2 .Phƣơng pháp soạn thảo một số văn bản Hành chính thơng dụng
2.5.Cách soạn thảo Biên bản
2.3 .Cách soạn thảo Thông báo
2.5.Cách soạn thảo Biên bản
2.5.1. Khái niệm, đặc điểm của Biên bản a) Khái niệm
Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những ngƣời chứng kiến ghi lại.
Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính nhƣ nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị.
b) Đặc điểm của Biên bản
- Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.
- Ghi chép trung thực, đầy đủ, khơng suy diễn chủ quan. - Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.
- Thủ tục chặt chẽ, thơng tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở ngƣời lập và những ngƣời có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thơng tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải đƣợc đọc lại cho mọi ngƣời có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không đƣợc cƣỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
thiết phải có một số nội dung cơ bản:
Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp; thành phần tham gia; nội dung cuộc họp; kết luận cuộc họp.
Luôn đảm bảo nội dung biên bản có đƣợc những thơng tin quan trọng và đúng yêu cầu.
Bên cạnh việc ghi chép một cách đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những ngƣời khơng tham dự cuộc họp có thể hiểu đƣợc vấn đề, ngƣời ghi biên bản phải thể hiện đƣợc trọng tâm của cuộc họp, tránh trình bày dài dịng, lan man những nội dung không cần thiết.
Biên bản mô tả lại các sự việc, những thông tin đƣợc cung cấp, trao đổi trong cuộc họp, chính vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, ngƣời ghi khơng thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.
Đồng thời, để có độ tin cậy cao, biên bản phải đƣợc đọc cho mọi ngƣời có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chƣa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
2.5.3. Cấu trúc của Biên bản
Trong biên bản, phải có các yếu tố quốc hiệu và tiêu ngữ; tên biên bản và trích yếu nội dung, thì nội dung đƣợc chia làm 3 phần:
a) Phần mở đầu
Ghi thời gian và địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự (cuộc họp, kiểm tra, chứng kiến hoặc có liên quan đến sự việc đã xảy ra).
b) Phần nội dung chính: Ghi diễn biến sự kiện.
Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra nhƣ: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao cơng tác, bàn giao tài sản,v.v... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhƣng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu ngƣời nghe lại và xác nhận từng trang.
Trong các sự kiện thông thƣờng khác nhƣ Biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phƣơng án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v...
có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ, ngun văn, cịn những nội dung thơng thƣờng khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhƣng ln ln phải qn triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.
c) Phần kết thúc
Ghi tóm tắt kết luận hoặc lời phát biểu bế mạc của chủ tọa nếu là Biên bản hội nghị, nhận xét kết luận nếu là Biên bản kiểm tra, thanh tra.
Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế nhƣ: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ... ngày... Biên bản đã đọc lại cho mọi ngƣời cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lƣu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai ngƣời ký) thì các thơng tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thƣờng trong các cuộc họp, hội nghị Biên bản phải có thƣ ký và chủ toạ ký xác nhận.
2. 5.4. Thực hành soạn thảo Biên bản 2.54.1. Mẫu Biên bản
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
Số…/ BB – ….
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Kon Tum, ngày … tháng ….. năm 2022
BIÊN BẢN CUỘC HỌP
………………………………………………….
Thời gian bắt đầu: ……………………………………………………… Địa điểm: ………………………………………………………………. Thành phần tham dự: …………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………
Chủ trì (chủ tọa): …………………………………………………………. Thƣ ký (ngƣời ghi biên bản): …………………………………………….. Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/ hội nghị/ hội thảo): ………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………. CHỦ TRÌ (Ký tên) Họ tên đầy đủ THƢ KÝ (Ký tên) Họ tên đầy đủ
2.5.4.2. Hãy soạn thảo biên bản đại hội chi đoàn, biên bản họp phụ huynh…
2.6. Kỹ thuật soạn thảo Hợp đồng
2.6.1. Khái niệm, đặc điểm của Hợp đồng a) Khái niệm
Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các cá nhân, tổ chức bằng lời nói, hành vi, văn bản… Trong đó, hai bên xác lập một quan hệ pháp lý về các quyền và nghĩa vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu cũng nhƣ lợi ích của mình.
Hợp đồng dân sự: Là những hợp đồng đáp ứng nhu cầu sinh hoạt, tiêu dùng giữa cá nhân hay tập thể các cá nhân.
Hợp đồng kinh tế: Là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình.
Hợp đồng thƣơng mại là hình thức pháp lý của hành vi thương mại, là sự
thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên (ít nhất một trong các bên phải là thương nhân hoặc các chủ thể có tư cách thương nhân) nhằm xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong việc thực hiện hoạt động thương mại.
b) Đặc điểm của Hợp đồng
- Hợp đồng dân sự:
Thứ nhất, Hợp đồng dân sự là sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên, nhƣng là sự thỏa thuận thống nhất ý chí và ý chí đó phải phù hợp với ý chí của Nhà nƣớc.
Sự thỏa thuận giữa hai bên trở lên mới có thể hình thành Hợp đồng dân sự, nếu chỉ là ý chí của một bên thì đó hành vi pháp lý đơn phƣơng. Tuy nhiên, một thỏa thuận không dựa trên sự tự nguyện của các bên, tức là khơng có sự thống nhất ý chí thì hợp đồng dân sự đó bị tun vơ hiệu khi có u cầu. Nguyên tắc của pháp luật dân sự là bình đẳng, dựa trên sự thỏa thuận, tự nguyện thiện chí của các bên nên nếu khơng có sự thống nhất ý chí thì khơng đƣợc coi là hợp đồng dân sự.Chỉ khi thống nhất ý chí thì quyền và nghĩa vụ dân sự mới phát sinh. Đồng thời, sự thỏa thuận thống nhất ý chí cịn phải phù hợp với ý chí của Nhà nƣớc để Nhà nƣớc kiểm soát và cho phép Hợp đồng dân sự phát sinh trên thực tế.
Thứ hai, Hợp đồng dân sự là một sự kiện pháp lý làm phát sinh hậu quả pháp lý: Xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự của các bên chủ thể.
Sự kiện pháp lý là sự biến hoặc hành vi mà pháp luật quy định khi xuất hiện thì sẽ xác lập, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp luật. Hợp đồng dân sự là một sự kiện pháp lý, theo đó các bên khi có nhu cầu tham gia giao lƣu dân sự nhằm thỏa mãn mục đích của mình sẽ tiến hành thực hiện.
Ví dụ: Hợp đồng mua bán hàng hóa phát sinh hiệu lực làm phát sinh các quyền và nghĩa vụ của bên mua hàng hóa và bên bán hàng hóa. Bên mua phát sinh nghĩa vụ thanh tốn tiền hàng cịn bên bán phát sinh nghĩa vụ giao hàng.
Thứ ba, nội dung của hợp đồng dân sự là quyền và nghĩa vụ mà các bên chủ thể quy định cho nhau.
Thứ tƣ, mục đích của hợp đồng dân sự là lợi ích hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội mà các bên cùng hƣớng tới: Chỉ khi mục đích của hợp đồng dân sự đƣợc chứng minh hoặc đƣợc thừa nhận là hợp pháp, không trái đạo đức xã hội thì hợp đồng dân sự mới phát sinh hiệu lực, qua đó quyền và nghĩa vụ của các bên mới có thể thực hiện đƣợc trên thực tế.
- Hợp đồng thƣơng mại:
Thứ nhất, về chủ thể của Hợp đồng thƣơng mại. Hợp đồng thƣơng mại đƣợc kí kết giữa các bên là thƣơng nhân, hoặc có một bên là thƣơng nhân. Đây là một điểm đặc trƣng của Hợp đồng thƣơng mại so với các loại Hợp đồng dân sự.
Theo Khoản 1 Điều 6 Luật thƣơng mại 2005 thì thƣơng nhân bao gồm tổ chức kinh tế đƣợc thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thƣơng mại một cách độc lập, thƣờng xuyên và có đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, chủ thể của hợp đồng thƣơng mại cịn có thể là các cá nhân, tổ chức khác có hoạt động liên quan đến thƣơng mại (Điều 2 Luật thƣơng mại 2005).
Thứ hai, về hình thức của Hợp đồng thƣơng mại. Điều 24 Luật thƣơng mại 2005 quy định: Hợp đồng mua bán hàng hóa đƣợc thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc xác lập bằng hành vi cụ thể. Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hóa mà pháp luật quy định phải đƣợc lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó. Luật thƣơng mại 2005 cũng cho phép thay thế hình thức văn bản bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tƣơng đƣơng, bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu điện tử và các hình thức khác theo quy định của pháp luật.
- Hợp đồng lao động:
Thứ nhất, có sự phụ thuộc pháp lý giữa ngƣời lao động và ngƣời sử dụng lao động
Thứ hai, đối tƣợng là việc làm có trả lƣơng
Thứ ba, ngƣời lao động phải tự mình thực hiện cơng việc
Thứ tƣ, sự thảo thuận của các bên thƣờng bị hạn chế bởi những giới hạn pháp lý nhất định
Thứ năm, thực hiện liên tục trong thời gian xác định hay không xác định.
2.6.2. Nội dung của Hợp đồng
a) Nội dung của văn bản Hợp đồng dân sự (7 nội dung chính)
- Đối tƣợng (tài sản, công việc, dịch vụ). - Số lƣợng, chất lƣợng.
- Thời hạn, địa điểm, phƣơng thức thực hiện Hợp đồng. - Quyền và nghĩa vụ các bên.
- Trách nhiệm do vi phạm Hợp đồng. - Giải quyết tranh chấp.
b) Nội dung của văn bản hợp đồng thương mại
Điều khoản chủ yếu
Điều khoản bắt buộc có để hình thành nên nội dung Hợp đồng cụ thể, đƣợc các bên quan tâm thoả thuận trƣớc tiên, nếu thiếu một trong những điều khoản chủ yếu này thì hợp đồng kinh tế thƣơng mại khơng có giá trị.
Thƣờng bao gồm các điều sau: Tên các trao đổi, số lƣợng các trao đổi, chất lƣợng các trao đổi, giá cả các trao đổi, thanh toán giữa các bên, chuyển giao giữa các bên, trách nhiệm của các bên trong thực hiện Hợp đồng, các chế tài điều tiết. Ngồi ra cịn các điều khoản khác nhƣ: lắp đặt, chạy thử, bảo hành, mã ký hiệu hàng hóa và vận chuyển.
Tên hàng hóa, dịch vụ; số lƣợng; qui cách, chất lƣợng; giá cả, phƣơng thức thanh toán; địa điểm, thời gian giao hàng, thực hiện dịch vụ; trách nhiệm về vi phạm, các trƣờng hợp miễn giảm trách nhiệm; giải quyết tranh chấp.
Nội dung của hợp đồng hoàn toàn do các bên thoả thuận và quyết định cho phù hợp với những điều kiện hồn cảnh, loại hàng hố, dịch vụ cụ thể; tuy nhiên, những thoả thuận đó phải khơng vi phạm các điều cấm của pháp luật. Hợp đồng bằng văn bản là một hình thức ký kết Hợp đồng quan trọng, thậm chí bắt buộc trong hoạt động thƣơng mại nhƣ: Hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế, hợp đồng mua bán nhà. So với hình thức bằng lời nói “lời nói gió bay” thì hình thức văn bản “giấy trắng mực đen” góp phần hạn chế việc các bên “trở mặt” trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nhƣng ngƣợc lại nếu không chú trọng việc soạn thảo hợp đồng thì lại “bút sa gà chết” hoặc tự “mua dây buộc mình”. Để có một văn bản hợp đồng rõ ràng, chặt chẽ, dễ đọc, dễ hiểu, dễ thực hiện, đảm bảo đƣợc quyền lợi cho các bên, hạn chế tranh chấp và giảm thiểu rủ ro trong thƣơng mại. Đòi hỏi các bên phải thận trọng, hiểu biết pháp luật và có kỹ năng, kinh nghiệm thực tế trong việc soạn thảo, đàm phán ký kết hợp đồng thƣơng mại.
c) Nội dung của văn bản Hợp đồng lao động
- Thời hạn và công việc Hợp đồng. - Chế độ làm việc.
- Chế độ lƣơng và các loại trợ cấp: - Quyền và nghĩa vụ của ngƣời lao động .
- Quyền và nghĩa vụ của ngƣời sử dụng lao động. - Điều khỏa thi hành.
Chú ý soạn thảo cơ chế giải quyết tranh chấp, xác định sử dụng luật và cơ quan nào giải quyết. Khi ngƣời lao động gây thiệt hại cho bên thứ ba, Cơng ty phải có trách nhiệm bồi thƣờng thiệt hại cho ngƣời thứ ba, ngƣời lao động có trách nhiệm hồn trả tiền này cho Cơng ty căn cứ vào cam kết của các bên trong hợp đồng.
2.6.3. Cấu trúc của Hợp đồng a) Cấu trúc chung của Hợp đồng
- Phần căn cứ: Gồm các căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế
Căn cứ pháp lý: Nêu các văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý cho Hợp đồng.
Căn cứ thực tế: Trao đổi giữa các chủ thể để thiết lập giao kết có tính chứng cứ pháp lý.
- Phần xác lập chủ thể giao kết:
Nêu từng bên giao kết, phân định vị trí giao kết
Nêu những thông tin liên quan đến chủ thể giao kết (địa chỉ, chức vụ, tài khoản, mã số thuế…)
- Phần nội dung thỏa thuận giao kết: đƣợc thực hiện thông qua các điều khoản.
Điều khoản chủ yếu: Bắt buộc phải ghi vào Hợp đồng nguyên tắc, nội
dung thỏa thuận giữa các bên (thời gian, đối tƣợng, số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại, giá cả, thời hạn và phƣơng thức thanh toán).
Điều khoản tùy nghi: Hai bên tự thỏa thuận (Cách thức thực hiện hợp
đồng, các yêu cầu về sản phẩm, quy cách, điều kiện thanh tốn; Các điều khoản về bồi hồn thiệt hại khi hợp đồng không đƣợc thực hiện;…)
Điều khoản thông thường: Do pháp luật quy định (Phƣơng thức nghiệm
thu, đánh giá kết quả, giải quyết tranh chấp; Các ràng buộc pháp lý cần thiết theo luật lệ hiện hành; Các giá trị về ngôn ngữ hợp đồng (nếu Hợp đồng ký với nƣớc ngồi); Thời hạn có hiệu lực của Hợp đồng ; …)
b) Hợp đồng dân sự
Hợp đồng dân sự với hình thức giao kết (xác lập) Hợp đồng bằng văn bản: đƣợc thực hiện chủ yếu ở những giao dịch phức tạp, đối tƣợng của hợp đồng có giá trị lớn hoặc do pháp luật quy định phải thực hiện bằng văn bản nhƣ: mua bán nhà ở, xe gắn máy, vay tiền ở tổ chức tín dụng, bảo hiểm… (nhƣng khơng có mục đích lợi nhuận).
Về nội dung: Mọi Hợp đồng dân sự đều phải bảo đảm có những nội dung chủ yếu cơ bản (Bộ luật Dân sự quy định tại Điều 402) mà nếu thiếu thì khơng thể giao kết đƣợc. Tuy nhiên tùy loại hợp đồng, có những loại Hợp đồng có nội dung chủ yếu đƣợc văn bản pháp luật quy định cụ thể (có hoặc khơng kèm theo mẫu hợp đồng), nhƣng cũng có những loại Hợp đồng pháp luật khơng quy định cụ thể về nội dung chủ yếu của loại hợp đồng đó thì các bên thỏa thuận về nội