Lề là khoảng cách từ mép trang giấy tới cạnh của phần văn bản. Các thông tin chứa trong đầu trang hay chân trang (kể cả số trang) được đưa ra ngoài lề. Chúng ta có thể điều chỉnh lề trên trang thứ nhất, trang Margin (Lề) của hộp thoại Page Setup (hình trên, bên phải):
Cho số đo vào các ô Top (Lề đầu trang), Bottom (Lề cuối trang), Left (Lề trái) và Right (Lề phải) để định lề tương ứng.
Cho số đo vào các ô Header (Đầu trang), Footer (Chân trang) để định độ cao tương ứng của đầu trang và chân trang. Nên nhớ đây là khoảng cách từ mép giấy đến phần chân trang hay
đầu trang. Như vậy độ cao của phần đầu trang hay chân trang là hiệu của các số đo lề tương ứng và các số đo này.
Đánh dấu Mirror margins để đặt lề đối xứng (lề trái và lề phải của trang chẵn tương ứng bằng lề phải và lề trái của trang lẻ).
5.2. Chèn số trang, đầu trang và chân trang
Trong chế độ xem bình thường (Normal View) ta không nhìn thấy các đầu trang và chân trang của văn bản, còn trong chế độ Page Layout (Bố trí trang) chúng được hiển thị dưới dạng mờ.
Những gì được cho vào đầu trang và chân trang sẽ xuất hiện trên mọi trang.
Đầu trang hoặc chân trang được soạn thảo trong một chế độ riêng thông qua lệnh Header and Footer (Đầu trang và Chân trang) trong bảng chọn View. Khi chọn lệnh này, thanh công cụ di động Header and Footer (Đầu trang và Chân trang) xuất hiện. Văn bản chính sẽ bị mờ đi và phần đầu trang và chân trang được nổi rõ trong một khung vạch. Ta có thể nhập nội dung và định
dạng những gì đưa vào đầu trang và chân trang như trong trang văn bản bình thường.
Những nút lệnh sau đây trên thanh công cụ Header and Footer thường được sử dụng trong việc soạn thảo đầu trang và chân trang:
Nháy nút để di chuyển giữa phần đầu trang và phần chân trang.
Nháy để chèn số trang. Số trang xuất hiện trong chân trang, sát lề phải.
Nháy Close (Đóng) để trở về chế độ soạn thảo bình thường.
? Chú ý rằng phần đầu trang và chân trang luôn luôn nằm ở lề trên và lề dưới của trang. Một khi nội dung trong đầu trang hay chân trang quá lớn không đủ chứa, lề trên và lề dưới sẽ được điều chỉnh thích hợp.
Để chèn số trang, ta sử dụng lệnh Page Numbers (Số trang) trong bảng chọn Insert (Chèn). Với lệnh này, có thể đặt số trang ở đầu trang hay chân trang, bên trái, bên phải hoặc giữa trang cũng như chọn các kiểu đánh số trang thông dụng. Trên hộp thoại Page Numbers (xem hình trang sau) ta chọn hoặc cho các thông tin sau đây:
Trong ô Position (Vị trí), chọn Top of Page (Đầu trang) hay Bottom of Page (Chân trang) tùy theo muốn đặt số trang ở đầu trang hay chân trang. Trong ô Alignment, chọn Left (Trái) ,
Right (Phải) hoặc Center (Giữa) để định vị trí.
Đánh dấu Show number on first page (hiển thị số trang ở trang đầu) nếu ta muốn trang đầu tiên cũng được đánh số trang; còn nếu không thì tắt ô đó.
Nháy chuột ở nút Format (Dạng) khi ta cần định dạng lại kiểu số trang và cửa sổ Page number format xuất hiện. Trong cửa sổ này ta có thể chọn một số kiểu đánh số trang trong ô
Number format (Dạng số) và chọn số trang bắt đầu trong ô Start at (Bắt đầu từ).
Muốn xóa số trang, ta chọn View\Header and Footer, đánh dấu phần số trang và nhấn phím DELETE, số trang trong mọi trang sẽ được xóa.
5.3. Ngắt trang
Trong ấn loát người ta rất tránh những trang in có một trong những khiếm khuyết sau đây:
Dòng “mồ côi”: Một dòng cuối đoạn văn đứng ở đầu trang.
Dòng “cụt”: Dòng đầu của một đoạn văn đứng ở cuối trang, còn phần còn lại ở trang tiếp theo.
Các tiêu đề đứng ở cuối trang mà không có nội dung đi kèm.
Bảng biểu bị chia ra hai trang khác nhau.
Word tự động ngắt trang. Nói chung việc ngắt trang tự động khá chuẩn xác, đáp ứng được các yêu cầu trên. Trong những trường hợp hãn hữu, chúng ta vẫn phải sử dụng tới cơ chế ngắt trang tùy chọn bằng lệnh Break (Ngắt) trong bảng chọn Insert (Chèn) với các thao tác sau:
1. Đặt dấu chèn ở vị trí cần ngắt trang và chọn Insert\Break.
2. Nháy Page break (Ngắt trang) và nháy OK để đồng ý.
Dấu ngắt trang không được tự động xóa đi. Muốn xóa nó ta phải hiển thị văn bản trong chế độ
Normal. Khi đó dấu ngắt trang là một đường vạch chấm ngang suốt văn bản. Muốn xóa, ta đưa con trỏ chuột về lề trái, chọn đường kẻ ngắt trang và nhấn phím DELETE.
5.4. Xem trước khi in và ina. Xem trước khi in a. Xem trước khi in
Cho đến bài này, chúng ta đã xét những thao tác cơ bản trong việc soạn thảo một văn bản đầy đủ. Bước tiếp theo là in ra giấy. Nhưng trước khi in, hãy xem tài liệu sẽ được in ra có đáp ứng được yêu cầu không.
Xem trước khi in là xem những nét tổng thể của các trang: ví dụ như việc ngắt trang có hợp lý không, các trang được bố trí ra sao. Để xem trước khi in ta sử dụng nút lệnh Print Preview
(Xem trước khi in) trên thanh công cụ chuẩn.
Nháy nút Print Preview, hình ảnh một trang được thu nhỏ trên màn hình. Thanh công cụ
Print Preview (Xem trước khi in) xuất hiện thay thế cho các thanh công cụ khác. Đưa con trỏ chuột lên trang, con trỏ trở thành một kính lúp có dấu + ở giữa. Nháy chuột một lần, văn bản được phóng to. Nháy lần nữa, trang văn bản trở lại trạng thái được thu nhỏ.
Nháy nút (Multiple pages - Nhiều trang) để chọn số trang hiển thị trên màn hình. Ta có thể chọn tối đa 6 trang.
Nháy (Full Screen - Toàn màn hình) trên thanh công cụ PrintPreview để trang văn bản được phóng to trên toàn bộ màn hình.
Nháy trên thanh công cụ PrintPreview để hiển thị thước. Để sửa đổi lề phải, ta trỏ chuột vào ranh giới lề phải trên thước ngang. Khi con trỏ trở thành mũi tên hai chiều , ta có thể kéo thả chuột để sửa đổi lề.
Muốn ra khỏi chế độ xem trước khi in ta nháy nút (Đóng) để trở lại chế độ xem trước đó.