III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN:
doanh nghiệp, làm phát sinh những hệ quả pháp lý cụ thể Do vậy, phải coi trọng về yêu cầu kỹ thuật khi tiến
thể. Do vậy, phải coi trọng về yêu cầu kỹ thuật khi tiến hành soạn thảo văn bản. Có như vậy văn bản mới có chất lượng và góp phần nâng cao hiệu lực quản lý ở các doanh nghiệp.
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
1. Yêu cầu về kết cấu nội dung văn bản :
a. Kết cấu nội dung văn bản: Là cách sắp xếp, tổ chức các phần,
các đoạn mạch, các ý tưởng, làm cho chúng liên kết hữu cơ với nhau tạo thành một mạch văn bản hoàn chỉnh, logic.
b. Kết cấu nội dung bao gồm:
Thứ nhất, về kết cấu chủ đề:
Chủ đề là một sợi chỉ đỏ xuyên suốt toàn bộ nội dung văn bản. Những ý tưởng nhỏ chỉ làm nổi bật ý tưởng chính, chủ đề chính.
Muốn cho chủ đề thật tập trung thì không nên đưa ra nhiều chủ đề trong một văn bản, mà chỉ nên giới hạn trong một phạm vi nhất định. Việc xác định giới hạn của chủ đề trong một văn bản rất quan trọng, vì không những nó thể hiện được tầm quan trọng của các vấn đề cần giải quyết mà còn
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
1. Yêu cầu về kết cấu nội dung văn bản :
b. Kết cấu nội dung bao gồm ((tt):
liên quan tới các đối tượng phải thi hành, đáp ứng yêu cầu khoa học, logic, chặt chẽ của văn bản.
Thứ hai, về kết cấu dàn bài:
Là cách sắp xếp nội dung theo từng phần, từng chương của văn bản. Các phần, các chương được phân bổ một cách hợp lý, trình tự và thống nhất.
Tùy theo nội dung và cơ cấu của từng loại văn bản mà có thể sắp xếp, phân bố thành các phần, các chương, các điều, các khoản. Chú ý thứ tự của các phần phải có trình tự thống nhất và cụ thể sao cho người đọc dễ hiểu và dễ thực hiện. Nhìn chung kết cấu dàn bài của văn bản cũng được chia thành 3
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
1. Yêu cầu về kết cấu nội dung văn bản :
b. Kết cấu nội dung bao gồm ((tt):
Thứ hai, về kết cấu dàn bài: - Đặt vấn đề
- Giải quyết vấn đề - Kết thúc vấn đề
Giữa các phần có mối quan hệ chặt chẽ và thống nhất với nhau
Thứ ba, về kết cấu ý tưởng:
Thông thường các ý tưởng đựơc sắp xếp theo tầm quan trọng của vấn đề cần giải quyết, theo diễn tiến của sự việc, hoặc quá trình, hay theo thứ tự thời gian và theo từng đối tượng cụ thể, … nhưng theo nguyên tắc chung nêu trước và những nguyên tắc cụ thể thì nêu sau.
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
2. Yêu cầu về diễn đạt nội dung văn bản :
Muốn nội dung văn bản được thể hiện một cách rõ ràng, đầy đủ, chính xác phải nắm vững phương pháp về cách thức diễn đạt nội dung văn bản, cụ thể :
Luận chứng trong văn bản: Một văn bản có giá trị văn hóa,
có chất lượng cao và có sức thuyết phục tốt khi nội dung của nó được diễn đạt trên cơ sở đầy đủ các luận chứng.
Luận chứng có 2 loại cơ bản sau: số liệu và lý lẽ.
Phương pháp diễn dịch: Là phương pháp diễn đạt ý rộng ra
để người đọc thấm nhuần được ý tưởng nội dung của văn bản. Nhưng không được làm mất nội dung chính của văn bản hoặc diễn đạt dài dòng, quá rộng, dàn trải sẽ dễ làm lạc nội dung.
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
2. Yêu cầu về diễn đạt nội dung văn bản (tt):
Phương pháp quy nạp: Là phương pháp đưa ra những luận
chứng bằng số liệu, sự việc, sau đó vừa tổng hợp, vừa dẫn dắt đến sự quy kết cuối cùng là mục đích cần đạt tới
Phương pháp này làm cho văn bản có nội dung cô đọng, súc tích, có trọng tâm và trọng điểm.
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản:
a. Các văn bản khác nhau về nhiều mặt: như về Thể loại văn
bản; về Mục đích ban hành; và về Thẩm quyền ban hành văn bản. Do đó, quy trình soạn thảo các loại văn bản rất khác nhau. Tuy nhiên, đối với một số văn bản có độ phức tạp không lớn như: quyết định, thông tư, chỉ thị, thông báo, báo cáo có thể lập một quy trình chung về soạn thảo văn bản. Quy trình này được coi là quy trình soạn thảo văn bản phổ biến đối với nhiều thể loại văn bản.
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản:
b. Quy trình soạn thảo văn bản: Là trình tự các bước cần tiến
hành trong quá trình soạn thảo văn bản; Theo đó, các bước soạn thảo được sắp xếp theo thứ tự nối tiếp nhau, từ bước này đến bước khác. Kết thúc mỗi bước soạn thảo, người soạn thảo đạt được mục tiêu, một kết quả nhất định làm cơ sở cho các bước tiếp theo cho đến khi soạn thảo xong văn bản.
c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản:
Bước 1: Xác định mục đích ban hành văn bản
Cần xác định việc ban hành văn bản là để giải quyết vấn đề gì? (quy định chế độ, chính sách, báo cáo cấp trên, trả lời…)
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản:
c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản (tt):
Bước 1: Xác định mục đích ban hành văn bản
Nó cho phép giới hạn được nội dung của văn bản, xác định được thể thức văn bản, thể loại văn bản, xác định được các thông tin cần thiết để thu thập. Xác định mục đích là vấn đề quan trọng, có tính quyết định trong việc nên sử dụng thể loại văn bản nào là thích hợp nhất, mang lại hiệu quả nhất và chính xác nhất.
Bước 2: Xác định tên và thể loại văn bản
Trên cơ sở mục đích ban hành văn bản và thẩm quyền ban hành mà chúng ta lựa chọn xác định tên thể loại văn bản đúng. Nếu xác định không đúng tên thể loại văn bản, có thể ảnh hưởng đến giá trị pháp lý và hiệu quả thực hiện văn bản.
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản: c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản (tt):
Bước 2: Xác định tên và thể loại văn bản
Để xác định hình thức văn bản, chúng ta phải xác định được:
Cơ quan, tổ chức nào ban hành văn bản
Đối tượng tác động của văn bản
Cơ quan phối hợp ban hành
Các yếu tố ảnh hưởng đến văn bản
Trật tự pháp lý trong văn bản
Thời gian soạn thảo, thời gian hoàn thành.
Đối tượng sẽ thực hiện văn bản
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản: c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản (tt):
Bước3: Thu thập và xử lý thông tin
Thu thập thông tin:
Thông tin pháp lý:
• Cơ sở pháp lý để ban hành văn bản. • Những quy định về lĩnh vực hoạt động.
Thông tin thực tế: là những thông tin phản ánh tình hình thực tế về vấn đề sẽ được đề cập đến trong văn bản Những thông tin thực tế không thể thiếu được, vì nó làm cơ sở cho việc đề ra hay giải quyết vấn đề có tính thực tiễn. Nếu không, văn bản sẽ xa rời thực tế, dẫn đến người ra văn bản sẽ mắc bệnh quan liêu.
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản: c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản (tt):
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin
Thông tin thực tế (tt):
Việc thu thập thông tin thực tế là rất quan trọng, cần được thực hiện tốt trước khi soạn thảo văn bản. Thông tin thực tế còn là cơ sở dữ liệu để tổng hợp rút ra những nhận xét, những kết luận có cơ sở khoa học. Thông tin thực tế bao gồm những số liệu và tình hình về các lĩnh vực: Giáo dục, y tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, tài chính, lao động, ….
Thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để tăng tính toàn diện khách quan, làm cho văn bản có tính cụ thể, hợp lý,
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản: c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản (tt):
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin
Đánh giá và xử lý thông tin:
Nói chung các thông tin thu thập được đều phải tiến hành xử lý và phân loại thông tin thành các nhóm sau: thông tin chính thức, thông tin trùng lặp, thông tin phụ.
Trên cơ sở những thông tin, tư liệu đã thu thập được, chúng ta cần tranh thủ ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan để xem xét và đánh giá thông tin, tài liệu nhằm đưa vào văn bản những thông tin đúng, đáng tin cậy, chính xác và có lợi nhất cho việc ban hành văn bản.
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản: c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản (tt):
Bước 4: Xây dựng dàn bài, đề cương và viết bản thảo
Xây dựng dàn bài văn bản:
Căn cứ vào nội dung, phạm vi các quy định sẽ ban hành trên cơ sở mục đích của vấn đề cần giải quyết mà chúng ta quyết định lập dàn bài cho phù hợp với từng chủ đề và yêu cầu của văn bản đặt ra.
Tùy theo cơ cấu riêng của từng loại văn bản mà nội dung của chúng có thể chia thành các phần, các chương, các mục, điều khoản.
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản: c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản (tt):
Bước 4: Xây dựng dàn bài, đề cương và viết bản thảo
Soạn đề cương văn bản:
Ở phần này, cần phải xác định rõ nội dung của văn bản bao gồm những phần nào, mỗi phần có bao nhiêu mục lớn, nhỏ; các yêu cầu, quy định, mệnh lệnh, vấn đề chính của văn bản. Nhất thiết các phần phải được sắp xếp theo một trình tự nhất định, một trật tự có tính khoa học.
Đề cương của văn bản càng chi tiết, càng cụ thể sẽ tạo điều kiện thuận lợi để việc soạn thảo nhanh chóng và có chất lượng cao.
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản: c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản (tt):
Bước 4: Xây dựng dàn bài, đề cương và viết bản thảo
Soạn đề cương văn bản (tt):
Giai đoạn này nên tập trung vào những nội dung chính và sắp xếp chúng theo một trật tự diễn biến của quá trình và tầm quan trọng của vấn đề.
Yêu cầu đối với vấn đề là phải đầy đủ ý, đặc biệt là các ý chính, những vấn đề có liên quan chặt chẽ tới nội dung văn bản.
Viết bản thảo văn bản:
Viết bản thảo tức là: làm cho nội dung chính trong đề cương văn bản thể hiện trong một trật tự logic, khoa học, ngôn ngữ pháp lý rõ ràng, các câu các từ hợp thành một mạch văn nhất
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản: c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản (tt):
Bước 4: Xây dựng dàn bài, đề cương và viết bản thảo (tt)
Viết bản thảo văn bản (tt):
Viết bản thảo tức là: làm cho nội dung chính trong đề cương văn bản thể hiện trong một trật tự logic, khoa học, ngôn ngữ pháp lý rõ ràng, các câu các từ hợp thành một mạch văn nhất định.
Giai đoạn này đặc biệt lưu ý đến hành văn, cú pháp và diễn đạt các ý, các nội dung của văn bản như: ngữ pháp, lỗi chính tả, sử dụng từ ngữ, chấm, phẩy.
Sau khi viết xong bản thảo cần phải đọc lại, kiểm tra lại một cách thận trọng từ đầu đến cuối văn bản để:
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản: c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản (tt):
Bước 4: Xây dựng dàn bài, đề cương và viết bản thảo (tt)
Viết bản thảo văn bản (tt):
Sau khi viết xong bản thảo cần phải đọc lại, kiểm tra lại một cách thận trọng từ đầu đến cuối văn bản để:
• Một là, tránh sai sót, nhầm lẫn; Tính logic trong cách trình bày và diễn đạt; Sự phù hợp về thể loại.
• Hai là, kiểm tra tính chính xác về mục đích, nội dung văn bản. • Ba là, sửa chữa hoặc thay đổi một số điểm, một số câu nhằm
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
3. Quy trình xây dựng văn bản và ban hành văn bản: c. Các bước tiến hành soạn thảo văn bản (tt):
Bước 5: Duyệt bản thảo và ký ban hành văn bản
Việc trình duyệt văn bản trong mỗi cơ quan đều có những cách thức khác nhau. Tuy nhiên, thông thường thì người soạn thảo trình văn bản cho lãnh đạo phòng, bộ phận trực tiếp quản lý mình xem và ký nháy vào văn bản đến lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp ký duyệt.
Trước khi ban hành văn bản, văn thư phải làm hoàn thiện về thể thức của văn bản như: số văn bản, ngày tháng ký văn bản.
3 KỸ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN II. QUI TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN:
Tóm lại: