Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn thành phố hồ chí minh giai đoạn 1986 2006

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN VĂN BÁU CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LỊCH SỬ CHUYÊN NGÀNH: LỊCH SỬ VIỆT NAM Mã số: 60.22.54 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN VĂN BÁU CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒÀ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 Chuyên ngành: Lịch sử Việt Nam Mã số: 60.22.54 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LỊCH SỬ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS Lê Văn In TP HỒ CHÍ MINH THÁNG NĂM 2008 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC 12 1.1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN 12 1.1.1 Khái niệm, vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư, lưu trữ 12 1.1.2 Quy định nhà nước công tác VTLT giai đoạn 1986 -2006 15 1.2 KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH (1986 – 2006) 18 1.2.1 Doanh nghiệp nhà nước 18 1.2.2 Sơ lược lịch sử hình thành doanh nghiệp nhà nước địa bàn TP Hồ Chí Minh 20 1.3 KHÁI QUÁT CÁC LOẠI HÌNH VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC 23 1.3.1 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo loại hình cơng ty trách nhiệm hữu hạn 23 1.3.2 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo hình thức cơng ty cổ phần 24 1.3.3 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo hình thức cơng ty nhà nước 27 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐHỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 30 2.1 CHỈ ĐẠO VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 30 2.1.1 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước 30 2.1.2 Cơ cấu tổ chức biên chế cán văn thư, lưu trữ 33 2.2 CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 35 2.2.1 Văn hình thành hoạt động doanh nghiệp 35 2.2.2 Công tác soạn thảo, ban hành văn doanh nghiệp 39 2.2.3 Công tác quản lý văn đến 45 2.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 52 2.2.5 Công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ 53 2.3 CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 57 2.3.1 Tài liệu lưu trữ ý nghĩa tài liệu lưu trữ hoạt động doanh nghiệp nhà nước 57 2.3.2 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ doanh nghiệp nhà nước 62 2.3.2 Điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ 65 2.3.3 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 66 2.2.4 Công tác giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử 68 Chương NHỮNG MẶT TÍCH CỰC, HẠN CHẾ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 71 3.1 NHẬN XÉT CHUNG 71 3.1.1 Những mặt tích cực cơng tác VTLT doanh nghiệp 71 3.1.2 Những hạn chế công tác VTLT doanh nghiệp 72 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế công tác VTLT doanh nghiệp 73 3.2 Một số giải pháp công tác VTLT doanh nghiệp nhà nước nói chung doanh nghiệp nhà nước địa bàn TP Hồ Chí Minh nói riêng 79 3.2.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 79 3.2.2 Các giải pháp công tác VTLT doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp nhà nước TP Hồ Chí Minh nói riêng 80 KẾT LUẬN 88 PHỤ LỤC LỜI CAM ĐOAN Luận văn cơng trình nghiên cứu tơi, với hướng dẫn TS Lê Văn In Các số liệu sử dụng luận văn trung thực, có nguồn gốc xuất xứ TP Hồ Chí Minh, ngày 01 tháng năm 2008 Tác giả luận văn Nguyễn Văn Báu BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CT : Công ty HĐQT : Hội đồng quản trị TCT : Tổng công ty TLLT : Tài liệu lưu trữ TP : Thành phố TNHH : Trách nhiệm hữu hạn VTLT : Văn thư, lưu trữ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quản lý, văn phương tiện khơng thể thiếu Văn cơng cụ để giao dịch truyền tải thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quan, tổ chức nhịp nhàng, thơng suốt Mặt khác, văn cịn nguồn liệu quan trọng làm sở cho vận hành chung quan, tổ chức Muốn tài liệu bảo quản chặt chẽ cần tổ chức thực tốt công tác văn thư, lưu trữ Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, quan Đảng Nhà nước ban hành nhiều văn đạo hướng dẫn việc thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Từ quan tâm cơng tác văn thư, lưu trữ quan đạt kết định góp phần khơng nhỏ vào việc phục vụ lãnh đạo, quản lý điều hành quan nói chung Tuy nhiên, doanh nghiệp việc nghiên cứu lý luận thực tiễn cơng tác văn thư, lưu trữ cịn nhiều hạn chế Điều ảnh hưởng khơng nhỏ tới hoạt động doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh nói riêng Để khắc phục hạn chế nêu phát huy vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước thời kỳ Cơng nghiệp hố, Hiện đại hố, tác giả chọn đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986-2006” thông qua số doanh nghiệp (Công ty Xi măng Hà Tiên 1, Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh, Cơng ty Chế biến hàng Xuất Cầu tre, Cơng ty Thăm dị Khai thác Dầu khí, Cơng ty Xây dựng Phát triển nhà Quận 6, Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Phát triển Kinh doanh nhà, Công ty Đóng tàu Cơng nghiệp Hàng hải Sài Gịn), làm luận văn thạc sĩ Việc chọn nghiên cứu đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 – 2006” xuất phát từ lý do: Các doanh nghiệp nhà nước thuộc quyền sở hữu Nhà nước Vì vậy, cơng tác cơng văn giấy tờ doanh nghiệp thuộc loại hình phải chịu quản lý nhà nước Thực tế, công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước TP Hồ Chí Minh đến chưa tổ chức thống quản lý quan chức Một số doanh nghiệp nhà nước chủ động tổ chức kho tàng để bảo quản tài liệu doanh nghiệp Bên cạnh đó, có nhiều doanh nghiệp chưa có quan tâm mức đến tài liệu chúng hết giá trị hành Các doanh nghiệp nhà nước tổ chức công tác quản lý tài liệu nào? có cần theo qui định Nhà nước hay không? Tài liệu có bảo vệ an tồn, có bị hư hỏng, thất hay khơng? Hiệu tổ chức khai thác sử dụng nào? Đó vấn đề cần phải nghiên cứu, khơng ảnh hưởng lớn tới hoạt động doanh nghiệp Mục đích nghiên cứu đề tài Thực đề tài này, tác giả mong muốn giải hai vấn đề chủ yếu sau: Một là, khái quát tình hình thực tiễn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn từ 1986 đến 2006 Hai là, sở nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, tác giả đề xuất số giải pháp nhằm tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp thời gian tới Phạm vi đối tượng nghiên cứu đề tài Trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh có nhiều loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp nhà nước; doanh nghiệp tư nhân; doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi; công ty trách nhiệm hữu hạn) Tuy nhiên, phạm vi đề tài đối tượng nghiên cứu doanh nghiệp nhà nước Trong số doanh nghiệp nhà nước tác giả nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác văn thư, lưu trữ thông qua số doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực dầu khí, điện lực, xi măng, đóng tàu xây dựng Đề tài không sâu nghiên cứu giải pháp nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh mà tập trung nghiên cứu mặt công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp Cụ thể là: công tác đạo tổ chức văn thư, lưu trữ doanh nghiệp; công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu hoạt động tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, công tác khai thác sử dụng tài liệu, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Nhiệm vụ đề tài Để thực mục đích nghiên cứu, luận văn tập trung giải số nhiệm vụ sau: Thứ nhất, khái quát chung tổ chức hoạt động doanh nghiệp nhà nước TP Hồ Chí Minh, sở nghiên cứu cơng tác văn thư, lưu trữ q trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Thứ hai, khảo sát nêu thực trạng công tác công văn giấy tờ số doanh nghiệp nhà nước TP Hồ Chí Minh, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân hạn chế công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước Từ đề giải pháp nhằm tổ chức tốt công tác tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động doanh nghiệp nhằm bảo vệ an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ doanh nghiệp nhà nước Phương pháp nghiên cứu Tác giả nghiên cứu đề tài dựa vào phương pháp luận vật biện chứng, vật lịch sử Đây phương pháp q trình nghiên cứu Bên cạnh đó, tác giả cịn sử dụng nhiều phương pháp cụ thể khác như: phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương pháp logic, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích, phương pháp điều tra, khảo sát, vấn Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nói chung nhà nghiên cứu quan tâm đến Tuy nhiên, năm gần có số cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp, nhiều góc độ khác chưa thống toàn diện Cụ thể, loại hình doanh nghiệp nhà nước có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Các giải pháp hoàn thiện hệ thống văn doanh nghiệp nhà nước” nhóm nhà nghiên cứu thuộc Học viện Hành quốc gia PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm chủ nhiệm đề tài hoàn thành vào năm 2003 Đề tài cơng trình nghiên cứu khoa học có quy mơ lớn so với cơng trình nghiên cứu khác lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp Nhóm tác giả sâu khảo sát hệ thống văn hình thành hoạt động doanh nghiệp nhà nước, tìm hiểu thực trạng ban hành sử dụng văn bản, phân tích ngun nhân hạn chế cơng tác đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn thủ tục hành điều hành hoạt động doanh nghiệp nhà nước Chỉ góc độ ban hành sử dụng văn bản, đề tài cho thấy thực trạng yếu công tác doanh nghiệp nhà nước Về hệ thống văn doanh nghiệp tập trung nghiên cứu đề tài khoa học cấp Đại học Quốc gia “Hệ thống văn quản lý hình thành hoạt động số loại hình doanh nghiệp” TS Vũ Thị Phụng làm chủ nhiệm, hoàn thành vào tháng 5/2003 Kết nghiên cứu, khảo sát đề tài làm rõ nguồn hình thành hệ thống văn doanh nghiệp, đặc điểm thể thức, văn phong nội dung văn nhiều loại hình doanh nghiệp Việt Nam Quận Chú thích: CT: Chuyên trách KN: Kiêm nhiệm TS: Tổng số Bảng thống kê 2.1 cho thấy khác biệt bố trí xếp cán làm công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước hai giai đoạn sau: Cán làm công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn (1996-2006) có số lượng nhiều giai đoạn (1986-1996) Chẳng hạn, Công ty Cổ phần Chế biến hàng Xuất Cầu tre từ hai (02) cán (1986-1996) lên ba (03) cán (1996 2006), Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh từ ba (03) cán (1986-1996) lên bốn (04) cán (1996-2006), Công ty Cổ phần Xi măng Hà Tiên từ hai (02) cán (1986-1996) lên ba (03) cán (1996-2006)… Mặt khác, hai giai đoạn khác phân công cán văn thư, lưu trữ chuyên trách kiêm nhiệm: Công ty Cổ phần Xi măng Hà Tiên giai đoạn trước năm 1996 có hai (02) cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm, từ năm 1996 đến 2006 có tới hai (02) cán chuyên trách 01 cán kiêm nghiệm, Cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh trước năm 1996 có (01) cán chuyên trách, sau năm 1996 có tới (03) cán chuyên trách văn thư, lưu trữ Cơng ty TNHH MTV Đóng tàu Cơng nghiệp Hàng hải Sài Gịn trước năm 1996 chưa có cán chun trách làm cơng tác văn thư, lưu trữ đến giai đoạn (1996-2006) có tới hai (02) cán chuyên trách… Như vậy, việc bố trí cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp quan tâm Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp chưa thoát khỏi ý thức xem nhẹ công tác văn thư, lưu trữ nên việc phân công công tác cho cán lưu trữ không hợp lý Những cán kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thường chưa qua đào tạo nên ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc 2.2 CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 Cơng tác văn thư bao gồm nhiệm vụ liên quan đến soạn thảo văn (tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, ghi số ngày, tháng văn bản; đóng dấu mức độ khẩn mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành); tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến cho quan đơn vị cá nhân; chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức bảo quản, sử dụng dấu quan 2.2.1 Văn hình thành hoạt động doanh nghiệp Chúng ta biết rằng, văn phương tiện giao dịch chủ yếu quan, tổ chức, doanh nghiệp Sự hình thành văn hoạt động doanh nghiệp tất yếu, nhằm bảo đảm cho mục tiêu quản lý thực cách tốt nhất, việc soạn thảo, ban hành quản lý văn doanh nghiệp cịn thể quy mơ tính chun nghiệp quản lý cơng ty Điều chắn có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp tiến hành Theo quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc hội nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố IX, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 12 tháng 11 năm 1996 sửa đổi bổ sung năm 2002 doanh nghiệp nhà nước khơng có thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật mà phép ban hành văn cá biệt công văn hành thơng thường Thẩm quyền ban hành văn doanh nghiệp quy định Luật doanh nghiệp nhà nước, Điều lệ cơng ty Theo đó, doanh nghiệp phép ban hành văn sau: Điều lệ: Là văn quy định thống quy tắc chế độ, tiêu chuẩn nhằm điều tiết hoạt động doanh nghiệp Trong hoạt động doanh nghiệp văn có vị trí quan trọng hàng đầu, sở pháp lý cho hoạt động doanh nghiệp Điều lệ đề cập tới vấn đề chủ yếu như: Các thành viên góp vốn, hình thức, tên gọi trụ sở công ty, lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp, vốn điều lệ, quyền, nghĩa vụ thành viên công ty, quyền hạn nghĩa vụ tổ chức, chức vụ quản lý doanh nghiệp: HĐQT, Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, ban kiểm soát Điều lệ doanh nghiệp ban hành từ doanh nghiệp thành lập Ví dụ: Điều lệ hoạt động Công ty Xi măng Hà Tiên Nghị quyết: Nghị văn dùng để thể kết luận định tập thể thông qua Đối với doanh nghiệp, nghị ban hành họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên Nội dung nghị chủ yếu liên quan đến định vấn đề quan trọng doanh nghiệp như: định hướng kinh doanh, tăng giảm vốn, thay đổi thành viên, máy nhân Ví dụ: Nghị số: 338/HĐQT ngày 05 tháng năm 2003 Cơng ty Xi măng Hà Tiên chương trình, mục tiêu, nhiệm vụ công tác tháng cuối năm 2003 Quyết định: Là hình thức văn dùng để quy định, định vấn đề liên quan đến tổ chức máy nhân sự, chế độ tiền lương, khen thưởng kỷ luật cán doanh nghiệp; để phê duyệt kế hoạch đấu thầu, phê duyệt, điều chỉnh kế hoạch đầu tư, phê duyệt kết đấu thầu dự án vấn đề vốn, tài sản hoạt động khác cơng ty Ví dụ: Quyết định số: 167/HĐQT ngày 22 tháng năm 2003 HĐQT Công ty Xi măng Hà Tiên việc phê duyệt kết đấu thầu gói thầu cung cấp thiết bị vật tư, dịch vụ kỹ thuật thuộc dự án Xí nghiệp sản xuất vỏ bao xi măng thuộc Công ty Quyết định số: 17/QĐ-HĐQT ngày 20 tháng năm 1997 HĐQT Cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh việc ban hành Quy chế hoạt động Công ty Quyết định số: 19/QĐ-XMHT1 ngày 09 tháng 01 năm 2003 Giám đốc Công ty Xi măng Hà Tiên việc khen thưởng đơn vị có thành tích sản xuất kinh doanh Hợp đồng: Là văn phản ánh thỏa thuận hai nhiều người, đơn vị, quan việc thiết lập, thay đổi chấm dứt quyền nghĩa vụ công việc liên quan Với chức chủ yếu doanh nghiệp sản xuất kinh doanh việc hình thành hợp đồng kinh tế tất yếu nhằm đảm bảo sở pháp lý cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Hợp đồng kinh tế thoả thuận văn bản, tài liệu giao dịch bên ký kết việc thực công việc sản xuất trao đổi hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu ứng dụng tiến độ khoa học kỹ thuật thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với quy định rõ ràng quyền nghĩa vụ bên để xây dựng thực kế hoạch Một số loại hình hợp đồng tiêu biểu như: Hợp đồng thi cơng xây dựng, hợp đồng gia công đặt hàng, hợp đồng vận chuyển hàng hoá, hợp đồng mua bán sản phẩm Ví dụ: Hợp đồng số 01/HĐ-XMT1 ngày 05 tháng năm 1999 Giám đốc Công ty Xi măng Hà Tiên việc phân phối sảm phẩm cho Đại lý Mai Trang Quy chế: Là hình thức văn doanh nghiệp sử dụng việc đề quy định nghĩa vụ pháp lý cho đối tượng thuộc lĩnh vực định Trong doanh nghiệp quy chế chủ yếu đề cập tới vấn đề: quy chế làm việc, quy chế đấu thầu, quy chế chi tiêu, quy chế chuyển nhượng cổ phần Ví dụ: Quy chế hoạt động Công ty Cổ phần Chế biến hàng Xuất Cầu tre ban hành kèm theo Quyết định số 239/QĐ-HĐQT, ngày 20 tháng năm 2001 Công văn: Trong hoạt động công ty, công văn ban hành với số lượng lớn văn dùng để giao dịch đơn vị công ty công ty với nhau, cơng ty với quan bên ngồi với nhiều mục đích khác để đề nghị, hỏi ý kiến, trả lời, cảm ơn Ví dụ: Cơng văn số: 137/XMHT1 ngày 11 tháng năm 2000 Công ty Xi măng Hà Tiên việc lập kế hoạch tài quý II năm 2000 Báo cáo: Là loại văn dùng để tổng hợp thông tin nhằm phục vụ mục đích tổng kết, sơ kết, đánh giá, cơng nhận kết quả, báo cáo chuyên đề, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất… Ví dụ: Báo cáo số 360/BC-XMHT1 ngày 20 tháng năm 2000 Công ty Xi măng Hà Tiên việc thực kết sản xuất tháng đầu năm Báo cáo số 144/BC-ĐLHCM ngày 30 tháng năm 1999 Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh việc kiểm tra đồng hồ điện địa bàn Quận Thông báo: Thông báo để truyền đạt phổ biến báo tin cho quan, đơn vị tình hình hoạt động công tác định quản lý vấn đề khác để biết để thực Ví dụ: Thơng báo số: 05/TB-ĐLHCM ngày 06/01/2003 Cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh việc kiểm tra đồng hồ điện Kế hoạch, chương trình, phương án, đề án dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ tiêu biện pháp thực nhiệm vụ công tác, lĩnh vực hoạt động công ty Ví dụ: Kế hoạch số: 120/KH-XMHT1 năm 2004 việc đào tạo cán bộ, kỹ sư công nhân Công ty Xi măng Hà Tiên đến năm 2010 Kế hoạch số: 60/KH-ĐLHCM năm 2003 Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh việc đấu thầu lơ đất 304 Quận 12 Biên để ghi lại ý kiến họp, để bàn giao tài sản ghi lại vật vật tượng, cung cấp thông tin làm sở cho định xử lý kết luận nhận định khác Tờ trình để gửi lên Tổng giám đốc quan cấp trình bày chủ trương sách, đề án công tác định mức tiêu chuẩn công ty Giấy giới thiệu cấp cho cán nhân viên công ty liên hệ giao dịch với quan khác để thực nhiệm vụ giao giải công việc riêng Phiếu gửi thường gửi kèm theo với công văn quan để quan nhận văn xác nhận gửi lại cho quan ban hành văn Cùng với loại hình tài liệu hành nêu trên, hoạt động doanh nghiệp sản sinh số lượng tài liệu lớn bao gồm loại sổ, sách, chứng từ, báo cáo tài … ghi chép thu chi, sử dụng vốn loại quỹ công ty Theo quy định pháp luật tài kế tốn nhóm tài liệu có giá trị cao, bảo quản khai thác sử dụng chặt chẽ Tóm lại, để thực chức sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp ban hành nhiều loại văn nghị quyết, định, điều lệ, thông báo; kế hoạch, chương trình, phương án, đề án, báo cáo, tờ trình, biên bản, hợp đồng, cơng văn… Các văn phương tiện cho hoạt động công ty Mặc dù khơng có hiệu lực pháp lý cao văn quy phạm pháp luật văn hình thành trình hoạt động doanh nghiệp nhà nước có vai trị quan trọng, chuyển tải thông tin, quản lý doanh nghiệp thỏa thuận kinh tế 2.2.2 Công tác soạn thảo, ban hành văn doanh nghiệp - Trình bày thể thức văn doanh nghiệp Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm yếu tố (thành phần) quốc hiệu, tên quan ban hành, số ký hiệu, địa danh ngày tháng văn bản, tên loại trích yếu nội dung, nội dung văn bản, chức vụ ký văn bản, nơi nhận văn bản, chữ ký dấu Qua khảo sát công tác soạn thảo văn số doanh nghiệp nhà nước địa bàn TP Hồ Chí Minh cho thấy, văn soạn thảo trình bày đầy đủ yếu tố Quốc hiệu; Tên công ty ban hành; Số ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng ban hành văn bản; Tên loại, trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; Dấu cơng ty; Nơi nhận văn Ngồi yếu tố trình bày trên, văn doanh nghiệp cịn có thành phần bổ sung như: logo công ty, weside, địa số điện thoại công ty, nội dung văn có thơng tin bí mật cơng ty đóng dấu mật Hầu hết yếu tố thể thức văn công ty thực với quy định nhà nước Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ thể thức kỹ thuật trình bày văn Tuy nhiên, số cơng ty trình bày yếu tố, quan ban hành; số ký hiệu chức vụ thẩm quyền ký không với quy định Thông tư 55 Ví dụ: Cơng ty Xây dựng Phát triển kinh tế Quận trình bày yếu tố quan ban hành số, ký hiệu văn sau: TỔNG CƠNG TY XÂY DỰNG SÀI GỊN CƠNG TY XÂY DỰNG & PHÁT TRIỂN KINH TẾ QUẬN PHÒNG BỒI HỒN Số: /CV- VP-TH Cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh trình bày số ký hiệu văn bản: TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP HỒ CHÍ MINH Số: /CV-ĐLHCM –VP TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP HỒ CHÍ MINH Số: 2512/EVN-ĐLHCM-KH Cơng ty Đóng tàu Cơng nghiệp Hàng hải Sài Gịn ghi số ký hiệu văn bản: TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP VÀ TÀU THUỶ VIỆT NAM CƠNG TY ĐĨNG TÀU VÀ CƠNG NGHIỆP HÀNG HẢI SÀI GÒN Số: 284 /2003/QĐ-TCCB-LĐ Từ ví dụ nêu cho thấy việc trình bày yếu tố quan ban hành, số ký hiệu văn cịn nhiều sai sót Đối với Cơng ty Xây dựng Phát triển kinh tế Quận yếu tố quan ban hành ghi ba cấp, Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh số ký hiệu khơng Vì cơng văn văn khơng có tên gọi, theo quy định sau phần ghi số ký hiệu (viết tắt quan ban hành văn ký hiệu phận ban hành văn bản), Cơng ty Đóng tàu Cơng nghiệp Hàng hải Sài Gòn số ký hiệu ghi sai Vì văn Cơng ty khơng phải văn quy phạm pháp luật, khơng ghi yếu tố thời gian ban hành… Việc trình bày số yếu tố văn công ty không với hướng dẫn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ Theo giải thích nhân viên phụ trách công tác văn thư Cơng ty Đóng tàu Cơng nghiệp Hàng hải Sài Gòn “khi ban hành văn ghi năm ban hành để biết thời gian ban hành văn bản”, nhân viên văn thư cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh giải thích “ghi ký hiệu cơng văn để biết cơng văn” Bên cạnh đó, cách ghi số ký hiệu không với hướng dẫn quan nhà nước xuất phát từ nguyên nhân, cơng ty có quy định riêng Ví dụ: Cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh ghi số ký hiệu thực theo Quyết định số: 1390/EVN-ĐLHCM ngày 23 tháng năm 2000 ban hành quy định cho số công văn mã số đơn vị (xem phụ lục) - Thẩm quyền ban hành văn doanh nghiệp nhà nước + Thẩm quyền ban hành văn Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị ban hành nghị quyết, định vấn đề công ty (tổng công ty) sở biên ghi lại sau họp bàn bạc, biểu lấy ý kiến văn theo trình tự thủ tục luật định Nội dung nghị HĐQT ban hành thể chiến lược, mục tiêu, kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm, ngành nghề kinh doanh cơng ty Ví dụ: Nghị 1069/HĐQT ngày 25/5/2004 HĐQT Công ty Xi măng Hà Tiên chương trình, mục tiêu, nhiệm vụ cơng tác chủ yếu tháng cuối năm 2004 Hội đồng quản trị có thẩm quyền ký định phê duyệt kế hoạch đấu thầu, phê duyệt điều chỉnh kế hoạch đấu thầu phê duyệt kết đấu thầu dự án lớn theo phân cấp quản lý HĐQT Ban giám đốc cơng ty Ví dụ: Quyết định 1389/HĐQT ngày 19/8/2004 HĐQT Công ty Xi măng Hà Tiên việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu Dự án dây chuyền nhà máy Xi măng Bút Sơn Trong hoạt động cơng ty HĐQT cịn ban hành nhiều định nhằm định vấn đề vốn, tài sản mặt hoạt động quan trọng đơn vị thành viên HĐQT ban hành cơng văn hành để đạo, hướng dẫn trao đổi với Ban giám đốc, với đơn vị thực nhiệm vụ, kế hoạch giao yêu cầu báo cáo mặt hoạt động đơn vị Ví dụ: Cơng văn 434/HĐQT ngày 18/9/2005 HĐQT Công ty Xi măng Hà Tiên yêu cầu báo cáo kết sản xuất kinh doanh đơn vị tháng đầu năm + Thẩm quyền ban hành văn Ban giám đốc Thẩm quyền ban hành loại văn thuộc Ban giám đốc, quy định quy chế hoạt động công ty Ban giám đốc cơng ty có quyền ban hành định áp dụng quy phạm pháp luật để triển khai thực nghị quyết, định HĐQT, định dự án đầu tư, kế hoạch sản xuất kinh doanh đơn vị thành viên thuộc thẩm quyền HĐQT uỷ quyền Ví dụ: Quyết định 2512/QĐ-EVN-ĐLHCM-KH Giám đốc Cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh việc giao bổ sung kế hoạch sửa chữa năm 2004 Trong hoạt động tổ chức quản lý nội doanh nghiệp, Tổng giám đốc (Giám đốc) ký định để ban hành nội quy, quy chế, thành lập, giải thể, sát nhập phịng, ban chun mơn, nghiệp vụ công ty tổ công tác Các định nhân định bổ nhiệm, cách chức chức danh quản lý đơn vị thành viên; định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật cán bộ; định cử cán cơng tác nước ngồi; định nghỉ chế độ, chi trả trợ cấp thơi việc có số lượng tương đối nhiều thành phần tài liệu doanh nghiệp Khối tài liệu có giá trị tiến hành nghiên cứu xây dựng kế hoạch quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán nhằm phát triển nguồn nhân lực công ty phục vụ hoạt động quản lý Các loại sổ, sách, chứng từ, báo cáo tài ghi chép việc thu chi, sử dụng vốn, loại quỹ văn khác phản ánh mặt hoạt động tài kế tốn doanh nghiệp Tổng giám đốc (Giám đốc), xem xét ký + Thẩm quyền ban hành văn Trưởng phòng ban Trong văn nhà nước, Luật doanh nghiệp (2005), Luật công ty (1993), điều lệ quy định quy chế hoạt động doanh nghiệp không quy định thẩm quyền ban hành văn Trưởng phòng/ ban Tuy nhiên, thực tế để giúp lãnh đạo doanh nghiệp thực nhiệm vụ sản xuất kinh doanh điều hành hoạt động danh nghiệp, Giám đốc doanh nghiệp thừa lệnh uỷ quyền cho Trưởng phòng ban phép ký, ban hành văn phạm vi quyền hạn phòng ban Qua khảo sát cho thấy Trưởng/ Phó phịng ban doanh nghiệp ban hành, cơng văn hành chính, báo cáo, thơng báo, chương trình, tờ trình, thư mời họp… Ví dụ: Cơng văn số 2547/EVN-ĐLHCM-TCCB ngày 02 tháng năm 2004 việc tiếp nhận cán công nhân viên hoặc, Thông báo số 272/EVN-ĐLHCM-HC ngày 11 tháng năm 2005 việc thực bảo hiểm y tế cho cán nhân viên cơng ty Các văn phịng/ ban soạn thảo văn để thực định lãnh đạo doanh nghiệp Qua khảo sát cho thấy hầu hết văn có chữ ký mà khơng đóng dấu Theo giải thích nhân viên văn thư “Đó quy định Giám đốc” “Các văn lưu hành nội khơng cần đóng dấu” Tóm lại, để điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp ban hành nhiều văn Việc ban hành văn tuỳ thuộc vào chức nhiệm vụ cấp HĐQT ban hành loại hình văn để đạo, hướng dẫn kiểm tra hoạt động quan trọng công ty, Ban giám đốc ban hành văn để điều hành hoạt động hàng ngày doanh nghiệp, phận phòng ban ban hành văn đề cụ thể hoá định Ban giám đốc 2.2.3 Công tác quản lý văn đến, văn - Công tác tiếp nhận văn đến + Nguồn văn đến doanh nghiệp Văn đến từ quan nhà nước Văn đến doanh nghiệp nhà nước địa bàn TP Hồ Chí Minh từ nhiều nguồn khác nhau, văn gửi đến từ quan nhà nước Quốc hội, Chính phủ quan quản lý nhà nước bộ, quan ngang quan quản lý ngành kinh tế – kỹ thuật Đặc biệt có số lượng văn tương đối lớn tới từ Ủy ban nhân dân TP Hồ Chí Minh sở, ban ngành ủy ban Trong nguồn văn đến đơn vị chia làm hai loại: Loại thứ văn quy phạm pháp luật mang tính điều chỉnh hoạt động chung tất doanh nghiệp Ví dụ: Luật doanh nghiệp nhà nước, Luật kế toán, Luật thuế giá trị gia tăng, Luật thương mại, Pháp lệnh hợp đồng kinh tế Pháp lệnh bảo vệ quyền người tiêu dùng , nghị định, thông tư hướng dẫn mặt hoạt động chung doanh nghiệp Thông qua hệ thống văn quy phạm pháp luật, Nhà nước thể chế hố đường lối, chủ trương, sách kinh tế Đảng thành quy định pháp lý có giá trị bắt buộc chung doanh nghiệp Đồng thời tạo hành lang pháp lý thuận lợi để doanh nghiệp, xây dựng phát triển kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Nghị Đại hội Đảng lần thứ VI đề Trong nhóm văn này, nghị định, định thành lập, phê duyệt điều lệ tổ chức hoạt động công ty; định bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, Phó giám đốc… có giá trị đặc biệt quan trọng Loại thứ hai văn mang tính đạo trực tiếp quan chức nhà nước tài chính, đầu tư, lao động xã hội, ngành, lĩnh vực sản xuất kinh doanh cụ thể cơng ty Ví dụ: Cơng ty Xi măng Hà Tiên tiếp nhận công văn số 236/TH ngày 12/01/2004 Bộ Kế hoạch Đầu tư việc triển khai thực Chỉ thị số 29/2003/CT-TTg ngày 23/12/2003 Thủ tướng Chính phủ chấn chỉnh quản lý đầu tư xây dựng nguồn vốn nhà nước Công ty Xi măng Hà Tiên tiếp nhận văn Bộ Xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm, tiêu chuẩn công nghệ, định mức kinh tế – kỹ thuật xi măng ngun liệu xi măng Ngồi ra, Cơng ty cịn nhận văn từ Bộ Khoa học Công nghệ, Bộ Tài nguyên Môi trường Bộ Thương mại yêu cầu thực công tác nghiên cứu khoa học, áp dụng thành tựu khoa học công nghệ sản xuất xi măng; yêu cầu thực quy định bảo vệ tài nguyên, môi trường, thủ tục giao dịch thương mại, xuất, nhập Văn đến từ đơn vị thành viên Với số lượng lớn, nội dung loại văn thể tất hoạt động đơn vị thành viên từ tổ chức quản lý, tổ chức nhân sự, hoạt động sản xuất kinh doanh, án đầu tư sản xuất Văn đến từ đối tác Đó hợp đồng kinh tế, báo cáo, công văn, đơn thư chào hàng, thư cảm ơn số lượng văn khơng nhỏ chuyển tới từ phận, phịng ban công ty Bảng 2.2: Bảng thống kê số lượng văn đến số doanh nghiệp nhà nước TP Hồ Chí Minh giai đoạn (1986 -2006) Số Tên Công ty 1986 TT Năm 1990 1996 5974 5724 01 CT Điện lực TP 5724 Hồ Chí Minh 02 CT Xây dựng Phát triển nhà Quận 875 03 CT Xi măng Hà Tiên 1075 04 CT Chế biến hàng Xuất Cầu tre 1355 05 CT TNHH MTV Phát triển Kinh doanh nhà 645 06 CT Thăm dị Khai thác Dầu khí 07 CT TNHH MTV Đóng tàu Cơng nghiệp Hàng hải Sài Gòn 1998 2000 2002 2004 4680 4935 5320 785 1055 885 855 2782 925 995 1005 1255 1510 1950 3025 1085 1690 1725 2010 3120 511 845 1155 Nhìn vào bảng thống kê số liệu văn đến số doanh nghiệp cho thấy, số lượng văn đến hàng năm công ty lớn; số lượng văn đến từ quan nhà nước; từ đối tác; đơn vị thành viên Nghiên cứu văn đến hàng năm doanh nghiệp cho thấy hoạt động kinh doanh doanh nghiệp “sơi động” Có doanh nghiệp bình qn ngày nhận 14,8 văn (Cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh, năm 2004), doanh nghiệp có số lượng văn đến khơng nhiều ngày nhận 2,1 văn (Công ty Xây dựng Phát triển nhà Quận 6, năm 2004) Qua bảng thống kê cho thấy văn đến doanh nghiệp có “xu hướng” năm sau nhiều năm trước, Công ty Thăm dị Khai thác Dầu khí Sài Gịn số lượng văn đến, năm 1998 ( 995 văn bản) đến năm 2004 số lượng văn đến (3120 văn bản) gần gấp ba (03) lần; Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Đóng tầu Cơng nghiệp Hàng hải Sài Gòn văn đến năm 2000 511 đến năm 2004 1155 Tuy nhiên có doanh nghiệp số lượng văn đến khơng theo “xu hướng” tăng lên, khối lượng văn đến hàng năm giao động từ 4600 văn đến 5700 văn + Tiếp nhận văn đến doanh nghiệp Văn từ quan khác chuyển đến công ty, nhân viên văn thư đăng ký vào sổ văn đến chia thành ba loại Văn ghi đích danh người nhận; Văn mật; Văn thường Đối với văn thường, Cán văn thư thực theo quy trình, nhân viên văn thư tiếp nhận văn đến (văn đến tập trung vào phận văn thư để đăng ký) Phân loại sơ Bóc bì Đăng ký sơ Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm giải Khi chuyển văn bản, nhân viên kèm phiếu ý kiến giải văn đến gửi tới Chánh văn phịng/ Trưởng phịng hành đề nghị ghi kính chuyển lên Giám đốc Phó giám đốc Nhân viên văn thư chuyển văn tới Giám đốc theo đề xuất Chánh văn phịng Sau có ý kiến Ban giám đốc, nhân viên văn thư gửi tới phòng/ ban theo nội ý kiến đạo Giám đốc để giải cơng việc, Trưởng phịng/ ban trực tiếp nhận văn sau chuyển giao đến nhân viên cấp giải báo cáo kết ... TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986- 2006 2.1 CHỈ ĐẠO VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP... nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn từ 1986 đến 2006 Hai là, sở nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, tác giả đề... GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN VĂN BÁU CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒÀ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986- 2006