THÔNG TIN TÀI LIỆU
$6 1/2006 Nghién ctru — Trao déi CAN PHAN LOAI VA QUAN LY VAN BAN DI, DEN NHU’ THE NAO ĐỀ HÌNH THÀNH CÁC HỊ SƠ VIỆC ThS Lã Thị Hồng Cục Văn thư Ltru trữ nhà nước H lện nay, nhiều quan địa phương, văn tồn hai dạng tập lưu Văn thư, tập lưu văn đến tập lưu hồ sơ trình ký Người ta lý giải rằng, làm để quản lý tài liệu không bị Các tập lưu đáp ứng việc tra tìm người cần tìm biết số đăng ký ngày thang đăng ký, ngày tháng ban hành văn mà Hậu giao nộp tập lưu nói vào lưu trữ việc tra tìm giải Như khơng thê có tập lưu văn đến Văn thư Đối với văn phải gửi nhiều đơn vị để biết, để phối hợp xử lý văn phải giao cho đơn vị quản lý lĩnh vực mát, thất lạc chuyên viên, cần lấy theo ngày tháng theo số đăng ký dần đi, thay vào Khi văn (bản chính) Lưu trữ Về hồ sơ trình ký có quan niệm cho hồ sơ việc cách hệ thống theo vấn chuyên ngay, thuận tiện giao nộp vào Thực tế dẫn đến kết là: Tài liệu quản lý tốt, Văn thư vốn bận rộn, lại vừa phải quản lý toàn văn bản, hồ sơ đến quan, vừa phải phục vụ chuyên viên tra tìm, sử dụng tài liệu q nhu cầu nghiên cứu đề, theo chuyên đề Muốn chuyên đơn vị, viên đơn phụ vị giao trách cho lĩnh vậy, Lưu trữ buộc phải phân vực rồi, cần phân biệt văn đến sau: - Văn đến văn cứu Đây hậu việc tính nguyên tắc quan loại, chỉnh lý lập hồ sơ theo vấn đề để phục vụ nghiên khơng có kế thừa văn thư lưu trữ, dẫn đến việc để lại gánh nặng cho lưu trữ mà phải nhiều thời gian, tiền bạc công sức đê quy phạm pháp luật mang cấp gửi chung cho tất quan khác đưa vào hồ sơ nguyên nguyên tắc tắc Hồ sơ không cần lập giải Vậy làm hình thành hồ sơ việc để theo năm mà theo lĩnh vực giao phụ trách, nộp vào Lưu trữ mà đặt đơn vị chuyên người ta tưởng, mà văn đến? Trước hết, văn đến, cần nắm vững quy trình tiếp nhận xử lý văn hồ sơ nguyên tắc có văn khác thay sơ trình ký văn đạo tự đăng quyền phân loại, sau văn trình giải cơng việc Đó chưa kê, thường phịng văn thư không rộng rãi, nơi cần hạn chế người khơng có nhiệm vụ ra, vào Quan trọng tập lưu nói khơng phải hồ sơ việc văn đến rời lẻ, hồ rời lẻ, xếp theo thứ ký Khi cần nghiên cứu vấn đề, vụ việc cách hệ thống tập lưu khơng đáp ứng quản lý văn Văn đến phải qua Lãnh quan Lãnh đạo người quan ủy thuộc lĩnh vực đơn vị chuyển đơn vị để quản lý, theo dõi viên dé st dụng thường xuyên giải công việc hàng ngày Các văn văn hết hiệu lực có thê loại bỏ chỗ - Văn đến quan cấp mang tính đạo trực tiếp (gửi đích danh) mà quan, địa phương phải thi hành (giao tiêu kế - Số 1/2006 Nghiên cứu - Trao đơi họach, kinh phí, biên chế, đạo kiểm tra ) đưa vào cứu thực văn cấp giai đoạn Văn thư hồ sơ việc để theo dõi việc - Văn đến quan cấp gửi để báo cáo, để thơng báo tình hình mà khơng cần phải phúc đáp đưa vào hồ sơ quản lý, theo dõi đối tượng thuộc phạm vi quản lý Nếu loại hồ sơ có như: “Tập phap luat cao nam lập văn cua cua cao chuyén “Tập công nhiều văn số hồ sơ quy phạm ”; “Tap bao ; “Tập bao dé cla van, bao .”: cao vấn đề cach hệ thống chuyển giao vào Lưu trữ kế thừa - Văn chuyên đến đơn vị mà đề biết (gửi chung cho tat ca đơn vị quan), phối hợp thực (tham gia đề án, tham gia giải vụ việc đơn vị khác chủ trì ) tùy theo số lượng văn theo yêu cầu theo dõi vấn đề lập hồ sơ Tuy nhiên loại hồ sơ thuộc dạng trùng thừa, loại hủy giản đơn văn có đơn vị có chức quản lý lĩnh vực, tập văn chuyển hồ sơ có đơn vị chủ trì giải vấn đề giá trị sử dụng vĩnh viễn lập số dạng hồ sơ thang, quy cua .” n v.v Cac vào Lưu trữ khác có thời hạn - Văn đến cần phúc đáp (có thể quan cấp cấp dưới, cáp}-nếu vân đề (hoặc vụ việc) phải phúc đáp nhiều lân, phúc đáp lần có nhiều văn đến vấn đề (hoặc vụ việc) (ví dụ quản lý xây dựng cơng trình tra vụ việc, giải khiếu nại ) thi phải lập hồ sơ riêng vấn đề (hoặc vụ việc) đó; vấn đề (hoặc vụ việc) mà phúc đáp lần tập hợp chung vào (hoặc sO) hồ sơ gọi “Hồ sơ giải vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý (ghi tên cụ thê lĩnh vực, phạm vi quan lý đơn vị chuyên viên) Đây dạng chúng giúp theo hồ sơ việc, dõi, nghiên Đối với văn di cé thé sau: - Hồ sơ xây dựng văn trưng phù hợp năm ban hành, lĩnh vực, địa danh, đối tượng quản lý - Dạng hồ sơ việc mà năm lập lĩnh vực kế hoạch có hồ sơ lập kế hoạch, giao kế hoạch, kiểm tra thực kế hoạch ; kế tốn có hồ sơ lập dự tốn, giao kinh phí, kiểm tra thực kinh phí ; cán có hồ sơ tuyển dụng, bổ nhiệm, lên lương, khen thưởng, ký luật [rong hồ sơ gồm nhiều văn trao đổi qua lại đơn vị Không thể lần ban hành văn vấn đề nói lại lập hồ sơ giữ Văn thư Và văn vân đề bị xé lẻ nhiều nơi theo số đăng ký tập lưu Trên số dạng văn quy phạm hồ sơ việc chủ yêu lập hướng dẫn (mỗi văn đến quan quản pháp luật, văn hỗ sơ) Bên dạng hô sơ: thường có thảo, biên dự hội thảo, ý kiến đóng góp chuyên gia quan có liên quan HỒ sơ khác với hồ sơ soạn thảo văn phúc đáp Hồ sơ soạn thảo văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn phản ánh trí tuệ tập thê việc quản lý vĩ mơ vân đề phạm vi nên tử văn văn ly Đây ví dụ, kinh nghiệm dé chung tơi muốn lý giải vệ không khoa học việc lưu văn đến lưu hỗ sơ trình ký Văn thư, mà nên làm để vừa quản lý tốt tài liệu, vừa tra tìm sử dụng tài liệu tiện lợi không giai đoạn văn thư, mà đáp ứng nhu cầu nghiên Cứu quan khác toàn xã hội sau giải cu thé, theo yeu cầu đối tượng cụ thê Việc biên soạn văn chuyển giao vào Lưu trữ Để giải cách toàn diện đầy đủ công tác lập hồ sơ việc lập hồ sơ hành hỒ sơ riêng cho văn bản, thêm với bạn đồng nghiệp rộng Còn văn phúc đáp vấn đề phúc đáp không cần lập mà nên tập hợp theo đặc quan, trao đổi vào dịp khác / ... tra ) đưa vào cứu thực văn cấp giai đoạn Văn thư hồ sơ việc để theo dõi việc - Văn đến quan cấp gửi để báo cáo, để thơng báo tình hình mà khơng cần phải phúc đáp đưa vào hồ sơ quản lý, theo dõi... thê việc quản lý vĩ mô vân đề phạm vi nên tử văn văn ly Đây ví dụ, kinh nghiệm dé chung muốn lý giải vệ không khoa học việc lưu văn đến lưu hỗ sơ trình ký Văn thư, mà nên làm để vừa quản lý tốt... ban hành văn vấn đề nói lại lập hồ sơ giữ Văn thư Và văn vân đề bị xé lẻ nhiều nơi theo số đăng ký tập lưu Trên số dạng văn quy phạm hồ sơ việc chủ yêu lập hướng dẫn (mỗi văn đến quan quản pháp
Ngày đăng: 29/05/2022, 07:29
Xem thêm: