6.1. Tìm kiếm và thay thế
Để tăng hiệu quả và thực hiện nhanh chóng công việc biên tập văn bản ta có thể sử dụng tính năng Find (Tìm kiếm), Replace (Thay thế) và Go To (Đi tới) để tìm và thay thế dãy các ký tự không được định dạng hay đã được định dạng trong văn bản cũng như di chuyển nhanh tới một nơi nào đó trong văn bản. Các công cụ này đặc biệt hữu ích khi văn bản gồm nhiều trang.
Word tìm những gì chúng ta yêu cầu trong toàn bộ tệp văn bản. Ngoài ra có thể giới hạn phạm vi tìm kiếm bằng các lựa chọn thích hợp.
Các lệnh này nằm trên bảng chọn Edit. Tuy có thể chọn một trong số ba lệnh đó, hộp thoại được hiển thị sẽ bao gồm cả ba trang, mỗi trang cho một lệnh và như vậy có thể dễ dàng chuyển từ sử dụng lệnh này sang lệnh khác một cách nhanh chóng.
Trên hộp thoại có một nút , khi nháy nút này ta nhận được hộp thoại mở rộng như hình trên, bên phải và khi đó nút đó trở thành .
Dạng rút gọn (hình trên, bên trái) được sử dụng trong đa số các trường hợp, khi chỉ cần tìm các dãy ký tự thuần túy (không định dạng), còn dạng mở rộng (hình trên, bên phải) cho phép tìm theo các tiêu chuẩn định dạng hay các ký tự điều khiển, chẳng hạn như dấu ngắt đoạn, các ký hiệu đặc biệt không thể gõ vào từ bàn phím. Hai nút No Formatting (Không định dạng) và Format (Định dạng) được sử dụng một cách tương ứng. Nút No Formatting bị mờ theo ngầm định nếu ta chưa cho một tiêu chuẩn tìm kiếm về định dạng.
a. Tìm kiếm
Các bước sau đây minh họa cách sử dụng cách sử dụng lệnh Find. 1. Nháy Find (hay Replace) trên bảng chọn Edit.
2. Gõ dãy ký tự cần tìm trong ô Find What (Tìm gì).
3. Nháy nút Find Now (Tìm ngay). Word sẽ tìm và “bôi đen” dãy ký tự tìm được và hiển thị trên màn hình.
4. Nháy nút Find Next (Tìm tiếp) nếu cần tìm tiếp, nếu không, nháy Cancel (Bỏ qua) để thoát. Một khi tìm được kết quả, ta có thể nháy văn bản để thực hiện các sửa đổi cần thiết, sau đó nháy
Find Next để tiếp tục tìm vì hộp thoại vẫn tiếp tục được hiển thị. Muốn ngừng hiển thị hộp thoại, ta cần đóng bằng cách nháy nút Close.
? Khi gõ dãy ký tự có chứa các ký tự dấu trong tiếng Việt, các ký tự đó không được hiển thị đúng, nhưng điều này không ảnh hưởng đến kết quả tìm kiếm.
Tìm theo định dạng
Một tính năng hiệu quả trong việc tìm kiếm là tìm một phần văn bản có định dạng nào đấy (ví dụ như chữ nghiêng) chứ không phải chỉ theo nội dung. Muốn tìm theo dãy ký tự có định dạng cụ thể, sau bước 2 nói trên ta nháy nút Format (Định dạng). Ta có thể chọn các loại định dạng như
Font (Phông), Paragraph (Đoạn văn), Style (Kiểu), v.v..
Nếu chỉ muốn tìm theo định dạng, trước hết cần xóa những gì có trong ô Find What, đưa diểm chèn vào ô đó và nháy nút Format, sau đó chọn các loại định dạng như trong trường hợp nói trên. (Nếu không xóa nội dung ô Find What, Word sẽ tìm dãy ký tự đó với định dạng được mô tả.) Sau khi chọn định dạng, tiếp tục thực hiện tiếp bước 3 như đề cập ở trên.
Có thể chọn định dạng theo cả hai cách: nháy vào nút Format trên hộp thoại để hiển thị danh sách các kiểu định dạng như ở mục trên hoặc nháy trực tiếp các nút tương ứng trên thanh công cụ đinh dạng.
Hạn chế phạm vi tìm kiếm
Theo ngầm định, Word sẽ tìm trong toàn bộ văn bản những gì ta mô tả trong ô Find What (trong ô Search (Tìm), tùy chọn All (Tất cả) được chọn ngầm định). Nếu nháy mũi tên ở bên phải ô
Search, ta có thể chọn Up (Về trước) hay Down (Về sau) để hạn chế chỉ tìm từ điểm chèn cho tới đầu văn bản hay tới cuối văn bản.
Ngoài ra, ta còn thấy các tùy chọn sau đây:
Đánh dấu tùy chọn Match case sẽ hạn chế chỉ tìm những dãy ký tự có phân biệt chữ thường và chữ hoa.
Đánh dấu Find Whole Words Only có nghĩa chỉ tìm các từ nguyên vẹn chứ không tìm một phần của từ.
Use wildcards cho phép sử dụng các ký tự thay thế * và ? trong ô Find What.
b. Thay thế
Về mặt cơ bản, việc sử dụng lệnh Replace (Thay thế) không khác lệnh Find. Ta có thể nháy lệnh này trên bảng chọn Edit hoặc nháy trang Replace trong hộp thoại chung đã được mô tả ở trên. Điều khác biệt là bây giờ trên hộp thoại có thêm ô Replace With (Thay thế bằng) để ta đưa những gì cần thay thế vào. Thí dụ như cần thay “MS” bằng “Microsoft” thì đưa “MS” vào ô Fìnd What và “Microsoft” vào ô Replace With.
Có thêm hai nút trên hộp thoại: Replace (Thay thế) và Replace All (Thay thế tất cả). Nếu Word tìm thấy dãy ký tự cần tìm và ta muốn thay thế bằng dãy ký tự trong ô Replace With, ta nháy nút
Replace, nếu thấy không cần thay thế thì nháy Find Next, còn nếu thấy chắc chắn và không cần phải xem xét từng lần một, ta nháy Replace All và Word sẽ thông báo số dãy ký tự được thay thế.