2 .Phƣơng pháp soạn thảo một số văn bản Hành chính thơng dụng
2.1.Cách soạn thảo Công văn
2.1.1. Khái niệm, đặc điểm của Công văn a) Khái niệm
Cơng văn hành chính là khái niệm vừa dùng để chi bao quát tất cả các văn bản do cơ quan hành chính ban hành, vừa dùng để chỉ một số công văn cụ thể khơng có tên gọi riêng. Vì khơng có tên gọi riêng nên chúng đƣợc gọi chung là cơng văn. Đó là tên gọi chung các văn bản của cơ quan công quyền Nhà nƣớc, kể cả các tổ chức xã hội ban hành để giải quyết các công việc liên quan đền quyền lợi chung.
Cơng văn hành chính là các văn bản giao dịch chính thức giữa các cơ quan nhƣ mời họp, để xuất hoặc trà lời các yêu cầu chất vấn, hoặc kiến nghị; đôn đốc, nhắc nhở thi hành những công việc đã có quyết định, có kế hoạch…
b) Đặc điểm của Công văn
Chủ thể ban hành công văn là cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức, doanh nghiệp để thực thi nhiệm vụ nhằm giải quyết các vấn đề theo trách nhiệm và chức năng đƣợc giao.
Công văn hành chính cũng phải tuân thủ các quy định về thể thức, về nội dung do nhà nƣớc quy định.
Cơng văn hành chính phải thể hiện đặc trƣng của phong cách hành chính cơng vụ, nghĩa là phải thể hiện tính khách quan, trang trọng, uy nghiêm nhƣng cũng lịch sự, lễ độ. Trong mỗi trƣờng hợp phải vận dụng linh hoạt cho thích hợp với nội dung của từng cơng văn.
Công văn cần viết ngắn gọn, rõ ràng. Mỗi công văn thƣờng chỉ nêu một vấn đề để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết.
Công văn là tiếng nói chung của cơ quan chứ không phải của riêng cá nhân nào, dù là Thủ trƣởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến cơng vụ, ngơn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong cơng văn.
a) Đặt vấn đề
Nêu rõ lý do, mục đích của việc ban hành cơng văn. Thơng thƣờng, phần mở đầu đƣợc trình bày bằng một câu đơn có thành phần phụ là trạng ngữ chỉ mục đích hoặc trạng ngữ chỉ tình thế,
b) Giải quyết vấn đề
Trình bày những vấn đề cần thông báo, truyền tin. Tùy theo vấn đề cơng văn đề cập đến mà ngƣời soạn thảo có thể viết thành một đoạn văn hay một câu dài. Nếu có nhiều vấn đề cần phải trao đổi hoặc trả lời, ngƣời soạn thảo có thể trình bày phần nội dung bằng hệ thống đề mục (đánh số Ả rập). Tất cả các chi tiết đƣợc trình bày cần rõ ràng mạch lạc, liên quan logic với nhau nhằm thể hiện đƣợc mục tiêu của công văn.
c) Kết luận vấn đề
Trong nhiều trƣờng hợp, phần kết thúc chỉ mang tính hình thức, nhƣng cũng rất cần thiết. Nếu là công văn mời họp, phần kết thúc thông thƣờng là: “Đề nghị…, đến dự buổi họp đầy đủ và đúng giờ để buổi họp thu nhiều kết quả….”. Trong một số công văn khác, phần kết thúc là lời chào trân trọng hoặc nêu yêu cầu đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức nhận đƣợc văn bản. Trong phần kết thúc công văn, ngƣời soạn thảo cần đặc biêt lƣu ý đến quan hệ vai của các bên giao tiếp bằng văn bản: gửi cho cơ quan cấp trên, gửi cho cơ quan ngang hàng hoặc gửi cho cấp dƣới để lựa chọn văn phong phù hợp.
2.1.3. Cấu trúc của Công văn: Cơng văn thƣờng có các yếu tố sau:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ
- Địa danh và thời gian gửi Công văn.
- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành Công văn. - Chủ thể nhận Công văn.
- Số và ký hiệu Cơng văn. - Trích yếu nội dung Cơng văn. - Căn cứ
- Nội dung
- Nơi nhận.
2.1.4. Thực hành soạn thảo Công văn
2.1.4.1. Soạn thảo Công văn mời họp
- Phần mở đầu: nêu rõ lý do, mục đích của buổi họp hoặc hội nghị;
- Phần nội dung nêu nội dung chính của cuộc họp, hội nghị, nêu thành phần tham dự, thời gian, địa điểm;
- Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ, đúng thành phần hoặc lời mong đợi sự có mặt của các đại biểu.
2.1.4.2. Soạn thảo công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị
- Phần mở đầu: nêu rõ lý do, mục đích của việc chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị;
- Phần nội dung: nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề xuất, chất vấn, yêu cầu, kiến nghị. Nêu rõ nội dung cụ thể và thời hạn cần đƣợc xem xét giải quyết vấn đề;
- Phần kết thúc: nêu sự mong mỏi đƣợc quan tâm giải quyết và lời cảm ơn.
2.1.4.3. Soạn thảo Công văn trả lời (phúc đáp)
- Phần mở đầu: Ghi rõ trả lời theo Công văn, số, ký hiệu, ngày tháng năm, của ai, về vấn đề gì;
- Phần nội dung: Nêu những câu trả lời trực tiếp từng vấn đề đƣợc yêu cầu, nêu phần nào hoặc vấn đề nào chƣa trả lời đƣợc phải giải thích rõ lý do vì sao;
- Phần kết thúc: Thể hiện sự quan tâm của ngƣời trả lời đối với ngƣời hỏi (mang tính xã giao).
2.1.5. Những yêu cầu khi soạn thảo Công văn
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết.
- Cơng văn là tiếng nói của cơ quan chứ khơng bao giờ là tiếng nói của riêng cá nhân nào, dù là thủ trƣởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến cơng vụ, ngơn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong Cơng văn.
1.4.4. Mẫu Công văn
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
Số…/……………
V/v……
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Kon Tum, ngày … tháng ….. năm 2022
Kính gửi: ………………………….
Thực hiện …………… của ……. về ………….. trƣớc những khó khăn nảy sinh ………………………………………………………………………..
Phần nội dung: Nêu cụ thể nội dung cần thông báo (Nếu chỉ thơng báo một nội dung thì trình bày bằng một đoạn văn. Nếu thơng báo nhiều nội dung thì trình bày thành nhiều đoạn văn hay bằng hệ thống đề mục).
………………………………………………………………………… Phần kết thúc: Nêu rõ yêu cầu thực hiện, thời gian tổ chức và hiệu lực thi hành, những quy tắc xử sự sẽ đƣợc áp dụng (nếu có)./. Nơi nhận: - ……….; - ………. Lƣu: …./. CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƢỜI KÝ (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ 2.2. Cách soạn thảo Tờ trình
2.2.1. Khái niệm, đặc điểm của Tờ trình a) Khái niệm
Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trƣơng, phƣơng án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản,... để cấp trên xem xét, quyết định.
b) Đặc điểm của Tờ trình
- Xác định đung mục đích và giới hạn (vấn đề quá lớn hoặc quá nhỏ nên thay bằng một loại hình văn bản khác: đề án hoặc phiếu trình).
- Nội dung rõ ràng có tính thuyết phục: trình bày rõ tính cấp thiết của vấn đề; phân tích chỉ ra hiệu quả, lợi ích; phân tích những khó khăn và biện pháp khắc phục.
- Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật đƣợc các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.
- Các ý kiến phải hợp lý, dự đốn, phân tích đƣợc những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới.
2.2.2. Nội dung của Tờ trình
Viết tờ trình một cách đầy đủ và thuyết phục nhất sẽ góp phần nâng cao khả năng nhận đƣợc sự phê duyệt từ cấp trên. Tờ trình viết ra phải làm sao đảm bảo nội dung thuyết phục về lý do, hợp lý về các yêu cầu.
Nội dung quan trọng nhất là nêu bật đƣợc mục đích và sự cần thiết phải xin cấp trên đồng ý, phê duyệt.
Ngƣời viết tờ trình nên thiết kế bố cục hợp lý, rõ ràng. Trình bày ngắn gọn, thốt ý, ngơn ngữ dễ hiểu. Lý do đƣa ra có tính thuyết phục cao, những phân tích, lập luận logic, nếu đƣa ra các tài liệu, căn cứ thì phải có tính chính xác cao.
Nội dung càng cụ thể, chi tiết càng tốt. Tránh viết một tờ trình mà chỉ trình bày nguyện vọng chung chung, chỉ ghi những đề xuất, khi đó khả năng phê duyệt rất thấp hoặc sẽ bị yêu cầu viết lại để chi tiết hóa các nội dung.
2.2.3. Cấu trúc của Tờ trình
Thành phần chung giống nhƣ các loại văn bản khác, gồm có: Quốc hiệu, ngày tháng và địa điểm biên soạn, tên gọi và vấn đề đƣợc đệ trình, tên cơ quan, đơn vị đệ trình, số và ký hiệu, cơ quan nhận tờ trình. Phần nội dung đƣợc chia làm ba phần:
a) Phần mở đầu
Trình bày ngắn gọn và rõ mục đích, lý do trình hoặc căn cứ pháp lý đối với vấn đề cần trình, duyệt. Trong đó, cần phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật nhu cầu cấp thiết của vấn đề đề nghị.
b) Phần nội dung chính
Trình bày nội dung vấn đề trình duyệt (đề án, phƣơng án, kế hoạch công tác, dự thảo văn bản …). Đối với những nội dung đơn giản, có thể trình bày trực tiếp trong tờ trình; đối với những nội dung phức tạp, chỉ cần trình bày một cách tóm tắt nội dung chính cịn những nội dung cụ thể và chi tiết có thể đƣợc trình bày tại các văn bản kèm theo (đề án, kế hoạch, dự toán …).
Nêu các phƣơng án thực hiện: Phƣơng án phải khả thi và cần đƣợc trình bày cụ thể, rõ ràng với các luận cứ kèm theo các tài liệu, thơng tin có độ tin cậy cao.
Phân tích những ý nghĩa, lợi ích và hiệu quả của các vấn đề trình duyệt để có sức thuyết phục cho tờ trình đƣợc phê duyệt.
Có thể dự kiến trƣớc những vấn đề có thể gặp (khó khăn, vƣớng mắc) để đề xuất ln các giải pháp khắc phục và tiến độ thực hiện. Dùng ngơn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao, nhƣng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác. Nêu rõ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các phƣơng án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...
Đề xuất các kiến nghị với cấp trên. Các kiến nghị phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phƣơng án đƣợc đề xuất kiến nghị trong Tờ trình.
c) Phần kết
Bày tỏ sự mong muốn tờ trình đƣợc phê duyệt: “Đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt”.
2.2.4. Thực hành soạn thảo Tờ trình
Soạn thảo Tờ trình (xin kinh phí, mua sắm thiết bị, …) Mẫu Tờ trình xin kinh phí
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: ....../TTr- .............., ngày tháng năm 2022
TỜ TRÌNH
Về việc xin kinh phí.......
Kính gửi: …………………………………………………….
Căn cứ theo Quyết định ……/……/……. ngày…..tháng…..năm…… của ……………………………………..
Căn cứ vào tình hình thực tế tại ………………………………………… Do nhu cầu cần thiết phải (lý do xin kinh phí) ……………………………. (Tên cơ quan) …………. kính trình lên ………………………………… xin chủ trƣơng đƣợc sử dụng kinh phí vào việc …………………………………. …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………
Rất mong sự xem xét và chấp thuận của cơ quan cấp trên!
Nơi nhận: - ……….; - ………. Lƣu: …,/. CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƢỜI KÝ (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ
2.3. Cách soạn thảo Thông báo
2.3.1. Khái niệm, đặc điểm của Thông báo a) Khái niệm
Thông báo là một văn bản hành chính thơng thƣờng dùng để truyền đạt nội dung một quyết định, tin tức, một sự việc, thông tin về hoạt động của các cơ quan, tổ chức cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan để biết để thực hiện. Thơng báo cịn đƣợc dùng để giới thiệu một chủ trƣơng một chính sách đƣợc thể chế hóa bằng văn bản thích hợp. Trong trƣờng hợp này thơng báo mang tính
chất phổ biến chính sách, chủ trƣơng, đƣợc các cơ quan quản lý nhà nƣớc sử dụng để định hƣớng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc để phân phối cơng tác với các cơ quan có liên quan.
Trong mọi trƣờng hợp, thông báo không đƣợc dùng để thay các văn bản mang tính quy phạm pháp luật. Ví dụ: Thơng báo nhập ngũ khơng có hiệu lực thay thế quyết định nhập ngũ. Thông báo cho cán bộ nghi hƣu không dùng để thay thế quyết định cho nghi hƣu. Trong bản quyết định cho nghi hƣu có nhiều yếu tố pháp lý liên quan đến chế độ chính sách, quyền hạn của các đơn vị và cá nhân phải thực hiện mà một bàn thông báo không thể thay thế.
b) Đặc điểm của Thông báo
Cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung nhƣ các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trƣơng, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trƣớc khi nêu những nội dung khái quát.
Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, khơng bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm nhƣ trong các cơng văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tƣợng cần đƣợc thơng báo.
Ngồi ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao nhƣ công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành nhƣ văn bản pháp quy.
Phần đại diện ký Thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trƣởng cơ quan, mà là những ngƣời giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực đƣợc phân cơng hay đƣợc uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo dƣới danh nghĩa thừa lệnh thủ trƣởng cơ quan.
2.3.2. Nội dung của Thông báo
Nội dung thông báo cần trực tiếp, cụ thể, rõ ràng.
Văn phong, của một bản thơng báo địi hỏi phải viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu không yêu cầu phải lập luận hay bộc lộ tình cảm nhƣ một số công văn hành chính khác.
Ví dụ, cùng một sự việc nhƣ nhau là đóng cửa phịng đọc của thƣ viện cơ quan một thời gian để sửa chữa. Nếu là viết thơng báo thì chi cần nói rõ
thời gian, lý do đóng cửa để mọi ngƣời cùng biết. Nhƣng nếu viết một công văn gửi cho cơ quan liên quan để thơng báo thì văn phong phải thay đổi, để thể hiện tính lịch sự trong quan hệ cơng tác. Hãy so sánh ví dụ sau đây về cách viết.
2.3.3. Cấu trúc của Thông báo
Phần chung ở trên cùng một bản Thơng báo gồm có: Quốc hiệu, ngày tháng và nơi viết thông báo; cơ quan thông báo; số và ký hiệu; trích yếu nội dung và tên văn bản. Phần nội dung gồm có ba phần:
a) Phần mở đầu
Nêu mục đích, chủ thể và thẩm quyền thông báo, đối tƣợng tiếp nhận thông báo. Nếu chủ thể thông báo sử dụng thẩm quyền cao hơn (thừa lệnh cấp trên) để thông báo phải ghi rõ trong phần mở đầu.
b) Phần nội dung
Nêu rõ nội dung cần thông báo đến đối tƣợng tiếp nhận.
Tùy theo nội dung cần thông báo, ngƣời soạn thảo có thể viết phần này thành một đoạn văn, nhiều đoạn văn hoặc trình bày theo hệ thống đề mục (bằng số Ả rập).
c) Phần kết thúc
Nhấn mạnh nội dung cần thông báo, xác định thời gian có hiệu lực và các quy tắc xử sự đƣợc áp dụng nếu có phạm vi.
2.3.4. Thực hành soạn thảo Thông báo
a) Soạn thảo thông báo truyền đạt một văn bản mới ban hành, một chủ trương, một chính sách mới…
Nội dung cần thể hiện: Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt; tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt; yêu cầu quán triệt triển khai thực hiện.