c. Tính tổng và trung bình cộng của một cột hay một hàng
4.4. Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Ngoài các khả năng tính toán đơn giản nói trên ta còn có thể sắp xếp các hàng của một bảng theo thứ tự tăng dần hay giảm dần của các số liệu trong một cột nào đó. Muốn sắp xếp theo số liệu trong cột, ta sử dụng các nút lệnh và trên thanh công cụ Table and border (Bảng và đường viền): đặt dấu chèn tại một ô tùy ý của cột đó và
Nháy nút Sort Ascending (Sắp xếp tăng dần) để sắp xếp theo thứ tự tăng dần;
Nháy nút Sort Descending (Sắp xếp giảm dần) để sắp xếp theo thứ tự giảm dần. Khi thực hiện các lệnh này cần chú ý:
Hàng đầu tiên được giữ nguyên vị trí vì Word xem đó là hàng tiêu đề chứ không phải là hàng chứa dữ liệu cần sắp xếp.
Các cột có nội dung văn bản (chứ không phải số) được sắp xếp theo thứ tự trong bảng chữ cái tiếng Anh.
Một cách đầy đủ hơn, chúng ta có thể sắp xếp các hàng của một bảng theo thứ tự của ba cột bằng lệnh Sort (Sắp xếp) trong bảng chọn Table (xem hình trang 115, bên phải). Trong hộp thoại đó ta có thể:
Đánh dấu tùy chọn No header row (Không có dòng tiêu đề) nếu muốn sắp xếp cả hàng đầu tiên.
Chỉ ra thứ tự sử dụng các cột khi sắp xếp, nghĩa là nếu giá trị ở cột thứ nhất trùng nhau thì sẽ sắp xếp tiếp theo các giá trị trong cột thứ hai, v.v. (tối đa là ba cột).
4.5. Thực hành
Trong phần thực hành này chúng ta sẽ thực hiện các bước để tạo một bảng như bảng sau đây.
Lớp 11A
Điểm tổng kết năm học 2000-2001
Toán Văn học Vật lý Lịch sử Trung bình
KT Thi KT Thi KT Thi KT Thi KT Cả năm
Nguyễn Văn Bình 7 7 6 7 7 5 7 8 6.75 6.75
Trần Thị Lan 9 7 7 8 6 7 7 6 7.25 7.14
Mai Kim Châu 9 8 7 8 7 7 8 9 7.75 7.86
Hoàng Chính 7 6 6 8 5 9 7 7 6.25 6.81
Phạm Thu Nga 6 5 6 6 7 5 6 7 6.25 6.03
Trước hết, hãy nhận xét rằng đây là một bảng có các ô gộp lại với nhau. Trừ cột thứ nhất, các cột còn lại được nhóm lại từng cặp giống nhau. Tất cả có năm cặp như thế. Vì vậy ta có thể tạo ba cột đầu và sau đó chèn thêm các cột. Ta sẽ tạo bảng có 8 hàng và 11 cột, sau đó gộp các ô cần thiết.
Bài 1. Tạo nhanh bảng chưa có nội dung
1. Khởi động Word với một văn bản trống.
2. Nháy nút Insert Table (Chèn bảng) trên thanh công cụ chuẩn. Di chuyển con trỏ chuột cho đến khi hai hàng và ba cột được chọn và nháy chuột. Một bảng có hai hàng và ba cột được tạo ra.
3. Đưa con trỏ chuột lên trên đường kẻ đứng thứ hai cho đến khi nó trở thành hai vạch kẻ đứng có mũi tên ngang chĩa ra ngoài. Nhấn chuột và kéo sát đường thứ nhất tới mức có thể.
4. Thực hiện bước 3 với các đường còn lại. Ta được một bảng nhỏ như hình dưới, bên trái.
Saubước
1 Sau bước 6 Sau bước 7
5. Đưa dấu chèn vào trong một ô, chọn Table\Select Table (Chọn bảng) để chọn cả bảng. 6. Chọn Table\Insert Columns (Chèn cột). Bảng được chèn thêm 3 cột như hình trên, giữa. 7. Chọn 5 trong số 6 cột và nháy Table\Insert Columns. Bảng trở thành 11 cột như hình trên,
bên phải.
8. Đưa dấu chèn vào ô dưới cùng, bên phải và nháy phím mũi tên để đưa dấu chèn ra ngoài cột cuối cùng. Nhấn ENTER. Một hàng mới được tạo ra một cách nhanh chóng. Thực hiện bước này một vài lần để thêm các hàng cho bảng.
9. Chọn hàng cuối cùng. Nháy Table\Delete Rows (Xóa hàng). Hàng cuối cùng bị xóa. Dấu chèn đứng ở dưới bảng.
Bài 2. Tạo bảng chưa có nội dung bằng lệnh Insert Table
1. Nháy Table\Insert Table (Chèn bảng).
2. Trên hộp thoại Insert Table (Chèn bảng), cho số 11 trong ô Number of columns (Số cột) và số 2 trong ô Number of rows (Số hàng). Chấp nhận tùy chọn Auto (Tự động) trong ô
Column width (Chiều rộng của cột).
3. Nháy OK. Một bảng được tạo gồm 2 hàng và 11 cột có độ rộng bằng nhau. Nháy nút Undo
để không chấp nhận bảng được tạo.
4. Nháy lại Table\Insert Table (Chèn bảng). Trên hộp thoại Insert Table (Chèn bảng), cho số 11 trong ô Number of columns (Số cột) và số 2 trong ô Number of rows (Số hàng). Cho 1cm trong ô Column width (Chiều rộng của cột).
5. Nháy OK. Một bảng được tạo gồm 2 hàng và 11 cột đều có độ rộng 1cm. 6. Nháy File\Save để lưu văn bản.
Bài 3. Chèn thêm hàng, cột và ô; xóa hàng, cột và ô; tách ô và bảng
1. Trở lại bảng vừa được tạo trong Bài 2. Cho các số 1, 2, 3,…, 11 vào các ô trong hàng thứ nhất. Chọn cột cuối cùng và nhấn phím DELETE. Quan sát thấy rằng chỉ có số 11 bị xóa, còn cột thì không.
2. Chọn các cột 5 đến 11. Nháy Table\Delete Columns (Xóa cột). Bảy cột cuối cùng bị xóa. 3. Chọn hàng thứ hai, chú ý chọn cả dấu kết thúc hàng ở ngoài cột cuối. Nháy Table\Insert
Rows (Chèn hàng). Một hàng trống được chèn vào giữa hai hàng.
4. Chọn hàng thứ hai và thứ ba, chú ý đừng chọn dấu kết thúc hàng ở ngoài cột cuối. Nháy
Table\Insert Cells (Chèn ô). Khi hộp thoại hiện ra, nháy chọn Shift cells right (Đẩy các ô sang phải). Nháy OK và quan sát kết quả. Nháy nút Undo để phục hồi trạng thái cũ. Lần lượt lặp lại bước này với các tùy chọn Shift cells down (Đẩy các ô xuống dưới), Insert entire rows (Chèn cả hàng), Insert entire columns (Chèn cả cột) và quan sát các kết quả. 5. Chọn ô thứ hai và thứ ba của hàng đầu tiên. Nháy Table\Insert Cells (Chèn ô). Khi hộp thoại
hiện ra, nháy chọn Shift cells right (Đẩy các ô sang phải). Nháy OK. Quan sát kết quả và nháy nút Undo để phục hồi trạng thái cũ. Lặp lại bước này với tùy chọn Shift cells down
(Đẩy các ô xuống dưới). Nháy OK và quan sát kết quả. Nháy nút Undo để phục hồi trạng thái cũ.
6. Chọn các ô từ thứ hai cho đến ô cuối của hàng đầu tiên. Nháy Table\Merge Cells (Gộp ô). Quan sát kết quả gộp: nội dung trong mỗi ô là một hàng mới trong ô.
7. Đặt dấu chèn trong ô vừa gộp. Nháy Table\Split Cells (Tách ô). Khi hộp thoại hiện ra, cho số dòng là 2 và số cột 4 rồi nháy OK. Quan sát kết quả tách.
8. Đặt dấu chèn trong ô đầu tiên của hàng thứ hai. Nháy Table\Split table (Tách bảng). Quan sát kết quả nhận được.
9. Nháy File\Save để lưu văn bản.
Bài 4. Tạo bảng tự do như hình sau đây.
1. Nháy nút Table and Border (Bảng và đường biên) trên thanh công cụ, sau đó nháy nút
Draw Table (Vẽ bảng) trên thanh công cụ Table and Border để vẽ bảng tự do như dùng bút bình thường.
2. Đầu tiên vẽ đường khung ngoài của bảng như phần Bước 1 trên hình dưới đây. (Đặt con trỏ chuột tại một vị trí làm góc trên bên trái và kéo thả chuột đến vị trí làm góc đối diện.)
3. Kẻ đường thẳng đứng như Bước 2 hình trên.
4. Kẻ các đường kẻ ngang, kẻ đứng như các bước còn lại của hình trên và tiếp tục cho đến khi hoàn thành xong hình dáng của bảng.
5. Nháy lại nút để kết thúc việc vẽ bảng. Nháy File\Save để lưu văn bản.
Bài 5. Kẻ đường biên và đường lưới một cách nhanh chóng bằng các nút lệnh
1. Sử dụng bảng được kẻ trong Bài 4, nhập các thông tin vào các ô trên cơ sở bảng mẫu Điểm tổng kết năm học 2000-2001, các ô từ hàng thứ tư trở đi (trừ các ô trong hai cột cuối cùng,
chúng ta sẽ tính các số liệu này).
2. Đặt dấu chèn vào một ô nào đó trong bảng. Nháy nút Outside Border (Biên ngoài) . Ô đó được kẻ biên xung quanh. Nháy lại nút đó một lần nữa, cả bốn biên bị mờ.
3. Nháy mũi tên cạnh nút Outside Border (Biên ngoài) và chọn một mẫu đường biên (biên trên, biên dưới, v.v., ví dụ như ) và thấy rằng chỉ có đường biên đó được kẻ. Trên nút
Outside Border (Biên ngoài) chỉ có đường biên đã chọn hiện rõ. Nháy lại nút đó một lần nữa, biên đó bị mờ. Bằng cách tạo đường biên lần lượt cho từng ô ta có thể vẽ đường biên cho cả bảng.
4. Chọn cả bảng bằng lệnh Table\Select Table (Chọn bảng). Nháy mũi tên cạnh nút Outside Border (Biên ngoài) và chọn nút (không có đường biên). Mọi đường biên trên bảng bị xóa.
5. Chọn Format\Border and Shading (Đường biên và màu nền). Trong ô Apply to (Áp dụng cho), ta thấy có tùy chọn Table (Bảng). Nếu chưa được chọn thì chọn tùy chọn này. Nháy cả bốn nút đường biên trong vùng Preview (Xem trước), chọn kiểu đường kẻ và nháy OK. Đường biên xung quanh bảng được kẻ.
6. Nháy nút Undo để phục hồi trạng thái không có đường biên và đường lưới.
Bài 6. Kẻ đường biên và đường lưới một cách tự do
1. Nháy nút (Tables and Border - Bảng và đường biên) để có thanh công cụ Tables and Border.
2. Nháy nút Draw Table (Vẽ bảng) để chọn (sau khi chọn nút như bị lõm xuống). Nháy mũi tên ở nút và chọn mẫu . Kéo thả con trỏ chuột dọc suốt đường biên trên và biên trái của bảng (con trỏ chuột có dạng chiếc bút chì). Chọn mẫu và kéo thả con trỏ chuột dọc suốt đường biên dưới và biên phải của bảng. Biên ngoài của bảng đã được kẻ.
3. Nháy nút Eraser (Tẩy) để chọn. Kéo thả con trỏ chuột dọc suốt đường biên dưới của ô thứ nhất và thứ hai trong cột thứ nhất. Các ô này được kết hợp thành một ô. Gõ Lớp 11A vào ô mới được gộp này.
4. Nháy nút Draw Table (Vẽ bảng) để chọn. Nháy mũi tên ở nút và chọn mẫu . Kéo thả con trỏ chuột dọc suốt đường biên dưới của các ô đầu tiên từ cột thứ hai trở đi. Quan sát đường lưới được kẻ. Nháy chọn lại (Không đường kẻ) trong ô và kéo thả chuột dọc theo đường vừa kẻ. Quan sát đường lưới vừa kẻ bị xóa. Nháy nút Undo để phục hồi lại đường .
5. Sử dụng Eraser (Tẩy) để xóa đường biên giữa các ô thích hợp và kết hợp chúng thành một ô để có được bảng như bảng mẫu.
6. Thực hiện các thao tác tương ứng để kẻ các đường lưới còn lại.
7. Cho các thông tin còn lại (theo bảng mẫu) vào các ô chưa được điền (trừ cột cuối cùng, từ hàng thứ tư trở xuống dưới).
8. Chọn File\Save để lưu lại các sửa đổi.
Bài 7. Tính trung bình cộng của các số liệu trong bảng
1. Trở lại bảng trong Bài 4. Ta sẽ tính trung bình cộng các điểm kiểm tra của từng sinh viên và ghi vào ô ở hàng tương ứng trong cột 10.
2. Đặt dấu chèn ở ô năm trên hàng thứ tư và cột 10. Chọn lệnh Table\Formula. Trong hộp thoại
Formula ta thấy công thức được chèn sẵn là =SUM(LEFT) trong ô Formula. Dấu chèn đang ở trong ô đó. Chọn cả công thức và nhấn phím DELETE để xóa đi, nhớ để lại dấu =.
3. Nháy mũi tên bên phải ô Paste Function (Dán hàm) và chọn AVERAGE (Trung bình cộng). Công thức được đưa vào trong ô Formula như sau: =AVERAGE(). Dấu chèn ở giữa hai dấu ngoặc.
4. Gõ b4,d4,e4,h4 và nhấn ENTER (hay nháy OK). Kết quả 6.75 hiện ra trong ô. Nháy chuột trên kết quả đó và thấy rằng cả kết quả nằm trên nền màu xám hiện lên.
5. Thực hiện các bước 2-4 với các hàng thứ 5 đến thứ 8. Ta được các kết quả tương ứng là 7.25, 7.75, 6.25 và 6.25.
6. Đặt dấu chèn tại ô cuối cùng trên hàng thứ tư và nháy nút . Kết quả 60.75 xuất hiện. Thực hiện với ô tương ứng trên hàng thứ năm. Kết quả vẫn là 60.75.
7. Chọn kết quả 60.75 ở hàng thứ tư và nháy Table\Formula. Trên hộp thoại ta thấy =SUM(LEFT) ở trong ô Formula. Thực hiện thao tác trên với ô kết quả 60.75 trên hàng thứ năm. Ta thấy =SUM(ABOVE) ở trong ô Formula.
8. Tính trung bình các ô trên mỗi hàng như sau. Đặt dấu chèn ở ô năm trên hàng thứ tư và cột cuối. Chọn lệnh Table\Formula. Trong hộp thoại Formula ta thấy công thức được chèn sẵn là =SUM(LEFT) trong ô Formula. Sửa lại công thức thành =AVERAGE(LEFT) và nháy
OK. Ta nhận được kết quả 6.75.
9. Thực hiện bước 8 với ô ở hàng thứ năm, cột cuối. Kết quả là 7.14.
10. Chọn kết quả 7.14 và và thực hiện lệnh Edit\Copy (Sao). Sau đó đặt dấu chèn vào ô tương ứng trên hàng thứ sáu và thực hiện Edit\Paste (Dán). Thực hiện như trên với các ô trên các hàng còn lại. Từ ô trên hàng thứ năm trở đi, các kết quả là 7.14.
11. Chọn ô trên cuối cùng trên cột cuối và chọn lệnh Table\Formula. Trong hộp thoại Formula
ta thấy công thức được chèn sẵn là = AVERAGE (LEFT) trong ô Formula. Như vậy công thức vẫn đúng. Tại sao các kết quả lại sai?
12. Chọn các ô kết quả trên cột cuối cùng và nhấn phím F9. Các kết quả trên cột cuối được sửa lại thành 6.75, 7.14, 7.86, 6.81và 6.03. Như vậy ta đã cập nhật các kết quả đúng.
13. Nháy File\Save để lưu tệp văn bản.
Bài 8. Sắp xếp các hàng trong bảng theo thứ tự số liệu trên một cột
1. Trở lại bảng ở bài thực hành trên để thực hiện việc sắp xếp các hàng. Chọn cột đầu tiên. 2. Nháy Table\Sort (Sắp xếp). Một thông báo lỗi cho ta biết không thể sắp xếp các số liệu trong
một cột có ô là một ô được gộp từ nhiều ô. Nháy OK.
3. Chọn năm ô cuối của cột đầu và nháy Table\Sort. Trên hộp thoại Sort chọn Column 1 (Cột 1) trong ô Sort by (Sắp xếp theo) và chú ý giá trị Text (Văn bản) trong ô Type (Kiểu). Đánh dấu tùy chọn Ascending (Tăng dần) và nháy OK. Kết quả sắp xếp theo tên sinh viên trong cột thứ nhất.
4. Chú ý rằng đường biên cuối của bảng bị chuyển dịch lên trên. Như vậy khi sắp xếp, không chỉ số liệu trong các hàng thay đổi mà cả định dạng kèm theo chúng cũng thay đổi. Do đó nên
thực hiện việc sắp xếp trước khi định dạng (nếu cần thiết). Nháy Undo để khôi phục trạng thái cũ của bảng.
5. Chọn số liệu trong cột cuối và nháy nút lệnh để sắp xếp số điểm trung bình từ cao đến thấp.
6. Chọn số liệu trong hai cột cuối và nháy Table\Sort. Trên hộp thoại Sort, chọn Column 11
(Cột 11) trong ô Sort by (Sắp xếp theo) và nháy chọn Descending (Giảm dần). Sau đó chọn
Column 10 (Cột 10) trong ô Then by (Sau đó theo) và nháy chọn Ascending (Tăngdần). Nháy OK và quan sát kết quả thu được.
7. Nháy File\Save để lưu văn bản và nháy Close để đóng văn bản.
Bài 9. Thực hiện các định dạng văn bản trong bảng ở bài thực hành trên theo bảng mẫu.
Tóm tắt
1. Bố trí các thông tin, dữ liệu dưới dạng bảng tức là sắp xếp chúng dưới dạng các hàng và cột. Nơi cắt nhau của một hàng và cột được gọi là một ô.
2. Việc soạn thảo cũng như định dạng nội dung trong mỗi ô được thực hiện y hệt như trên một trang bình thường.
3. Chúng ta có thể tạo bảng bằng các cách sau đây: sử dụng các nút lệnh , hay lệnh
Table\Insert Table.
4. Có thể thực hiện các thao tác sau trên bảng: thay đổi độ rộng cột hay độ cao hàng, chèn thêm ô, hàng hay cột, gộp và tách các ô chỉnh sửa vị trí của bảng cũng như xóa ô, hàng, cột hay toàn bộ bảng bằng các lệnh tương ứng trên bảng chọn Table.
5. Chúng ta kẻ các đường biên khác nhau hay tô màu nền cho các ô bằng cách sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ Table and Border hoặc lệnh Format\Border and shading.
6. Các phép tính toán đơn giản với các dữ liệu trong các ô trên bảng được thực hiện trên cơ sở địa chỉ của các ô. Để có thể thực hiện được, chúng ta phải đặt điểm chèn trong bảng và sử dụng lệnh Table\Formula.
7. Việc sắp xếp các hàng theo thứ tự số liệu trong các cột được thực hiện thông qua lệnh
Table\Sort. Tối đa chúng ta có thể sắp xếp theo số liệu trong ba cột của bảng.