2 .Phƣơng pháp soạn thảo một số văn bản Hành chính thơng dụng
2.4.Cách soạn thảo Báo cáo
2.3 .Cách soạn thảo Thông báo
2.4.Cách soạn thảo Báo cáo
a) Khái niệm
Báo cáo là một loại văn bản dùng để trình bày một sự việc hoặc các kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức trong một thời gian nhất định, qua đó cơ quan, tổ chức có thể đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo định hƣớng những chủ trƣơng mới phù hợp.
Báo cáo trong quản lý Nhà nƣớc là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả hoạt động cơng việc trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc, giúp cho việc đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất những biện pháp, chủ trƣơng quản lý mới.
b) Đặc điểm của Báo cáo
Về chủ thể ban hành: Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có quyền và nghĩa vụ ban hành báo cáo nhằm phục vụ mục đích, u cầu cơng việc cụ thể. Khác với các văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo khơng mang tính xử sự chung, không chứa đựng các quy định mang tính bắt buộc thực hiện và bất kỳ một biện pháp chế tài nào. Báo cáo là loại văn bản dùng để mô tả sự phát triển, diễn biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu của hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra. Việc viết báo cáo của các tổ chức nhà nƣớc hay tƣ nhân để tổng kết, đánh giá kết quả công việc, hoặc báo cáo về một sự việc, vấn đề nào đó gửi cho cơ quan, tổ chức là việc làm cần thiết cho quá trình tổ chức quản lý của Nhà nƣớc.
Về lý do viết Báo cáo: Báo cáo có thể đƣợc viết định kỳ nhƣng cũng có thể đƣợc viết theo u cầu của cơng việc của cơ quan quản lý (vì lý do đột xuất, bất thƣờng). Các cơ quan cấp trên tiếp nhận báo cáo và dùng nó nhƣ một phƣơng tiện để kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc để tổng kết công tác theo từng thời kỳ hay từng phạm vi nhất định.
Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn.
Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo...
Trong các bản báo cáo thƣờng mang những nội dung khác nhau do tính chất của sự việc buộc phải báo cáo theo yêu cầu hoặc công việc mà đối tƣợng dự định báo cáo quyết định. Nội dung báo cáo vì vậy rất phong phú. Nội dung báo cáo trình bày, giải thích về các kết quả hoạt động, những ƣu điểm, những khuyết điểm, nguyên nhân của nó và những bài học kinh nghiệm để phát huy hoặc để ngăn ngừa cho thời gian tới. Nội dung báo cáo cũng có thể là trình bày về một sự việc đột xuất xảy ra hoặc báo cáo về kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức về một lĩnh vực hoạt động trong một khoảng thời gian xác định (5 năm, 10 năm,..).
Thơng tin chính xác, đầy đủ khơng thêm hay bớt thông tin; báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác; báo cáo cần phải có trọng tâm và cụ thể.
Với tính chất mơ tả nhằm mục đích cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền ra quyết định, báo cáo cần phải đúng với thực tế. Điều đó có nghĩa, thực tế nhƣ thế nào thì viết nhƣ thế ấy, không thêm thắt, suy diễn. Ngƣời viết báo cáo không đƣợc che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đƣa vào những chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế.
Báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên và ngƣời có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các quyết định quản lý, vì vậy, khơng đƣợc viết chung chung, tràn lan hay vụn vặt mà phải cụ thể và có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu của bản báo cáo cũng nhƣ yêu cầu của đối tƣợng cần nhận báo cáo.
Hoạt động quản lý là một chuỗi tác động không ngừng của chủ thể quản lý đến đối tƣợng quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu do chủ thể đề ra. Các hoạt động quản lý sau là sự tiếp nối, dựa trên kết quả của những tác động quản lý trƣớc đó. Với tính chất là loại văn bản mang tính mơ tả, trình bày về cơng việc, hoạt động viết báo cáo có ý nghĩa cho cả ngƣời nhận báo báo và ngƣời gửi báo
2.4.3. Cấu trúc của Báo cáo a) Phần mở đầu
Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trƣơng cơng tác do cấp trên hƣớng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác
của đơn vị mình. Đồng thời nêu những điều kiện, hồn cảnh có ảnh hƣởng lớn đến việc thực hiện chủ trƣơng cơng tác nêu trên.
b) Phần nội dung chính
- Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chƣa hồn thành. - Những ƣu, khuyết điểm trong q trình thực hiện.
- Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan. - Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
c) Phần kết luận Báo cáo
- Phƣơng hƣớng nhiệm vụ trong thời gian tới.
- Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhƣợc điểm. - Các biện pháp tổ chức thực hiện.
- Những kiến nghị với cấp trên. - Nhận định những triển vọng.
Cấu trúc của từng loại Báo cáo như sau:
- Đối với các loại Báo cáo sơ kết, Báo cáo định kỳ trong thời gian ngắn (tháng, quý).
Phần nội dung kết quả thực hiện các nhiệm vụ, công tác, các lĩnh vực hoạt động: Trình bày những kết quả, những nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động, những mặt hoạt động đã hoặc đang thực hiện; kiểm điểm những ƣu điểm, hạn chế trong quá trình thực hiện. Mỗi nội dung phản ánh đƣợc chia thành từng mục, điểm, khoản. Khi viết về mỗi nội dung cần có sự tổng hợp, phân tích, so sánh với chỉ tiêu kế hoạch đƣợc giao để đánh giá tiến độ thực hiện, kết quả thực hiện. Đồng thời, so sánh với cùng kỳ tháng trƣớc, quý trƣớc. Khi đƣa ra các số liệu phải có sự tổng hợp xử lý chính xác.
Phần phƣơng hƣớng, nhiệm vụ: Cần trình bày những nhiệm vụ trọng tâm, chủ yếu cần tiếp tục thực hiện trong thời gian tới để tiếp tục phát huy ƣu điểm, khắc phục hạn chế nhằm hoàn thành nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
Trong đó có thể nêu ra các phƣơng hƣớng, nhiệm vụ chung và phƣơng hƣớng, nhiệm vụ chỉ tiêu cụ thể.
- Đối với các Báo cáo tổng kết
Phần đặc điểm tình hình: Trình bày khái quát những nhiệm vụ đƣợc giao hoặc đánh giá khái quát những đặc điểm chung, đặc điểm riêng về các vấn đề, sự việc phản ánh; trình bày thuận lợi và khó khăn cơ bản.
Phần tổng kết: Đánh giá nội dung kết quả thực hiện các nhiệm vụ công tác, các lĩnh vực hoạt động. Phƣơng pháp trình bày nhƣ phần nội dung của bao cáo sơ kết, báo cáo định kỳ ở trên nhƣng các thơng tin phải mang tính khái qt, tổng hợp toàn bộ vấn đề, sự việc. Đồng thời, trình bày đánh giá chung về ƣu nhƣợc điểm, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm.
Phần phƣơng hƣớng nhiệm vụ của báo cáo tổng kết phải dựa trên những chỉ tiêu, kế hoạch đƣợc giao và những chủ trƣơng, chính sách của Đảng, Nhà nƣớc. Đồng thời, dựa trên những kết quả thực hiện và những đánh giá chung trình bày ở phần trƣớc để đƣa ra các phƣơng hƣớng, nhiệm vụ trong thời gian tới. Phần này cần đƣa ra các phƣơng hƣớng, nhiệm vụ chung, phƣơng hƣớng, nhiệm vụ và chỉ tiêu cụ thể theo từng mặt hoạt động, nhiệm vụ cơng tác. Ngồi ra, phải đƣa ra các biện pháp thực hiện.
Phần kết luận cần đánh giá khái quát nội dung báo cáo; đề xuất kiến nghị với cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền; đƣa ra những nhận định về triển vọng tình hình.
2.4.4. Thực hành soạn thảo Báo cáo
Xây đựng đề cƣơng chi tiết của Báo cáo - Mở đầu:
Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trƣơng cơng tác do cấp trên hƣớng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch cơng tác của đơn vị mình. Đồng thời nêu những điều kiện, hồn cảnh có ảnh hƣởng lớn đến việc thực hiện chủ trƣơng công tác nêu trên.
- Nội dung chính:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chƣa hoàn thành. + Những ƣu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. - Kết luận Báo cáo:
+ Phƣơng hƣớng nhiệm vụ trong thời gian tới.
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhƣợc điểm. + Các biện pháp tổ chức thực hiện.
+ Những kiến nghị với cấp trên. + Nhận định những triển vọng.
Thực hành: Hãy soạn thảo hoàn thiện một báo cáo (sơ kết, tổng kết…).