b. Sửa đổi và tạo một mẫu mớ
3.3.Các nguyên tắc để định dạng nhanh và nhất quán
Không có những qui tắc nhất định và nghiêm ngặt cho việc định dạng văn bản. Để định dạng nhanh và tạo được sự nhất quán trong toàn bộ văn bản, chúng ta nên tuân theo những nguyên tắc sau đây:
1. Đặt cơ sở văn bản mới trên một mẫu nào đó. Sử dụng các mẫu sẵn để có cơ hội tái sử dụng các định dạng đã có trong mẫu và như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức. Đặc biệt, đối với các tài liệu dài, việc áp dụng một mẫu có sẵn sẽ tạo được sự nhất quán cao. Nếu các mẫu có sẵn không đáp ứng được yêu cầu thì hãy tạo một mẫu mới cho riêng mình.
2. Hãy định dạng mọi chi tiết của văn bản qua các kiểu thích hợp. Nếu không có các kiểu tương thích cho những phần văn bản cụ thể thì hãy tạo các kiểu mới hoặc sao lại các kiểu thích hợp trong các mẫu hay văn bản có sẵn.
3. Sửa đổi định dạng của văn bản thông qua việc sửa đổi các kiểu. Những thay đổi sẽ được cập nhật tự động trong văn bản. Tránh tối đa việc sử dụng các lệnh định dạng hay thanh công cụ định dạng để sửa đổi một cách trực tiếp.
Trong số các mẫu do Word cung cấp thì mẫu Normal.dot có vai trò rất quan trọng (các tệp mẫu đều có đuôi là .dot). Đó là mẫu được áp dụng với mục đích chung cho mọi loại văn bản. Trừ khi ta mở một mẫu nào khác, còn không Word luôn luôn đặt văn bản trên cơ sở mẫu Normal.
Có thể sử dụng những gì được lưu trữ trong mẫu Normal vào mọi văn bản, còn những gì thiết đặt trong các mẫu khác chỉ có thể sử dụng được trong những văn bản đặt cơ sở trên những mẫu đó.
Thực hành
Bài 1. Tìm hiểu các kiểu có sẵn
1. Hãy thoát khỏi Word (nếu đang được mở) và sử dụng Windows Explorer hay My Computer
để tìm tệp tin Normal.dot trong kẹp \Program Files\Microsoft Office\Templates và xóa tệp này. Khởi động lại Word với một văn bản trống.
2. Nháy mũi tên trong hộp kiểu và quan sát các tên kiểu được liệt kê trong danh sách thả xuống. Tên các kiểu được hiển thị theo các định dạng của chúng, bên phải là cỡ chữ. Đây là các kiểu ngầm định được sao ngay vào văn bản trống khi nó được mở.
3. Mở bảng chọn Format và nháy Style... (Kiểu). Trên hộp thoại, trong ô Styles ta chỉ thấy một vài tên kiểu như Default Paragraph Font (Phông ngầm định cho đoạn văn) và Normal (Chuẩn, đây là kiểu chứa các định dạng áp dụng cho phần thân văn bản). Lưu ý rằng trong ô
List: (Liệt kê) ta thấy Styles in use (Các kiểu đang được sử dụng).
4. Nháy mũi tên trong ô List ta thấy còn hai tùy chọn All styles (Tất cả kiểu) và User-defined styles (Kiểu do người sử dụng định nghĩa). Nháy All styles và quan sát tên các kiểu được liệt kê trong ô Styles.
5. Nháy tên kiểu Heading 1. Tìm hiểu những mô tả về kiểu trong ô Description (Mô tả). Xem minh họa định dạng đoạn văn trong ô Paragraph Preview (Xem trước đoạn văn) và định dạng ký tự trong ô Character Preview (Xem trước ký tự).
6. Nháy tên kiểu Heading 2, sau đó nháy Normal. Quan sát và tìm hiểu như trong bước trên. 7. Nháy Cancel (Bỏ qua) để đóng hộp thoại.
Bài 2. Áp dụng kiểu để định dạng
1. Chọn phông trong hộp phông là Times New Roman. Nháy chuột tại vùng soạn thảo và gõ hai đoạn văn ngắn: Đây là đoạn thứ nhất và Và đây là đoạn thứ hai, đoạn này dài hơn một chút. Chú ý các ký tự lạ xuất hiện thay cho các chữ Việt có dấu (không cần sửa đổi).
2. Đưa dấu chèn vào đoạn thứ nhất, mở hộp kiểu và nháy dòng Heading 1.
3. Chọn cả đoạn thứ hai, mở hộp kiểu và nháy dòng Heading 1. Quan sát các thay đổi định dạng.
4. Nháy nút Undo một lần. Trong đoạn thứ hai chọn riêng phần đoạn này dài hơn một chút. 5. Mở hộp kiểu và nháy dòng Heading 1. Quan sát các thay đổi về định dạng.
6. Đặt lại dấu chèn vào đoạn thứ nhất và thấy rằng kiểu của đoạn này là Heading 1. Đặt lại điểm
chèn vào đoạn thứ hai và thấy rằng kiểu của đoạn này là Normal. Mở lại hộp kiểu và nháy dòng Heading 1. Ghi nhận sự thay đổi trong định dạng đoạn văn, đồng thời phần đoạn này dài hơn một chút đang từ chữ đậm chuyển sang chữ bình thường.
7. Nháy Format\Style... Chọn Normal và nháy Apply (Áp dụng). Nháy lại Format\Style...
Chọn Heading 1 và nháy Apply (Áp dụng). 8. Lưu văn bản với tên Baitap1.
Bài 3. Sửa đổi kiểu
1. Khởi động Word và mở tệp văn bản Baitap1 được lưu trong bài thực hành trước.
2. Đặt dấu chèn trong một đoạn. Nháy Format và nháy Style... Ta thấy tên kiểu Heading 1 được chọn ngay trong ô Styles của hộp thoại
3. Nháy nút Modify (Sửa đổi). Hộp thoại Modify Style (Sửa đổi kiểu) hiện ra. 4. Nháy nút Format và nháy dòng Font... để hiển thị hộp thoại Font.
5. Trên hộp thoại Font nháy chọn phông .VnTimes trong ô Font:, chọn cỡ chữ 16pt trong ô
Size (Kích thước) và chọn Bold trong ô Style. Nháy OK. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6. Nháy nút Format và nháy dòng Format... để hiển thị hộp thoại Format.
7. Trên hộp thoại Format nháy Centered (Căn giữa) trong ô Alignment: (Căn chỉnh), chọn 18pt trong ô Before (Trước) ở vùng Spacing (Khoảng cách) và nháy OK.
8. Kiểm tra chắc chắn ô Add to template (Đưa vào mẫu) không được đánh dấu và nháy OK. 9. Nháy tiếp Apply (Áp dụng) để đóng hộp thoại cuối cùng. Cả hai đoạn văn bản cùng được sửa
đổi đồng thời. Thay chỗ cho các ký tự lạ là các chữ có dấu của tiếng Việt. 10. Lưu và đóng văn bản Baitap1.
Bài 4. Tạo kiểu mới
Trong bài thực hành này ta sẽ tạo một kiểu mới có tên là Ten chuong để áp dụng cho tên các
chương trong một quyển sách nào đó. 1. Khởi động Word với tệp văn bản trống.
2. Nháy Format và nháy Style..., sau đó nháy nút New (Mới). Hộp thoại New Style (Kiểu mới) xuất hiện.
3. Gõ Tên chuong trong ô Name (Tên) và nháy nút Format và nháy dòng Font... để hiển thị hộp thoại Font.
4. Trên hộp thoại Font nháy chọn phông .VnArial trong ô Font:, chọn cỡ chữ 36pt trong ô Size
(Kích thước) và chọn Bold trong ô Style. Nháy chọn Shadow (Bóng) trong vùng Effect, chọn màu Dark red (Đỏ sẫm) trong ô Color (Màu) và nháy OK.
5. Nháy lại nút Format và nháy dòng Format... để hiển thị hộp thoại Format.
6. Trên hộp thoại Format nháy Right (Căn phải) trong ô Alignment: (Căn chỉnh), chọn 48pt trong ô Before (Trước) và 24pt trong ô After (Sau) ở vùng Spacing (Khoảng cách) và nháy
7. Nháy đánh dấu ô Add to template (Đưa vào mẫu) và nháy OK. Nháy tiếp Close (Đóng) để đóng hộp thoại cuối cùng.
8. Nháy mở hộp kiểu để thấy kiểu Ten chuong đã có trong danh sách. 9. Lưu và đóng văn bản với tên Baitap2.
Bài 5. Xóa kiểu trong văn bản
1. Khởi động Word và mở tệp văn bản Baitap2 trong bài trước.
2. Nháy Format và nháy Style..., sau đó nháy nút Organizer (Tổ chức). Hộp thoại Organizer
xuất hiện. Trên ô bên trái ta thấy tên tệp văn bản Baitap2, còn bên phải là tên mẫu Normal. 3. Chọn kiểu Ten chuong trong ô bên trái và nháy nút Delete. Khi hộp thoại xuất hiện yêu cầu
khẳng định xóa, nháy Yes. Kiểu Ten chuong bị xóa khỏi ô bên trái. Lưu ý rằng ở ô bên phải (trong mẫu) cũng có kiểu Ten chuong. Ta chỉ mới xóa kiểu này trong văn bản.
4. Chọn kiểu Heading 1 trong ô bên trái và nháy nút Delete. Nháy Yes để khẳng định xóa. Một cảnh báo hiện lên thông báo rằng ta không xóa được kiểu ngầm định.
5. Nháy nút Close để đóng hộp thoại Organizer.
6. Nháy mở hộp kiểu và quan sát rằng kiểu Ten chuong không còn trong danh sách nữa.
7. Nháy nút New để mở văn bản trống mới. Nháy mở hộp kiểu và quan sát rằng kiểu Ten
chuong vẫn còn trong danh sách (vì kiểu này vẫn còn trong mẫu Normal). Đóng văn bản mới
mà không lưu.
8. Nháy lại Format, nháy Style..., sau đó nháy nút Organizer (Tổ chức). Hộp thoại Organizer
xuất hiện. Trên ô bên trái không còn kiểu Ten chuong, còn bên phải vẫn còn.
9. Chọn kiểu Ten chuong trong ô bên phải và nháy nút Delete. Nháy Yes để khẳng định xóa. Kiểu Ten chuong bị xóa.
10. Nháy nút Close để đóng hộp thoại Organizer. Sau đó nháy nút New để mở văn bản trống mới. Nháy mở hộp kiểu và quan sát rằng kiểu Ten chuong không còn trong danh sách nữa. Đóng văn bản mới mà không lưu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
11. Đóng văn bản Baitap2. Khi được hỏi có lưu lại những thay đổi hay không, nháy No để giữ lại kiểu Ten chuong trong văn bản.
Bài 6. Đổi tên kiểu
1. Mở lại tệp văn bản Baitap2.
2. Nháy Format và nháy Style..., sau đó nháy nút Organizer (Tổ chức). Hộp thoại Organizer
xuất hiện. Trên ô bên trái ta thấy tên tệp văn bản Baitap2, còn bên phải là tên mẫu Normal. 3. Chọn kiểu Ten chuong trong ô bên trái và nháy nút Rename (Đổi tên). Khi hộp thoại
Rename xuất hiện, gõ tên mới nào đó vào và nháy OK. Quan sát tên mới của kiểu xuất hiện trong danh sách thay cho tên cũ.
4. Chọn kiểu Heading 1 trong ô bên trái và nháy nút Rename (Đổi tên). Khi hộp thoại Rename
xuất hiện, gõ tên mới Tieu de vào và nháy OK. Quan sát và chú ý rằng tên cũ không bị xóa và tên mới được gắn vào sau tên cũ và cách nhau một dấu phảy. Như vậy khi đổi tên một kiểu ngầm định thì tên cũ không bị xóa và tên mới được gắn kèm theo.
5. Nháy nút Rename (Đổi tên). Khi hộp thoại Rename xuất hiện, gõ tên Heading 1vào và nháy
OK. Tên kiểu được đặt lại như cũ.
6. Nháy nút Close để đóng hộp thoại Organizer. 7. Đóng văn bản Baitap2 và không lưu.
Bài 7. Tạo một mẫu tài liệu trống
1. Để tạo một mẫu mới trên cơ sở mẫu trống, chọn File\New (Mới) và nháy trang General
2. Nháy một lần vào biểu tượng Blank Document (Tài liệu trống). Nháy chọn Template (Mẫu)
trong ô Create New (Tạo mới) ở phía dưới bên phải trong trang General của hộp thoại New. Sau đó nháy OK.
3. Chọn phông tiếng Việt nào đó trong hộp danh sách phông.
4. Nháy nút trên thanh công cụ, đặt tên tệp mẫu là Mau moi trong hộp File name: (Tên tệp) của hộp hội thoại Save As (Lưu với tên). Nháy nút để lưu mẫu Mau moi. Đóng cửa sổ Mau moi.
5. Để kiểm tra mẫu Mau moi đã có trong danh sách các mẫu chưa, nháy New trong bảng chọn
File. Nháy trang General trong hộp hội thoại New nếu trang này chưa được chọn. Biểu tượng
Mau moi xuất hiện trong cửa sổ. Nháy đúp biểu tượng Mau moi để tạo tài liệu mới trên cơ sở mẫu Mau moi.
6. Nháy Close trong bảng chọn File để đóng văn bản mới.
Bài 9. Tạo mẫu tài liệu có nội dung riêng
1. Để tạo một mẫu mới, chọn File\New và nháy trang General trong hộp hội thoại New nếu trang này chưa được chọn.
2. Nháy một lần vào biểu tượng Blank Document. Nháy chọn Template trong ô Create New ở phía dưới bên phải trong trang General của hộp hội thoại New rồi nháy OK.
3. Tạo tài liệu như ví dụ minh họa trên hình dưới.
4. Nháy nút trên thanh công cụ, gõ tên tệp mẫu Giay moi trong hộp File name: của hộp thoại Save As. Nháy nút Create New Folder (Tạo kẹp mới) trong hộp thoại Save As để tạo kẹp mới. Gõ tên kẹp mới, ví dụ “Mau cua toi” vào ô Name (Tên) trong hộp thoại New Folder. Nháy OK.
5. Nháy đúp biểu tượng của kẹp Mau cua toi để mơ và nháy nút để lưu mẫu Giay moi. Đóng cửa sổ Giay moi.
6. Kiểm tra mẫu Giay moi đã có trong số các mẫu chưa bằng cách nháy New trong bảng chọn
File và nháy trang Mau cua toi trong hộp hội thoại New. Biểu tượng Giay moi sẽ xuất hiện trong cửa sổ.
7. Nháy Cancel (Bỏ qua) để đóng cửa sổ New. Tóm tắt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1. Kiểu là một tập hợp các đặc trưng định dạng được nhóm gộp dưới một tên kiểu. Chúng ta tạo một kiểu bằng cách chọn các đặc trưng định dạng và gán cho nhóm các đặc trưng định dạng này một tên được gọi là tên kiểu.
2. Kiểu được lưu trong tệp văn bản chứ không phải trên trang văn bản. Định dạng một đối tượng theo một kiểu nào đó có nghĩa là biến đổi đối tượng đó để nó có các đặc trưng định dạng như các định dạng được lưu trong kiểu.
3. Ta áp dụng một kiểu cho một phần văn bản được chọn bằng cách nháy để mở hộp kiểu trên thanh công cụ định dạng và nháy chuột để chọn kiểu thích hợp.
4. Chúng ta có thể sử dụng các kiểu được thiết kế sẵn, tạo các kiểu mới hoặc sửa đổi các kiểu hiện có để phù hợp với mục đích sử dụng.
5. Mẫu là tập hợp các kiểu và thiết kế trang được tạo sẵn cho việc soạn văn bản theo một mục đích nào đó. Mẫu cũng là một dạng văn bản được thiết kế sẵn để tái sử dụng.
6. Cũng như kiểu, ta có thể sử dụng các mẫu được thiết kế sẵn, tạo các mẫu mới cũng như sửa đổi mẫu các mẫu hiện có.
7. Sử dụng kiểu và mẫu, việc định dạng và sửa đổi định dạng văn bản được thực hiện nhanh và nhất quán.
4. Tạo bảng
Bố trí các thông tin, dữ liệu dưới dạng bảng tức là sắp xếp chúng dưới dạng các hàng và cột. Nơi cắt nhau của một hàng và một cột được gọi là một ô.
Ngoài phần văn bản ta còn có thể đưa các đối tượng khác, chẳng hạn hình vẽ, vào mỗi ô. Việc soạn thảo cũng như định dạng nội dung trong mỗi ô được thực hiện y hệt như trên một trang bình thường.
Bảng gồm các ô được sắp xếp đồng thời theo các hàng và các cột. Cuối mỗi ô và mỗi hàng có các dấu kết thúc ô và dấu kết thúc hàng. Chúng là các ký tự ẩn ; bình thường ta không nhìn thấy chúng trên màn hình trừ khi nháy nút để hiển thị các ký tự ẩn. Cũng như các dấu ngắt đoạn, chúng lưu các thông tin định dạng của mỗi ô và mỗi hàng. Các thao tác thực hiện trên bảng rất phụ thuộc vào việc các ký tự này có được chọn hay không. Tùy theo chúng có được chọn hay không mà các lệnh trong bảng chọn Table (Bảng) cũng khác nhau. Hình dưới minh họa các thành phần cơ bản của bảng.
4.1. Tạo bảng
Chúng ta có thể tạo bảng theo các cách dưới đây:
Tạo nhanh bảng đơn giản
Chúng ta tạo nhanh bảng đơn giản bằng cách nháy chuột ở nút Insert Table
(Chèn bảng) trên thanh công cụ. Khi đó sẽ xuất hiện một biểu tượng thả xuống như hình bên. Kéo chuột xuống và sang phải để chọn số hàng và cột cho bảng (hàng dưới cùng sẽ cho biết số cột và số hàng được chọn) và nháy chuột. Một bảng trống có số cột và số hàng mong muốn sẽ được tạo với chiều rộng các cột được chia đều theo chiều rộng của trang. Sau này, ta có thể chỉnh sửa tùy ý theo ý muốn.
Sử dụng lệnh Insert Table (Chèn bảng) trong bảng chọn Table (Bảng) để có hộp thoại
Insert Table và trên đó ta cho các số đo chính xác cho độ rộng các cột cũng như số cột và số hàng.
Tạo bảng tự do:
Nháy nút Draw Table (Vẽ bảng) trên thanh công cụ, sau đó nháy nút Draw Table
(Vẽ bảng) để vẽ bảng tự do như dùng bút bình thường. Đầu tiên vẽ đường khung ngoài của bảng, sau đó tiếp tục vẽ các đường kẻ ngang phân chia hàng, đường kẻ dọc phân chia cột. Kết thúc việc vẽ bằng cách nháy lại nút . Hình dưới đây minh họa các bước vẽ bảng tự do: