7. Bố cục của đề tài
1.2. Trách nhiệm trong việc tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ
Trách nhiệm trong tổ chức, quản lý văn bản
1.2.1.1. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý công tác văn thư nói chung và tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ nói riêng trong cơ quan, tổ chức mình. Ngoài ra còn hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư, công tác quản lý và giải quyết văn bản cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Để thực hiện được nhiệm vụ này, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức có thể giao nhiệm vụ cho Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý và giải quyết công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức mình.
Ngoài ra, phụ thuộc vào điều kiện, tình hình cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà lãnh đạo các cơ quan, tổ chức có thể thực hiện thêm một số công việc như: xem xét và cho ý kiến chỉ đạo về việc chuyển giao, giải quyết văn bản đến của cơ quan; kiểm tra việc chấp hành các quy định của cấp dưới hoặc ở các đơn vị trực thuộc.
1.2.1.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công tác văn thư nói chung và tổ chức, quản lý văn bản, lập hồ sơ nói riêng ở cơ quan, tổ chức mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ về công tác này ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Chánh Văn phòng phải trực tiếp thực hiện các công việc sau:
16
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân công cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức Chính trị - Xã hội về những công việc quan trọng. Ký thừa lệnh lãnh đạo cơ quan, tổ chức một số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. - Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
- Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ trong phạm vi quyền hạn của mình.
1.2.1.3. Trách nhiệm của cán bộ chuyên môn
Tất cả cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư nói chung, công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ nói riêng có liên quan đến của mình, cụ thể:
- Đối với việc quản lý văn bản đến: Tiếp nhận văn bản đến, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, trình văn bản đến đăng ký văn bản đến, chuyển giao văn bản đến.
- Đối với việc quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản; ghi số, thời gian, đóng dấu văn bản đi và làm thủ tục phát hành văn bản đi, sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu.
- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản.
- Thực hiện đúng mọi quy định của các cơ quan, tổ chức.
Trách nhiệm trong tổ chức lập hồ sơ
Căn cứ Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ ban hành về Công tác văn thư được quy định như sau:
* Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
17
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
* Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính
- Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
* Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
- Các cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
- Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn
18
giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.