LỜI CẢM ƠN 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI CHỨNG MINH VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ Ý NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP Mã phách Hà Nội 2022 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài tiểu luận này, trước hết tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn truyền đạt kiến thức và tận tình giú.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP
Cơ sở lý luận về doanh nghiệp
Doanh nghiệp là tổ chức được thành lập với mục đích kinh doanh, thường dưới dạng các loại hình công ty Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng mục tiêu và hình thức hoạt động của doanh nghiệp rất đa dạng, điều mà không phải ai cũng nhận thức được.
Quá trình kinh doanh diễn ra liên tục, bao gồm một hoặc nhiều công đoạn trong chuỗi đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường, với mục tiêu chính là tạo ra lợi nhuận.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được định nghĩa là tổ chức có tên riêng, sở hữu tài sản và có trụ sở giao dịch Doanh nghiệp phải được thành lập hoặc đăng ký theo quy định của pháp luật với mục đích kinh doanh.
- Theo như định nghĩa về doanh nghiệp và căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020:
1 Công ty TNHH 1 thành viên;
2 Công ty TNHH 2 thành viên trở lên;
3 Công ty cổ phần; a Công ty hợp danh; b Doanh nghiệp tư nhân;
- Căn cứ vào hình thức pháp lý của doanh nghiệp:
Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp 2005 thì hình thức pháp lý của các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam bao gồm:
Công ty trách nhiệm hữu hạn, bao gồm cả công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, là loại hình doanh nghiệp mà các thành viên chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong giới hạn số vốn điều lệ đã cam kết.
2 Công ty cổ phần là doanh nghiệp mà vốn điều lệ của công ty được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần Cá nhân hay tổ chức sở hữu cổ phần của doanh nghiệp được gọi là cổ đông và chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp.
3 Công ty hợp danh là doanh nghiệp trong đó có ít nhất hai thành viên là chủ sở hữu của công ty, cùng kinh doanh dưới một cái tên chung (gọi là thành viên hợp danh) Thành viên hợp doanh phải là cá nhân và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty Ngoài ra trong công ty hợp danh còn có các thành viên góp vốn.
4 Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân.
5 Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập theo Luật đầu tư nước ngoài 1996 chưa đăng ký lại hay chuyển đổi theo quy định.
- Căn cứ vào chế độ trách nhiệm
Căn cứ vào chế độ trách nhiệm có thể phân loại các doanh nghiệp thành có chế độ trách nhiệm vô hạn và chế độ trách nhiệm hữu hạn
1 Doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm vô hạn: Doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm vô hạn là loại hình doanh nghiệp mà ở đó chủ sở hữu doanh nghiệp có nghĩa vụ phải trả nợ thay cho doanh nghiệp bằng tất cả tài sản của mình, khi doanh nghiệp không đủ tài sản để thực hiện các nghĩa vụ tài chính của nó Theo pháp luật Việt Nam, có hai loại doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm vô hạn là doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh.
2 Doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm hữu hạn: Những doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm hữu hạn là những doanh nghiệp mà ở đó chủ sở hữu chỉ phải chịu trách nhiệm về mọi khoản nợ và nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp Điều đó có nghĩa là khi số tài sản của doanh nghiệp không đủ để trả nợ thì chủ sở hữu không có nghĩa vụ phải trả nợ thay cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh là hai loại hình doanh nghiệp mà tài sản của chủ doanh nghiệp và thành viên không tách biệt với tài sản công ty Trong trường hợp tài sản công ty không đủ để thực hiện nghĩa vụ, họ sẽ phải chịu trách nhiệm bằng chính tài sản cá nhân của mình.
Như vậy, chỉ có công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên, công ty TNHH 2 thành viên trở lên là có tư cách pháp nhân.
Công tác văn thư trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm công tác văn thư trong doanh nghiệp
Công tác văn thư trong doanh nghiệp bao gồm việc quản lý và xử lý các văn bản đến và đi, thực hiện các nhiệm vụ như đóng dấu, sao chép, lưu trữ, cung cấp văn bản theo yêu cầu và lưu hành tài liệu trong nội bộ doanh nghiệp.
Công tác văn thư bao gồm quản lý văn bản đến và đi, sử dụng con dấu, và lập hồ sơ Người làm văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, và chuyển giao văn bản, trong khi việc ký và phát hành văn bản thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan Mỗi cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm soạn thảo văn bản và lập hồ sơ để giải quyết công việc.
Công tác văn thư hiện diện tại hầu hết các cơ quan và doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo và hiệu quả hoạt động Hoạt động này không chỉ là công việc thường xuyên mà còn góp phần cải thiện quy trình quản lý và điều hành của tổ chức.
Về quy trinh hoạt động của công tác văn thư:
Cán bộ văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển giao văn bản đến các vị trí cần thiết, dù họ không trực tiếp xử lý các văn bản đó Thông thường, văn bản đến sẽ chỉ định người nhận cụ thể, nhưng trong trường hợp không có chỉ định, văn bản sẽ được chuyển cho Tổng Giám Đốc để phân phối đến các bộ phận chuyên môn phù hợp.
1.2.2 Yêu cầu trong quá trinh thực hiện nội dung của công tác văn thư.
Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan, doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây: a Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc tại các cơ quan và doanh nghiệp phụ thuộc vào việc xây dựng và quản lý văn bản hiệu quả Để đảm bảo nhanh chóng và chính xác, cần xem xét mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng văn bản, từ đó ban hành và chuyển giao kịp thời đến đúng người và bộ phận chịu trách nhiệm Việc này giúp tránh tình trạng sót việc, chậm trễ và cần quy định rõ thời hạn giải quyết, đồng thời đơn giản hóa thủ tục xử lý văn bản.
Nội dung văn bản cần phải đáp ứng yêu cầu công việc, không vi phạm các quy định của pháp luật Nhà nước và Đảng Các dẫn chứng phải trung thực, số liệu đầy đủ và chứng cứ rõ ràng Văn bản phải đúng thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành và đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
Nghiệp vụ văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện đúng chế độ công tác, bao gồm các khâu như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản Việc tuân thủ các quy định này không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn bảo mật thông tin trong quá trình xử lý tài liệu.
Là biểu hiện chính trị quan trọng trong công tác văn thư, nội dung văn bản đến và đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chứa nhiều thông tin thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước Để đảm bảo bảo mật, cần tuân thủ các chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về việc bảo vệ bí mật nhà nước, bao gồm việc sử dụng mạng máy tính an toàn, sắp xếp phòng làm việc hợp lý và lựa chọn cán bộ văn thư đáp ứng tiêu chuẩn.
Việc hiện đại hóa công tác văn thư là cần thiết để nâng cao năng suất và chất lượng làm việc của các cơ quan, tổ chức Quá trình này phải được thực hiện từng bước, phù hợp với điều kiện và trình độ cán bộ của từng đơn vị Ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại là những yếu tố quan trọng trong việc cải tiến công tác văn thư, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các tổ chức chính trị-xã hội.
1.2.3 Nội dung của công tác văn thư a Soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm:
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản;
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo
- Đánh máy, nhân bản văn bản
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Ban hành văn bản b.Quản lý văn bản
- Quản lý văn bản đến
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
+Trinh chuyển giao văn bản đến;
Giai quyết và theo giõi giải quyết văn bản đến;
- Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
+ Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có );
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi; c Lập hồ sơ và giao nhận hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Lập hồ sơ hiện hành
Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan, doanh nghiệp;
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong quá trình theo giõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
+ Phân định đơn vị bảo quản
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản
- Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành
Xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong các cơ quan, tổ chức đảng, cũng như tổ chức chính trị-xã hội là rất quan trọng để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ và tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện đầy đủ và hiệu quả.
+ Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;
+ Thực hiện giao nộp hồ sư, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp.
Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp
Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước, bao gồm lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ Điều này nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý, nghiên cứu lịch sử và đáp ứng nhu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ cho xã hội Do đó, hoạt động lưu trữ được triển khai ở mọi quốc gia và luôn nhận được sự quan tâm từ các nhà nước.
- Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Ngiên cứu, triển khai và thực hiện biện pháp quản lý nhà nước về lưu trư
- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ
- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ
1.3.1.2 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ
1.2.1.2.1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức khoa học tài liệu là quá trình phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu bao gồm các hoạt động như thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, và tổ chức các công cụ tra cứu tài liệu Ngoài ra, còn có một số công tác bổ trợ khác liên quan đến các ngành khoa học, kỹ thuật và tin học.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác lưu trữ, việc bảo quản an toàn tài liệu là điều kiện thiết yếu Nếu tài liệu không được bảo vệ đúng cách, việc khai thác và sử dụng chúng sẽ gặp nhiều khó khăn.
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai yếu tố quan trọng: đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng hoặc mất mát và bảo vệ an toàn thông tin có trong tài liệu lưu trữ.
Để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, cần chú ý đến kho tàng và trang thiết bị, đảm bảo điều kiện ổn định phù hợp với yêu cầu bảo quản từng loại tài liệu Đồng thời, thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế và bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Để bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu, cần chú trọng đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của nhân viên lưu trữ Đồng thời, cần xem xét từng loại đối tượng độc giả khi khai thác và sử dụng tài liệu, cũng như các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác tài liệu một cách hiệu quả.
1.2.1.2.3 Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động xã hội, từ đó đánh giá chính xác vai trò của ngành lưu trữ Để nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu, cần nghiên cứu nhu cầu của xã hội, phân loại độc giả và phát triển các công cụ tra cứu tài liệu Hơn nữa, việc tổ chức nhiều hình thức khai thác và sử dụng tài liệu cũng là cần thiết Nhà nước cần thiết lập quy định cụ thể về khai thác tài liệu, nâng cao trình độ cán bộ lưu trữ và ứng dụng khoa học hiện đại trong công tác này.
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được giữ lại nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong quá khứ và phục vụ cho đời sống xã hội Các loại tài liệu lưu trữ rất đa dạng, trong đó văn bản chỉ là một dạng Quan điểm về tài liệu lưu trữ đang dần thay đổi để phù hợp với sự phát triển của xã hội.
Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:
Tài liệu lưu trữ là bản gốc các tài liệu quan trọng được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân Những tài liệu này được bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử của xã hội.
1.3.2.2 Các loại tài liệu lưu trữ
Các nhà lưu trữ học phân loại tài liệu lưu trữ thành nhiều loại hình cơ bản dựa trên vật mang tin và ghi tin, bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn và tài liệu điện tử.
Tài liệu hành chính ở Việt Nam có nhiều thể loại khác nhau, phản ánh từng giai đoạn lịch sử của quốc gia Trong thời kỳ phong kiến, các loại tài liệu này bao gồm luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu và sớ Dưới thời Pháp thuộc, tài liệu hành chính chủ yếu là sắc luật, sắc lệnh, nghị định và công văn Ngày nay, hệ thống tài liệu hành chính bao gồm hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình và kế hoạch Những văn bản này không chỉ phản ánh các hoạt động quản lý nhà nước mà còn chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện tại.
Tài liệu khoa học – kỹ thuật là các tài liệu phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế và xây dựng công trình cơ bản, cũng như chế tạo sản phẩm công nghiệp Loại tài liệu này bao gồm các báo cáo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, hồ sơ thầu và các bản vẽ thiết kế kỹ thuật Ngoài ra, tài liệu còn chứa thông tin về điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn và trắc địa Các loại tài liệu này rất đa dạng, từ thuyết minh công trình đến bản vẽ tổng thể và chi tiết, sơ đồ, biểu đồ tính toán và bản đồ trắc địa.
Tài liệu nghe nhìn là nguồn tài liệu phản ánh đa dạng các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội thông qua việc ghi lại và tái hiện các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh Loại tài liệu này không chỉ cung cấp thông tin mà còn thu hút sự chú ý của người xem nhờ vào sự sinh động và hấp dẫn Tài liệu nghe nhìn bao gồm nhiều hình thức như băng, đĩa ghi âm, ghi hình, cùng với các bức ảnh và phim ở các thể loại khác nhau như phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu và phim thời sự.
VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, Ý NGHĨA VÀ TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP
Vai trò của công tác văn thư đối với doanh nghiệp
Công tác văn thư lưu trữ bao gồm quản lý và xử lý văn bản đi, văn bản đến, soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý con dấu, cũng như lập hồ sơ Vai trò của công tác văn thư trong doanh nghiệp rất quan trọng và được thể hiện qua bảy điểm chính.
Việc lưu trữ và bảo quản tài liệu quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp là rất cần thiết, vì những giấy tờ này không chỉ cung cấp thông tin và tư liệu cho các hoạt động mà còn có giá trị pháp lý cao Bản gốc của những tài liệu này là căn cứ xác nhận các sự việc, do đó, việc đảm bảo an toàn cho chúng là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nó đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý Để quản lý hiệu quả, cần có đủ thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin bằng văn bản được xem là nguồn chính và chính xác nhất.
Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác là yếu tố quan trọng cho công việc Thông tin văn bản vẫn là nguồn đáng tin cậy nhất, do đó, công tác văn thư đóng vai trò thiết yếu Những văn bản này sẽ là căn cứ và cơ sở thông tin cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ trong doanh nghiệp.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc lưu giữ đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân có trách nhiệm trong doanh nghiệp Việc bảo đảm các văn bản được lưu giữ chính xác và phản ánh chân thực hoạt động của cơ quan sẽ tạo ra bằng chứng pháp lý cần thiết khi cần thiết, chứng minh cho hoạt động của doanh nghiệp một cách rõ ràng.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm giữ gìn hồ sơ, tài liệu và tạo điều kiện cho công tác lưu trữ hiệu quả Nguồn tài liệu lưu trữ quốc gia chủ yếu đến từ các hồ sơ có giá trị được các cơ quan nộp vào Để nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập và nộp hồ sơ Hồ sơ càng hoàn chỉnh và văn bản càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng cao; ngược lại, nếu hồ sơ không đầy đủ sẽ gây khó khăn cho các hoạt động nghiệp vụ trong lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ không chỉ là công việc giấy tờ đơn giản mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chuyển giao văn bản đúng thời gian Điều này giúp các phòng ban chuyên môn giải quyết và xử lý công việc kịp thời, phát hành văn bản đúng hạn và tra cứu thông tin nhanh chóng nhờ vào hệ thống lưu trữ khoa học Từ đó, hiệu suất làm việc được nâng cao đáng kể.
Thứ bảy, việc nâng cao hiệu suất công việc cho cán bộ, công chức là cần thiết để đáp ứng yêu cầu của tổ chức và cá nhân Hồ sơ tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và kiểm tra công việc một cách hệ thống Qua đó, cán bộ, công chức có thể tự kiểm tra và rút ra kinh nghiệm, góp phần thực hiện các mục tiêu quản lý về năng suất, chất lượng và hiệu quả, phù hợp với yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.
Việc chú trọng vào công tác văn thư và lưu trữ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và nâng cao quản lý hành chính nhà nước Để thúc đẩy cải cách hành chính, mỗi doanh nghiệp cần nhận thức rõ vai trò của văn thư và lưu trữ, từ đó áp dụng các biện pháp phù hợp nhằm cải thiện quy trình này, đảm bảo hoạt động của các cơ quan, đơn vị diễn ra thông suốt và hiệu quả hơn.
Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với doanh nghiệp
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp bao gồm các loại tài liệu quản lý hành chính, tài liệu kinh doanh, văn bản giao dịch và hệ thống tài liệu kế toán như sổ kế toán, báo cáo tài chính và hóa đơn chứng từ Những tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc của văn bản, giữ lại thông tin quá khứ phục vụ cho nhu cầu xã hội và nghiên cứu lịch sử Chúng cung cấp bằng chứng cho hoạt động quản lý của các cơ quan và doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ hoạt động thanh tra, kiểm tra của nhà nước Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn giúp các nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam học hỏi kinh nghiệm và tiếp cận kỹ thuật, quy trình công nghệ cần thiết cho sản xuất kinh doanh.
Tài liệu hình thành từ hoạt động của doanh nghiệp có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, cung cấp thông tin và căn cứ cần thiết cho lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý và điều hành sản xuất, kinh doanh Những thông tin liên quan đến thị trường, đối tác, đối thủ cạnh tranh và sản phẩm đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của doanh nghiệp Việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho người quản lý được thực hiện từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó tài liệu lưu trữ từ hoạt động của doanh nghiệp là nguồn chủ yếu.
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin quá khứ quý giá, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định hiệu quả cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh Nếu doanh nghiệp nhận thức và đánh giá đúng giá trị của nguồn thông tin này, nó sẽ trở thành công cụ chủ động trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp là bằng chứng quan trọng về quá trình kinh doanh, phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước và thanh tra, kiểm tra Những tài liệu này không chỉ giúp cơ quan chức năng xử lý vi phạm pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp Trong trường hợp xảy ra tranh chấp và kiện tụng, tài liệu lưu trữ trở thành cơ sở quan trọng để các cơ quan chức năng giải quyết và xét xử các vấn đề liên quan.
Hệ thống tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp giúp khách hàng và đối tác hiểu rõ hơn về thương hiệu, vị trí, uy tín và tầm cỡ của doanh nghiệp Qua đó, doanh nghiệp có thể thể hiện quá trình phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động liên doanh và hợp tác, đồng thời xây dựng hình ảnh mạnh mẽ để mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước.
Tài liệu doanh nghiệp phản ánh tình hình kinh tế Việt Nam qua các giai đoạn, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế với nhiều thuận lợi và thách thức cho doanh nghiệp Điều này cung cấp cơ sở cho các nhà khoa học nghiên cứu sự phát triển kinh tế trong thời kỳ đổi mới, từ đó xây dựng chiến lược phát triển kinh tế cho tương lai.
Tài liệu hình thành từ hoạt động của doanh nghiệp cung cấp cho lãnh đạo và nhân viên những kinh nghiệm quản lý quý báu từ thời gian làm việc với các nhà đầu tư nước ngoài Bằng cách nghiên cứu các văn bản từ đối tác, chủ yếu là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp có thể rút ra bài học quản lý và áp dụng vào công tác quản lý của chính mình.
Dựa vào thông tin từ tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể rút ra nhiều bài học quý giá trong tổ chức, quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh Tài liệu này ghi lại diễn biến của tất cả các dự án đầu tư, quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế và các thương vụ, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp cần nghiên cứu và khai thác các dự án, hợp đồng kinh tế thành công để nâng cao hiệu quả trong tương lai Việc phân tích tài liệu lưu trữ giúp doanh nghiệp xác định vị trí cạnh tranh của mình và trang bị thêm kiến thức, kỹ năng cần thiết trong bối cảnh thương mại toàn cầu Đối với doanh nghiệp nhà nước, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong phát triển khoa học - kỹ thuật - công nghệ, đặc biệt thông qua các dự án liên doanh với doanh nghiệp nước ngoài, đã giúp nhập khẩu nhiều công nghệ hiện đại, góp phần thúc đẩy các ngành kinh tế mũi nhọn Các doanh nghiệp trẻ có thể cải tiến và sáng tạo trong lĩnh vực khoa học công nghệ của riêng mình bằng cách nghiên cứu các bí quyết kỹ thuật và quy trình công nghệ đã được chuyển giao Đối với doanh nghiệp sản xuất, tài liệu lưu trữ hỗ trợ việc thăm dò và khai thác tài nguyên khoáng sản, thiết kế và thi công các công trình, máy móc, thiết bị.
Trong quá trình thiết kế, xây dựng hoặc sửa chữa công trình, tài liệu lưu trữ như bản thiết kế và hồ sơ thi công đóng vai trò quan trọng Doanh nghiệp có thể sử dụng những tài liệu này để cải tiến thiết bị, máy móc, giúp tạo ra các sản phẩm với tính năng ưu việt hơn Việc tận dụng tài liệu lưu trữ không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí so với việc thiết kế lại từ đầu.
Tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý Nhà nước đối với hoạt động của doanh nghiệp, từ đó góp phần ổn định tình hình an ninh kinh tế và thúc đẩy sự phát triển kinh tế của đất nước.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÁC DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Về việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong các doanh nghiệp
3.1.1 Thực trạng công tác văn thư trong các doanh nghiệp hiện nay.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã thiết lập bộ phận nhân sự chuyên trách cho công tác văn thư, đồng thời đầu tư kinh phí và tổ chức chỉ đạo để ứng dụng công nghệ vào lĩnh vực này.
Ban lãnh đạo luôn chú trọng đầu tư kinh phí cho các hoạt động văn thư, bao gồm sửa chữa và cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá và tủ đựng tài liệu, cùng với việc mua sắm thiết bị bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ như máy photo, máy scan và máy vi tính.
Từ năm 2016 đến tháng 7/2018, ứng dụng phần mềm quản lý văn bản ANA đã được triển khai, sau đó là phần mềm VNPT-iOffice 4.0, nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đến và đi.
Ngoài ra, các doanh nghiệp thực hiện công tác văn thư theo quy trinh rõ ràng và tuần tự, cụ thể:
Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là quy trình quan trọng giúp sắp xếp khoa học các vụ án, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu hồ sơ nhanh chóng Ngoài ra, khối tài liệu cũ cũng được chỉnh lý sơ bộ và sắp xếp an toàn, đảm bảo dễ dàng khai thác hàng năm.
Đơn vị đã thực hiện quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định hiện hành, không xảy ra vi phạm nào trong quá trình này Con dấu được sử dụng trong suốt thời gian làm việc và được nhân viên văn thư cất giữ an toàn trong phòng có khóa khi hết giờ làm.
Mặc dù đã đạt được nhiều ưu điểm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư và lưu trữ, nhưng vẫn còn một số tồn tại và hạn chế cần được khắc phục.
Một số lãnh đạo và cán bộ trong doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ về công tác văn thư, lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ Điều này dẫn đến việc chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ tại các đơn vị chưa được quan tâm đúng mức.
Ban quản lý đã nhanh chóng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm Kế hoạch công tác, Danh mục hồ sơ và Quy chế công tác Tuy nhiên, điều này đã dẫn đến sự lúng túng của các đơn vị trực thuộc trong việc tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến văn thư, lưu trữ.
Một số tài liệu và hồ sơ vẫn chưa được chỉnh lý theo quy định do gặp khó khăn về nguồn kinh phí, trong khi kho lưu trữ hiện tại lại chật hẹp và không đáp ứng tiêu chuẩn yêu cầu.
3.1.2 Biện pháp nâng cao công tác văn thư của các doanh nghiệp hiện nay.
Từ thực trạng trên, ta đưa ra những biện pháp nhằm nâng cao công tác văn thư của các doanh nghiệp trong thời gian tới, như sau:
Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư là cần thiết để tăng cường trách nhiệm của các ngành và cấp quản lý tại cơ quan, doanh nghiệp Để đạt được điều này, cần chú trọng vào việc phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành liên quan đến công tác văn thư.
Cần nhanh chóng tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế cho công tác văn thư ở tất cả các ngành và cấp độ, đảm bảo phù hợp với các nhiệm vụ như tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu bản lưu văn bản Đồng thời, cần chú trọng bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ công việc cũng như tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp.
Kế hoạch tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách là rất cần thiết Các hình thức đào tạo có thể bao gồm đào tạo chính quy, tại chức hoặc tham gia các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức.
Để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, cần tăng cường cơ sở vật chất bằng cách trang bị đầy đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo, giá kệ, hộp, cặp và bìa hồ sơ Tất cả thiết bị này phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư và lưu trữ.
Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư, như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường mạng, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu lượng văn bản giấy Việc áp dụng công nghệ mới không chỉ nâng cao năng suất mà còn cải thiện chất lượng và hiệu quả công việc trong lĩnh vực văn thư.
Vấn đề nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp
3.2.1 Thực trạng công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp hiện nay.
Hiện nay, mọi doanh nghiệp đều có hệ thống lưu trữ văn bản hiệu quả, cho phép tạo lập và lưu trữ tài liệu một cách tuần tự và dễ dàng trích xuất Điều này mang lại nhiều lợi ích, tạo sự thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp.
Công tác lưu trữ tại doanh nghiệp đang gặp nhiều khó khăn, trở thành rào cản cho sự phát triển Nguyên nhân chính là nhận thức chưa đầy đủ về giá trị của lưu trữ, dẫn đến việc thiếu quy chế và danh mục hồ sơ Hầu hết các doanh nghiệp không có chế độ phụ cấp cho cán bộ lưu trữ, và đội ngũ văn thư lưu trữ thường thiếu đào tạo chuyên môn Điều này khiến họ không thể đáp ứng yêu cầu công việc, không nắm vững nhiệm vụ và không thể hỗ trợ lãnh đạo trong công tác lưu trữ hiệu quả.
Khó khăn trong việc lập hồ sơ công việc tại các doanh nghiệp chủ yếu xuất phát từ nhận thức của công chức, viên chức Họ chưa nhận ra rằng việc này là một nhiệm vụ cá nhân và chưa coi hồ sơ, tài liệu là tài sản quý giá của doanh nghiệp.
Công tác tổ chức tập huấn văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức là rất cần thiết nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ Đẩy mạnh công tác tuyên truyền và phổ biến các văn bản pháp luật liên quan, đặc biệt là Luật Lưu trữ và quy chế về công tác lưu trữ, sẽ giúp cán bộ công chức và những người làm công tác lưu trữ hiểu rõ giá trị của tài liệu lưu trữ.
3.2.2 Biện pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp.
Trước thực trạng trên, ta có những biện pháp sau nhằm khắc phục những vấn đề còn tồn tại, cụ thể như sau:
Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và các trưởng phòng về công tác lưu trữ là rất quan trọng, bao gồm trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn từ Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng phụ trách lưu trữ và nhân viên lưu trữ Hàng năm, cần thực hiện kiểm tra và xây dựng văn bản hướng dẫn công tác lưu trữ cho các đơn vị để đảm bảo quy trình lưu trữ hiệu quả.
Đội ngũ cán bộ chuyên trách cần thực hiện công tác lưu trữ ổn định và đạt tiêu chuẩn theo quy định Việc áp dụng hiệu quả quy chế lưu trữ và bố trí cán bộ chuyên trách đúng chuyên môn, nghiệp vụ là rất quan trọng Ngoài ra, cần lập kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho các cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách cũng như các cán bộ tại các đơn vị khác.
Đẩy mạnh công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu tư để xử lý tài liệu tích đống Việc triển khai chỉnh lý cần thực hiện với các mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu, bao gồm chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ và chỉnh lý từng phông có trọng tâm Mục tiêu là nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu vào phục vụ nghiên cứu, tiêu huỷ tài liệu không có giá trị và bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn cũng như giá trị vĩnh viễn Sau khi hoàn thành, tổ chức cần viết báo cáo kết quả chỉnh lý để đánh giá hiệu quả công việc, rút ra kinh nghiệm và đề ra các công việc tiếp theo cần thực hiện.
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ, các cơ quan quản lý cần tăng cường kiểm tra, chỉ đạo và động viên khen thưởng kịp thời, đồng thời xử lý nghiêm các vi phạm pháp luật về lưu trữ Việc tổ chức thường xuyên các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ và hướng dẫn lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức, viên chức là rất cần thiết Hơn nữa, công tác lập hồ sơ công việc cần trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tại tất cả các doanh nghiệp, và được đưa vào tiêu chí đánh giá thi đua khen thưởng hàng năm, nhằm cải thiện tình trạng tài liệu bị chất đống.
Công tác văn thư lưu trữ đã có nhiều chuyển biến tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức đầy đủ về vai trò và tầm quan trọng của công tác này, dẫn đến việc thiếu chỉ đạo và kiểm tra thường xuyên Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động điều hành và quản lý tài liệu lưu trữ Để cải thiện tình hình, cần sự quan tâm và chỉ đạo quyết liệt từ lãnh đạo doanh nghiệp, cùng với việc chấp hành nghiêm các quy định pháp luật về văn thư lưu trữ, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp với sự nghiệp phát triển kinh tế Việt Nam.
2 Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 (có hiệu lực thi hành từ 01/7/ 2006) 5 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia 2001 6 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004
3 Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp.
4 Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ.
5 https://text.123docz.net/document/2569081-thuc-trang-va-giai-phap-cong- tac-van-thu-luu-tru-o-cong-ty-co-pha-n-va-n-ta-i-an-giang-hie-n-nay.htm
6 http://lienchieu.danang.gov.vn/-/mot-vai-nhin-nhan-ve-cong-tac-van-thu- luu-tru-o-cac-on-vi-thuoc-quan-lien-chi-1
7 https://lamdong.gov.vn/sites/vks/nghiepvukiemsat/SitePages/Mot-so-bien- phap-nham-nang-cao-hieu-qua cong-tac-van-thu.aspx
8 https://luathoangphi.vn/cong-tac-van-thu-la-gi/