Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn thành phố hồ chí minh giai đoạn 1986 2006

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN VĂN BÁU CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LỊCH SỬ CHUYÊN NGÀNH: LỊCH SỬ VIỆT NAM Mã số: 60.22.54 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN VĂN BÁU CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒÀ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 Chuyên ngành: Lịch sử Việt Nam Mã số: 60.22.54 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LỊCH SỬ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS Lê Văn In TP HỒ CHÍ MINH THÁNG NĂM 2008 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC 12 1.1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN 12 1.1.1 Khái niệm, vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư, lưu trữ 12 1.1.2 Quy định nhà nước công tác VTLT giai đoạn 1986 -2006 15 1.2 KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH (1986 – 2006) 18 1.2.1 Doanh nghiệp nhà nước 18 1.2.2 Sơ lược lịch sử hình thành doanh nghiệp nhà nước địa bàn TP Hồ Chí Minh 20 1.3 KHÁI QUÁT CÁC LOẠI HÌNH VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC 23 1.3.1 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo loại hình cơng ty trách nhiệm hữu hạn 23 1.3.2 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo hình thức cơng ty cổ phần 24 1.3.3 Doanh nghiệp nhà nước tổ chức theo hình thức cơng ty nhà nước 27 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐHỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 30 2.1 CHỈ ĐẠO VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 30 2.1.1 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước 30 2.1.2 Cơ cấu tổ chức biên chế cán văn thư, lưu trữ 33 2.2 CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 35 2.2.1 Văn hình thành hoạt động doanh nghiệp 35 2.2.2 Công tác soạn thảo, ban hành văn doanh nghiệp 39 2.2.3 Công tác quản lý văn đến 45 2.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 52 2.2.5 Công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ 53 2.3 CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 1986-2006 57 2.3.1 Tài liệu lưu trữ ý nghĩa tài liệu lưu trữ hoạt động doanh nghiệp nhà nước 57 2.3.2 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ doanh nghiệp nhà nước 62 2.3.2 Điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ 65 2.3.3 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 66 2.2.4 Công tác giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử 68 Chương NHỮNG MẶT TÍCH CỰC, HẠN CHẾ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 71 3.1 NHẬN XÉT CHUNG 71 3.1.1 Những mặt tích cực cơng tác VTLT doanh nghiệp 71 3.1.2 Những hạn chế công tác VTLT doanh nghiệp 72 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế công tác VTLT doanh nghiệp 73 3.2 Một số giải pháp công tác VTLT doanh nghiệp nhà nước nói chung doanh nghiệp nhà nước địa bàn TP Hồ Chí Minh nói riêng 79 3.2.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 79 3.2.2 Các giải pháp công tác VTLT doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp nhà nước TP Hồ Chí Minh nói riêng 80 KẾT LUẬN 88 PHỤ LỤC LỜI CAM ĐOAN Luận văn cơng trình nghiên cứu tơi, với hướng dẫn TS Lê Văn In Các số liệu sử dụng luận văn trung thực, có nguồn gốc xuất xứ TP Hồ Chí Minh, ngày 01 tháng năm 2008 Tác giả luận văn Nguyễn Văn Báu BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CT : Công ty HĐQT : Hội đồng quản trị TCT : Tổng công ty TLLT : Tài liệu lưu trữ TP : Thành phố TNHH : Trách nhiệm hữu hạn VTLT : Văn thư, lưu trữ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quản lý, văn phương tiện khơng thể thiếu Văn cơng cụ để giao dịch truyền tải thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quan, tổ chức nhịp nhàng, thơng suốt Mặt khác, văn cịn nguồn liệu quan trọng làm sở cho vận hành chung quan, tổ chức Muốn tài liệu bảo quản chặt chẽ cần tổ chức thực tốt công tác văn thư, lưu trữ Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, quan Đảng Nhà nước ban hành nhiều văn đạo hướng dẫn việc thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Từ quan tâm cơng tác văn thư, lưu trữ quan đạt kết định góp phần khơng nhỏ vào việc phục vụ lãnh đạo, quản lý điều hành quan nói chung Tuy nhiên, doanh nghiệp việc nghiên cứu lý luận thực tiễn cơng tác văn thư, lưu trữ cịn nhiều hạn chế Điều ảnh hưởng khơng nhỏ tới hoạt động doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh nói riêng Để khắc phục hạn chế nêu phát huy vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước thời kỳ Cơng nghiệp hố, Hiện đại hố, tác giả chọn đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986-2006” thông qua số doanh nghiệp (Công ty Xi măng Hà Tiên 1, Công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh, Cơng ty Chế biến hàng Xuất Cầu tre, Cơng ty Thăm dị Khai thác Dầu khí, Cơng ty Xây dựng Phát triển nhà Quận 6, Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Phát triển Kinh doanh nhà, Công ty Đóng tàu Cơng nghiệp Hàng hải Sài Gịn), làm luận văn thạc sĩ Việc chọn nghiên cứu đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 – 2006” xuất phát từ lý do: Các doanh nghiệp nhà nước thuộc quyền sở hữu Nhà nước Vì vậy, cơng tác cơng văn giấy tờ doanh nghiệp thuộc loại hình phải chịu quản lý nhà nước Thực tế, công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước TP Hồ Chí Minh đến chưa tổ chức thống quản lý quan chức Một số doanh nghiệp nhà nước chủ động tổ chức kho tàng để bảo quản tài liệu doanh nghiệp Bên cạnh đó, có nhiều doanh nghiệp chưa có quan tâm mức đến tài liệu chúng hết giá trị hành Các doanh nghiệp nhà nước tổ chức công tác quản lý tài liệu nào? có cần theo qui định Nhà nước hay không? Tài liệu có bảo vệ an tồn, có bị hư hỏng, thất hay khơng? Hiệu tổ chức khai thác sử dụng nào? Đó vấn đề cần phải nghiên cứu, khơng ảnh hưởng lớn tới hoạt động doanh nghiệp Mục đích nghiên cứu đề tài Thực đề tài này, tác giả mong muốn giải hai vấn đề chủ yếu sau: Một là, khái quát tình hình thực tiễn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn từ 1986 đến 2006 Hai là, sở nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, tác giả đề xuất số giải pháp nhằm tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp thời gian tới Phạm vi đối tượng nghiên cứu đề tài Trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh có nhiều loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp nhà nước; doanh nghiệp tư nhân; doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi; công ty trách nhiệm hữu hạn) Tuy nhiên, phạm vi đề tài đối tượng nghiên cứu doanh nghiệp nhà nước Trong số doanh nghiệp nhà nước tác giả nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác văn thư, lưu trữ thông qua số doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực dầu khí, điện lực, xi măng, đóng tàu xây dựng Đề tài không sâu nghiên cứu giải pháp nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh mà tập trung nghiên cứu mặt công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp Cụ thể là: công tác đạo tổ chức văn thư, lưu trữ doanh nghiệp; công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu hoạt động tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, công tác khai thác sử dụng tài liệu, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Nhiệm vụ đề tài Để thực mục đích nghiên cứu, luận văn tập trung giải số nhiệm vụ sau: Thứ nhất, khái quát chung tổ chức hoạt động doanh nghiệp nhà nước TP Hồ Chí Minh, sở nghiên cứu cơng tác văn thư, lưu trữ q trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Thứ hai, khảo sát nêu thực trạng công tác công văn giấy tờ số doanh nghiệp nhà nước TP Hồ Chí Minh, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân hạn chế công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước Từ đề giải pháp nhằm tổ chức tốt công tác tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động doanh nghiệp nhằm bảo vệ an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ doanh nghiệp nhà nước Phương pháp nghiên cứu Tác giả nghiên cứu đề tài dựa vào phương pháp luận vật biện chứng, vật lịch sử Đây phương pháp q trình nghiên cứu Bên cạnh đó, tác giả cịn sử dụng nhiều phương pháp cụ thể khác như: phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương pháp logic, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích, phương pháp điều tra, khảo sát, vấn Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nói chung nhà nghiên cứu quan tâm đến Tuy nhiên, năm gần có số cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp, nhiều góc độ khác chưa thống toàn diện Cụ thể, loại hình doanh nghiệp nhà nước có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Các giải pháp hoàn thiện hệ thống văn doanh nghiệp nhà nước” nhóm nhà nghiên cứu thuộc Học viện Hành quốc gia PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm chủ nhiệm đề tài hoàn thành vào năm 2003 Đề tài cơng trình nghiên cứu khoa học có quy mơ lớn so với cơng trình nghiên cứu khác lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp Nhóm tác giả sâu khảo sát hệ thống văn hình thành hoạt động doanh nghiệp nhà nước, tìm hiểu thực trạng ban hành sử dụng văn bản, phân tích ngun nhân hạn chế cơng tác đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn thủ tục hành điều hành hoạt động doanh nghiệp nhà nước Chỉ góc độ ban hành sử dụng văn bản, đề tài cho thấy thực trạng yếu công tác doanh nghiệp nhà nước Về hệ thống văn doanh nghiệp tập trung nghiên cứu đề tài khoa học cấp Đại học Quốc gia “Hệ thống văn quản lý hình thành hoạt động số loại hình doanh nghiệp” TS Vũ Thị Phụng làm chủ nhiệm, hoàn thành vào tháng 5/2003 Kết nghiên cứu, khảo sát đề tài làm rõ nguồn hình thành hệ thống văn doanh nghiệp, đặc điểm thể thức, văn phong nội dung văn nhiều loại hình doanh nghiệp Việt Nam Để công tác văn thư, lưu trữ thực tốt nhiệm vụ bảo quản an tồn khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ trước tiên phải thực tốt cơng tác tổ chức biên chế cán Chính vậy, chúng tơi cho nhà nước cần quy định bắt buộc doanh nghiệp phải tổ chức phận văn thư lưu trữ Đối với doanh nghiệp có quy mơ lớn cần thành lập phịng Văn thư-lưu trữ biên chế nhiều người, Doanh nghiệp vừa nhỏ tổ chức phận Văn thư Lưu trữ trực thuộc Văn phịng (hoặc phịng Tổ chức-Hành chính), công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp vài người thuộc Văn phòng phận Hành phụ trách Bên cạnh văn cần quy định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phận văn thư, lưu trữ để đảm bảo công việc thực tốt Quy định soạn thảo văn Các quan chức cần có quy định trách nhiệm phận (cá nhân) soạn thảo, văn trước phát hành cần kiểm tra kỹ hình thức kể văn phát hành nội công ty Như vậy, khắc phục tình trạng văn cơng ty thiếu số ký hiệu, thiếu trích yếu nôi dung thiếu dấu công ty… Bên cạnh đó, để đảm bảo thống thể thức văn doanh nghiệp quan chức cần tiêu chuẩn hóa mẫu để doanh nghiệp áp dụng Quy định công tác lập hồ sơ Các quan chức cần nghiên cứu, ban hành văn hướng công tác lập hồ sơ doanh nghiệp, cần quy định cụ thể trách nhiệm đơn vị sau giải công việc phải lập hồ sơ, việc lập hồ sơ coi nhiệm vụ nhiều phận quan không riêng phận văn thư Các phận không lập hồ sơ văn bị thất lạc phải chịu trách nhiệm Quy định lập hồ sơ phải đủ văn bản, thông tin hồ sơ phải khách quan Việc lập hồ sơ phận coi tiêu chí đánh giá hồn thành cơng việc hàng năm phịng ban cá nhân Quy định việc khai thác sử dụng tài liệu doanh nghiệp Cần quy định rõ quyền trách nhiệm lãnh đạo doanh nghiệp việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Việc tổ chức khai thác sử dụng phải theo mức độ khác tuỳ thuộc vào hình thức sở hữu doanh nghiệp không phương hại đến quyền lợi doanh nghiệp Đối với quan quản lý nhà nước cần kiểm tra doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ tài liệu cần thiết theo yêu cầu Để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp việc bảo vệ bí mật kinh doanh, đồng thời đảm bảo quyền thông tin công dân, đặc biệt nhà nghiên cứu, doanh nghiệp cần hợp tác tạo điều kiện cho nhà nghiên cứu hồn thành nhiệm vụ cách cung cấp tài liệu sở pháp luật Thực tế, tất doanh nghiệp lấy lý “bí mật kinh doanh” mà không cho đối tượng tiếp cận tài liệu, quan chức tra, kiểm tra hay điều tra vụ việc Nên xử lý, số doanh nghiệp cung cấp tài liệu khơng đầy đủ số liệu thiếu xác Tất điều gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra, điều tra vụ án kinh tế Khơng thế, thơng tin khơng xác, đặc biệt số liệu tiêu, doanh thu, lợi nhuận sở để nhà nghiên cứu, hoạch định sách xây dựng chiến lược phát triển kinh tế đất nước không sát với thực tế, dẫn đến hậu khó lường Để có sở cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp, đảm bảo quyền lợi cho bên cần ban hành danh mục tài liệu mật, tài liệu hạn chế tiếp cận hình thành hoạt động doanh nghiệp Trên sở đó, doanh nghiệp xây dựng, trình quan có thẩm quyền để phê duyệt danh mục tài liệu mật, tài liệu hạn chế tiếp cận doanh nghiệp Cùng với Luật sở hữu trí tuệ thực sở pháp lý quan trọng cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Với số quy định Luật này, doanh nghiệp lấy lý bảo vệ bí mật kinh doanh để từ chối cung cấp tài liệu cho đối tượng người quan Nghiêm cấm việc tự tiện tiêu huỷ tài liệu doanh nghiệp Các tượng tuỳ tiện tiêu huỷ tài liệu doanh nghiệp diễn doanh nghiệp thời gian qua nằm tầm kiểm sốt Nhà nước Nếu khơng quản lý tài liệu Nhà nước thực chức quản lý hoạt động doanh nghiệp mà gây nhiều hậu Chẳng hạn dự án có vốn đầu tư nước thường thực ngành, lĩnh vực quan trọng kinh tế đất nước khai thác tài nguyên khoáng sản, bảo hiểm, ngân hàng Tài liệu doanh nghiệp bị tiêu huỷ bị đưa nước ảnh hưởng đến tình hình kinh tế, an ninh, quốc phịng Quy định việc giao nộp tài liệu doanh nghiệp vào trung tâm lưu trữ Trước tiên cần khẳng định tài liệu lưu trữ doanh nghiệp nhà nước sơ hữu tồn vốn điều lệ có cổ phần, vốn góp chi phối thuộc sở hữu Nhà nước Do đó, tài liệu lưu trữ doanh nghiệp phải giao nộp vào trung tâm lưu trữ theo quy định pháp luật Khi ban hành văn quy định việc giao nộp tài liệu vào trung tâm lưu trữ nhà nước quan chức cần nghiên cứu nhiều góc độ khác vị trí, vai trị doanh nghiệp, chế độ sở hữu vốn tài sản doanh nghiệp để ban hành danh mục doanh nghiệp nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ nhà nước Trong văn ban hành cần có hướng dẫn cụ thể việc giao nộp tài liệu loại doanh nghiệp nhà nước - Thứ hai, Nâng cao nhận thức quan chức lãnh đạo doanh nghiệp công tác văn thư, lưu trữ Với chức quan quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước cần quan tâm đến công tác lưu trữ doanh nghiệp, tài liệu lưu trữ doanh nghiệp nhà nước thành phần thuộc Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam công tác lưu trữ công ty chịu quản lý Nhà nước Nếu để công tác văn thư, lưu trữ cơng ty, đứng ngồi xu chung có ảnh hưởng đến phát triển chung ngành Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam phản ánh đầy đủ mặt hoạt động xã hội, lịch sử phát triển đất nước từ sau thời kỳ đổi sau thiếu khối tài liệu công ty Chỉ sở nhận thức đúng, đầy đủ giá trị tài liệu lưu trữ cơng ty tiến hành hoạt động cần thiết tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quan theo yêu cầu cần có Dưới góc độ tổ chức máy nhà nước, Bộ Nội vụ quan chịu trách nhiệm trước Nhà nước pháp luật việc thực quản lý nhà nước công tác lưu trữ Như vậy, lãnh đạo Bộ Nội vụ phải người cần có nhận thức mực tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ cơng ty Từ nhận thức đó, Bộ Nội vụ đạo giao nhiệm vụ cho Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước thực chức nhiệm vụ theo phân cấp quản lý quy định Bên cạnh cần nâng cao nhận thức đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp công tác văn thư, lưu trữ Để thực giải pháp này, cần phải tiến hành: Thơng qua chương trình đào tạo, bồi dưỡng, đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp hiểu tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp, để họ hiểu ý nghĩa công tác việc thực cơng việc sản xuất kinh doanh Từ hình thành nhận thức lãnh đạo cơng ty việc đầu tư kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ đầu tư mục tiêu lợi nhuận Như vậy, doanh nghiệp nhà nước phải có trách nhiệm việc tổ chức khoa học tài liệu bảo đảm bảo quản an toàn chúng quản lý quan chức Quy định trách nhiệm quyền hạn chức danh lãnh đạo doanh nghiệp Trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp quản lý Có lãnh đạo doanh nghiệp nhận thức công tác văn thư, lưu trữ mặt hoạt động quản lý nhà nước xem việc thực công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp cần thiết việc thực trách nhiệm nộp thuế cho Nhà nước - Thứ ba, Xây dựng đội ngũ cán làm công tác VTLT doanh nghiệp đủ số lượng, đảm bảo chất lượng Công tác văn thư, lưu trữ công ty vào nề nếp, đạt kết mong muốn không quan tâm đến đội ngũ cán đảm nhiệm công tác Những tồn vấn đề cán làm công tác văn thư, lưu trữ nêu không đáp ứng yêu cầu công việc số lượng chất lượng Thực trạng đội ngũ cán lưu trữ công ty cần phải thực giải pháp xây dựng đội ngũ cán lưu trữ cơng ty đầy đủ số lượng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ Từ quy mô tổ chức hoạt động, vị trí, vai trị khối lượng tài liệu, biên chế cán lưu trữ công ty cho thấy, cán lưu trữ công ty cần phải đáp ứng đầy đủ số lượng trình độ phịng lưu trữ thuộc quan nhà nước Nếu quan tâm đến số lượng trình độ chun mơn cán văn thư, lưu trữ việc thực giải pháp chưa trọn vẹn Trong hoàn cảnh nay, mà công sức người làm công tác lưu trữ chưa đánh giá cách đáng kể quan ngồi xã hội việc địi hỏi họ phải nỗ lực để công hiến cho công việc việc khó Việc trước tiên cần phải làm phải xố bỏ ngăn cách, cảm giác tự ty, mặc cảm nghề nghiệp, công việc phần lớn cán lưu trữ Đồng thời cần tạo tâm lý thoải mái, ổn định để cán lưu trữ yên tâm làm việc Sự quan tâm lãnh đạo công ty thể việc trang bị sở vật chất cần thiết phục vụ cho công tác, chế độ lương bổng, đãi ngộ xứng đáng với cống hiến đội ngũ cán làm công tác thầm lặng yếu tố động viên họ hăng say công tác để thúc đẩy công tác lưu trữ công ty dần vào nề nếp ổn định Bên cạnh đó, cần chấm dứt tình trạng xem phận văn thư, lưu trữ nơi để xếp cán chưa đào tạo nơi trung chuyển để chờ bố trí cơng việc khác ngồi việc làm cơng tác văn thư, lưu trữ Để giải tình trạng này, phải có kế hoạch biên chế cán lâu dài từ khâu tuyển dụng đến phân công nhiệm vụ, đề bạt, đào tạo, bồi dưỡng nghiêm túc thực kế hoạch theo quy định pháp luật cán công chức Thực giải pháp xây dựng đội ngũ cán lưu trữ đầy đủ số lượng đảm bảo trình độ chun mơn nghiệp vụ tiến hành giải tồn có cơng ty Đây giải pháp mang tính định tất yếu tố làm nên thành công hay gây thất bại hoạt động quan, tổ chức người yếu tố đóng vai trò định cao Cho nên việc giáo dục, rèn luyện, bồi dưỡng ý thức cán lưu trữ trách nhiệm công việc, với quan quan trọng cần tiến hành song song với việc thực vấn đề - Thứ tư, Thành lập Trung tâm lưu trữ doanh nghiệp khu vực phía Nam trực thuộc quản lý Cục Văn thư - Lưu trữ Theo quy định nhà nước tài liệu lưu trữ doanh nghiệp sau mười năm phải đưa vào bảo quản lưu trữ lịch sử Tài liệu doanh nghiệp nhà nước Chính phủ Bộ thành lập đưa vào bảo quản Trung tâm lưu trữ Trung ương Đối với doanh nghiệp nhà nước Uy ban nhân dân tỉnh thành lập bảo quản Trung tâm lưu trữ tỉnh Như vậy, tài liệu doanh nghiệp nhà nước địa bàn TP Hồ Chí Minh nguồn nộp lưu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia II (tại TP Hồ Chí Minh) Trung tâm lưu trữ Quốc gia III (tại Hà Nội) Trung tâm lưu trữ TP Hồ Chí Minh Như vậy, gặp khó khăn: Tài liệu doanh nghiệp TP Hồ Chí Minh giao nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III tốn công việc vận chuyển Trung tâm Mặt khác, Trung tâm lưu trữ Trung ương khơng có phân chia rõ ràng tài liệu giao nộp vào Trung tâm bị chồng chéo Hơn nữa, tài liệu doanh nghiệp giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Trung ương doanh nghiệp có nhu cầu khai thác thơng tin gặp khó khăn doanh nghiệp TP Hồ Chí Minh cịn Trung tâm lưu trữ III Hà Nội Tài liệu doanh nghiệp, giao nộp vào Trung tâm lưu trữ TP Hồ Chí Minh, Trung tâm khơng có đủ diện tích để bảo quản tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Bởi vì, khối lượng tài liệu lưu trữ bảo quản công ty lớn, năm tới số lượng tăng lên nhanh chóng quy mơ hoạt động sản xuất kinh doanh công ty ngày mở rộng theo hướng đa ngành, đa lĩnh vực Trên sở phân tích trên, tác giả mạnh dạn đề xuất ý tưởng thành lập Trung tâm lưu trữ doanh nghiệp khu vực phía Nam trực thuộc quản lý Cục Văn thư - Lưu trữ Trung tâm lưu trữ lưu trữ doanh nghiệp khu vực phía phía Nam lưu trữ lịch sử có chức thu thập, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu giá trị to lớn tài liệu lưu trữ loại hình doanh nghiệp thuộc tất thành phần kinh tế khu vực phía Nam Việc thực giải pháp hồn thiện cơng tác lưu trữ doanh nghiệp địi hỏi phải thực bước, phải có kế hoạch giai đoạn sau giai đoạn phải kiểm tra, tổng kết đánh giá, rút kinh nghiệm KẾT LUẬN Từ sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (1986), kinh tế Việt Nam chuyển từ kinh tế quan liêu bao cấp sang kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo chế thị trường có quản lý Nhà nước Từ chủ trương sách đổi hai mươi năm (1986-2006) Thành phố Hồ Chí Minh có nhiều loại hình doanh nghiệp thành lập vào hoạt động Trong đó, doanh nghiệp nhà nước chiếm tỷ lệ tương đối lớn giữ vai trò chủ đạo kinh tế TP Hồ Chí Minh, doanh nghiệp nhà nước tập trung sản xuất kinh doanh lĩnh vực then chốt dầu khí, điện lực, ngân hàng, xi măng, giao thông vận tải, kim khí … Sự lớn mạnh doanh nghiệp nhà nước Thành phố Hồ Chí Minh trước hết doanh nghiệp chủ động nắm bắt kịp thời nhu cầu thị trường xu hướng phát triển xã hội, từ có kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp Sự thành cơng doanh nghiệp cịn định có cấu tổ chức tốt, chế quản lý thông tin lưu trữ thông tin phục vụ sản xuất tốt Trong hoạt động doanh nghiệp khơng thể phủ nhận vai trị cơng tác văn thư lưu trữ Bởi mà doanh nghiệp quan tâm đến công tác “mức độ” định thể qua số nội dung công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp thực Việc ban hành văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp năm gần đây, đặc biệt từ năm 2003, 2004, 2005 có nhiều nội dung chun mơn hướng dẫn cách cụ thể Tổ chức cán làm công tác văn thư lưu trữ “đẩy” người khơng có chun mơn ngồi “buộc” phải đào tạo lại Các nghiệp vụ lưu trữ quan tâm, nội doanh nghiệp không đủ nhân lực chuyên môn, số lãnh đạo mạnh dạn “hợp đồng” với quan chuyên môn để thực việc chỉnh lý tài liệu Với việc bảo quản tài liệu doanh nghiệp “giữ” tài liệu khơng bị mát… Nhìn chung công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp nhà nước TP Hồ Chí Minh bước đầu có quan tâm Những vấn đề tồn công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp nhà nước Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng đựơc ra, xuất phát từ lý do: Chưa có quy định cụ thể quan chức nhà nước công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp Như trình bày Chương 1, tất văn đạo nhà nước dừng lại việc quy định đối tượng áp dụng “các tổ chức kinh tế” cụ thể loại hình doanh nghiệp doanh nghiệp sản xuất; doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ; doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực thương mại… chưa có quy định cụ thể (điều thuộc chức Cục Văn thư -Lưu trữ nhà nước) Bên cạnh hầu hết lãnh đạo doanh nghiệp lại cho công tác văn thư lưu trữ chuyển giao giữ văn mà khơng nhận thầy giá trị đích thực công tác Từ quan niệm thiếu đắn dẫn tới lãnh đạo khơng mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, chuyên môn không ý đến việc đào tạo cán văn thư, lưu trữ doanh nghiệp Nghiên cứu thực trạng cơng tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 – 2006, tìm hiểu nguyên nhân đưa biện pháp khắc phục cần thiết, nghiên cứu tác giả mong nguồn thông tin tham khảo quan trọng quan quản lý lưu trữ Một lần nữa, cần khẳng định lại rằng, công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh tốt cần phải đầu tư kinh phí, sở vật chất đạo quan chức Để công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp thực ngang tầm với công tác văn thư lưu trữ quan hành nhà nước DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Anh (2000), Soạn thảo quản lý văn doanh nghiệp, Chính trị Quốc gia, Hà Nội Ban Tổ chức – Cán Chính phủ (1995), Quyết định số 58/QĐ-TCCP “về việc ban hành Danh mục số quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, ngày 17/3/1995 Nguyễn Trọng Biên (2000), “Suy nghĩ công tác lưu trữ doanh nghiệp thời kỳ đổi Việt Nam”, Lưu trữ Việt Nam, 3, tr.135-139 Nguyễn Thị Kim Bình (2004), “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực quản lý nhà nước công tác lưu trữ doanh nghiệp”, Văn thư, lưu trữ Việt Nam, 5, tr 131-135 Nguyễn Thị Kim Bình (2005), Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty 91, Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng Bộ Cơng an - Ban Tổ chức Cán Chính Phủ (2002), Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-BCA-TCCBCP “ Hướng dẫn việc quản lý sử dụng dấu Nghị định số 58/2001/NĐ-CP”, ngày 06/5/2002 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp (2000), Chỉ thị số 03/2003/CT-BCN “về việc đẩy mạnh xây dựng phông lưu trữ Bộ Công nghiệp”, ngày 14/8/2000 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp (2003), Quyết định số 16/2003/QĐ-BCN “Về việc ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành lưu văn quan Bộ Công nghiệp”, ngày 03/3/2003 Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV “hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ Uy ban nhân dân”, ngày 01/02/2005 10 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ (2005), Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP “hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản”, ngày 06/05/ 2005 11 Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn (2004), Chỉ thị số 20/2004/CT-BNN “về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ quan trực thuộc Bộ”, ngày 13/7/2004 12 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn (2003), Quyết định số 58/2003/QĐBNN “về việc ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý thơng tin văn bản, soạn thảo, góp ý kiến thẩm tra, thẩm định, trình ký phát hành, quản lý lưu trữ văn Bộ, ngày 05/5/2003 13 Bộ trưởng Bộ Nội vụ (2005), Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV “về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ”, ngày 06/01/2005 14 Bộ Nội vụ (2006), Thông tư số 04/2006/TT-BNV “hướng dẫn xác định quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp”, ngày 11/4/2006 15 Bộ trưởng Bộ Tài (2000), Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ban hành chế dộ lưu trữ tài liệu kế tốn, ngày 29/12/2000 16 Bộ Tài (2004),Thơng tư số 30/2004/TT-BTC” hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ”, ngày 07/4/2004 17 Bộ trưởng Bộ Xây dựng(2005), Chỉ thị số 06/2005/CT-BXD “về việc tăng cường công tác quản lý đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp có vốn nhà nước tổng công ty, công ty độc lập trực thuộc Bộ”, ngày 01/7/2005 18 Bộ Xây dựng (2006), Thông tư số 02/2006/TT-BXD “hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế vẽ hồn cơng cơng trình xây dựng”, ngày 17-5-2006 19 Trần Ngọc Cảnh (2005), “Tổng cơng ty Dầu khí Việt Nam phấn đấu thành lập tập đồn cơng nghiệp-thương mại-tài mạnh”, Cơng nghiệp, 5, tr 35 20 Chính Phủ (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ -CP “quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia”, ngày 08/4/2004 21 Chính phủ (1992), Nghị định số - CP “về việc bàn giao Ban tổ chức - Cán Chính phủ quản lý Cục lưu trữ nhà nước, ngày 27/10/1992 22 Chính phủ (2001), Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP “về quản lý sử dụng dấu”, ngày 24 tháng năm 2001 23 Chính phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP “về công tác văn thư”, ngày 08 tháng năm 2004 24 Chính phủ (1995), Nghị định số 14/CP “về thành lập Tổng công ty Điện lực Việt Nam ban hành Điều lệ Tổng cơng ty, ngày 27/01/1995 25 Chính phủ (1995), Nghị định số 39-CP ban hành Điều lệ mẫu Tổ chức hoạt động Tổng công ty nhà nước, ngày 27/6/1995 26 Chính phủ (2004), Nghị định số 153/2004/NĐ-Cp “về tổ chức, quản lý tổng công ty nhà nước chuyển đổi tổng công ty nhà nước, công ty nhà nước độc lập theo mơ hình Cơng ty mẹ-Cơng ty con”, ngày 09/8/2004 27 Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 28 Cục Lưu trữ nhà nước (1999), Công văn số 608/LTNN-TTNC “về việc trích yếu hướng dẫn ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn thư, lưu trữ”, ngày 19/11/1999 29 Cục trưởng Cuc văn thư lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNNNVTW “về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính”, ngày 19/5/2004 30 Cục trưởng Cuc văn thư lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNNNVTW “về việc hướng dẫn quản lý văn đến”, ngày 18/7/2005 31 Hiến pháp Việt Nam (1946, 1959, 1980, 1992) (1995), Chính trị Quốc gia, Hà Nội 32 Lã Thị Hồng (2004), Xác định giá trị tài liệu hành hình thành hoạt động Tổng công ty 100% vốn nhà nước, Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phịng 33 Học viện Hành Quốc gia (2005), Thủ tục hành chính, TP Hồ Chí Minh 34 Nguyễn Thị Huệ (2001),Vài nét việc áp dụng “Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán” vào doanh nghiệp nhà nước nay”, Lưu trữ Việt Nam, 5, tr 151-153 35 Phạm Hưng - Nguyễn Văn Đáng - Lê Văn In (1995), Quản trị hành doanh nghiệp, Chính trị quốc gia, Hà Nội 36 Trần Hữu Huỳnh (2005), “Thông tin doanh nghiệp minh bạch công chức”, Nhà nước pháp luật, 4, tr 46 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 Vương Liêm (1999), Vấn đề doanh nghiệp, Trẻ, Tp Hồ Chí Minh Luật Doanh nghiệp nhà nước (2004), Chính trị Quốc gia, Hà Nội Luật doanh nghiệp nhà nước (1995), Chính trị Quốc gia, Hà Nội Luật Doanh nghiệp (1999), Chính trị quốc gia, Hà Nội Luật Doanh nghiệp văn hướng dẫn thi hành (2005), Chính trị Quốc gia, Hà Nội Luật ban hành văn quy phạm pháp luật (2003), Chính trị Quốc gia, Hà Nội Nghị Hội nghị lần thứ ba ban chấp hành trung ương Đảng khoá IX “về tiếp tục xếp, đổi phát triển nâng cao hiệu doanh nghiệp nhà nước” (2001), Chính trị Quốc gia, Hà Nội, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia (2004), Chính trị Quốc gia, Hà Nội Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước (2001), Chính trị Quốc gia, Hà Nội Vũ Thị Phụng (2003), Hệ thống văn quản lý hình thành hoạt động số loại hình doanh nghiệp, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Đại học Quốc gia Vũ Thị Phụng (2001), Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Việt Nam vấn đề khoa học cần nghiên cứu, Kỷ yếu hội thảo khao học Lưu trữ học Quản trị văn phòng lần thứ hai, Hà Nội Vũ Thị Phụng (2004), “Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất, kinh doanh vào lưu trữ – Thực trạng giải pháp”, Văn thư, lưu trữ Việt Nam, 5, tr.127-131 Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Đại học quốc gia, Hà Nội Đoàn Duy Thành (2002), “Để doanh nghiệp nhà nước giữ vai trò then chốt kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa”, Cộng sản, 3, tr 14 Nguyễn Văn Thâm (2003), Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn doanh nghiệp nhà nước, Đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước, Hà Nội Thông tin doanh nghiệp TP Hồ Chí Minh (2007), Lao động, TP Hồ Chí Minh Nguyễn Minh Thông (2001), “Đổi phát triển doanh nghiệp nhà nước”, Cộng sản, 10, tr 32-33 Thủ tướng Chính phủ (2004), Chỉ thị số 11/2004/CT-TTg “về việc đẩy mạnh xếp, đổi doanh nghiệp nhà nước theo tinh thần Nghị Trung ương 3, Nghị trung ương (Khóa 9) tổ chức triển khai thực Luật 55 56 57 58 59 60 61 Doanh nghiệp nhà nước”, ngày 30/3/2004 Thủ tướng Chính phủ (1994), Quyết định số 90-TTg “về việc tiếp tục xếp doanh nghiệp nhà nước”, ngày 07/3/1994 Thủ tướng Chính phủ (2003), Quyết định số: 177/2003/QĐ-TTg “Quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước”, ngày 01/9/2003 Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số 197/2006/QĐ-TTg “về thành lập công ty mẹ -Tổng công ty Xi măng Việt Nam”, ngày 29/8/2006 Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số 198/2006/QĐ-TTg “về việc phê duyệt đề án thành lập tập đồn dầu khí Quốc gia Việt Nam”, ngày 29/8/2006 Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số:148/2006/QĐ-TTg “về việc thành lập cơng ty mẹ-Tập đồn Điện lực Việt Nam”, ngày 22/6/2006 Thủ tướng Chính phu (2005), Quyết định số 108/2005/QĐ-TTg “về việc phê duyệt quy hoạch phát triển công nghiệp xi măng đến năm 2020”, ngày 16/5/2005 Thủ tướng Chính phủ (2005), Quyết định số 86/2005/QĐ-TTg “về việc điều chỉnh đề án xếp công ty nhà nước trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam”, ngày 22/4/2005 62 Thủ tướng Chính phủ (2005), Quyết định số 131/2005/QĐ-TTg “về việc phê duyệt điều chỉnh phương án xếp, đổi doanh nghiệp nhà nước thuộc Uy ban nhân dân TP HCM”, ngày 02/6/2005 63 Thủ tướng Chính phủ (1994), Quyết định số 90-TTg “về việc tiếp tục xếp doanh nghiệp nhà nước”, ngày 7/3/1994 64 Tổng giám đốc TCT Điện lực Việt Nam (1997), Quyết định số: 1904 ĐVN/VP “về việc ban hành Quy định số vấn đề công tác lưu trữ TCT Điện lực Việt Nam”, ngày 25/12/1997 65 Tổng giám đốc Tổng công ty Điện lực Việt Nam (1997), Quyết định số 1904 ĐVN/VP “về việc ban hành Quy định số vấn đề công tác lữu trữ Tổng cơng ty Điện lực Việt Nam, tài liệu phịng lưu trữ Cơng ty điện lực TP Hồ Chí Minh”, ngày 25/12/1997 66 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II (2007), sách dẫn phông, sưu tập lưu trữ bảo quản Trung tâm lưu trữ Quốc giai II, Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh 67 Từ điển thuật ngữ lưu trữ (1988), Giáo dục (lần thứ 2), Hà Nội 68 Uy ban nhân dân TP HCM (2006), Quyết định số: 36/2006/QĐ-UBND “về việc bảo lãnh tín dụng cho doanh nghiệp vừa nho”, ngày 08/3/2006 69 Uy ban nhân dân TP HCM (2006), Quyết định số 3113/QĐ-UBND “về việc ban hành kế hoạch xếp đổi cơng ty nhà nước TP Hồ Chí Minh năm 2006”, ngày 10/7/2006