1.1. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến đều phải đƣợc qua văn thƣ cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất.
- Khi nhận đƣợc văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của nhân viên văn thƣ.
- Văn bản phải đƣợc chuyển qua thủ trƣởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trƣởng phòng hành chính trƣớc khi phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết.
- Văn bản đến phải đƣợc xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ bí mật theo các quy định của Nhà nƣớc.
1.2. Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến
1.2.1. Sơ bộ phân loại văn bản
- Kiểm tra văn bản xem có đúng là gửi cho cơ quan, đơn vị mình khơng, nếu nhầm phải gửi trả lại nơi gửi.
- Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất bì, cần có biện pháp xử lý kịp thời.
- Phân loại sơ bộ theo loại hình văn bản (Cơng văn, tài liệu, sách báo ...) địa chỉ và thẩm quyền nhận văn bản ...
1.2.2. Bóc bì văn bản
- Văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thƣợng khẩn”, “khẩn” đƣợc bóc bì trƣớc. - Khi bóc bì khơng đƣợc làm rách văn bản, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bƣu điện.
- Đối chiếu số và ký hiệu, số lƣợng văn bản ghi ngồi bì với các thành phần tƣơng ứng của văn bản lấy trong bì và đối chiếu với phiếu gửi (trƣờng hợp có kèm theo phiếu gửi).
- Đối với văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.
- Đối với những đơn từ khiếu nại, tố cáo, thƣ nặc danh hoặc các văn bản cần kiểm tra, xác minh thì cần giữ lại cả phong bì, đính kèm với văn bản để lƣu hồ sơ giải quyết sau này.
1.2.3. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
- Dấu đến phải đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dƣới số và ký hiệu, trích yếu (của cơng văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.
- Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến; ngày đến là ngày văn thƣ nhận văn bản. Số đến ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 mỗi năm.
1.2.4. Vào sổ
- Văn bản cần đƣợc đăng ký vào sổ ngay trong ngày đến. - Các yếu tố nội dung cần vào sổ:
+ Số đến
+ Tên cơ quan gửi văn bản + Số, ký hiệu của văn bản
+ Ngày, tháng, năm của văn bản + Trích yếu nội dung của văn bản. + Tên đơn vị hoặc ngƣời nhận văn bản + Ghi chú những điểm cần thiết.
Có thể thêm các cột sau: + Ngày đến
+ Lƣu hồ sơ số
+ Ký nhận (của ngƣời thụ lý văn bản)
1.2.5. Trình văn bản
Vào sổ xong, tùy theo chế độ văn thƣ của cơ quan, văn thƣ trình chánh văn phịng, trƣởng phịng hành chính (hoặc ngƣời đƣợc thủ trƣởng ủy nhiệm), xem tồn bộ văn bản đến hay chỉ trình một số loại nhất định để xin ý kiến phân phối giải quyết.
1.2.6. Chuyển giao văn bản
Văn bản đến phải đƣợc chuyển giao đúng, trực tiếp cho đối tƣợng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tƣợng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thƣ.