2.1. Lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng
- Trong phạm vi cơ quan, có trách nhiệm chỉ đạo cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của cơ quan, đơn vị nghiệp vụ của cơ quan đảng cấp trên.
- Chịu trách nhiệm về chất lượng hồ sơ đã lập, bảo quản và sử dụng hồ sơ, tài liệu trong thời gian lưu trữ hiện hành tại cơ quan.
- Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra và tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan đảng cấp dưới thuộc hệ thống tổ chức của Đảng và cơ quan, đơn vị, cán bộ nghiệp vụ hồn thành cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu.
- Phê duyệt bản danh mục hồ sơ của cơ quan.
2.2. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người được giao trách nhiệm
- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan mình.
- Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan đảng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan đảng cấp dưới.
- Chỉ đạo cán bộ văn thư xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan.
2.3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng
Thủ trưởng các đơn vị (vụ, cục, trung tâm, phòng, ban, đội...) chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các cá nhân và của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành.
2.4. Cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng
Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng các cấp thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao liên quan đến văn bản, tài liệu của Đảng có trách nhiệm:
Mỗi cá nhân phải lập hồ sơ hiện hành đối với công việc được cơ quan, đơn vị phân công theo dõi, giải quyết.
Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành, cần thiết phải lập hồ sơ nguyên tắc làm cơ sở giải quyết công việc hằng ngày.
2.5. Lãnh đạo cấp uỷ, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức đảng
Lãnh đạo các cấp uỷ (đảng uỷ cơ sở, đảng bộ bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở, các chi bộ) và các đồn thể chính trị - xã hội (Đồn Thanh niên, Cơng đồn, Phụ nữ, Cựu chiến binh…) trong cơ quan, tổ chức đảng có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ, tài liệu của tổ chức mình và giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động theo Hướng dẫn này.
2.6. Văn thư cơ quan (phòng, bộ phận hoặc người được giao làm văn thư), có trách nhiệm thư), có trách nhiệm
- Chủ trì, phối hợp với lưu trữ hiện hành xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
- Sao gửi danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ làm căn cứ lập hồ sơ.
- Vào đầu năm hoặc đầu nhiệm kỳ, căn cứ danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cán bộ, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ.
- Lập hồ sơ thuộc trách nhiệm.
2.7. Lưu trữ hiện hành
Đơn vị hoặc cá nhân làm cơng tác lưu trữ hiện hành có trách nhiệm:
thập, cần lập; phối hợp với văn thư cơ quan hoàn thiện dự thảo danh mục hồ sơ hằng năm (nhiệm kỳ) của cơ quan (hoặc của các đơn vị) trình lãnh đạo cơ quan ban hành dùng thống nhất.
- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân hằng năm (nhiệm kỳ) hình thành hồ sơ hiện hành (mở hồ sơ) và nghiệp vụ xây dựng, hoàn thiện hồ sơ.
- Chánh văn phịng hoặc trưởng phịng hành chính (phịng văn thư – lưu trữ), người phụ trách cơng tác văn phịng của cơ quan có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Người đứng đầu các đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ cơ quan.
- Cán bộ được giao xử lý, giải quyết, theo dõi cơng việc có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao, kiểm tra lại các hồ sơ đã lập trong năm (kiểm tra sự thiếu, đủ tài liệu, cách sắp xếp, biên mục tài liệu trong hồ sơ, hoàn chỉnh tiêu đề, thời hạn bảo quản…), thống kê hồ sơ cần nộp lưu và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Cán bộ trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác, phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Văn thư đơn vị: Cuối năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của cán bộ trong đơn vị; xác định hồ sơ đã kết thúc, thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giúp người phụ trách cơng tác văn phịng hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; chuẩn bị các cơ sở vật chất và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.