Tiểu luận công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

LỜI CẢM ƠN 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI CHỨNG MINH VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ Ý NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP Mã phách Hà Nội 2022 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài tiểu luận này, trước hết tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn truyền đạt kiến thức và tận tình giú.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ-LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI: CHỨNG MINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ VÀ Ý NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP Mã phách:………………………………… Hà Nội-2022 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận này, trước hết xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa Văn thư-Lưu trữ trường Đại Học Nội vụ Hà Nội tận tình bảo hướng dẫn truyền đạt kiến thức tận tình giúp đỡ tơi hồn thành tiểu luận Trong tiểu luận, có phần cịn thiếu sót khó tránh khỏi kiến thức cịn hạn chế thời gian tìm hiểu cịn hạn chế Kính mong q thầy xem xét tạo điều kiện đóng góp ý kiến để tiểu ln tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng 06 năm 2022 Sinh viên DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt CP DN VP TNHH Nghĩa từ viết tắt Chính Phủ Doanh nghiệp Văn Phịng Trách nhiệm hữu hạn Contents Contents .4 MỞ ĐẦU .5 1.Lý chọn đề tài 2.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .6 3.Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu .7 4.Kết cấu tiểu luận NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp .8 1.1.2 Phân loại doanh nghiệp .8 1.2 Công tác văn thư doanh nghiệp 10 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư doanh nghiệp 10 1.2.2 Yêu cầu trinh thực nội dung công tác văn thư 11 1.2.3 Nội dung công tác văn thư 13 1.3 Cơ sở lý luận công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 14 1.3.1 Công tác lưu trữ 14 1.3.2 Tài liệu lưu trữ 17 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, Ý NGHĨA VÀ TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP .20 2.1 Vai trị cơng tác văn thư doanh nghiệp 20 2.2 Ý nghĩa tác dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 22 2.2.1 Ý nghĩa thực tiễn 23 2.2.2 Về ý nghĩa khoa học 24 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÁC DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 26 3.1 Về việc nâng cao hiệu công tác văn thư doanh nghiệp .26 3.1.1 Thực trạng công tác văn thư doanh nghiệp .26 3.1.2 Biện pháp nâng cao công tác văn thư doanh nghiệp 28 3.2 Vấn đề nâng cao chất lượng công tác lưu trữ doanh nghiệp 29 3.2.1 Thực trạng công tác lưu trữ doanh nghiệp .29 3.2.2 Biện pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ doanh nghiệp 30 1.Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp với nghiệp phát triển kinh tế Việt Nam 33 3.Những vấn đề chung công tác văn thư quan, tổ chức doanh nghiệp 33 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, với phát triển hội nhập nhanh chóng xã hội, Việt Nam nói riêng tồn giới nói chung kế thừa sử dụng thành tựu to lớn khoa học cơng nghệ Những tựu ứng dụng, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực hầu hết hoạt động phục vụ cho người đóng vai trị quan trọng hoạt động, cơng tác văn thư, lưu trữ Đối với quan, doanh nghiệp, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Những văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cịn quan trọng nhiều Do đó, quan, doanh nghiệp thành lập, công tác văn thư, lưu trữ hình thành đồng thời trở thành hoạt động quan trọng quan, doanh nghiệp Từ mối quan hệ gắn bó thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động quan, doanh nghiệp thông suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, doanh nghiệp thúc đẩy tiến trình phát triển doanh nghiệp Cách 76 năm, vào ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ lâm thời Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký Thơng đạt số 1CP/VP gửi Bộ trưởng nêu rõ: “Xét vài công sở tự tiện hủy bỏ hay bán cơng văn hồ sơ cũ Hành động có tính cách phá hoại, sợ làm tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia Vậy yêu cầu ông Bộ trưởng ban thị cho nhân viên Sở phải gìn giữ tất công văn, tài liệu cấm không hủy công văn, tài liệu khơng có lệnh rõ rệt cho phép hủy bỏ Xin nhắc hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ Những viên chức không tuân lệnh bị nghiêm trị”.Thơng đạt văn Nhà nước ta công tác lưu trữ, đặt móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng Nhận thấy rõ tầm quan trọng đó,tơi chọn chủ đề: “Chứng minh vai trị cơng tác văn thư ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp” để làm tiểu luận Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Chứng minh vai trị cơng tác văn thư ý nghĩa,tác dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Nhiệm vụ nghiên cứu: nghiên cứu đánh giá vai trị cơng tác văn thư ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Qua nêu số giải pháp khắc phục hạn chế tồn công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : Vai trò công tác văn thư ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ đôi với doanh nghiệp Phạm vi nghiên cứu: Các quan tổ chức doanh nghiệp nước Kết cấu tiểu luận Bài tiểu luận gồm phần: Phần 1: Mở đầu Phần 2: Nội dung Chương Cơ sở lý luận công tác văn thư lưu trữ đối vối doanh nghiệp Chương Vai trị cơng tác văn thư, ý nghĩa tác dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Chương Một số giải pháp cho doanh nghiệp việc nâng cao hiệu cho công tác văn thư lưu trữ Phần 3: kết luận NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp Doanh nghiệp tổ chức thành lập nhằm mục đích kinh doanh hình thức loại hình cơng ty Tuy nhiên thực tế, mục tiêu hình thức hoạt động doanh nghiệp đa dạng mà không nhiều người biết đến.Doanh nghiệp tổ chức thành lập nhằm mục đích kinh doanh hình thức loại hình cơng ty Tuy nhiên thực tế, mục tiêu hình thức hoạt động doanh nghiệp đa dạng mà không nhiều người biết đến Quá trình kinh doanh thực cách liên tục, số tất công đoạn trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm cung ứng dịch vụ thị trường nhằm mục đích để sinh lợi Theo khoản 10 Điều Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, thành lập đăng ký thành lập theo quy định phập luật nhằm mục đích kinh doanh 1.1.2 Phân loại doanh nghiệp - Theo định nghĩa doanh nghiệp Luật Doanh nghiệp 2020: Công ty TNHH thành viên; Công ty TNHH thành viên trở lên; Công ty cổ phần; a Công ty hợp danh; b Doanh nghiệp tư nhân; - Căn vào hình thức pháp lý doanh nghiệp: Căn vào Luật Doanh nghiệp 2005 hình thức pháp lý loại hình doanh nghiệp Việt Nam bao gồm: 1.Công ty trách nhiệm hữu hạn (bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên) doanh nghiệp mà thành viên công ty chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác công ty phạm vi số vốn điều lệ công ty Công ty cổ phần doanh nghiệp mà vốn điều lệ công ty chia thành nhiều phần gọi cổ phần Cá nhân hay tổ chức sở hữu cổ phần doanh nghiệp gọi cổ đông chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác phạm vi số vốn góp vào doanh nghiệp Cơng ty hợp danh doanh nghiệp có hai thành viên chủ sở hữu công ty, kinh doanh tên chung (gọi thành viên hợp danh) Thành viên hợp doanh phải cá nhân chịu trách nhiệm toàn tài sản nghĩa vụ cơng ty Ngồi cơng ty hợp danh cịn có thành viên góp vốn Doanh nghiệp tư nhân doanh nghiệp cá nhân làm chủ tự chịu trách nhiệm toàn tài sản hoạt động doanh nghiệp Mỗi cá nhân quyền thành lập doanh nghiệp tư nhân Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước thành lập theo Luật đầu tư nước 1996 chưa đăng ký lại hay chuyển đổi theo quy định - Căn vào chế độ trách nhiệm 10 Căn vào chế độ trách nhiệm phân loại doanh nghiệp thành có chế độ trách nhiệm vô hạn chế độ trách nhiệm hữu hạn Doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm vơ hạn: Doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm vơ hạn loại hình doanh nghiệp mà chủ sở hữu doanh nghiệp có nghĩa vụ phải trả nợ thay cho doanh nghiệp tất tài sản mình, doanh nghiệp không đủ tài sản để thực nghĩa vụ tài Theo pháp luật Việt Nam, có hai loại doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm vô hạn doanh nghiệp tư nhân công ty hợp danh Doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm hữu hạn: Những doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm hữu hạn doanh nghiệp mà chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài doanh nghiệp phạm vi số vốn góp vào doanh nghiệp Điều có nghĩa số tài sản doanh nghiệp khơng đủ để trả nợ chủ sở hữu khơng có nghĩa vụ phải trả nợ thay cho doanh nghiệp Trong loại hình doanh nghiệp, doanh nghiệp tư nhân cơng ty hợp danh 02 loại hình doanh nghiệp mà tài sản chủ doanh nghiệp thành viên công ty không tách bạch với tài sản công ty Họ phải chịu trách nhiệm với công ty tài sản tài sản công ty không đủ thực nghĩa vụ Như vậy, có cơng ty cổ phần, cơng ty TNHH thành viên, công ty TNHH thành viên trở lên có tư cách pháp nhân 1.2 Cơng tác văn thư doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư doanh nghiệp Công tác văn thư doanh nghiệp công việc xử lý văn đến, văn đi, đóng dấu, sao, lưu, cung cấp văn theo yêu cầu, lưu hành doanh nghiệp 21 thể sở thông tin để thực công việc doanh nghiệp Thứ tư, Cơng tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan doanh nghiệp Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan DN cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Thứ năm, Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời, cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ khơng đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ Thứ sáu, Công tác văn thư lưu trữ không đơn công việc giấy tờ không quan trọng Công tác văn thư lưu trữ hiệu giúp cho việc chuyển giao văn đến thời gian, phịng ban chun mơn giải xử lý cơng việc thời hạn, phát hành văn kịp thời, tra cứu thơng tin, tài liệu cách nhanh chóng nhờ hệ thống lưu trữ khoa học Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải xử lý công việc Thứ bảy, Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở 22 thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động doanh nghiệp thông suốt, nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Vì vậy, doanh nghiệp phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác văn thư để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp nâng cao hiệu quản lý quan, đơn vị 2.2 Ý nghĩa tác dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp bao gồm tài liệu quản lý hành chính, tài liệu kinh doanh, văn giao dịch hệ thống tài liệu kế toán (sổ kế tốn, báo cáo tài hóa đơn chứng từ) Tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động doanh nghiệp có nhiều ý nghĩa Tài liệu lưu trữ chính, gốc văn lưu lại, giữ lại phục vụ cho nhu cầu khai thác đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ để nghiên cứu dựng lại kiện lịch sử cách xác thực, làm cứ, chứng phục vụ hoạt động quản lý quan, DN Ý nghĩa thực tiễn: Các thông tin tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý, kinh doanh hoạt động tra kiểm tra quan chức nhà nước doanh nghiệp 23 Ý nghĩa khoa học: Qua tài liệu lưu trữ nhà quản trị DN Việt Nam học hỏi kinh nghiệm trình tổ chức điều hành tiếp cận kỹ thuật, quy trình cơng nghệ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh 2.2.1 Ý nghĩa thực tiễn Về ý nghĩa thực tiễn, tài liệu hình thành từ hoạt động doanh nghiệp Đó tài liệu chứa nhiều thơng tin, để lãnh đạo định phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh Những thông tin thị trường, đối tác kinh doanh, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp Việc thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho người quản lý doanh nghiệp thực từ nhiều nguồn khác nhau, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động doanh nghiệp nguồn chủ yếu Ngoài ra, Tài liệu lưu trữ cịn cung cấp thơng tin q khứ đáp ứng đầy đủ yêu cầu trên, để lãnh đạo định phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nguồn thơng tin mang tính chủ động doanh nghiệp ý thức đánh giá giá trị chúng Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp sở, chứng trình kinh doanh doanh nghiêp Hoạt động kinh doanh thể số tài liệu Điều có tác dụng lớn quan chức nhà nước, tiến hành hoạt động tra kiểm tra Là công cụ phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước đối tượng Trong trình hoạt động, doanh nghiệp có hành vi vi phạm pháp luật tài liệu doanh nghiệp chứng giúp Nhà nước xử lý vi phạm theo quy định pháp luật Ngược lại, doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi tài liệu lưu trữ Trong thực tế, có 24 nhiều tranh chấp, kiện tụng xảy doanh nghiệp Để giải tranh chấp, kiện tụng này, việc sử dụng quy định pháp luật làm sở, quan chức sử dụng đến tài liệu lưu trữucủa doanh nghiệp có liên quan để giải xét xử Thông qua hệ thống tài liệu lưu trữ doanh nghiệp , khách hàng, đối tác hiểu rõ thương hiệu, vị trí, uy tín, tầm cỡ doanh nghiệp q trình phát triển doanh nghiệp, từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động liên doanh, hợp tác, doanh nghiệp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp để mở rộng quan hệ với đối tác nước Tài liệu doanh nghiệpcịn phản ánh tình hình kinh tế Việt Nam qua giai đoạn, bối cảnh kinh tế nước ta tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế với nhiều thuận lợi khơng khó khăn thử thách, doanh nghiệp Qua đó, nhà khoa học nghiên cứu tình hình phát triển kinh tế đất nước ta năm đổi mới, sở xây dựng chiến lược phát triển kinh tế đất nước tương lai 2.2.2 Về ý nghĩa khoa học Về ý nghĩa khoa học,tài liệu hình thành từ hoạt động doanh nghiệp giúp cho đội ngũ lãnh đạo, nhân viên củng cố thêm kinh nghiệm quản lý sau thời gian làm việc trực tiếp với nhà đầu tư nước Qua việc nghiên cứu văn nhận đối tác, chủ yếu doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi, doanh nghiệp học kinh nghiệm quản lý, từ vận dụng vào cơng tác quản lý doanh nghiệp Từ thơng tin chứa đựng tài liệu lữu trữ, doanh nghiệp rút nhiều học kinh nghiệm tổ chức, quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tài liệu ghi chép lại diễn biến tất dự án đầu tư, trình thực hợp đồng kinh tế, thương vụ… 25 Những dự án, hợp đồng kinh tế, thương vụ… thành công, doanh nghiệp nghiên cứu, khai thác triệt để để vận dụng tốt tương lai Cho nên, nghiên cứu tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp nhận biết đứng vị trí thương trường, đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trang bị thêm kiến thức, kỹ bối cảnh thương mại không biên giới Đối với doanh nghiệp nhà nước, tài liệu doanh nghiệp nhà nước có vai trị quan trọng nghiệp phát triển khoa học - kỹ thuật công nghệ Thông qua dự án liên doanh doanh nghiệp nhà nước doanh nghiệp nước ngồi, nhiều cơng nghệ đại nhập vào nước ta, lĩnh vực viễn thơng, dầu khí, hố chất, điện tử, tin học tạo bước ngoặt quan trọng phát triển số ngành kinh tế mũi nhọn đất nước Trên sở tìm tịi, nghiên cứu tài liệu bí kỹ thuật, quy trình cơng nghệ, kỹ thuật dịch vụ chuyển giao, áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi doanh nghiệp trẻ nước ta cải tiến, sáng tạo khoa học công nghệ riêng Đối với doanh nghiệp sản xuất, tài liệu lưu trữ doanh nghiệp phục vụ cho việc thăm dị, khai thác tài ngun khống sản; thiết kế, thi công, chế tạo xây dựng sửa chữa cơng trình, máy móc, thiết bị Trong q trình thiết kế, xây dựng sửa chữa, khắc phục cố cơng trình, nhà máy, doanh nghiệp cần đến tài liệu lưu trữ Đó thiết kế, hồ sơ thi công… Hay để thiết kế kiểu dáng cho thiết bị, máy móc với tính ưu việt sản phầm cũ, doanh nghiệp sử dụng tài liệu lưu trữ để cải tiến tiết kiệm thời gian, chi phí nhiều so với làm từ đầu 26 Như vậy, Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp công cụ phục vụ cho quản lý Nhà nước hoạt động doanh nghiệp, ổn định tình hình an ninh kinh tế nhằm góp phần phát triển kinh tế đất nước CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÁC DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Về việc nâng cao hiệu công tác văn thư doanh nghiệp 3.1.1 Thực trạng công tác văn thư doanh nghiệp Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp tổ chức bộn máy nhận làm công tác văn tư, đầu tư kinh phí, tổ chức đạo ứng dụng cơng nghệ công tác văn thư Cụ thể: - Đầu tư kinh phí cho hoạt động văn thư thời gian qua ban lãnh đạo quan tâm ý, đầu tư sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photo, máy Scan, máy vi tính… 27 -Ứng dụng phần mềm quản lý văn ANA từ năm 2016 đến tháng 7/2018, ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành VNPT-iOffice 4.0 công tác soạn thảo văn ban hành văn công tác quản lý văn đến Ngoài ra, doanh nghiệp thực công tác văn thư theo quy trinh rõ ràng tuần tự, cụ thể: - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan: Khối tài liệu hồ sơ vụ án lập hồ sơ, xếp có khoa học giúp đơn vị tra tìm hồ sơ, tài liệu thuận tiện, nhanh chóng Cịn lại khối tài liệu cũ chỉnh lý sơ xếp lên giá để bảo quản an toàn thuận tiện khai thác hàng năm -Quản lý sử dụng dấu: Đơn vị thực việc quản lý sử dụng dấu theo quy định hành, chưa có trường hợp để xảy vi phạm việc quản lý sử dụng dấu; dấu sử dụng ngày, hết thời gian làm việc nhân viên văn thư cất giữ phịng có khóa Bên cạnh ưu điểm đạt được, trình triển khai thực thực nhiệm vụ cơng tác văn thư, lưu trữ cịn số tồn tại, hạn chế: Nhận thức số lãnh đạo, cán doanh nghiệp công tác văn thư, lưu trữ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ có thời điểm chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ đơn vị chưa quan tâm trọng mức Có thời điểm, ban quản lý kịp thời thời ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ quan; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ 28 dẫn đến đơn vị trực thuộc lúng túng việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ Còn số tài liệu, hồ sơ chưa chỉnh lý theo quy định, khó khăn nguồn kinh phí; kho lưu trữ chật, hẹp chưa đảm bảo theo quy định 3.1.2 Biện pháp nâng cao công tác văn thư doanh nghiệp Từ thực trạng trên, ta đưa biện pháp nhằm nâng cao công tác văn thư doanh nghiệp thời gian tới, sau: – Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư quan, DN Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư – Nhanh chóng tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp – Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình thức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức – Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ 29 – Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng ừng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc 3.2 Vấn đề nâng cao chất lượng công tác lưu trữ doanh nghiệp 3.2.1 Thực trạng công tác lưu trữ doanh nghiệp Hiện nay, tất doanh nghiệp có cơng tác lưu trữ ổn định thành thạo,dễ dàng tạo lập lưu trữ văn theo dễ dàng trích xuất Điều đem lại nhiều lợi ích, thuận tiến, giúp doanh nghiệp dễ dàng thuận tiện hoạt động Bên cạnh đó, nhìn lại tồn diện cơng tác lưu trữ, ta thấy có nhiều khó khăn, vướng mắc cịn tồn Những khó khăn trở thành rào cản,hạn chế phát triển lưu trữ doanh nghiệp Mà đó, nguyên nhân chinh nguồn tài liệu, hồ sơ quý giá tài sản doanh nghiệpđang cần phải giữ gìn, bảo quản Khó khăn cần quan tâm đặc biệt nhận thức chưa đầy đủ giá trị công tác lưu trữ doanh nghiệp Phần lớn doanh nghiệp chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ Cũng có quan doanh nghiệp ban hành Danh mục hồ sơ có chế độ phụ cấp độc hại cho cán lưu trữ Các doanh nghiệp khó để có đội ngũ văn thư lưu trữ đào tạo , từ khó khăn việc xếp hoạt động Đội ngũ tuyển dụng ,lại chưa đào tạo chuyên ngành, thiếu kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ nên đội ngũ cán lưu trữ chưa thể theo kịp yêu cầu mà công tác lưu trữ hành đặt ra, chưa nắm vững nhiệm vụ nên không tham mưu cho lãnh đạo công tác lưu trữ 30 đơn vị Ngồi ra, khó khăn phần lớn nhận thức công chức, viên chức doanh nghiệp chưa ý thức việc lập hồ sơ công việc nhiệm vụ thân, chưa coi hồ sơ, tài liệu tài sản doanh nghiệp – Công tác tổ chức tập huấn văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức… Đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến văn pháp luật công tác lưu trữ, điển hình Luật Lưu trữ quy chế công tác lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức cán công chức người làm công tác lưu trữ vị trí, vai trị, tầm quan trọng công tác lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ 3.2.2 Biện pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ doanh nghiệp Trước thực trạng trên, ta có biện pháp sau nhằm khắc phục vấn đề tồn tại, cụ thể sau: – Nâng cao nhận thức Lãnh đạo, Trưởng phịng cơng tác lưu trữ, có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc hướng dẫn Chánh Văn phịng, Phó Văn phịng phụ trách cơng tác lưu trữvà nhân viên lưu trữ… Hàng năm, phải kiểm tra, xây dựng văn hướng dẫn công tác lưu trữ cho đơn vị – Đội ngũ cán chuyên trách cần làm công tác lưu trữ ổn định, đủ tiêu chuẩn theo quy định Thực có hiệu quy chế cơng tác lưu trữ; bố trí cán chuyên trách đảm nhiệm công tác lưu trữ chuyên môn, nghiệp vụ quy định ngành người làm công tác lưu trữ công chức; lập kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ chuyên trách cán làm công tác lưu trữ đơn vị 31 – Đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần đầu tư thích đáng để xử lý tài liệu tích đống; triển khai cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ với mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng Tài liệu nhiều hay để chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý phơng có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu quan phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng, tiêu huỷ khối lượng tài liệu khơng có giá trị tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị vĩnh viễn lưu trữ lịch sử Sau hồn thành cơng tác chỉnh lý tài liệu quan, tổ chức cần phải viết báo cáo kết chỉnh lý nhằm đánh giá kết công việc, rút kinh nghiệm nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý đề công việc cần tiếp tục làm sau chỉnh lý - Ngoài biện pháp quan quản lý công tác lưu trữ lãnh đạo đơn vị cần tăng cường kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ để công tác quản lý tài liệu lưu trữ quan, đơn vị toàn tỉnh ngày hướng phát triển ngành Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cần tổ chức thường xuyên hơn; đồng thời phối hợp hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị tỉnh Cần đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tất doanh nghiệp Việc lập hồ sơ cơng việc đưa thành tiêu chí để đánh giá thi đua khen thưởng quan, đơn vị doanh nghiệp hàng năm biện pháp để cải thiện dần tình trạng tài liệu bị chất đống 32 KẾT LUẬN Thực tế cho thấy, công tác văn thư lưu trữ có nhiều chuyển biến tích cực, bước vào nề nếp, có chiều sâu Việc tìm hiểu chứng minh chứng minh vai trị cơng tác văn thư ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp, tìm biện pháp hạn chế vấn đề tồn đọng doanh nghiệp ngày quan tâm, góp phần gìn giữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; kịp thời cung cấp nhiều thông tin phục vụ tốt cho việc đạo, điều hành hoạt động ban quản trị doanh nghiệp Tuy nhiên, số doanh nghiệp chưa nhận thức đúng, đầy đủ vị trí, vai trò, tầm quan trọng quy định pháp luật công tác văn thư lưu trữ Chưa đạo, kiểm tra, hướng dẫn thường xuyên công tác văn thư, lưu trữ vào quan lưu trữ Dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng ảnh hưởng đến hoạt động điều hành doanh nghiệp nói chung cơng tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp nói riêng Để bước thực tốt quy định pháp luật công tác văn thư lưu trữ nhằm bước đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp cần quan tâm, đạo liệt người đứng đầu chấp hành nghiêm quy định pháp luật công tác văn thư lưu trữ cán bộ, cơng chức, viên chức q trình thực nhiệm vụ 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp với nghiệp phát triển kinh tế Việt Nam Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 (có hiệu lực thi hành từ 01/7/ 2006) Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia 2001 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Những vấn đề chung công tác văn thư quan, tổ chức doanh nghiệp Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội Vụ https://text.123docz.net/document/2569081-thuc-trang-va-giai-phap-congtac-van-thu-luu-tru-o-cong-ty-co-pha-n-va-n-ta-i-an-giang-hie-n-nay.htm http://lienchieu.danang.gov.vn/-/mot-vai-nhin-nhan-ve-cong-tac-van-thuluu-tru-o-cac-on-vi-thuoc-quan-lien-chi-1 https://lamdong.gov.vn/sites/vks/nghiepvukiemsat/SitePages/Mot-so-bienphap-nham-nang-cao-hieu-qua cong-tac-van-thu.aspx https://luathoangphi.vn/cong-tac-van-thu-la-gi/ 34 PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) cán chấm thi Điểm thống thi CB chấm thi số Bằng số CB chấm thi số Bằng chữ Chữ kí xác nhận cán nhận thi ... niệm công tác văn thư doanh nghiệp Công tác văn thư doanh nghiệp công việc xử lý văn đến, văn đi, đóng dấu, sao, lưu, cung cấp văn theo yêu cầu, lưu hành doanh nghiệp 11 Công tác văn thư bao gồm... CHO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 26 3.1 Về việc nâng cao hiệu công tác văn thư doanh nghiệp .26 3.1.1 Thực trạng công tác văn thư doanh nghiệp .26 3.1.2 Biện pháp nâng cao công tác văn. .. trinh thực nội dung công tác văn thư 11 1.2.3 Nội dung công tác văn thư 13 1.3 Cơ sở lý luận công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 14 1.3.1 Công tác lưu trữ