văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước

Trang 1

VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT

SOẠN THẢO VĂN BẢN

QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

NHÀ NƯỚC

Trang 2

I VĂN BẢN QUẢN Lí NHÀ NƯỚC

1 Khỏi niệm:

a. Văn bản là: ph ơng tiện ghi lại và truyền đạt thông tin

bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định.

b Văn bản quản lý nhà n ớc là những quyết định quản lý

và thông tin quản lý thành văn (đ ợc văn bản hoá)

do các cơ quan Nhà n ớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đ ợc Nhà n

ớc bảo đảm thi hành bằng những biện pháp khác

nhau, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội

bộ nhà n ớc hoặc giữa các cơ quan nhà n ớc với các

Trang 3

2 Các loại văn bản quản lý nhà n ớc:

a Văn bản quy phạm pháp luật:

- Khái niệm:

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà n ớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục trình tự luật định, trong đó có quy tắc

xử sự chung đ ợc nhà n ớc đảm bảo thực hiện

nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định

Trang 4

- Các loại văn bản quy phạm pháp luật:

+ Hiến pháp; Bộ luật, đạo luật; Pháp lệnh;

+ Nghị quyết của QH, UBTVQH; Hội đồng nhân dân; Hội

đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao

Trang 5

Là loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử sự riêng.

- Loại hình:

Trang 6

• c Văn bản hành chính thông th ờng: là những

văn bản do các cơ quan nhà n ớc ban hành,

không chứa các quy phạm pháp luật, dùng để giải quyết những công việc cụ thể và để tác nghiệp hằng ngày của cơ quan nhà n ớc

• Ví dụ: Công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, thông báo v.v.

Trang 7

II VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC

1 Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà

n ớc.

Văn bản quản lý hành chính nhà n ớc là những quyết định và thông tin quản lý bằng văn viết, do các cơ quan hành chính nhà n ớc, các cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà n

ớc ban hành, theo thể thức, thẩm quyền do luật

định, mang tính quyền lực đơn ph ơng, làm phát sinh các hệ quả pháp lý nhất định, nhằm điều

Trang 8

2 Chøc n¨ng vµ vai trß cña v¨n b¶n qu¶n lý hµnh chÝnh NN.

Trang 9

b Vai trò của văn bản quản lý hành chính nhà

- là ph ơng tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động

của bộ máy lãnh đạo và quản lý.

Trang 10

3 Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà n ớc.

a Tiêu chí phân loại:

-Tiêu chí tác giả: Văn bản của Chính phủ; Thủ t ớng Chính phủ; Bộ tr ởng, Thủ tr ởng Cơ quan ngang Bộ; Thủ tr ởng cơ quan thuộc Chính phủ; UBND, của Chủ tịch UBND; TTcq chuyên môn UBND.

- Dựa vào tiêu chí tên loại: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông t , Thông t liên tịch, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình.v.v.

- Dựa vào thời gian ban hành: Ngày tháng năm ban hành văn bản.

- Nội dung văn bản: Văn bản về xuất nhập khẩu, địa chính.v.v.

- Dựa vào kỹ thuật chế tác: Văn bản trên đá, lụa, Ngà voi, Giấy.v.v.

- Dựa vào hiệu lực pháp lý văn bản: Văn bản quy phạm pháp luật d ới luật lập quy; Văn bản hành chính cá biệt; Văn bản hành chính thông

th ờng; Văn bản chuyên môn, kỹ thuật

Trang 11

b Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà n ớc

(Theo hiệu lực pháp lý của văn bản):

- Văn bản quy phạm hành chính (Văn bản quy phạm

pháp luật d ới luật, văn bản lập quy).

+ Khái niệm: Văn bản quy phạm hành chính, là văn bản thực hiện pháp luật, chứa đựng các quy tắc xử sự chung, đ ợc áp dụng nhiều lần, thuộc phạm trù văn bản

quy phạm pháp luật d ới luật lập quy, do các cơ quan

hành chính nhà n ớc, cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà n ớc ban hành theo trình tự, thể thức đ ợc pháp luật quy định.

Trang 12

* Quyết định, Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân

Trang 13

+ Loại hình: Quyết định, chỉ thị (bổ nhiệm, khen th ởng, kỹ

luật, điều động công chức; phê chuẩn kế hoạch sản xuất kinh doanh, luận chứng kinh tế-kỹ thuật; h ớng dẫn công việc cụ thể v.v

+ Chủ thể ban hành: Thủ t ớng Chính phủ; Bộ tr ởng, Thủ tr ởng cơ quan ngang Bộ, Thủ tr ởng cơ quan thuộc Chính phủ; Chủ tịch UBND các cấp; Thủ tr ởng các cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh

Trang 14

- Văn bản hành chính thông th ờng:

+ Đặc điểm:

* Là những loại hình văn bản mang tính chất thông tin quy

phạm (Báo cho ai đó biết có những văn bản quy phạm )

* Cụ thể hoá và thực thi văn bản lập quy

* Dùng để giải quyết những tác nghiệp cụ thể của các cơ quan quản lý (Báo cáo tình hình lên cấp trên; đôn đốc nhắc nhở.v.v.)+ Các loại hình văn bản hành chính thông th ờng:

* Công văn: H ớng dẫn, phúc đáp, đôn đốc nhắc nhở, đề

nghị.v.v

* Báo cáo: Định kỳ, bất th ờng, chuyên đề, hội nghị

* Biên bản: Hội nghị, vi phạm hành chính, tai nạn giao thông

Trang 15

- Văn bản chuyên môn và kỹ thuật:

+ Văn bản chuyên môn: Trong ngành Thống

kê, Kế hoạch, Tài chính, Ngân hàng, Th ơng nghiệp, Y tế, Giáo dục.v.v.

+ Văn bản kỹ thuật: Trong ngành Xây dựng, KHCN,các cơ quan khoa học kỹ thuật, nh đồ

án, bản vẽ, thiết kế thi công, bản quy trình

công nghệ, quy phạm kỹ thuật.v.v.

Trang 17

2* Tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n:

§èi víi c¸c c¬ quan hµnh chÝnh nh : ChÝnh phñ, UBND,

Bé, c¬ quan ngang Bé, c¬ quan thuéc chÝnh phñ, th× viÕt ngay tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n:

Trang 18

Đối với các cơ quan có cơ quan chủ quản, thì viết tên cơ quan chủ quản phía trên, sau đó viết tên cơ quan ban hành văn bản phía d ới:

Vớ dụ: bộ giáo dục - đào tạo

vụ đại học và sau đại học

Ubnd tỉnh hà tĩnh

Sở giáo dục - đào tạo

Trang 19

Cần chú ý: - Văn bản quy phạm hành chính có thêm

số năm ban hành văn bản ở số và ký hiệu VB.

Ví dụ: Nghị định Số: 146/ 2007/ NĐ-CP

Trang 20

- Đối với văn bản cá biệt, không có số năm ban hành văn bản, nh ng có thêm tên viết tắt của công việc, vấn

đề mà văn bản đề cập

Ví dụ: Quyết định Số: 31/ QĐ - UBND - NC.

- Đối với văn bản không tên loại (công văn),

không có chữ viết tắt tên loại văn bản, nh ng có thêm chữ viết tắt bộ phận trực tiếp soạn thảo văn bản

Ví dụ: Công văn Số: 15/ UBND - VP.

Trang 21

4* Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản:

Địa danh, ghi tên chính thức của địa ph ơng mà cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở và phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy (,).

Thời gian, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản, những ngày có số d ới 10 và những tháng có số d ới 3 phải ghi thêm số "0" phía tr ớc.

Ví dụ: Hà tĩnh, ngày 02 tháng 01 năm 2007

Cẩm Xuyên, ngày 12 tháng 4 năm 2007

Trang 22

5* Tên loại văn bản:

Ví dụ: nghị định ; quyết định; chỉ thị 6* Trích yếu nội dung văn bản:

- Đối với văn bản có tên loại:

Trang 23

7* Nội dung của văn bản:

Nội dung của văn bản là phần chủ yếu và quan trọng nhất của văn bản, trong đó các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định đ

ợc đặt ra; các vấn đề, sự việc đ ợc trình bày.

Nội dung của văn bản đ ợc trình bày theo Quy định tại phụ lục số IV, quy định về Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao, ban hành

Trang 24

8* Thẩm quyền đề ký văn bản, chức vụ và họ tên ng ời ký:

- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

(Chính phủ, UBND), ng ời đứng đầu các cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể ký Ng ời đứng đầu các cơ quan, tổ chức

uỷ quyền cho cấp phó và các thành viên khỏc ký thay

những văn bản thuộc thẩm quyền ký của mỡnh

Ví dụ: tm chính phủ tm chính phủ

Thủ t ớng KT Thủ t ớng

Trang 25

- Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của ng ời đứng

đầu các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, thì đề ngay chức danh của ng ời đứng đầu các cơ quan, tổ chức đó Ng

ời đứng đầu các tổ chức đó có thể uỷ quyền cho cấp phó ký

thay một số văn bản thuộc thẩm quyền ký của mình

Ví dụ: Thủ t ớng kt Thủ t ớng Phó thủ t ớng

Chủ tịch kt Chủ tịch

Trang 26

Ng ời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho cán bộ quản lý cấp d ới một cấp, ký thừa lệnh một số văn bản không quan trọng của cơ quan, tổ chức

Trang 27

- Đối với văn bản của cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ tr ởng, đề chức danh của ng ời đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp ký các văn bản của cơ quan, tổ chức đó Ng ời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho cấp phó ký thay một số văn bản thuộc

Trang 29

5 Hiệu lực và nguyên tắc áp dụng văn bản qlNN

a Hiệu lực của văn bản quản lý hcnn:

- Đối với văn bản quy phạm hành chính của cơ quan nn tw

có hiệu lực về thời gian sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo, hoặc đ ợc quy định trong văn bản Đối t ợng điều chỉnh của loại văn bản này là tất cả các tổ chức, công dân, hoặc quy định trong văn bản.

- Đối với văn bản quy phạm hành chính của ubnd các cấp, đ

ợc quy định trong luật Ban hành văn bản qppl của HĐND

và UBND, năm 2004

- Đối với văn bản không chứa quy phạm pháp luật có hiệu lực

Trang 30

- Văn bản quy phạm hành chính, chỉ hết hiệu lực

(Toàn bộ, hoặc một phần) khi: hết thời hạn trong văn bản; đ ợc thay thế bằng văn bản khác của cơ quan ban hành văn bản đó; bị bãi bỏ một phần hay toàn bộ bằng một văn bản của cơ quan nhà n ớc có thẩm quyền Văn bản h ớng dẫn thi hành của văn bản chính hết hiệu lực, cũng đồng thời hết hiệu lực, trừ tr ờng hợp đ ợc giữ lại một phần phù hợp văn bản mới

Trang 31

b Nguyên tắc áp dụng văn bản quản lý hành chính

nhà n ớc.

- Văn bản đ ợc áp dụng từ thời điểm có hiệu lực.

- Nếu có nhiều văn bản quy định khác nhau về một vấn

đề, thì áp dụng văn bản nào có hiệu lực pháp lý cao nhất.

- Nếu có nhiều văn bản do một cơ quan ban hành về một vấn đề thì sử dụng văn bản mới nhất.

- Tr ờng hợp văn bản mới không quy định hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra tr ớc ngày văn bản mới có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới.

Trang 32

6 Gám sát, kiểm tra, xử lý văn bản qlhc sai trái.

- Giám sát, kiểm tra văn bản quản lý hành chinh:

ubtv Qh giám sát văn bản của Chính phủ; Thủ t ớng Chính phủ kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của

Bộ và UBND các cấp; Bộ tr ởng, Thủ tr ởng cơ quan ngang Bộ kiểm tra văn bản của Bộ mình và văn bản của UBND cấp tỉnh có liên quan đến ngành, lĩnh vực của mình Đối với văn bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật do thủ tr ởng cơ quan ban hành kiển tra.

Trang 33

- Xử lý văn bản quản lý hành chính trái pháp luật:

Văn bản sai trái là văn bản ban hành trái thẩm quyền; nội dung trái pháp luật, không phù hợp với đời sống xã hội (không thực thi); sai tên loại; đ ợc xây dựng với kỹ thuật ch a đạt yêu cầu

Hình thức xử lý: Tạm đình chỉ; đình chỉ; bãi bỏ hoặc sửa đổi văn bản, bãi bỏ từ khi văn bản có hiệu lực và buộc khôi phục lại tình trạng ban đầu, hoặc bị bãi bỏ từ khi văn bản bãi bỏ có hiệu lực;bãi

bỏ toàn bộ hoặc bị bãi bỏ một phần Văn bản sai thể thức phải ban hành lại cho đúng thể thức quy định

Thẩm quyền xử lý văn bản quản lý hành chính: Cơ quan nhà n ớc

có thẩm quyền; chính cơ quan ban hành văn bản sai trái; toà án

hành chính có quyền tuyên bố một văn bản hoặc một nội dung nào

đó của văn bản quy phạm pháp luật là sai trái và bãi bỏ văn bản cá

Trang 34

1 những yêu cầu về soạn thảo văn bản

a Những yêu cầu chung.

- Nắm vững đ ờng lối chính trị của Đảng.

- Văn bản ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan ban hành văn bản.

- Phải nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, ph ơng thức giải quyết công việc đ a ra phải rõ ràng, phù hợp

- Văn bản phải đ ợc đ ợc trình bày đúng các yêu cầu về thể thức, văn phong hành chính.

III KỸ THUẬT SOẠN THẢOVĂN BẢN

QLHC NHÀ NƯỚC

Trang 36

a Kh¸i niÖm quy trình soạn thảo, ban hành vb.

b Tr×nh tù chung so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n.

Trang 37

a Kỹ thuật trình bày về nội dung văn bản qlhcnn

- Kết cấu nội dung văn bản gồm: Thứ nhất là, kết cấu chủ đề và Thứ hai là, kết cấu bố cục;

- Diễn đạt nội dung văn bản phải có luận cứ, luận chứng xác đáng và đầy đủ

- Ph ơng pháp diễn đạt nội dung văn bản gồm:

Một là, quy nạp và Hai là diễn dịch

3 KỸ THUẬT SOẠN THẢOVĂN BẢN QLHC

NHÀ NƯỚC

Trang 39

- Những yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản hc .

+ Phải dùng từ ngữ phổ thông, quen thuộc trong đời sống dân chúng, tránh lạm dụng từ n ớc ngoài…

+ Từ ngữ phải chuẩn xác, nhuần nhuyễn.

+ Hạn chế dùng các thuật ngữ chuyên môn

+ Tránh dùng từ thiếu nhất quán.

+ Từ ngữ trong văn bản chỉ dùng một nghĩa ( nghĩa

đen), không dùng từ phát sinh đa nghĩa, nghĩa búng.

+ Không dùng từ thiếu văn minh, lịch thiệp, từ lóng, từ

địa ph ơng.

thức văn bản.

Trang 40

- Những yêu cầu về câu văn trong văn bản hành chính.

+ Văn bản quản lý hành chính sử dụng câu trần thuật, câu mệnh lệnh.

+ Câu văn phải đúng ngữ pháp, sử dụng bộ dấu câu phù hợp.

+ Câu văn phải ngắn gọn, u tiên cho câu một mệnh đề, nếu sử

dụng câu nhiều mệnh đề cần phải tách câu một cách thích hợp + Diễn đạt ý t ởng trong câu văn phải cân đối, ngữ nghĩa phải phù hợp với t duy của ng ời Việt Nam.

+ Không đ ợc viết những câu mơ hồ, để có thể hiểu theo nhiều

cách khác nhau.

+ Không đ ợc viết những câu có thể tạo ra hình ảnh không đẹp.

văn bản.

Trang 41

- Yêu cầu về hành văn trong văn bản hành chính.

+ Hành văn trong văn bản hành chính là lối hành văn thông th ờng, mang tính trung tính.

+ Hành văn phải mạch lạc, thể hiện ở toàn bộ cấu trúc của văn bản, trong mỗi đoạn văn, câu văn của văn

bản.

+ Hành văn phải trang trọng uy nghi, thể hiện ở ngôn ngữ và cách x ng hô trong văn bản.

+ Để nhấn mạnh ý t ởng, hành văn trong văn bản có thể dùng câu bị động, câu điệp từ, điệp ngữ.

3 KỸ THUẬT TRèNH BÀY VỀ HèNH

THỨC VĂN BẢN

Trang 42

IV so¹n th¶o mét sè v¨n b¶n

Trong c¨n cø ph¸p lý cã hai nhãm: Thø nhÊt lµ c¨n cø ph¸p lý vÒ thÈm quyÒn ban hµnh v¨n b¶n Thø hai lµ, c¨n cø ph¸p lý cho néi dung cña v¨n b¶n

Trang 43

+ Nội dung chính của quyết định:

Điều 1 Quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của quyết định.

Điều 2 và các điều tiếp theo Quy định các hệ quả pháp lý nảy sinh liên quan đến nội dung điều chỉnh chính của quyết

định.

Điều cuối cùng Quy định về hiệu lực văn bản; quy định về

xử lý văn bản (bãi bỏ văn bản tr ớc đó có nội dung mâu

thuẫn, trái với quyết định này) nếu có; quy định về đối t ợng thi hành.

- Phần kết của quyết định cá biệt: Thẩm quyền đề ký; chức

vụ ng ời ký; chữ ký, con dấu, họ tên ng ời ký; nơi nhận

IV soạn thảo một số văn bản

qhcnn thông dụng.

Trang 44

Mẫu quyết định cá biệt

Tên cq, tc cấp trên cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Tên cơ quan, tổ chức Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Tự do – Tự do – Hạnh phúc Hạnh phúc

Trang 45

a Khái niệm:

b Thể thức của công văn gồm có:

- Phần mở đầu:( kính gửi Nếu gửi cho một cơ quan, cá nhân thì ghi ngay sau kính gửi, nếu gửi từ hai cơ quan, cá nhân trở lên thì xuống dòng)

- Nội dung của công văn:

+ Đặt vấn đề: Nêu lý do, cơ sở, thực trạng tình hình dẫn đến yêu cầu ban hành công văn.

+ Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu cần giải quyết một cách cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra.

+ Kết luận vấn đề: Khẳng định thêm những nội dung đẫ nêu, hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cần thiết.

2 Soạn thảo công văn.

Trang 46

- Công văn đề nghị, yêu cầu là văn bản của các cơ quan cấp d ới gửi cho cơ quan cấp trên, hoặc các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau để

đề nghị, yêu cầu giải quyết những công việc nào đó có liên quan

đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó

- Nội dung của công văn đề nghị, yêu cầu bao gồm:

+ Đặt vấn đề: Nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu;

nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị, yêu cầu

+ Giải quyết vấn đề: Nêu nội dung cụ thể của việc đề nghị, yêu cầu; thời gian và cách thức giải quyết các đề nghị, yêu cầu đó; lợi ich của các bên liên quan đến đề nghị, yêu cầu

+ Phần kết luận: Thể hiện sự mong mỏi đ ợc quan tâm, xem xét các

1c Công văn đề nghị, yêu cầu

Định dạng
Số trang	55
Dung lượng	0,93 MB