7. Bố cục của đề tài
3.1. Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong tổ
tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ
UBND Quận là đơn vị hành chính quan trọng, gián tiếp tiếp xúc và giải quyết các công việc hàng ngày của nhân dân. Trong hệ thống chính trị, UBND Quận có một vị trí rất quan trọng, là cầu nối trực tiếp của hệ thống chính quyền thành phố với hệ thống chính quyền cấp phường và nhân dân, thực hiện hoạt động quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn Quận.
Đội ngũ cán bộ, công chức của UBND Quận có vai trò hết sức quan trọng trong xây dựng và hoàn thiện bộ máy chính quyền, trong hoạt động thi hành nhiệm vụ, công vụ, trong đó bao gồm cả công tác văn thư nói chung và quản lý văn bản, lập hồ sơ nói riêng. Như vậy, để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản và lập hồ sơ của chính quyền UBND quận, tác giả xin đưa ra một số giải pháp cụ thể sau:
Nâng cao nhận thức của thủ trưởng cơ quan
Sự quan tâm và làm tốt tổ chức quản lý văn bản và lập hồ sơ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính Nhà nước được thông suốt,
80
nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Đối với lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy và lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND quận Cầu Giấy cần có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư nói chung và tổ chức quản lý văn bản và lập hồ sơ nói riêng.
Thực tế tại UBND quận Cầu Giấy cho thấy vẫn tồn tại một số ít cán bộ lãnh đạo còn xem nhẹ chất lượng của công tác văn thư lưu trữ, quản lý văn bản và lập hồ sơ, trong khi đó mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận khi tham gia soạn thảo, quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, gắn bó. Vì vậy, nâng cao nhận thức của lãnh đạo cơ quan có thể được xem là yếu tố quan trọng giúp nâng cao chất lượng tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ của chính quyền UBND quận Cầu Giấy.
Bản thân cán bộ lãnh đạo cần thường xuyên tiến hành kiểm tra, rà soát tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ của cơ quan mình; thường xuyên cập nhật những quy định mới của cơ quan cấp trên về tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ; Chú ý quan sát, học hỏi cách thức làm hay về tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ của những cơ quan khác trong quá trình đi công tác.
Bên cạnh đó, các cấp lãnh đạo cần linh hoạt trong cách thức tổ chức và quản lý văn bản, lập hồ sơ theo tình hình thực tế. Cần quan tâm hơn nữa đến đời sống của cán bộ, công chức, trong công việc nên động viên và tạo tâm lí thoải mái hơn nữa.
Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức cơ quan
Cần nâng cao nhận thức, thay đổi tư duy của cán bộ, công chức về công tác văn thư nói chung và việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu. Vì tài liệu trong mỗi hồ sơ có vai trò rất quan trọng nó phản ánh nội dung công việc đã giải quyết. Nó là công cụ, là cơ sở để xử lý, giải quyết công việc
81
theo chức trách, nhiệm vụ được giao và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc mà cán bộ, công chức đảm nhiệm. Mỗi cán bộ, công chức cần nhận thức được việc quản lý văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mình. Mặt khác, lập hồ sơ hiện hành là biểu hiện của ý thức trách nhiệm và phản ánh hiệu quả công việc của mỗi cán bộ, công chức.
Ngoài ra, sự tham mưu, góp ý, phản ánh kịp thời của các đơn vị nhất là Văn phòng là vô cùng cần thiết và quan trọng đối với hoạt động nâng cao nhận thức cho lãnh đạo về công tác văn thư nói chung và việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu. Tham mưu dưới những hình thức khác nhau nhưng đảm bảo đúng và tinh tế. Có thể tham mưu trên cơ sở những kết quả đạt được và hạn chế của tổ chức và quản lý văn bản, lập hồ sơ tại UBND quận Cầu Giấy.