Để tính toán với các số liệu trong một bảng, chúng ta phải thực hiện ba bước sau đây:
1. Chỉ rõ nơi kết quả sẽ được lưu: Nơi lưu kết quả phải là vị trí trong một ô trên bảng. Để lưu ở
đâu ta chỉ cần đặt dấu chèn nơi đó.
2. Chỉ ra công thức tính toán: Word cung cấp sẵn một số các công thức thông dụng. Mỗi công
thức có một cú pháp nhất định. Chúng ta sẽ chỉ đề cập tới hai công thức đơn giản nhất: công thức SUM (tính tổng) và công thức AVERAGE (tính trung bình).
3. Liệt kê địa chỉ của các ô của bảng trong công thức tính toán: Bằng cách sử dụng địa chỉ của
các ô, mỗi khi số liệu trong các ô thay đổi thì nội dung của ô kết quả sẽ được cập nhật. Cú pháp của các công thức SUM và AVERAGE tương tự nhau và có dạng
=SUM(diachi_1, diachi_2,..., diachi_n) và =AVERAGE(diachi_1, diachi_2,..., diachi_n)
trong đó diachi_1, diachi_2,..., diachi_n là địa chỉ của các ô. Chúng phải được cách nhau bằng dấu phảy (,).
Các công thức trên được gọi thông qua lệnh Table\Formula (Công thức). Hộp thoại Formula
xuất hiện để ta cho địa chỉ các ô (xem hình bên trái, trang 115). Bảng sau đây liệt kê các cách cho địa chỉ:
Mô tả Cách cho địa chỉ Ví dụ
Các ô tách rời nhau Liệt kê từng địa chỉ =sum(a1,a2,c3) Các ô tạo thành khối Cho địa chỉ góc trên bên trái và góc dưới
bên phải cách nhau bởi dấu hai chấm (:) =sum(a1:b2) Mọi ô trong một hàng Hai lần số hàng cách nhau bởi dấu hai
chấm (:) =sum(2:2)
Mọi ô trong một cột Hai lần số hàng cách nhau bởi dấu hai
chấm (:) =sum(b:b)
Mọi ô đứng trên, cùng cột Sử dụng từ khóa ABOVE =sum(above) Mọi ô cùng hàng, bên trái Sử dụng từ khóa LEFT =sum(left) Mọi ô cùng hàng, bên phải Sử dụng từ khóa RIGHT =sum(right)
? Ta không thể gõ trực tiếp công thức, chẳng hạn =SUM(a1,a3) vào trong ô của bảng khi tính toán trong bảng mà phải sử dụng lệnh Formula trong bảng chọn Table. Khi đó Word chèn một đối tượng mới được gọi là trường công thức vào vị trí dấu chèn. Tất cả các tính toán được thực hiện thông qua trường này..