CHƢƠNG 2 : THỂ THỨC VĂN BẢN
1. Khái niệm về thể thức văn bản
1.1. Yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản
Để đảm bảo văn bản đƣợc ban hành đúng và có chất lƣợng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hóa.
Nội dung ở đây gồm hai mặt. Một là, nội dung văn bản đƣợc chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng đƣợc tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi, phù hợp với luật pháp hiện hành. Thứ hai, nội dung này phải đƣợc thể hiện trong một văn bản thích hợp. Nói cách khác, phải có sự lựa chọn cần thiết trong q trình văn bản hóa để văn bản đƣợc soạn thảo có chức năng phù hợp.
Mới thoạt nhìn, yêu cầu này rất đơn giản. Tuy nhiên, thực tế đã chứng tỏ rằng nhiều sai sót đã có khi ban hành là do khơng nắm vững u cầu này. Có khơng ít văn bản pháp luật đã ban hành trƣớc đó. Đồng thời cũng khơng ít văn bản mà giữa nội dung với tên loại văn bản đƣợc sử dụng không tƣơng xứng với nhau theo quy định của pháp luật.
1.1.2. Yêu cầu cụ thể của văn bản
Khi soạn thảo văn bản là phải cụ thể. Các thông tin đƣợc sử dụng để đƣa vào văn bản phải đƣợc xử lý và đảm bảo chính xác. Khơng nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác. Những văn bản đƣợc viết với những thông tin khơng chính xác hoặc thiếu cụ thể, chính là một trong những biểu hiện của tính quan liêu trong quản lý, chúng sẽ không có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động của bất cứ cơ quan nào.
1.1.3. Yêu cầu đảm bảo về thể thức của văn bản
Phải đảm bảo cho văn bản đƣợc ban hành đúng thể thức. Thể thức
đƣợc nói đến ở đây là tồn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và đƣợc sử dụng thuận lợi trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Cần chú ý rằng thể thức văn bản khơng đơn thuần là hình thúc của nó. Ở đây nó cũng mang tính nội dung, liên quan đến giá trị nội dung của văn bản.
Một văn bản đầy đủ thể thức yêu cầu phải có các thành phần: Quốc hiệu, địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tên đơn vị soạn thảo văn bản, số và ký hiệu văn bản, tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của ngƣời có thẩm quyền, con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản đƣợc gửi đến (nơi nhận)…
• ♦
chỉ là yếu tổ mang tính hình thức. Từ đó đã có những quan niệm sai lầm cho rằng những thiếu sót trên phƣơng diện này là không quan trọng, không ảnh hƣởng đến việc soạn thảo và sử dụng văn bản. Thật ra, nếu thể thức không đảm bảo thì rất dễ nhận ra rằng ngay từ đầu giá trị pháp lý và nhiều mặt giá trị khác của văn bản sẽ bị ảnh hƣởng.
Việc ban hành và soạn thảo văn bản theo thể thức nhất định là yếu tố đầu tiên, cơ bản của kỹ thuật soạn thảo. Chính yêu cầu này là dấu hiệu phân biệt văn bản với các sáng tác văn học nghệ thuật hay khoa học khác, mà nội dung của chúng cũng chứa đựng trong các văn bản, tức là giúp ta phân biệt đƣợc ngay giữa văn bản ở nghĩa hẹp chỉ yêu cầu hoạt động cá nhân của xã hội. Với văn bản ở nghĩa rộng, yêu cầu này cũng là để nhằm mục đích, ngƣời đọc, ngƣời tìm văn bản đều nhanh và đều dễ hiểu.
1.1.4. Yêu cầu về sử dụng các thuật ngữ và văn phong
Việc soạn thảo văn bản là phải sử dụng các thuật ngữ và văn phong
thích hợp. Thực tế cho thấy, nếu thuật ngữ và văn phong khơng đƣợc lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thơng tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hƣởng đến nội dung văn bản. Ngồi ra, cũng cần nói thêm rằng lựa chọn thuật ngữ và sử dụng văn phong thích hợp trong q trình soạn thảo văn bản sẽ có ảnh hƣởng tốt đối với sự phát triển ngôn ngữ nƣớc ta.
1.1.5. Yêu cầu về đích sử dụng
Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ, khơng dùng
chỉ thị thay cho thông báo và ngƣợc lại. u cầu này địi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trƣớc khi lựa chọn văn bản.
Những yêu cầu trên thể hiện rõ nguyên tắc về việc xây dựng và ban hành các văn bản.
- Cơ quan ban hành văn bản phải theo đúng thẩm quyền của mình. - Các văn bản của cơ quan nhà nƣớc ở các ngành, các cấp ban hành đều phải căn cứ vào Hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản của cấp trên.
- Hình thức văn bản ban hành theo đúng quy định của pháp luật; từ ngữ, cách viết cũng phải theo đúng từ ngữ cách viết văn bản Nhà nƣớc.