Nghién ctru — Trao déi $6 1/2006 CAN PHAN LOAI VA QUAN LY
VAN BAN DI, DEN NHU’ THE NAO ĐỀ HÌNH THÀNH CÁC HÒ SƠ VIỆC lện nay, tại nhiều cơ
H quan địa phương, văn
bản đang tồn tại ở hai
dạng tập lưu tại Văn thư, đó là
tập lưu văn bản đến và tập lưu hồ sơ trình ký Người ta lý
giải rằng, làm như vậy để
quản lý được tài liệu không bị
mất mát, thất lạc ở chuyên viên, khi cần có thể lấy được
ngay, thuận tiện giao nộp vào
Lưu trữ Về hồ sơ trình ký thì có quan niệm cho rằng đó chính là hồ sơ việc
Thực tế trên dẫn đến kết
quả là: Tài liệu thì quản lý tốt, nhưng Văn thư vốn đã rất bận
rộn, nay lại vừa phải quản lý
toàn bộ văn bản, hồ sơ đi - đến của cơ quan, vừa phải
phục vụ các chuyên viên tra tìm, sử dụng tài liệu trong quá
trình giải quyết công việc Đó là chưa kê, thường thì phòng
văn thư không rộng rãi, là nơi
cần hạn chế người không có
nhiệm vụ ra, vào Quan trọng hơn cả là các tập lưu nói trên
không phải là các hồ sơ việc
như người ta tưởng, mà chỉ là
các văn bản đến rời lẻ, các hồ
sơ trình ký của từng văn bản
rời lẻ, được sắp xếp theo thứ
tự đăng ký Khi cần nghiên cứu các vấn đề, các vụ việc một cách hệ thống thì các tập lưu này không đáp ứng được ThS Lã Thị Hồng Cục Văn thư và Ltru trữ nhà nước Các tập lưu chỉ có thể đáp ứng việc tra tìm khi người cần tìm đã biết số đăng ký hoặc
ngày thang đăng ký, ngày tháng ban hành văn bản mà
thôi Hậu quả tiếp theo là khi
giao nộp các tập lưu nói trên vào lưu trữ thì việc tra tìm
theo ngày tháng và theo số đăng ký sẽ ít dần đi, thay vào
đó là các nhu cầu nghiên cứu
một cách hệ thống theo vấn
đề, theo chuyên đề Muốn
vậy, Lưu trữ buộc phải phân
loại, chỉnh lý và lập hồ sơ theo vấn đề để phục vụ nghiên
cứu Đây là hậu quả của việc
không có sự kế thừa giữa văn thư và lưu trữ, dẫn đến việc để lại gánh nặng cho lưu trữ
mà phải mất rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức đê
giải quyết
Vậy làm thế nào hình thành được các hồ sơ việc để
quản lý đối với văn bản đi và
văn bản đến?
Trước hết, đối với văn bản đến, cần nắm vững quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản
Văn bản đến phải qua Lãnh
đạo cơ quan hoặc người được Lãnh đạo cơ quan ủy
quyền phân loại, sau đó văn
bản thuộc lĩnh vực của đơn vị
nào sẽ được chuyển về đơn vị đó để quản lý, theo dõi
hoặc giải quyết Như vậy là không thê có tập lưu văn bản đến ở Văn thư Đối với những văn bản phải sao gửi nhiều đơn vị để biết, để phối hợp xử lý thì bản chính văn bản vẫn
phải được giao cho đơn vị
nào quản lý chính về lĩnh vực
đó Khi văn bản (bản chính)
đã được chuyên về đơn vị,
hoặc được đơn vị giao cho chuyên viên phụ trách lĩnh
vực rồi, thì cần phân biệt các văn bản đến như sau:
- Văn bản đến là văn bản
quy phạm pháp luật và mang -
tính nguyên tắc của cơ quan
cấp trên gửi chung cho tất cả
các cơ quan khác thì đưa vào
hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ
nguyên tắc không cần lập
theo năm mà theo lĩnh vực được giao phụ trách, cũng không phải nộp vào Lưu trữ mà đặt ở đơn vị hoặc chuyên
viên dé st dụng thường xuyên trong giải quyết công
việc hàng ngày Các văn bản
trong hồ sơ nguyên tắc khi có văn bản khác thay thế hoặc
văn bản hết hiệu lực thì có thê
loại bỏ tại chỗ
- Văn bản đến của cơ quan cấp trên mang tính chỉ đạo trực tiếp (gửi đích danh)
mà cơ quan, địa phương phải
Trang 2Nghiên cứu - Trao đôi Số 1/2006
họach, kinh phí, biên chế, chỉ đạo kiểm tra ) thì đưa vào
hồ sơ việc để theo dõi việc
thực hiện văn bản đó của cấp
trên
- Văn bản đến của cơ quan cấp dưới gửi để báo cáo, để thông báo tình hình mà không cần phải phúc đáp thì đưa vào hồ sơ quản lý, theo dõi các đối tượng thuộc phạm vi quản lý Nếu loại hồ
sơ này có quá nhiều văn bản thì có thể lập một số hồ sơ như: “Tập văn bản quy phạm phap luat cua .”; “Tap bao cao nam cua .; “Tập bao
cao chuyén dé cla .”:
“Tập công van, bao cao thang, quy cua .” v.v Cac
tập văn bản này khi chuyển
vào Lưu trữ sẽ khác nhau ở giá trị sử dụng vĩnh viễn hoặc có thời hạn
- Văn bản đến cần phúc đáp (có thể của cơ quan cấp trên hoặc cấp dưới, hoặc cùng cáp}-nếu đối với những
vân đề (hoặc vụ việc) đã hoặc
sẽ phải phúc đáp nhiều lân, hoặc chỉ phúc đáp một lần nhưng có nhiều văn bản đến về cùng vấn đề (hoặc vụ việc) đó (ví dụ về quản lý xây dựng công trình về thanh tra vụ
việc, về giải quyết khiếu nại ) thi phải lập hồ sơ riêng về vấn đề (hoặc vụ việc) đó; nếu
đối với những vấn đề (hoặc
vụ việc) mà chỉ phúc đáp một
lần thì tập hợp chung vào một
(hoặc một sO) hồ sơ gọi là “Hồ sơ giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý (ghi tên
cụ thê lĩnh vực, phạm vi quan
lý của đơn vị hoặc của chuyên viên) Đây mới chính là một trong các dạng hồ sơ việc, chúng giúp theo dõi, nghiên
n
cứu vấn đề một cach hệ
thống và được chuyển giao vào Lưu trữ như là sự kế thừa
của giai đoạn Văn thư
- Văn bản được chuyên đến đơn vị mà chỉ đề biết (gửi chung cho tat ca các đơn vị trong cơ quan), hoặc phối hợp thực hiện (tham gia đề án, tham gia giải quyết vụ việc do
đơn vị khác chủ trì ) thì cũng
tùy theo số lượng văn bản hoặc theo yêu cầu theo dõi
vấn đề để mà lập hồ sơ Tuy
nhiên loại hồ sơ này thuộc
dạng trùng thừa, được loại hủy giản đơn vì bản chính văn bản đã có ở đơn vị có chức năng quản lý lĩnh vực, cũng như hồ sơ chính đã có ở đơn vị chủ trì giải quyết vấn đề đó Đối với văn bản di cé thé lập một số dạng hồ sơ như sau:
- Hồ sơ về xây dựng văn
bản đối với văn bản quy phạm
pháp luật, hoặc văn bản
hướng dẫn (mỗi văn bản một
hỗ sơ) Bên trong dạng hô sơ: này thường có các bản dự thảo, biên bản các cuộc hội
thảo, các ý kiến đóng góp của
các chuyên gia và các cơ
quan có liên quan HỒ sơ
này khác với hồ sơ soạn thảo
văn bản phúc đáp Hồ sơ
soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hướng dẫn là phản ánh trí tuệ tập thê về việc quản lý vĩ mô
đối với một vân đề ở phạm vi
rộng Còn những văn bản
phúc đáp chỉ là những vấn đề
giải quyết cu thé, theo yeu cầu của một đối tượng cụ thê Việc biên soạn những văn
bản phúc đáp không cần lập
hỒ sơ riêng cho từng văn bản, mà nên tập hợp theo đặc
trưng phù hợp như năm ban
hành, lĩnh vực, địa danh, đối
tượng quản lý
- Dạng hồ sơ việc mà năm nào cũng được lập là về các
lĩnh vực như kế hoạch có các
hồ sơ lập kế hoạch, giao kế hoạch, kiểm tra thực hiện kế hoạch ; về kế toán có các hồ
sơ lập dự toán, giao kinh phí,
kiểm tra thực hiện kinh phí ;
về cán bộ có các hồ sơ tuyển dụng, bổ nhiệm, lên lương,
khen thưởng, ký luật [rong mỗi hồ sơ như vậy cũng gồm rất nhiều văn bản trao đổi qua
lại giữa các đơn vị Không thể
cứ mỗi lần ban hành văn bản về các vấn đề nói trên lại lập một hồ sơ và giữ luôn tại Văn
thư Và như vậy các văn bản về cùng một vân đề đã bị xé lẻ ở nhiều nơi theo số đăng ký ở tập lưu
Trên đây là một số dạng
hồ sơ việc chủ yêu được lập nên tử các văn bản đi và văn
bản đến ở các cơ quan quản
ly Đây chỉ là những ví dụ, những kinh nghiệm dé chung tôi muốn lý giải vệ sự không khoa học của việc lưu văn
bản đến và lưu hỗ sơ trình ký ở Văn thư, mà nên làm thế nào để vừa quản lý tốt được
tài liệu, vừa tra tìm sử dụng tài liệu được tiện lợi không chỉ ở giai đoạn văn thư, mà còn
đáp ứng các nhu cầu nghiên
Cứu của các cơ quan khác và của toàn xã hội sau này khi
chuyển giao vào Lưu trữ Để giải quyết được một cách toàn diện và đầy đủ hơn về công tác lập hồ sơ việc cũng như lập hồ sơ hiện hành ở các cơ
quan, chúng tôi sẽ trao đổi
thêm với các bạn đồng nghiệp