Giáo trình công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: CƠNG TÁC VĂN THƢ LƢU TRỮ TRONG TỔ CHỨC ĐẢNG NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 i MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN iv LỜI GIỚI THIỆU v CHƢƠNG 1: NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC ĐỒN THỂ CHÍNH TRỊ XÃ HỘI Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng cơng tác văn thƣ 1.1 Khái niệm 1.2 Yêu cầu 1.3 Vị trí 10 1.4 Tác dụng 11 Nội dung công tác văn thƣ 12 2.1 Soạn thảo ban hành văn 12 2.2 Quản lý văn 14 2.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành quan, tổ chức 14 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ 15 3.1 Khái niệm 15 3.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 15 3.3 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Đảng 15 Yêu cầu cán làm công tác văn thƣ quan 16 4.1 Phẩm chất đạo đức 16 4.2 Chuyên môn nghiệp vụ 16 4.3 Những yêu cầu khác đạo đức công vụ 17 Quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ 20 5.1 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư 20 5.2 Trách nhiệm quản lý nhà nước công tác văn thư 20 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thƣ quan, tổ chức 22 6.1 Trách nhiệm lãnh đạo (thủ trưởng) quan, tổ chức 22 6.2 Trách nhiệm chánh văn phòng (hoặc trưởng phịng hành chính) 23 6.3 Trách nhiệm cán bộ, công chức quan, tổ chức 24 6.4 Trách nhiệm cán văn thư chuyên trách 24 CHƢƠNG 2: VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI 27 Hệ thống Văn Đảng Cộng sản Việt Nam tổ chức trị - xã hội 27 1.1 Cương lĩnh trị 27 1.2 Điều lệ 28 1.3 Chiến lược 28 1.4 Nghị 28 1.5 Quyết định 28 1.6 Chỉ thị 28 ii 1.7 Kết luận 28 1.8 Quy chế 28 1.9 Quy định 29 1.10 Thông tri 29 1.11 Hướng dẫn 29 1.12 Thông báo 29 1.13 Thông cáo 29 1.14 Tuyên bố 29 1.15 Lời kêu gọi 29 1.16 Báo cáo 29 1.17 Kế hoạch 29 1.18 Quy hoạch 30 1.19 Chương trình 30 1.20 Phương án 30 1.21 Đề án 30 1.22 Tờ trình 30 1.23 Công văn 30 1.24 Biên 30 1.25 Các loại giấy tờ khác 31 Thẩm quyền ban hành văn Đảng tổ chức trị - xã hội 31 2.1 Thẩm quyền ban hành văn Đảng Cộng sản Việt Nam 31 2.2 Thẩm quyền ban hành văn Đồn TNCS Hồ Chí Minh 35 2.3 Thẩm quyền ban hành văn Mặt trận Tổ quốc Việt Nam (MTTQ) 38 2.4 Thẩm quyền ban hành văn Công đoàn 40 2.7 Thẩm quyền ban hành văn Hội Cựu chiến binh Việt Nam 45 Thể thức văn Đảng tổ chức trị - xã hội 47 3.1 Thể thức văn Đảng 47 3.2 Thể thức văn Đồn TNCS Hồ Chí Minh 48 3.3 Thể thức văn của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam 49 3.4 Thể thức văn Cơng đồn 50 3.5 Thể thức văn Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam 51 3.6 Thể thức văn Hội Nông dân Việt Nam 51 CHƢƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẢNG TRONG HỆ THỐNG CƠ QUAN ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC 53 CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI 53 Tổ chức quản lý giải văn đến 54 1.1 Khái niệm 54 1.2 Nội dung 54 Tổ chức quản lý văn 62 2.1 Khái niệm 62 2.2 Yêu cầu 62 2.3 Nội dung việc tổ chức, quản lý văn 63 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 68 iii 3.1 Quản lý sử dụng dấu 68 3.2 Đóng dấu 68 CHƢƠNG 4: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN 71 Khái niệm, vị trí, tác dụng việc lập hồ sơ 71 1.1 Khái niệm 71 1.2 Vị trí 72 1.3 Tác dụng 72 Nhiệm vụ lập hồ sơ 73 2.1 Lãnh đạo quan, tổ chức đảng 73 2.2 Chánh văn phịng, trưởng phịng hành chính, người giao trách nhiệm 73 2.3 Thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức đảng 73 2.4 Cán bộ, chuyên viên, nhân viên quan, tổ chức đảng 74 2.5 Lãnh đạo cấp uỷ, đoàn thể quan, tổ chức đảng 74 2.6 Văn thư quan (phòng, phận người giao làm văn thư), có trách nhiệm 74 2.7 Lưu trữ hành 74 Yêu cầu lập hồ sơ 75 Nội dung việc lập hồ sơ 77 4.1 Lập danh mục hồ sơ 77 4.2 Lập hồ sơ 81 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan 90 5.1 Nhiệm vụ giao nộp hồ sơ 90 5.2 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu 91 5.3 Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO iv TUN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Cơng tác văn thư lưu trữ tổ chức đảng” biên soạn dựa Chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng, trình độ Cao đẳng Mục đích giáo trình để làm tài liệu giảng dạy thức cho giảng viên làm tài liệu học tập thức cho sinh viên nhà trường (Lưu hành nội bộ) Giáo trình “Cơng tác văn thư lưu trữ tổ chức đảng” nhóm biên soạn có tham khảo tài liệu liên quan như: Giáo trình Cơng tác văn thư quan Đảng Tổ chức trị- xã hội tác giả Nguyễn Lệ Nhung; hệ thống văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức văn việc quản lý, giải văn quan Đảng Tổ chức trị - xã hội Ngoài giảng viên tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác để hồn thiện giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm v LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Cơng tác văn thư lưu trữ tổ chức Đảng nhóm tác giả nghiên cứu tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác Giáo trình Cơng tác văn thư lưu trữ tổ chức Đảng tài liệu biên soạn để phục vụ cho việc giảng dạy, học tập nhà giáo, người học trình độ cao đẳng ngành, nghề Quản trị văn phịng Giáo trình biên soạn theo chương trình mơn học Cơng tác văn thư lưu trữ tổ chức Đảng thuộc khối môn học chuyên mơn chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng trình độ cao đẳng nhà trường phê duyệt Giáo trình gồm chương: Chương 1: Nghiệp vụ công tác văn thư quan Đảng đồn thể trị xã hội Chương 2: Văn Đảng Cộng sản Việt Nam tổ chức trị - xã hội Chương 3: Tổ chức quản lý giải văn hệ thống quan đảng tổ chức trị - xã hội Chương 4: Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Để hoàn thành giáo trình Cơng tác văn thư lưu trữ tổ chức đảng, nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn đến chủ biên tài liệu tham khảo Mặc dù cố gắng, chắn giáo trình không tránh khỏi hạn chế Rất mong nhận đóng góp ý kiến q Thầy, Cơ bạn sinh viên trường để giáo trình ngày hoàn thiện Kon Tum, ngày 02 tháng năm 2022 Chủ biên: ThS Dƣơng Văn Anh Dũng Thành viên: ThS Nguyễn Thị Anh Hiếu GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MƠN HỌC: CƠNG TÁC VĂN THƢ LƢU TRỮ TRONG TỔ CHỨC ĐẢNG THÔNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 61033070 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học - Vị trí: Bố trí dạy sau các mơn học chun mơn ngành, nghề Quản trị văn phịng - Tính chất: : Là môn học bắt buộc quan trọng ngành, nghề Quản trị văn phòng - Ý nghĩa vai trị mơn học: Có ý nghĩa vai trị quan trọng việc cung cấp phần kiến thức, kỹ ngành, nghề Quản trị văn phòng Mục tiêu mơn học: Về kiến thức: - Trình bày vấn đề chung công tác văn thư lưu trữ tổ chức đảng, quy định quản lý sử dụng dấu đảng - Phân tích quy trình quản lý giải văn đi, đến, phân loại, lập danh mục hồ sơ điện tử; bước phân loại tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ Về kỹ năng: - Thực hành kỹ soạn thảo văn bản, chuyển giao quản lý văn đi, văn đến; kỹ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; quản lý văn đi, văn đến; kỹ sử dụng bảo quản dấu quan, thiết bị phục vụ cho công tác văn thư - Phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; xây dựng công cụ để đánh giá giá trị tài liệu; thực hành kỹ thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử Về lực tự chủ trách nhiệm: - Hình thành thái độ mực với nghề nghiệp, hiểu nghề nghiệp công việc thân tương lai: Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ tổ chức, giải quản lý văn bản, lập hồ sơ, có thái độ tích cực, trách nhiệm cao thu thập, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan môi trường mạng - Tuân thủ qui định Đảng nội qui, qui chế quan có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC ĐỒN THỂ CHÍNH TRỊ XÃ HỘI Mã chƣơng: 61033070-01 ThS Nguyễn Thị Anh Hiếu GIỚI THIỆU Công tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu quan, tổ chức Vì vậy, quan, tổ chức cần quan tâm làm tốt cơng tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Phân tích khái niệm, vị trí tác dụng công tác văn thư; xác định nội dung công tác văn thư quan đảng, yêu cầu cán làm công tác văn thư; phân tích nội dung ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư - Thực thao tác nghiệp vụ công tác văn thư - Hình thành tốt vai trị người làm công tác văn thư quan, doanh nghiệp; yêu thích mơn học để từ có trách nhiệm với việc học tập thân với nghề nghiệp tương lai; thực nghiêm túc nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, sẵn sàng đảm nhận công việc giao NỘI DUNG Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng cơng tác văn thƣ 1.1 Khái niệm Văn thư từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa văn tự, “thư” có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm công tác văn thư tức làm công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư khơng cịn xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm công việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản… tức làm công tác văn thư Văn quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế,… dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Những khâu công việc khác soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, nhân viên quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Có thể định nghĩa công tác văn thư sau: Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV Bộ nội vụ ngày 16/4/2013 Hướng dẫn xây dựng Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức: Công tác văn thư bao gồm tồn cơng việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) (1) Từ khái niệm ta thấy cơng tác văn thư có mặt hầu hết quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần khơng nhỏ việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, đạo hiệu hoạt động cấp ủy, quan Đảng, tổ chức trị-xã hội từ trung ương tới địa phương 1.2 Yêu cầu Trong trình thực nội dung công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu dây: 1.2.1 Nhanh chóng yêu cầu hiệu suất công tác văn thư Quá trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn 88 trang trước thêm a, b, c vào sau số (ví dụ: trang trước số 15 trang bỏ sót 15a, 15b, 15c ; trường hợp đánh trùng số trang (trang liền kề trùng số với trang trước) thêm a, b, c.,, vào sau số (ví dụ: 10a, 10b, 10c ) - Nếu hồ sơ (ĐVBQ) có tư liệu (sách, báo, tạp chí ) cần đánh số chung cho tư liệu (khơng đánh số trang cho trang tư liệu) - Viết mục lục văn bản, tài liệu Viết mục lục văn bản, tài liệu ghi thơng tin văn bản, tài liệu có hồ sơ vào tờ “Mục lục văn bản, tài liệu” nhằm thống kê cố định thứ tự văn bản, tài liệu xếp, đánh số Cần viết đủ xác thành phần cần thiết văn bản, tài liệu vào mục lục Mục lục văn bản, tài liệu nhiều trang phải đánh số trang riêng đặt đầu hồ sơ (ĐVBQ) sau tờ bìa - Viết tờ chứng từ kết thúc Viết chứng từ kết thúc ghi đủ, số trang tài liệu, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm ) tình trạng vật lý (mốc, ố, nhàu nát ) có trang, văn bản, tài liệu ghi ngày tháng lập hồ sơ tờ “Chứng từ kết thúc” Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ Tờ chứng từ kết thúc đặt cuối hồ sơ (ĐVBQ) Mẫu chứng từ kết thúc CHỨNG TỪ KẾT THÚC Trong hồ sơ (ĐVBQ) có: … (1) (bằng chữ (2) ) trang tài liệu, đánh số từ đến Có trang trùng số (3) khuyết số (3) Mục lục văn bản, tài liệu có , ( (4) ) trang Đặc điểm tình trạng vật lý trang, văn bản, tài liệu: Hướng dẫn cách ghi: 89 (1): Ghi số lượng trang hồ sơ (ĐVBQ) số (2): Ghi số lượng trang hồ sơ (ĐVBQ) chữ (3): Nếu đánh số trang có trùng số, khuyết số ghi rõ vào chứng (4): Ghi số lượng trang mục lục văn bản, tài liệu số chữ (5): Ghi đặc điểm tình trạng vật lý tài liệu: Tài liệu đánh máy, in hay viết tay, dây mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông, chất lượng giấy tốt hay xấu (6): Ghi ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập hồ sơ, biên mục viết chứng từ kết thúc, ghi ro họ tên - Viết bìa hồ sơ Viết bìa hồ sơ ghi đủ, đúng, xác thơng tin: Tên phơng; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ); thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ thời hạn bảo quản hồ sơ (ĐVBQ) + Chữ viết bìa hồ sơ (ĐVBQ) phải rõ ràng, đẹp, mực tốt khó phai, tả tiếng Việt, viết tắt từ quy ước + Tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ) cần viết ngắn gọn, rõ ràng bảo đảm thống thông tin tiêu đề với thơng tin hồ sơ Có thể vào tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục hồ sơ để viết Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ gồm: tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm thời gian tài liệu có hồ sơ Trật tự xếp yếu tố thơng tin thay đổi, thêm bớt tuỳ thuộc vào đặc trưng vận dụng để lập hồ sơ Bìa hồ sơ theo mẫu thống Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng - Mẫu bìa hồ sơ 90 ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM ……… … (1)… ………… …… ….(2)…………… HỒ SƠ ………… (3)………… ………………………… ………………………… Phông số: … (4) … Bắt đầu: … (8)… Mục lục số: …(5)… Kết thúc: ….(9)… Hồ sơ (đvbq):…(6)… Thời hạn bảo quản:…(10)… Hướng dẫn cách ghi: (1) : Ghi tên phơng, ví dụ: Thành ủy Kon Tum (2) : Ghi tên khoá thời gian (3) : Ghi tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ): Ghi chữ to, rõ ràng, mực tốt (4) : Ghi số phông cố định Kho Lưu trữ (5) : Ghi số mục lục số thứ tự mục lục hồ sơ phơng (nếu phơng có nhiều mục lục hồ sơ) - mục cán lưu trữ ghi (6) : Ghi số hồ sơ (ĐVBQ) phông theo mục lục hồ sơ (7) : Ghi số lượng trang tài liệu hồ sơ (ĐVBQ) (8) : Ghi ngày, tháng, năm sớm tài liệu hồ sơ (ĐVBQ) (9) : Ghi ngày, tháng, năm muộn tài liệu hồ sơ (ĐVBQ) (10) : Ghi thời hạn bảo quản (12) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan 5.1 Nhiệm vụ giao nộp hồ sơ 91 Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên quan, tổ chức đảng cấp thực chức trách, nhiệm vụ giao liên quan đến văn bản, tài liệu Đảng có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: - Từng đơn vị, cá nhân quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan nơi cơng tác theo thời hạn quy định - Các cá nhân, cơng việc chưa giải xong, cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập bảng kê hồ sơ, tài liệu cần giữ gửi cho lưu trữ hành phải đồng ý thủ trưởng đơn vị Riêng việc giữ lại hồ sơ tài liệu mật, phải đồng ý lãnh đạo quan - Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải thống kê lập biên giao nhận 5.2 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu - Hồ sơ tài liệu đại hội: Trong thời hạn tháng kể từ ngày liền kề sau ngày bế mạc kết thúc đại hội - Hồ sơ, tài liệu hành chính: Trong thời hạn năm kể từ ngày công việc kết thúc - Hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn tháng kể từ ngày cơng trình nghiệm thu tốn - Hồ sơ, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử: Nộp lưu tài liệu hành Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải người đứng đầu quan đồng ý phải lập danh mục hồ sơ tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ tài liệu đơn vị không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu 5.3 Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu - Lưu trữ quan thông báo lịch tiếp nhận hồ sơ, tài liệu để đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu 92 - Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao bên nhận kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ giao nộp - Lưu trữ quan lập biên giao nhận hồ sơ, tài liệu thành bản, đơn vị cá nhân giao nộp giữ bản, lưu trữ quan giữ Biên phải có đầy đủ chữ ký người giao, người nhận xác nhận người phụ trách công tác văn phòng (6) 5.3.1 Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp - Tới hạn giao nộp, với giúp đỡ, hướng dẫn nghiệp vụ cán lưu trữ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên, cán văn thư quan tiến hành kiểm tra lần cuối hồ sơ công việc lập (kiểm tra thiếu - đủ tài liệu, cách xếp, biên mục hồ sơ ) Nếu phát hồ sơ thiếu tài liệu có khiếm khuyết nghiệp vụ đơn vị, cá nhân lập hồ sơ sưu tầm bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ - Những hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị nộp lưu phải thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (ba bản) để đính kèm “Biên giao nhận tài liệu” “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu thống Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Tên quan… Tên đơn vị… MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU Số đvbq Tên hồ sơ (đvbq) Ngày tháng bắt đầu-kết thúc Số trang Thời hạn bảo quản Ghi 93 XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ NGƢỜI THỐNG KÊ (chữ ký) (chữ ký) Ghi rõ họ, tên Ghi rõ họ, tên Khổ giấy A4.210mm x297mm, định hướng in heo chiều rộng khổ giấy) Hướng dẫn cách ghi: Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ (ĐVBQ) mục lục hồ sơ, số 01 Cột 2: Ghi nội dung: + Ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa hồ sơ (ĐVBQ) theo cách phân nhóm danh mục hồ sơ (kiểu chữ khác với kiểu chữ ghi tên hồ sơ (ĐVBQ) cột) + Ghi tên hồ sơ (ĐVBQ) Cột 3: Ghi ngày tháng bắt đầu kết thúc tài liệu hồ sơ (đvbq) Cột 4: Ghi số trang hồ sơ (ĐVBQ) Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ (ĐVBQ) Cột Ghi cần thiết 5.3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu Hàng năm lưu trữ hành phải: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu định kỳ năm đột xuất - Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” đơn vị - Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đưa vào 94 bảo quản - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu lập Biên giao nhận tài liệu Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu có với “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” lập “Biên giao nhận tài liệu” Biên có đủ chữ ký, họ tên hai bên giao nhận, lãnh đạo quan đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu làm thành ba (bên giao giữ bản, bên nhận giữ hai bản) Mẫu biên giao nhận tài liệu: TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN… ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH… …, ngày…tháng…năm * Số…-BB/VP BIÊN BẢN Giao nhận tài liệu Đơn vị giao nộp tài liệu gồm: Đồng chí lưu trữ hành quan gồm: Đồng chí Căn vào quy định nộp lưu hồ sơ, tài liệu, đơn vị (cá nhân) giao nộp hồ sơ, tài liệu năm… (có kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu) vào lưu trữ hành quan với số lượng sau Tổng số: … (bằng chữ ) đơn vị bảo quản (hoặc tập văn bản, tài liệu) Gồm: (bằng chữ ) đơn vị bảo quản lưu vĩnh viễn 95 và… (bằng chữ .) đơn vị bảo quản có thời hạn Biên làm thành ba bản: đơn vị (cá nhân) nộp hồ sơ, tài liệu giữ bản, lưu trữ hành quan giữ hai NGƢỜI GIAO NGƢỜI NHẬN (chữ ký) (chữ ký) Ghi rõ họ, tên Ghi rõ họ, tên XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ GIAO NỘP TIẾP NHẬN (chữ ký) (chữ ký) Ghi rõ họ, tên Ghi rõ họ, tên (Khổ giấy A4:210mm x297mm) Ghi chú: Trường hợp đơn vị giao đơn vị nhận có dấu riêng đóng dấu đơn vị vào biên xác nhận việc giao, nhận Lưu ý: Các hồ sơ nguyên tắc, văn bản, tài liệu, tư liệu gửi đến để biết, để tham khảo không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ hành TÓM TẮT CHƢƠNG Chương giới thiệu nội dung công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan sau: Làm rõ khái niệm, vị trí, tác dụng việc lập hồ sơ; yêu cầu việc lập hồ sơ; nội dung việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan BÀI TẬP Câu hỏi ôn tập tập thực hành Câu hỏi Khái niệm, vị trí, tác dụng việc lập hồ sơ vào lưu trữ quan Câu hỏi Yêu cầu, nội dung việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào quan 96 Bài tập thực hành 1: Thực việc lập danh mục hồ sơ Bài tập thực hành 2: Thực hành việc lập hồ sơ lưu trữ ĐÁP ÁN BÀI TẬP Chƣơng Bài tập thực hành 1: Thực hành kiểm tra quy trình soạn thảo ban hành văn Đoàn niên quan Quy trình cần đảm bảo yếu tố: - Soạn thảo văn + Xác định mục đích, giới hạn văn bản, + Đối tượng giải thực văn bản; + Chọn thể loại văn bản; + Thu thập xử lý thơng tin có liên quan; + Xây dựng đề cương văn viết thảo; - Duyệt thảo, chỉnh sửa thảo; - Đánh máy, nhân văn bản; - Kiểm tra văn trước ký ban hành; - Ký văn - Ban hành văn Bài tập thực hành 2: Thực hành lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành quan? Căn vào văn thực tế giao Thực đảm bảo yêu cầu: * Lập hồ sơ hành - Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức việc lập hồ sơ hành 97 - Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ * Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức - Xác định trách nhiệm đơn vị, cá nhân quan, tổ chức việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức; - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức; - Thực giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức Bài tập thực hành 3: Thực hành công tác quản lý văn Đảng quan? Căn vào văn thực tế giao Thực đảm bảo yêu cầu: - Quản lý văn đến + Tiếp nhận, đăng ký văn đến; + Trình, chuyển giao văn đến; + Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Quản lý văn + Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; + Đóng dấu quan; dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); 98 + Đăng ký văn đi; + Làm thủ tục phát hành theo dõi việc phát hành văn đi; - Lưu văn Chƣơng Bài tập thực hành 1: Thực hành nhận xét thể thức văn kỹ thuật trình bày Báo cáo kiểm điểm Cấp ủy khóa I, nhiệm kỳ 2020 – 2022 trình Đại hội Chi X khóa II, nhiệm kỳ 2022 – 2025 Căn Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Đảng Nhận xét Báo cáo kiểm điểm Cấp ủy khóa I, nhiệm kỳ 2020 – 2022 trình Đại hội Chi X khóa II, nhiệm kỳ 2022 – 2025 nội dung: * Các thành phần thể thức bắt buộc - Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" - Tên quan ban hành văn - Số ký hiệu văn - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn - Tên loại văn trích yếu nội dung văn - Nội dung văn - Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền - Dấu quan, tổ chức ban hành văn * Các thành phần thể thức bổ sung - Dấu mức độ mật, mức độ khẩn - Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn - Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành - Thông tin liên hệ quan ban hành văn 99 * Bản thành phần thể thức - Các loại - Các hình thức - Thể thức kỹ thuật trình bày thành phần thể thức * Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang phụ lục - Phông chữ - Khổ giấy - Định lề trang văn - Số trang văn - Phụ lục văn Bài tập thực hành 2: Thực hành soạn thảo giấy mời dự Đại hội Chi X lần thứ II, nhiệm kỳ 2022–2025 Căn Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Đảng Thực soạn thảo giấy mời dự Đại hội Chi X lần thứ II, nhiệm kỳ 2022–2025, đảm bảo nội dung: - Các thành phần thể thức bắt buộc - Các thành phần thể thức bổ sung - Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang phụ lục Chƣơng Bài tập thực hành 1: Thực quy trình giải văn đến, - Nhà giáo tổ chức nhóm cho sinh viên thực hành bước giải văn đến: Bước 1: Tiếp nhận văn đến; Bước 2: Đóng dấu đến đăng ký văn đến; 100 Bước 3: Lập báo cáo thống kê in sổ đăng ký văn đến; Bước 4: Phân phối, chuyển giao văn đến; Bước 5: Theo dõi, kiểm tra việc giải văn đến; Bước 6: Sao văn đến - Nhà giáo tổ chức nhóm cho sinh viên thực hành bước giải văn đi: Bước 1: Đăng ký văn đi; Bước 2: Phát hành văn đi; Bước 3: Lưu văn đi; Bước 4: Khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu văn thư; Bước 5: Theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn lập báo cáo thống kê, in sổ đăng ký văn đi; Bước 6: Thu hồi huỷ văn Bài tập thực hành 2: Thực hành ghi sổ văn đến, Nhà giáo tổ chức nhóm cho sinh viên thực hành ghi vào mẫu sổ văn đến, theo mẫu Chƣơng Bài tập thực hành 1: Thực việc lập danh mục hồ sơ Nhà giáo tổ chức nhóm cho sinh viên thực hành việc lập danh mục hồ sơ theo mẫu Bài tập thực hành 2: Thực hành việc lập hồ sơ lưu trữ Nhà giáo tổ chức nhóm cho sinh viên thực hành việc lập hồ sơ lưu trữ theo mẫu TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ Thông tư số 04/2013/TT-BNV Bộ nội vụ, Hướng dẫn xây dựng Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Hà Nội; 2013 Nguyễn Lệ Nhung Giáo trình cơng tác văn thư quan Đảng Tổ chức trị- xã hội Hà Nội:Trường Cao đẳng Nội vụ; 2018 Văn phịng Trung ương Đồn Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP 29/10/2013 2013 Hướng dẫn thể thức văn tổ chức Đoàn niên ngày Hà Nội; 2013 Văn phòng Trung ương Đảng Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày 15 tháng 12 năm 2021 công tác văn thư quan, tổ chức đảng Hà Nội; 2021 Ban Chấp hành Trung ương Đảng Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06 tháng 12 năm 2014 Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Hà Nội; 2014 Văn phòng Trung ương Đảng Hướng dẫn số 17-HD/VPTW ngày 16 tháng 12 năm 2016 lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hà Nội; 2016 Ban Chấp hành Trung ương Đảng Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06 tháng 02 năm 2017 thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng Hà Nội; 2017 Văn phòng Trung ương Đảng Hướng dẫn số 17-HD/VPTW lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan ngày 16 tháng 12 năm 2016 Văn phịng Trung ương Đồn Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 Hướng dẫn thể thức văn tổ chức Đồn niên Hà Nội; 2013 10 Chính phủ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư Hà Nội; 2013 11 Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ ngày 23/6/2005 Hướng dẫn thể thức văn tổ chức Cơng đồn Hà Nội; 2005 ... luật công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư 5.2 Trách nhiệm quản lý nhà nước công tác văn thư 5.2.1.Đối với công tác văn thư quan Đảng tổ. .. bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thư? ??ng công tác văn thư hệ thống quan Đảng tổ chức trị - xã hội; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư hệ thống quan Đảng tổ. .. v LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Công tác văn thư lưu trữ tổ chức Đảng nhóm tác giả nghiên cứu tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác Giáo trình Cơng tác văn thư lưu trữ tổ chức Đảng tài liệu biên