2 .Phƣơng pháp soạn thảo một số văn bản Hành chính thơng dụng
2.7.Cách soạn thảo Quyết định
2.3 .Cách soạn thảo Thông báo
2.7.Cách soạn thảo Quyết định
2.7.1. Bố cục của Quyết định a) Phần mở đầu
Bắt đầu bằng việc nêu tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của thủ trƣởng cơ quan, tổ chức ban hành quyết định (trình bày canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm).
Tiếp theo, trình bày lần lƣợt các căn cứ ban hành quyết định. Trong phần này, cần nêu các căn cứ pháp lý là các văn bản pháp luật đang còn hiệu lực (vào thời điểm ban hành) và căn cứ cơ sở thực tiễn để ban hành quyết định.
Căn cứ pháp lý gồm có 2 nhóm:
- Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành: Viện dẫn văn bản pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Căn cứ pháp lý cho nội dung của văn bản: viện dẫn các văn bản pháp luật quy định điều chỉnh trực tiếp đến nội dung quyết định. Thƣờng dẫn theo thứ tự từ cao đến thấp về tính chất pháp lý của loại hình văn bản, cịn đối với văn bản có tính chất pháp lý ngang nhau thì xếp theo thứ tự thời gian.
- Căn cứ thực tiễn: Để ban hành một quyết định phải dựa trên cơ sở thực tiễn. Căn cứ thực tế nhằm khẳng định việc ban hành Quyết định xuất phát từ yêu cầu thực tế và phù hợp với thực tế. Điều này cũng có nghĩa là đảm bảo cho văn bản có tính khả thi. Căn cứ này gồm:
+ Các thông tin phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực cán bộ…) hoặc đƣợc phản ánh trong các văn bản nhƣ: biên bản, kế hoạch, tờ trình, đơn đề nghị …
+ Căn cứ vào đề nghị, đề xuất của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mƣu, giúp việc và phụ trách về vấn đề văn bản đề cập.
Trong Quyết định cá biệt nội dung đƣợc trình bày theo cách: Nội dung
quy định có tầm quan trọng, khái qt thì trình bày trƣớc; nội dung các quy định trong quyết định đƣợc trình bày thành các điều. Nếu nội dung của Quyết định trực tiếp có nội dung phức tạp thì có thể chia thành các khoản, điểm nằm trong các điều. Còn đối với Quyết định gián tiếp thì nội dung của các văn bản kèm theo (Quy định, Quy chế…) đƣợc chia thành các chƣơng, điều, khoản, điểm. Quyết định thƣờng có từ 2-3 điều, nhiều nhất khơng q 5 điều. Trong đó:
Điều 1 quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của quyết định (là nội dung đó đƣợc phản ánh trong trích yếu nội dung Quyết định nhƣng cần ghi chi tiết, cụ thể hơn).
Điều 2 và các Điều tiếp theo quy định các hệ quả pháp lý nảy sinh liên quan đến nội dung điều chỉnh chính của Quyết định.
Điều khoản cuối cùng: Điều khoản thi hành. Có các trƣờng hợp: Quy định về hiệu lực văn bản: Quyết định có thể có hiệu lực kể từ ngày ký hay muộn hơn (một con số cụ thể ghi trong văn bản). Trƣờng hợp cần thiết có thể quy định hiệu lực sớm hơn so với ngày ban hành (hiệu lực trở về trƣớc) nhƣng phải đảm bảo hai nguyên tắc: Thứ nhất, không quy định trách nhiệm pháp lý đối với hành vi mà vào thời điểm xảy ra hành vi đó luật pháp khơng quy định trách nhiệm pháp lý; thứ hai, không quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn. Quy định về xử lý văn bản: Bãi bỏ văn bản trƣớc có nội dung mâu thuẫn với Quyết định (nếu có).
Ngồi ra, cần lƣu ý về thời gian có hiệu lực của Quyết định: Nếu Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký thì khơng nhất thiết phải ghi vào Quyết định (vì nếu khơng quy định ngày có hiệu lực khác, quyết định cá biệt đƣơng nhiên có hiệu lực kể từ ngày ký). Nhƣng nếu quyết định có hiệu lực muộn hơn hoặc sớm hơn ngày ban hành thì cần phải ghi vào quyết định thành một điều riêng trƣớc điều cuối của quyết định hoặc kết hợp với Điều 1. Thời gian có hiệu lực là căn cứ pháp lý để tính tiền lƣơng, phụ cấp trách nhiệm của cán bộ, công chức, ngày, tháng, năm cơ quan bắt đầu hoạt động, vấn đề sự việc bắt đầu có hiệu lực thi hành…
Có thể thấy, trong phần nội dung chính của một Quyết định, có 2 điều mang tính chất “cứng” mà quyết định nào cũng phải có. Đó là Điều 1 (Quyết định về vấn đề sự việc gì, Quyết định nhƣ thế nào?) và Điều cuối (trách nhiệm
thi hành Quyết định). Cịn các điều khác thì căn cứ vấn đề cần quy định để thể hiện.
Quy định về đối tƣợng thi hành: Nêu đầy đủ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành các quy định của văn bản (các đối tƣợng chịu trách nhiệm thực hiện chính, các đối tƣợng có trách nhiệm phối hợp thực hiện).
c) Phần kết của Quyết định
Ký và ghi rõ họ tên, kèm đóng dấu của ngƣời ra Quyết định cá biệt Nơi nhận.
Ví dụ: Cấu trúc cụ thể của Quyết định cá biệt - Phần mở đầu
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ đặt ở phần đầu trang quyết định chiếm 2/3 trang giấy lệch về phía góc trái trang giấy viết hoa in đậm
Tên cơ quan và số Quyết định đặt góc trái trang giấy ngang với Quốc hiệu tiêu ngữ, chiếm 1/3 trang, trình bày chữ in đậm viết hoa tên cơ quan.
+ Tên của Quyết định + Phần căn cứ :
Phần căn cứ pháp lý: căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành văn bản, căn cứ pháp lý về nội dung của văn bản;
Căn cứ thực tiễn (tình hình thực tế). - Phần nội dung chính
Điều 1: Nội dung chính của Quyết định
Điều 2: Hệ quả pháp lý phát sinh liên quan đến nội dung của Quyết định điều chỉnh
Điều 3: Hiệu lực của Quyết định
Quy định về xử lý về văn bản bị bãi bỏ nếu trƣớc đó có nội dung không đồng nhất hoặc mâu thuẫn với nhau
Đối tƣợng áp dụng thi hành - Phần kết của Quyết định
Ký và ghi rõ họ tên, kèm đóng dấu của ngƣời ra Quyết định cá biệt Nơi nhận.
Thực hành soạn thảo Quyết định cá biệt (nâng lƣơng, khen thƣởng…) Ví dụ: Mẫu Quyết định cá biệt
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: ....../QĐ- .............., ngày tháng năm 2022 QUYẾT ĐỊNH Về việc .......... Căn cứ ............................................................................................ Căn cứ ............................................................................................. Theo đề nghị của ............................................................................ QUYẾT ĐỊNH Điều 1 ............................................................................................. Điều 2 ............................................................................................. Điều 3 .......................................................................................... ./. Nơi nhận: - Nhƣ Điều ...; - Lƣu: ..... ./. QUYỀN HẠN CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ
Dấu. chữ ký của ngƣời có thẩm quyền
Họ và tên của ngƣời ký