- Các số liệu: Phải đúng sự thật.
- Các hiện tƣợng: Là các sự kiện xảy ra hoặc chƣa xảy ra mà chƣa đƣợc xác minh chính xác.
- Các sự kiện, sự việc: Các vụ việc đã xảy ra rồi, ảnh hƣởng tới kết quả tốt hoặc xấu với xã hội đều đƣợc coi là các sự kiện, sự việc xảy ra trong xã hội.
- Các tin đồn: Tin đồn là những tin truyền miệng trong nhân dân. Thƣờng có 2 loại:
+ Tin đồn về những sự kiện có thể xảy ra nhƣ tranh chấp đất đai, bệnh tật, kẻ địch xâm nhập biên giới, phá hoại an ninh xã hội, ....
- Ca dao, hò vè: Xuất hiện ohản ánh các hiện tƣợng có thể xảy ra hoặc các sự kiện đã xảy ra. Có 2 loại:
+ Ca dao, hò vè của kẻ địch, kẻ xấu tung ra để đả kích, nói xấu chính quyền, gây hoang mang trong dân chúng.
+ Ca dao, hị vè có nguồn gốc trong dân gian: bà con căn cứ vào một hiện tƣợng hay sự việc có thật mà đặt ra.
2.4. Cách sử dụng các cụm từ khóa
2.4.1. Các từ để mở đầu câu văn
- Thi hành Quyết định ...
- Theo Đề nghị của ... tại công văn số... - Căn cứ vào ...
- Để tiếp tục ....
2.4.2. Dùng để liên kết giữa các phần của văn bản
- Tuy nhiên
- Vấn đề trên, chúng tôi nhận thấy ... - Dựa vào các quy định trên ...
- Dƣới đây là ...
2.4.3. Dùng nhắc nhở và yêu cầu thực hiện
- Nhận đƣợc văn bản (Tthông tƣ, Chỉ thị, Quyết định, ...) này, yêu cầu các đơn vị ...
- Các đơn vị trực thuộc ... có trách nhiệm thực hiện Quyết định (Chỉ thị, Nghị quyết) này.
- Bộ ... yêu cầu các đơn vị ... có kế hoạch triển khai kịp thời.
2.4.4. Dùng để hỏi ý kiến cấp dưới
- Đề nghị các đơn vị trực thuộc cho biết ý kiến về ... - Yêu cầu các đơn vị trả lời cho Bộ (UBND) biết ...
2.4.5. Dùng để trình bày quan điểm và hỏi ý kiến cấp trê:
- Theo ý kiến của cơ quan chúng tôi ... - Xin trân trọng đề nghị ...
- Chúng tôi cho rằng
- Rất mong ... giải quyết kịp thời.
2.4.6. Dùng để trình bày những vấn đề cần phải hạn chế hay tiếp tục làm sáng tỏ
- Chúng tơi tạm thời giải quyết.
- Xét về mặt chính sách, chúng tơi nhận thấy... - Với cƣơng vị là ...
2.4.7. Dùng để kết thúc văn bản
- Đề nghị (Bộ, Ủy ban nhân dân ...) biết và cho ý kiến để giải quyết. - Xin trân trọng cảm ơn đồng chí
- Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.
2.5. Dùng từ ngữ xưng hô trong văn bản công vụ
- Cấp trên xƣng hô với cấp dƣới: Chỉ xƣng cấp, không phải xƣng đầy đủ tên gọi.
Ví dụ: Bộ triển khai các trƣờng Đại học, Cao đẳng sớm củng cố trƣờng lớp để kịp khai giảng năm học 2022-2023.
- Cấp dƣới xƣng hơ với cấp trên thì phải xƣng đầy đủ tên gọi cơ quan. Ví dụ: Tổng cục du lịch xin Thủ tƣớng cho ý kiến chỉ đạo về đề án chiến lƣợc phát triển ngành du lịch nƣớc ta từ 2020-2025.
- Ngang cấp với nhau thêm đại từ “Chúng tơi” sau tên cơ quan.
Ví dụ: Trong cơng văn của Bộ Quốc phịng gửi Bộ Giáo dục & Đào tạo về công tác đào tạo sĩ quan quân đội, cuối cơng văn có câu: “Mong q Bộ sớm trả lời Bộ Quốc phịng chúng tơi để kịp triển khai năm học 2022-2023”.
TÓM TẮT CHƢƠNG 2
Khái niệm chung về thể thức văn bản, yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, yêu cầu về văn phong và ngơn ngữ văn bản đƣợc trình bày cụ thể, rõ ràng trong chƣơng 2. Nội dung chƣơng 2 giúp ngƣời học nắm vững cách sử dụng văn phong trong văn bản Quản lý Nhà nƣớc, cách thiết lập một văn bản và thể thức trình bày của văn bản để vận dụng hiệu quả giữa lý thuyết với thực hành và áp dụng với nghề nghiệp sau này.
BÀI TẬP Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Trình bày các yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản. Câu hỏi 2. Trình bày các yêu cầu về nội dung văn bản.
Câu hỏi 3. Nêu khái niệm thể thức văn bản và các thành phần của văn
bản.
Câu hỏi 4. Nêu các yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ của văn bản.
Bài tập thực hành 1. Thiết lập thể thức cấu trúc của văn bản hành chính
thông thƣờng.
Bài tập thực hành 2. Thực hành áp dụng cách sử dụng luận chứng khi soạn thảo văn bản.
Bài tập thực hành 3. Thực hành áp dụng các cụm từ khóa khi soạn thảo