KỸ NĂNG SOẠN THẢO văn bản HÀNH CHÍNH lớp CHẤT LƯỢNG CAO KHÓA 39

SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CÁC CẤP 1.Giá trị pháp lý văn bản nghị quyết của HĐND Tuỳ thuộc vào nội dung của nghị quyết mà văn bản này thể hiện một trong hai tưcách sau đâ

ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

LỚP CHẤT LƯỢNG CAO KHÓA 39

PHẦN 1 ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT CỦA MÔN HỌC

1 Tên môn học: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

2 Số đơn vị tín chỉ: 2 tín chỉ (30 giờ tín chỉ)

- Số giờ giảng: 24 giờ tín chỉ

- Số giờ thảo luận – thực hành : 12 giờ

3 Mục tiêu của môn học

Môn học Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính trang bị cho sinh viên kiến thức lýluận, kiến thức pháp luật thực định và kỹ năng thực hành về soạn thảo và ban hành vănbản hành chính, bao gồm: thẩm quyền ban hành văn bản; các hình thức và nội dung củatừng loại văn bản; các yếu tố cấu thành văn bản; hiệu lực và nguyên tắc áp dụng vănbản; ngôn ngữ trong văn bản; những hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ trong quá trìnhxây dựng văn bản hành chính

Trên nền tảng kiến thức được trang bị đó sinh viên có thể xử lý các tình huống, bàitập liên quan như việc ban hành, soạn thảo các văn bản phổ biến

4 Phương pháp giảng dạy

+ Phương pháp thuyết giảng

+ Phương pháp thảo luận

CHƯƠNG I:

KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (2 giờ TC)

I KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN PHÁP LUẬT

1 Khái niệm, đặc điểm về văn bản pháp luật

2 Phân loại văn bản pháp luật

2.1 Văn bản quy phạm pháp luật

2.2 Văn bản hành chính

2.2.1 Khái niệm văn bản hành chính

2.2.2 Đặc điểm văn bản hành chính

2.2.3 Vai trò văn bản hành chính

2.2.4 Chức năng của văn bản hành chính (chức năng thông tin, chức năng

pháp lý, chức năng quản lý và các chức năng khác)

2.3 Một số khái niệm văn bản khác

II KHÁI NIỆM KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1 Định nghĩa kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

2 Các nhóm quy tắc soạn thảo văn bản hành chính

- Quy tắc do nhà nước quy định

- Quy tắc thực tiễn

3 Một số các khái niệm liên quan

- Kỹ thuật xây dựng văn bản

- Kỹ thuật xây dựng văn bản PL

- Kỹ thuật biên tập văn bản PL

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản pháp luật

- Kỹ thuật lập pháp

- Kỹ thuật lập quy

- Công tác văn thư( Điều 1 Nghị định 110, Nghị định 09)

- Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

III NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN ĐỐI VỚI NGƯỜI SOẠN THẢO VĂN BẢN.

CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (4 giờ)

I VĂN BẢN ÁP DỤNG QUY PHẠM PHÁP LUẬT

1.Thẩm quyền ban hành văn bản áp dụng QPPL

1.1 Thẩm quyền về hình thức

1.2 Thẩm quyền về nội dung

2.Phân biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy pạm pháp luật

2 Ý nghĩa của các yếu tố về thể thức của văn bản hành chính

II THỂ THỨC CHUNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Gồm: (1) Quốc hiệu; (2) Tên cơ quan ban hành; (3) Số và ký hiệu văn bản; (4) Địa danh, ngày tháng năn ban hành; (5) Tên loại văn bản; (6) Trích yếu; (7) Căn cứ ban hành; (8) Nội dung; (9) Thể thức ký, dấu; (10) Nơi nhận.

1 Quốc hiệu

Quốc hiệu là yếu tố bắt buộc trong văn bản hành chính, là yếu tố hình thức đầu tiênchứng minh rằng đây là văn bản được ban hành bởi các chủ thể mang quyền lực nhànước, cũng là yếu tố đầu tiên thể hiện giá trị pháp lý của văn bản

2 Tên cơ quan, tổ chức, chức danh ban hành văn bản

Yếu tố chủ thể ban hành văn bản thể hiện chế độ hoạt động của chủ thể ban hànhvăn bản (theo chế độ tập thể lãnh đạo hay theo chế độ thủ trưởng), thể hiện vị trí pháp lýcủa cơ quan đó trong bộ máy nhà nước ta, cũng như mối quan hệ của các cơ quan nhànước với nhau

Về cơ bản, tên chủ thể ban hành được ghi theo một trong hai cách sau đây:

Thứ nhất, với các cơ quan nhà nước hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo như

Quốc hội, UBTVQH, Chính phủ, HĐND và UBND các cấp, các cơ quan nhà nước ởtrung ương, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn

Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91, tên cơ quan được ghi độc lập (tức là trong yếu tốnày chỉ ghi tên chủ thể ban hành mà thôi)

Thứ hai, với các cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước hoạt động theo chế độ thủ

trưởng mà trực thuộc cơ quan, tổ chức cấp trên (ví dụ: các Sở, Phòng là cơ quan chuyênmôn thuộc UBND, trường đại học trực thuộc Bộ giáo dục và Đào tạo, bệnh viện trựcthuộc Sở Y tế ), hoặc với các đơn vị nằm trong cơ cấu tổ chức của cơ quan nhà nước (vídụ: Vụ Pháp chế trực thuộc Bộ) thì tên cơ quan chủ quản, (hoặc tên cơ quan mà chủ thểban hành là bộ phận trực thuộc) được ghi ở phía trên, tên cơ quan, tổ chức, đơn vị banhành văn bản được ghi ở phía dưới

3 Số và ký hiệu của văn bản

- Số và ký hiệu của văn bản là yếu tố một mặt xác định giá trị pháp lý của văn bản,chứng tỏ văn bản được ban hành bởi chủ thể nhất định, là văn bản thuộc hệ thốngvăn bản pháp luật; mặt khác, giúp cho công tác tra cứu, sưu tầm, lưu trữ văn bảnđược thuận lợi

- Ký hiệu của công văn hành chính có nhiều cách ghi nhận

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

-Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêngcủa tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộctỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở

- Việc ghi địa danh phải đảm bảo hai yêu cầu sau đây:

+ Thuận tiện cho việc liên hệ, giao dịch công tác – tức là phải thể hiện được rằng

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trên địa bàn nào

+ Thể hiện địa vị pháp lý của chủ thể ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản pháp luật

- Tên loại của văn bản là tên gọi của văn bản đó, là yếu tố thể hiện thẩm quyền vềhình thức của chủ thể ban hành văn bản

- Trích yếu nội dung văn bản là một cụm từ (không nhất thiết phải là một câu) thểhiện khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

- Việc ghi trích yếu phải đảm bảo: tính chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu, giúp cho đốitượng tiếp nhận văn bản hình dung ngay vấn đề mà văn bản giải quyết

6 Nội dung văn bản pháp luật

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, trong đó đặt ra chuẩn mựchành vi xử sự, quy định các đối tượng có liên quan được làm gì? Không được làm gì?Phải làm như thế nào, và giới hạn của hành vi xử sự đó; cũng như hậu quả pháp lý phải

 Cách ghi thành phần này được xác định căn cứ vào chế độ hoạt động của cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản, cụ thể là:

 Đối với cơ quan nhà nước hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo: người

đứng đầu cơ quan thay mặt tập thể ký văn bản bằng cách: ghi chữ viết tắt “TM.” (thaymặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức Trừ trường hợp đối vớivăn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quyền lực nhà nước thì không ký theo thểthức “thay mặt”, mà trong thành phần này, chỉ cần ghi chức vụ, họ tên của người đứngđầu cơ quan

 Đối với các cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng: thủ trưởng

cơ quan, tổ chức trực tiếp ký văn bản

 Yêu cầu khi ký văn bản:

Người có thẩm quyền ký văn bản phải ký theo đúng mẫu chữ ký đã đăng kývới cơ quan có thẩm quyền, và mẫu chữ ký đã thông báo với các cơ quan, tổchức có quan hệ giao dịch

 Không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để

ký văn bản

8 Dấu của cơ quan, tổ chức

Cũng như thành phần chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, tổ chức làyếu tố quan trọng khẳng định giá trị pháp lý, tính bắt buộc thi hành của văn bản

Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấutại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm:

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người

có thẩm quyền;

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người cóthẩm quyền;

- Không được đóng dấu khống chỉ.”

9 Nơi nhận

Nơi nhận trong văn bản là thành phần “xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và

cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểmtra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu”

II CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BỔ SUNG:

- Cơ sở pháp lý: Thông tư số 01/2011/TT-BNV

- Dấu chỉ mức độ khẩn, dấu chỉ mức độ mật, chỉ dẫn địa lý; địa chỉ cơ quan tổ chức,email, điện thoại, số fax…

CHƯƠNG IV:

NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (2 GIỜ)

I NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1 Khái niệm ngôn ngữ trong văn bản hành chính

Ngôn ngữ trong văn bản hành chính là phong cách của tiếng Việt hiện đại sử dụngtrong lĩnh vực pháp luật và quản lý nhà nước Việc sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt trongvăn bản hành chính có những đặc trưng riêng biệt cần được lưu ý khi soạn thảo như sửdụng từ có nghĩa trung tính, không sử dụng các biện pháp tu từ…

2 Đặc điểm ngôn ngữ trong văn bản hành chính:

a Tính chính xác

Tính chính xác yêu cầu ngôn ngữ trong văn bản chỉ có một cách hiểu duy nhất,không cho phép có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau và từ ngữ dùng trong vănbản phải gợi lên trong đầu mọi người những ý niệm giống nhau

b Tính dễ hiểu

Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải rõràng, dễ hiểu Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải đượcđịnh nghĩa trong văn bản

Từ ngữ dùng trong thuật ngữ pháp luật phải bảo đảm tính dễ hiểu, không dùng từ

có nghĩa bóng để người đọc có thể hiểu được tinh thần của các điều luật, nếu từ ngữkhông dễ hiểu thì pháp luật sẽ không bảo đảm tính khả thi

c Tính khách quan

Văn bản nhà nước thể hiện ý chí của nhà nước, của quyền lực công nên ngôn ngữtrong văn bản nhà nước phải mang tính chất khách quan, không được đưa quan điểm cánhân hoặc quan điểm có lợi cho một nhóm lợi ích nào đó vào nội dung văn bản vì vănbản pháp luật là ý chí của quyền lực nhà nước, chứ không phải là ý chí riêng của một cánhân dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo

d Tính văn minh lịch sự, tính khuôn mẫu

Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản pháp lý phải có tính văn hoá, lịch sự để ngườitiếp nhận, thực hiện hoặc được đề cập đến luôn được cảm thấy tôn trọng và tự nguyệnthực hiện Văn bản là ý chí của chính quyền hoặc cơ quan này với cơ quan khác, hoặc cơquan với cá nhân, là lời nói có hiệu lực thi hành đối với nơi nhận (đối tượng có liênquan), nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm

3 Ngữ pháp trong văn bản hành chính

Trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, cần bảo đảm độ chính xác cao nhất

và ngữ pháp Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ biên tập nhưng saisót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục được.

a Cách sử dụng từ ngữ

- Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa như: Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựngsao cho từ biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện; Hạn chế sử dụng từ làm phátsinh cách hiểu đa nghĩa hoặc sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp

- Sử dụng từ đúng văn phong pháp lý như: không sử dụng từ Hán – Việt khi có từtiếng Việt thay thế

b Câu và dấu câu trong văn bản pháp luật

- Về câu: Tiếng Việt có 4 loại câu nhưng trong văn bản pháp luật thường sử dụngcâu tường thuật, hạn chế sử dụng câu cầu khiến, không sử dụng câu hỏi và câu cảm Dovậy, khi soạn thảo văn bản, cần bảo đảm sự ngắn gọn về cấu trúc của thuật ngữ pháp lý,tránh tạo ra thuật ngữ quá dài, quá nhiều âm tiết

- Tiếng Việt sử dụng 10 loại dấu câu, nhưng trong văn bản pháp luật chỉ sử dụng

7 loại, không sử dụng dấu chấm cảm (!), dấu hỏi (?) và hạn chế sử dụng dấu ba chấm(…) vì việc sử dụng những dấu câu này không đảm bảo yêu cầu về tính chính xác, kháchquan

II TRÌNH BÀY NỘI DUNG VĂN BẢN

1 Phương pháp điều khoản hóa: áp dụng với văn bản nghị quyết và quyết định

2 Phương pháp phân chia đề mục: áp dụng với văn bản chỉ thị và các văn bản

hành chính thông thường

CHƯƠNG V:

HIỆU LỰC VÀ NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG VĂN BẢN

QUY PHẠM PHÁP LUẬT (2 giờ)

I HIỆU LỰC CỦA VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

1 Hiệu lực theo thời gian

1.1 Thời điểm phát sinh hiệu lực

1.2 Thời điểm chấm dứt hiệu lực

1.3 Hiệu lực trở về trước

2 Hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng

3 Trường hợp ngưng hiệu lực của văn bản

II NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

1 Những nguyên tắc chung

- Những vấn đề liên quan đến nguyên tắc áp dụng chưa được pháp luật quy định rõ

- Vấn đề quyền ưu tiên áp dụng luật và mối quan hệ luật chung - luật chuyên ngành

- Hiệu lực của nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành khi luật hết hiệu lực

2 Nguyên tắc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương trong trường hợp điều chỉnh địa giới hành chính

3 Giá trị của văn bản QPPL được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc

CHƯƠNG VI:

SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (10 giờ)

I SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CÁC CẤP

1.Giá trị pháp lý văn bản nghị quyết của HĐND

Tuỳ thuộc vào nội dung của nghị quyết mà văn bản này thể hiện một trong hai tưcách sau đây:

- Nghị quyết QPPL được sử dụng để giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của

HĐND tại các điều 12, 15, 18 của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật củaHĐND và UBND năm 2004 (gọi tắt là Luật 2004)

Việc soạn thảo, ban hành loại nghị quyết này cần căn cứ vào quy định của Luật

2004 (về thẩm quyền về nội dung, về trình tự, thủ tục) và Nghị định 91/2006/NĐ-CPngày 06 tháng 9 năm 2006 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành vănbản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND - sau đây gọi tắt là Nghị định 91)

Ví dụ: Với nghị quyết của HĐND cấp huyện là văn bản quy phạm pháp luật, theoquy định tại khoản 1 điều 30 Luật 2004 thì dự thảo nghị quyết của HĐND cấp huyện doUBND cùng cấp trình HĐND Quy trình soạn thảo nghị quyết của HĐND cấp huyệnphải quán triệt các quy định tại các điều 30, 31, 32 của Luật 2004 và điều 20 của Nghịđịnh 91

- Nghị quyết là văn bản áp dụng pháp luật (một dạng văn bản hành chính - từ đây sẽ

gọi là “nghị quyết cá biệt” để phù hợp với Nghị định 110, Thông tư 01), nghị quyếtđược sử dụng để giải quyết các vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền của HĐND Ví dụ:miễn nhiệm, bãi nhiệm Đại biểu HĐND, phê chuẩn kết quả bầu cử Đại biểu HĐND…

2.Thể thức nghị quyết

- Nghị quyết được trình bày theo mẫu 1.1 và 1.1.1 Thông tư 01 Theo các mẫunày, thể thức nghị quyết bao gồm các thành phần sau:

(1) Quốc hiệu và tiêu ngữ: trình bày giống các văn bản pháp luật khác

(2) Tên chủ thể ban hành văn bản được ghi như sau: Tên cơ quan ban hành văn

bản được ghi độc lập Ví dụ: Nếu là nghị quyết của HĐND tỉnh Cà Mau:

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU

Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản trong nghị quyết cá biệt của Thường trựcHĐND được áp dụng giống như nghị quyết của HĐND

(3) Số và ký hiệu của nghị quyết

Nếu nghị quyết của HĐND mang tính cá biệt thì thành phần số và ký hiệu khôngghi kèm theo năm ban hành

Ví dụ: nghị quyết số 20 “Về bãi miễn tư cách Đại biểu HĐND huyện B của ôngNguyễn Văn X.” của HĐND huyện B được ghi như sau:

Số: 20/NQ-HĐND

Ngoài ra, đối với những nghị quyết có số từ 1- 9 thì phải ghi thêm số 0 phía trước Vídụ: Số: 09/NQ- HĐND

(4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành nghị quyết

 Địa danh ban hành Nghị quyết: là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở

Ví dụ: Hà Nội,

Thành phố Hồ Chí Minh,

 Ngày tháng năm ban hành văn bản: Đối với nghị quyết cá biệt (của HĐND và

Thường trực HĐND) thì được xác định “là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành”(Điểm b, Khoản 1, Điều 9, Thông tư 01)

 Cách ghi ngày tháng năm phải thực hiện theo đúng quy định tại Điều 9 Thông

tư 01

Ví dụ: Hoà Bình, ngày 05 tháng 11 năm 2015

(5) Tên loại và trích yếu của nghị quyết.

Được ghi ngay dưới yếu tố địa danh ngày tháng năm Ví dụ:

NGHỊ QUYẾT

Về việc miễn nhiệm đại biểu Hội đồng nhân nhân

(6) Nội dung của Nghị quyết: được trình bày mục 3

(7) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 32, Khoản 4 Điều 34 Luật 2004 thì Chủ tịch HĐND

ký chứng thực nghị quyết (ký thẳng).Ví dụ:

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu)

Họ và tênTuy nhiên, theo hướng dẫn tại tại Thông tư 01 (điểm a, khoản 1 điều 12; mẫu 1.1.1-nghị quyết cá biệt của Thường trực HĐND) thì nghị quyết lại do Chủ tịch HĐND kýtheo thể thức “thay mặt” Ví dụ:

TM THƯỜNG TRỰC HĐND

CHỦ TỊCH

(chữ ký, dấu)

Hoặc Phó chủ tịch HĐND có thể được giao ký theo thể thức “ký thay” – KT Ví dụ:

TM THƯỜNG TRỰC HĐND

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

(chữ ký, dấu)

Trần Xuân X

(8) Dấu của Hội đồng nhân dân: theo quy định tại Điều 13 Thông tư 01, Khoản 2,

3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 09/2010/NĐ-CP)

(9) Nơi nhận nghị quyết

- Đối với nghị quyết cá biệt của HĐND, Thường trực HĐND thì nơi nhận đượctrình bày theo hướng dẫn tại mẫu 1.1 - nghị quyết (cá biệt), và mẫu 1.1.1.- nghị quyết(cá biệt) của Thường trực HĐND

+ Yếu tố nơi nhận bao giờ cũng có ghi nội dung đầu tiên là “Như Điều…”, nghĩa

là nhấn mạnh trách nhiệm phải gửi nghị quyết đến những tổ chức, cá nhân được nêutrong nội dung nghị quyết

+ Nghị quyết cũng có thể gửi cho nơi để biết, để phối hợp, để lưu

3.Bố cục nội dung của nghị quyết

Nội dung của nghị quyết có thể chia thành ba phần sau đây:

 Phần mở đầu: Đây là phần nêu những căn cứ (lý do của việc ban hành

nghị quyết)

+ Theo hướng dẫn của (mẫu 1.2); (mẫu 1.1)1; mẫu 1.1.1 căn cứ đầu tiên củaviệc ban hành nghị quyết luôn là căn cứ pháp lý

+ Có thể có các căn cứ khác như căn cứ thực tiễn, căn cứ thủ tục của việc ban

hành nghị quyết, hoặc có thể nêu mục đích của việc ban hành nghị quyết… Phần mởđầu của nghị quyết không đặt thành mục, khoản riêng

 Phần nội dung: tuỳ thuộc vào vấn đề nghị quyết giải quyết mà viết phần

nội dung cho phù hợp

Ví dụ: nghị quyết bãi bỏ nghị quyết trái pháp luật của HĐND cấp dưới trực tiếp thìcần nêu rõ bãi bỏ nghị quyết nào (số, ký hiệu, trích yếu, cơ quan ban hành nghị quyết),

lý do bãi bỏ

Nếu là nghị quyết chuyên đề (về giáo dục, y tế, phát triển sản xuất nông nghiệp, cảicách hành chính …) thì ngoài phần nêu các kết luận, quyết định của đại biểu HĐND, nộidung nghị quyết này nhất thiết phải nêu rõ các giải pháp để thực hiện nhiệm vụ, mụctiêu

1 Mẫu 1.1 này không chỉ áp dụng cho nghị quyết của HĐND, mà còn được áp dụng cho nghị quyết của các chủ thể

Phần nội dung của nghị quyết bắt đầu bằng hai chữ “QUYẾT NGHỊ”, thể hiện kếtluận, kết quả sự thống nhất ý chí của tập thể đại biểu HĐND, hoặc tập thể lãnh đạo (nếu

là nghị quyết của Thường trực HĐND)

 Phần kết thúc: là phần nêu hiệu lực thi hành của nghị quyết Phần kết thúc

có thể nêu: “Giao cho Ủy ban nhân dân tổ chức thực hiện nghị quyết này”, hoặc “Ủy bannhân dân có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghị quyết này”…

4.Phương pháp trình bày và mẫu nghị quyết

 Về phương pháp trình bày nghị quyết:

- Điểm b Khoản 1 Điều 11 Thông tư 01 thì Nghị quyết cá biệt được chia thành theođiều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm

II SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

1.Về tư cách sử dụng quyết định

- Tuỳ thuộc vào nội dung quyết định mà quyết định có thể có một trong hai giá trịpháp lý sau đây:

- Thứ nhất, là văn bản QPPL Theo quy định của Luật BHVBQPPL năm 2008

(sau đây gọi tắt là Luật 2008) và Luật 2004 thì thẩm quyền ban hành quyết định thuộc

về nhiều chủ thể như Chủ tịch nước (điều 13 - Luật 2008), Thủ tướng Chính phủ (điều15- Luật 2008), Tổng kiểm toán nhà nước (điều 19 – Luật 2008), UBND các cấp (điều

13, 16, 19 Luật 2004)

- Thứ hai, là văn bản áp dụng pháp luật Cần lưu ý rằng, mặc dù theo quy định tại

Nghị định 110, một trong các nhóm văn bản pháp luật được xác định là “văn bản hànhchính “ (Khoản 2 điều 4), và trong nhóm văn bản này có “ quyết định cá biệt” Thông tư

01 cũng đưa ra mẫu của “quyết định cá biệt” Tuy nhiên, như đã phân tích trong mục II

chương 3 của giáo trình này, nên xác định đây chính là văn bản áp dụng pháp luật, vì nó

là sản phẩm của hoạt động áp dụng pháp luật

- Tuy nhiên, để đảm bảo tính phù hợp với quy định của pháp luật - tính hợp pháp

- là tiêu chuẩn quan trọng nhất đánh giá văn bản pháp luật- từ đây sẽ gọi là “quyết định

cá biệt” cho phù hợp với Nghị định 110) Theo đó, chủ yếu là cá nhân có thẩm quyềnban hành như Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch UBND, giám đốc sở, Chánh thanh tra,nhân viên thuế vụ…tức là trong trường hợp các chủ thể này được giao giải quyết nhữngvấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền như bổ nhiệm, khen thưởng, điều động, kỷ luật, xử phạthành chính … Trong phạm vi chương này chỉ trình bày về việc soạn thảo quyết địnhcủa UBND, chủ tịch UBND các cấp; của thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND,của thủ trưởng đơn vị cơ sở

2 Thể thức văn bản quyết định

(1) Quốc hiệu và tiêu ngữ: trình bày như các văn bản pháp luật khác

(2) Tên cơ quan ban hành văn bản:

+ Đối với quyết định của UBND: theo quy định pháp luật, tên UBND cũng được ghiđộc lập

Theo mẫu 1.5 Thông tư 55 thì quyết định của UBND tỉnh được ghi độc lập Ví dụ:

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

Tuy nhiên, cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản trong quyết định của UBND cấphuyện, cấp xã cũng nên quán triệt cả quy tắc do nhà nước quy định (tên cơ quan đượcghi độc lập) và cả quy tắc thực tiễn (ghi tên địa phương mà cơ quan ban hành văn bảntrực thuộc) Ví dụ, quyết định của UBND huyện Châu Thành tỉnh Tiền Giang nên đượcghi như sau:

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN

+ Đối với quyết định của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND (Giám đốc

Sở, Trưởng phòng và tương đương) thì ghi tên cơ quan đó Cũng nên có sự kết hợp giữaquy tắc do nhà nước quy định và quy tắc thực tế (chú thích 4: xem phần 2 mục I (thểthức nghị quyết).Ví dụ:

UBND TỈNH TÂY NINH

- Điều 8 Thông tư 01 theo công thức sau:

- Quyết định cá biệt của đều được ghi theo công thức: “Số: số thứ tự /chữ viết tắt tênloại văn bản/chữ viết tắt chủ thể ban hành”

Ví dụ: Quyết định cá biệt số 05 ban hành năm 2015 của UBND tỉnh A được ghi nhưsau:

Số: 05/QĐ-UBND

- Đối với các quyết định có số từ 1 đến 9 phải thêm số 0 phía trước (01-09) để đảmbảo tính chính xác về số của văn bản cũng như thuận tiện cho công tác tra cứu, lưu trữvăn bản.

- Lưu ý: về ký hiệu công văn hành chính

(4) Về địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Cách ghi yếu tố này trong

quyết định được thực hiện tương tự như đối với văn bản nghị quyết của HĐND các cấp(xem phần 2 mục I về thể thức nghị quyết)

(5) Về tên loại và trích yếu của quyết định:

- Ghi ngay dưới yếu tố ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Phải tuân theo những yêu cầu chung của việc ghi tên loại, trích yếu của văn bảnnhư: phù hợp với tên chủ thể ban hành văn bản, trích yếu phải ngắn gọn, đầy đủ, chínhxác, thể hiện ngay được nội dung chủ yếu cần giải quyết trong nội dung của quyết định

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm Giám đốc Sở Tài chính tỉnh A

Quyết định thường bắt đầu bằng hai chữ “về việc”, nhưng không nên viết tắt hai chữnày theo kiểu “V/v…”

Ví dụ không được trình bày phần trích yếu theo cách viết sau đây:

QUYẾT ĐỊNH (V/v bổ nhiệm Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Y)

Cách viết phù hợp, rõ ràng sẽ là:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Y

Tuy nhiên, nếu UBND dùng quyết định với tư cách là văn bản quy phạm pháp luật

để ban hành Quy chế, quy định, hoặc thủ trưởng cơ quan chuyên môn, thủ trưởng đơn vị

cơ sở dùng quyết định với tư cách là quyết định cá biệt để ban hành Nội quy, Quyđịnh… thì trong phần trích yếu luôn bắt đầu bằng hai chữ “ban hành…” để đảm bảo tínhngắn gọn mà vẫn chính xác của trích yếu

(6) Nội dung quyết định: được trình bày thành phần riêng

(7) Quyền hạn, chức vụ của người ký

Đối với quyết định của UBND các cấp, Chủ tịch UBND sẽ thay mặt (TM.)UBND ký quyết định:

TM UỶ BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Hoặc Phó Chủ tịch UBND phụ trách lĩnh vực nhất định được giao ký theo thểthức ký thay (KT.) những quyết định về lĩnh vực đó:

TM UỶ BAN NHÂN DÂN

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

Đối với quyết định của Chủ tịch UBND, quyết định này bao giờ cũng là quyếtđịnh cá biệt, được sử dụng để giải quyết các vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền của Chủtịch UBND do Chủ tịch UBND ký trực tiếp (ký thẳng):

Hoặc người dưới một cấp được giao ký theo thể thức thừa lệnh:

TL.GIÁM ĐỐC CHÁNH VĂN PHÒNG

Trong trường hợp đặc biệt, giám đốc sở có thể uỷ quyền cho người đứng đầu các đơn

vị thuộc Sở (trưởng phòng thuộc sở, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp thuộc Sở) kýquyết định theo thể thức thừa ủy quyền Ví dụ:

TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH

(8) Dấu của cơ quan, đơn vị ban hành quyết định

- Quyết định của UBND, của thủ trưởng cơ quan chuyên môn, thủ trưởng đơn vị cơ

sở được đóng dấu của chính cơ quan, đơn vị đó Trong đó, UBND được sử dụng con dấu

có hình quốc huy, còn cơ quan chuyên môn và đơn vị cơ sở sử dụng con dấu không cóhình quốc huy

- Dấu phải được đóng ngay ngắn, đúng chiều, và đúng màu sắc mực dấu quy định.Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái thì mới có giá trị

(9) Nơi nhận quyết định

- Thông thường quyết định của UBND, Chủ tịch UBND được gửi cho HĐND cùngcấp, hoặc cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (đối với quyết định của UBND tỉnh),UBND cấp trên để báo cáo; hoặc có thể gửi cho UBND cấp dưới, các cơ quan chuyênmôn, đơn vị cơ sở trực thuộc để triển khai thực hiện; hoặc có thể gửi cho các chủ thểkhác để phối hợp thực hiện…Và nhất thiết, quyết định phải được lưu tại văn phòngUBND

- Quyết định của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND, Thủ trưởng đơn

vị cơ sở: cần xác định rõ và viết chính xác những đối tượng tiếp nhận quyết định, bảođảm cho quyết định có đối tượng thực hiện, phối hợp …và lưu quyết định

3.Bố cục nội dung quyết định

- Các căn cứ tiếp theo có thể là căn cứ thực tế (thường được nêu rất ngắn gọn Vídụ: “ Xét tình hình thực tế”

- Có thể nêu căn cứ thủ tục dưới dạng: “ Theo đề nghị…” hay “Xét đề nghị…”

 Phần nội dung của quyết định:

- Quyết định của UBND, với tư cách là văn bản quy phạm pháp luật, được sửdụng để giải quyết các vấn đề được quy định tại các điều 13, 16, 19 của Luật 2004 Dovậy, nội dung quyết định này rất đa dạng

- Đối với quyết định cá biệt, nội dung đa dạng quyết định này thường ngắn gọn,

có thể chỉ cần 3- 4 điều Ví dụ: phần nội dung của quyết định về nhân sự có thể trìnhbày như sau:

Điều 1 Bổ nhiệm, điều động, kỷ luật ai? Từ ngày nào?

Nếu là quyết định điều động thì nêu rõ điều động đến cơ quan, đơn vị nào Nếu làquyết định kỷ luật thì nêu rõ hình thức xử lý kỷ luật)

Điều 2 Quyền lợi của người được bổ nhiệm, điều động, người bị kỷ luật (thường đề

cập đến vấn đề lương và phụ cấp của họ (nếu có)

Điều 3 Nêu hiệu lực thi hành của quyết định về thời gian và đối tượng áp dụng

 Phần kết thúc: là phần nêu rõ hiệu lực thi hành của quyết định về mặt thời gian

và đối tượng áp dụng

4.Phương pháp trình bày quyết định và mẫu quyết định

Về phương pháp trình bày quyết định: phương pháp trình bày phù hợp với nội

dung này chính là phương pháp điều khoản hoá Cụ thể:

- Theo hướng dẫn tại Thông tư 55 thì quyết định là văn bản trình bày theo phươngpháp: chia điều, khoản, điểm Các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định:theo chương, mục, điều, khoản, điểm; (điểm b, khoản 6, mục II)

- Thông tư 01 cũng hướng dẫn tương tự: quyết định cá biệt được trình bày theođiều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương,mục, điều, khoản, điểm (Điểm b, khoản 1 điều 11 Thông tư 01)

III SOẠN THẢO CHỈ THỊ

1.Về tư cách sử dụng

Chỉ thị được sử dụng với hai tư cách:

Thứ nhất, là văn bản quy phạm pháp luật Theo Luật 2008 thì ở trung ương không

còn một chủ thể nào có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là chỉ thị Còntheo Khoản 2, Điều 1, Luật 2004, thì chỉ có duy nhất một cơ quan có quyền ban hành chỉthị với tư cách này, đó là UBND các cấp sử dụng Chỉ thị để để giải quyết các vấn đềthuộc thẩm quyền được quy định tại các điều 14, 17, 20 Luật 2004

Thứ hai, với tư cách là văn bản hành chính (văn bản cá biệt) Chỉ thị thuộc thẩm

quyền ban hành của nhiều chủ thể như Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan ngang Bộ, Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dântối cao, Ủy ban nhân dân Xuất phát từ quan điểm nên đơn giản hoá hình thức văn bảnquy phạm pháp luậtcác chủ thể có thẩm quyền ở trung ương vẫn có quyền ban hành chỉthị, nhưng chỉ thị không mang tư cách là văn bản quy phạm pháp luật nữa, mà là văn bảnhành chính với chức năng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện pháp luật, phát động phongtrào thi đua… Ví dụ: Chỉ thị số 17/CT-UBND ngày 03 tháng 6 năm 2011 của UBNDtỉnh Sơn La về “Tăng cường công tác quản lý nhà nước về Quốc tịch và Hộ tịch có yếu

tố nước ngoài trên địa bàn tỉnh Sơn La”

Tuy chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của nhiều chủ thể, nhưng trong phạm vichương này, chỉ trình bày về thể thức, bố cục nội dung cũng như phương pháp trình bày

và mẫu chỉ thị của UBND, Chủ tịch UBND các cấp

Việc trình bày các thành phần thể thức như quốc hiệu và tiêu ngữ; tên cơ quan banhành văn bản; địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ têncủa người ký văn bản; dấu của cơ quan ban hành, nơi nhận… trong chỉ thị của UBND vàChủ tịch UBND được trình bày tương tự như quyết định của UBND, Chủ tịch UBND.Ngoài ra, có một số điểm khác cần lưu ý như sau:

Thứ nhất, về cách ghi tên chủ thể ban hành trong chỉ thị của Chủ tịch UBND các cấp,

thành phần tên chủ thể ban hành chỉ thị được ghi thẳng chức danh Ví dụ:

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN

Tuy nhiên, trên thực tế, chỉ thị do Chủ tịch UBND ban hành rất ít, mà các mệnh lệnh

cụ thể của Chủ tịch UBND thường thể hiện dưới dạng như quyết định, công văn hànhchính, thông báo

Thứ hai, về số và ký hiệu của Chỉ thị

Nếu chỉ thị của UBND là văn bản quy phạm pháp luật thì số, ký hiệu của chỉ thịđược ghi kèm theo năm ban hành Ví dụ: Số: 28/2015/CT-UBND

Nếu chỉ thị của UBND là văn bản hành chính thì số, ký hiệu của chỉ thị không ghikèm theo năm ban hành Ví dụ: Số: 07/CT-UBND

Nếu là chỉ thị của Chủ tịch UBND thì ký hiệu của văn bản được ghi là CT Ví dụ: Số:

13/CT-CT

Thứ ba, về tên loại và trích yếu của Chỉ thị

Cách ghi được thực hiện tương tự như đối với quyết định của UBND và Chủ tịchUBND, đương nhiên khác về tên loại văn bản và vấn đề mà văn bản (chỉ thị) giải quyết

 Phần mở đầu:

Chỉ thị có chức năng là đôn đốc, nhắc nhở, phối hợp hoạt động của các chủ thể, phátđộng phong trào thi đua… nên cách viết phần mở đầu rất linh hoạt, miễn đạt được tínhthuyết phục cao, vì có liên quan tới việc thực thi trách nhiệm của các chủ thể Cụ thể là,phần mở đầu có thể sử dụng những cách viết sau đây:

Thứ nhất, có thể nêu mục đích của việc ban hành chỉ thị Ví dụ: “Nhằm nâng cao ý

thức của người dân và doanh nghiệp trong việc tiết kiệm điện…”

Thứ hai, có thể nêu căn cứ pháp lý của việc ban hành chỉ thị Ví dụ: Căn cứ quyết

định số…ngày…tháng…năm…của UBND tỉnh X về…”

Thứ ba, có thể nêu căn cứ thực tiễn của việc ban hành chỉ thị.Ví dụ: “ Trong thời

gian vừa qua, trên địa bàn thành phố Y đã xảy ra nhiều vụ hoả hoạn lớn, gây thiệt hạinghiêm trọng tới tài sản nhà nước, tài sản, tính mạng của dân…”

Thứ tư, có thể kết hợp tất cả các căn cứ nêu trên.

 Phần nội dung:

Đây là phần quan trọng nhất của chỉ thị Phần này có thể nêu chủ trương, phươnghướng chung về một lĩnh vực công tác nhất định (trồng cây gây rừng, phát triển sảnxuất nông nghiệp…) UBND là cơ quan có thẩm quyền ban hành chỉ thị để triển khainội dung nghị quyết của HĐND Do vậy, để tránh sự trùng lặp về mặt thông tin,trong chỉ thị không cần nhắc lại các chủ trương, phương hướng chung đó (nhưngtrong phần mở đầu của chỉ thị nên nêu căn cứ pháp lý là nghị quyết của HĐND đểđối tượng thực hiện chỉ thị có sự hiểu biết sâu sắc về vấn đề giải quyết trong chỉ thị),

mà trực tiếp đưa ra các biện pháp, kế hoạch cần tiến hành để đạt được mục tiêu đề ra.Phần này cần cụ thể, rõ ràng về: mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt, cách thức thực hiện, đốitượng thực hiện, thời gian thực hiện, trách nhiệm phối hợp giữa các chủ thể…

 Phần kết thúc:

Đặc tính của chỉ thị là văn bản đôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn, và trong nhiềutrường hợp đòi hỏi sự phối hợp của nhiều chủ thể; quá trình thi hành, phối hợp thihành chỉ thị có thể phát sinh tình huống ngoài dự đoán của cả chủ thể ban hành chỉthị, của đối tượng thực thi chỉ thị Do vậy, phần này của chỉ thị thường có cách viếtrất linh hoạt, thể hiện sự quan tâm, sự theo dõi sâu sát của UBND về quá trình thihành chỉ thị

Ví dụ “ Đề nghị các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc các nội dung nêu trên.Trong qúa trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng mắc thì kịp thời báo cáo vềThường trực UBND để giải quyết”

 Về phương pháp trình bày chỉ thị: phương pháp trình bày chia khoản,

điểm Tuy nhiên, nếu chỉ thị có nội dung dài, phức tạp Ví dụ: Chỉ thị về cải cách hànhchính; Chỉ thị về tổ chức Tết nguyên đán…thì việc chia thành mục, khoản, điểm sẽ phùhợp hơn để nội dung chỉ thị được trình bày rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu Riêng phần mở đầucủa chỉ thị thường rất ngắn gọn, mang tính chất là phần đặt vấn đề nên cần viết thànhđoạn riêng mà không chia thành mục, điểm

IV SOẠN THẢO CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH

1.Thể thức công văn hành chính

Công văn hành chính là một loại văn bản hành chính, một dạng thư công – thư giaodịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức, cán bộ, công chức nhà nước và công dân Chứcnăng của công văn hành chính là để đề nghị, hướng dẫn, hỏi, trả lời, mời họp, đôn đốcnhắc nhở…

Cách trình bày các thành phần thể thức của công văn hành chính được thực hiệntương tự như các văn bản pháp luật khác

Tuy nhiên, là dạng văn bản hành chính không có tên gọi xác định, thể thức của côngvăn hành chính có nhiều điểm đặc biệt so với các loại hình văn bản pháp luật có tên loại,

cụ thể là:

(1) Về số và ký hiệu của công văn hành chính

Do công văn hành chính là một dạng thư công (thư giao dịch), không có tên gọi xácđịnh nên trong phần ký hiệu của công văn hành chính chỉ có chữ viết tắt của tên chủ thểban hành công văn hành chính và chữ viết tắt của tên chủ thể soạn thảo công văn hànhchính đó

Ví dụ: công văn số 13 của Tổng Công ty X do Phòng Hành chính tổng hợp thuộcTổng Công ty soạn thảo thì số, ký hiệu được ghi như sau: Số: 13/TCT-HCTH

(2) Địa danh công văn hành chính

2 Điểm ghi chú thứ 9 của mẫu 1.4 có hướng dẫn: trong thành phần quyền hạn, chức vụ của người ký, nếu là chỉ thị cá biệt của UBND thì ghi: TM Ủy ban nhân dân.

- Do công văn hành chính là dạng thư giao dịch nên cách ghi địa danh trong văn bảnnày phải quán triệt hai yêu cầu: (1) phù hợp với quy định của pháp luật ;(2) thuận tiệncho việc liên hệ giao dịch công tác

- Địa danh trong văn bản của đơn vị cơ sở trực thuộc trung ương là tên của tỉnh màđơn vị đó đóng trụ sở Ví dụ: văn bản của Trường Đại học Tài chính kế toán thuộc BộTài chính (có trụ sở tại thị trấn La Hà, huyện Tư Nghĩa, tỉnh Quảng Ngãi), địa danh được

ghi là: Quảng Ngãi, (điểm a khoản 1 điều 9 Thông tư 01)

Ngoài ra, để đáp ứng cho yêu cầu này, trong công văn hành chính đã có các thông tin

cụ thể về cơ quan, đơn vị ban hành công văn (địa chỉ, điện thoại, website, email…), là

thành phần cuối cùng của công văn hành chính

(3) Về tên loại và trích yếu của công văn hành chính

- Công văn hành chính là dạng thư giao dịch không có tên gọi xác định nên trongthành phần thể thức của công văn hành chính không có phần ghi tên loại

- Ngoài ra, để các thành phần thể thức của công văn hành chính được trình bày đẹp,hợp lý nên bộ phận trích yếu của công văn hành chính được ghi dưới số và ký hiệu củacông văn hành chính

(4) Về nơi nhận công văn hành chính

Thành phần nơi nhận của công văn hành chính được trình bày ở hai vị trí

(5) Về các thông tin giao dịch, liên hệ

Khác với các văn bản có tên loại, thành phần thể thức cuối cùng của văn bản là “nơinhận”, thì công văn hành chính, với mục đích ban hành là giao dịch, nên nhất thiết phảithể hiện các thông tin cần thiết để thuận tiên cho việc giao dịch, liên hệ của cơ quan, tổchức, bao gồm: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail;Website (nếu cần)

2.Bố cục nội dung của công văn hành chính

Công văn hành chính có thể chia thành ba phần: Phần mở đầu, phần nội dung, vàphần kết thúc

Tùy thuộc vào từng nội dung cụ thể được giải quyết mà công văn hành chính trongmột số trường hợp cụ thể có thể được viết theo hướng sau:

 Soạn thảo công văn mời họp, mời dự hội thảo, hội nghị

Tùy thuộc vào nội dung họp mà cơ quan, người có thẩm quyền quyết định nên sửdụng công văn để mời họp hay dùng hình thức văn bản khác Việc viết công văn mờihọp chỉ đặt ra trong trường hợp đó là cuộc họp quan trọng, thành phần tham gia bao gồm

cả đại diện các cơ quan, tổ chức khác

Ví dụ: Trường đại học X tổ chức Hội thảo về Lấy ý kiến dự án Luật Trưng cầu ý dân

 Phần mở đầu: nêu mục đích của cuộc họp, có thể nhằm triển khai kế hoạch

công tác cụ thể của cơ quan, đơn vị; có thể tổng kết hoạt động của cơ quan, đơn vịtrong một khoảng thời gian nhất định Ví dụ:

“Nhằm triển khai kế hoạch phòng chống thiên tai năm 2011…”

 Phần nội dung:

- Thời gian tiến hành cuộc họp: nêu rõ cuộc họp được tiến hành dự kiến kết thúc vàolúc mấy giờ Nếu cuộc họp (hội thảo, hội nghị) được tiến hành trong nhiều ngày thì phảinêu rõ ngày, giờ bắt đầu, và ngày, giờ dự kiến kết thúc

- Địa điểm tiến hành cuộc họp: Nêu rõ số phòng (khu vực) ví dụ: Phòng họp, Hộitrường 309 - Khu D- Trường Đại học K

- Thành phần tham gia cuộc họp: cơ quan, đơn vị tổ chức họp cần cân nhắc rất thậntrọng về thành phần được mời họp để đảm bảo tính thực tế, hiệu quả của cuộc họp Cóthể mời đại diện hoặc mời đích danh tuỳ vào nội dung cuộc họp

- Nội dung, chương trình cuộc họp: phải được nêu ngay trong công văn, nếu nội dungcuộc họp dài, chương trình cuộc họp có thể kéo dài cả ngày, thậm chí nhiều ngày, thì cơquan, đơn vị mời họp có thể gửi cho đại biểu một bản dự kiến chương trình kèm theo

 Phần kết thúc: Phần kết thúc của công văn mời họp cần rất ngắn gọn, đơn giản,

nhưng cần thể hiện tính trang trọng, lịch sự, thể hiện sự hợp tác giữa các cơ quan, đơn

vị

Ví dụ: “Rất mong sự có mặt của quý ông, bà để cuộc họp thu được nhiều kết

qủa…”; Hoặc “ Kính đề nghị quý cơ quan cử công chức dự họp đúng thành phần vàthời gian quy định”

Để đảm bảo cuộc họp đạt kết quả cao, trong trường hợp cần thiết, trong công vănmời họp cần thể hiện sự quan tâm đúng mực tới những điều kiện cho đại biểu dự họpnhư: (1) tài liệu phục vụ cuộc họp; (2) Với những cuộc họp quan trọng, thì có thể xácđịnh ngay trong công văn về yêu cầu trang phục theo nguyên tắc: lịch sự, nghiêm túc3;(3) Nếu đại biểu được mời dự họp ở xa thì cũng ghi chú rõ nơi ở của đại biểu (đại biểu

tự thu xếp, hay cơ quan mời họp bố trí khách sạn, hay ở nhà khách của cơ quan …), vềphương tiện đi lại của đại biểu…

 Soạn thảo công văn hỏi

Công văn hỏi được soạn thảo trong nhiều trường hợp Ví dụ:

- Cơ quan cấp trên gửi công văn hành chính xuống cơ quan cấp dưới để hỏi về vấn

đề nhất định (hỏi về tiến trình xây dựng Quy chế làm việc của cơ quan, hỏi về vấn

đề bố trí người lao động trong cơ quan )

3 Xem Quy chế văn hoá công sở ban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007

- Cơ quan cấp dưới hỏi cơ quan cấp trên về vấn đề cấp dưới quan tâm: (hỏi về quytrình xét tuyển công chức do quy định pháp luật hiện hành còn những điểm mâuthuẫn; hỏi về chỉ tiêu tuyển sinh…)

- Các cơ quan ngang cấp hỏi nhau về các vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơquan (hỏi về cách thức, trình tự phối hợp giữa các trường về việc tổ chức các Hộinghị khoa học )

Nên gọi loại công văn này là công văn dùng để hỏi, không nên gọi là công văn chấtvấn, vì một trong những yêu cầu của ngôn ngữ trong văn bản nhà nước nói chung, trongcông văn hành chính nói riêng là tính văn minh, lịch sự

Về mặt cơ cấu, nội dung của công văn dùng để hỏi có thể được chia làm ban phần:

Phần mở đầu: Phần mở đầu của công văn hành chính dùng để hỏi có thể nêu mục

đích của việc ban hành công văn văn Ví dụ: “Nhằm thực hiện đúng đắn các quy địnhcủa pháp luật về việc điều động công chức…” Hoặc có thể nêu căn cứ pháp lý của việcban hành công văn Ví dụ: “Căn cứ chỉ thị số…ngày…tháng…năm…”

Phần nội dung:

Yêu cầu chung đặt ra đối với với phần này là phải nêu rõ những nội dung (câu hỏi)

mà cơ quan ban hành công văn mong muốn cơ quan được hỏi trả lời Một điều hiểnnhiên rằng nội dung hỏi rõ ràng thì sẽ nâng cao khả năng cơ quan trả lời sẽ trả lời rõràng, có trách nhiệm

Để đảm bảo tính trang trọng, nghiêm túc, tính thuyết phục của công văn, nên tuy đây

là công văn dùng để hỏi, nhưng trong công văn này không dùng câu hỏi (kèm theodấu ?), mà nội dung hỏi này phải được trình bày dưới dạng câu cầu khiến Nội dung hỏidiễn đạt dưới dạng câu cầu khiến như sau:

“Yêu cầu Ban lãnh đạo Công ty báo cáo một số nội dung sau:

- Tổng số lao động hiện đang làm việc tại Công ty

- Mức tiền thưởng trung bình cho những người có sáng kiến cải tiến kỹ thuật

- Những biện pháp ban lãnh đạo đã tiến hành để hạn chế tình trạng đình công củangười lao động.”

Phần kết thúc: Phần kết thúc này cần rất ngắn gọn, mặc dù chủ yếu là mang tính thủ

tục, nhưng vẫn phải thể hiện được tính trang trọng, lịch sự của công văn hành chính Vídụ: “Rất mong sự hợp tác của quý cơ quan.” hoặc có thể xác định trách nhiệm của cơquan nhận công văn “Đề nghị quý cơ quan trả lời đúng nội dung và thời gian quy định”

 Soạn thảo công văn trả lời (công văn phúc đáp)

Loại công văn này được sử dụng để thực hiện mối quan hệ giữa các cơ quan , tổchức

Phần mở đầu: công văn trả lời được soạn thảo, ban hành trong trường hợp trước đó

cơ quan này đã nhận được công văn hỏi Do vậy, thích hợp nhất là trong phần mở đầu,nên nêu căn cứ pháp lý của việc ban hành công văn hành chính Ví dụ: “ Trả lời côngvăn số…ngày…tháng…năm… của quý cơ quan về…”

Phần nội dung: nêu cụ thể những nội dung trả lời theo yêu cầu, đề nghị của cơ quan

hỏi Ví dụ:…” Về vấn đề quý cơ quan yêu cầu, chúng tôi xin trả lời như sau:…” Nếu cónhững nội dung không trả lời được thì có thể nêu rõ lý do Ví dụ “Vấn đề đề bù giải toả

đã được quy định trong quyết định số…ngày…tháng…năm… của UBND tỉnh A”

Phần kết thúc: tương tự như công văn mời họp hay công văn hỏi, phần kết thúc cần

rất ngắn gọn, thể hiện sự hợp tác Ví dụ: “Kính trình quý cơ quan xem xét, quyết định”;hay “Trân trọng.”

 Soạn thảo công văn đề nghị

Bố cục nội dung của công văn đề nghị cũng có thể chia thành ba phần

Phần mở đầu: Nêu mục đích, lý do của việc nêu đề nghị: nhằm thi hành văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên; nhằm tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan,đơn vị…Có thể nêu rõ nếu đề nghị được chấp thuận thì cơ quan, đơn vị đề nghị sẽ giảiquyết được vấn đề gì…

Phần nội dung: trong phần này cần nêu cụ thể đề nghị của cơ quan, đơn vị ban hành

công văn hành chính Nội dung đề nghị phải được nêu rõ ràng, có sức thuyết phục, phùhợp với thực tế, với khả năng và thẩm quyền giải quyết của cơ quan nhận công văn hànhchính

Phần kết thúc: Phần này cần viết ngắn gọn, thể hiện sự mong muốn đề nghị của mình

được cấp trên chấp thuận Ví dụ: “Rất mong nhận được sự phúc đáp của quý cơ quan”;hay “Kính trình Giám đốc Sở xem xét, quyết định”…

 Soạn thảo công văn đôn đốc, nhắc nhở

Công văn đôn đốc, nhắc nhở luôn là văn bản của cấp trên gửi cấp dưới Có thể chiathành ba phần

Phần mở đầu: phần này có thể nhắc lại những nhiệm vụ mà trước đây cấp dưới được

giao Ví dụ: nhiệm vụ tổ chức Hội thao, nhiệm vụ tổ chức phát động phong trào thiđua…Đồng thời đánh giá sơ bộ về kết quả thực hiện những công việc đó, chú trọng đếnnhững việc chưa làm được, bởi đây chính là lý do ban hành công văn đôn đốc, nhắcnhở

Phần nội dung: nêu rõ những công việc mà các chủ thể có liên quan cần tiến hành

trong thời gian tới Ví dụ: “Để khắc phục những tồn tại nêu trên, đề nghị quý cơ quantiếp tục thực hiện một số công việc sau đây:

1………