BÀI THI MÔN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Đề bài Đề thi 02 Tìm hiểu quy trình quản lý văn bản điện tử đi tại cơ quan anh chị đang công tác Trình bày ưu điểm, hạn chế và đề xuất một số[.]
BÀI THI MÔN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Đề Đề thi 02: Tìm hiểu quy trình quản lý văn điện tử quan anh chị cơng tác Trình bày ưu điểm, hạn chế đề xuất số giải pháp? Bài làm I Quy trình quản lý văn điện tử quan - Văn điện tử văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định - Có 29 loại: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, công điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công (bỏ loại: Bản cam kết; Giấy đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ) - Cơ quan áp dụng số văn sau công tác quản lý giải văn đi: - Thực theo Thông Tư số 01/2019/TT-BNV Hà Nội ngày 24 tháng 01 năm 2019 Thơng tư quy định quy trình tra đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức - Thực theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2020 Nghị định công tác văn thư Nguyên tắc yêu cầu quản lý văn - Tất văn quan, tổ chức phải đăng ký vào Hệ thống - Số văn hệ thống quản lý văn quan, tổ chức - Xác nhận văn gửi đến địa quan, tổ chức, cá nhân có chức thẩm quyền giải - Bảo đảm văn chuyển giao tồn vẹn, an tồn mơi trường mạng - Thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2020 Nghị định công tác văn thư Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn - Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản: + Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn vào Hệ thống; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét; + Cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV - Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn xem xét, cho ý kiến chịu trách nhiệm nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn - Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn cho ý kiến chịu trách nhiệm nội dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho văn thư quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành văn - Văn thư quan tiếp nhận dự thảo, kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; chuyển dự thảo định dạng pdf (phiên 1.4 trở lên) trước trình người có thẩm quyền ký ban hành văn Việc cập nhật số văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang văn bản; mã định danh quan, thực chức Hệ thống - Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy Ban hành phát hành văn - Ban hành văn điện tử + Người có thẩm quyền ký ban hành văn ký số văn điện tử theo quy định, chuyển văn thư quan để làm thủ tục phát hành văn + Văn thư quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn chức Hệ thống; in đóng dấu quan, tổ chức để lưu văn thư 01 số lượng giấy phải phát hành đến đối tượng ký số quan, tổ chức theo quy định Điều 13 Thông tư phát hành văn điện tử + Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống - Phát hành văn số hóa từ văn giấy - Trường hợp quan, tổ chức ban hành văn giấy, văn thư quan thực số hóa văn giấy theo quy định , ký số quan, tổ chức theo quy định phát hành văn số hóa - Đối tượng nhận văn giấy + Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn điện tử; + Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn giấy để thực giao dịch khác theo quy định pháp luật 3 - Lưu văn điện tử Hệ thống - Lưu đồ ký ban hành, đăng ký phát hành văn quy định Hình thức chữ ký số người có thẩm quyền ký ban hành văn - Vị trí: vị trí ký người có thẩm quyền ký ban hành văn văn giấy - Hình ảnh: chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng (.png) Hình thức chữ ký số quan, tổ chức ban hành văn - Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký người có thẩm quyền phía bên trái; - Hình ảnh: dấu quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png); - Thông tin: Tên quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) Quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức công tác văn thư - Việc quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức công tác văn thư thực theo quy định Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước - Thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức phải giao văn cho văn thư quan quản lý trực tiếp sử dụng - Văn thư quan có trách nhiệm + Khơng giao thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; + Phải trực tiếp ký số quan, tổ chức vào văn quan, tổ chức ban hành; + Chỉ ký số quan, tổ chức vào văn quan, tổ chức ban hành sau có chữ ký số người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp số hóa II Những ưu điểm, hạn chế đề xuất số giải pháp Những ưu điểm văn điện tử quan - Sự đời tài liệu điện tử làm cho hoạt động quản lý cơng tác hành trở nên nhanh chóng, dễ dàng tiết kiệm Các ưu văn điện tử thể khía cạnh sau: - Sự chu chuyển văn nhanh chóng mơi trường điện tử: ưu vượt trội văn điện tử so với văn giấy Với đời internet, vài giây chuyển văn đến nơi trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc hình máy tính Khả chu chuyển nhanh chóng tài liệu đồng nghĩa với kịp thời thông tin việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí tăng đáng kể hiệu lao động - Bảo đảm q trình tra cứu xử lý thơng tin văn diễn nhanh chóng, thuận lợi - Chỉnh sửa văn đơn giản nhanh chóng ưu văn điện tử đi: Nếu trước đây, với tài liệu truyền thống giấy, việc sửa lại văn thường nhiều thời gian cơng sức (thường phải chép lại tồn trang tài liệu cần sửa) ngày nay, việc soạn thảo văn máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản nhanh chóng - Sử dụng văn điện tử hoạt động quản lý cho phép bảo đảm an tồn thơng tin, cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu - Bảo đảm việc quản lý văn từ chúng sản sinh đến chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt "vòng đời tài liệu") Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian kho tàng so với tài liệu giấy Trang bị hệ thống chu chuyển văn điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phịng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian tiền bạc cho vận chuyển văn đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu - Nâng cao hiệu suất cơng việc, cần có kết nối mạng nới đâu ban hành văn mà khơng cần phải có mặt trực tiếp quan - Khác với phương thức làm việc truyền thống, quản lý văn qua phần mềm giúp nhân viên phân bổ hợp lý công việc Toàn nghiệp vụ thực hoàn toàn hệ thống - Một bất cập lớn lưu văn lưu trữ văn bản, hồ sơ tài liệu thủ công, tiềm ẩn nhiều rủi ro tài liệu, cháy, hỏng, thất lạc Phần mềm quản lý văn khắc phục tối đa vấn đề - Tất giấy tờ, văn quan lưu trữ an toàn, tối đa bảo mật hệ thống sở liệu Chỉ người dùng có tài khoản phân quyền truy cập, sử dụng quản lý văn Điều giảm thiểu tối đa rủi ro rò rỉ liệu 5 Những hạn chế văn điện tử quan - Loại hình văn điện tử sử dụng với trợ giúp máy tính Điều tiềm ẩn nguy cơ: thứ nhất, để sử dụng chúng, cần hữu máy tính điện tử; thứ hai, ln có nguy hủy hoại hồn tồn tài liệu có trục trặc máy móc (phần cứng) hay xâm nhập virus (phần mềm) - Độ tin cậy giá trị pháp lý thông tin văn lưu trữ điện tử nay, chữ ký số phương tiện để khẳng định giá trị pháp lý văn lưu trữ điện tử Mặc dù lý thuyết, cần tài liệu ký chữ ký hiệu lực, nhiên, độ tin cậy giá trị pháp lý tài liệu vấn đề phải xem xét chữ ký số ký hết hiệu lực vào thời điểm tài liệu lưu trữ sử dụng - Vấn đề an tồn thơng tin, khả xâm nhập bất hợp pháp khả phá mã haker tồn đe dọa tính an tồn thơng tin - Vấn đề gốc, chính, sao: cơng tác lưu trữ tài liệu giấy, gốc ln có giá trị pháp lý cao Tuy nhiên, đơn giản chép tài liệu điện tử xóa nhịa ranh giới gốc, Việc tồn lúc nhiều gốc (bản chính) giống y hệt phân định giá trị câu hỏi chưa có lời giải đáp Ngoài ra, việc tiêu hủy văn điện tử khơng đồng nghĩa với việc tiêu hủy hồn tồn thông tin lý đơn giản chép tài liệu điện tử Đề xuất số giải pháp - Tập huấn sử dụng phần mềm tạo lập văn tới toàn thể CBNV quan - Văn thư quan thường xuyên cập nhật hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ văn điện tử, áp dụng rộng rãi quan - Đề xuất nâng cấp xây dựng phần mềm nhằm mục đích khắc phục tối đa hạn chế văn điện tử + Hoàn thiện Hệ thống office đầy đủ chức theo yêu cầu Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐCP, Thơng tư số 02/2019/TT-BNV giúp đảm bảo tồn văn điện tử + Hệ thống phần cứng nâng cấp đáp ứng tiêu chuẩn tốc độ xử lý, hiệu phần mềm khả lưu trữ đảm bảo tính bảo mật, an tồn an ninh thơng tin 6 + Nâng cấp Hệ thống Voffice phiên 4.0 thiết bị phần cứng, lưu trữ thời gian tới cần thực sau: + Phiên office có chức năng: Tiếp tục cập nhật tính nhằm đáp ứng yêu cầu quan có thẩm quyền: + Chức liên thơng văn quan hành qua Trục liên thông văn quốc gia (gồm gửi nhận văn qua Trục liên thông, theo d i trạng thái văn bản; tiếp nhận, từ chối nhận văn bản; đánh dấu văn gửi ) + Hệ thống thiết bị phần cứng: Đầu tư 02 thiết bị máy chủ chạy song song, dự phòng, nâng cấp hệ thống lưu trữ, đầu tư hệ thống bảo mật + Mở rộng dung lượng đường truyền internet Việc thuê đường truyền internet tốc độ cao đường Leased-Line (Leased-Line đường truyền có độ tin cậy cao, kết nối riêng biệt, có tốc độ từ 256Kbps, 512Kbps) cho ứng dụng bắt buộc nhằm giúp ứng dụng hoạt động tốt, đường truyền đảm bảo ổn định có tốc độ cao, phục vụ cho việc truy cập phần mềm quản lý văn Bộ Nội vụ từ môi trường internet người sử dụng Bộ nhanh hơn, cập nhật chuyển tải tài liệu đính k m có dung lượng lớn + Ngồi ra, cần nâng cấp thay máy vi tính l i thời cho cán bộ, công chức, viên chức để xử lý cơng việc nhanh hiệu quả./ ... ưu điểm văn điện tử quan - Sự đời tài liệu điện tử làm cho hoạt động quản lý cơng tác hành trở nên nhanh chóng, dễ dàng tiết kiệm Các ưu văn điện tử thể khía cạnh sau: - Sự chu chuyển văn nhanh... hợp lý cơng việc Tồn nghiệp vụ thực hoàn toàn hệ thống - Một bất cập lớn lưu văn lưu trữ văn bản, hồ sơ tài liệu thủ công, tiềm ẩn nhiều rủi ro tài liệu, cháy, hỏng, thất lạc Phần mềm quản lý văn. .. đảm việc quản lý văn từ chúng sản sinh đến chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt "vòng đời tài liệu" ) Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian kho tàng so với tài liệu giấy