnh rất ít khi được sử dụng đến thì nên loại

bỏ chúng khỏi thanh công cụ để dành chỗ cho nhữngnút lệnh khác

Ví dụ

Giả sử ta cần đưa nút lệnh định dạng kiểu chữ SMALL

CAPS lên thanh công cụ định dạng Các bước cần thựchiện như sau:

1 Chọn Tools\Customize.

2 Nháy trang Commands (Các lệnh) trong hộp thoại Customize (hình bên)

3 Trong hộp bên trái với tiêu đề Categories nháy dòng Format, trong hộp Commands bên

phải dùng thanh cuốn để chọn lệnh

4 Nháy chọn và kéo chuột để di chuyển nút lệnh này vào một vị trí ở thanh công cụ định dạng

và thả nút chuột Nút lệnh này nằm tại vị trí ta đặt vào

5 Nháy nút Close (Đóng) để quay về cửa sổ Word.

Ngược lại, để loại bỏ một nút lệnh khỏi thanh công cụ, ta thực hiện bước 1 ở trên và trong khi hộp

hội thoại Customize còn hiển thị, dùng chuột kéo nó ra khỏi vùng thanh công cụ

d Thước đo

Để có thể kiểm tra kích thước “trang viết” một cách tương đối, Word cung cấp hai thước đo,

thước đo ngang và thước đo đứng Có thể hiển thị chúng một cách tùy chọn Thước ngang được hiển thị một cách tùy chọn trong mọi chế độ hiển thị, còn thước đứng chỉ có thể hiển thị được

trong chế độ View/Page Layout (Bố trí trang).

Để hiển thị thước ngang, ta hãy nháy chuột ở mục chọn View\Ruler (Thước) Còn khi thước

đang được hiển thị thì nháy chuột tại đó thước sẽ thôi không được hiển thị nữa

Để phù hợp với nhiều tập quán sử dụng đơn vị đo khác nhau trên nhiều vùng địa lý, chúng ta cóthể lựa chọn đơn vị đo chiều dài trên thước Ta có bốn lựa chọn: theo đơn vị chuẩn quốc tế là

centimeter, theo đơn vị đo inch và point thường được sử dụng ở các nước thuộc Liên hiệp Anh và

Mỹ, và theo đơn vị đo pica, một đơn vị đo truyền thống trong ấn loát Để thay đổi đơn vị đo ta

thực hiện các bước sau:

1 Nháy chuột ở lựa chọn Tools\Options và chọn mục General.

2 Mở hộp lựa chọn ở dòng cuối cùng Measurement units (Đơn vị đo) và nháy chuột ở đơn vị

đo ưa thích

3 Nháy nút OK để đóng hộp thoại.

Ngoài các số đo, trên thước còn có các con trỏ dùng để căn lề từng đoạn văn bản

e Thanh trạng thái

Ở dưới cùng của cửa sổ là thanh trạng thái chứa các thông tin hiện thời và công việc đang được

thực hiện Thanh trạng thái hiển thị những mô tả ngắn gọn về lệnh được chọn hoặc các nút lệnhtrên các thanh công cụ Nếu ta chọn một lệnh mà việc thực hiện hơi mất thời gian một chút, ví dụ

như ghi lưu văn bản vào đĩa cứng (Save) thì trên thanh trạng thái sẽ xuất hiện những thông báo

cho biết công việc đang được tiến hành

1.4 Di chuyển trong văn bản

a D u chèn v di chuy n d u chèn ấu chèn và di chuyển dấu chèn à di chuyển dấu chèn ển dấu chèn ấu chèn và di chuyển dấu chèn

Dấu chèn (đôi khi còn gọi là dấu nhắc do nó nhấp nháy liên tục) trên màn hình chỉ

ra nơi xuất hiện của ký tự ta sẽ gõ vào

Khi gõ liên tục các ký tự vào văn bản, dấu chèn sẽ di chuyển từ trái

sang phải và từ trên xuống dưới sao cho có thể nhìn thấy được dấu chèn trên màn hình Nếu muốnchèn ký tự hay bất kỳ một đối tượng nào, chẳng hạn hình vẽ, vào một vị trí nào đó, ta phải dichuyển dấu chèn tới vị trí đó

Cách đơn giản nhất để di chuyển dấu chèn là dùng chuột: Di chuột sao cho con trỏ của chuột có

phím mũi tên trên bàn phím Để di chuyển dấu chèn sang trái hay sang phải một ký tự, ta nhấnphím  hay phím  Nhấn phím  hay phím  s ẽ đưa dấu chèn lên trên hay xuống dưới một đưa d u chèn lên trên hay xu ng dấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút ố ư i m tột phần rất ít trong sốdòng B ng sau ây li t kê các thao tác di chuy n nhanh d u chèn b ng cách s d ng cácảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các đ ệnh Các ển thị trên thanh bảng chọn ấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút ằng cách sử dụng các ử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút ụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Cácphím m i tên:ũi tên:

Để dịch chuyển dấu chèn Nhấn phím

Sang trái hay phải một từ CTRL +  hay CTRL + 

Tới đầu hàng hay cuối hàng HOME hay END

Tới đầu đoạn văn có chứa dấu chèn CRTL + 

Tới đầu đoạn văn tiếp theo CTRL + 

Tới đầu đoạn văn trước đó CTRL + hai lần 

Giở một trang màn hình (lên hay xuống) PAGE UP hay PAGE DOWN

Tới đầu hay cuối văn bản CTRL + HOME hay CTRL + END

Về vị trí vừa soạn thảo trước đó SHIFT + F

b Các thanh cuốn

Màn hình chỉ cho thấy một số dòng nhất định của văn bản Để nhanh chóng di chuyển dấu chèntới một vị trí chưa được nhìn thấy trên màn hình, ta sử dụng các thanh cuốn nằm ở bên phải vàcuối màn hình soạn thảo để hiển thị vị trí cần thiết và nháy chuột ở đó

Tại hai đầu thanh cuốn có hai nút hình tam giác và giữa chúng là một nút hình chữ nhật Muốncuốn văn bản theo chiều nào, ta chỉ cần nháy chuột ở những nút hình tam giác có mũi nhọn hướng

về chiều đó

B ng sau ây tóm t t cách s d ng các thanh cu n:ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các đ ắt cách sử dụng các thanh cuốn: ử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút ụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ố

Cuốn lên trên một dòng Nháy nút

Cuốn lên trên một màn hình Nháy vùng trên nút trên thanh cuốn đứngCuốn xuống dưới một dòng Nháy nút

Cuốn xuống dưới một màn hình Nháy vùng dưới nút trên thanh cuốn

đứngCuốn tới một vị trí tương đối Kéo và thả nút

Cuốn về đầu trang trước Nháy nút

Cuốn về đầu trang sau Nháy nút

Ngoài ra, ở cuối thanh cuốn đứng còn có một nút tròn để hiển thị các phương thức cuốn đặcbiệt, chẳng hạn như theo đề mục, theo hình vẽ hay theo bảng biểu, v.v (xem hình dưới).

? Việc sử dụng các thanh cuốn để hiển thị văn bản trên màn hình không làm thay đổi vị

trí của dấu chèn trên văn bản Vì vậy, sau khi cuốn màn hình, nếu muốn gõ các ký tựmới vào vùng văn bản đang được hiển thị, ta phải dùng chuột và nháy vào vị trí mới đó.Nếu không, một khi gõ ký tự mới vào, màn hình sẽ hiển thị đoạn văn bản có chứa dấuchèn và ký tự mới được gõ vào sẽ xuất hiện chỗ dấu chèn

c Các chế độ hiển thị văn bản trên màn hình

Với Word, ta có thể hiển thị văn bản trên màn hình trong năm chế độ khác nhau và trong mỗi chế

độ chúng ta có thể xem chi tiết văn bản dưới các khía cạnh khác nhau Vị trí của dấu chèn khôngthay đổi khi chuyển từ chế độ hiển thị này sang chế độ hiển thị khác Ngoài ra ta có thể “phóngto” hay “thu nhỏ” văn bản cần xem tùy theo mức độ chi tiết hay “toàn cảnh”

Muốn chuyển đổi chế độ hiển thị, ta mở bảng chọn View (Xem) Ở phần trên cùng có năm lệnh

với các biểu tượng đi kèm Để chuyển sang một chế độ hiển thị nào đó, ta chỉ cần nháy chuột ởdòng lệnh đó Dưới đây là ba chế độ hiển thị thông dụng nhất

Normal (Chuẩn): Hiển thị văn bản dưới dạng đã được đơn giản hóa Đây là cách hiển thị

thích hợp cho nhiều mục đích, nhất là cho việc soạn thảo văn bản từ bàn phím và định dạngvăn bản cũng như di chuyển các phần của một văn bản trong phạm vi chính nó

Page Layout (Bố trí trang): Dùng để xem kiểu dáng bố trí văn bản trên toàn trang, chẳng hạn

vị trí của các hình vẽ trên trang in hay là vị trí tương đối của các đoạn văn trên trang Chế độhiển thị này thích hợp để xem văn bản lần cuối cùng trước khi in ra giấy, tuy nhiên tốc độhiển thị sẽ bị chậm đi một cách đáng kể

Outline (Phác th o): Nh tên g i c a nó, ch ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ư ọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ủa Word có các nhóm lệnh sau đây: ế độ hiển thị này chủ yếu dùng để phác thảo đột phần rất ít trong số ển thị trên thanh bảng chọn hi n th n y ch y u dùng ị trên thanh bảng chọn ào các lệnh Các ủa Word có các nhóm lệnh sau đây: ế độ hiển thị này chủ yếu dùng để phác thảo đển thị trên thanh bảng chọn phác th oảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các

c u trúc c a m t v n b n Dùng ch ấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút ủa Word có các nhóm lệnh sau đây: ột phần rất ít trong số ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ế độ hiển thị này chủ yếu dùng để phác thảo đột phần rất ít trong số ển thị trên thanh bảng chọn hi n th n y ị trên thanh bảng chọn ào các lệnh Các đển thị trên thanh bảng chọn phác th o c u trúc c a v n b n,ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút ủa Word có các nhóm lệnh sau đây: ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Cácsau ó so n th o chi ti t t ng đ ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ế độ hiển thị này chủ yếu dùng để phác thảo ừng nhóm có tên được hiển thị trên thanh bảng chọn đều nút như vậy Những nút ụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các m c m t R t thích h p cho vi c di chuy n t nh ngột phần rất ít trong số ấp cho người sử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút ệnh Các ển thị trên thanh bảng chọn ừng nhóm có tên được hiển thị trên thanh bảng chọn ững nút

o n v n cách xa nhau trong các v n b n d i

đ ở cách xa nhau trong các văn bản dài ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ào các lệnh Các

Trong bất kỳ chế độ hiển thị nào ta cũng có thể phóng to hay thu nhỏ các chi tiếttrên màn hình Tại góc phải thanh công cụ chuẩn có hộp điều khiển Nháychuột ở mũi tên và chọn tỷ lệ phần trăm thích hợp để hiển thị trên màn hình theo tỷ

lệ đó Nếu trong danh sách đó không có tỷ lệ mong muốn (ví dụ như 130%), tanháy chuột ở chữ số, “bôi đen” số phần trăm và gõ số mới vào Sau đó nhấn

ENTER, văn bản sẽ được hiển thị trên màn hình theo tỷ lệ vừa gõ vào

1.5 Gõ văn bản tiếng Việt

Để soạn thảo văn bản trong một ngôn ngữ, ta phải có hai loại phần mềm: các phông chữ đặc trưng cho ngôn ngữ đó và chương trình điều khiển bàn phím Phông chữ điều khiển cách thức hiển thị các ký tự trên màn hình cũng như ra máy in, còn chương trình điều khiển bàn phím (đôi khi còn

ngôn ngữ Tùy theo từng ngôn ngữ, tại nhiều nước người ta đã thiết kế các trình điều khiển bànphím và các phông chữ khác nhau.

Cũng như nhiều chương trình ứng dụng khác, Office 97 (trong đó có Word) được phát triển để sửdụng trong môi trường tiếng Anh, do đó các phông chữ được cài đặt một cách ngầm định là cácphông tiếng Anh Do có nhiều tính năng phong phú, cách hiển thị trực quan và dễ sử dụng nêncho đến nay Word là hệ soạn thảo văn bản phổ biến nhất trên thế giới Việc sử dụng Word tạinhiều nước đã làm nảy sinh nhu cầu soạn thảo văn bản trên các ngôn ngữ khác nhau Hiện tại,Word đã hỗ trợ việc soạn thảo văn bản bằng nhiều ngôn ngữ khác tiếng Anh Tuy nhiên vẫn cònnhiều ngôn ngữ khác (trong đó có tiếng Việt của chúng ta), muốn soạn thảo văn bản bằng Wordtrong ngôn ngữ đó chúng ta phải cài đặt thêm các phần mềm bổ sung

Đối với tiếng Việt, hiện đã có nhiều hệ phông chữ đầy đủ cũng như các chương trình điều khiểnbàn phím khác nhau như ABC, VietWare, VietKey, VNI, v.v., trong đó phổ biến nhất là cácphông chữ và chương trình gõ của phần mềm ABC Trong sách này chúng ta sẽ chỉ đề cập tớicách gõ văn bản tiếng Việt bằng chương trình gõ ABC

a Chương trình gõ ABC

Để soạn thảo được các văn bản tiếng Việt, trước hết ta phải cài đặt ABC Các phông của nó đượcWindows quản lý và ta có thể làm việc với các phông tiếng Việt như đối với các phông tiếngAnh, nghĩa là việc chọn phông chữ được thực hiện hoàn toàn như với các phông tiếng Anh.ABC là một chương trình tiện ích hệ thống giúp các ứng dụng trên Windows hiểu và xử lý đượctiếng Việt Chương trình phát hiện các phím bấm và chuyển đổi chúng thành các ký tự theo một

cơ chế xác định trước Ta có thể sử dụng chương trình gõ ABC trong các bảng tính Excel, cácchương trình soạn thảo văn bản, các chương trình xuất bản và một số ứng dụng khác chạy trênmôi trường Windows

Ngoài việc gõ tiếng Việt, ta còn được hỗ trợ cơ chế kiểm tra dấu tiếng Việt cùng với khả năng tựđộng chuyển đổi tiếng Việt với tiếng nước ngoài Điều này giúp cho những người thường xuyênphải làm việc với nhiều ngôn ngữ không còn cần chuyển đổi chế độ liên tục nữa Với ABC, cơchế FastCorrect (sửa nhanh), hay là sửa dấu trực tiếp, có thể giúp cho việc biên tập văn bản nhanhhơn Một cơ chế tốc ký cũng được xây dựng sẵn trong hệ thống, giúp việc nhập hay dùng cácthuật ngữ một cách nhanh hơn

Sau khi cài đặt, chương trình sẽ sao và khai báo các tệp phông chữ tiếng Việt cho Windows quản

lý và hiển thị một bảng điều khiển Tùy theo việc chọn loại bảng điều khiển nào mà ta thấy bảngđiều khiển đầy đủ hay bảng điều khiển động được hiển thị như trên hình minh họa dưới đây

b Cách gõ tiếng Việt

Ta có thể gõ tiếng Việt theo mã Tiêu chuẩn Việt Nam bằng phương thức gõ phím kiểu Telex Để

gõ tiếng Việt, ta nháy nút Tiếng Việt trên hàng nút của bảng điều khiển để nó có dạng lõm

xuống như Khi muốn trở lại chế độ gõ tiếng Anh, ta nháy chuột lại ở nút đó

Khi gõ tiếng Việt chúng ta chỉ cần chú ý các chữ có dấu Bảng dưới đây liệt kê cách gõ các chữ

có dấu theo kiểu Telex:

Ví dụ

Ta gõ dòng chữ “Nước chảy đá mòn” bằng dãy các phím sau

N w o w c s <SPACE> c h a y r < SPACE > d d a s < SPACE > m o n f

Còn để gõ hai chữ “OW”, ta gõ “OWW”

c Phông chữ tiếng Việt

Hầu hết các phông tiếng Anh đều có phông tiếng Việt tương ứng, chúng là các phông chữ có tiếpđầu ngữ Vn, ví dụ như VnTimes, VnArial, VnCourier…

Tuy nhiên, do tổng số chữ có dấu trong tiếng Việt và các ký tự thông dụng vượt quá 256 nênkhông thể đưa chúng vào một bảng phông duy nhất (vì mỗi bảng phông 8-bit chỉ chứa tối đa 28 =

256 chữ) Vì vậy người ta đã phải thiết kế hai bảng phông cho mỗi loại phông chữ, một cho chữthường có dấu và bảng kia cho chữ hoa có dấu

Các phông chứa các chữ hoa có dấu là những phông có tên tương ứng và tận cùng là H Ví

dụ VnArialH là phông chữ hoa có dấu tương ứng của VnArial Nếu chọn phông VnArial, khi gõchữ hoa có dấu, trên màn hình sẽ xuất hiện chữ thường có dấu tương ứng (thay vì Ả ta nhìn thấyả) Những lúc đó hãy chọn ký tự có dấu đó và chọn phông có đuôi H tương ứng

1.6 Soạn thảo một văn bản đơn giản

Soạn thảo văn bản là một quá trình lặp Quá trình này bắt đầu bằng bằng việc khởi động Word,nhập nội dung văn bản vào máy tính từ bàn phím, định dạng, lưu giữ văn bản trên đĩa cứng củamáy (hay trên đĩa mềm) dưới dạng một tệp tin và kết thúc phiên làm việc với Word Có thể ngay

từ đầu văn bản đã được soạn thảo theo đúng yêu cầu, nhưng thông thường chúng ta phải xem xétlại văn bản, thêm bớt nội dung và chỉnh sửa các định dạng của văn bản Trong những trường hợpnhư thế ta chỉ cần khởi động Word để mở lại tệp văn bản đã được lưu, thực hiện các thay đổi cầnthiết và lưu lại Nếu thấy văn bản đã đạt yêu cầu thì có thể in văn bản ra giấy

a Mở tệp văn bản

Tạo tệp văn bản mới

Sau khi khởi động Word chúng ta có ngay một tệp văn bản trống với tên ngầm định làDocument1 Nếu có nhu cầu mở một tệp văn bản mới, ta có thể thực hiện theo một trong hai cáchsau đây:

 Chọn File\New.

 Nháy chuột ở nút trên thanh công cụ chuẩn

Khi mở tệp văn bản mới theo cách thứ nhất, ta sẽ nhận được một cửa sổ để lựa chọn mẫu văn bản

đã được thiết kế sẵn (hình dưới, bên trái) Nếu sử dụng mẫu trống ngầm định của Word, ta chọn

Blank Document (Văn bản trống) và nháy OK Màn hình sẽ hiển thị một văn bản trống với một

tên ngầm định Documentx (trong đó x là một số thứ tự tăng dần theo số các văn bản có tên ngầmđịnh được mở) Với cách thứ hai, một văn bản trống sẽ được hiển thị ngay lập tức

Mở tệp văn bản hiện có

Để mở một tệp văn bản hiện đang được lưu trên máy tính (chẳng hạn văn bản có tên làDoc1.doc), ta thực hiện các bước sau:

1 Chọn File\Open hoặc nháy nút Hộp thoại Open mở ra để giúp tìm tệp văn bản cần mở.

2 Nháy chuột ở tên tệp văn bản để chọn (ở đây là Doc1.doc) và nháy Open hoặc nháy đúp

chuột ở tên tệp văn bản để mở tệp văn bản (hình trên, bên phải)

b Đưa nội dung văn bản vào từ bàn phím

Khi Word hiển thị một tệp văn bản trên màn hình, dấu chèn ở ngay vị trí đầu tiên (phía trên, bêntrái cửa sổ) dưới dạng một vạch đứng nhấp nháy báo hiệu sẵn sàng Không cần phải lo lắng vềviệc lần đầu tiên có thể có những lỗi do gõ nhầm bàn phím, có thể sửa những lỗi đó một cách dễ

dàng vào bất cứ lúc nào

Để chèn một đoạn văn bản vào chỗ nào, chúng ta đặt dấu chèn tại đó và nháy nút chuột trái.

Hai chế độ soạn thảo

Word cho phép làm việc trong hai chế độ soạn thảo khác nhau:

chế độ chèn ký tự và chế độ thay thế Với chế độ chèn ký tự, những ký tự sau dấu chèn được dịch

chuyển dần về bên phải khi những ký tự mới được gõ vào, còn với chế độ thay thế, các ký tự mới

Trong Word phím E NTER có vai trò đặc biệt là dùng để đánh dấu cho Word biết điểm kết thúc của một đoạn văn Dấu đó được gọi là dấu ngắt đoạn Dấu ngắt đoạn là một

ký tự đặc biệt đóng vai trò như là một ký tự điều khiển Ngoài ra phím trống (thường được gọi là phím S PACE ) cũng là một phím tương tự Nó làm nhiệm vụ phân cách các

từ hay đánh dấu điểm kết thúc của một từ.

Tuy bình thường tác dụng của các phím này không thấy được trên màn hình, nhưng nếu nháy nút trên thanh công cụ chuẩn, ta sẽ thấy phím SPACE có dạng ký tự ∙, còn phím ENTER được hiệntrên màn hình dưới dạng ả Trong bài về định dạng văn bản chúng ta sẽ thấy tầm quan trọng của

các ký tự này Hình dưới đây minh họa vài câu văn bản được hiển thị bình thường (bên trái) vàsau khi nháy nút (bên phải) Phím ENTER đã được nhấn sau mỗi câu:

Mời anh hãy đến thăm quê hương chúng tôi Mời∙anh∙hãyãđến∙thăm∙quê∙hương∙chúng∙tôiả

Có rặng dừa xanh xa tít chân trời Có∙ rặng∙dừa∙xanh∙xa∙tít∙chân∙trờiả

Như vậy Word xử lý văn bản được đưa vào như là một dòng liên tục các ký tự, bao gồm cả các ký

tự được hiển thị và các ký tự điều khiển việc định dạng Dấu ả cho biết điểm kết thúc của mộtđoạn văn, còn dấu ∙ đánh dấu điểm cuối của một từ mà khi soạn thảo ta gõ phím trống Do đó, khi

soạn thảo với Word, không nên lạm dụng việc sử dụng phím ENTER và phím SPACE để tạo các khoảng trống nhân tạo, chỉ nên gõ các phím đó khi nào thực sự thấy cần thiết.

c Các thao tác biên tập văn bản

Khi nội dung văn bản đã được đưa vào, ta có thể sửa đổi nội dung một cách nhanh chóng bằngcác thao tác gõ từ bàn phím, xóa và di chuyển một phần đoạn văn bản từ vị trí này đến vị trí khác

Ch n o n v n b n ọn đoạn văn bản đoạn văn bản ạn văn bản ăn bản ản

Trước khi có thể di chuyển, sửa đổi, xóa hay định dạng một đoạn văn (hay hình) nào

đó, trước hết cần phải chọn nó.

Khi được chọn (hay nói cách khác, được “đánh dấu”), đoạn văn được chọn sẽ bị “bôi đen” Nếu

ta đánh dấu sai chỗ hay bỏ qua không thực hiện những phép sửa đổi với những phần đã đượcđánh dấu đó, ta chỉ cần nháy chuột tại bất kỳ nơi nào trong văn bản, hoặc nhấn một phím mũi tênbất kỳ, vệt đen sẽ biến mất Phần này sẽ hướng dẫn những cách thức chọn

Chúng ta có thể chọn một phần văn bản bằng chuột hay bằng bàn phím

Nếu dùng chuột, khi muốn đánh dấu một đoạn văn bản, chúng ta đưa con trỏ của chuột vào nơi bắt đầu, nhấn và giữ chuột, kéo trên đoạn văn bản cần đánh dấu và thả chuột tại nơi kết thúc

Khi kéo chuột từ trên xuống dưới, đoạn văn bản con trỏ chuột đi qua sẽ được đánh dấu suốt theochiều ngang Ví dụ như hình minh họa dưới đây (bên trái):

Để chọn nhanh và chính xác, chúng ta có thể thực hiện các thao tác sau Để chọn

 Một từ: Nháy đúp chuột trên từ đó;

 Một câu: Nhấn phím CTRL và nháy chuột ở một chữ trong câu;

 Một dòng: Nháy chuột ở bên trái dòng;

 Một đoạn: Nháy đúp chuột ở bên trái đoạn văn;

 Một khối theo chiều đứng: Giữ phím ALT và kéo thả chuột (xem hình trên, bên phải)

Sửa và xóa trong văn bản

Khi soạn thảo văn bản, nhất là những văn bản dài, chúng ta không thể tránh được lỗi do gõ nhầm

ký tự Để sửa những lỗi nhỏ, ta chỉ cần dùng tới hai phím BACKSPACE và DELETE là đủ Có thể sửdụng các phím và tổ hợp phím sau:

 BACKSPACE hay phím có dấu  dùng để xóa một ký tự trước dấu chèn;

 DELETE dùng để xóa một ký tự sau dấu chèn;

 CTRL + BACKSPACE : xóa một từ trước dấu chèn và

 CRTL + DELETE để xóa một từ sau dấu chèn

Muốn xóa những đoạn lớn hơn thì nhanh nhất là đánh dấu đoạn đó và nhấn phím DELETE hoặcphím BACKSPACE Thay cho việc sử dụng hai phím đó, chúng ta có thể chọn ở thanh bảng chọn

 Edit\Cut (Cắt) (một cách tương đương, có thể nháy chuột ở nút trên thanh công cụ chuẩn.)

 Edit\Clear (Xóa)

Mặc dù kết quả của hai lệnh này là như nhau, nhưng trong cách sử dụng chúng có điều khác biệt

cơ bản: Clear dùng để xóa đơn thuần một đoạn văn bản trong khi Cut cũng có tác dụng xóa, song

nội dung của đoạn văn bản vừa bị xóa được Word lưu trữ tạm thời trong một bộ nhớ đệm

(Clipboard) để có thể sử dụng về sau, chẳng hạn như dán (Paste) vào một vị trí khác trong văn

bản Chú ý rằng mỗi lần cắt như thế, bộ nhớ đệm chỉ lưu trữ nội dung của lần cắt sau cùng

Khôi phục những sai sót khi xóa

Sau khi thực hiện bất kỳ một thao tác nào đó, nhất là các thao tác xóa (vô tình bay cố ý), song suynghĩ lại thấy đáng lẽ không nên thực hiện thao tác đó, ta có thể khôi phục lại trạng thái trước đó

một cách nhanh chóng và hoàn hảo bằng cách sử dụng hai nút lệnh Undo và Redo trên thanh

công cụ chuẩn (xem hình dưới)

Mỗi khi cần khôi phục lại trạng thái trước đó của văn bản, ta nháy chuột ở nút Undo Nút Redo dùng để khôi phục lại trạng thái trước khi sử dụng nút Undo Như vậy, giả sử như cần xóa phần

bị “bôi đen”, ta nhấn phím DELETE; nếu sau đó thấy đã xóa nhầm, ta nháy chuột ở nút Undo, phần bị xóa sẽ trở lại như cũ Muốn xóa trở lại, ta lại nháy chuột ở nút Redo.

Một cách tương tự, chúng ta có thể chọn Edit\Undo hay Edit\Redo để được

cùng một kết quả (hình trên, bên phải) Nháy vào các mũi tên bên phải các nút Undo và Redo,

một danh sách các thao tác trước đó được hiển thị Nội dung được hiển thị tùy thuộc vào các thaotác đã được thực hiện trước đó (hình bên) Di chuột từ trên xuống để chọn số thao tác cần khôi

phục lại và nháy chuột sẽ tương đương với việc nháy chuột ngần ấy lần ở nút Undo hay Redo.

Cẩn thận khi xóa ký tự ả

Như đã biết, ký tự ả đánh dấu điểm cuối của một đoạn, ký tự này được chèn vào văn bản khi tanhấn phím ENTER Ký tự ả lưu trữ các thông tin định dạng của đoạn văn bản trước nó, ví d nhụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ưphông ch , dáng v c a o n v n b n ững nút ẻ của đoạn văn bản ủa Word có các nhóm lệnh sau đây: đ ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các

? Hãy rất cẩn thận khi xóa ký tự ả vì khi xóa nó, nói chung ta sẽ làm thay đổi định dạng

của nó thành định dạng của đoạn văn bản tiếp theo (hình dưới) Nếu đã vô tình xóa đi,

ngay lập tức nên khôi phục lại bằng cách nháy chuột ở nút Undo.

Di chuyển và sao một phần văn bản

Chúng ta có thể di chuyển hoặc sao một phần bất kỳ, cho dù đó là phần văn bản, hình vẽ hay làmột đối tượng được chèn từ các ứng dụng khác Di chuyển có nghĩa là làm thay đổi vị trí củaphần văn bản được chọn Sao có nghĩa là sao chép lại một phần văn bản được chọn vào một vị trí

khác mà không làm thay đổi phần văn bản ban đầu Phương pháp đơn giản nhất để di chuyển vàsao phần văn bản là dùng chuột, tuy nhiên muốn di chuyển hay sao tới một vị trí tương đối xa vị

trí ban đầu thì dùng các lệnh Cut, Copy và Paste là thích hợp nhất

 Để di chuyển một phần văn bản từ vị trí này sang vị trí khác ta thực hiện các thao tác sau:

1 Chọn phần văn bản hay hình vẽ cần di chuyển theo cách thức đã trình bày ở trên

2 Đặt con trỏ của chuột vào phần đã được “bôi đen” và nhấn nút chuột trái Khi con trỏ củachuột trở thành mũi tên có khung chấm bên dưới, vẫn giữ chuột ở trạng thái nhấn nút trái

và di con trỏ của chuột đến vị trí mới

3 Thả chuột (xem hình dưới)

 Muốn sao chép một phần văn bản vào một vị trí nào đó, ta thực hiện các thao tác đã mô tả ở phần trên, song trước khi ấn nút chuột trái, hãy nhấn phím CTRL và chỉ thả phím CTRL sau khi thả nút chuột

Sử dụng các lệnh Cut, Copy và Paste

Chúng ta cũng có thể sử dụng các lệnh Copy (Sao), Cut (Cắt) và lệnh Paste (Dán) trong bảng chọn Edit hoặc các nút lệnh tương đương trên thanh công cụ để thực hiện các thao tác sao và di

chuyển các phần văn bản:

1 Chọn phần văn bản hay hình vẽ cần di chuyển theo cách thức đã trình bày ở trên

2 Thực hiện một trong hai thao tác sau:

 Để di chuyển, ta chọn Edit\Cut trên thanh bảng chọn hay nháy nút (Cut) trên thanh

công cụ chuẩn

 Để sao, ta chọn Edit\Copy trên thanh bảng chọn hay nháy nút (Copy) trên thanh công

cụ chuẩn Word sẽ lưu nội dung của phần văn bản đó vào trong bộ nhớ tạm thời(Clipboard)

3 Đưa con trỏ của chuột đến vị trí mới

4 Chọn Edit\Paste trên thanh bảng chọn hoặc nháy (Paste)trên thanh công cụ chuẩn.

Quy tắc ngữ pháp cho các dấu chấm câu

Khi soạn thảo văn bản, ta phải tuân theo những quy tắc nhất định về ngữ pháp Những quy tắcnày giúp cho ta trình bày một văn bản đẹp, hợp thức và điều quan trọng hơn là sáng sủa, mạchlạc, rõ nghĩa cũng như nhấn mạnh được những điều cần nhấn mạnh

Trong một văn bản, tất cả các dấu chấm câu như dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;),

dấu hai chấm (:), dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!) cũng như các dấu ngoặc và nhiều loại dấu

khác đều luôn luôn đi cùng với từ đứng trước nó và Word định dạng các dòng theo quy tắc này.

Vì vậy, trước các dấu câu ta không được để khoảng trống (nhấn phím SPACE) Ta hãy lấy một ví

dụ đơn giản Giả sử như ở cuối câu đầu tiên trong đoạn này, trước từ “này” ta chèn thêm một vài

từ vào câu Có thể từ “này” lùi ra lề phải và vẫn còn đủ chỗ để từ “này” (không có dấu chấm câu)nằm trên dòng đó Trong trường hợp “này.” không còn đủ chỗ để đứng trên dòng đó, cả cụm

“này.” sẽ được đưa về đầu dòng dưới Nếu như giữa “này” và dấu “.” có ô trống, Word sẽ xemnhư đó là hai từ riêng biệt và vì còn đủ chỗ cho “này”, riêng dấu chấm câu sẽ được đặt tại đầudòng tiếp theo!

Khi xóa hay dán các đoạn văn bản, Word tự động điều chỉnh các phần trống còn sót lại trong câu

Ví dụ như nếu ta xóa một từ đứng trước dấu phẩy, Word sẽ tự động loại bỏ phần trống giữa dấuphẩy và từ đứng trước từ bị xóa (Tác động này chỉ có được khi ta xóa bằng cách “bôi đen.)

Nếu không muốn Word thực hiện điều chỉnh tự động này, ta có thể chọn Tools\Options, nháy bảng Edit và nháy chuột để tắt hộp Use Smart Cut And Paste (Sử dung Cắt Dán thông minh) 1.7 Thực hành

Bài 1 Khởi động Word theo cách thông dụng

1 Nháy chuột ở nút Start trên thanh công cụ của Windows, trỏ vào Programs Di

chuyển con trỏ chuột sang bảng chọn tiếp theo và nháy chuột ở dòng Quan sátquá trình khởi động và mở văn bản trống Document1 của Word

2 Nháy chuột ở nút bên phải thanh bảng chọn để đóng văn bản Document1.

3 Nháy chuột ở nút bên phải thanh tiêu đề để đóng Word.

Bài 2 Khởi động Word theo cách khác

1 Nháy chuột ở nút Start trên thanh công cụ của Windows, trỏ vào Programs Di

chuyển con trỏ chuột sang bảng chọn tiếp theo và nháy chuột ở dòng Cửa sổ

Exploring mở ra Nháy chuột ở dấu bên trái Program Files, nháy tiếp dấu bên trái Microsoft Office và nháy chuột tại biểu tượng kẹp bên trái Microsoft Office

2 Nháy đúp vào biểu tượng ở phần cửa sổ bên phải để khởi động Word Hãyquan sát quá trình khởi động

3 Nháy chuột ở nút bên phải thanh tiêu đề để đóng Word.

Bài 3 Đưa biểu tượng của Word lên màn hình và khởi động Word ở đó

1 Nháy chuột ở nút Start trên thanh công cụ của Windows và trỏ vào Settings Nháy ở

dòng Taskbar & Start Menu trên bảng tiếp theo.

2 Nháy chọn Start Menu Programs và nháy nút Add.

3 Nháy nút Browse trên hộp thoại Create Shortcut Trên hộp thoại Browse nháy đúp kẹp

Program Files để mở nó, nháy đúp tiếp Microsoft Office và nháy chọn Nháy

nút Open để trở lại hộp thoại Create Shortcut.

4 Nháy Next Trong hộp thoại Select Program Folder hãy nháy Destop (ở trên cùng, nếu cần nháy thanh cuốn bên phải để hiển thị) và nháy Next.

5 Nháy Finish Quan sát biểu tượng của Word đã xuất hiện trên màn hình.

6 Nháy đúp biểu tượng đó để khởi động Word.

Bài 4 Tìm hiểu các thành phần trên màn hình làm việc

1 Quan sát thanh tiêu đề và thanh bảng chọn của màn hình Tên của tệp văn bản là gì?

2 Nháy nút ở bên phải thanh tiêu đề Nháy tiếp nút ở bên phải thanh tiêu đề và quan sát

sự thay đổi của các cửa sổ

3 Nháy nút ở bên phải thanh bảng chọn Nháy tiếp nút ở bên phải thanh bảng chọn và

quan sát sự thay đổi của các cửa sổ

4 Nháy File trên thanh bảng chọn Thả nút chột và quan sát bảng chọn hiện ra Kéo con trỏ chuột sang phải vào Edit, Insert, Format, và quan sát các bảng chọn hiện ra.

5 Nháy chuột ở vùng soạn thảo Gõ hai ba dòng tùy ý Quan sát các thông tin thay đổi trênthanh trạng thái ở đáy cửa sổ

6 Nháy vào các nút mũi tên trên các thanh cuốn dọc đứng và thanh cuốn ngang để hiển thị cácphần khác nhau của văn bản Sau đó kéo và thả các nút hình chữ nhật ở giữa các thanh cuốn.Quan sát các thay đổi

Bài 5 Hiển thị thước đo

1 Nháy View trên thanh bảng chọn và nháy Normal Thước ngang có được hiển thị không?

2 Nháy lại View Bên trái dòng Ruler có dấu chọn không? Nháy Ruler để xem thước được

hiển thị và biến mất như thế nào

3 Bên trái màn hình có thước đo không? Nháy View trên thanh bảng chọn và nháy Page

Layout Thước đứng có được hiển thị không?

4 Nháy View trên thanh bảng chọn và nháy Options Nháy trang View và quan sát ô bên trái dòng Vertical ruler ở cuối hộp thoại có được đánh dấu không Nếu đã được đánh dấu thì nháy chuột ở đó để xóa, nếu không cũng nháy chuột ở đó để đánh dấu và nháy nút OK Quan

sát sự hiển thị tương ứng của thước đứng

5 Lặp lại bước trên và đánh dấu ô Vertical ruler và nháy OK Nháy View trên thanh bảng chọn và nháy Normal Thước đứng có được hiển thị không?

6 Nháy View trên thanh bảng chọn và nháy Page Layout Thước đứng có được hiển thị không?

Bài 6 Tìm hiểu các thanh công cụ

1 Đưa con trỏ chuột vào trái thanh công cụ chuẩn, nơi có hai vạch đứng song song Nhấnchuột và kéo vào miền soạn thảo Thanh công cụ bị di chuyểnvà trở thành một cửa sổ nhỏ

2 Nháy View và trỏ vào dòng Toolbars Những dòng nào được đánh dấu trong bảng chọn vừa hiện lên? Nháy dòng Picture Thanh công cụ Picture vừa được hiển thị ở dạng nào?

3 Nháy nút ở góc phải của các thanh công cụ Standard và Picture để đóng chúng.

4 Nháy chuột phải ở một chỗ tùy ý trên thanh bảng chọn hay thanh công cụ định dạng Mộtdanh sách các thanh công cụ được hiển thị và bây giờ không còn dấu chọn ở bên trái dòng

Standard nữa Nháy dòng đó để chọn Thanh công cụ chuẩn hiện lên tại vị trí ta đóng nó lại.

5 Nháy đúp vào thanh tiêu đề của thanh công cụ chuẩn Ta thấy nó được gắn vào dưới thanhbảng chọn

Bài 7 Tìm hiểu vài nút trên thanh công cụ

1 Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn để lưu văn bản Nháy Cancel trên hộp thoại Save

As để không lưu.

2 Nháy nút ở góc phải của thanh tiêu đề Hộp thoại Save As lại xuất hiện Tại sao? Nháy

Cancel trên hộp thoại Save As để không lưu.

3 Nháy nút New để mở văn bản mới Quan sát tên của tệp văn bản trên thanh tiêu đề Nháy

nút ở góc phải của thanh tiêu đề Hộp thoại Save As không xuất hiện và ta trở lại văn bản

ban đầu Tại sao?

4 Nháy nút Open để mở một văn bản hiện có trên máy tính Hộp thoại Open hiện ra Nháy

nút ở góc phải hộp thoại này để đóng nó lại

5 Nháy nút Print Preview để xem trang in Nháy Colsse để đóng chế độ xem này.

Bài 8 Thêm bớt nút trên thanh công cụ

1 Nhấn giữ phím ALT và kéo nút trên thanh công cụ chuẩn vào vùng soạn thảo Thả nútchuột và sau đó thả phím ALT Nút này bị loại bỏ trên thanh công cụ đó Bây giờ muốn mở

tệp văn bản mới ta phải nháy File và nháy dòng New để mở hộp thoại New, chọn Blank

Document và nháy OK.

2 Nháy Tools và nháy lệnh Customize Nháy chọn trang Command ở giữa Nháy chọn File trong ô Categories Chọn biểu tượng ở ô Commands bên phải và kéo biểu tượng này lên góc trái của thanh công cụ chuẩn Thả nút chuột và nháy Close trên hộp thoại Customize.

Nút lệnh trở lại trên thanh công cụ chuẩn

3 Nháy File và nháy lệnh Exit để kết thúc Word Khi hộp thoại Microsoft Word hiển thị, nháy

No để không lưu văn bản Document1

Bài 9 Tạo một văn bản đơn giản

1 Thực hiện Bước 1 trong Bài 1 để khởi động Word Chú ý tên tệp văn bản trống theo ngầmđịnh là Document1

2 Gõ hai dòng sau đây vào văn bản trống:

Mời anh hãy đến thăm quê hương chúng tôi

Có rặng dừa xanh xa tít chân trờiChú ý nhấn phím ENTER sau cuối mỗi dòng

3 Nháy nút trên thanh công cụ chuẩn để xem các dấu kết thúc đoạn văn Nháy lại nút này

4 Chọn (“bôi đen) từ anh và gõ em Từ em bây giờ thay cho từ anh Nháy nút Undo trên

thanh công cụ chuẩn để khôi phục tình trạng cũ Chú ý từ anh vẫn được chọn.

5 Nháy nút Copy và đưa dấu chèn vào trước từ Có rồi nháy chuột Nháy nút Paste Từ

anh được sao vào trước từ Có Nháy nút Undo trên thanh công cụ chuẩn để khôi phục tình

trạng cũ Chú ý từ anh vẫn được chọn.

6 Nháy nút Cut Từ anh bị xóa Đưa dấu chèn vào trước từ Có rồi nháy chuột Nháy nút

Paste Từ anh được sao vào trước từ Có Nháy nút Undo hai lần trên thanh công cụ

chuẩn để khôi phục tình trạng cũ Chú ý từ anh vẫn được chọn.

7 Đưa con trỏ chuột vào từ anh đang được bôi đen, kéo lên trước từ Có rồi thả nút chuột Bước

này cho kết quả như bước 6 Nháy nút Undo trên thanh công cụ chuẩn để khôi phục tình

trạng cũ Chú ý từ anh vẫn được chọn.

8 Đưa con trỏ chuột vào từ anh đang được bôi đen, nhấn và giữ phím CTRL rồi kéo con trỏ

chuột lên trước từ Có rồi thả nút chuột Bước này cho kết quả như bước 5 Nháy nút Undo

trên thanh công cụ chuẩn để khôi phục tình trạng cũ

9 Nháy nút Save để lưu văn bản Khi hộp thoại Save As xuất hiện, nháy chuột trong ô File

Name: ở dưới hộp thoại và gõ tên tệp, chẳng hạn Bai1 Chú ý tránh dùng các chữ Việt có

dấu Sau đó nháy nút Save.

10 Nháy File và chọn Exit để kết thúc phiên làm việc với Word.

Tóm tắt

1 Hệ soạn thảo văn bản là một chương trình ứng dụng nhằm để biến máy tính thành một công

cụ tạo, xử lý (biên tập, duyệt sửa, định dạng) và in ra các văn bản

2 Word được khởi động như mọi chương trình ứng dụng khác trong Windows Thông thường

để khởi động, ta nháy chuột ở nút Start (Bắt đầu), đưa con trỏ chuột vào dòng Programs và

nháy chuột ở biểu tượng của Word

3 Có thể khởi động Word với một tệp văn bản trống hay một mẫu được thiết kế sẵn Để mở một

tệp văn bản hiện có trên máy tính ta sử dụng lệnh Open trong bảng chọn File.

4 Word hoạt động trong một cửa sổ riêng có nhiều thành phần, trong số đó có: thanh tiêu đề,thanh bảng chọn, các thanh công cụ và thanh trạng thái Các bảng chọn cung cấp hầu hết cáclệnh, còn các thanh công cụ cho phép truy cập tới các lệnh hay sử dụng nhất

5 Dấu chèn trên màn hình chỉ ra nơi xuất hiện của ký tự ta sẽ gõ vào Ta di chuyển dấu chènbằng các phím mũi tên hay sử dụng các thanh cuốn và nháy chuột tại nơi cần đặt dấu chèn

6 Chúng ta nhập các thông tin vào văn bản từ bàn phím Để soạn thảo được văn bản tiếng Việt,

ta phải có các phông chữ tiếng Việt và chương trình điều khiển bàn phím cho tiếng Việt Cóthể càI đặt các phông chữ tiếng Việt và chương trình điều khiển bàn phím cho tiếng Việt từphần mềm ABC

7 Trước khi có thể di chuyển, sửa đổi, xóa hay định dạng một đoạn văn (hay hình) nào đó,trước hết cần phải chọn nó Ta xóa phần được chọn bằng phím DELETE, di chuyển hay sao

bằng cách kéo thả chuột hay sử dụng các nút lệnh Cut, Copy và Paste.

8 Vì ký tự ả (kết thúc đoạn) chứa các đặc trưng định dạng nên cần cẩn thận khi xóa nó Ta có

thể khôi phục lại trạng thái cũ của văn bản sau một hay nhiều thao tác bằng nút Undo.

9 Không để ký tự trống trước các dấu chấm câu và các dấu đóng ngoặc, sau các dấu mở ngoặc

10 Trước khi kết thúc phiênlàm việc với Word cần lưu tệp văn bản bằng lệnh File\Save Kết thúc phiênlàm việc với Word bằng lệnh File\Exit.

2 Định dạng văn bản nh d ng v n b n ạng văn bản ăn bản ản

Định dạng văn bản là biến đổi dáng vẻ của các phần văn bản để trình bày chúng dưới một dạng cụ thể nào đó.

Định dạng văn bản nhằm mục đích:

 Trình bày văn bản rõ ràng, nhất quán, mạch lạc và gây ấn tượng

 Giúp người đọc nhanh chóng nắm được nội dung chủ yếu của văn bản

 Để người đọc dễ nhớ những phần được nhấn mạnh

Ví dụ như dùng các phông chữ, kiểu chữ (đậm, nghiêng, v.v.) và bố trí các đoạn văn bản trêntrang (căn lề, lùi vào đầu dòng, v.v.) hoặc gạch chân những cụm từ cần chú ý Trên trang in, đểnhấn mạnh người ta hay dùng chữ đậm hay in nghiêng

Trong Word chúng ta thực hiện định dạng văn bản bằng các lệnh định dạng Các lệnh này được

nhóm gộp trong bảng chọn Format (Định dạng).

Các lệnh định dạng được chia làm hai nhóm: định dạng ký tự và định dạng đoạn văn

 Các lệnh định dạng ký tự biến đổi đối tượng đơn giản nhất của văn bản là các ký tự Các lệnh

này có trong hộp thoại Font (Phông) của bảng chọn Format

 Các lệnh định dạng đoạn văn là các lệnh tác động đến các đoạn văn như là một đơn vị thốngnhất Chúng biến đổi dáng vẻ của toàn bộ đoạn văn chứ không phải một phần nào đó của nó

Các lệnh này có trong hộp thoại Paragraph (Đoạn văn) của bảng chọn Format và các hộp

thoại khác

Chúng ta còn nói ngắn gọn “định dạng ký tự” hay “định dạng đoạn văn” để chỉ các đặc trưng địnhdạng mà các nhóm lệnh tương ứng tác động tới Khi tạo văn bản mới bằng Word, văn bản đãchứa sẵn một số tối thiểu các định dạng ngầm định Ta có thể sử dụng ngay chúng nếu thấy phùhợp, hoặc sửa đổi chúng

2.1 Định dạng ký tự

Các đặc trưng định dạng ký tự bao gồm:

 Loại phông chữ (ví dụ như Arial, VnTime );

 Kích thước (10pt, 12pt hay 36pt );

 Kiểu chữ (đậm, nghiêng, gạch chân, );

 Màu sắc (chỉ được hiển thị trên màn hình);

 Vị trí tương đối so với dòng kẻ, v.v

Tất cả các định dạng ký tự đều được thực hiện thông qua các lệnh trên hộp thoại Font (Phông) của bảng chọn Format Để có hộp thoại này ta mở bảng chọn Format và nháy Font.

? Muốn định dạng ký tự cho phần văn bản nào, ta phải chọn phần văn bản đó Nếu không

chọn, các kết quả định dạng sẽ có tác dụng từ vị trí dấu chèn trở đi

a Chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ

Chúng ta chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ theo một trong hai cách: sử dụng thanh công cụ

định dạng hoặc sử dụng lệnh Font (Phông) trong bảng chọn Format (Định dạng)

1 Sử dụng các nút trên thanh công cụ: Trên thanh công cụ định dạng (với các nút ngầm định)

ta có thể thấy những nút sau:

Muốn thay đổi phông và cỡ chữ của các ký tự, trước hết ta chọn các ký tự đó và

 Nháy chuột ở nút mũi tên bên phải nút , sau đó nháy chuột ở phông chữ thích hợp

để chọn;

 Nháy chuột ở nút mũi tên bên phải nút (cỡ chữ) để chọn cỡ chữ

 Nháy nút để chuyển phần được chọn sang chữ đậm Nháy nút để chuyển thành chữnghiêng và nháy nút đển thị trên thanh bảng chọn đư c ch g ch dững nút ư i

? Các nút , và hoạt động như những công tắc tắt và mở Nếu ta nhìn thấy chúng

có dạng “lõm vào” như thì chúng đang được “bật”, nghĩa là phần văn bản có dấuchèn đang có tính chất đó Nháy các nút đó khi chúng đang được bật có nghĩa là “tắt”chúng Có thể nháy nhiều nút để có các kết quả định dạng kết hợp, ví dụ vừa đậm vừanghiêng

2 Dùng lệnh Font trong thanh bảng chọn Format

Mở bảng chọn Format (Định dạng) và chọn lệnh Font (Phông chữ) ta được hộp thoại Font như hình bên Ta chọn phông chữ trong ô Font (nếu cần thì sử dụng

thanh cuốn bên phải ô), chọn kiểu chữ

trong ô Font style (Kiểu chữ) và chọn cỡ chữ trong ô Size (Kích thước) Có bốn kiểu

chữ:

 Regular (chữ đứng);

 Italic (chữ nghiêng);

 Bold (chữ đậm) và

 Bold Italic (chữ đậm và nghiêng).

Ngoài ra ta còn có thể chọn màu sắc củachữ bằng cách nháy mũi tên bên phải ô

Color (Màu) và chọn màu thích hợp, chọn

kiểu gạch chân trong ô Underline (Gạch

chân)

? Nếu khi nháy mũi tên bên phải ô Cỡ chữ mà không có kích thước phù hợp (ví dụ

như 17pt), ta có thể nháy chuột ở con số bên trong, gõ kích thước cần thiết và nhấn

ENTER ĐỂ có kích thước đó

b Khoảng cách giữa các ký tự

Khoảng cách giữa các ký tự được thiết đặt ngầm định tùy theo kích thước phông chữ Nếu cần co

giãn khoảng cách này, ta chọn lệnh Format\Font và nháy trang Character Spacing (Kho ngảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Cáccách gi a các ký t ) (xem hình dững nút ự động xuống hàng khi đã tới cuối hàng và không thể ư i) Hi u qu c a các thi t ệnh Các ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ủa Word có các nhóm lệnh sau đây: ế độ hiển thị này chủ yếu dùng để phác thảo đặt định sẵn chỉ là một phần rất ít trong sốt trên trang ó đ đư c tóm t tắt cách sử dụng các thanh cuốn:trong b ng sau:ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các

Spacing Condensed 1pt (Co khoảng cách 1pt) TODAY Office

Expanded 2pt (Giãn khoảng cách 2pt) T O D A Y O f f i c e

Position

Chọn riêng

từ “Office”

Raised 3pt (Nâng cao 3pt) TODAY Office

Lowered 3pt (Hạ thấp 3pt) TODAY Office

c Chỉ số trên và chỉ số dưới (ABC)

Khi soạn thảo các đoạn văn bản có chỉ số, ví dụ như H2O, x2 + y2, nCOm, ta có thể chuyển đổi chế

độ phông chữ khi gõ chỉ số hoặc định dạng sau khi đã gõ chỉ số

 Chuyển chế độ khi gõ chỉ số: Khi muốn đánh chỉ số dưới, ta nhấn đồng thời các phím CTRL

và = Nhấn như thế một lần nữa để trở lại chế độ bình thường Khi muốn đánh chỉ số dưới, tanhấn đồng thời ba phím CTRL, SHIFT và = Nhấn như thế một lần nữa để trở lại chế độ bìnhthường

 Định dạng chỉ số: Chọn phần sẽ là chỉ số và đánh dấu ô Superscript (Chỉ số trên) trên hộp

thoại Font để chuyển thành chỉ số trên hay ô Subscript (Chỉ số dưới) để chuyển thành chỉ số

Để thực hiện các định dạng nêu trên chúng ta sử dụng hộp thọai Paragraph (Đoạn văn) trong bảng chọn Format ho c m t s nút l nh trên thanh công c nh d ng v các con tr trênặt định sẵn chỉ là một phần rất ít trong số ột phần rất ít trong số ố ệnh Các ụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các đị trên thanh bảng chọn ào các lệnh Các ỏ trên

thư c k ngang.ẻ của đoạn văn bản

? Để định dạng một đoạn văn ta phải chọn cả đoạn văn hoặc chỉ cần đặt dấu chèn trong

đoạn văn đó

a Căn chỉnh lề và khoảng cách thụt lề

Chế độ ngầm định là mọi đoạn văn được tự động căn chỉnh thẳng lề bên trái, đồng thời giữnguyên khoảng cách hợp lý giữa các ký tự mà không quan tâm đến lề bên phải Chúng ta có thểđịnh dạng lại theo hai cách: sử dụng thanh công cụ định dạng và thước đo hoặc sử dụng lệnh

Paragraph (Đoạn) trong bảng chọn Format.

Sử dụng thanh công cụ định dạng và thước đo

1 Hình trên mô tả chức năng của các nút trên thanh công cụ định dạng Để căn chỉnh, trước hêt

ta chọn đoạn văn bản và nháy chuột ở các nút tương ứng:

 Nháy nút để căn lề trái  Nháy nút để căn giữa trang

 Nháy nút để căn lề phải  Nháy nút để căn thẳng cả hai lề

2 Trên thước đo ngang có các con trỏ dùng để điều chỉnh một cách trực quan lề của đoạn vănbản Để điều chỉnh, ta đưa con trỏ của chuột vào con trỏ tương ứng và kéo nó đến vị trí cầnthiết Hình sau đây mô tả chức năng của các con trỏ đó:

3 Trên thanh công cụ định dạng còn có hai nútlệnh và Có thể sử dụng hai nút này để

tăng giảm khoảng cách thụt vào ở bên trái của đoạn văn bản một cách nhanh chóng: nháy

chuột ở nút sẽ làm tăng khoảng cách đó, còn nháy ở nút cho kết quả ngược lại

Sử dụng lệnh Format\ Paragraph

Để định dạng chính xác hơn bằng cách cho các số đo cụ thể, ta sử dụng lệnh Paragraph trong bảng chọn Format Nháy Format để mở bảng chọn và nháy Paragraph để hiển thị hộp thoại

Paragraph (xem hình dưới)

 Trong ô Alignment (Căn chỉnh) có các tùy chọn: Left (lề trái), Right (lề phải), Centered (căn giữa) và Justified (chỉnh thẳng cả hai lề) Muốn định dạng kiểu nào, ta nháy chuột ở dòng đó và nháy nút OK

 Trong vùng Indentation (Lề), cho số đo vào ô bên phải Left (Trái) và/hoặc Right (Phải) và nháy OK để đoạn văn được thụt lề trái và/hoặc lề phải một đoạn tương ứng.

b Khoảng cách giữa các đoạn

Chỉ có thể thiết đặt khoảng cách giữa các hàng bằng hộp thoại Paragraph (xem hình trang 93)

 Trong ô Spacing (Khoảng cách giữa đoạn), ta cho số đo vào bên phải ô Before (Trước) và/hoặc After (Sau) để thiết đặt khoảng cách giữa đoạn văn và đoạn văn trước nó và/hoặc

đoạn văn sau nó

Khi m t o n v n b n có kho ng cách cho trột phần rất ít trong số đ ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ư c nó n m ằng cách sử dụng các ở cách xa nhau trong các văn bản dài đần rất ít trong sốu m t trang, thông thột phần rất ít trong số ư ngkho ng cách ó s b b qua, nh ng trong m t s trảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các đ ẽ đưa dấu chèn lên trên hay xuống dưới một ị trên thanh bảng chọn ỏ trên ư ột phần rất ít trong số ố ư ng h p nh o n ư đ đần rất ít trong sốu tiên c a m t t iủa Word có các nhóm lệnh sau đây: ột phần rất ít trong số ào các lệnh Các

li u (ệnh Các đều nút như vậy Những nút ụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các m c) thì kho ng cách ó v n ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các đ ẫn được giữ nguyên đư c gi nguyên ững nút

? Đừng nhấn phím ENTER khi muốn làm tăng khoảng cách giữa các đoạn văn Hãy chọn

Format\Paragraph để điều chỉnh khoảng cách trước hay sau một đoạn văn Đừng gõ

phím TAB hay SPACE nhiều lần để làm tăng khoảng thụt vào đầu đoạn văn

c Khoảng cách giữa các hàng

Khoảng cách đặt trước giữa các hàng trong một đoạn văn là khoảng cách đơn Khi thay đổikhoảng cách giữa các hàng trong một đoạn văn, ta tác động tới tất cả các hàng trong đoạn văn bảnđược chọn hay chứa dấu chèn

Đặt khoảng cách giữa các đoạn văn xác định nên độ cao (và chiều sâu) của mọi hàng trong đoạnvăn bản Độ cao này thay đổi tùy thuộc vào phông chữ và cỡ chữ lớn nhất sử dụng trong đoạnvăn

 Để thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn văn bản, ta chọn

Format\Paragraph, nháy trang Indents and Spacing và chọn kiểu thích hợp

trong ô Line Spacing (hình bên) Ta có thể lựa chọn giữa Single (khoảng

cách đơn), 1.5 Lines (1,5 khoảng đơn), Double (khoảng cách đúp), At Least

(ít nhất), Exactly (chính xác) và Multiple (nhiều hàng) Nếu chọn At Least

hay Exactly, ta phải cho một số đo trong hộp At ở bên, còn nếu chọn

Multiple thì phải cho số hàng (xem hình trang 93).

d Định dạng dòng đầu tiên

Các đoạn văn bản thường có ba cách bố trí dòng đầu tiên: hoặc là căn thẳng lề trái, thụt vào mộtkhoảng nào đó so với các dòng tiếp theo và thụt lề từ dòng thừ hai trở đi (đoạn “treo”) Để địnhdạng nhanh chóng ta sử dụng các con trỏ trên thước (xem hình thứ hai, trang 92.)

 Kéo con trỏ trên thước đo để tạo ra khoảng thụt vào cần thiết cho dòng đầu tiên Ta có thểkéo con trỏ cả về bên trái, lúc đó dòng đầu tiên sẽ nhô ra ngoài lề trái của trang

 Kéo phần tam giác ở trên con trỏ trên thước đo về vị trí thích hợp để định dạng thụt lề từdòng thứ hai trở đi

Để định dạng chính xác hơn ta chọn lệnh Format\Paragraph Để dòng đầu tiên thụt lề, dưới ô

Special (Đặc biệt) trong hộp thoại Format ta chọn First line (Dòng đầu tiên), cho số đo vào ô By

và nháy OK Để tạo ra đoạn treo, ta chọn Hanging và cho số đo vào ô By rồi nháy OK.

e Sử dụng Format Painter (Chổi định dạng)

Nút Format Painter (Chổi định dạng) trên thanh công cụ chuẩn là một công cụ khá hiệu lực

và thuận tiện để thực hiện các công việc định dạng một cách nhanh chóng và thống nhất Nguyêntắc sử dụng nút này rất đơn giản: giả sử ta có một đoạn văn bản đã định dạng một cách hoàn hảo

và muốn những phần nào đó trong văn bản cũng được định dạng giống như thế Nút dùng đểsao chép các thiết đặt định dạng của một đoạn này sang một đoạn khác Để sao chép định dạng từđoạn nào đó sang đoạn thứ hai, chúng ta tiến hành như sau:

1 Chọn đoạn văn đã được định dạng rồi nháy trên thanh công cụ chuẩn Nếu di chuyển chuột,con trỏ của nó bây giờ có hình dạng cái chổi sơn

2 Kéo thả chuột trên đoạn văn cần định dạng

Nếu muốn định dạng nhiều đoạn văn bản, ta có thể nháy đúp ở bước 1 Khi đã định dạng xongtất cả các đoạn cần thiết, con trỏ chuột vẫn giữ hình dáng cũ Ta phải nháy chuột một lần nữa ởnút đển thị trên thanh bảng chọn con tr c a chu t tr v hình d ng c ỏ trên ủa Word có các nhóm lệnh sau đây: ột phần rất ít trong số ở cách xa nhau trong các văn bản dài ều nút như vậy Những nút ũi tên:

? Nếu chỉ cần sao chép các định dạng đoạn văn, ở bước 3 ta chỉ cần nháy chuột tại một

nơi nào đó trong đoạn văn Để sao chép cả các định dạng về phông và đoạn văn ta phảikéo thả chuột trên hết đoạn văn cần định dạng

f Thiết lập các điểm dừng (Tabs)

Tại bên trái của thước đo có một nút được gọi là nút chọn điểm dừng Khởi đầu nút đó có dạng

(dùng để căn thẳng trái), nháy chuột ở đó, nó biến thành dạng (dùng để căn thẳng giữa), nháychuột lần thứ hai ở đó nó sẽ có dạng (dùng để căn thẳng phải) và cuối cùng, nếu nháy chuộtthêm một lần nữa, nó có dạng Sử dụng nút này ta có thể thiết đặt nhanh các điểm dừng để căntrái, căn giữa hay căn phải văn bản

Để đặt điểm dừng, ta nháy chuột tại vị trí thích hợp trên thước ngang Nếu điểm dừng không đúng

vị trí trên thước, muốn di chuyển nó sang vị trí khác hay xóa điểm dừng đó, ta chỉ việc kéo điểm

dừng tới vị trí thích hợp hay ra khỏi khu vực của thước

Khi cần di chuyển dấu chèn đến một vị trí điểm dừng ta nhấn phím TAB Khi gõ văn bản, cácđoạn văn sẽ được căn chỉnh theo tính năng của từng nút (Xem hình minh hoạ trên và bài thựchành)

g T o ch cái l n ạng văn bản ữ cái lớn đầu đoạn văn ớn đầu đoạn văn đầu đoạn văn đ ạng văn bản u o n v n ăn bản

Tạo chữ cái lớn đầu một đoạn văn bản thường được sử dụngnhiều trong việc trình bày trên các loại báo chí Có hai kiểu tạochữ cái lớn đầu một đoạn văn bản: trong lề và ngoài lề Khi tạochữ cái lớn đầu tiên cho một đoạn văn, Word tạo ra một khung vàđặt chữ cái vào trong khung đó Cũng có thể chèn một hình vẽlàm ký tự đầu tiên của một đoạn Kích thước hình vẽ sẽ được tựđộng điều chỉnh để vừa với số dòng mong muốn

Để tạo định dạng như thế ta thực hiện các bước sau (xem hìnhbên):

1 Đặt dấu chèn vào đoạn văn bản ta muốn tạo chữ lớn thảxuống Nếu đánh dấu một phần hay cả từ đầu thì cả từ đầu sẽđược định dạng theo cỡ chữ lớn

2 Chọn Format\Drop Cap (Chữ cái lớn).

3 Nháy chuột ở một trong ba khả năng lựa chọn trong ô Position (Vị trí): None (Không),

Dropped (Thò xuống) và In Margin (Ngoài lề).

4 Trong hộp Font (phông) ta có thể chọn phông chữ.

5 Chọn số hàng chữ đầu thả xuống ở ô Lines to drop (Số dòng thả xuống).

6 Chọn khoảng cách từ bên phải chữ đầu tới phần còn lại ở ô Distance from text (Khoảng cách

tới lề đoạn văn)

7 Nháy nút OK.

2.3 Kẻ đường biên và tạo màu sắc nền cho đoạn văn

Ta có thể tạo ra nhiều hiệu ứng bất ngờ một cách dễ dàng Một trong số đó là việc tạo đườngbiên, khung cho một đoạn văn bản hoặc màu sắc nền cho nó Hình dưới minh họa một vài khảnăng

Ta thực hiện các bước sau đây khi muốn kẻ đường biên, tạo ra vệt bóng và mẫu nền cho đoạn vănđược chọn

a Kẻ đường biên

1 Nháy Format\Borders and Shading (Đường biên và Vệt bóng) và nháy trang Borders

(Đường biên) (xem hình minh họa dưới, bên trái)

2 Cuốn hộp Width: (Độ rộng:) xuống và chọn độ đậm thích hợp cho đường kẻ

3 Trong hộp Color: (Màu sắc:), nháy màu ta muốn.

4 Nháy chọn ô Box (Viền quanh) nếu muốn kẻ mọi đường biên xung quanh Nếu không muốn kẻ hết đường biên, ta nháy ô Custom (Tùy chọn) và nháy các ô , , và ở phần bên phải để kẻ các đường biên tùy ý Phần Preview (Xem trước) cho ta hình ảnh minh họa Muốn đặt khoảng cách từ đường biên đến văn bản ta nháy nút Options (Tùy chọn) và cho giá trị khoảng cách, sau đó nháy OK.

5 Cuối cùng nháy OK.

2 Trong ô Color (Màu) chọn một màu bất kỳ theo ý thích Mẫu được hiển thị ở ô bên phải để

ta có thể xem trước Sau cùng nháy OK.

? Trên thanh công cụ định dạng, ta thường thấy có nút , nút này dùng để giúp thực

hiện nhanh một số thao tác có liên quan tới việc tạo đường biên cho các đoạn văn bản.Khi tạo đường biên, nếu dấu chèn đang ở trong đoạn văn bản thì biên sẽ được kẻ kéodài từ lề trái sang hết lề phải của đoạn văn Bất kỳ khoảng cách cho thêm vào đoạn văn

bằng lệnh Format \Paragraph\Spacing sẽ không được tính vào chiều cao mà chỉ có

chiều cao thuần túy của đoạn văn bản Để có đường biên cho một đoạn văn là một dòngngắn ta nên chuyển các con trỏ trên thước để điều chỉnh lề của đoạn văn

2.4 Tạo danh sách khoản mục dạng ký hiệu và số thứ tự

Muốn tạo những phần văn bản có tính chất liệt kê dưới dạng danh sách các khoản mục, chúng ta

sử dụng các nút và hoặc lệnh Format\Bullets and Numbering (Ký hi u v S th t ):ệnh Các ào các lệnh Các ố ứng dụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ự động xuống hàng khi đã tới cuối hàng và không thể

Các hành tinh trong Hệ Mặt trời

2 Xem xét kế hoạch phát triển

3 Trình bày tại Hội thảo

4 Khởi hành đi TP Hồ Chí Minh

a Để tạo nhanh danh sách các khoản mục, ta thực hiện các bước sau:

1 Chọn các dòng cần đưa vào danh sách

2 Thực hiện một trong hai thao tác sau:

 Nháy trên thanh công cụ Định dạng khi muốn đặt dấu chấm đen trước các khoản mục;

 Nếu muốn đánh số thứ tự, ta nháy chuột ở nút

3 Muốn loại bỏ một khoản mục nào đó trong danh sách, chỉ cần nháy lại nút tương ứng

b Cách thứ hai là chọn lệnh Format\Bullets and Numbering

1 Chọn các dòng cần đưa vào danh sách

2 Nháy lệnh Format\Bullets and Numbering

3 Thực hiện một trong hai thao tác sau:

 Nháy trang Bulleted (Dấu) khi muốn đặt dấu đặc biệt trước các khoản mục;

 Nếu muốn đánh số thứ tự, ta nháy trang Numbered (đánh số)

4 Chọn ô tương ứng với kiểu định dạng cần thiết và nháy nút OK.

? Để sửa đổi kiểu của các các khoản mục, ví dụ như không dùng dấu  mà dùng dấu 

hay dấu  hoặc thay vì 1., 2 ta cần dạng 1), 2) chẳng hạn, sau khi chọn một trong hai

trang trên ta nháy chuột ở nút Customize (Tùy chọn) Hộp thoại hiện ra để ta có thể

thực hiện các sửa đổi Để chọn các ký tự làm dấu, có thể chọn phông chữ và chọn các

ký tự trong phông chữ đó cũng như vị trí của ký tự dấu đối với văn bản Đối với khoảnmục đánh số, ta còn có thể cho thêm các ký tự khác vào trước hay sau số thứ tự, ví dụnếu không thích kiểu 1., ta có thể sửa đổi thành [1]

Thực hành

Bài 1 Tạo văn bản mới và thực hiện các định dạng ký tự

1 Khởi động Word với một văn bản mới

2 Mở bảng chọn Format, nháy Font, chọn trang Font và trong ô Font: dùng thanh cuốn bên phải để thấy và chọn phông VnTime Nháy nút Default (Ngầm định) để đặt phông ngầm định cho thân văn bản là VnTime Khi xuất hiện hộp thoại để ta khẳng định lại, nháy Yes.

3 Gõ các từ Dự báo thời tiết Nhấn ENTER sau từ cuối cùng để tạo đoạn văn mới và gõ Phía tây Bắc Bộ: Nhấn ENTER

4 Nháy nút để thấy các ký tự ả ở cuối từng đoạn văn bản Nháy lại để về chế độ hiển thị

bình thường Chọn các từ Dự báo thời tiết.

5 Nháy mũi tên bên phải hộp phông trên thanh công cụ định dạng và chọn VnArial.Nháy mũi tên bên phải hộp kích thước và chọn 36

6 Nháy nút để tạo chữ đậm Nháy nút để tạo chữ vừa đậm vừa nghiêng Nháy nút mộtlần nữa để chỉ giữ lại chữ đậm

7 Nháy Format\Font , sau đó chọn Dark Red (Đỏ sẫm) trong ô Color (Màu) và đánh dấu ô

Shadow (Bóng) Quan sát vùng Preview (Xem trước), cuối cùng nháy OK.

8 Chọn đoạn văn Phía tây Bắc Bộ: Nháy mũi tên bên phải hộp kích thước và chọn 18.Nháy nút và nút để tạo chữ vừa đậm vừa nghiêng.Chú ý rằng trong suốt quá trình này,phần văn bản vẫn được chọn Nháy chuột tại nơi nào đó ở ngoài để hủy bỏ kết quả chọn

9 Nháy nút để lưu văn bản Khi hộp thoại Save As hiện ra, hãy gõ Bai2vào ô File name

(Tên tệp)

10 Nháy File\Close để đóng tệp văn bản Bai2.

Bài 2 Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự

1 Khởi động Word với một văn bản mới

2 Gõ đoạn văn Người thầy mang quân hàm xanh Nhấn ENTER

3 Chọn đoạn văn trên, nháy mũi tên bên phải hộp phông trên thanh công cụ định dạng

và chọn VnArial Nháy mũi tên bên phải hộp kích thước và chọn 26

4 Nháy nút để tạo chữ đậm Nháy mũi tên bên phải hộp kích thước và chọn 28 Quansát rằng khi chọn 26, đoạn trên nằm trên một dòng, còn với kích thước 28 thì trên hai dòng

5 Nháy Format\Font, chọn lại cả đoạn đó và chọn trang Character Spacing Nháy mũi tên bên phải ô Spacing và chọn Condensed (Co vào), sau đó chọn 1pt ở ô bên phải Nháy OK.

Các chữ trong đoạn văn được đưa về sát nhau hơn và nằm trên một dòng

6 Nháy File\Close để đóng văn bản và khi được hỏi có lưu không, hãy nháy No (Không).

Bài 3 Tạo chỉ số trên và chỉ số dưới

1 Khởi động Word với một văn bản mới

2 Gõ công thức H2O như sau: Gõ H, ấn đồng thời các phím CTRL và =, gõ số 2, một lần nữanhấn đồng thời các phím CTRL và = để trở lại chế độ bình thường và gõ O Nhấn ENTER

3 Gõ công thức x n +y n = z n như cách trên (thay vì nhấn đồng thời các phím CTRL và =, hãy nhấnđồng thời các phím CTRL, SHIFT và =) Nhấn ENTER

4 Gõ H2O và xn+yn=zn.

5 Chọn số 2 Nháy Format\Font Nháy chọn ô Subscript (Chỉ số dưới) Đưa dấu chèn vào

trước x trong xn Nhấn giữ phím SHIFT và nhấn phím mũi tên sang phải Chú ý riêng chữ x được chọn Nháy nút Thực hiện tương tự với y và z.

6 Chọn n Nháy Format\Font Nháy chọn ô Superscript (Chỉ số trên) Thực hiện tương tự

với hai chữ n còn lại So sánh hai cách định dạng.

7 Nháy File\Close để đóng văn bản và khi được hỏi có lưu không, hãy nháy No (Không).

Bài 4 Định dạng đoạn văn

1 Mở Word với tệp văn bản Bai2 được lưu sau Bài 1

2 Nháy chuột trong cụm từ Dự báo thời tiết Kéo con trỏ ở lề phải trên thước ngang vào xấp

xỉ điểm 13 để đặt lề phải cho đoạn văn này

3 Đưa dấu chèn vào cuối từ tiết, nhấn SPACE và chèn hôm nay vào sau từ tiết.

4 Lưu ý rằng Word tự động xuống dòng khi gặp lề phải, từ nay được đưa xuống dòng dưới.

Chọn cả cụm từ Dự báo thời tiết hôm nay và nháy Format\Font Chú ý rằng trong hộp thoại

Font trên trang Font các lựa chọn VnArial, Bold, 36 được điểm sáng chứng tỏ cụm từ đang

chọn có những định dạng này Nháy trang Character Spacing (Khoảng cách giữa các ký tự)

và chọn 80% trong ô Scale Nháy OK Đoạn văn được đưa về một dòng.

5 Chọn lại cả cụm từ đó và mở lại trang Character Spacing trên hộp thoại Fonts Nháy mũi tên bên phải ô Spacing và chọn Condensed (Co vào), sau đó chọn 1.5pt ở ô bên phải Nháy

OK Các chữ trong đoạn văn được đưa về sát nhau hơn.

6 Chọn lại đoạn Dự báo thời tiết hôm nay và nháy nút để căn giữa Chú ý rằng đoạn vănkhông phải được căn giữa trang mà được căn giữa lề trái và lề phải (giữa và trên thước).

7 Đặt dấu chèn vào đoạn văn và nháy Format\Paragraph Ghi nhớ các số đo trong mục

Indentation (Thụt lề) ở các ô Left (Trái) là 0cm và Rỉght là 2.24cm Nháy ô After (Sau)

trong mục Spacing để chọn 24pt Nháy OK

8 Đưa dấu chèn vào cuối dấu : trong đoạn Phía tây Bắc Bộ: Nhấn ENTER và gõ Nhiều mây, có mưa nhỏ Gió nhẹ Trời rét Nhấn ENTER Nhập đoạn văn Phía đông Bắc Bộ và Thanh Hóa: Đêm và sáng có mưa nhỏ Gió đông bắc cấp 2, cấp 3 Trời rét Nhấn ENTER Nhập tiếp đoạn

văn Tại một số tỉnh, thành phố Nhấn ENTER Gõ tiếp Lai Châu: Có mưa Nhiệt độ 12-16 độ Sơn La: Có mưa Nhiệt độ 9-12 độ.

9 Chọn đoạn văn Phía tây Bắc Bộ: Nháy Format và chọn Paragraph (Đoạn văn) Chọn Left

(Trái) trong ô Alignment (Sắp xếp) Cho 1cm trong ô Left (Trái) ở vùng Identation (Lề)

bằng cách nháy chuột trong ô hiện số đo và gõ từ bàn phím

10 Nháy mũi tên bên phải ô Before (Trước) trong ô Spacing (Khoảng cách) để đặt 12pt Thực hiện tượng tự với ô After (Sau) để đặt 12pt Nháy OK.

11 Chọn đoạn văn bản Nhiều mây, có mưa nhỏ Gió nhẹ Trời rét Sử dụng các nút trên thanh

công cụ hay lệnh Font trong bảng chọn Format để chọn phông VnArial cỡ 11pt

12 Nháy Format và chọn Paragraph (Đoạn văn) Chọn Left (Trái) trong ô Alignment (Sắp xếp) Cho 2cm trong ô Left (Trái) ở vùng Identation (Lề) bằng cách nháy chuột trong ô hiện

số đo và gõ từ bàn phím Nháy OK.

13 Nháy nút để lưu văn bản

Bài 5 Căn chỉnh lề và sử dụng chổi định dạng

1 Chọn đoạn văn bản Phía tây Bắc Bộ: Nháy nút Đưa con trỏ chuột lên trên đoạn văn Phía đông Bắc Bộ và Thanh Hóa: Nhấn chuột và kéo từ đầu đến cuối đoạn văn Ta thấy đoạn này được định dạng như đoạn Phía tây Bắc Bộ:.

2 Chọn đoạn văn bản Nhiều mây, có mưa nhỏ Gió nhẹ Trời rét Nháy nút Đưa con trỏ chuột lên trên đoạn văn Đêm và sáng có mưa nhỏ Gió đông bắc cấp 2, cấp 3 Trời rét Nhấn

chuột và kéo từ đầu đến cuối đoạn văn Quan sát các thay đổi về định dạng

3 Đặt điểm chèn trước hai từ Sơn La và nhấn ENTER

4 Chọn đoạn văn bản Phía tây Bắc Bộ: Nháy nút Đưa con trỏ chuột lên trên đoạn văn Tại một số tỉnh, thành phố Nhấn chuột và kéo từ đầu đến cuối đoạn văn Ta thấy đoạn này được định dạng như đoạn Phía tây Bắc Bộ:.

5 Nháy nút để lưu văn bản Nháy File\Close để đóng văn bản.

Bài 6 Thực hiện các định dạng đoạn văn

1 Mở văn bản trống mới và gõ ba đoạn văn ngắn tùy ý, mỗi đoạn ít nhất gồm ba hay bốn dòng

2 Chọn cả đoạn văn thứ nhất, nháy lần lượt các nút , , và Quan sát kết quả

3 Cho điểm chèn vào đoạn văn thứ hai và nháy Nháy Format\Paragraph Trong các ô

Left và Right ở Indentation hãy cho 2cm.

4 Trong các ô Before và After ở Spacing hãy nháy mũi tên để đặt 18pt và 6pt.

5 Chọn First line (Dòng đầu) trong ô Special (Đặc biệt) và cho 1cm trong ô By (Bằng).

6 Chọn 1.5 lines (1,5 dòng) trong ô Line spacing (Khoảng cách dòng) Nháy OK.

7 Đưa dấu chèn vào đoạn thứ ba, nháy Format\Paragraph Chọn Hanging (Đoạn treo) trong ô

Special (Đặc biệt) và cho 1.5cm trong ô By (Bằng) Nháy OK Quan sát các kết qủa.

8 Lưu văn bản với tên Bai3 và đóng văn bản

Bài 7 Thiết lập các điểm dừng

1 Chọn File\New Nháy General, và nháy đúp biểu tượng Blank Document

2 Nháy nút chọn điểm dừng đến khi nó phản ánh điểm dừng căn thẳng trái Trên thước, nháy

chuột ở điểm 1 Điểm dừng căn thẳng trái xuất hiện

3 Nháy lại Điểm dừng thay đổi thành căn giữa Trên thước, nháy chuột tại điểm 5

4 Nháy lại Điểm dừng thay đổi thành căn thẳng phải Trên thước, nháy điểm 9

5 Nhấn phím TAB Gõ Căn thẳng Trái Nhấn phím TAB Gõ Căn giữa Cuối cùng nhấn phím

TAB Gõ Căn thẳng Phải

6 Nhấn phím ENTER và lặp lại bước 5 với ba từ Trái, Giữa và Phải Tài liệu bây giờ hiển thị ba

điểm dừng có thể có trong Word như minh họa dưới đây:

Căn thẳng trái Căn thẳng giữa Căn thẳng phải

7 Nháy File\Close để đóng văn bản và khi được hỏi có lưu không, hãy nháy No (Không).

Bài 8 Tạo chữ cái lớn thả xuống

1 Khởi động Word và mở tệp văn bản Bai2.

2 Đặt dấu chèn vào đoạn văn thứ nhất và nháy Format\Drop Cap

3 Nháy biểu tượng trên Dropped (Thò xuống) ở giữa vùng Position (Vị trí) Nháy mũi tên

trong ô Font: (Phông) và chọn phông chữ VnArial.

4 Giữ nguyên số dòng mặc định 3 trong ô Lines to drop (Số dòng thả xuống) và khoảng cách

mặc định 0cm trong ô Distance from text (Khoảng cách tới đoạn văn).

5 Nháy OK và quan sát kết quả.

6 Chọn toàn bộ từ đầu tiên của đoạn văn thứ ba và nháy Format\Drop Cap

7 Nháy biểu tượng trên In margin (Ngoài lề) ở bên phải vùng Position Nháy mũi tên trong ô

Font: và chọn phông chữ VnArial.

8 Đặt số dòng ở ô Lines to drop lên 5 và khoảng cách trong ô Distance from text lên 0.1cm.

9 Nháy OK và quan sát kết quả

10 Nháy File\Close để đóng văn bản và khi được hỏi có lưu không, hãy nháy Yes (Có).

Bài 9 Kẻ đường biên và tô màu nền

.

4 Nháy chuột trong cụm từ Dự báo thời tiết và nháy chọn Format\Paragraph Trong hộp thoại

Paragraph đặt 1.1cm trong ô Left (trái) và 3.1cm trong ô Right (phải) dưới dòng Indentation (Lề) Chú ý sự thay đổi vị trí của các con trỏ và trên thước Nháy OK.

5 Chọn Format\Borders and Shading và nháy trang Borders Trong ô Style (Kiểu) chọn kiểu

đường thẳng đầu tiên

6 Cuốn hộp Width: (Độ rộng:) xuống và chọn độ đậm 6pt (dòng ) Trong ô Color (Màu), chọn màu Blue (Xanh) Nháy ở hai nút và ở bên phải để chọn biên trên và biêndưới

7 Để hai đường kẻ trên và dưới cách xa hơn, ta nháy Option (Tùy chọn) Đặt 4pt trong cả hai ô

Top (Đỉnh) và Bottom (Đáy) Sau đó nháy OK hai lần

8 Chọn lại Format\Borders and Shading và nháy trang Shading (Màu nền)

9 Trong mục Patterns (Mẫu), nháy hộp danh sách Style: (Kiểu) và nháy Solid 100%.

10 Trong hộp danh sách Color (Màu), nháy màu Dark Yellow (Vàng đậm) (ô thứ tư, hàng thứ

hai dưới lên) (Ta có thể chọn một màu bất kỳ theo ý thích Mẫu được hiển thị ở ô bên phải )

11 Nháy OK để kết thúc

12 Lưu và đóng tệp văn bản

Bài 10 Định dạng kiểu khoản mục

1 Khởi động Word với một văn bản trống và gõ nội dung như minh họa trên hình ở trang 96

Để tạo danh sách khoản mục cần nhấn phím ENTER sau mỗi dòng

2 Chọn các dòng: Sao Hỏa, Sao Thủy, Trái đất và dòng Sao Kim, sau đó nháy chuột ở nút

3 Nháy nút để tăng hiệu quả phân biệt

4 Chọn các dòng từ Gặp Phó Giám đốc đến đi TP Hồ Chí Minh Nháy nút

5 Để thêm vào một đoạn mới, đặt dấu chèn sau Hội thảo và nhấn ENTER Một dòng trống với

số thứ tự 4 được chèn vào Dòng …đi TP Hồ Chí Minh bây giờ thành dòng thứ 5 và dấu chèn

ở đầu dòng trống Gõ Tiếp khách.

6 Đặt dấu chèn vào dòng …kế hoạch phát triển và nháy nút Quan sát các thay đổi.

7 Đóng văn bản, nhưng không lưu

Bài 11 Hoàn thành định dạng Bai1.

1 Mở tệp văn bản Bai1 Đặt dấu chèn trước từ Sơn La và nhấn ENTER

2 Chọn đoạn Nhiều mâyi…Trời rét Nháy nút

3 Nhấn chuột và kéo hết hai đoạn cuối cùng rồi thả chuột Hai đoạn này được định dạng lại vàđang được chọn Nháy chuột trên đoạn cuối cùng

4 Nháy Format\Paragraph và đặt 6pt ô Before (Trước) Đoạn cuối tách xa một chút so với

đoạn trước

5 Định dạng các từ Lai Châu và Sơn La bằng phông VnArialH với kiểu chữ đậm Sau đó chọn

cả hai đoạn cuối cùng

6 Chọn Format\Bullets and Numbering Nháy trang Bulleted.

7 Chọn một ô (kiểu đánh số) bất kỳ (trừ ô thứ nhất None) Nháy chuột ở nút Customize

8 Trong hộp thoại tiếp theo hãy nháy nút Font (Phông) và sau đó chọn phông Symbol (Ký hiệu) với cỡ 16 Nháy OK.

9 Nháy nút Bullet (Dấu) Chọn ký tự  trên bảng phông vừa xuất hiện (hàng thứ 5 trên xuống, cột thứ 5 phải sang Nháy OK.

10 Nháy OK lần nữa Hai đoạn cuối cùng được định dạng theo kiểu khoản mục với dấu  ở đầu

3 Các lệnh định dạng ký tự biến đổi đối tượng đơn giản nhất của văn bản là các ký tự Các lệnh

này có trong hộp thoại Font của bảng chọn Format

4 Các lệnh định dạng đoạn văn là các lệnh tác động đến các đoạn văn như là một đơn vị thốngnhất Chúng biến đổi dáng vẻ của toàn bộ đoạn văn chứ không phải một phần nào đó của nó

Các lệnh này có trong hộp thoại Paragraph của bảng chọn Format và các hộp thoại khác.

5 Có thể thực hiện nhanh chóng một số lệnh định dạng đơn giản bằng cách sử dụng các nútlệnh trên thanh công cụ định dạng, các con trỏ trên thước ngang hay đặt các điểm dừng trênthước

6 Nút lệnh Format Painter là công cụ cho phép sao chép nhanh các định dạng từ một phần

văn bản sang một phần văn bản khác

3 Định dạng nhanh và nhất quán: Khái niệm về kiểu và mẫu

Các đoạn văn là những thành phần cơ bản của văn bản Mỗi đoạn văn được kết thúc khi ta nhấnphím ENTER Nói chung, việc định dạng văn bản thường được thực hiện theo từng đoạn văn bản Nếu phải định dạng một văn bản dài gồm nhiều đoạn văn thì khi định dạng từng đoạn văn ta phảilặp đi lặp lại những thao tác nhất định Cũng có thể dùng chổi định dạng để sao những đặc trưngđịnh dạng của một đoạn văn mẫu cho phần còn lại Dù thế, đó vẫn là những việc tiêu phí nhiềuthời gian và buồn tẻ

Với việc sử dụng kiểu và mẫu, việc định dạng sẽ nhanh chóng hơn Điều quan trọng hơn là khi

dùng kiểu và mẫu, văn bản sẽ được định dạng một cách nhất quán Chúng ta tạo ra một đoạn văn

có các định dạng nhất định để làm “khuôn”, sau đó áp dụng “khuôn” này cho những đoạn văn bản

khác nhau Ta gọi đoạn văn làm “khuôn” đó là kiểu Chú ý rằng kiểu không phải là một đoạn văn

thực sự trên văn bản Nó chỉ được định nghĩa và lưu trong tệp văn bản mà thôi

Có thể ví kiểu như một khuôn đúc có sẵn và từ khuôn đúc đó chúng ta có thể tạo ra nhiều sảnphẩm giống nhau Ví dụ như sử dụng miệng một chiếc chén để vẽ nhiều hình tròn giống hệt nhau

Có điều khác biệt cơ bản: khi thay đổi hình dáng miệng chén, các hình tròn đã được vẽ không thểthay đổi, còn khi thay đổi kiểu, định dạng của các đoạn văn theo kiểu đó sẽ được thay đổi theo

3.1 Ki u và ển dấu chèn định dạng văn bản nh d ng theo ki u ạng văn bản ển dấu chèn

Kiểu là một tập hợp các đặc trưng định dạng được nhóm gộp dưới một tên kiểu Chúng ta tạo một kiểu bằng cách chọn các đặc trưng định dạng và gán cho nhóm các đặc trưng định dạng này một tên được gọi là tên kiểu.

Sau đó ta có thể định dạng một hay nhiều đoạn văn bản theo các đặc trưng nói trên theo tên này

và chỉ bằng một bước thao tác

Tương đương với hai khái niệm định dạng ký tự và định dạng đoạn văn, các kiểu trong Wordcũng được chia thành hai nhóm:

 Kiểu đoạn: Đó là các kiểu xác định các định dạng đoạn văn (tác động tới toàn bộ đoạn văn

bản) Ngoài các đặc trưng định dạng ký tự, kiểu đoạn chứa các đặc trưng định dạng đoạn văn

là chính Hầu hết các kiểu được sử dụng trong Word là kiểu đoạn

 Kiểu ký tự: Là các kiểu có các đặc trưng định dạng ký tự.

Word có một số kiểu được thiết kế sẵn Khi mở một tệp văn bản mới, Word tự động định dạng

văn bản theo các kiểu đó: theo kiểu có tên Normal cho thân văn bản, kiểu Header cho các trang trí ở đầu trang và chân trang, kiểu Page Number cho số trang

Bên trái thanh công cụ định dạng là hộp kiểu Nếu di chuyển điểm chèn đến đoạn văn bản nào thì

hộp này hiển thị tên của kiểu áp dụng cho việc định dạng đoạn văn đó (hình dưới, bên trái).Nếu nháy chuột ở mũi tên bên phải ô đó, một danh sách cho biết các kiểu hiện có trong văn bản

Đầy đủ hơn, nếu nháy Style (Kiểu) trong bảng chọn Format, ta sẽ thấy tất cả các kiểu đã được

cài đặt (hình dưới, bên phải) Mỗi một kiểu mang một tên khác nhau Các kiểu đoạn có biểutượng ả đứng trước, còn những kiểu ký tự được phân biệt bởi đứng trước.

a Áp dụng các kiểu để định dạng

Định dạng một đối tượng theo một kiểu nào đó có nghĩa là biến đổi đối tượng đó để nó có các đặctrưng định dạng như các định dạng được lưu trong kiểu Ta áp dụng một kiểu cho một phần vănbản được chọn bằng cách:

 Nháy để mở hộp kiểu trên thanh công cụ định dạng và nháy chuột để chọn kiểu thích hợp

 Nếu không thấy kiểu cần thiết trong hộp kiểu (kiểu đó chưa có trong văn bản hiện thời), nháy

chọn Style (Kiểu) trong bảng chọn Format, chọn kiểu thích hợp và nháy Apply.

? Để áp dụng kiểu đoạn cho một đoạn văn, ta phải chọn cả đoạn văn hoặc đưa dấu chèn

vào một vị trí nào đó trên đoạn văn Để áp dụng kiểu ký tự, ta cần chọn phần văn bảncần thiết

Như đã biết, kiểu đoạn gồm cả định dạng đoạn văn và định dạng ký tự Khi áp dụng kiểu đoạncho một đoạn văn, có thể xảy ra một trong hai trường hợp sau:

 Một phần đoạn văn được chọn: Khi đó chỉ có định dạng ký tự của kiểu được áp dụng cho

phần được chọn

 Dấu chèn ở trong đoạn văn cần định dạng và không chọn bất kỳ phần nào hoặc cả đoạn văn được chọn: Cả định dạng đoạn văn lẫn định dạng ký tự trong kiểu được áp dụng cho toàn bộ

đoạn văn bản

b Sửa đổi kiểu hiện có

Ta có thể sửa đổi một kiểu hiện có để cho phù hợp với mục đích của của mình Sau khi sửa đổi một kiểu, những phần văn bản có kiểu đó sẽ được thay đổi định dạng theo kiểu y hệt như ta sửa đổi trực tiếp chúng

Việc sửa đổi một kiểu được thực hiện trong hộp thoại Modify Style (Sửa đổi kiểu) xuất hiện khi nháy chọn Format\Style (Kiểu), nháy chuột ở tên kiểu cần sửa đổi trong hộp danh sách Styles

và nháy nút Modify (Sửa đổi) (xem hình trang 103)

Trong hộp thoại này quan trọng nhất là nút Format (Định dạng) Nháy nút này để chọn trong

danh sách tiếp theo các lệnh thích hợp Việc sửa đổi được thực hiện trong các hộp thoại tương tự

như trong mục trước Ví dụ như nếu chọn Font , ta sẽ có hộp thoại Font (Phông) hoặc nháy

Paragraph ta có hộp thoại Paragraph

Sau các sửa đổi, ta nháy OK trong hộp thoại Modify Style để trở lại hộp thoại Style Nháy tiếp nút Apply (Áp dụng) để áp dụng ngay kiểu mới sửa đổi cho văn bản có dấu chèn, còn nháy Close

(Đóng) để sửa đổi kiểu mà không áp dụng cho đoạn văn đó

c Tạo kiểu mới

Để tạo kiểu mới chúng ta nháy Style (Kiểu) trong bảng chọn Format (Định dạng), sau đó nháy nút New (Mới) Hộp thoại New Style (Kiểu mới) hiện ra Hộp thoại này giống hệt hộp thoại

Modify Style (Sửa đổi kiểu) trên hình minh họa trên

Theo ngầm dịnh kiểu mới sẽ có tên là Style1 Không nên giữ tên ngầm định này mà nên gõ tên

kiểu vào ô Name: (Tên) Để thiết đặt các đặc trưng định dạng cho kiểu mới, ta nháy nút Format (Định dạng) trong hộp thoại New Style và nháy lệnh thích hợp trong danh sách được hiện lên.

Trong số đó quan trọng nhất là bốn lệnh sau đây:

 Font (Phông): Để thiết đặt các đặc trưng định dạng ký tự;

 Format (Định dạng): Để thiết đặt các đặc trưng định dạng đoạn văn;

 Border (Đường biên): Để thiết đặt các đường biên và màu nền và

 Numbering (Đánh số thứ tự): Để thiết đặt các định dạng kiểu khoản mục.

Vi c thi t ệnh Các ế độ hiển thị này chủ yếu dùng để phác thảo đặt định sẵn chỉ là một phần rất ít trong sốt các đặt định sẵn chỉ là một phần rất ít trong sốc tr ng ư đị trên thanh bảng chọn.nh d ng cho ki u m i gi ng nh cách th c ển thị trên thanh bảng chọn ố ư ứng dụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các đị trên thanh bảng chọn.nh d ng tư ng

ng cho các ph n v n b n (hay nh các thao tác s a i nh d ng c a ki u)

ứng dụng, thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ần rất ít trong số ảng chọn cho phép truy nhập vào các lệnh Các ư ử dụng rất nhiều nút như vậy Những nút đổi định dạng của kiểu) đị trên thanh bảng chọn ủa Word có các nhóm lệnh sau đây: ển thị trên thanh bảng chọn

? Khi đặt tên cho kiểu, chú ý rằng tên kiểu là duy nhất, có nghĩa rằng không thể có hai

kiểu có cùng một tên Có thể đặt các tên dài mô tả ngắn gọn nội dung của kiểu, nhưnglưu ý rằng nên dùng tên tiếng Anh hay tiếng Việt không dấu Số ký tự tối đa được dùngđặt tên là 253.Trong tên kiểu không được sử dụng các dấu \ { } ( ) và ;

3.2 Mẫu và sử dụng mẫu

Sử dụng các kiểu chúng ta có thể định dạng các đoạn văn một cách nhanh chóng và nhất quán.Các kiểu được lưu ngay trong văn bản được mở khi tạo chúng Để sử dụng các kiểu đã được tạo

ra cho các văn bản khác sẽ được soạn thảo về sau, người ta cần lưu giữ chúng ngoài văn bản đó.

Đó chính là mẫu.

Như vậy mẫu là tập hợp các kiểu và thiết kế trang được tạo sẵn cho việc soạn văn bản theo mộtmục đích nào đó Mẫu cũng là một dạng văn bản, hay nói đúng hơn là một dạng văn bản đượcthiết kế sẵn để sử dụng trong tương lai Chúng khác các văn bản thông thường ở chỗ được lưudưới dạng đặc biệt Các tệp mẫu luôn luôn có đuôi dot

Một văn bản phải được tạo trên cơ sở một mẫu nào đó Khi mở một văn bản trống, nó được đặt cơ

sở trên một mẫu ngầm định đã được thiết kế sẵn trong Word Mẫu này có tên là Blank Document

(Văn bản trống) và tệp mẫu là Normal.dot Như tên gọi, mẫu này chỉ chứa các thông số về thiết

kế trang cùng một số kiểu nhất định mà không chứa bất kỳ nội dung nào

Khi mở một văn bản mới dựa trên một mẫu nào đó, các phần văn bản, đồ họa cùng với định dạngcủa chúng, các tham số về thiết đặt trang cũng như các kiểu được sao vào văn bản Sửa đổi chúngkhông làm thay đổi mẫu cũng như sửa đổi trên mẫu cũng không ảnh hưởng tới văn bản

Khi mở văn bản trống bằng lệnh New trong bảng chọn File (chứ không phải nháy nút New

trên thanh công cụ chuẩn), ta thấy có sẵn rất nhiều mẫu Sử dụng các mẫu này ta có thể tạo các tàiliệu mới một cách nhanh chóng và dễ dàng Chẳng hạn như: Mẫu thư, fax (Letters & Faxes); MẫuBản ghi nhớ (Memos); Mẫu Báo cáo (Reports) được trình bày ở các dạng khác nhau và nhómlại trong kẹp hồ sơ Templates (Các Mẫu) bên trong kẹp Microsoft Office

a Sử dụng các mẫu có sẵn

Để dùng một mẫu có sẵn ta thực hiện các bước sau:

1 Chọn lệnh New (Văn bản mới) trong bảng chọn File Một hộp thoại hiển thị các mẫu được thiết kế sẵn Nháy trang cần chọn (chẳng hạn trang Letters & Faxes (Thư và Fax) trong hộp hội thoại New (xem hình minh họa trang 105).

2 Nháy biểu tượng mẫu (ví dụ như Contemporary Fax (Fax hiện đại)) để mở xem minh họa mẫu trong ô Preview (xem trước) ở phần bên phải hộp thoại New (Mới)

3 Nháy đánh dấu ô Document (Văn bản) trong vùng Create New (Tạo mới) (Theo ngầm định

thì ô này được đánh dấu sẵn.)

4 Nháy OK để chọn mẫu Văn bản mới có chứa các kiểu dáng định dạng sẵn có của mẫu.

b Sửa đổi và tạo một mẫu mới

Chúng ta sửa đổi một mẫu giống như làm việc với các văn bản: mở một mẫu, sửa đổi định dạng

và lưu mẫu Tạo mẫu mới cũng giống như tạo một văn bản mới Ta có thể tạo một mẫu mới choriêng mình theo một trong các cách thức dưới đây:

 Lưu một mẫu có sẵn bằng lệnh Save As (Lưu với tên)với một tên khác, thực hiện các sửa đổi

 Lưu tệp văn bản dưới dạng một mẫu bằng lệnh Save As (Lưu với tên) trong bảng chọn File;

 Tạo mẫu mới bằng lệnh New (Mới) trong bảng chọn File.

Để lưu dưới dạng mẫu, ta cần nhớ chọn tùy chọn Word Document (Văn bản Word) trong ô File

Name (Tên tệp).

3.3 Các nguyên tắc để định dạng nhanh và nhất quán

Không có những qui tắc nhất định và nghiêm ngặt cho việc định dạng văn bản Để định dạngnhanh và tạo được sự nhất quán trong toàn bộ văn bản, chúng ta nên tuân theo những nguyên tắcsau đây:

1 Đặt cơ sở văn bản mới trên một mẫu nào đó Sử dụng các mẫu sẵn để có cơ hội tái sử dụng

các định dạng đã có trong mẫu và như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức Đặc biệt,đối với các tài liệu dài, việc áp dụng một mẫu có sẵn sẽ tạo được sự nhất quán cao Nếu cácmẫu có sẵn không đáp ứng được yêu cầu thì hãy tạo một mẫu mới cho riêng mình

2 Hãy định dạng mọi chi tiết của văn bản qua các kiểu thích hợp Nếu không có các kiểu tươngthích cho những phần văn bản cụ thể thì hãy tạo các kiểu mới hoặc sao lại các kiểu thích hợptrong các mẫu hay văn bản có sẵn

3 Sửa đổi định dạng của văn bản thông qua việc sửa đổi các kiểu Những thay đổi sẽ được cậpnhật tự động trong văn bản Tránh tối đa việc sử dụng các lệnh định dạng hay thanh công cụđịnh dạng để sửa đổi một cách trực tiếp

Trong số các mẫu do Word cung cấp thì mẫu Normal.dot có vai trò rất quan trọng (các tệp mẫuđều có đuôi là dot) Đó là mẫu được áp dụng với mục đích chung cho mọi loại văn bản Trừ khi

ta mở một mẫu nào khác, còn không Word luôn luôn đặt văn bản trên cơ sở mẫu Normal.

Có thể sử dụng những gì được lưu trữ trong mẫu Normal vào mọi văn bản, còn những gì thiết đặt

trong các mẫu khác chỉ có thể sử dụng được trong những văn bản đặt cơ sở trên những mẫu đó

Thực hành

Bài 1 Tìm hiểu các kiểu có sẵn

1 Hãy thoát khỏi Word (nếu đang được mở) và sử dụng Windows Explorer hay My Computer

để tìm tệp tin Normal.dot trong kẹp \Program Files\Microsoft Office\Templates và xóa tệp này Khởiđộng lại Word với một văn bản trống

2 Nháy mũi tên trong hộp kiểu và quan sát các tên kiểu được liệt kê trong danhsách thả xuống Tên các kiểu được hiển thị theo các định dạng của chúng, bên phải là cỡ chữ.Đây là các kiểu ngầm định được sao ngay vào văn bản trống khi nó được mở

3 Mở bảng chọn Format và nháy Style (Kiểu) Trên hộp thoại, trong ô Styles ta chỉ thấy một

vài tên kiểu như Default Paragraph Font (Phông ngầm định cho đoạn văn) và Normal

(Chuẩn, đây là kiểu chứa các định dạng áp dụng cho phần thân văn bản) Lưu ý rằng trong ô

List: (Liệt kê) ta thấy Styles in use (Các kiểu đang được sử dụng).

4 Nháy mũi tên trong ô List ta thấy còn hai tùy chọn All styles (Tất cả kiểu) và User-defined styles (Kiểu do người sử dụng định nghĩa) Nháy All styles và quan sát tên các kiểu được liệt

kê trong ô Styles.

5 Nháy tên kiểu Heading 1 Tìm hiểu những mô tả về kiểu trong ô Description (Mô tả) Xem

minh họa định dạng đoạn văn trong ô Paragraph Preview (Xem trước đoạn văn) và định dạng ký tự trong ô Character Preview (Xem trước ký tự).

6 Nháy tên kiểu Heading 2, sau đó nháy Normal Quan sát và tìm hiểu như trong bước trên.

7 Nháy Cancel (Bỏ qua) để đóng hộp thoại.

Bài 2 Áp dụng kiểu để định dạng

1 Chọn phông trong hộp phông là Times New Roman Nháy chuột tại vùng soạn thảo và gõ hai

đoạn văn ngắn: Đây là đoạn thứ nhất và Và đây là đoạn thứ hai, đoạn này dài hơn một chút.

Chú ý các ký tự lạ xuất hiện thay cho các chữ Việt có dấu (không cần sửa đổi)

2 Đưa dấu chèn vào đoạn thứ nhất, mở hộp kiểu và nháy dòng Heading 1.

3 Chọn cả đoạn thứ hai, mở hộp kiểu và nháy dòng Heading 1 Quan sát các thay đổi định

dạng

4 Nháy nút Undo một lần Trong đoạn thứ hai chọn riêng phần đoạn này dài hơn một chút.

5 Mở hộp kiểu và nháy dòng Heading 1 Quan sát các thay đổi về định dạng.

6 Đặt lại dấu chèn vào đoạn thứ nhất và thấy rằng kiểu của đoạn này là Heading 1 Đặt lại điểm chèn vào đoạn thứ hai và thấy rằng kiểu của đoạn này là Normal Mở lại hộp kiểu và nháy dòng Heading 1 Ghi nhận sự thay đổi trong định dạng đoạn văn, đồng thời phần đoạn này dài hơn một chút đang từ chữ đậm chuyển sang chữ bình thường.

7 Nháy Format\Style Chọn Normal và nháy Apply (Áp dụng) Nháy lại Format\Style Chọn Heading 1 và nháy Apply (Áp dụng)

8 Lưu văn bản với tên Baitap1

Bài 3 Sửa đổi kiểu

1 Khởi động Word và mở tệp văn bản Baitap1 được lưu trong bài thực hành trước.

2 Đặt dấu chèn trong một đoạn Nháy Format và nháy Style Ta thấy tên kiểu Heading 1

được chọn ngay trong ô Styles của hộp thoại

3 Nháy nút Modify (Sửa đổi) Hộp thoại Modify Style (Sửa đổi kiểu) hiện ra

4 Nháy nút Format và nháy dòng Font để hiển thị hộp thoại Font.

5 Trên hộp thoại Font nháy chọn phông VnTimes trong ô Font:, chọn cỡ chữ 16pt trong ô

Size (Kích thước) và chọn Bold trong ô Style Nháy OK.

6 Nháy nút Format và nháy dòng Format để hiển thị hộp thoại Format.

7 Trên hộp thoại Format nháy Centered (Căn giữa) trong ô Alignment: (Căn chỉnh), chọn 18pt trong ô Before (Trước) ở vùng Spacing (Khoảng cách) và nháy OK.

8 Kiểm tra chắc chắn ô Add to template (Đưa vào mẫu) không được đánh dấu và nháy OK.

9 Nháy tiếp Apply (Áp dụng) để đóng hộp thoại cuối cùng Cả hai đoạn văn bản cùng được sửa

đổi đồng thời Thay chỗ cho các ký tự lạ là các chữ có dấu của tiếng Việt

10 Lưu và đóng văn bản Baitap1

Bài 4 Tạo kiểu mới

Trong bài thực hành này ta sẽ tạo một kiểu mới có tên là Ten chuong để áp dụng cho tên các

chương trong một quyển sách nào đó

1 Khởi động Word với tệp văn bản trống.

2 Nháy Format và nháy Style , sau đó nháy nút New (Mới) Hộp thoại New Style (Kiểu mới)

5 Nháy lại nút Format và nháy dòng Format để hiển thị hộp thoại Format.

6 Trên hộp thoại Format nháy Right (Căn phải) trong ô Alignment: (Căn chỉnh), chọn 48pt trong ô Before (Trước) và 24pt trong ô After (Sau) ở vùng Spacing (Khoảng cách) và nháy