Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại công ty tnhh mtv mía đường ttc attapeu

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM NGUYỄN THỊ PHI YẾN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU Kon Tum, tháng năm 2018 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM BÁO CÁO THỰC TẬP MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN SINH VIÊN THỰC HIỆN LỚP MSSV : TH.S PHAN THỊ THANH TRÚC : NGUYỄN THỊ PHI YẾN : K814QT : 141402047 Kon Tum, tháng năm 2018 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iii DANH MỤC BẢNG iv DANH MỤC SƠ ĐỒ iv DANH MỤC HÌNH VẼ iv MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1.1 Một số khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vai trò ý nghĩa công tác văn thư 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 1.1.5 Những vấn đề công tác lưu trữ 1.2 Mối quan hệ công tác văn thư lưu trữ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV TTCA 2.1.1 Giới thiệu công ty 2.1.2 Lịch sử hình thành 2.1.3 Sản phẩm kinh doanh 10 2.1.4 Cơ cấu tổ chức công ty TTCA 11 2.1.5 Khái quát tình hình nhân sỡ vật chất cơng ty 14 2.2 Tổng quan Phịng hành quản trị 16 2.2.1.Giới thiệu chung phòng Hành quản trị 16 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 16 2.2.3 Cấu trúc tổ chức phịng Hành quản trị 19 2.2.4.Công tác văn thư lưu trữ phận Hành quản trị công ty TTCA 21 2.2.5 Công tác lưu trữ giấy tờ, lập hồ sơ 28 2.2.6 Bố trí xếp môi trường điều kiện làm việc nhân viên văn thư lưu trữ 29 2.2.7 Khảo sát mức độ hài lịng cơng tác văn thư lưu trữ công ty 30 2.3 Đánh giá nhận xét công tác văn thư lưu trữ TTCA 31 2.3.1 Ưu điểm công tác văn thư lưu trữ 31 2.3.2 Nhược điểm công tác văn thư lưu trữ 32 CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU 35 3.1 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 35 3.1.1 Giải pháp quản lí văn đi, văn đến 35 i 3.1.2 Công tác lưu trữ giấy tờ 35 3.1.3 Việc quản lí dấu cơng ty 36 3.1.4 Sự nổ lực cố gắng CBNV văn thư lưu trữ 36 3.1.5 Điều kiện làm việc quan tâm, đạo giúp đỡ Ban lãnh đạo 36 3.1.6 Giải pháp chung nâng cao công tác 37 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÔNG TY TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 37 3.2.1 Xây dựng qui trình tổ chức quản lý giải văn phịng Hành quản trị công tác văn thư lưu trữ 37 3.2.2 Xây dựng kho quản lí tài liệu lưu trữ, qui trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ 39 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 PHỤ LỤC ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nội dung TTC Tập đồn Thành Thành Cơng TTCA Cơng ty TNHH MTV Mía đường Thành Thành Công Attapeu CBNV Cán nhân viên CTQ Cấp thẩm quyền iii DANH MỤC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang Bảng 1.1 Các bước công tác xây dựng ban hành văn hành văn Bảng 2.1 Bảng cấu tỷ trọng lao động theo trình độ cơng ty TTCA 15 Bảng 2.2 Kết khảo sát mức độ hài lịng cơng tác văn thư lưu trữ 31 Bảng 2.3 Kết khảo sát mức độ hài lòng thái độ phục vụ CBNV văn thư lưu trữ 31 Bảng 2.4 Kết khảo sát mức độ hài lòng CBNV việc xếp hồ sơ lưu trữ 33 Bảng 2.5 Kết khảo sát mức độ hài lòng cơng tác đóng dấu ln đảm bảo 34 Bảng 3.1 Bảng mục lục hồ sơ lưu trữ 36 DANH MỤC SƠ ĐỒ Số hiệu sơ đồ Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức chức công ty TTCA 11 Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức phịng Hành quản trị cơng ty TTCA 20 Sơ đồ 2.3 Các bước quản lí văn đến TTCA 23 Sơ đồ 3.1 Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn 38 Sơ đồ 3.2 Sơ đồ qui trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ 39 DANH MỤC HÌNH VẼ Số hiệu hình vẽ Hình 2.1 Hình 2.2 Tên hình vẽ Trang Biểu đồ so sánh cấu lao động theo trình độ cơng ty TTCA Biểu đồ kết khảo sát mức độ hài lòng với quy định cụ thể việc quản lí hồ sơ lưu trữ hồ sơ 14 iv 34 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết: Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Đối với cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu, Lào thuộc tập đồn Thành Thành Cơng, Việt Nam, doanh nghiệp Việt Nam với mạnh dạng tìm kiếm hội đầu tư kinh doanh, đón đầu phát triển Lào chấp nhận cạnh tranh để bước chinh phục nấc thang thành công, khẳng định vị thị trường nước xứ người cơng tác văn thư lưu trữ xác định hoạt động chính, nội dung quan trọng, chiếm phần lớn hoạt động Hành quản trị cơng ty,cơng tác văn thư lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành thúc đẩy tiến trình cải cách hành doanh nghiệp Công tác văn thư lưu trữ công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu thời gian qua có đóng góp tích cực vào kết hoạt động cơng tác Hành quản trị Tuy nhiên, bên cạnh cịn tồn số điểm bất cập, thiếu sót cơng tác văn thư lưu trữ quy định cụ thể việc tổ chức thực cơng tác lưu trữ cho tồn cơng ty, điều kiện bảo đảm an toàn sử dụng tài liệu lưu trữ cịn hạn chế, chưa có quy định chặt chẽ bảo vệ tài liệu lưu trữ Hồ sơ lưu trữ xếp chưa khoa học, tỉ mỉ dẫn đến việc tìm hồ sơ kiểm tra hồ sơ gặp khó khăn việc quản lý hồ sơ tài liệu chưa có qui trình cụ thể, rõ ràng, nhiều văn văn đến không chuyển cho phận văn thư quan, nhiều việc chuyển công văn gửi thẳng trực tiếp cho phận chuyên môn, việc quản lý dấu cần có qui định cụ thể rõ ràng hơn.Vì nâng cao hiệu cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động Hành quản trị công ty việc cần thiết Sau thời gian thực tập tìm hiểu, nghiên cứu, quan sát hoạt động cơng tác văn thư lưu trữ phịng Hành quản trị, em định chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu” Mục tiêu nghiên cứu đề tài : Đề tài tập trung giải mục tiêu sau: Thứ nhất, hệ thống hóa sở lý luận công tác văn thư lưu trữ Thứ hai, phân tích đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu Thứ ba, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu Phạm vi đối tượng nghiên cứu : Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu Phương pháp nghiên cứu sử dụng: Phương pháp tổng hợp tài liệu nhằm hệ thống sỡ lý luận công tác văn thư lưu trữ Phương pháp thống kê: Sử dụng chức thống kê mô tả việc thu thập, tổng hợp số liệu sẵn có, tóm tắt, trình bày mơ tả đặc trưng khác để phản ánh cách tổng quát đối tượng nghiên cứu Phương pháp khảo sát: Tiến hành phát phiếu khảo sát đến trưởng đơn vị, số đơn vị tiến hành phát trực tiếp đến CBNV vòng ngày tiến hành thu phiếu phát sau ngày Phương pháp chọn mẫu: Chọn mẫu thuận tiện với nhóm mẫu CBNV thuộc khối văn phịng cơng ty với kích cỡ mẫu 63 CBNV Sử dụng thang đo Likert để đánh giá, nhận xét mức độ hài lòng CBNV công ty công tác văn thư lưu trữ Kết cấu đề tài: Đề tài bao gồm: Chương I: Cơ sở lý luận công tác văn thư lưu trữ Chương II: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu Chương III: Kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1.1 Một số khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư công tác bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan tổ chức quản lý sử dụng dấu công tác văn thư (Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư) Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang Là toàn công việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành cơng tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu (Công tác Văn thư - Lưu trữ quản trị văn phòng văn phòng UBND Huyện Vĩnh Tường – Đỗ Thị Thơm) Công tác văn thư hoạt đông đảm bảo thông tin văn bảng phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việ quan, tổ chức (Tài liệu nghiệp vụ văn thư – Nguyễn Thị Phong) 1.1.2 Vai trị ý nghĩa cơng tác văn thư Cơng tác văn thư gắn liền với máy quản lí nội dung quan trọng hoạt động quan, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý quan Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lí Nhà nước quan đơn vị nói chung Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Thực tốt công tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, vừa nâng cao suất vừa đảm bảo chất lượng, chế độ, giữ gìn bí mật Cơng tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng, tiết kiệm công sức tiền cho quan Đồng thời công tác giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào để nghiên cứu sử dụng lâu dài 1.1.3 Yêu cầu cơng tác văn thư Trong q trình thực nội dung cần đảm bảo yêu cầu : Nhanh chóng, kịp thời, hạn phải đảm bảo tính xác cao nội dung, nghiệp vụ Mức độ bí mật văn yêu cầu quản lý công tác văn thư, biểu tập trung mang tính trị cơng tác văn thư Bên cạnh đó, sử dụng trang thiết bị đại tiền đề nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác ngày trở thành nhu cầu cấp bách quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội Tuy nhiên q trình đại hóa cơng tác văn thư phải tiến hành bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán điều kiện quan, tổ chức 1.1.4 Nội dung công tác văn thư a Công tác xây dựng ban hành văn Xây dựng ban hành văn trình tự bước xếp khoa học mà quan thiết phải tiến hành công tác soạn thảo ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động Công tác gồm bước bản: Dự thảo văn bản; Duyệt thảo văn bản; Đánh máy, nhân văn duyệt; Ký văn phát hành văn Cụ thể bước công tác xây dựng ban hành văn sau : Bảng 1.1 Các bước công tác xây dựng ban hành văn Bước Tên công việc Nội dung Thực Đặt tên loại văn - Xác định mục đích, ý nghĩa Cán soạn thảo nội dung văn - Đối tượng văn Soạn đề cương thảo văn Trình duyệt nội dung tổ chức lấy ý kiến Xác định ý Cán soạn thảo Thu thập thông tin Trao đổi với đơn vị liên quan Trưởng đơn vị Xin ý kiến phận pháp chế giao nhiệm vụ soạn thảo Tổng hợp ý kiến Phân loại nhóm ý kiến hồn chỉnh văn + Nhóm ý kiến pháp chế +Nhóm ý kiến chun mơn Kiểm tra hoàn - Kiểm tra văn phong, kiểm tra chỉnh văn yêu cầu thể thức, sửa chữa hồn chỉnh Trình ký văn Hồn chỉnh nội dung hình thức văn Cán soạn thảo văn Trường đơn vị giao nhiệm vụ soạn thảo Trường đơn vị giao nhiệm vụ soạn thảo lãnh đạo ký văn Đóng dấu - Đóng dấu ghi ngày, tháng, Văn thư lưu trữ năm; Số ký hiệu văn - Đăng ký vào sổ Phát hành lưu văn - Gửi văn cho đối tượng trực Văn thư lưu trữ tiếp thực - Gửi qua trang Web - Lưu đơn vị soạn thảo văn thư lưu trữ (Quy trình soạn thảo ban hành văn Bộ nội vụ theo Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ nội vụ) tốt nhiệm vụ giao Cán bộ, chuyên viên văn thư lưu trữ nêu cao tinh thần trách nhiệm để hồn thành nhiệm vụ phân công công việc 2.2.7 Khảo sát mức độ hài lịng cơng tác văn thư lưu trữ công ty a Mô tả mẫu khảo sát Khảo sát sử dụng phương pháp chọn mẫu thuận tiện : Là phương pháp chọn mẫu phi xác xuất mẫu chọn tiếp xúc thường xuyên tiếp xúc với công tác văn thư lưu trữ Cơ cấu mẫu: Trong 63 CBNV khảo sát, tất thuộc CBNV khối văn phòng, thường xuyên tiếp xúc với công tác văn thư lưu trữ Cụ thể bao gồm CBNV phòng ban: Nhân sự; văn phịng cơng ty; kế tốn; cung ứng – xuất nhập khẩu; kế hoạch; nông nghiệp; kỹ thuật; giới nông nghiệp; quản lý hệ thống; kho vận; phân xưởng đường; trung tâm nhiệt điện; phân xưởng bảo trì Giới tính – độ tuổi : 42% nữ, 58% nam, độ tuổi mẫu khảo sát nằm khoảng từ 24-45 tuổi Kinh nghiệm làm việc : Thời gian công tác bình qn năm (cơng ty thành lập năm 2017) Trình độ chun mơn: Mẫu khảo sát có trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học cao học b Nội dung khảo sát + Mục đích khảo sát Làm rõ tồn cơng tác văn thư lưu trữ từ đưa giải pháp kiến nghị để hoàn thiện nâng cao công tác văn thư lưu trữ TTCA + Nội dung khảo sát Việc khảo sát dựa sỡ sử dụng bảng hỏi khảo sát xây dựng dành cho CBNV thuộc khối văn phòng Nội dung bảng hỏi khảo sát liên quan đến vấn đề sau: + Q trình lưu trữ có thuận lợi, dễ dàng tìm kiếm hồ sơ có nhu cầu + Văn đi, văn đến đảm bảo thời gian, nội dung yêu cầu + Tác phong, thái độ phong cách làm việc nhân viên văn thư lưu trữ + Qui định công ty việc quản lí hồ sơ lưu trữ hồ sơ + Phương pháp khảo sát Việc khảo sát hài lịng CBNV thực hình thức khảo sát qua phiếu đánh giá, sử dụng thang đo Likert gồm mức độ: Hồn tồn khơng Khơng hài lịng Bình thường Hài lịng Hồn tồn hài hài lịng lịng c Kết khảo sát Sau phát 63 phiếu, thu 59 phiếu, đa số CBNV hài lịng với cơng tác văn thư lưu trữ đảm bảo công tác quản lý văn đến, trực tiếp quản lý sử dụng dấu việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu 30 lưu trữ cách hiệu ( qua khảo sát cho thấy có đến 66% CBNV hài lòng hài lòng mục khảo sát ) Bảng 2.2.Kết khảo sát mức độ hài lịng cơng tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo công tác quản lý văn đến, trực tiếp quản lý sử dụng dấu việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ TT Mức độ hài lòng chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cách hiệu Tần suất % Hồn tồn khơng hài lịng 2 Khơng hài lịng Bình thường 15 25 Hài lịng 34 57 Hồn tồn hài lòng Tổng 59 100 Qua khảo sát CBNV mức độ hài lịng cơng tác văn thư lưu trữ bên cạnh hài lịng nhân viên văn thư phục vụ tốt ( thái độ, phong cách, giấc) chiếm đến 80%, thái độ tiếp xúc, giải công việc, tinh thần trách nhiệm giải công việc , tác phong công việc, hướng dẫn thủ tục yêu cầu có tỷ lệ hài lịng hài lịng đến 59%, điều cho thấy trình độ chun mơn phong cách, tác phong làm việc nhân viên văn thư lưu trữ công ty đánh giá cao Bảng Kết khảo sát mức độ hài lòng thái độ phục vụ CBNV văn thư lưu trữ TT Mức độ hài lịng Hồn tồn khơng hài lịng Khơng hài lịng Bình thường Hài lịng Hồn tồn hài lịng Tổng Nhân viên văn thư phục vụ tốt (thái độ, phong cách, giấc Tần suất 0 12 40 59 % 0 20 68 100 2.3 ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TTCA 2.3.1 Ưu điểm công tác văn thư lưu trữ Đánh giá chung Cán nhân viên nắm vững yêu cầu cụ thể thể thức loại văn việc soạn thảo theo lĩnh vực chuyên môn Các công văn đến nhân viên thực nhanh chóng, kịp thời theo quy định Đối với công tác văn thư đi: Các thủ tục 31 tiến hành đầy đủ trước đóng dấu ban hành văn Việc phân loại văn rõ ràng giúp ban lãnh đạo cần tra cứu nhanh chóng, thuận tiện Cơng ty lập sổ quản lí tài liệu mật riêng, thuận tiện cho việc sử dụng cần thiết Cơng tác đóng dấu quản lí dấu nhìn chung thực với qui định, yêu cầu chung, việc sử dụng dấu kiểm sốt nhằm đảm bảo vị trí pháp lý Công ty giao dịch, tuân thủ quy định pháp luật Công tác lưu trữ cơng ty nhìn chung mức ổn, đáp ứng yêu cầu thông tin cho lãnh đạo phịng ban cơng ty Các phịng ban, đơn vị có trách nhiệm xếp lại văn bản, bước thực quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo quy định Công tác lưu trữ lãnh đạo quan tâm mực thể hàng năm +Về phía cá nhân: Nhân viên văn thư lưu trữ cơng ty tín nhiệm giao cho nhiệm vụ Quản lý văn thư: Giải công văn đi, Giải công văn đến, Công tác khác (Quản lý khn dấu việc sử dụng đóng dấu quy định; Quản lý, cập nhật danh mục lưu giữ tồn hồ sơ pháp lý Cơng ty chi nhánh trực thuộc, cung cấp hồ sơ pháp lý cho Đơn vị nghiệp vụ theo yêu cầu…) Tiếp nhận bưu kiện, bưu phẩm, hồ sơ công văn chuyển cho nhân viên văn thư Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ, hồ sơ từ Đơn vị, ghi phiếu gửi chuyển phát nhanh ngồi đức tính nhân viên phải có đặc thù cơng việc nên nhân viên văn thư lưu trữ có ý thức tự rèn luyện tính cẩn thận, nghiêm túc, giữ gìn bí mật, tính cần cù, chịu khó, sáng tạo đặc biệt phải có tinh thần trách nhiệm cao, thường xuyên trau dồi trí thức, nghiệp vụ +Về sở vật chất trang thiết bị: Cơng tác Hành quản trị nói chung văn thư lưu trữ hoạt động quan trọng ln lãnh đạo trọng Nhìn chung trang thiết bị công ty đại hóa để đáp ứng u cầu cơng việc, giúp hồn thành nhanh chóng Bên cạnh mơi trường làm việc ln cải thiện, phịng làm việc trang bị đại Để hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ, công ty sử dụng phương tiện kỹ thuật tương ứng : Các phương tiện văn ra, in tài liệu bàn làm việc máy vi tính kết nối với máy scan, in màu, máy photo copy Phương tiện báo hiệu thông tin văn phòng: Được trang bị máy điện thoại bàn làm việc +Về quan tâm cấp trên: Cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng công tác khác công ty nhận đạo, giám sát, đơn đốc, quản lí từ cấp trên, cấp tạo điều kiện tốt để nhân viên văn thư lưu trữ tất CBNV hồn thành tốt nhiệm vụ, cơng việc giao 2.3.2 Nhược điểm công tác văn thư lưu trữ Lãnh đạo chưa có quy định cụ thể việc tổ chức thực cơng tác lưu trữ cho tồn công ty, số tài liệu đưa vào lưu trữ ,điều kiện bảo đảm an toàn sử dụng tài liệu lưu trữ cịn hạn chế, chưa có quy định chặt chẽ bảo vệ tài liệu lưu trữ Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng nhỏ, chưa đáp ứng nhu cầu cần thiết cho công tác lưu trữ Hồ sơ lưu trữ xếp chưa khoa học, tỉ mỉ dẫn đến việc tìm hồ sơ kiểm tra hồ sơ gặp khó khăn 32 Cơng ty chưa có quy trình tổ chức giải văn để công văn giải kịp thời đảm bảo chất lượng công việc Nhiều văn không chuyển cho phận văn thư lưu trữ quan, nhiều việc chuyển công văn gửi thẳng trực tiếp cho phận chuyên môn Việc quản lý dấu cần có qui định cụ thể rõ ràng hơn, trội việc công ty thường xuyên bàn giao dấu công ty xuất đường, mật, việc cần đảm bảo việc sử dụng quản lý dấu mục đích đồng thời các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ thời điểm công ty khơng có dấu cần đóng dấu Ngồi cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng công tác khác công ty nhận đạo, giám sát, đơn đốc, quản lí từ cấp trên, cấp tạo điều kiện tốt để nhân viên văn thư lưu trữ tất CBNV hồn thành tốt nhiệm vụ, cơng việc giao (tỷ lệ hài lòng hài lòng chiếm 85 %) Tuy nhiên, số vấn đề tồn công tác văn thư lưu trữ công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu vấn đề : Sắp xếp hồ sơ lưu trữ, ứng dụng hiệu khoa học công nghệ công tác văn thư lưu trữ (tỷ lệ hài lòng hài lòng chiếm 32 %) … Từ cho thấy số vấn đề tồn công tác văn thư lưu trữ cần có giải pháp hồn thiện cho công tác Qua tiến hành khảo sát, số vấn đề tồn cụ thể sau: Khảo sát hài lòng việc xếp hồ sơ lưu trữ có đến 58% CBNV khơng hài lịng việc hồ sơ lưu trữ xếp khoa học, tỉ mĩ dễ dàng tìm kiếm lãnh đạo, CBNV có nhu cầu, điều cho thấy cần có giải pháp hồn thiện đảm bảo việc xềp hồ sơ lưu trữ cần tỉ mĩ, hợp lý để nâng cao hiệu công việc Bảng 2.4 Kết khảo sát mức độ hài lòng CBNV việc xếp hồ sơ lưu trữ TT Mức độ hài lịng Hồn tồn khơng hài lịng Khơng hài lịng Bình thường Hài lịng Hồn tồn hài lịng Tổng Hồ sơ lưu trữ xếp khoa học, tỉ mĩ dễ dàng tìm kiếm lãnh đạo, CBNV có nhu cầu Tần suất 21 13 18 59 % 35 23 31 100 Bảng 2.5 Kết khảo sát mức độ hài lịng cơng tác đóng dấu ln đảm bảo 33 TT Quản lí dấu cơng tác đóng dấu ln đảm bảo ( kể công ty đưa dấu xuất đường, mật) Mức độ hài lịng Tần suất % Hồn tồn khơng hài lịng 0 Khơng hài lịng 12 20 Bình thường 28 47 Hài lịng 12 21 Hồn tồn hài lịng 12 Tổng 59 100 Kết khảo sát cho thấy việc quản lí dấu cơng tác đóng dấu cịn tồn vấn đề phát sinh tỷ lệ không hài lịng hồn tồn khơng hài lịng chiếm 32 % Cần có giải pháp để đảm bảo việc cơng tác dấu thực kịp thời nhanh chóng hồ sơ điều cần thiết 15% 42% 10% Hồn tồn khơng hài lịng Khơng hài lịng Bình thường 15% Hài lịng 18% Rất hài lịng Hình 2.2 Biểu đồ kết khảo sát mức độ hài lịng với quy định cụ thể việc quản lí hồ sơ lưu trữ hồ sơ Có 20/59 CBNV hài lòng hài lòng với qui định cơng tác văn thư lưu trữ cịn bất cập (chiếm 33%), có đến 42% CBNV có ý kiến bình thường vấn đề điều đáng nói khơng hài lịng hồn tồn khơng hài lịng quy định cụ thể việc quản lí hồ sơ lưu trữ hồ sơ chiếm tỷ lệ cao đến 48 % Từ thấy cần đưa qui định cụ thể rõ ràng công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo đảm bảo cho việc quản lí lưu trữ thống 34 CHƯƠNG : KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU 3.1 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1.1 Giải pháp quản lí văn đi, văn đến Giải pháp quản lí văn đi, văn đến nơi qui định, giám sát thời gian, tiến trình thực hiện, báo cáo phản hồi văn thị, hướng dẫn cách hiệu quả, đảm bảo: Giải pháp nhằm khắc phục việc chuyển văn đi, văn đến địa chỉ, thời gian, việc thực báo cáo, đạo, hướng dẫn nội dung, thời gian thực yêu cầu văn đạo Ngày thời đại công nghệ thông tin phát triển nên công tác văn thư phần ứng dụng công nghệ thông tin việc chuyển văn đến quan, đơn vị, việc chuyển văn đến email giúp cho nhân viên văn thư tiết kiệm thời gian, nhiên việc chuyển gặp nhiều hạn chế như: Chuyển báo cáo đến nhiều quan đơn vị, có đơn vị chưa nhận thiếu sót trình chuyển trình chuyển đơn vị nhận chưa nắm bắt thời gian chuyển nên báo cáo chuyển đến mà không nhận thời gian yêu cầu Vì CBNV làm cơng tác văn thư địa chỉ, quan đơn vị, cá nhân thường xuyên nhận văn cần có danh sách số điện thoại người nhận đơn vị nhận để kiểm tra trình chuyển văn quan trọng thời gian yêu cầu gấp rút Hoặc nội dung gửi yêu cầu có phản hồi nhận thư lại địa gửi, nhằm giúp người quản lí việc chuyển văn tài liệu nắm số lượng đơn vị nhận chưa nhận Đối với văn đến việc vào sổ công văn chuyển đến người nhận để giải việc cần thiết, giai đoạn số lượng văn đến lớn, nhiều nội dung cần xử lý, thực có báo cáo phản hồi Để tránh cho việc xử lý chậm, không thực triển khai, báo cáo phản hồi lại nội dung mà văn đến yêu cầu Người làm công tác văn thư phải phân luồng văn đến nội dung, yêu cầu người thực hiện, thời gian thực hiện, văn cần có báo cáo, phản hồi nhiều 3.1.2 Cơng tác lưu trữ giấy tờ Để quản lý hồ sơ tài liệu, công ty sử dụng biện pháp làm mục lục chung cho quan Theo phương pháp hàng năm phòng ban làm mục lục hồ sơ đơn vị mình, sau nhân viên văn thư tập hợp mục lục lại thành mục lục chung tổng hợp cho toàn quan Trước đưa vào nộp lưu hồ sơ đơn vị cần kiểm tra lại hồ sơ, hoàn chỉnh toàn khâu lập hồ sơ, cán văn thư lưu trữ nhận hồ sơ lưu đối chiếu với mục lục nộp lưu, kiểm tra tài liệu đủ hay thiếu đồng thời yêu cầu đơn vị có hồ sơ giữ bản, văn thư giữ bản, phòng lưu trữ giữ Nhân viên văn thư lưu trữ nhận rõ trách nhiệm việc đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đơn đóc kiểm tra giúp đỡ CBNV, lãnh đạo công tác nộp lưu phận Tổng công ty 35 Số hồ sơ Bảng 3.1 Bảng mục lục hồ sơ lưu trữ Ngày bắt Ngày kết Tiêu đề hồ sơ Số trang đầu thúc Thời hạn bảo quản Ghi 3.1.3 Việc quản lí dấu công ty Công ty thường xuyên bàn giao dấu cho nhân viên kho vận công ty xuất đường, mật, việc cần đảm bảo việc sử dụng quản lý dấu mục đích đồng thời các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ thời điểm cơng ty khơng có dấu cần đóng dấu Cần có hướng sau: Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm cầm dấu công ty việc xuất đường, mật nhân viên kho vận Nếu bàn giao dấu cho nhân viên kho vận cần có biên bàn giao, ký nhận nhân viên văn thư lưu trữ nhân viên kho vận (mỗi bên giữ bản) – trường hợp nhân viên văn thư không Trước dấu cầm đi, cần có thơng báo đến phịng ban khoảng thời gian khơng có dấu cơng ty để đảm bảo văn bản, giấy tờ, chứng từ đóng dấu kịp thời trước mang 3.1.4 Sự nổ lực cố gắng CBNV văn thư lưu trữ Nhân viên công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao cần thường xuyên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệm vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua Internet.Tìm kiếm kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực công tác Hiện công tác văn thư lưu trữ thực theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính.Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động công ty, lĩnh vực mà nhân viên phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc, mạnh dạng, thẳng thắng công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp Nhân viên văn thư lưu trữ cần ngăn nắp, gọn gàng việc để bàn làm việc giấy tờ liên quan cần thiết, hồ sơ tài liệu giải xong chuyển ngay, giây tờ chưa giải xếp gọn vào ngăn bàn, tóm lại việc bố trí, xếp gọn gàng bàn làm việc yếu tố kích thích tâm trạng hứng khởi, tư sáng tạo nhân viên văn thư lưu trữ 3.1.5 Điều kiện làm việc quan tâm, đạo giúp đỡ Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo cần quan tâm đầu tư sỡ vật chất, máy móc, trang thiết bị nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo copy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ 36 Tổ chức tạo điều kiện CBNV tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư lưu trữ, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư lưu trữ quy, chuyên nghiệp 3.1.6 Giải pháp chung nâng cao công tác Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư lưu trữ tồn cơng ty Cần có quy định cụ thể việc quản lí hồ sơ lưu trữ hồ sơ đảm bảo cho việc quản lí lưu trữ thống nhất.Đánh giá mức hiệu xác định khả tái sử dụng tài liệu lưu trữ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc nâng cao khả hội nhập Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ, trang bị đầy đủ kịp thời bàn ghế, máy tính, máy photo, giá kệ, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn ngành văn thư lưu trữ Tạo điều kiện cho CBNV văn thư lưu trữ tham gia tập huấn, tìm hiểu, nghiên cứu số chuyên đề chung công tác văn thư lưu trữ, thể thức văn bản, lập hồ sơ, tài liệu, phân loại tài liệu để từ CBNV văn thư lưu trữ trang bị cập nhật kiến thức mới, từ phát huy hiệu công tác văn thư lưu trữ, giá trị tài liệu lưu trữ, nâng cao lực tổ chức, quản lý nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, góp phần nâng cao đưa công tác công ty ổn định, nề nếp 3.2 Một số kiến nghị công ty công tác văn thư lưu trữ 3.2.1 Xây dựng qui trình tổ chức quản lý giải văn phịng Hành quản trị công tác văn thư lưu trữ Tất văn đi, văn đến công ty hay phận cần quản lý tập trung, thống công tác văn thư lưu trữ Để tránh sai sót cơng văn giải kịp thời, đảm bảo chất lượng công việc, cần xây dựng quy trình tổ chức giải văn điều cần thiết Văn công ty quản lý qui định, văn trình lãnh đạo cơng ty cần kiểm sốt thể thức Đối với công văn đi, nhân viên văn thư lưu trữ có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản, đăng ký vào sổ cơng văn đi, đóng dấu lưu phụ lục kèm theo (nếu có), gửi cơng văn theo địa đăng ký Ngoài lưu phận văn thư lưu trữ, đơn vị soạn thảo phải lưu hồ sơ cơng việc cơng văn chuyển kịp thời ngày Số công văn đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công văn ngày làm việc đầu năm kết thúc số công văn cuối ngày làm việc cuối năm Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn dùng thống theo mẫu số đăng ký công văn cục lưu trữ nhà nước quy định Tất văn hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày, chậm ngày làm việc Việc chuyển phát văn phận văn thư lưu 37 trữ trực tiếp thức hiện, đơn vị xa gửi theo đường bưu điện, trường hợp khẩn cấp, cần phải chuyể phát trực tiếp, cơng ty bố trí xe tơ, nhân viên văn thư lưu trữ phối hợp với đơn vị soạn thảo văn giải Những văn có độ mật yếu tố mật tuân thủ theo quy định, không gửi fax hay qua mạng Để đảm bảo cho việc tổ chức giải công văn công ty TNHH MTV Mía đường TTCA thực tốt, cần xây dựng qui trình tổ chức giải cơng văn sau: Trách nhiệm Tiến trình Mơ tả cơng việc Soạn thảo, lấy ý kiến đóng góp Lãnh đạo quan trưởng đơn vị Kiểm tra, xem xét, góp ý để hồn chỉnh dự thảo (có thể phải góp ý yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần) Lãnh đạo công ty Soạn thảo văn mới/sửa đổi cũ trình xin ý kiến đóng góp Có thể: - Đồng ý với dự thảo - Yên cầu sửa đổi số câu, từ, lỗi tả, viết hoa… - Yêu cầu sửa đổi bố cục bổ sung nội dung văn Nếu đồng ý, ký duyệt văn Phê duyệt Nhân viên văn thư lưu trữ Kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trưởng phịng Hành quản trị Xem xét, định Nhân viên văn thư lưu trữ Đăng ký văn vào sổ theo dõi phần mềm quản lý Ghi số, ngày tháng, đóng dấu làm thủ thục ban hành Trước đóng dấu, trường hợp có sai sót thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày VB, văn thư thơng báo cho đơn vị soạn thảo để khắc phục Trong tiến hành kiểm tra, có vướng mắc, nhân viên văn thư lưu trữ phải báo cho trưởng đơn vị người có thẩm quyền Văn lưu gồm 02 Một lưu văn thư,một lưu hồ sơ công việc đơn vị soạn thảo Sơ đồ Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn 38 3.2.2 Xây dựng kho quản lí tài liệu lưu trữ, qui trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ Công ty nên tiến hành xây dựng kho lưu trữ tài liệu số tài liệu đưa vào lưu trữ, nhằm bảo đảm an toàn sử dụng tài liệu lưu trữ, đưa quy định chặt chẽ bảo vệ tài liệu lưu trữ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu Trang bị tủ lưu trữ hồ sơ đủ để phục vụ cho cơng tác văn phịng, đáp ứng nhu cầu cần thiết cho công tác lưu trữ Hồ sơ lưu trữ cần xếp khoa học, tỉ mỉ, phân theo loại hồ sơ lưu trữ, thời gian lưu để việc tìm hồ sơ kiểm tra hồ sơ dễ dàng thuận tiện Nhằm đảm bảo việc tổ chức thực cơng tác lưu trữ cho tồn cơng ty, số tài liệu đưa vào lưu trữ ,điều kiện bảo đảm an toàn sử dụng tài liệu lưu trữ việc tìm kiếm hồ sơ lưu trữ cần nhanh chóng thuận tiện cần xây dựng qui trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ để tập hợp xếp văn tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Sau hồ sơ lập, hết thời hạn bảo quản, lưu giữ đơn vị nộp vào lưu trữ công ty Bước : Lãnh đạo đạo, tổ chức công việc, vào nhiệm vụ cụ thể cán dự kiến hồ sơ phải lập  Lập danh mục hồ sơ dự kiến lập năm Bước 2: Lãnh đạo xem xét, duyệt danh mục gửi cho nhân viên văn thư lưu trữ Bước 3: Nhân viên văn thư lưu trữ tổng hợp thành danh mục chung, danh mục gửi cho phận thực Bước 4: Nhân viên văn thư lưu trữ ghi tên dự kiến hồ sơ lên bìa hồ sơ, thu thập văn có liên quan để đưa vào hồ sơ theo tiêu chí định, sau biên hồ sơ xác định thời gian bảo quản Bước 5: Cuối năm, nhân viên văn thư lưu trữ thống kê hồ sơ hết hạn nộp vào kho lưu trữ Sơ đồ Sơ đồ qui trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ 39 KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu giao công việc cụ thể với hướng dẫn giúp đỡ tận tình từ phía anh chị phịng Hành quản trị nói riêng CBNV cơng ty nói chung, tơi có nhìn rõ chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức công ty với phong cách làm việc CBNV phịng, có phân công rõ ràng công việc, trách nhiệm công việc cao, với đạo kịp thời, hợp lý trưởng phịng nói riêng Ban lãnh đạo cơng ty nói chung làm cho phận cơng ty hoạt động cách linh hoạt, tích cực góp phần khơng nhỏ vào thành cơng cơng ty, bên cạnh tơi cịn tiếp thu kinh nghiệm, học rút từ thực tế, rèn luyện thêm kỹ làm việc, hòa nhập kết nối Công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành doanh nghiệp có vai trị quan trọng, góp phần đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho doanh nghiệp Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục cho hoạt động quản lí doanh nghiệp, giúp cho CBNV, lãnh đạo quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lí nhanh chóng, đáp ứng u cầu tổ chức, cá nhân Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần đảm bảo nâng cao hiệu lực, hiệu quản lí doanh nghiệp Sau tháng thực tập công tác văn thư lưu trữ công ty, với đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu”, tơi hi vọng phần đóng góp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu Tơi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ anh chị CBNV phịng Hành quản trị cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu, Lào, cảm ơn hướng dẫn nhiệt tình anh Lê Tịng Trinh (phó phịng Hành quản trị) giúp tơi hồn thành thành cơng tập vừa qua Cuối xin gửi lời cảm ơn lời chúc sức khỏe tới Ban lãnh đạo thầy cô giáo trường Đại học Đà Nẵng phân hiệu Kon Tum Đặc biệc cô Phan Thị Thanh Trúc – Giảng viên Khoa Kinh tế hướng dẫn việc xây dựng hồn thành báo cáo Tơi xin chân thành cảm ơn! Attapeu, Ngày 03 tháng 05 năm 2018 Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Phi Yến 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO (1) Công tác Văn thư - Lưu trữ quản trị văn phòng văn phòng UBND Huyện Vĩnh Tường – Đỗ Thị Thơm (2) Công tác văn thư lưu trữ, PGS.TS Dương Văn Khâm, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội, 2006 (3) Luật lưu trữ 2011/QH13 (4) Nghị định 110/2004/NĐ-CPNG ngày 24 tháng 10 năm 2004 Chính Phủ cơng tác văn thư (5) Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư (6) Qui định công tác văn thư lưu trữ công ty TNHH MTV Mía đường TTCA (7) Qui định Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW cục Văn thư lưu trữ Nhà nước, ngày 18 tháng năm 2005 hướng dẫn quản lí văn đi, văn đến (9) Tài liệu nghiệp vụ văn thư – Nguyễn Thị Phong (9) Văn lập quy cơng ty TNHH MTV Mía đường TTCA 41 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT SỰ HÀI LỊNG CỦA CÁN BỘ NHÂN VIÊN CƠNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY Kính chào q Anh/chị cán nhân viên cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu, em sinh viên đến từ trường Phân hiệu Đại học Đà Nẵng Kon Tum, tiến hành khảo sát nhỏ “ Sự hài lòng cán nhân viên công tác văn thư lưu trữ cơng ty” với mục đích đưa giải pháp nhầm nâng cao công tác văn thư lưu trữ công ty cho đề tài thực tập tốt nghiệp “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu” Khảo sát em tiến hành thu thập liệu thông qua số câu hỏi bảng hỏi trình bày Em xin chân thành cảm ơn kính mong hợp tác từ Q anh/chị để có liệu xác phục vụ cho nghiên cứu Bảng khảo sát gồm 10 câu, câu có phương án lựa chọn : Hồn tồn khơng hài lịng; Khơng hài lịng; Bình thường; Hài lịng Rất hài lịng Q Anh/chị vui lịng đánh dấu X vào ý kiến mà Anh/ Chị cho hợp lí : Hồn tồn Khơng Rất Bình Hài STT Mục khảo sát khơng hài hài thường lịng hài lịng lịng lịng Cơng tác văn thư lưu trữ đảm bảo công tác quản lý văn đến, trực tiếp quản lý sử dụng dấu việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cách hiệu Văn đến, văn đảm bảo địa chỉ, thời gian nội dung, yêu cầu Nhân viên văn thư phục vụ tốt (thái độ, phong cách, giấc) Hồ sơ lưu trữ xếp khoa học, tỉ mĩ dễ dàng tìm kiếm lãnh đạo, CBNV có nhu cầu Bạn hài lòng thái độ tiếp xúc, giải công việc, tinh thần trách nhiệm giải công việc , tác phong công việc, hướng dẫn thủ tục yêu cầu liên quan nhân viên văn thư lưu trữ Quy định cụ thể việc quản lí hồ sơ lưu trữ hồ sơ đảm bảo cho việc quản lí lưu trữ thống Ứng dụng hiệu khoa học công nghệ công tác văn thư lưu trữ Quản lí dấu cơng tác đóng dấu ln đảm bảo ( kể công ty đưa dấu xuất đường, mật) Việc tổ chức thực cơng tác lưu trữ cho tồn cơng ty, số tài liệu đưa vào lưu trữ rõ ràng, theo qui định cụ thể Công tác văn thư lưu trữ nói riêng cơng tác khác cơng ty nhận đạo, giám sát, đôn đốc, quản lí từ cấp trên, 10 Cấp ln tạo điều kiện tốt để nhân viên văn thư lưu trữ tất CBNV hoàn thành tốt nhiệm vụ, cơng việc giao Anh/chị muốn đóng góp thêm ý kiến để cơng tác văn thư lưu trữ ngày tốt hơn? Em xin kính chân thành cảm ơn hợp tác quý Anh/ Chị khảo sát Chúc quý anh/chị gia đình sức khỏe, thành công công việc sống -*** - XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN Đánh giá Báo cáo thực tập tốt nghiệp:………/10 điểm ... công tác văn thư lưu trữ Chương II: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ cơng ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu Chương III: Kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ công ty TNHH. .. viên công tác văn thư lưu trữ cơng ty? ?? với mục đích đưa giải pháp nhầm nâng cao công tác văn thư lưu trữ công ty cho đề tài thực tập tốt nghiệp ? ?Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu. .. TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU 3.1 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1.1 Giải pháp quản lí văn đi, văn đến Giải pháp quản