Tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ tại ủy ban nhân dân quận cầu giấy, thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ HẢI UYÊN Mã số sinh viên : 1805QTVC062 Khóa : 2018 - 2022 Lớp : ĐHCQ QTVP 18C Hà Nội, 2022 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ HẢI UYÊN Mã số sinh viên : 1805QTVC062 Khóa : 2018 - 2022 Lớp : ĐHCQ QTVP 18C Hà Nội, 2022 LỜI CẢM ƠN Được phân cơng Khoa Quản trị văn phịng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tác giả hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp đề tài “Tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội” Để hoàn thành nhiệm vụ giao, nỗ lực học hỏi thân cịn có hướng dẫn tận tình thầy anh chị UBND quận Cầu Giấy Tác giả chân thành cảm ơn ThS Đỗ Thị Thu Huyền, người nhiệt tình hướng dẫn cho tác giả suốt thời gian làm khóa luận Tác giả xin cảm ơn tất cán bộ, công chức, nhân viên UBND quận Cầu Giấy giúp đỡ, dìu dắt tác giả suốt thời gian qua Đặc biệt chị Nguyễn Thu Trang – cán Văn thư – Lưu trữ Văn phòng UBND quận Cầu Giấy, số lượng công việc chị nhiều chị dành thời gian để hướng dẫn tác giả nhiệt tình Tuy nhiên, kiến thức chun mơn cịn hạn chế thân cịn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận góp ý, bảo quý thầy tồn thể cán bộ, cơng chức, nhân viên quan để khóa luận hồn thiện Tác giả xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2022 Sinh viên Nguyễn Thị Hải Uyên LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp cơng trình nghiên cứu riêng tác giả Các tư liệu, trích dẫn khóa luận có nguồn gốc rõ ràng, xác, trung thực, khách quan Số liệu sử dụng khóa luận hoàn toàn dựa khảo sát từ thực tế Những kết luận khoa học luận văn chưa cơng bố cơng trình Tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước lời cam đoan Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2022 Sinh viên Nguyễn Thị Hải Uyên DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT NGHĨA CỦA TỪ HĐND - UBND Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân NXB Nhà xuất MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Giả thuyết nghiên cứu 7 Bố cục đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 1.1 Một số khái niệm 1.1.3.1 Khái niệm văn 10 1.1.3.2 Khái niệm văn hành 11 1.1.3.3 Khái niệm văn quy phạm pháp luật 12 1.1.3.4 Khái niệm văn điện tử 12 1.2 Trách nhiệm việc tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ 15 1.2.1.1 Trách nhiệm thủ trưởng quan 15 1.2.1.2 Trách nhiệm Chánh Văn phòng 15 1.2.1.3 Trách nhiệm cán chuyên môn 16 1.3 Nội dung tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ 18 1.3.4.1 Tổ chức thực nghiệp vụ quản lý văn 21 1.3.4.2 Tổ chức thực nghiệp vụ lập hồ sơ 31 Tiểu kết chương 42 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 43 2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội 43 2.1.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn chung UBND quận Cầu Giấy 45 2.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND - UBND quận Cầu Giấy 46 2.2 Tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội 48 2.2.4.1 Tổ chức thực nghiệp vụ quản lý văn 51 2.2.4.2 Tổ chức, quản lý lập hồ sơ 62 2.3 Đánh giá chung 72 2.3.1.1 Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ quy định công tác văn thư, lưu trữ 72 2.3.1.2 Xây dựng ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư nói chung tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ nói riêng 73 2.3.1.3 Công tác tổ chức cán thực quản lý văn lập hồ sơ 73 2.3.1.4 Công tác quản lý văn 74 2.3.1.5 Công tác Lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan 75 Tiểu kết chương 78 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 79 3.1 Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức cán bộ, công chức tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ 79 3.2 Nhóm giải pháp tạo động lực làm việc cho cán bộ, công chức UBND quận Cầu Giấy 81 3.3 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ 83 3.4 Thực tra, kiểm tra giải khiếu nại, tố cáo việc tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ 84 3.5 Đẩy mạnh thực đạo mở rộng trục liên thông văn quốc gia 85 3.6 Giải pháp nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin việc tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ 86 3.7 Tăng cường đầu tư kinh phí, hạ tầng kỹ thuật 86 KẾT LUẬN 88 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 PHỤ LỤC 95 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Cổng Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy 43 Hình 2.2: Phòng Văn thư – Lưu trữ UBND quận Cầu Giấy 49 Hình 2.3: Mẫu sổ đăng ký văn UBND quận Cầu Giấy 53 Hình 2.4: Hệ thống quản lý văn UBND quận Cầu Giấy 55 Hình 2.5: Cán Văn thư – Lưu trữ thực đăng ký văn hệ thống 56 Hình 2.6: Mẫu chữ ký số lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy 57 Hình 2.7: Mẫu dấu “ĐẾN” UBND quận Cầu Giấy 59 Hình 2.8 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến UBND quận Cầu Giấy 60 Hình 2.9: Hội nghị tập huấn công tác văn thư UBND quận Cầu Giấy 65 Hình 2.10: Hội nghị tổng kết phong trào thi đua năm 2021 UBND quận Cầu Giấy 67 Hình 2.11: Hệ chương trình quản lý văn hồ sơ công việc UBND quận Cầu Giấy 71 PHỤ LỤC Phụ lục Quyết định số 07/2017/QĐ-UBND ngày 07/7/2017 Chủ tịch UBND quận Cầu Giấy việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Hội dồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy 95 96 97 98 99 100 101 102 103 Phụ lục Cơ cấu tổ chức UBND quận Cầu Giấy Văn phịng HĐND-UBND Phó Chủ tịch Thanh tra Quận UBND quận (Trần Việt Hà) Phòng Nội vụ Chủ tịch UBND quận Cầu Giấy Phó Chủ tịch Phịng Tài – Kế hoạch (Bùi Tuấn Anh) (Trần Đình Cường) UBND quận Phó Chủ tịch UBND quận (Trịnh Thị Dung) Phòng Kinh tế Phịng Văn hóa Thơng tin Phịng Tư pháp Phịng Lao động – Thương binh xã hội Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Y tế Phòng Tài nguyên mơi trường Phịng Quản lý thị Đội quản lý trật tự xây dựng đô thị 104 Phụ lục Mẫu Danh mục hồ sơ ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUẬN CẦU GIẤY DANH MỤC HỒ SƠ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY Năm 2021 (Ban hành kèm theo Quyết định số… ngày tháng năm ….) Số ký hiệu Tên đề mục tiêu đề hồ Thời hạn sơ bảo quản HS (1) (2) (3) Đơn vị/ Ghi người lập hồ sơ (4) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có …….(1) hồ sơ, bao gồm: …………….(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ tên 105 (5) Phụ lục Một số trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng UBND quận Cầu Giấy Máy tiêu hủy tài liệu 106 Máy scan tài liệu 107 Máy photocopy 108 Phụ lục Thông báo việc giới thiệu chức vụ mẫu chữ ký Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND quận Cầu Giấy nhiệm kỳ 2021 – 2026 109 ... CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 43 2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội ... luận tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ Chương Thực trạng tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Chương Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức, quản. .. LƯỢNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 79 3.1 Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức cán bộ, công chức tổ chức, quản lý văn lập hồ sơ