Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố hồ chí minh từ thực tiễn công ty tnhh mtv kỹ thuật xây dựng toàn thịnh phát lu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THỊ HÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN CỦA DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH- TỪ THỰC TIỄN CƠNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT XÂY DỰNG TỒN THỊNH PHÁT LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC MÃ SỐ: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Lê Văn In TP HỒ CHÍ MINH- 2016 LỜI CẢM ƠN Lời xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Lê Văn In, ngƣời hƣớng dẫn khoa học, tận tình góp ý, hƣớng dẫn, định hƣớng giúp đỡ tơi hồn thành luận văn Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Thầy, Cô giáo Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Tp Hồ Chí Minh trang bị cho tơi kiến thức vô quý báu suốt thời gian theo học Trƣờng Sau cùng, xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Tồn Thịnh Phát, gia đình, bạn bè, đồng nghiệp ngƣời giúp đỡ, tạo điều kiện, động viên tinh thần cho suốt trình học tập hồn thành luận văn tốt nghiệp Xin trân trọng cảm ơn Tác giả luận văn Trần Thị Hà LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn “Tổ chức quản lý văn khai thác thông tin văn doanh nghiệp tƣ nhân địa bàn thành phố Hồ Chí Minh- từ thực tiễn cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Tồn Thịnh Phát” luận văn nghiên cứu Các nội dung nghiên cứu kết nêu luận văn hồn tồn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng chƣa đƣợc công bố Tác giả luận văn Trần Thị Hà MỤC LỤC Contents LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC BIỂU ĐỒ Tính cấp thiết đề tài: 10 Tình hình nghiên cứu đề tài 12 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 14 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu đề tài .15 Phƣơng pháp nghiên cứu: 15 Tính đề tài: 15 Kết cấu luận văn: .16 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN NÓI CHUNG VÀ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN TẠI TP HỒ CHÍ MINH NĨI RIÊNG 17 1.1 Cơ sở lý luận .17 1.1.1 Khái niệm văn bản, chức vai trò văn 17 1.1.1.1 Khái niệm văn bản: 17 1.1.1.2 Chức văn bản: 19 1.1.1.3 Vai trò văn bản: .21 1.1.2 Khái quát tổ chức quản lý văn bản: 22 1.1.3 Khai thác thông tin văn 23 1.2 Cơ sở pháp lý 27 1.3 Tiêu chí đánh giá hiệu tổ chức quản lý văn khai thác thông tin văn .29 1.3.1 Tiêu chí đánh giá hiệu tổ chức quản lý văn 29 1.3.2 Tiêu chí đánh giá hiệu khai thác thông tin văn 31 1.4 Kinh nghiệm thực tiễn .33 Tiểu kết: 37 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH CƠNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT XÂY DỰNG TỒN THỊNH PHÁT .39 2.1 Khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Tồn Thịnh Phát (gọi tắt cơng ty TTP Cons) .39 2.1.1 Quá trình hình thành cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Tồn Thịnh Phát 39 2.1.2 Vị trí, chức nhiệm vụ công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát (TTP Cons) .40 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 41 2.2 Hệ thống văn hình thành hoạt động công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát 48 2.2.1 Hệ thống văn đến 49 2.2.2 Hệ thống văn công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát ban hành 51 2.3 Thực trạng tổ chức quản lý văn công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát 56 2.3.1 Ban hành văn đạo, hướng dẫn quản lý văn TTP Cons 56 2.3.2 Tổ chức phận có chức quản lý văn TTP Cons 57 2.3.3 Tổ chức quản lý văn giai đoạn văn thư 62 2.3.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ: 70 2.3.5 Tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ 71 2.4 Nhu cầu thực trạng khai thác thông tin văn công ty TTP Cons 75 2.4.1 Hoạt động quản lý nhu cầu khai thác thông tin văn 75 2.4.2 Tình hình khai thác thông tin văn công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát phục vụ hoạt động quản lý điều hành 79 2.5 Nhận xét chung 86 2.5.1 Ưu điểm 86 2.5.2 Hạn chế 87 2.5.3 Nguyên nhân: 90 Tiểu kết: 96 CHƢƠNG 3: ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VÀ HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN CỦA DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH 98 3.1 Định hƣớng chung .98 3.1.1 Mục tiêu cụ thể quản lý ngành 98 3.1.2 Nhu cầu quản lý khai thác thông tin văn xã hội, doanh nghiệp nay:…… 98 3.1.3 Định hướng chung doanh nghiệp tư nhân có doanh nghiệp tư nhân- Cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát quản lý văn khai thác thông tin văn .99 3.2 Giải pháp: 100 3.2.1 Nâng cao nhận thức cán lãnh đạo quản lý nhân viên giá trị lợi ích từ việc quản lý văn khai thác thông tin văn doanh nghiệp 100 3.2.2 Xây dựng hoàn thiện quy chế, quy định có quy định cụ thể quản lý văn khai thác thông tin văn .101 3.2.3 Tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát 104 3.2.4 Tăng cường biện pháp tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác thông tin văn phục vụ hoạt động quản lý điều hành doanh nghiệp 107 3.2.5 Đào tạo bồi dưỡng nhân viên quản lý văn tổ chức khai thác thông tin văn 110 3.3 Một số kiến nghị .113 Tiểu kết: 114 KẾT LUẬN .116 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 118 PHỤ LỤC 123 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BCH Ban huy BTGĐ Ban Tổng giám đốc BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế CBNV Cán nhân viên HĐTV Hội đồng thành viên PCCC Phịng cháy chữa cháy TTP Cons Cơng ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát TTP Corp Công ty Cổ phần Đầu tƣ Kiến trúc Xây dựng Toàn Thịnh Phát VTLT Văn thƣ Lƣu trữ NXB Nhà xuất DANH MỤC BẢNG BIỂU SỐ HIỆU TÊN BẢNG BẢNG 2.1 2.2 2.3 Số lƣợng nội dung định công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát Số lƣợng tên công văn công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Tồn Thịnh Phát Tình hình cán văn thƣ phòng, ban, đơn vị TRANG 52-53 55 60-61 DANH MỤC BIỂU ĐỒ SỐ HIỆU TÊN BIỂU ĐỒ BIỂU ĐỒ 2.1 Mục đích khai thác thơng tin văn phục vụ công việc chuyên môn TRANG 81 2.2 Nội dung thông tin văn đƣợc khai thác thƣờng xuyên 83 2.3 Địa tra tìm khai thác thông tin văn 84 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài: Tổ chức quản lý văn khai thác thông tin văn hoạt động lãnh đạo, quản lý điều hành tất quan, tổ chức trị xã hội, đơn vị kinh tế, nghiệp, lực lƣợng vũ trang, doanh nghiệp hoạt động tất yếu quan trọng Trong trình hoạt động, quan, tổ chức có nhu cầu ban hành văn để truyền đạt định quản lý, để trao đổi công việc Đồng thời, sau công việc đƣợc giải xong, theo quy định văn cần đƣợc bảo quản giữ gìn để phục vụ việc giải công việc phát sinh, hoạt động tra, kiểm tra nhu cầu tra tìm khác Nhận thức đƣợc vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng công tác quản lý văn khai thác thông tin văn bản, Đảng Nhà nƣớc quan tâm đạo, hƣớng dẫn ban hành văn quy phạm pháp luật để bƣớc đƣa hoạt động vào nề nếp ngày hồn thiện Văn phải nói đến Điều lệ cơng tác văn thƣ giấy tờ công tác lƣu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ Đến ngày 08/4/2004 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính Phủ công tác văn thƣ đƣợc ban hành thay Nghị định số 142/CP Đây bƣớc ngoặt quan trọng công tác văn thƣ nƣớc ta Ngồi ra, văn hƣớng dẫn cơng tác văn thƣ đƣợc ban hành, kể đến nhƣ là: Thông tƣ số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/5/2005 hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính.Về cơng tác lƣu trữ, ban hành Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết số điều Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức đặc biệt, đời Luật 10 lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội thay cho Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia, bƣớc chuyển biến lớn, đánh dấu phát triển ngày hồn thiện cơng tác lƣu trữ Hiện nay, việc tổ chức quản lý văn khai thác thông tin văn quan nhà nƣớc, doanh nghiệp đạt đƣợc kết tốt Trong khu vực doanh nghiệp, kể doanh nghiệp tƣ nhân, công tác khai thác thông tin văn trở nên nhanh nhạy hơn, hiệu nhiều, bƣớc vào nề nếp ổn định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành; bảo vệ đƣợc bí mật Đảng Nhà nƣớc; tạo điều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu phục vụ cho nhu cầu khai thác thông tin Tuy nhiên, hoạt động thiếu sót, khuyết điểm nhƣ: hầu hết cán nhân viên làm cơng tác văn thƣ phịng, ban, đơn vị chƣa đáp ứng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ; cịn nhiều hạn chế việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác quản lý văn đến, văn đi, công tác lƣu trữ; tài liệu lƣu trữ phân tán chƣa đƣợc thu thập đầy đủ, hồ sơ, tài liệu cịn tình trạng tồn đọng chƣa đƣợc chỉnh lý, xếp; việc tra tìm, khai thác, sử dụng chƣa đáp ứng kịp thời Có thể thấy ngun nhân thiếu sót, khuyết điểm công tác tổ chức quản lý văn khai thác thông tin văn số cán lãnh đạo chƣa thực quan tâm đánh giá tầm quan trọng cơng tác nên chƣa có chế tốt đảm bảo công tác thực tiễn Những hạn chế, thiếu sót gây khó khăn trở ngại làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động quản lý điều hành quan nhà nƣớc, tổ chức trị xã hội, đơn vị nghiệp, doanh nghiệp tƣ nhân Để khắc phục hạn chế, thiếu sót cần phải nghiên cứu đánh giá công tác quản lý văn khai thác thông tin văn nói chung doanh nghiệp tƣ nhân địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói riêng, nhằm tìm biện pháp góp phần nâng cao chất lƣợng hiệu công tác quản lý văn bản, khai thác thông tin văn phục vụ tốt cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành quan, tổ chức doanh nghiệp Với vấn đề đặt đây, 11 Tuy nhien tai chuong nay, tac gia chua trinh bay duoc co quan nao cho phep l~p Cong ty TNHI-I MTV Ky thuat Xay dung Toan Thinh Phat Day la di~m cftn duoc khac phuc va b6 sung, Chuong 3: Dinh ltuirng vd giai pluip nluim niing cao chat luirng va hifU qua TiJ clucc Qudn Iy van biin V{I KIwi tluic thong tin viin ban cua Doanlt nghifp ttc nltiin tren ilia ban Thanh phb H8 Chi Minh Tac gia Luan van t~p trung d~ xu~t dinh huong va giai phap nang cao ch~t luong, hieu qua cong tac T6 chirc Quan ly van ban va Khai thac thong tin van ban n6i chung cac Doanh nghiep tu nhan trcn dia ban Thanh H6 Chi Minh, a6ng thai dua nhirng ki6n nghi, bien phap d6i voi Cong ty TNI-IH MTV Ky thuat Xay dung Toan Thinh Phat nham dua cong tac T6 chirc Quan ly van ban va Khai thac thong tin van ban tai Cong ty dat ch~t Iuong va hieu qua thi€t thuc Uu di~m cua Chuong la tac gia da dua duoc mot s6 giai phap, ki€n nghi va bien phap dt xac dang, thiet thuc, g6p phftn VaG viec T6 chirc Quan ly van ban va Khai thac thong tin van ban tai Cong ty Toan Thinh Phat dat ch~t hrong va cang hoan thien Day la diem dang ghi nhan cua Luan van - PI1l1n Kit lu{m: HO'n mot trang, qua ngan, chua tuong xirng voi noi dung Luan van C6 nhirng dean vi€t r~t lung cung, kh6 hieu, celn phai di~n dat lai cho sang, mach lac hon * Mot viti v~n d~ cfin trao d6i vo'i tac ghi d~ Luan van dat ch~t lU'o'ng cao ho'n: - Ph6n Mo ddu, muc Tinh hinh nghien C~l'U cua oJ tai, tac gia vi€t qua so sai, celn b6 sung them cho phong phu hen - Tai chuong 1, tac gia nen trinh bay b6 sung dfty du khai niern cac loai van ban nhu: van ban hanh chinh, van ban chuyen rnon, van ban khoa hoc ky thuat, van ban m~t .va cac yeu celu quan ly d6i voi urng loai van ban nay, - Chuong 2, tac gia Luan van cftn neu r6 ten co quan cho phep l~p Cong ty TNHH MTV Ky thuat Xay dung Toan Thinh Phat; Ciing tai Chuong nay, d~ nghi tac gia c~t got, vi€t gon lai doan nr dong thir 16 d€n dong cuoi cung (trang 36), tir dong thir d€n dong thtr 11 (trang 37), Ly do: tac gia vi~t theo 16i bao cao tich dai dong, khong phuc vu thi6t thuc cho noi dung cua Luan van - Tac gia dn di6n dat lai nhirng doan vi~t lung cung, kho hi~u tai Ph§n K6t luan cho sang, mach lac hon (ur dong thir d6n dong thir 12 - trang 117) - 8~ nghi chinh sira 16i chinh ta tai mot s6 trang 44, 72, 86, 91, 95,97, v v; sua 16i ky thuat danh may tai dong thir va dong thir (trang 99) K~t lu~n Luan van vftn mot s6 van 06 v6 hinh thirc, va noi dung phai b6 sung, hoan ?, , , chinh them oe nang cao chat 1U'Q"nglu?n van nhu tren oa trlnh bay , song ve co ban, k~t qua nghien ciru duoc th6 hien qua Luan van oa dap ung dUQ"Cnhtrng yeu du can co cua mot Luan van thac sT LUll tru' hoc HQc vien 7h111 Th] Ha xung dang duoc nhan hoc vi Thac sT Luu tru' hoc X{lC Ngll'iri nhan xet nh~n cua co' quan l~ TS Pharn Thj Hll~ · -> CQNG HOA xA HQI cau NGHfA VI~T NAM DQe L~p - TV Do - H~nh Phue BAN NH~N XET LU~N VAN TH;).C sf (Danh eho Can bQ phan bi~n ho~e cac vien HQi dAng khac khong phai Can bQ hU'6'ng d§n) A '- 1.8.!.tN I.t1.J HQ ten HQc vien: d:' " I T /L~ T en e tal uan van: t1 ã A A Ơ ~~.~~~~~~.,M ~~.~ ~~Jl~ c'"" H:A: "!7'.~.,.7 /:~~-q-./ 'f(.~~~~~::~ «- - L. ~ t I-.~.~ s·t~ Chi Minh, 29 thang 10 narn 2016 CHU TICH HQI DONG THU KY HQI DONG PGS.TSKH BtH LOAN THUY TS PH~M THI HU~ " I I r.Y.)~.~ n.~~ I CQNG HOA XA HQI CHU NGHiA VI~T NAM B,A,IHOC QUOC GIA TP.HCM TRU'ONG £>.c; HQC KHXH & NV £>Qc I~p - Tl! - Hanh phuc BIEN BAN HQP BAN KIEM PHIEU cua HOI £lONG CHAM LU~N VAN TH~C 51 ******************** Cua hoc vien TRAN TH! HA Ve de tai : T6 chirc quan Iy van ban va khai thac thong tin van ban cua doanh nqhiep tu nhan tren dja ban Thanh ph6 H6 Chi Minh - tli' thuc tien Cong ty TNHH MTV Ky thuat, xay dl,l'ng Toan Thjnh Phat - Ban ki~m phieu g6m vien : 7S 15 , N~ Clf cID.i.~ N.~.~ ••• ~~ ~~ .D ) f.~, ~.~ ~ ~ H~ Ouyet dinh nqay Can ~.~ cua Hieu truonq Truoriq Da] hoc Khoa hoc Xa hQi & Nhan van ve viec lap HQi dong cham luan van Thac 5T gom 05 Ong (813), d6 ngU'ai nhan xet du mat (hoac yang mat) 113: P.P ~,J tf· I"':.>~ ~ P.f.w.: So phieu da phat cho vien : se phieu lai khonq dung : Ket qua bo phieu de nghi conq nhan hoc vi Thac 5T nqanh LU'U TRCr HOC . Chi Minh - tir thuc ti~n Cong ty TNHH thuat, xfiy dung Toan Thinh Phat " Chuyen nganh : r.tru Mas6 : 60320301 TRU HQC Vao h6i: 07h30, 29 thang 10 nam 2016 HQi d6ng cham luan van da nghe HQc vien TMN THl HA trinh bay t6m t~t noi dung luan van, KY • TS NGHIEM HONG Nguoi phan bien • TS NGUYEN THJ THUY Nguoi phan bien va can bQ huong d~n TS Lit VAN IN doc ban nhan xet v~ luan van Sau tien hanh trao d6i bu6i hop bao v~ luan van, can CLr vao k€t qua bo phieu cua HQi d6ng cham luan van voi s6 diem trung blnh la 1;.O···(·/!;af·zI1i~) HQi d6ng quyet dinh : I Ban luan van cua hoc vien (-kh6ng) dap ung d~y du yeu du d6i voi luan van Thac SI nganh LUU TRU HQC Ki€n nghi viec suo dung nhung k€t qua thu duoc cua tac gia: THU KY HQI DONG CHU T1CH H(>I/ '>: PGS.TSKH Bin LOAN TUllY TS PH~M THI HU.¢