(Nguồn: Tác giả tự chụp)
- Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống: Văn thư UBND quận Cầu Giấy tiếp nhận văn bản từ các cơ quan, phòng, ban và đăng ký vào Hệ thống. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và giải quyết công việc UBND quận Cầu Giấy các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
61 Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản được Văn thư UBND quận Cầu Giấy trình luôn trong ngày và chuyển văn bản đến nơi nhận xử lý. Đối với văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản đến, các cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của Quận. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn được giải quyết ngay.
* Đối với văn bản điện tử Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư cơ quan đã kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
Cơ quan nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
Bước 2. Đăng ký văn bản đến
Việc đăng ký văn bản điện tử đến thực hiện trên hệ thống. Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến
Mỗi cán bộ, công chức tại UBND quận Cầu Giấy được cấp tài khoản để vào Hệ thống quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư UBND quận Cầu Giấy trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
Người có thẩm quyền UBND quận Cầu Giấy ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc
62
người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản điện tử đến, cán bộ văn thư UBND quận Cầu Giấy có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản điện tử đến theo thời hạn quy định của Quận.
2.2.4.2. Tổ chức, quản lý lập hồ sơ
a. Lập Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ UBND gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ.
(Phụ lục 3. Danh mục hồ sơ UBND quận Cầu Giấy)
Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức UBND quận Cầu Giấy (phòng Nội vụ, Thanh tra, Phòng Tài chính – Kế toán;… ).
Các đề mục lớn được cán bộ Văn thư – Lưu trữ thực hiện đánh số liên tục bằng chữ số La Mã, các đề mục nhỏ trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập, chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do UBND quận Cầu Giấy quy định.
Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.
Việc đánh số hồ sơ UBND quận Cầu Giấy áp dụng: số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
63 Bước 1: Mở hồ sơ
Cán bộ bộ phận Văn thư – Lưu trữ tại UBND quận Cầu Giấy được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ. Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hồ sơ
Cán bộ bộ phận Văn thư – Lưu trữ tại cơ quan được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
Kết thúc hồ sơ khi công việc đã giải quyết xong.
Đối với hồ sơ giấy: Cán bộ Văn thư – Lưu trữ UBND quận cầu Giấy lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
Đối với hồ sơ điện tử: Cán bộ Văn thư – Lưu trữ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
c. Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
Tại UBND quận Cầu Giấy chưa xảy ra trường hợp nào Cán bộ Văn thư – Lưu trữ thực hiện nộp lưu không đúng trình tự, thủ tục quy định.
64
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Tùy thuộc vào nội dung của hồ sơ mà thời hạn nộp, lưu hồ sơ UBND quận Cầu Giấy khác nhau.
Thủ tục nộp lưu:
Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức thực hiện quản lý văn bản và lập hồ sơ
Theo tác giả, con người là yếu tố quyết định cho sự thành công của mọi hoạt động, cơ quan có một nguồn nhân lực tốt đồng nghĩa với hiệu quả hoạt động của cơ quan đó sẽ cao và ngược lại nguồn nhân lực yếu sẽ làm trì trệ, cản trở sự phát triển của cơ quan.
Để hoạt động tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ của cơ quan được thực hiện tốt hơn, lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy đã rất chú trọng đến công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, thường xuyên tổ chức tập huấn năng cao trình độ, nghiệp vụ về tổ chức, quản lý văn bản nói riêng và công tác văn thư nói chung.
Mỗi năm, UBND quận Cầu Giấy đều tổ chức lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Bồi dưỡng chính trị Quận cho các học viên là cán bộ, công chức thuộc các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc Quận. Thông qua các buổi tập huấn như vậy đã góp phần nâng cao kỹ năng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức.
65
Hình 2.9: Hội nghị tập huấn về công tác văn thư tại UBND quận Cầu Giấy
(Nguồn: https://caugiay.hanoi.gov.vn)
Xã hội luôn vận động và phát triển từng ngày, từng giờ vì vậy nên những quy định của Nhà nước cũng thường xuyên có sự cập nhật, thay đổi để phù hợp với sự phát triển của xã hội. Trong hoạt động tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ nói riêng và công tác văn thư nói chung thì tiêu biểu đó chính là sự ra đời của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về công tác văn thư.Nghị định này thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. Bên cạnh đó là sự hết hiệu lực của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Trong quá trình khảo sát tại UBND quận Cầu Giấy, tôi thấy
66
đa phần đội ngũ cán bộ, công chức của cơ quan đã kịp thời nắm bắt và cập nhật những quy định mới nhất để áp dụng thực hiện tổ chức quản lý văn bản và lập hồ sơ cho cơ quan.
Tổ chức thi đua, khen thưởng trong quản lý văn bản và lập hồ sơ tại UBND quận Cầu Giấy
Khen thưởng có tính chất động viên tinh thần cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói chung và tổ chức, quản lý văn bản, lập hồ sơ nói riêng có động lực phấn đấu, phát huy năng lực, trách nhiệm với công việc, gắn bó với cơ quan. Bên cạnh đó, xử lý vi phạm triệt để có tính răn đe nhằm đảm bảo không còn trường hợp sai phạm trong công tác văn thư tránh ảnh hưởng xấu đến cơ quan.
UBND quận Cầu Giấy rất chú trọng đến hoạt động thúc đẩy các phong trào thi đua và khen thưởng nhằm tạo động lực làm việc hăng say cho toàn bộ cán bộ, công chức tại cơ quan. Giai đoạn 2021 – 2022 với sự nỗ lực của các cấp, các ngành, các tầng lớp nhân dân trong quận, phong trào thi đua của quận Cầu Giấy tiếp tục có nhiều đổi mới về nội dung và hình thức, ngày càng thiết thực, hiệu quả. Quận đã phát động và kêu gọi tham gia nhiều phong trào thi đua yêu nước, tạo động lực mới, góp phần hoàn thành các nhiệm vụ chính trị được giao; kinh tế - xã hội của quận đạt được kết quả toàn diện.
67
Hình 2.10: Hội nghị tổng kết phong trào thi đua năm 2021 tại UBND quận Cầu Giấy
(Nguồn: https://caugiay.hanoi.gov.vn)
Thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến tổ chức quản lý văn bản và lập hồ sơ
Tại UBND quận Cầu Giấy, mỗi năm đã có kế hoạch thanh tra, kiểm tra về thực hiện quy trình quản lý văn bản và lập hồ sơ gồm: quy trình, thủ tục quản lý văn bản đi, văn bản đến; hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc của năm; tình hình xây dựng Danh mục hồ sơ;…
Theo định kỳ, hàng tháng Chánh Văn phòng HĐND – UBND quận Cầu Giấy sẽ thực hiện kiểm tra trực tiếp trên phần mềm mà văn thư cơ quan đã nhập. Tuy có thực hiện kiểm tra nhưng văn phòng lại không có những tiêu chuẩn cụ thể để xếp loại, đánh giá. Vì vậy, kiểm tra về cơ bản vẫn còn mang tính hình thức nên dẫn đến hiệu quả thực hiện công tác văn thư chưa cao.
68
UBND quận Cầu Giấy đã tiếp nhận nhiều văn bản tố cáo, khiếu nại. Tuy nhiên, trong vấn đề giải quyết tố cáo, khiếu nại về tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ thì tại UBND quận Cầu Giấy chưa có trường hợp nào xảy ra qua những năm gần đây.
Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong quản lý văn bản và lập hồ sơ
Trong hoạt động nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học vào tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ cán bộ văn thư của cơ quan thực hiện những đề tài nghiên cứu để ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư nói chung và tổ chức, quản lý văn bản, lập hồ sơ nói riêng. Tuy nhiên, tại UBND quận Cầu Giấy chưa có đề tài nghiên cứu khoa học nào để ứng dụng vào tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ.
Bên cạnh đó, thực hiện sự chỉ đạo của UBND Thành phố, UBND quận Cầu Giấy đã chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính. Trong văn bản Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 05/01/2021 của UBND quận Cầu Giấy về việc Cải cách hành chính năm 2021 của UBND quận Cầu Giấy, UBND quận đã đề ra một số nội dung cải cách hành chính quan trọng như: Cải cách thể chế; Cải cách thủ tục hành chính và thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông; Cải cách tổ chức bộ máy; Cải cách chế độ công vụ; Cải các tài chính công và quan trong nhất trong số đó là nội dung Xây dựng và phát triển Chính quyền điện tử, Chính quyền số. Nội dung này đã được đề cập trước đó với tên tiêu đề là “Hiện đại hóa hành chính” trong Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 02/01/2020 của UBND quận Cầu Giấy về việc Cải cách hành chính năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy. Có thể thấy, đây là một nội dung tương đối mới so với những nội dung khác và được đề cập nhiều trong
69
những năm gần đây, nếu làm tốt sẽ giúp UBND quận trở nên hiện đại hơn, năng động hơn và đạt hiệu quả công việc cao hơn.
a. Một số thiết bị phục vụ tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ - Máy photocopy
Là công cụ văn phòng dùng để copy, để tạo ra những bản sao nhanh chóng và tiện lợi cho những người cần bản sao, có khả năng thu nhỏ, chỉnh sửa biên tập hình ảnh, có khả năng photo đen trắng, vừa có thể photo màu, 1 mặt, 2 mặt, qua đó giúp tiết kiệm thời gian làm việc.
- Tủ đựng hồ sơ, tài liệu
Dùng để đựng tài liệu giúp đảm bảo an toàn , cho mọi tài liệu quan trọng trong cơ quan , làm cho phòng làm việc ngăn nắp dễ dàng và phân loại, quản lý tài liệu gọn gàng và khoa học. Quản lý các tài liệu trong tủ đảm bảo được thời gian giúp tìm nhanh các tài liệu liên quan hiệu quả giúp phân loại các tài liệu riêng từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Tại các phòng làm việc của UBND quận Cầu Giấy được bố trí và đặt 3-5 tủ đảm bảo đựng đủ hồ sơ, tài liệu của các phòng.
- Máy tính kết nối mạng
Dùng để kết nối với máy in các dữ liệu với nhau qua mạng tạo và thu được những thông tin cần thiết từ máy này sang máy khác giúp tiết kiệm thời gian cho làm việc
Ngoài ra, UBND quận Cầu Giấy còn trang bị nhiều trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng, bao gồm: 16 máy quét văn bản (scan), 02 chiếc máy fax, 05 máy hủy tài liệu.
(Phụ lục 4. Một số trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng UBND quận Cầu Giấy)
70
Nhằm hỗ trợ cho công việc của nhân viên, không chỉ các phần mềm ứng dụng buộc phải có trong văn phòng như Microsoft Word, Microsoft Exel, Microsoft PowerPoin,… Cơ quan còn sử dụng phần mềm Eoffice quản lý (cập nhật) văn bản đi - đến, mạng internet nối mạng cục bộ, mạng cáp quang. Các trang bị ứng dụng phần mềm này đã giúp tạo nên một văn phòng hiện đại, năng động, hiệu quả và chuyên nghiệp.
Ngoài ra, mạng xã hội facebook hay mạng OTP zalo cũng là ứng dụng giúp việc tích cực cho các cuộc hội họp và trưng cần ý kiến nhân viên được thực hiện một cách linh hoạt, hữu ích.
71
Hình 2.11: Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc UBND quận Cầu Giấy
72
Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ
Công tác sơ kết, tổng kết công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ được xác định là việc làm cần làm thường xuyên của cơ quan. Qua đó, nhằm đánh giá những việc đã làm được, những khó khăn, vướng mắc, rút ra bài học kinh nghiệm và giải pháp chỉ đạo thực hiện. Hằng năm, UBND quận Cầu Giấy đều