BÀI THI MÔN TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CON DẤU ĐỀ BÀI Đề 01 Từ những kiến thức đã học, anh (chị) hãy trình bày các bước trong quy trình quản lý văn bản đi của một cơ quan, tổ chức Nhận xét và đề xuất[.]
BÀI THI MÔN TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CON DẤU ĐỀ BÀI Đề 01: Từ kiến thức học, anh (chị) trình bày bước quy trình quản lý văn quan, tổ chức Nhận xét đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn quan, tổ chức TRẢ LỜI - Công tác quản lý văn bốn mặt hoạt động công tác văn thư quan Quản lý văn việc tổ chức thực quản lý hệ thống văn đến văn quan theo ngun tắc trình tự định - Cơng tác quản lý văn quy định thực thống Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư, I Các bước quy trình quản lý văn quan - Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn - Bước 2: Đăng ký văn - Bước 3: Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) - Bước 4: Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn - Bước 5: Lưu văn Bước Cấp số, thời gian ban hành văn - Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử + Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng + Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định + Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định - Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng - Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Bước Đăng ký văn - Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn - Đăng ký văn + Văn đăng ký sổ Hệ thống + Đăng ký văn sổ + Văn thư quan đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP + Đăng ký văn Hệ thống + Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý - Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Bước Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn - Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy + Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn + Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP - Ký số quan, tổ chức văn điện tử - Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Bước Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn - Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn - Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận - Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính công văn quan, tổ chức ban hành văn - Thu hồi văn + Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận 3 + Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết - Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn - Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Bước Lưu văn - Lưu văn giấy + Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký + Bản văn lưu hồ sơ công việc - Lưu văn điện tử + Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn + Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy + Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc II Nhận xét đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn quan, tổ chức Ưu điểm - Công tác Văn thư - lưu trữ trường Tiểu học xã Pắc Ta thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Mối quan hệ Hiệu trưởng với tổ Chuyên môn, tổ Văn phòng thiết lập tốt Việc thực thẩm quyền, uỷ quyền quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ có xu hướng vào nề nếp Có định biên cán văn thư lưu trữ có trình độ chun mơn, nhiệt tình cơng tác, thuận tiện cho việc cụ thể hố cơng việc tổ chức thực nhiệm vụ - Công tác văn thư tiến hành bước nhịp nhàng đồng Việc chuyển giao loại văn thực theo bước - Cán nhân viên văn phịng hồn thành tương đối tốt nhiệm vụ giao bước đầu đảm bảo quy trình quản lý văn theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư 4 - Thường xuyên cập nhật văn hướng dẫn, triển khai kịp thời tới đội ngũ quan Hạn chế - Tuy đạt số kết quan trọng việc thực cơng tác văn thư, lưu trữ đến tồn nhược điểm sau: Nhân viên văn thư trường kiêm nhiệm nhiều công việc nên thời gian trau nghiệp vụ hạn chế - Tình trạng văn sai thể thức, sai quy cách văn cịn Nội dung văn khơng rõ ràng - Các văn nằm rải rác tổ, nhóm chun mơn; khơng lưu giữ đầy đủ Khi cần tra cứu khơng có nhiều thời gian - Các điều kiện sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng so với yêu cầu Nguyên nhân ưu điểm, hạn chế - Chưa nhận thức vai trò, vị trí cơng tác văn thư, lưu trữ - Một số CBGV chưa hiểu rõ đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng nên chưa dành quan tâm, đầu tư yêu cầu công tác - Bên cạnh nguyên nhân chủ quan, phải kể đến nguyên nhân khách quan như: - Chưa có kinh phí dành cho hoạt động văn thư, lưu trữ, chưa có chế độ sách nhân viên lưu trữ Trường - Các lớp học bồi dưỡng công tác văn thư lưu trữ chưa tổ chức thường xuyên Nếu tổ chức số lượng lại đông, thời gian ngắn nên không truyền tải hết kiến thức, kỹ yêu cầu - Vì vậy, để nâng cao chất lượng công tác quản lý văn trường học đề xuất số giải pháp sau: * Giải pháp Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực công tác văn thư, lưu trữ - Trong chu trình quản lý, kế hoạch khâu chu trình Mọi hoạt động quản lý khâu xây dựng kế hoạch - Trên sở văn nhà nước, hàng năm Trường xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế nhà trường - Việc ban hành văn quản lý đạo thuộc trách nhiệm nhà quản lý, song hình thức giấy tờ Muốn cho văn trở thành thực tơi tổ chức triển khai thực sau: - Văn thư phô tô văn chuyển tới phận cá nhân có liên quan, đưa văn lên trang web trường, Email lớp, phận - Tổ chức họp quán triệt nội dung văn cần triển khai, hướng dẫn phận, cá nhân cách thức thực - Kiểm tra việc thực phận, cá nhân liên quan Giải pháp Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức hoạt động cơng tác thực quy trình quản lý văn - Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức hoạt động công tác văn thư, lưu trữ - Đổi nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên công tác quản lý văn nhiều hình thức - Tăng cường công tác bồi dưỡng CBGVNV thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự buổi tập huấn Quận, Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng - Mỗi cán bộ, nhân viên ngồi trình độ chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm vi tính ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu cơng việc tốt hơn, có sách khuyến khích động viên tinh thần vật chất nhằm kích thích tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên trường - Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả nhận thức thời gian thực đối tượng - Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho GVNV - Tăng cường bổ sung, kiện tồn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ cơng tác văn thư, lưu trữ - Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà trường bố trí thêm nhân viên hỗ trợ chuyên quản lý khâu văn đến văn - Phân công rõ chức năng, nhiệm vụ đối tượng cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ - Giao việc soạn thảo văn cho nhân viên văn thư, đối tượng liên quan, sau góp ý, chỉnh sửa văn yêu cầu lưu mẫu văn chuẩn Folder để làm tư liệu cho lần soạn thảo sau - Thường xuyên quản lý quy trình xử lý văn phận theo dúng quy định hành, tránh tình trạng xử lý khơng theo trình tự dẫn đến sai lầm từ bước công tác văn thư Giải pháp Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ - Là quan, hàng ngày luôn nhận chuyển giao văn nơi có khối lượng cơng văn, hồ sơ tương đối lớn cần bảo quản, sở vật chất phục vụ cho cơng tác cịn nhiều hạn chế chưa có tính thống 6 - Để khắc phục nhược điểm trên, nhà trường yêu cầu phận, cá nhân lập hồ sơ công việc theo trình tự thời gian, tự bảo quản phịng làm việc đến cuối năm học nộp cho phận lưu trữ - Các hồ sơ hình thành hoạt động hàng ngày kẹp bìa hồ sơ, xếp theo nhóm tài liệu lưu quy định - Trên sở tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác quản lý văn đi, đề xuất mua sắm trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho khâu như: Máy tính, máy in, máy phô tô, máy scan, giá, hộp đựng tài liệu Tham mưu bổ sung phòng lưu trữ hồ sơ đáp ứng u cầu địi hỏi cho cơng tác Giải pháp Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn - Nâng cao hiệu hoạt động công quản lý văn đề cập đến thực cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi thiết bị, có máy tính điện tử - Sử dụng cơng nghệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ giảm số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn thư - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh chóng cho cán lãnh đạo, giúp lãnh đạo định kịp thời, xác, đắn, góp phần phục vụ cơng cải cách hành Giải pháp Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác quản lý văn - Để đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ thực tốt số biện pháp trên, nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn chuyển đến, số công văn quan ban hành số cơng văn tài liệu lưu trữ có theo quy định hay không, kịp thời điều chỉnh cho phù hợp - Qua công tác kiểm tra rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục Qua đó, xác định tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, tài liệu khơng cần thiết huỷ bỏ, tài liệu có giá trị quan trọng đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt - Các cá nhân tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, có làm nâng cao chất lượng công tác quản lý văn Các tổ Chuyên môn, phận Trường cần phải coi trọng cơng tác văn thư, lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, đảm bảo thông tin Trường giữ bí mật, an tồn ... Bước Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn - Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy + Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn + Việc... văn giấy + Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký + Bản văn lưu hồ sơ công việc - Lưu văn điện tử + Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức. .. Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn - Đăng ký văn + Văn đăng ký sổ Hệ thống + Đăng ký văn sổ + Văn thư quan đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy