2 .Quản lý văn bản đi
2.2. Quy trình xử lý văn bản đi
2.2.1. Soạn thảo văn bản: Thực hiện theo phƣơng pháp soạn thảo văn bản
(bảo đảm quy định về thể thức và nội dung) ở chƣơng 3.
2.2.2. Soát lại văn bản: Kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng
quy định pháp luật hay chƣa.
2.2.3. Đánh máu (in) văn bản 2.2.4. Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Ghi số văn bản: Số văn bản đƣợc ghi liên tục từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 mỗi năm.
- Ghi ngày, tháng của văn bản: Văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy. Đối với văn bản Quy phạm pháp luật đề ngày tháng là thời điểm ký ban hành.
- Đóng dấu: Văn bản đã có chữ ký hợp lệ mới đƣợc đóng dấu, khơng đóng dấu sẵn (khống) lên giấy trắng. Dấu đóng phải rõ ràng, đúng mẫu mực quy định, mặt dấu chờm lên một phần (1/3 hoặc 1/4) chữ ký. Những dự thảo chƣơng trình, kế hoạch gửi lên cấp trên xin ý kiến hoặc dự thảo báo cáo đƣa ra hội nghị, ... muốn xác nhận tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu vào chỗ tác giả của văn bản.
- Vào sổ văn bản đi cần đầy đủ, chính xác, gọn, rõ, khơng viết bằng bút chì, khơng dập xóa hoặc viết tắc những chữ chƣa thông dụng, không nên làm nhiều sổ, mà chỉ làm một sổ văn bản đi.
2.2.5. Chuyển văn bản đi
- Văn bản phải đƣợc chuyển ngay trong ngày hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau vào sổ và đăng ký phát hành.
- Ngồi bì phải đề rõ và đúng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận, số và ký hiệu văn bản, số lƣợng văn bản (nếu có).
- Đối với văn bản khẩn cần chú ý: Độ khẩn đóng trên bì phải khớp với độ khản đóng trên văn bản (theo quy định của ngƣời ký văn bản).
- Sau khi viết bì xong, gấp văn bản cho vào bì, kiểm tra lần cuối sổ ghi với số văn bản, nơi nhận ghi trong văn bản với nơi nhận ngồi bì tránh nhầm lẫn.
- Những văn bản quan trọng cũng nhƣ văn bản mật cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi. Phiếu gửi cần đề rõ tên ngƣời nhận hoặc đơn vị nhận, trích yếu nội sung, số lƣợng bản, mục đích gửi văn bản, lời ghi chu, đánh số thứ tự.
2.2.6. Sắp xếp bản lưu văn bản
- Mỗi văn bản đi đều phải lƣu ít nhất 02 bản. - Bản lƣu phải là bản chính.