7. Bố cục của đề tài
1.3. Nội dung tổ chức, quản lý văn bản và lập hồ sơ
1.3.4.2. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lập hồ sơ
a. Các loại hồ sơ
Tùy vào hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức mà hồ sơ được hình thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác nhau. Ở các cơ quan, tổ chức, hồ sơ hiện hành phổ biến nhất có ba loại cơ bản: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
* Hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc là tập tài liệu theo dõi, xử lý một công việc nào đó. Trong hồ sơ công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc đến tài liệu kết thúc công việc.
Ví dụ:
- Hồ sơ về một cuộc họp (hội nghị nghiên cứu khoa học, hội nghị tổng kết công tác năm,…);
- Hồ sơ giải quyết công việc (giải quyết bình xét thi đua khen thưởng, xét nâng bậc lương cho cán bộ, công chức,…).
* Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là một tập tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể.
Ví dụ:
- Hồ sơ sinh viên lớp Quản trị văn phòng 18C
- Hồ sơ cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy * Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào đó. Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, dựa theo từng mặt nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà thu thập những văn
32
bản quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hàng ngày.
Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không bắt buộc là bản chính, có thể là bản sao nhưng còn hiệu lực pháp lý.
Ví dụ:
- Tập tài liệu các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ làm việc cán bộ, công chức cơ quan.
- Tập tài liệu những văn bản về chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức cơ quan.
b. Yêu cầu của việc lập hồ sơ
Để đảm bảo chất lượng hồ sơ được lập trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân, tác giả tóm lược một số yêu cầu của hồ sơ như sau:
Thứ nhất, yêu cầu về thành phần của hồ sơ: Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức. Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc (Khoản 1, Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ). Hồ sơ phải có dữ liệu đặc tả đi kèm (dữ liệu đặc tả của từng văn bản trong hồ sơ tạo thành siêu dữ liệu của hồ sơ).
Thứ hai, yêu cầu về tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập của hồ sơ: Khi giao nhận tài liệu lưu trữ, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải đảm bảo về mặt nội dung, cấu trúc và được bảo vệ không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại hay bị mất dữ liệu. Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đáp ứng được tiêu chuẩn của Dữ liệu thông tin đầu vào - đó là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều
33
kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu (Khoản 3, Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP).
Thứ ba,yêu cầu sự liên kết các văn bản của hồ sơ và liên kết hồ sơ với dữ liệu đặc tả; hồ sơ phải liên kết chính xác với dữ liệu đặc tả kèm theo; các văn bản, tài liệu của hồ sơ được liên kết với mục lục văn bản của hồ sơ.
Thứ tư, yêu cầu sự phù hợp với các quy định hiện hành của pháp luật. Chất lượng hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Tài liệu trong hồ sơ cần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc. Khi lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể. Tài liệu trong hồ sơ cần được sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, phản ánh chính xác quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc.
c. Quy trình lập hồ sơ
Căn cứ tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 về Công tác văn thư:
* Lập Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.
Xây dựng danh mục hồ sơ thực hiện qua 5 bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của Danh mục hồ sơ. Bước 2: Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị, người lập.
34
Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ: Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của nhà nước để dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ.
Bước 4: Sắp xếp, đánh số và ký hiệu hồ sơ: Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng chữ viết tắt) của đề mục lớn.
Bước 5: Hoàn thiện dự thảo và trình ký: Bộ phận văn thư, lưu trữ trình bộ phận Văn phòng hoặc Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành vào đầu năm. Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các cá nhân, đơn vị có liên quan để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế thì kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của đơn vị mình để văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
* Lập hồ sơ yêu cầu cần phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức; Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
Lập hồ sơ được thực hiện qua 3 bước, cụ thể như sau: Bước 1: Mở hồ sơ
- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
- Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
- Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
35
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
- Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
- Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
- Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
* Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
Để việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đạt hiệu quả thì khi tiến hành nộp lưu cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Xây dựng và ban hành Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Kế hoạch cần ghi rõ khối tài liệu, thời gian, địa điểm để các đơn vị có hồ sơ, tài liệu nộp lưu có thời gian chuẩn bị để giao nộp đúng thành phần theo Kế hoạch.
Bước 2: Tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu Căn cứ vào Kế hoạch đã ban hành, các đơn vị tập, cá nhân hoàn thiện việc lập hồ sơ; Xác định những hồ sơ có giá trị lưu trữ và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. Đối với những hồ sơ đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lại đơn vị để phục vụ công việc phải được sự đồng ý về thời hạn giao nộp của Thủ trưởng cơ quan. Cán bộ phụ
36
trách công tác văn thư căn cứ vào Danh mục hồ sơ và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã lập tiến hành kiểm đếm, đối chiếu hồ sơ, tài liệu theo thực tế thực hiện tiếp nhận hồ sơ, tài liệu kèm “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung.
Bước 3: Hoàn thành thủ tục giao nộp: Hai bên tiến hành lập Biên bản giao nhận tài liệu ghi rõ thời gian, địa điểm giao nhận, bên giao, bên nhận, tên khối tài liệu giao nộp, thời gian của tài liệu, số lượng tài liệu, tình trạng tài liệu giao nộp; Biên bản phải được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị như nhau.
Bước 4: Báo cáo kết quả thu thập Hồ sơ, tài liệu: Sau mỗi đợt thu thập hồ sơ, tài liệu, cán bộ văn thư lập báo cáo kết quả thu thập hồ sơ, tài liệu báo cáo Chánh Văn phòng về số lượng, chất lượng hồ sơ được giao nộp, khó khăn, vướng mắc, tồn tại, hạn chế … để có hướng giải quyết.
Quản lý đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức
Đào tạo, bồi dưỡng là một trong những nội dung quan trọng của hoạt động quản lý và phát triển nguồn nhân lực nói chung ở nước ta và nguồn nhân lực trong các cơ quan nhà nước nói riêng.
Quản lý đào tạo và bồi dưỡng là sự tác động của chủ thể quản lý tới các đối tượng quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung đã đề ra; hay nói cách khác là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, triển khai bồi dưỡng và kiểm tra công việc bồi dưỡng để nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra.
Bồi dưỡng cán bộ, công chức có vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ công chức chuyên nghiệp trong nền hành chính hiện đại. Vì vậy, hàng năm Nhà nước thực hiện đầu tư ngân sách cho hoạt động bồi dưỡng cán bộ, công chức.
37
Thi đua, khen thưởng trong quản lý văn bản và lập hồ sơ
Tại các cơ quan tổ chức, đơn vị, cá nhân thực hiện xuất sắc nhiệm vụ theo quy định của cơ quan và các quy định của pháp luật về công tác văn thư thì được xét khen thưởng theo Quy chế thi đua – khen thưởng của cơ quan.
Khen thưởng trong công tác văn thư nói chung và tổ chức, quản lý văn bản, lập hồ sơ nói riêng là ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với cá nhân, tập thể có thành tích trong công tác văn thư trong đó gồm các hoạt động quản lý văn bản, lập hồ sơ. Khen thưởng có tính chất động viên tinh thần cho cán bộ, công chức quản lý văn bản và lập hồ sơ có động lực phấn đấu, phát huy năng lực, trách nhiệm với công việc, gắn bó với cơ quan.
Thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tổ cáo về quản lý văn bản và lập hồ sơ
Thanh tra Chính phủ đã ban hành Thông tư số 02/2021/TT-TTCP quy định về chế độ báo cáo, nội dung báo cáo, hình thức báo cáo, phương thức gửi báo cáo, trách nhiệm báo cáo công tác thanh tra, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng và Thông tư số 05/2021/TT-TTCP quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh. Thông tư có 32 điều. Thông tư này áp dụng đối với cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước và người có thẩm quyền trong cơ quan, tổ chức, đơn vị trong việc xử lý đơn và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan. Việc xử lý đơn phải bảo thực hiện đúng pháp luật; nhanh chóng, kịp thời; chính xác, thống nhất và tạo điều kiện cho công dân trong việc thực hiện các thủ tục về phản ánh, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị.
Tại Khoản 1 Điều 3 Luật Thanh tra số 56/2010/QH12: Thanh tra nhà nước là hoạt động xem xét, đánh giá, xử lý theo trình tự, thủ tục do pháp luật
38
quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện chính sách pháp luật, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Thanh tra nhà nước bao gồm thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành.
Tại Khoản 3 Điều 3 Luật Thanh tra số 56/2010/QH12: Thanh tra chuyên ngành là hoạt động thanh tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo ngành, lĩnh vực đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc chấp hành pháp luật chuyên ngành, quy định về chuyên môn – kỹ thuật, quy tắc quản lý thuộc ngành, lĩnh vực đó.
Hình thức kỷ luật trong công tác văn thư nói chung và quản lý văn bản, lập hồ sơ nói riêng. Theo Nghị định số 112/2020/NĐ-CP ngày 18/9/2020 của Chính phủ ban hành về xử lý kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức. Theo đó, trong Nghị định có đưa ra các nguyên tắc xử lý kỷ luật, các hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức,…Các đơn vị, cá nhân nào vi phạm các quy định của cơ quan và các quy định của pháp luật về công tác văn thư nói chung và quản lý văn bản, lập hồ sơ nói riêng thì tùy tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm theo pháp luật.
Đơn vị sự nghiệp công lập có vị trí, vai trò quan trọng trong đời sống xã hội. Với quy mô và phạm vi hoạt động rộng, nội dung đặc thù, các đơn vị sự nghiệp phải bảo đảm thực hiện các nhiệm vụ chính trị mà các cơ quan chủ quản giao. Để bảo đảm hoạt động hiệu quả, thực hiện tốt các quyết định quản lý của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập, cần thiết có các thiết chế giúp kiểm tra, giám sát và kiểm soát quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác. Tuy nhiên, việc tổ chức và hoạt động thanh tra, kiểm tra trong các đơn vị sự nghiệp công lập sẽ bộc lộ những bất cập, hạn chế nhất định, làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các đơn vị.
39
Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong quản lý văn bản và lập hồ sơ
Vai trò của nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và đổi mới sáng tạo công nghệ được khẳng định và làm sâu sắc hơn trong Văn kiện Đại hội XIII của Đảng và được thể hiện xuyên suốt trong các mục tiêu của Kế hoạch hành động quốc gia, là công cụ then chốt trong thực hiện các mục tiêu phát triển bền vững; đóng vai trò quan trọng trong tăng trưởng kinh tế, giải quyết các thách thức trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội.
Song song với sự phát triển của khoa học công nghệ thì việc ứng dụng