Các hình vẽ tạo ra hay chèn từ các ứng dụng khác vào trang văn bản được tự động chồng lên nhau trên các lớp khác nhau theo thứ tự tạo ra chúng trên trang. Chúng ta có thể nhìn thấy các lớp đó khi các hình vẽ che khuất nhau, hình vẽ ở lớp trên cùng che một phần của hình vẽ ở lớp dưới nó.
Ta có thể di chuyển từng hình vẽ riêng lẻ hay một nhóm các hình vẽ trên chồng. Ví dụ như có thể di chuyển một hình vẽ về lớp phía sau hay chuyển lên lớp phía trước, cũng như có thể đưa nó lên lớp mặt hay đưa nó trở lại lớp dưới cùng (được gọi là lớp nền). Cũng có thể dùng một hình vẽ để che một phần của hình vẽ khác và tạo ra các hiệu ứng khác nhau. Ta không nhất thiết phải tạo các hình vẽ ở lớp nền trước tiên vì sau đó có thể đưa nó về các lớp khác nhau.
1. Chọn hình vẽ muốn di chuyển. Nếu hình vẽ bị che khuất, hãy nhấn TAB hay tổ hợp phím SHIFT+TAB cho đến khi chọn được nó.
2. Nháy Draw trên thanh công cụ Drawing, trỏ vào Order (Thứ tự) và nháy Bring forward
(Đưa về trước) (hay Bring backward - Đưa về sau) để chuyển hình vẽ lên trên (hay xuống dưới) một lớp, nháy Bring to front (Đưa lên mặt) hay Bring to back (Đưa xuống nền) để đưa hình vẽ lên bề mặt (hay xuống nền).
6.4. Sử dụng AutoCorrect và AutoText
Khi biên tập văn bản chúng ta có thể sử dụng các tính năng AutoCorrect (Tự sửa) và AutoText (Tốc ký) để nhanh chóng chèn các phần văn bản và đồ họa thường dùng - chẳng hạn như tên và logo của một trường, các văn bản có định dạng khác thường, câu kết của một bức thư hoặc thậm chí cả những ký tự không xuất hiện trên bàn phím. Có thể xem chúng như là những kho lưu trữ các mẫu được dùng để lắp ráp một cách nhanh chóng vào văn bản.
a. Sử dụng AutoCorrect
AutoCorrect theo nghĩa tiếng Anh là tự động sửa. Nguyên tắc của AutoCorrect là thay thế một
dãy ký tự được gõ vào từ bàn phím bằng một dãy ký tự khác ngay khi ta gõ xong dãy ký tự ban đầu và nhấn phím trống (SPACE) hay phím ENTER hoặc cuối dãy ký tự đó là một dấu chấm câu. Phím trống, phím ENTER và dấu chấm câu thông báo cho Word biết rằng dãy ký tự ta gõ vào đã kết thúc. Do đó trong dãy ký tự ban đầu không được phép chứa ký tự trống.
Để làm cơ sở cho sự thay thế đó, Word lưu giữ một danh sách các đầu mục. Một đầu mục gồm hai phần, phần đầu là dãy ký tự ban đầu (dãy ký tự ta gõ vào), phần sau là dãy ký tự được tự động thay thế. Ví dụ như khi gõ teh và nhấn phím trống, dãy đó được thay thế bằng the. Dãy teh là dãy ký tự ban đầu, còn dãy the là dãy ký tự thay thế.
Danh sách các đầu mục được sử dụng để:
Sửa lỗi chính tả: ví dụ: ngĩa sửa thành nghĩa;
Tạo các từ viết tắt kiểu tốc ký: ví dụ Vn sửa thành Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Muốn sử dụng được tính năng AutoCorrect, ta phải thực hiện bước 1 hay cả hai bước sau đây:
1. Đánh dấu tùy chọn Replace Text As You Type (Thay thế văn bản khi gõ) trên trang
AutoCorrect của hộp thoại AutoCorrect. Hộp thoại này (xem hình dưới) xuất hiện khi chọn lệnh AutoCorrect trong bảng chọn Tools. Sau bước này ta sử dụng tính năng AutoCorrect với danh sách các đầu mục có sẵn trong Word.
2. Tạo ra các đầu mục mới phù hợp với mục đích soạn thảo văn bản, chẳng hạn tạo ra đầu mục là cặp Vn → Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, và lưu vào trong danh sách.
Hình bên là hộp thoại AutoCorect. Trong vùng trống, bên trái mỗi hàng là các dãy ký tự gõ vào từ bàn phím, bên phải là các dãy ký tự tương ứng sẽ thay thế dãy bên trái mỗi khi ta nhấn phím trống.
Thêm các đầu mục vào AutoCorrect
Để tạo một đầu mục AutoCorrect, ta thực hiện các thao tác sau:
1. Từ bảng chọn Tools, nháy AutoCorrect và nháy trang AutoCorrect nếu nó chưa được hiển thị.
2. Trong ô Replace (Thay thế), gõ một tên cho một đầu mục AutoCorrect - chẳng hạn, gõ vn. Một tên đầu mục AutoCorrect có thể có tới 31 kí tự và không được có dấu cách.
3. Trong hộp With (Thay bằng), gõ dãy ký tự sẽ tự động thay thế dãy ký tự trong ô Replace - chẳng hạn, gõ Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
4. Nháy nút Add và nút OK.
Ta có thể thay đổi một đầu mục AutoCorrect (đổi tên hoặc đổi nội dung của đầu mục) cũng như xóa chúng.
Để thay đổi tên của một đầu mục AutoCorrect, chọn tên dưới hộp Replace, thay một tên mới trong ô Replace và nháy nút Replace. Khi được hỏi, nháy nút Yes để khẳng định.
Để thay đổi nội dung bên phải của một đầu mục, ta cũng thực hiện tương tự như trên với nội dung trong ô With.
Đển xóa một đầu mục AutoCorrect, chọn đầu mục muốn xóa rồi nháy nút Delete. Sau cùng nhớ nháy nút OK để cập nhật các thay đổi đó.
b. Sử dụng AutoText
Tương tự như AutoCorect, AutoText cũng là tính năng giúp ta chèn nhanh vào văn bản các dãy ký tự (các mẫu câu) có sẵn trong một danh sách các đầu mục.
Ngoài các đầu mục AutoCorrect, từng mẫu của Word cũng lưu giữ một danh sách các đầu mục khác, được gọi là các đầu mục AutoText. Các đầu mục AutoText chỉ đơn giản là các mẫu câu được biên soạn (có thể đã được định dạng) từ trước. Nếu cần chèn mẫu câu nào, ta giở danh sách và chọn đầu mục tương ứng.
Để sử dụng AutoText, ta chọn lệnh AutoText trong bảng chọn Insert hoặc nháy nút (AutoText) trên thanh công cụ. Danh sách các mẫu câu thường dùng nhất xuất hiện. Ta nháy chuột ở câu thích hợp để chèn nó vào trong văn bản (xem hình bên).
Khi ta gõ ít nhất bốn ký tự trùng với các ký tự đầu tiên của một đầu mục nào đó, nội dung của đầu mục được hiển thị. Nhấn ENTER nếu chấp nhận chèn đầu
mục, còn nếu không ta có thể gõ tiếp tục như thông thường. (xem hình dưới đây).
Như vậy, trong khi AutoCorrect tự động sửa (thay thế) dãy ký tự ta gõ vào thì AutoText cho ta khả năng lựa chọn có chèn đầu mục hay không.
Thêm các đầu mục vào AutoText
Để tạo một đầu mục AutoText, ta thực hiện các bước sau đây:
1. Nháy nút AutoText trên thanh công cụ Standard, hoặc chọn AutoText từ bảng chọn Insert. 2. Nhập đầu mục vào ô Enter AutoText entries here (Nhập đầu mục AutoText vào đây). Một
đầu mục AutoText có thể có tới 32 kí tự, kể cả dấu cách.
3. Trong Look in, chỉ định mẫu muốn lưu đầu mục và nháy nút Add.
Muốn xóa bỏ một đầu mục AutoText, ta chọn đầu mục AutoText muốn xóa và nháy nút Delete.
6.5. Tạo bảng mục lục