(Nguồn: Tác giả tự chụp)
Tổ chức nhân sự thực hiện quản lý văn bản và lập hồ sơ
Do loại hình văn thư tại UBND quận Cầu Giấy theo hình thức tập trung nên các công việc văn thư nói chung và công việc thực hiện quản lý văn bản, lập hồ sơ đều do bộ phận Văn thư – Lưu trữ đảm nhiệm. Tuy nhiên, đây là bộ phận chuyên môn đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng nên tổ chức nhân sự Văn thư nằm tỏng cơ cấu tổ chức nhân sự khối Văn phòng HĐND – UBND quận. Để thực hiện tốt các công việc, các hoạt động nghiệp vụ nêu trên thì yếu tố không thể thiếu đó là nhân sự. Các công việc, các hoạt động đó được thực hiện tốt, đạt hiệu quả hay không thì phụ thuộc một phần rất lớn đến yếu tố nhân lực thực thi nhiệm vụ. Tại mỗi cơ quan, tổ chức thì các hoạt động
50
đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Để thực hiện, quản lý được tốt các văn bản, tài liệu thì nhân sự làm công tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc thực hiện hoạt động đó, giữ vị trí then chốt trong cơ quan.
Đầu tiên, về sắp xếp, bố trí số lượng thực hiện tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ gồm 02 cán bộ. Trong đó 01 cán bộ - chị Đỗ Hồng Ngọc thực hiện đảm nhiệm tiếp nhận và quản lý văn bản đến cơ quan và 01 cán bộ - chị Nguyễn Thu Trang đảm nhiệm thực hiện quản lý văn bản đi và phát hành văn bản do cơ quan ban hành.
Thứ hai, về trình độ học vấn. 02 cán bộ thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ nói chung và thực hiện tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ nói riêng đều có trình độ cao đẳng, đại học trở lên được đào tạo theo đúng chuyên ngành.
UBND quận Cầu Giấy không chỉ tập trung vào bố trí, sắp xếp cán bộ thực hiện tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ mà UBND quận còn rất chú trọng về công tác đào tạo nhân sự. Hàng năm, quận đều tổ chức các chương trình, các lớp bồi dưỡng kiến thực quản lý hành chính nước, cập nhật tính mới trong công tác văn thư và quản lý văn bản, lập hồ sơ.
Xây dựng, ban hành văn bản và chỉ đạo thực hiện văn bản về tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ UBND quận Cầu Giấy đã ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư trong đó có quy định tổ chức quản lý văn bản, lập hồ sơ như sau:
Luật Tổ chức chính quyền địa phương ban hành ngày 19/06/2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019 và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành. Theo đó UBND quận Cầu Giấy sẽ căn cứ vào chức năng,
51
nhiệm vụ của mình mà ban hành nội dung văn bản nói chung, văn bản hành chính nói riêng phù hợp theo thẩm quyền Luật định.
Khi thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử, UBND quận Cầu Giấy thực hiện theo Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 của UBND thành phố Hà Nội về việc Ban hành Quy chế Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội.
UBND quận Cầu Giấy căn cứ Kế hoạch số 243/KH-UBND ngày 18/12/2020 của UBND thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 triển khai thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan; Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.
Dựa vào các văn bản quy định và hướng dẫn của cơ quan cấp trên từ đó UBND quận đã ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết hơn đối với cơ quan mình. Qua khảo sát cho thấy công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ đã nhận được sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và đã nhận rõ được vai trò, tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào kho lưu trữ nên đã ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác này nhằm đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ trong quá trình thực hiện.
Tổ chức thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản và lập hồ sơ
2.2.4.1. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản
a. Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND quận Cầu Giấy * Đối với văn bản giấy
52
Bước 1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Số và thời gian ban hành văn bản tại UBND quận Cầu Giấy được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan là duy nhất trong một năm.
Đối với việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
Bước 2. Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư.
Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
53