1.2.1. Bước 1: Xác định tính chất của vấn đề cần ra văn bản
Văn bản hành chính là cơng cụ sắc bén của các cấp Nhà nƣớc để quản lý xã hội.
1.2.2. Bước 2: Chuẩn bị tư liệu
Cơng việc này địi hỏi ngƣời soạn thảo phải nhạy bén, nắm bắt các số liệu, các thơng tin chính xác.
1.2.3. Bước 3: Dự thảo văn bản
a) Giai đoạn chuẩn bị
- Định hình khái quát về nội dung văn bản.
- Xác định mục đích, yêu cầu cúa việc ban hành văn bản. Hƣớng dẫn, giải thích và phổ biến một văn bản của cấp trên.
Quy định biện pháp thực hiện và triển khai các luật đã ban hành trƣớc đó. Quyết định một chủ trƣơng, mệnh lệnh trong quản lý.
Đôn đốc, chấn chỉnh các hoạt động hợp với yêu cầu đặt ra trong tình hình mới.
Điều chỉnh các QPPL cho phù hợp với yêu cầu đặt ra trong tình hình mới. - Xác định đối tƣợng tác động của văn bản: ngƣời soạn thảo văn bản và ngƣời tiếp nhận văn bản.
b) Giai đoạn soạn đề cƣơng - Xây dựng dàn bài của văn bản:
+ Phần mở đầu văn bản: Gồm những yếu tố chính: Quốc hiệu và tiêu ngữ
Tên cơ quan ban hành văn bản Số và ký hiệu
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Tên loại và trích yếu văn bản.
Những căn cứ để ban hành văn bản. Mục đích, lý do ban hành văn bản. Thủ tục
+ Phần nội dung (phần quy định) văn bản: Đây là phần trọng tâm của văn bản, tùy theo cơ cấu riêng của một văn bản mà dàn bài phần này đƣợc xây dựng
theo các chƣơng, mục hoặc các điều, khoản cho phù hợp và tiện việc áp dụng, thi hành.
+ Phần thi hành: Bao gồm các yếu tố:
Chủ thể thi hành: Ngƣời thực hiện, ngƣời áp dụng.
Hiệu lực của văn bản: Hiệu lực về thời gian và không gian (phạm vi thi hành).
+ Xử lý văn bản cũ.
- Soạn đề cƣơng văn bản: Là ghi tóm tắt tồn bộ những ý, những mệnh lệnh định viết nhằm phục vụ chủ đề văn bản rồi sắp xếp vào trong khung của từng phần, từng chƣơng, từng mục và từng điều đã đƣợc xây dựng trong dàn bài. c) Giai đoạn viết thành bản thảo: Là giai đoạn đƣa những ý trong đề cƣơng thành câu văn hoàn chỉnh, chặt chẽ.
- Viết bảo thảo càn tiến hành liên tục, một mạch để tránh văn bản bị rời rạc, bảo đảm cho ý và lời văn thống nhất từ đầu đến cuối.
- Sau khi viết xong nên kiểm tra, xem xét lại.
1.2.4. Bước 4: Duyệt bản thảo
Mỗi văn bản pháp quy của cấp dƣới trình cơ quan Nhà nƣớc cấp trên ký đều phải lập hồ sơ trình duyệt. Hồ sơ trình duyệt bao gồm:
- Văn bản dự thảo.
- Các tài liệu, giấy tờ bao gồm những thơng tin có liên quan đến nội dung văn bản.
1.2.5. Bước 5: Trình ký và ban hành
- Trƣớc khi thay mặt cơ quan Nhà nƣớc ký một văn bản pháp quy, cần phải tổ chức thẩm định kỹ càng, chu đáo. Đối với văn bản của cấp Bộ, ủy ban nhân dân tỉnh:
Sở Tƣ pháp hay Vụ pháp chế thẩm định về mặt pháp chế.
Văn phòng Bộ, Văn phòng ủy ban nhân tỉnh tỉnh thẩm định về mặt thể thức, thể loại văn bản.
- Ngày gửi văn bản đi đƣợc coi là ngày ban hành văn bản và hiệu lực pháp lý bắt đầu từ đó.