Với các thành phần của bảng, chúng ta có thể thực hiện các phép biến đổi sau đây:
Chèn thêm hoặc xóa ô, hàng và cột
Để thêm ô, hàng hoặc cột trong một bảng, trước hết chúng ta phải chọn ô, hàng hay cột. Word sẽ chèn thêm ô, hàng hay cột vào vị trí được đánh dấu và đẩy các hàng được đánh dấu xuống dưới, các cột được đánh dấu sang phải và các ô được đánh dấu xuống dưới hay sang phải theo tùy chọn.
Để chèn thêm ô: Cần chèn thêm bao nhiêu ô thì phải chọn ngần ấy ô. Sau đó nháy lệnh
Table\Insert Cells (Chèn ô). Nháy tiếp Shift Cells Down (Đẩy ô xuống dưới) để đẩy các ô xuống dưới hoặc Shift Cells Right (Đẩy ô sang phải) để đẩy các ô sang phải.
Thêm hàng và thêm cột: Chọn đúng số hàng hay cột ở vị trí cần thêm các hàng mới hay cột
mới vào. Chọn Table\Insert Rows (Chèn hàng) hoặc Table\Insert Column (Chèn cột) để thêm hàng hay cột.
Xóa ô, hàng và cột: Chọn những ô, hàng hay cột cần xóa và sau đó chọn lệnh thích hợp trong
Table (Delete Cells - Xóa ô, Delete Rows - Xóa hàng hay Delete Columns - Xóa cột). Nếu không chọn các lệnh trên mà nháấn phím DELETE các ô, hàng và cột vẫn không bị xóa, chỉ có nội dung có trong các ô, hàng hay cột đó bị xóa.
Chia một ô thành nhiều ô
Sử dụng lệnh Table\Split Cells (Chia ô) có thể phân chia một ô bất kỳ trong bảng thành nhiều hàng và/hay cột tùy theo ý thích.
Hợp nhất nhiều ô thành một ô
Có thể hợp nhất các ô liền kề trên cùng hàng, cùng cột hay một khối thành một ô bằng cách chọn lệnh Table\Merge Cells (Kết hợp các ô) sau khi chọn chúng.
? Có thể sử dụng nút lệnh Eraser (Tẩy) trên thanh công cụ Tables and Borders
(Bảng và đường biên) (xem hình trang 113) để xóa đường biên của các ô liền kề nhau. Khi đó các ô sẽ được hợp nhất thành một ô.
Tách bảng thành hai bảng
Muốn tách một bảng thành hai bảng ta đặt dấu chèn tại hàng mà bảng mới sẽ bắt đầu. Sau đó chọn lệnh Table\Split Table (Tách bảng).
Chỉnh vị trí của bảng
Để chỉnh vị trí của bảng ta cần chọn toàn bộ bảng bằng cách chọn lệnh Table\Select Table (Chọn bảng). Sau đó
1. Chọn Table\Cell Height And Width (Độ cao và rộng của ô).
2. Nháy trang Row (Hàng) và trong ô Alignment (Sắp xếp) ta nháy nút:
Center (giữa) để đặt bảng vào giữa các lề của trang;
Left (trái) để đặt bảng căn thẳng lề trái của trang hoặc
Right (phải) để đặt bảng căn thẳng lề phải của trang sát lề trái hay sát lề phải. 3. Cuối cùng nháy OK.
Định dạng văn bản trong ô
Ta định dạng nội dung văn bản trong các ô y hệt như chúng tồn tại trên một trang riêng biệt bằng các thao tác định dạng đã xét trong các mục trước. Nghĩa là có thể định dạng ký tự, định dạng đoạn văn hay tạo các định dạng kiểu khoản mục, v.v. Ngoài ra chúng ta còn có thể sử dụng các nút lệnh sau đây trên thanh công cụ Table and border (Bảng và đường biên) để căn chỉnh theo chiều đứng của ô (xem hình vẽ ở mục 4.2, trang 113):
Nút Dùng để
Căn chỉnh sát cạnh trên của ô; Căn chỉnh giữa ô theo chiều đứng và Căn chỉnh sát cạnh dưới của ô.
Xóa toàn bộ bảng
Muốn xóa toàn bộ bảng ta chọn cả bảng bằng lệnh Table\Select Table (Chọn bảng). Sau đó chọn lệnh Table\Delete Rows (Xóa các hàng) hoặv Table\Delete Colums (Xóa các cột).
? Cần ghi nhớ rằng khi chọn toàn bộ bảng và nhấn phím DELETE ta không xóa được bảng mà chỉ có nội dung trong bảng bị xóa. Muốn xóa bảng cần phải sử dụng lệnh Delete Rows (hay Delete Colums) trong bảng chọn Table.
4.2. Kẻ các đường biên và đường lưới cho bảng
Việc tạo bảng thường đi kèm với việc kẻ các đường biên và đường lưới. Tạo các đường biên và các đường lưới đa dạng sẽ làm nổi bật những nét quan trọng trong một bảng. Ta có thể kẻ các đường này theo nhiều cách khác nhau.
Để tạo nhanh đường biên cho một ô trong bảng, ta có thể nháy nút (Outside border - Biên ngoài) trên thanh công cụ định dạng. Chỉ cần đặt dấu chèn trong một ô và nháy nút này. Nếu muốn kẻ một phần của biên, nháy mũi tên bên cạnh nút và nháy đường biên tương ứng.
Nếu dấu chèn được đặt trong bảng, ta cũng có thể sử dụng trang Border (Đường biên) trong hộp thoại Border and Shading (Đường biên và màu nền) của bảng chọn Format (Định dạng). Cách thức tiến hành giống hệt như kẻ đường biên cho phần văn bản.
Cũng có thể kẻ đường biên một cách tự do y hệt như ta thao tác trên tờ giấy vậy. Nháy nút (Tables and Border - Bảng và đường biên) để có thanh công cụ Tables and Border. Sau đó sử dụng nút Draw Table (Vẽ bảng) trên thanh công cụ đó để kẻ các loại đường biên bằng cách kéo thả dọc theo các đường biên (xem hình dưới và bài thực hành 6, trang 118).
Khi tạo bảng ta thường thấy các đường lưới xuất hiện dưới dạng mờ. Đây chỉ là các đường chỉ dẫn cho biết giới hạn của các ô trong bảng. Các đường này sẽ không được in ra trên máy in. Nếu không muốn hiển thị các đường này trên màn hình, hãy nháy lệnh Hide Gridlines (Dấu các đường lưới) trong bảng chọn Table.
4.3. Thực hiện các tính toán đơn giản trên bảng
Việc bố trí các thông tin và dữ liệu theo bảng còn cho phép ta thực hiện một số tính toán đơn giản, chẳng hạn như tính tổng theo cột hay theo hàng. Các phép tính toán chỉ được thực hiện với các ô có nội dung là số; còn với các ô có nội dung không phải số thì được gán cho giá trị số bằng 0.