Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính

Trang 1

Thể thức và kỹ thuật trình bày

Văn bản hành chính

Trang 2

CVC Chu Văn Tiến

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH

CQ: 08.37220263

DĐ: 0903727011; 0909099565

E-mail: chutiendhnl@yahoo.com

Trang 3

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ

I - Tổng quan về hệ thống văn bản quản

lý

II - Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo

III - Soạn thảo văn bản hành chính cá

biệt III - Soạn thảo văn bản hành chính

thông thường

Trang 4

I - Tổng quan về hệ thống

văn bản quản lý

Chủ thể ban hành Nội dung chuyển đạt Đối tượng áp dụng

Quy trình, thủ tục Tính thực hiện

08/19/24

08/19/24 chutiendhnl@yahoo.com 4 4

Trang 6

Thông tư số 01/2011/TT-

BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản hành chính

Trang 7

Phân loại

08/19/24

VĂN BẢN QPPL

VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

VĂN BẢN CHUYÊN NGÀNH

VĂN BẢN ĐOÀN THỂ

Trang 8

II Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo

Trang 9

1 Những yêu cầu nội dung

a) Tính mục đích b) Tính khoa học c) Tính phổ thông d) Tính thực hiện e) Tính khả thi

08/19/24

xem

9 chutiendhnl@yahoo.com

Trang 10

a) Tính mục đích

Chủ đề Phạm vi điều chỉnh Mức độ điều chỉnh Tính cần thiết quản lý

Trang 11

b) Tính khoa học

Thông tin Tính lôgic

Bố cục

Trang 12

Đơn giản Ngắn gọn

Dễ hiểu

08/19/24

c) Tính phổ thông

Trang 13

Ý chí mệnh lệnh nhà quản lý

Dứt khoát

08/19/24

d) Tính thực hiện

Trang 14

Thực tế Hợp lý

08/19/24

e) Tính khả thi

Trang 15

2 Những yêu cầu ngôn ngữ

a)Văn phong b)Từ ngữ

c)Cú pháp d)Chính tả

Trang 16

a) Văn phong hành chính-công vụ

Chính xác Khách quan Trang trọng Phổ thông

Khuôn mẫu

Trang 17

Dùng từ đơn nghĩa

Nghĩa đen Nghĩa bóng Nghĩa biểu cảm Nghĩa sở dụng

Trang 18

Từ ngữĐúng văn phong

Từ phổ thông, địa phương

Trang 19

Cú pháp

Câu đúng ngữ pháp Câu đơn nghĩa

Câu mơ hồ Câu trần thuật Câu chủ động-bị động

Trang 20

Chính tả

Bảng chữ cái Dấu giọng

Phụ âm đầu Viết hoa

Dấu câu

Trang 21

3 Những yêu cầu về thể thức &

kỹ thuật trình bày

Trang 22

• Ngày ký: 19-01-2011

• 3 chương, 19 điều, 6 phụ lục

08/19/24

• Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng

01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

chính

Trang 23

• 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

• Thông tư này hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các

cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh

tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)

08/19/24

I HƯỚNG DẪN CHUNG

Trang 24

Trang 25

• 3 Kỹ thuật trình bày văn bản

• Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này

bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản,

vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay

phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại

ấn phẩm khác

08/19/24

Trang 26

• 4 Phông chữ trình bày văn bản

• Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải

là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản Đối với những văn bản dùng

trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

08/19/24

Trang 27

II THỂ THỨC VĂN BẢN

• 1) Quốc hiệu

• 2) Tên cơ quan

• 3) Số và ký hiệu

• 4) Địa danh, ngày tháng

• 5) Tên loại, trích yếu

• 6) Nội dung văn bản

Trang 28

III KỸ THUẬT TRÌNH BÀY

1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản

2 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản

3 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao

Trang 29

III - Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt

Trang 30

1 Nghị quyết

• Dùng để ghi những kết luận và

quyết nghị của hội nghị tập thể về những vấn đề chủ trương, chính sách, kế hoạch, biện pháp và được thông qua theo trình tự thủ tục

nhất định.

Trang 31

Bố cục nghị quyết

• 1) Phần mở đầu:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.

• Tên cơ quan.

• Địa danh, ngày tháng.

• Tên loại văn bản: nghị quyết.

Trang 32

• Căn cứ ban hành - những lý do hợp pháp và hợp lý ban

hành, nhằm nâng cao sự nhất trí và tự giác thực hiện cho các chủ thể thi hành, được trình bày ngắn gọn, vừa

đủ, không biện luận dài dòng, như: cần phải giải quyết những tình hình thực tế cấp bách đặt ra ; những phản ánh hoặc nguyện vọng của đông đảo quần chúng; hoặc việc phải triển khai thực hiện chủ trương, chính sách

từ cơ quan lãnh đạo, v.v Cũng có thể nêu thành phần tham gia, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị.

• Loại hình mệnh lệnh: quyết nghị

Trang 33

• 2) Phần khai triển:

• Nội dung thảo luận, những quyết định

và giải pháp mà hội nghị đã biểu quyết

và các biện pháp tổ chức thực hiện, tập trung nêu những vấn đề trọng tâm

như: những nhiệm vụ phải làm, các mục tiêu cần đạt tới, các biện pháp cụ thể để thực hiện các mục tiêu đó

Trang 34

• Mục tổ chức thực hiện: nêu rõ các chủ

thể có trách nhiệm tổ chức thực hiện, các chủ thể phối hợp thực hiện, chủ thể kiểm tra, giám sát Cần xác định cụ thể nghĩa vụ, quyền hạn của từng cấp,

ngành, tổ chức, cá nhân, đồng thời quy định những biện pháp về vật chất và tinh thần bảo đảm việc thực hiện thành công các mục tiêu và nhiệm vụ nghị

quyết đã đặt ra

Trang 35

• 2 ) Phần khai triển:

• Nội dung cần thể hiện sự nhất trí của tất cả

hoặc đại đa số đại biểu Thông thường được trình bày theo thể văn nghị luận (văn xuôi pháp luật) với cách hành văn dứt

khoát (thường dùng các từ ngữ như: nhiệt liệt, hoàn toàn, kiên quyết, triệt để, cực lực, nghiêm khắc ; tránh dùng những từ ngữ như: nói chung, về đại thể, về cơ bản ) Lúc này văn bản không chia thành các điều, mà thành các điểm I, II, III, v.v

hoặc 1, 2, 3 , v.v

Trang 36

• Kết cấu đặc thù: Đề cập tới nhiều nội

dung khác nhau, từ chính tới phụ có liên quan như: thực trạng tình hình, nguyên nhân của tình hình đó

• Khi viết bằng văn nghị luận đòi hỏi

thường xuyên lập luận, dùng câu từ chuyển tiếp để đảm bảo tính lô gíc, nội dung của mỗi chủ điểm được trình bày riêng thành đề mục.

Trang 37

khoản.

Trang 41

thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, phê duyệt dự án, v.v

Trang 43

Yêu cầu đối với quyết định

Trang 44

•  Yêu cầu hợp lý

• Hài hoà lợi ích Nhà nước, tập thể và cá nhân.

• Cụ thể và phù hợp với vấn đề, đối tượng thực hiện Càng xuống dưới càng phải cụ thể.

• Ban hành đúng lúc, phù hợp nhu cầu quản lý.

• Có tính hệ thống toàn diện, các biện pháp đề ra phải phù hợp, đồng bộ với các biện pháp trong các quyết định có liên quan.

• Viết rõ ràng, chính xác, dễ hiểu và ngắn gọn.

Trang 45

•  Yêu cầu xử lý kịp thời

• Mọi quyết định sai trái (không hợp

pháp hoặc/và không hợp lý) cần được

xử lý kịp thời

• Mọi quyết định xử lý phải được thể

hiện bằng văn bản tương ứng theo quy định của pháp luật.

Trang 46

Bố cục quyết định

• 1) Phần mở đầu:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.

• Tên cơ quan.

• Số và ký hiệu: Số /QĐ-viết tắt CQ

Ví dụ: Số: 18/QĐ-ĐHNL

• Địa danh, ngày tháng.

• Tên loại văn bản: quyết định.

• Trích yếu nội dung.

• Căn cứ ban hành

• Loại hình quyết định: quyết định

Trang 47

• Nội dung quyết định: viết bằng văn

điều khoản Các điều được trình bày

cô đọng, không dùng các câu và từ chuyển tiếp, được sắp xếp theo trình

tự lô gíc nhất định

Trang 48

• Khi ban hành kèm theo văn bản phụ

thì thường không quá 5 điều, trong

đó điều 1 thường là: "Ban hành kèm

theo Quyết định này Điều lệ "

Trang 49

• Điều khoản thi hành: cần nêu rõ,

cụ thể (những) đối tượng chịu trách nhiệm thi hành, hiệu lực về thời gian.

08/19/24

Trang 50

• 3) Phần kết:

• Thẩm quyền ký: thủ trưởng ký

hoặc phó thủ trưởng ký thay;

• Con dấu cơ quan ban hành;

• Nơi nhận

Trang 51

QUYẾT ĐỊNH

Về việc tuyển dụng và phân công công tác

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ

MINH…

Căn cứ Quyết định của số /QĐ- ngày tháng

năm về việc thành lập ;

Căn cứ Quyết định của số /QĐ- ngày tháng

năm về việc điều động Ông (Bà) về công tác tại ; Xét đơn xin vào làm việc tại của Ông (Bà) ;

Trang 53

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Tuyển dụng Ông (Bà): , sinh

ngày , quê quán về công tác tại kể từ

ngày

Điều 2 Ông (Bà) được hưởng % mức

lương khởi điểm của ngạch mã số hệ

số và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 3 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký Điều 4 Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan

và Ông (Bà) chịu trách nhiệm thi hành

Quyết định này./.

Trang 54

Xét nhu cầu công tác và năng lực nhân sự;

Xét đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xét lương,

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Trang 55

Điều 1 Nâng bậc lương đối với Ông

(Bà): , giữ chức vụ được hưởng mức lương mới là .kể từ

ngày tháng năm

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ

ngày ký

Điều 3 Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên

quan và Ông (Bà) chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

Trang 56

Căn cứ Quyết định của số /QĐ- ngày

tháng năm về việc ban hành Quy chế khen

thưởng;

Căn cứ biên bản cuộc họp bình xét thi đua …;

Xét đề nghị của Chủ tịch Hội đồng thi đua khen

Trang 57

Điều 1 Nay tặng bằng khen (danh hiệu ) cho

những Ông (Bà) có tên sau đây:

1 .

2 .

Vì đã có thành tích công tác trong năm

Điều 2 Những Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 được

hưởng theo quy định của pháp luật hiện hành

Điều 3 Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4 Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan

và Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Trang 58

trong năm (Có Danh sách kèm theo).

Điều 2 Những Ông (Bà) có tên tại Danh sách nêu

trên được hưởng theo quy định của pháp luật hiện hành

Điều 3 Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký Điều 4 Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan

và Ông (Bà) có tên nêu tại Danh sách kèm theo tại

Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Trang 59

IV Soạn thảo văn bản hành chính

Trang 60

1 Công văn

• Văn bản không có tên loại, dùng để

thông tin trong hoạt động, giao dịch, trao đổi công tác, v.v Giữa các chủ thể có thẩm quyền nhằm giải quyết các nhiệm vụ có liên quan Còn gọi

là công thư.

Trang 61

• Có các loại như: hướng dẫn, giải

Trang 62

• Đặt vấn đề: nêu lý do, cơ sở ban hành Thông

thường được bắt đầu bằng các cụm ngữ sau:

• “Phúc công văn số ”

• “ Trường chúng tôi đã nhận được công văn của quý số ngày tháng năm về vấn đề

nêu trên, chúng tôi có ý kiến như sau: ”

• “Vừa qua nhân dịp kỷ niệm ngày thành lập

trường và đón nhận Huân chương Trường chúng tôi đã nhận được nhiều thư, điện chúc

mừng và quà tặng của cơ quan, cá nhân gửi

tới.”

08/19/24

Bố cục công văn

Trang 63

• Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết Nội dung cần trình bày cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề dặt ra (được nêu ở trích yếu, theo hướng viện dẫn, giải quyết và kết luận vấn

đề) Cách hành văn cần phù hợp từng loại công thư, song phải luôn bảo đảm tính thuyết phục nhằm làm cho người đọc có thể tin vào những điều công văn đã nêu ra, tạo điều kiện thuận lợi cho

nghiên cứu, giải quyết.

08/19/24

Trang 64

• Kết luận vấn đề: viết ngắn gọn, khẳng định thêm

những nội dung đã nêu, hoặc làm sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết Có thể mang sắc thái biểu cảm, dù thực chất chỉ mang tính hình thức như:

• “Rất mong sớm nhận được văn bản của quý cơ quan

góp ý kiến cho bản đề án của chúng tôi Xin chân thành cảm ơn”

• Chúc các đồng chí sớm khắc phục hậu được hậu quả

nặng nề của đợt bão lũ vừa qua để dần dần ổn định đời sống nhân dân, tiếp tục phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế xã hội tỉnh nhà Xin gửi tới các đồng chí lời chào thân ái!”

08/19/24

Trang 65

2 Thụng bỏo

Thông tin về:

• Một (một vài) vấn đề trong hoạt động

của t ch c theo quy định của pháp ổ chức theo quy định của pháp ức theo quy định của pháp luật;

• Hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến

xẩy ra, thí dụ việc triển khai hoạt

Trang 66

2 Thụng bỏo

• Nội dung thông báo: Đối với thông

báo truyền đạt chủ tr ơng, chính sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản đ ợc truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của nó và yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện.

08/19/24

Trang 67

Thông báo kết quả hội nghị,

cuộc họp

• Nêu ngày giờ hợp, thành phần tham dự,

người chủ trì, tóm tắt nội dung hội nghị,

các quyết định, nghị quyết nếu có của hội nghị, cuộc họp đó

• Kết luận của cấp có thẩm quyền: nêu rõ

họ tên cấp thẩm quyền, nội dung cuộc

họp, thành phần báo cáo viên, kết luận,

chỉ rõ trách nhiệm thi hành.

08/19/24

Trang 68

Th«ng b¸o nhiÖm vô

® îc giao

• Nêu rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ,

những yêu cầu khi thực hiện nhiệm

vụ, các biện pháp cần áp dụng để triển khai, thực hiện

Trang 69

Thông báo về hoạt động

triển khai

• Nêu rõ nội dung hoạt động

quản lý, lý do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt

động đó.

08/19/24

Trang 70

Thông báo đặc thù theo

quy định pháp luật

• Thụng bỏo lập chi nhỏnh Mẫu MTP-1

(Ban hành kốm theo thụng tư số 03/2000/ TT-BKH ngày 02/03/2000 của Bộ kế

hoạch và đầu tư)

• Thụng bỏo lập văn phũng đại diện Mẫu

MTB-2 (Ban hành kốm theo thụng tư số 03/2000/TT-BKH ngày 02/03/2000 của

Bộ kế hoạch và đầu tư)

08/19/24

Trang 71

2 Thụng bỏo

• Kết thúc thông báo: có thể nhắc

lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, l u ý ng ời đọc,

ơn nếu xét thấy cần thiết.

08/19/24

Trang 72

Hành văn của thụng bỏo

• Ngắn gọn, cụ thể, dễ

hiểu, đủ l ợng thông tin cần thiết.

08/19/24

Trang 73

3 B¸o c¸o

• Văn bản trình bày những kết quả

hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp

08/19/24

Trang 74

3 B¸o c¸o

• Nội dung khai triển: kiểm điểm những

việc đã làm, đã hoàn thành, chưa hoàn thành, những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện; đánh giá kết quả, chỉ ra nguyên nhân thành công và thất bại,

được viết trung thực, không thêm bớt, không bóp méo hoặc xuyên tạc sự thật, khách quan đánh giá tình hình, có thông tin cụ thể, trọng điểm.

08/19/24

Định dạng
Số trang	110
Dung lượng	2,17 MB